Vernieuwing medezeggenschap hva

VERNIEUWING MEDEZEGGENSCHAP
HVA
Projectopdracht: Doelstelling & afbakening
V1.2, 20 mei 2016
Vastgesteld tijdens Heidag CMR/CvB 29 maart 2016
Aangevuld met opdracht fase 1 in stuurgroep 19 mei 2016
Rob van der Eyden
1
ACHTERGROND
•
Goed functionerende medezeggenschap is van essentieel belang voor de legitimiteit en
kwaliteit van het besturen van de HvA
•
•
•
September 2014: start CMR volggroep Vernieuwende medezeggenschap ‘CMR 2.0’
•
•
CMR UvA verdeeld, in mindere mate ook binnen de HvA,
Naast Transitieprogramma katalysator geweest voor discussie met deelraden
Juni 2015:
•
•
•
•
Doelen: Effectievere en efficiëntere raad, Participatie vergroten (hele lage opkomst bij verkiezing studenten;
bij medewerkers redelijk), Grote verschillen tussen domeinen (professionaliteit van zowel raad als gezag;
raden niet volledig bemenst), Intentie om te werken obv ‘Beeldvorming, Meningsvorming, Besluitvorming’
(BOB-model), invoeren nog niet volledig gelukt
Januari 2015: bezetting Maagdenhuis
•
•
•
Meebeslissen heeft positieve invloed op betrokkenheid van medewerkers en studenten
Verandering binnen de organisatie niet succesvol als ze niet voldoende worden begrepen
Heidag medezeggenschapo en bestuur HvA (zie eindverslag)
Geen voldoende meerderheid voor nieuw reglement
Eerste versie projectopdracht voor project Vernieuwing Medezeggenschap HvA .
2016:
•
•
Januari / februari: projectopdracht v1.0 opgesteld en vastgesteld door DB-CMR en Geke van Velzen (iom Huib
de Jong)
2
1 maart 2016: aanstelling projectleider project Vernieuwing Medezeggenschap HvA.
AANLEIDING (OBV PROJECTOPDRACHT V1.0)
•
Rethink HvA, transitietraject CvB, faculteitsvorming, vernieuwde focus op onderzoek en innovatie
en democratiseringsprocessen nav Maagdenhuisbezetting
•
Nieuwe ontwikkelingen in denken, doen en ervaren van medezeggenschap binnen de HvA
•
Verschillende initiatieven lopen al:
•
•
•
•
•
CMR-volggroep Vernieuwende medezeggenschap ‘CMR 2.0’
Revisie medezeggenschapsreglementen
Project Student engagement (Jerke vd Woerd / Willem Baumfalk)
HR-Programma Professionalisering & zelfsturing docententeams (Cees Endhoven);
…
•
Goed functionerende medezeggenschap van essentieel belang voor de legitimiteit en kwaliteit
van het besturen van de HvA.
•
Roep vanuit achterban om grotere transparantie vanuit CMR over haar standpunten
•
Sluit de huidige inrichting en invulling van medezeggenschap (in volle breedte) aan op de
organisatie?
3
AANLEIDINGEN VOOR VERNIEUWEN
MEDEZEGGENSCHAP HVA
1.
Strategische koerswijziging (structuur volgt strategie)
•
2.
(Crisis voorafgaand aan) nieuwe fase van volwassenheid/groei organisatie
•
•
•
•
•
3.
Niet van toepassing
Verschillende fusies tot 2004; Daarna sterke instroom-> grote omvang met beperkte samenhang
In 2007 is domein structuur geïntroduceerd.
Grootste uitdaging om daar eenheid / samenhang in te krijgen en potentieel van het geheel te
benutten (NB: versterken cultuur van samenwerken en delen)
Sinds 2014 loopt het TransitieTraject tbv betere ondersteuning van onderwijs en onderzoek.
Ondersteuning wordt hierbij dichter bij primaire proces ondergebracht (ipv te sterk ‘staff-driven’)
Nog zoeken naar de adequate structuur voor de organisatie (CvB stelt beleid vast, dat ingevuld
moet worden binnen de Faculteiten; top-down sturing functioneert wel, maar de bottom-up
terugweg niet voldoende)
Maatschappelijke trends / verandering in de omgeving / wet- & regelgeving
•
•
Wet versterking bestuurskracht onderwijsinstellingen (WMS, 1/1/2016): rol opleidingscommissies /
studentassessoren
Zoektocht naar effectieve vormen van representatieve en/of directe medezeggenschap speelt ook
buiten het hoger onderwijs in profit / non-profit / publieke domein
Welke rol kan vernieuwing van medezeggenschap hierin spelen?
