Management - A+O fonds Gemeenten

VRAGENLIJSTEN HR2020
Vragenlijst 2
Waardering van HR - voor management
(de ‘interne klanten’ van HR)
1
2 VRAGENLIJST WAARDERING VAN HR - VOOR MANAGEMENT
1
Waardering van HR - voor management
(de 'interne klanten' van HR)
Algemeen – (basis)
Binnen welk domein bent u werkzaam binnen de gemeente?
 Bedrijfsvoering (b.v. Facilitair, Financiën, Juridische Zaken, P&O, ICT, Inkoop,
Communicatie)
 Fysiek domein en Economie (b.v. Grondzaken, Verkeer, Openbare Ruimte,
Duurzaamheid, Wonen, Vastgoed, Vervoer, Economie, Monumenten)
 Sociaal domein (b.v. Kunst & Cultuur, Werk & Participatie, Armoede, Sport, Onderwijs,
Zorg, Jeugd)
 Dienstverlening (b.v. Informatie, Handhaving, Toezicht, Archief, Vergunningen,
Belastingen, Onderzoek)
 Bestuur / bestuurszaken
 Anders, namelijk:
– open invulveld –
Wat is uw functie binnen de gemeente?
 Directeur
 Afdelingsmanager
 Teamleider
2 VRAGENLIJST WAARDERING VAN HR - VOOR MANAGEMENT
2
Strategische opgaven binnen uw gemeente - basis
De wereld van gemeenten is aan het veranderen: vele interne en externe ontwikkelingen
hebben invloed op de taken die zij uitvoert. Het collegeprogramma vormt als het ware de
'strategie' van de gemeente over hoe zij omgaat met alle landelijke ontwikkelingen (zoals
de 'drie decentralisaties' en bezuinigingen op het budget van gemeenten), lokale
ontwikkelingen en ontwikkelingen die binnen de interne organisatie plaatsvinden. In dit
onderdeel vragen wij in hoeverre uw gemeente inzet op verschillende strategische
oplossingen, en aan te geven wat volgens u de impact gaat zijn van de strategische
plannen binnen uw gemeente op personeel en organisatie.
1.
Hieronder staan een aantal strategische oplossingen die veel gemeenten inzetten om zich
aan te passen aan alle externe en interne ontwikkelingen en om de eigen ambities daarbij
te kunnen realiseren. Kies de drie tot vijf strategische oplossingen die het meest van
toepassing zijn binnen uw gemeente.













Leveren van meer maatwerk aan burgers en bedrijven
Uitbreiding van de toegankelijkheid van de dienstverlening (b.v. ruimere openingstijden)
Standaardisatie en efficiënter organiseren van de dienstverlening
Digitaliseren van dienstverlening
Taken overhevelen naar burgers en organisaties in de gemeente
Regeldruk verlagen
Transitie naar een regieorganisatie (waarbij externe partijen meer taken uitvoeren in
opdracht van de gemeente)
Meer taken uitvoeren in een netwerkorganisatie (vergroting samenwerking met andere
gemeenten en/of ketenpartners)
Flexibilisering van de eigen organisatie (zodat de gemeente sneller kan inspelen op
ontwikkelingen in de omgeving)
Vergroting resultaatgerichtheid binnen de gemeentelijke organisatie
Vergroting van zelfsturing en eigen verantwoordelijkheid binnen de gemeentelijke
organisatie
Vergroting van het lerende vermogen van de organisatie
Anders, namelijk:
– open invulveld –
2 VRAGENLIJST WAARDERING VAN HR - VOOR MANAGEMENT
3
2.
Hoe groot gaat de impact van de strategische opgaven binnen uw gemeente zijn op….
a De benodigde formatie voor de verschillende functiecategorieën binnen uw gemeente?
geen impact - zeer grote impact (7-punts schaal)
b De competenties die van medewerkers binnen de verschillende functiecategorieën
gevraagd worden?
geen impact - zeer grote impact (7-punts schaal)
c
De benodigde structuur en inrichting van de gemeentelijke organisatie?
geen impact - zeer grote impact (7-punts schaal)
d De benodigde organisatiecultuur?
geen impact - zeer grote impact (7-punts schaal)
e Het benodigde leiderschap?
geen impact - zeer grote impact (7-punts schaal)
3.
