MZ LAB RIJK 30 jongeren, 4 actuele vraagstukken en

MZ LAB RIJK
De visies
30 jongeren, 4 actuele vraagstukken
en inventieve oplossingen
Inleiding
Welkom bij het MZ LAB Rijk
In een zaaltje van een ministerie zitten
30 jonge ambtenaren te praten over het
belang van medezeggenschap, over het
belang van hun stem binnen de
organisatie. Deze jongeren werken
allemaal bij het Rijk, maar voor
verschillende ministeries en
uitvoeringsorganisaties. Voor sommige
van hen is dit een eerste of zelfs
tijdelijke baan, anderen werken al
langer. Het gesprek gaat over het imago
van de ondernemingsraad en waarom
er zo weinig jongeren in de OR zitten.
Komt dat omdat het OR werk
simpelweg taai en stoffig is of is de OR
stoffig omdat er geen nieuw bloed in
zit? Uiteindelijk maakt het deze
jongeren niets uit. Zij zijn ervan
overtuigd dat ze niet langer aan de
zijlijn willen staan maar daadwerkelijk
een verschil willen maken.
Het MZ LAB Rijk heeft ze deze kans
geboden. Opgericht door de jongerenvakbonden CNV Jongeren en FNV
Jong omdat we ervan overtuigd zijn dat
het van groot belang is om de
medezeggenschap te verjongen en te
vernieuwen. Want de
ondernemingsraden vergrijzen en de
stem van jongeren binnen een organisatie wordt dan niet meer verte-
genwoordigd. Er was dus werk aan de
winkel, want de kennis die jongeren
over medezeggenschap hadden was
niet altijd toereikend en het imago
van de OR niet altijd positief. Tijdens
de kick-off hebben de deelnemers het
belang van goede medezeggenschap
leren inzien en zich daarna verdiept in
actuele thema’s.
Voor u liggen de adviezen waar de deelnemers de afgelopen weken hard aan
hebben gewerkt. Of u het ermee eens
bent of niet, deze adviezen zijn een
stap in de goede richting als het gaat
om het verjongen en vernieuwen van
medezeggenschap bij het Rijk. Want
de inspraak en visie van jongeren is
essentieel. Maar we zijn nog niet klaar.
Hopelijk zullen deze jongeren nog
meer leeftijdsgenoten binnen het rijk
activeren en blijft het MZ LAB constant
in gesprek met werkgevers- en werknemersorganisaties om het belang van
jongerenparticipatie in de medezeggenschap te benadrukken.
Met veel dank aan het A+O fonds Rijk,
de participerende Rijksorganisaties en
natuurlijk alle jonge deelnemers, dit is
jullie visie en jullie stem!
MZ LAB team
Meer weten?
Check www.mzlab.nl of stuur een
mail naar [email protected].
Het MZ LAB is een initiatief van de jongerenbonden de adviezen zijn echter geschreven door de deelnemers van het LAB en
komen daardoor niet per definitie overeen
met standpunten van de betrokken partijen.
Column
Vergeet niet te zwaaien
wanneer je jezelf voorbij loopt
Ik sta buiten voor het Europees Parlement in Brussel als ik een telefoontje krijg uit Nederland. ‘Gefeliciteerd, we zouden het erg leuk vinden als je als Financial Trainee bij ons aan de slag gaat voor de aankomende twee jaar’. Wauw, het is gelukt. Een echte baan. Op 1 september
zat ik in de trein op weg naar Den Haag vol energie om eens iedereen
goed te laten zien wat ik in huis heb. Ik was niet de enige; met mij
nog 200 jonge talenten die een bijdrage willen leveren aan een beter
Nederland. Wat een gave ervaring om zo met z’n allen aan de slag te
gaan.
Die eerste maanden zijn in een waas
voorbij gegaan. Ik pakte alles aan en
probeerde zoveel mogelijk initiatief te
tonen. De prestatiedrang was enorm
hoog en ondanks vallen en opstaan
kreeg ik het werk steeds beter onder
de knie. Op een dag liep ik op kantoor
naar het secretariaat om een afspraak te
laten inplannen en las ik op een
poster ‘Vergeet niet te zwaaien wanneer
je jezelf voorbij loopt’. ‘Grappig’, dacht
ik, ‘daar zit best wel wat in’. Deze spreuk
bleef in mijn hoofd ronddwalen. Snel
genoeg kwam ik er achter dat ik degene
was die naar deze tekst moest luisteren. Ik wilde alles en dacht dat ik het
allemaal aankon; een nieuwe baan, met
vrienden op stap, actief bij een politieke
partij, veel sporten en familie bezoeken.