4
Bron (onderscheid drie soorten aanleidingen voor heroverwegen organisatiestructuur):
‘Organisatie ontwerp atelier’, Mark Nijssen, 2015
DOELSTELLING (OBV PROJECTOPDRACHT V1.0)
•
Een zichtbare medezeggenschap met een betere aansluiting bij
medewerkers/studenten
•
•
(Meer) stimuleren en mobiliseren van de betrokkenheid van onderop:
•
•
Behoeften bij de HvA-gemeenschap via de medezeggenschap terug laten komen
in het beleid van de Hva
Zowel via de deelraden, de OC’s e.d. en vanuit de werkorganisatie
Medewerkers en studenten beïnvloedingsmogelijkheden geven en daarmee
de verantwoordelijkheid (het ‘eigenaarschap) verbreden.
Van:
Procedureel overleg
Operationeel/doenerig
Reactief/afwachtend
Op zekere afstand
Tamelijk individueel
Vaste vormen
Dubbelingen
Alles doen
Naar:
Vroegtijdige procesbetrokkenheid
Meer strategisch
(Pro)actief/interactief
Verbonden met organisatie
Gezamenlijkheid/samenwerking
Ook wisselende inzet
Efficiency
Meer selectie/keuzen
5
DOELSTELLING:
BESTEMMING / UITKOMSTEN / EFFECTEN
•
Hoe ziet de HvA eruit als het gelukt is (eindbestemming / ambitie)?
1. Actieve betrokkenheid van studenten en medewerkers bij het eigen
team/opleiding/afdeling en bij de HvA als geheel
2. Medezeggenschap, niet alleen voor controleren van zeggenschap, maar
vooral voor vroegtijdig participeren over de werkelijke vragen van de
organisatie, als wezenlijk onderdeel van de kwaliteitscultuur
3. Vroegtijdig signaleren en duiden van problemen in de organisatie als input
voor ontwikkeling / aanpassing van beleid (flexibele, lerende organisatie)
4. Geldend beleid heeft een sterk draagvlak binnen de organisatie obv toetsing
aan de realiteit in het primaire proces en wordt succesvol in praktijk gebracht
5. Studenten en medewerkers (achterban) voelen zich geïnformeerd over en
vertegenwoordigd in (de rol van medezeggenschap in) de beleidsvorming
(en daarmee legitimiteit van de medezeggenschap)
6. Positieve reputatie van medezeggenschap
Bron (van onderscheid bestemming / uitkomsten / gedrag): ‘Leren veranderen’, De Caluwé en Vermaak, 2006
6
DOELSTELLING:
BESTEMMING / UITKOMSTEN / EFFECTEN
•
Welke uitkomsten moeten we daarvoor ontwikkelen ?
• Structurele beïnvloedingsmogelijkheden voor alle medewerkers en studenten
• Focus op onderwerpen waar het – op ieder niveau - écht over moet gaan
• Professionele, kwalitatief hoogstaande invulling van het proces van
standpuntbepaling, overleg en samenwerking (zowel binnen
medezeggenschap, als in overleg met zeggenschap)
• Naast formeel overleg, ook ruimte voor informeel overleg
• Actieve verbinding tussen (mede)zeggenschap op verschillende niveaus
(centraal, faculteit, opleiding, etc), in beide richtingen
• Cultuur van samenwerken, vertrouwen, transparantie en kwetsbaarheid;
zeggenschap hecht écht waarde aan medezeggenschap (in het bijzonder de
faculteitsraden en opleidingscommissies)
• (Technische) ondersteuning om snel en effectief de achterban te betrekken
en te informeren
• Doorlopende, gezamenlijke reflectie op en ontwikkelen van
medezeggenschap binnen de HvA
Bron (van onderscheid bestemming / uitkomsten / gedrag): ‘Leren veranderen’, De Caluwé en Vermaak, 2006
7
DOELSTELLING:
BESTEMMING / UITKOMSTEN / EFFECTEN
• Welke effecten hopen we daarmee te bereiken? Met welke
indicatoren kunnen we meten of het (al) lukt?