Waar liggen voor u de grootste uitdagingen voor HR binnen uw gemeente?
NB. Uw antwoord wordt anoniem aan de gemeente gerapporteerd (alle antwoorden worden
gebundeld in een rapport).
– open invulveld –
2 VRAGENLIJST WAARDERING VAN HR - VOOR MANAGEMENT
4
Waardering de HR-functie als strategisch partner - basis
Binnen de meeste organisaties heeft de HR-functie zowel de rol van strategisch partner als
de rol van dienstverlener. HR als strategisch partner ondersteunt bestuur en management
bij het realiseren van het personeelsbestand en de organisatie die nodig is om de doelen
van de gemeente te kunnen bewerkstelligen. HR als dienstverlener beheert
personeelsgegevens, verschaft informatie aan interne klanten en ondersteunt bij specifieke
(individuele) personeelsvraagstukken (zoals vacatures of verzuim). De volgende vragen
gaan over de rol van de HR-functie als strategisch partner.
4.
Welke rol moet de HR-functie naar uw mening hebben bij het realiseren van de benodigde
strategische veranderingen binnen uw gemeente?
 Een initiërende rol: op basis van de strategische opgaven binnen de gemeente
ontwikkelt HR plannen voor de daarvoor benodigde personele en organisatorische
veranderingen die gerealiseerd moeten worden en legt deze voor aan het management.
 Een participerende rol: HR maakt integraal onderdeel uit van het (management) team
dat plannen voor personele en organisatorische veranderingen ontwikkelt.
 Een adviserende rol: HR toetst de haalbaarheid van de plannen van het management
voor personele en organisatorische veranderingen en adviseert ten aanzien van de
uitvoering van de plannen.
 Een faciliterende / uitvoerende rol: Het management ontwikkelt plannen voor personele
en organisatorische veranderingen en het is aan HR om het management te
ondersteunen bij de realisatie daarvan.
 Geen rol: De ontwikkeling en implementatie van veranderingen wordt door het
management zelf gedaan of wordt ondersteund door een ander team/programma.
5.
Welke rol vervult de HR-functie nu in de praktijk bij het realiseren van de benodigde
strategische veranderingen binnen uw gemeente?
 Een initiërende rol: op basis van de strategische opgaven binnen de gemeente
ontwikkelt HR plannen voor de daarvoor benodigde personele en organisatorische
veranderingen die gerealiseerd moeten worden en legt deze voor aan het management.
 Een participerende rol: HR maakt integraal onderdeel uit van het (management) team
dat plannen voor personele en organisatorische veranderingen ontwikkelt.
 Een adviserende rol: HR toetst de haalbaarheid van de plannen van het management
voor personele en organisatorische veranderingen en adviseert ten aanzien van de
uitvoering van de plannen.
 Een faciliterende / uitvoerende rol: Het management ontwikkelt plannen voor personele
en organisatorische veranderingen en het is aan HR om het management te
ondersteunen bij de realisatie daarvan.
 Geen rol: De ontwikkeling en implementatie van veranderingen wordt door het
management zelf gedaan of wordt ondersteund door een ander team/programma.
2 VRAGENLIJST WAARDERING VAN HR - VOOR MANAGEMENT
5
6.
Hoe waardeert u de ondersteuning die de HR-functie - gezien de strategische opgaven van
de gemeenten - momenteel aan bestuur en management biedt bij de realisatie van...
a De benodigde formatie voor de verschillende functiecategorieën binnen uw gemeente?
ontoereikend - zeer goed (7-punts schaal) of n.v.t.
b De competenties die van medewerkers binnen de verschillende functiecategorieën
gevraagd worden?
ontoereikend - zeer goed (7-punts schaal) of n.v.t.
c
De benodigde structuur en inrichting van de gemeentelijke organisatie (door organisatieof veranderkundig advies)?
ontoereikend - zeer goed (7-punts schaal) of n.v.t.
d De benodigde organisatiecultuur?
ontoereikend - zeer goed (7-punts schaal) of n.v.t.
e Het benodigde leiderschap?
ontoereikend - zeer goed (7-punts schaal) of n.v.t.
7.
Hoe belangrijk vindt u het dat de HR-functie onderstaande activiteiten binnen uw gemeente
uitvoert, en hoe waardeert u de huidige uitvoering van deze activiteiten door de HR-functie.
a Advisering aan het bestuur over benodigde personele en organisatorische
veranderingen.