‘Potjandorie, het kost toch allemaal veel
meer energie dan ik had verwacht’.
Keuzes maken
Vanaf dat moment heb ik besloten om
keuzes te maken. Zowel op het werk
als privé. Dit betekende uiteraard niet
dat ik geen extra taakjes meer kon
oppakken, maar dat ik daar wel duidelijk keuzes in zou maken. Laatst kwam
ik de oproep tegen ‘Ben je een jonge
medewerker die wil meedenken over
de vernieuwingen en veranderingen
binnen de Rijksoverheid en je stem
laten horen?’ Ja, dacht ik bij mij zelf.
‘Meld je dan aan voor het MedezeggenschapsLAB’.
In overleg met mijn leidinggevende
besloot ik mij snel aan te melden. Toen
ik anderen daarover vertelde, kreeg ik
als reactie ‘zeg zo’n ondernemingsraad,
wat levert dat jou nou op?’ Een inkijkje
in het politieke spel tussen achterban
en top van een ministerie, een netwerk,
vaardigheden en de mogelijkheid om
mijn stem te laten horen. Waarop ik
dacht: een unieke kans.
Maar zo makkelijk blijkt dat nog niet te
zijn. Als trainee of flexmedewerker heb
je nauwelijks mogelijkheden om
onderdeel te zijn van een
ondernemingsraad. Wetgeving schrijft
namelijk voor dat iedereen die op de
verkiezingsdatum een jaar in dienst
is (tijdelijk en vaste contracten) of als
uitzendkracht 2 jaar werkzaam is bij de
organisatie zich verkiesbaar kan
stellen. Maar ik ben als trainee niet
langer dan een aantal maanden in
dienst van een bepaald ministerie.
Bovendien wordt roulatie tussen
ministeries vooral gestimuleerd. Maar
mijn stem en die van een uitzendkracht
moeten toch ook gehoord worden?
Ik zal eerst mijn traineeship moeten
afronden en daarna een jaar in dienst
zijn, voordat ik mij kan aanmelden. In
dat geval zal ik nog zeker 2,5 jaar
moeten wachten. Ik ben toch zeker niet
de enige die hier tegenaan loopt?
Flexibele
medezeggenschap
Wat zou de OR kunnen doen om
flexibele inzet mogelijk te maken?
Hoe kunnen meer jonge medewerkers
aangetrokken worden? Allereerst zou
de ondernemingsraad deelname van
mijn leeftijdsgenoten meer kunnen
stimuleren. Bijvoorbeeld door de
voorwaarden om jezelf verkiesbaar te
kunnen stellen flexibel te maken.
In het geval van het ministerie van
OCW bestaat er nog altijd een verschil
tussen medewerkers in vaste dienst en
flexibele krachten. De flexibele
krachten moeten twee keer zo lang
wachten tot ze deel mogen uitmaken
van de OR. Sterker nog, na verdere uitvraag blijkt dat de “wachttijden” binnen
de kolommen op dit ministerie onderling verschillen. Dit betekent dat als je
van kolom wisselt je weer die discussie
aan moet gaan. Een andere suggestie is
dat flexibele medewerkers elkaar in het
termijn aflossen na bijvoorbeeld een
jaar. Het voordeel hiervan is dat je met
elkaar kunt sparren.
Of überhaupt door de duur van het
termijn te verkorten (van 4 naar 2 jaar).
Hierdoor wordt de barrière om als
flexibele medewerker mee te doen
verlaagd.
Uiteraard ligt er ook een
verantwoordelijkheid bij de flexibele medewerkers zelf. Een startende of
flexibele medewerker wil
voorkomen dat hij of zij gezien wordt
als een hardloper van luie Kees.
De drang om zichzelf te willen
bewijzen is enorm. Ze willen zich liever
focussen op hun werkzaamheden en
zien de ondernemingsraad als
tijdsverspilling. Mijn oproep aan ondernemingsraden is daarom: zorg ervoor
dat collega’s ook op een laagdrempelige
en tijdelijke wijze betrokken kunnen
zijn. En tegelijkertijd daag ik alle
collega’s met tijdelijk contract uit om
die kans te pakken en in gesprek te
gaan met de OR. Het is dus niet erg dat
je jezelf soms voorbij loopt, maar wees
je er zelf wel van bewust. Zoek balans
en doe hetgeen wat je echt leuk vind en
waar je energie uithaalt.
werkgroep flexibele medezeggenschap
Manifest
jORy duty
Hoe kunnen we betrokkenheid en inspraak in de
medezeggenschap maximaliseren?