• NOG UITWERKEN / VASTSTELLEN IN STUURGROEP
•
•
•
•
•
•
•
NTN (?)
Medezeggenschapsmonitor
Student tevredenheid / NSE
Medewerker tevredenheid
Hogere opkomst
Reputatie van de Hogeschool
…
Bron (van onderscheid bestemming / uitkomsten / gedrag): ‘Leren veranderen’, De Caluwé en Vermaak, 2006
8
REIKWIJDTE & PRIORITERING
Niveau
Leidinggevende
Besluitvorming
Bovenschools
Medezeggenschap
Achterban
Scope project Vernieuwing medezeggenschap
Hva
Rector
CvB
CMR, CMO
Alle HvA mdw en
studenten
Faculteit /
Ondersteuning
Decaan /
Directeur
MT-overleg
Faculteitsraad /
Deelraad Staven en
Diensten
Mdw en studenten per
faculteit
Opleiding
Opleidingsmanager
Opleidingsoverleg
Opleidingscommissie
Mdw en studenten per
opleiding
Docententeam
Coördinator
Teamoverleg
Klas / project
Docent
Individu
Mdw / student
Actief managen
afhankelijkheden
Deelnemende
studenten
Deelnemende
studenten / mdw
- Scope HR-programma Professionaliseren
docententeams / zelfsturing (incl Proeftuin
Professionele ruimte CAREM)
9
THEMA’S BINNEN VERNIEUWEN
MEDEZEGGENSCHAP* (1/2)
•
Versterken verbinding tussen centrale en decentrale (mede-)zeggenschap
•
•
•
•
Bemensing MZ-organen & facilitering medezeggenschapsleden
•
•
•
•
•
•
Hoe krijg / hou je de goede mensen in de MZ?
Zittingsduur / maximaal aantal zittingstermijnen studenten en medewerkers
Bevorderen aanwezigheid / deelname
Welke tijd en vergoeding moet je ter beschikking stellen?
Welke kosten worden gemaakt?
Formele bevoegdheden medezeggenschap
•
•
Wat zijn de kerntaken van de CMR, van de FMR-en en de OC’s?
Welke inhoudelijke beleidsthema’s liggen op welk niveau van (mede-)zeggenschap?
Wanneer en hoe input geven aan / ophalen vanuit bovenliggende en onderliggende niveaus?
Bijv: ook instemmingsrecht op begroting van faculteit voor de Faculteitsraad
Professionaliseren overleg binnen huidige medezeggenschapstructuur
•
•
•
Samenspel tussen centraal MZ-overleg en onderliggende Commissies
Verbeteren vaardigheden (beargumenteren, bevragen, gespreksleiding, financiën, etc)
Hoe neem je (slagvaardig en met draagvlak) besluiten?
10
* Besproken op Heidag CMR 30 maart 2016, zonder CvB
THEMA’S BINNEN VERNIEUWEN
MEDEZEGGENSCHAP* (2/2)
•
Versterken verbinding tussen (formele) medezeggenschap en haar achterban
•
•
•
•
Versterken van de rol van medezeggenschap in de beleidsvorming
•
•
•
•
Stimuleren bekendheid, zichtbaarheid en toegankelijkheid MZ voor ideeën en problemen /
actieve communicatie en publiciteit, vooral naar studenten / medewerkers die niet deelnemen
Hoe kom je als MR tot solide standpunten namens de achterban?
Snel en efficiënt input ophalen bij de achterban (incl. geven terugkoppeling)
Vroegtijdige betrokkenheid
Verkennen hogere treden participatieladder
Professionaliseren overleg tussen medezeggenschap en zeggenschap (centraal en
decentraal)
•
•
Zeker voor studenten lastig om in de MR een zelfbewuste rol te spelen tov. zeggenschap
Onderlinge transparantie / tijdig delen van benodigde / gevraagde informatie
•
Zeggenschap hecht écht waarde aan medezeggenschap
Doorlopende ontwikkeling medezeggenschap
•
•
Periodiek evalueren functioneren medezeggenschap (overleg, samenhang, achterban,
resultaat)
Vaststellen en opvolgen verbeteracties
11
* Besproken op Heidag CMR 30 maart 2016, zonder CvB
WELK THEMA SPEELT OP WELK NIVEAU
VAN (MEDE-)ZEGGENSCHAP?