Ik vind het …..
Ik vind de huidige uitvoering door HR van
Dat HR deze activiteit uitvoert
deze activiteit…
niet belangrijk - zeer belangrijk (7 puntsschaal)
ontoereikend - zeer goed (7 puntsschaal) of
geen mening/n.v.t.
b Advisering aan het management / MTs over benodigde personele en organisatorische
veranderingen.
Ik vind het …..
Ik vind de huidige uitvoering door HR van
Dat HR deze activiteit uitvoert
deze activiteit…
niet belangrijk - zeer belangrijk (7 puntsschaal)
ontoereikend - zeer goed (7 puntsschaal) of
geen mening/n.v.t.
2 VRAGENLIJST WAARDERING VAN HR - VOOR MANAGEMENT
6
c
Opstellen van een 'strategische personeelsplanning', waarin de toekomstige behoefte
aan personeel (kwaliteit en kwantiteit) en het verschil met het huidige
personeelsbestand concreet gemaakt worden.
Ik vind het …..
Ik vind de huidige uitvoering door HR van
Dat HR deze activiteit uitvoert
deze activiteit…
niet belangrijk - zeer belangrijk (7 puntsschaal)
ontoereikend - zeer goed (7 puntsschaal) of
geen mening/n.v.t.
d Ontwikkeling van HR-beleid, programma's en regelingen die benodigde personele en
organisatorische veranderingen ondersteunen.
Ik vind het …..
Ik vind de huidige uitvoering door HR van
Dat HR deze activiteit uitvoert
deze activiteit…
niet belangrijk - zeer belangrijk (7 puntsschaal)
ontoereikend - zeer goed (7 puntsschaal) of
geen mening/n.v.t.
e Het vertalen van de ontwikkelingen in het primaire proces naar een opleidings- en
ontwikkelaanbod waarmee de benodigde competenties van medewerkers ontwikkeld
kunnen worden.
Ik vind het …..
Ik vind de huidige uitvoering door HR van
Dat HR deze activiteit uitvoert
deze activiteit…
niet belangrijk - zeer belangrijk (7 puntsschaal)
ontoereikend - zeer goed (7 puntsschaal) of
geen mening/n.v.t.
f
Communicatie en afstemming met de OR, om draagvlak te waarborgen voor HR-beleid,
programma's en regelingen.
Ik vind het …..
Ik vind de huidige uitvoering door HR van
Dat HR deze activiteit uitvoert
deze activiteit…
niet belangrijk - zeer belangrijk (7 puntsschaal)
ontoereikend - zeer goed (7 puntsschaal) of
geen mening/n.v.t.
g Rapportage van HR-managementinformatie die de planvorming over beleid en
aansturing van personeel ondersteunt.
Ik vind het …..
Ik vind de huidige uitvoering door HR van
Dat HR deze activiteit uitvoert
deze activiteit…
niet belangrijk - zeer belangrijk (7 puntsschaal)
ontoereikend - zeer goed (7 puntsschaal) of
geen mening/n.v.t.
h Ondersteuning bij het identificeren, binden en ontwikkelen van het talent dat de
gemeente in de toekomst nodig heeft.
Ik vind het …..
Ik vind de huidige uitvoering door HR van
Dat HR deze activiteit uitvoert
deze activiteit…
niet belangrijk - zeer belangrijk (7 puntsschaal)
ontoereikend - zeer goed (7 puntsschaal) of
geen mening/n.v.t.
2 VRAGENLIJST WAARDERING VAN HR - VOOR MANAGEMENT
7
i
Het creëren van een opleidings- en ontwikkelaanbod (of MD-programma) voor
(aankomende) managers waarmee de voor de toekomst benodigde
leiderschapscompetenties ontwikkeld kunnen worden.
Ik vind het …..
Ik vind de huidige uitvoering door HR van
Dat HR deze activiteit uitvoert
deze activiteit…
niet belangrijk - zeer belangrijk (7 puntsschaal)
ontoereikend - zeer goed (7 puntsschaal) of
geen mening/n.v.t.
j
Organisatieadvies aan het management.
Ik vind het …..