We hebben vier redenen geïdentificeerd waarom medezeggenschap aan vernieuwing
toe is:
1)
De samenstelling van de OR is te homogeen (en het bereik daarmee te klein);
2)
Het imago is stoffig en saai, als medewerkers al weten wat een OR doet;
3)
De route naar de OR als medewerker of aspirant-lid is onduidelijk;
4)
De werkwijze van de OR is rechtlijnig en stram met dezelfde gezichten.
Onze oplossing put inspiratie uit het concept van jury duty: in de Amerikaanse
rechtszaal moet een verdachte gehoord worden door een jury van gelijken die min of
meer willekeurig worden geselecteerd. Als iemand wordt opgeroepen plaats te nemen
in een jury is dit een burgerplicht die elk lid van de maatschappij moet vervullen. Wij
stellen voor om de OR van de toekomst vergelijkbaar in te richten: jORy duty.
De nieuwe OR heeft twee componenten:
1) Een vast bestuur bestaande uit een inspraakcoördinator en een
procescoördinator. De inspraakcoördinator behoudt het overzicht van alle
onderwerpen, is het aanspreekpunt voor de achterban en leidt het gesprek met
het bestuur. De procescoördinator is de baas over het proces, houdt de agenda
bij en verzorgt de communicatie. Beide posities zijn verkiesbaar voor één
termijn van achttien maanden (een jaar is te kort, twee jaar te lang).
Er zijn geen toelatingseisen.
2)
De lynchpin van de nieuwe OR is de jury. Voor elk thema dat de OR behandelt
wordt een nieuwe groep van zes tot tien leden geselecteerd uit een poule. Deze
poule bevat alle medewerkers van de organisatie, ongeacht contractvorm, van
de facilitaire dienst tot de directeurs. Deelname is als een burgerplicht: omdat
alle medewerkers deel uitmaken van de organisatie is inschrijving in de poule
automatisch. De juryselectie gebeurt per loting, mits de jury een goede
afspiegeling is van de organisatie, divers is qua achtergrond en zoveel
mogelijk directies vertegenwoordigt. De zittingstermijn beslaat de lengte van
het onderwerp dat bij de OR ligt: zodra de jury haar besluit aan het bestuur
heeft medegedeeld wordt ze ontbonden.
In het nieuwe systeem zijn er drie soorten overleg:
1)
Themaoverleg
het OR-bestuur komt bijeen met de themajury om het onderwerp te
bespreken. Het bestuur leidt de discussie en faciliteert het proces maar heeft
geen eigen mening: de autoriteit over het onderwerp ligt bij de jury. De
jury heeft het recht om experts op te roepen om technische kennis over het
vraagstuk te krijgen.
2)
Bazenoverleg
De coördinatoren schuiven aan bij het bestuur van de organisatie
geflankeerd door één vertegenwoordiger per jurythema dat op de agenda
staat. In dit overleg delen de juryvoorzitters mee wat hun jury heeft besloten
over een onderwerp. De inspraakcoördinator faciliteert het gesprek en biedt
zo nodig weerstand aan de bestuurders.
3)
Achterbanoverleg ­
Het raadplegen van de achterban moet snel en makkelijk gebeuren.
Daarom kunnen jury’s voorlichtingen organiseren waar medewerkers
kunnen meepraten over het beslissingsproces en feedback kunnen geven
voor het volgende themaoverleg. Omdat medewerkers misschien volgende maand zelf in een jury zitten zullen hier veel medewerkers op af komen.
Daarnaast komt er een systeem waarmee alle medewerkers snel hun
mening kunnen geven over pertinente onderwerpen door middel van de
app TindOR, waarop mensen naar links of rechts kunnen swipen voor ‘Eens’
of ‘Oneens’.
Er is geen sprake meer van ‘de’ OR: iedere medewerker is potentieel lid op een
willekeurig thema. Iedereen heeft op enig moment meebeslist of zal meebeslissen.
Als de OR stoffig, machteloos en ineffectief is, dan zijn we dat nu allemaal. JORy
duty zal een baken van vernieuwing zijn in de medezeggenschap.
De OR is dood, leve de OR!
werkgroep nieuwe vormen van medezeggenschap
Ontwikkelplan
Juiste man op Juiste plek 2.0
Binnen de overheid is duurzame inzetbaarheid belangrijk voor zowel de
medewerker als de organisatie. Een voortdurend ontwikkelende en veranderende
samenleving en een overheid die zich moet kunnen aanpassen aan de
samenleving eist ook van de medewerker dat deze kan meegaan in deze snel bewegende omgeving. Voor ons genoeg reden om te onderzoeken of wij een oplossing
kunnen bedenken om duurzame inzetbaarheid waardevol toe te kunnen passen.