Thema
Centraal
Faculteit /
Opleiding
Ondersteuning
1. Verbinding centraal en decentraal
X
X
X
2. Bemensing en facilitering
X
X
X
3. Formele bevoegdheden
X
X
X
4. Professionaliseren overleg en
werkwijze
X
X
X
5. Verbinding achterban
X
X
X
6. Rol medezeggenschap in
beleidsvorming
X
X
X
7. Overleg zeggenschap en
medezeggenschap
X
X
X
8. Doorlopende ontwikkeling
medezeggenschap
X
X
X
12
WAAR WE NIET AAN TORNEN…*
• We streven naar een open debat over de invulling van
medezeggenschap binnen de HvA, waarin we zo breed mogelijk
brainstormen.
• Wat staat NIET ter discussie?
• In ieder geval waarborgen dat we voldoen aan de geldende wettelijke
kaders mbt. Medezeggenschap
• Besturingsmodel HvA
• Het huidig ongedeelde model van de medezeggenschap binnen de HvA
• Wat zijn restricties / randvoorwaarden?
13
*) Besproken op Heidag CMR 30 maart 2016, zonder CvB
OPDRACHT FASE 1 (T/M 31 JULI 2016)
•
Schets een visie voor de invulling van medezeggenschap binnen de HvA,
•
•
•
•
die uitnodigend is voor studenten en medewerkers om er actief aan deel te nemen,
die bijdraagt aan de doorlopende ontwikkeling van de kwaliteit van onderwijs en
onderzoek en van de HvA als daadkrachtige, wendbare en lerende organisatie,
waarin beleid een sterk draagvlak heeft onder studenten en medewerkers en
waarin relevante ontwikkelingen en problemen binnen en buiten de HvA snel worden
gesignaleerd en vertaald in ontwikkeling of aanpassing van beleid.
•
Schrijf een veranderplan met de meest waardevolle en kansrijke maatregelen
voor korte (binnen komend zittingsjaar) en lange termijn om bij te dragen aan de
vernieuwing van medezeggenschap binnen de HvA.
•
Doe een voorstel voor reële, hanteerbare en spannende experimenten, waarin
nieuwe manieren van participatie en samenwerken worden uitgeprobeerd en die
direct na de zomer kunnen worden opgestart.
14
EINDPRODUCT 1E FASE:
VERANDERPLAN (PPT)
•
Onderzoeksresultaten
•
•
•
Beperkt literatuuronderzoek
Externe benchmark andere hogescholen en onderwijsinstellingen
Interne vergelijking faculteiten (ook intern onderzoek op centraal niveau?)
•
Conclusies / Kern van het vraagstuk
•
Visie
•
•
Wat is ons wensbeeld mbt medezeggenschap?
Scenario’s
•
Veranderstrategie (hoe komen we daar?)
•
Aanbevelingen
•
•
•
Maatregelen ter verbetering en professionalisering van de medezeggenschap, centraal en
decentraal, op de lange termijn;
Concrete aanbevelingen (quick wins) voor de korte termijn.
Vervolgonderzoek
15
GLOBALE FASERING / PLANNING
4 weken
6 weken
Projectopdracht
Diagnose
- Aanleiding
- Doelstelling
- Scope
- Literatuuronderzoek
- Externe benchmark
- Intern onderzoek
Stuurgroep 1
(wk 12)
Stuurgroep 2
(wk 16/17)
Heidag
Onderwijs
CM&CvB Conferentie
(29/3)
(7/4)
3 weken
3 weken
Analyse
- Kern vh vraagstuk
- Visie
- Veranderstrategie
Stuurgroep 3
(wk 20/21)
CvB-CMR
(24/5)
Veranderplan
- Aanbevelingen (quick
wins & lange termijn
- Vervolgstappen
Stuurgroep 4
(wk 24/25)
CvB-CMR
(21/6)
16
PROJECTORGANISATIE (VOORLOPIG)
DB-CMR
CvB
Opdrachtgever
DB-CMR: Menno
Opdrachtgever
CvB: Geke van
Oldenhof
Velzen
Stuurgroep
Projectleider:
Rob van der Eyden
Literatuur-onderzoek,
Ext benchmark en
Intern onderzoek
Tzt:
Deelprojecten
per faculteit?