Ik vind de huidige uitvoering door HR van
Dat HR deze activiteit uitvoert
deze activiteit…
niet belangrijk - zeer belangrijk (7 puntsschaal)
ontoereikend - zeer goed (7 puntsschaal) of
geen mening/n.v.t.
k Veranderkundig advies aan het management.
Ik vind het …..
Ik vind de huidige uitvoering door HR van
Dat HR deze activiteit uitvoert
deze activiteit…
niet belangrijk - zeer belangrijk (7 puntsschaal)
ontoereikend - zeer goed (7 puntsschaal) of
geen mening/n.v.t.
l
(Arbeids-)juridisch advies aan het management.
Ik vind het …..
Ik vind de huidige uitvoering door HR van
Dat HR deze activiteit uitvoert
deze activiteit…
niet belangrijk - zeer belangrijk (7 puntsschaal)
ontoereikend - zeer goed (7 puntsschaal) of
geen mening/n.v.t.
m Advies aan het management over het inzetten van opleiding en ontwikkeling voor
medewerkers.
Ik vind het …..
Ik vind de huidige uitvoering door HR van
Dat HR deze activiteit uitvoert
deze activiteit…
niet belangrijk - zeer belangrijk (7 puntsschaal)
ontoereikend - zeer goed (7 puntsschaal) of
geen mening/n.v.t.
n Inhoudelijke ondersteuning aan het management bij werving en mobiliteit (doorstroom
en uitstroom) van medewerkers.
Ik vind het …..
Ik vind de huidige uitvoering door HR van
Dat HR deze activiteit uitvoert
deze activiteit…
niet belangrijk - zeer belangrijk (7 puntsschaal)
ontoereikend - zeer goed (7 puntsschaal) of
geen mening/n.v.t.
2 VRAGENLIJST WAARDERING VAN HR - VOOR MANAGEMENT
8
o Advies aan het management over de wijze van aansturing en de toepassing van de
gesprekscyclus met medewerkers.
Ik vind het …..
Ik vind de huidige uitvoering door HR van
Dat HR deze activiteit uitvoert
deze activiteit…
niet belangrijk - zeer belangrijk (7 puntsschaal)
ontoereikend - zeer goed (7 puntsschaal) of
geen mening/n.v.t.
p Advies aan het management over de ontwikkeling van de eigen
leiderschapscompetenties.
Ik vind het …..
Ik vind de huidige uitvoering door HR van
Dat HR deze activiteit uitvoert
deze activiteit…
niet belangrijk - zeer belangrijk (7 puntsschaal)
ontoereikend - zeer goed (7 puntsschaal) of
geen mening/n.v.t.
q Coaching van managers en procesinterventies gericht op de samenwerking van
managers binnen MTs.
Ik vind het …..
Ik vind de huidige uitvoering door HR van
Dat HR deze activiteit uitvoert
deze activiteit…
niet belangrijk - zeer belangrijk (7 puntsschaal)
ontoereikend - zeer goed (7 puntsschaal) of
geen mening/n.v.t.
8.
Zijn er - naast de in de voorgaande vraag genoemde activiteiten van HR - nog andere
activiteiten die HR naar uw mening uit zou moeten voeren om de voor de strategie
benodigde personele en organisatorische veranderingen binnen de gemeente te kunnen
bereiken?
 Nee
 Ja: geef hieronder een korte omschrijving van deze activiteiten
 – open antwoordvak –
2 VRAGENLIJST WAARDERING VAN HR - VOOR MANAGEMENT
9
9.
Hoe waardeert u de afstemming met de HR-adviseurs?
a De rolverdeling tussen u en de HR-functie in zijn algemeenheid
Ik vind dit aspect van de HR-dienstverlening…
ontoereikend - zeer goed (7 puntsschaal) of geen mening/n.v.t.
b De rolverdeling tussen u en de HR-adviseur(s) waarmee u te maken heeft
Ik vind dit aspect van de HR-dienstverlening…
ontoereikend - zeer goed (7 puntsschaal) of geen mening/n.v.t.
c
De communicatie tussen u en de HR-adviseur(s) waarmee u te maken heeft
Ik vind dit aspect van de HR-dienstverlening…
ontoereikend - zeer goed (7 puntsschaal) of geen mening/n.v.t.
d De samenwerking tussen u en de HR-adviseur(s) waarmee u te maken heeft
Ik vind dit aspect van de HR-dienstverlening…
ontoereikend - zeer goed (7 puntsschaal) of geen mening/n.v.t.
e De kennis van de HR-adviseur(s) van (ontwikkelingen in) uw primaire proces.
Ik vind dit aspect van de HR-dienstverlening…
ontoereikend - zeer goed (7 puntsschaal) of geen mening/n.v.t.
f
De mate waarin de HR-adviseur (s) aansluiten bij (ontwikkelingen in) uw primaire
proces.
Ik vind dit aspect van de HR-dienstverlening…
ontoereikend - zeer goed (7 puntsschaal) of geen mening/n.v.t.
g De kennis van de HR-adviseur(s) van de behoeften van uw medewerkers.
Ik vind dit aspect van de HR-dienstverlening…
ontoereikend - zeer goed (7 puntsschaal) of geen mening/n.v.t.
h De mate waarin de HR-adviseur (s) aansluiten bij de behoeften van uw medewerkers.
Ik vind dit aspect van de HR-dienstverlening…
ontoereikend - zeer goed (7 puntsschaal) of geen mening/n.v.t.
2 VRAGENLIJST WAARDERING VAN HR - VOOR MANAGEMENT
10
10.
Met welk rapportcijfer waardeert u de toegevoegde waarde die de HR-functie in zijn
algemeenheid heeft bij de realisatie van de strategische opgaven van de gemeente?
Vul hier een rapportcijfer in (1-10)
11.
Hoe waardeert u onderstaande aspecten van de huidige dienstverlening door de HR-functie?
a De duidelijkheid bij wie u terecht kunt met uw HR vragen.
Ik vind dit aspect van de HR-dienstverlening…
ontoereikend - zeer goed (7 puntsschaal) of geen mening/n.v.t.
b Het gemak waarmee u zelf HR-informatie kunt opzoeken of mutaties kunt doorgeven.
Ik vind dit aspect van de HR-dienstverlening…
ontoereikend - zeer goed (7 puntsschaal) of geen mening/n.v.t.
c
De toegankelijkheid van HR voor vragen en ondersteuning.
Ik vind dit aspect van de HR-dienstverlening…
ontoereikend - zeer goed (7 puntsschaal) of geen mening/n.v.t.
d De bereikbaarheid (telefoon, mail, fysieke aanwezigheid, etc.) van HR.
Ik vind dit aspect van de HR-dienstverlening…
ontoereikend - zeer goed (7 puntsschaal) of geen mening/n.v.t.
e De snelheid waarmee uw vragen worden beantwoord door HR.
Ik vind dit aspect van de HR-dienstverlening…
ontoereikend - zeer goed (7 puntsschaal) of geen mening/n.v.t.
f
De kwaliteit van beantwoording van vragen door HR.
Ik vind dit aspect van de HR-dienstverlening…
ontoereikend - zeer goed (7 puntsschaal) of geen mening/n.v.t.
g De bijdrage van HR aan het oplossen van individuele medewerkervraagstukken binnen
uw dienst/afdeling/team.
Ik vind dit aspect van de HR-dienstverlening…
ontoereikend - zeer goed (7 puntsschaal) of geen mening/n.v.t.
2 VRAGENLIJST WAARDERING VAN HR - VOOR MANAGEMENT
11
h De aansluiting van de HR-dienstverlening op uw behoeften.
Ik vind dit aspect van de HR-dienstverlening…
ontoereikend - zeer goed (7 puntsschaal) of geen mening/n.v.t.
12.
Met welk rapportcijfer waardeert u de dienstverlening van de HR-functie in zijn
algemeenheid?
Vul hier een rapportcijfer in (1-10)
Overige opmerkingen of suggesties m.b.t. HR binnen
uw gemeente - basis
13.
Heeft u verder nog opmerkingen of suggesties over hoe HR binnen uw gemeente wordt
uitgevoerd?
NB. Uw opmerkingen en suggesties worden anoniem aan de gemeente gerapporteerd
(alle opmerkingen en suggesties worden gebundeld in een rapport).
– open invulveld –
2 VRAGENLIJST WAARDERING VAN HR - VOOR MANAGEMENT
12
Verdiepende vragen
Waardering de HR-functie als strategisch partner verdiepend
Indien de verdiepende vraag wordt opgenomen dient deze tussen vraag 5 en 6 van de
basismodule te worden opgenomen (de nummering verschuift daardoor).
vv1.