Projectbureau
(Pascal Brugmans)
/ Communicatie
…
17
BIJLAGE 1: ONLINE DIALOOG 24/3
18
ONLINE DIALOOG 24/3 - DEELNAME
19
Uitgebreidere rapportage is beschikbaar / op te vragen via [email protected])
ONLINE DIALOOG 24/3 - INHOUD
20
Uitgebreidere rapportage is beschikbaar / op te vragen via [email protected])
ONLINE DIALOOG 24/3 - INHOUD
•
Doel medezeggenschap
•
•
•
Bijdrage medezeggenschap aan kwaliteit onderwijs en onderzoek
•
•
Zijn er niet; open vizier wenselijk, behalve het bestaansrecht van de MR
Écht enthousiast
•
•
Nu nog te beperkt, grotere rol gewenst en nuttig
Onderwerpen die niet ter sprake mogen komen
•
•
Kritisch volgen van beleid en invloed op en soms initiatief voor beleid
Opkomen voor belangen van studenten en medewerkers
Grotere zichtbaarheid en actiever communicatie met achterban (halen en brengen)
Droombeeld
•
•
•
Kleinschaligheid; belangrijkste beslissingen decentraal genomen; Zelfmanagement door studenten
en medewerkers; bestuurders faciliteren en betrekken medewerkers en studenten bij het uitzetten
van beleid
Medezeggenschap is vanzelfsprekend op alle niveaus en een wezenlijk onderdeel van de
'kwaliteitscultuur'
Weinig overhead, flexibele organisatie, snel schakelen naar nieuwe trends
21
Uitgebreidere rapportage is beschikbaar / op te vragen via [email protected])
ONLINE DIALOOG 24/3 - INHOUD
•
Belangrijkste thema’s: dat zijn er veel…
•
•
•
•
•
•
•
•
Van woorden naar daden komen
Betere samenwerking met OC’s
Bekendheid bij en representatie van achterban, betere communicatie: primair gaat het om het
op tafel krijgen wat er bij de achterban speelt. NB: ook terugkoppelen
Veel praten met docenten en studenten die normaliter niet meedoen aan medezeggenschap
Betere gesprekspartner worden op het gebied van financiën (‘Bipotron’: hier wordt verschillend
over gedacht)
Grotere rol in besluitvorming van de HvA: beweging van wat (wettelijk) moet, naar zo veel
mogelijk de medezeggenschap betrekken bij de besluitvorming.
Veranderen van reglement (oa tbv flexibiliteit in bemensing)
Focus op beperkt aantal belangrijke thema’s
22
Uitgebreidere rapportage is beschikbaar / op te vragen via [email protected])
BIJLAGE 2: AMBITIENIVEAUS INNOVATIE
MEDEZEGGENSCHAP
23
AMBITIENIVEAUS INNOVATIE
MEDEZEGGENSCHAP
0. Klassieke medezeggenschap
•Dat wat de MR doet volgens de formele, wettelijke bepalingen
•Besluiten liggen bij de bestuurder; mr wordt gevraagd om advies en/of
instemming.
1. Vroegtijdige betrokkenheid bij
besluitvorming
•Bestuur en MR trekken samen op van gedachtevorming tm besluitvorming
•Van reactief naar proactief. Breder dan wettelijke thema’s.
2. Participatie van niet mr-leden
bij medezeggenschapswerk
•Ook andere medewerkers / studenten (niet zijnde mr-lid) worden betrokken.
•Meest bekende vormen: de Kern mr, de Project mr en de Netwerk mr.
3. Van indirecte naar directe
(mede)zeggenschap
4. Van medezeggenschap naar
stakeholderparticipatie
•Modern werkoverleg, met het team besluiten nemen
•Zelfsturende teams met eigen regelruimte
•Lean management, Sociocratie, Holacracy
“Hier zit de kern / essentie,
maar zit in scope HR
programma professionaliseren
docententeams” (H. de Jong)
•Alle stakeholders (ook externe) worden in staat gesteld invloed uit te oefenen
en medeverantwoordelijkheid te dragen voor beleid en relevante beslissingen
‘Medezeggenschap in beweging, Veranderende organisaties en de rol van de ondernemingsraad’, Jan de Jonge
Arthur Hol en Bart de Lange, Vakmedianet 2014 (gaat vnl over OR, hier vertaald naar MR)
24