In hoeverre vindt u dat HR een visie uitdraagt over de rol die zij heeft bij het realiseren van
de strategie van de gemeente? Geef aan in hoeverre u het eens bent met onderstaande
stellingen.
a HR heeft een visie op de werkprocessen van de gemeente en de bijdrage die HR hieraan
levert.
geheel mee oneens - geheel mee eens (7-punts schaal) of n.v.t.
b HR heeft een visie op de eigen rol bij het vertalen van de organisatiestrategie naar
praktisch HR-beleid dat management en medewerkers ondersteunt.
geheel mee oneens - geheel mee eens (7-punts schaal) of n.v.t.
2 VRAGENLIJST WAARDERING VAN HR - VOOR MANAGEMENT
13
Waardering de HR-functie als dienstverlener - verdiepend
Naast de rol van strategisch partner heeft de HR-functie (of HR-afdeling) ook de rol van
dienstverlener. HR als dienstverlener beheert personeelsgegevens, verschaft informatie aan
management en medewerkers en ondersteunt bij specifieke (individuele)
personeelsvraagstukken (zoals vacatures of verzuim). De volgende vragen gaan over de rol
van de HR-functie als dienstverlener.
vv2.
Hoe waardeert u de huidige uitvoering van onderstaande dienstverlening door de
HR-functie?
a Het beheer van personeelsgegevens, het verwerken van mutaties daarin, en de correcte
betaling van salarissen.
Ik vind de huidige uitvoering door HR van deze activiteit…
ontoereikend - zeer goed (7 puntsschaal) of geen mening/n.v.t.
b De informatievoorziening over personeelsgegevens, formatie/bezetting en salarissen.
Ik vind de huidige uitvoering door HR van deze activiteit…
ontoereikend - zeer goed (7 puntsschaal) of geen mening/n.v.t.
c
Het beantwoorden van vragen over personeelsgegevens, formatie/bezetting en
salarissen.
Ik vind de huidige uitvoering door HR van deze activiteit…
ontoereikend - zeer goed (7 puntsschaal) of geen mening/n.v.t.
d De informatievoorziening over binnen de gemeente geldende HR-beleid, programma's en
regelingen.
Ik vind de huidige uitvoering door HR van deze activiteit…
ontoereikend - zeer goed (7 puntsschaal) of geen mening/n.v.t.
e Het beantwoorden van vragen over binnen de gemeente geldende HR-beleid,
programma's en regelingen.
Ik vind de huidige uitvoering door HR van deze activiteit…
ontoereikend - zeer goed (7 puntsschaal) of geen mening/n.v.t.
f
Ondersteuning bij het begeleiden van uw zieke medewerkers.
Ik vind de huidige uitvoering door HR van deze activiteit…
ontoereikend - zeer goed (7 puntsschaal) of geen mening/n.v.t.
2 VRAGENLIJST WAARDERING VAN HR - VOOR MANAGEMENT
14
g Advies en ondersteuning bij individuele loopbaanvraagstukken van medewerkers.
Ik vind de huidige uitvoering door HR van deze activiteit…
ontoereikend - zeer goed (7 puntsschaal) of geen mening/n.v.t.
h Advies en ondersteuning bij functioneringsvraagstukken of conflicten met medewerkers.
Ik vind de huidige uitvoering door HR van deze activiteit…
ontoereikend - zeer goed (7 puntsschaal) of geen mening/n.v.t.
i
Procesondersteuning en administratie bij het uitzetten en vervullen van vacatures.
Ik vind de huidige uitvoering door HR van deze activiteit…
ontoereikend - zeer goed (7 puntsschaal) of geen mening/n.v.t.
j
De inkoop en/of organisatie van trainingen of ontwikkelprogramma's voor medewerkers.
Ik vind de huidige uitvoering door HR van deze activiteit…
ontoereikend - zeer goed (7 puntsschaal) of geen mening/n.v.t.
2 VRAGENLIJST WAARDERING VAN HR - VOOR MANAGEMENT
15
© Stichting Arbeidsmarkt- en opleidingsfonds Gemeenten, Den Haag 2016
2 VRAGENLIJST WAARDERING VAN HR - VOOR MANAGEMENT
16