Met deze oplossing willen we als medezeggenschap in gesprek gaan met de
organisatie en de achterban. Hier staat het gezamenlijk belang en toepasbaarheid
centraal, met als doel: duurzaam inzetbare medewerkers. De nieuwsbrief van OR
ILT gaf de volgende inspiratie:
“Er moet een gezonde balans zijn tussen gezondheid,
competenties, waarden en houding.”
“Een Basis van dit huis is de gezondheid van de werknemer, waarbij alle psycho-, sociale- en arbeidsfactoren
(PSA Factoren) een rol spelen.”
“Daarbij spelen gegevens onder het ziekteverzuim en
PSA factoren, die vaak bepalend zijn voor zowel de
oorzaak als de oplossing, een cruciale rol.”
Werkgeluk
De OR is er om te zorgen dat er met zo veel mogelijk perspectieven en belangen
rekening wordt gehouden, zodat er uiteindelijk een weloverwogen besluit kan
worden genomen. Binnen onze oplossingsrichting nemen we de belangen van de
organisatie mee door het concept: de juiste man op de juiste plek. Hierin krijg je als
organisatie het meeste rendement op je medewerkers. Aan de andere kant hebben we
het personele perspectief. De medewerkers krijgen door deze methode inzicht in hun
kwaliteiten en zullen aangesloten blijven op hun functie. Hierdoor creëer je
baangarantie. Daarnaast willen we de medewerkers extra motiveren door een
beloning te geven indien iemand helemaal aansluit op het functieprofiel.
Een mate van werkgeluk. Keerzijde kan zijn dat mensen het gevoel krijgen dat ze
moeten ontwikkelen en indien ze niet voldoen worden ontslagen. Wat we hiermee
willen creëren is dat mensen blijven aansluiten op het functieprofiel en anders
begeleid worden in het vinden van een aansluitende functie op hun kwaliteiten.
Dichter bij elkaar
Rol van de OR is om de belangen van organisaties en belangen voor de
medewerkers duidelijk te communiceren naar beide partijen.
Met deze vorm van medezeggenschap kan men werknemer en organisatie dichter
bij elkaar brengen en belangen van beide partijen voortdurend in de gaten blijven
houden zodat verhoudingen niet verstoord raken. Maar ook kan men invloed
uitoefenen door beide partijen en hun belangen bij het werken naar deze duurzame
inzetbaarheid in het daglicht te zetten. Zo zal men over en weer een dusdanige
omgeving creëren dat voor beide partijen hun doelen te verwezenlijken wordt.
afwezig (1)
competentie 1
studie benodigd (2)
aanwezig (3)
1
competentie 2
competentie 3
2
3
Oplossingsrichting
Uiteindelijk gaat het om de “vraag” vanuit de organisatie aan te laten sluiten op het
“aanbod”. Oplossingsrichtingen zitten in ontwikkeling op de volgende 5 factoren:
werkomgeving; sociale omgeving; kennis en vaardigheden; persoonlijkheid en
gezondheid. Vraag daarbij is op welke manier deze 5 oplossingsrichtingen bijdragen
aan het constant blijven aansluiten van de vraag op het aanbod.
Het meeste rendement zit hem naar ons idee in de inhoud en eisen van een functie
en de koppeling met de kennis en vaardigheden van een medewerker (functie vs
kennis en vaardigheden). Bij deze richting hoort ook een noot inzake het
selectieproces dat eventueel rigoureus verandert. Het is van belang om al bij de
startfase de juiste medewerker aan de organisatie te verbinden.
Een randvoorwaarde hiervoor is het opstellen van een specifieke functiebeschrijving, hierin is de beschrijving van de bedrijfscultuur/ - waarden ook beschreven.
Model
De functie is een dynamisch proces en zal iedere 2 a 3 jaar opnieuw beoordeeld
worden. Ieder jaar maakt de organisatie een confrontatie tussen de gewenste
competenties voor de functie en de competenties die de werknemer bezit en
welke in de toekomst noodzakelijk zijn. Indien deze niet stroken dient een
werknemer zicht te ontwikkelen (het liefst on the job). Het tijdspad is een voorbeeld
en zal afhankelijk zijn van de functie en bedrijfscultuur. De eerste 2 jaar moet de
medewerker 100% blijven aansluiten op de functie zoals die nu is. Na 5 jaar moet de
werknemer 80% of meer van de toekomstige competenties bezitten. Indien het gat
groter in plaats van kleiner wordt, moet gesteld worden dat een werknemer voor
het einde van het 7e jaar of weer voldoet aan de 100% of anders wellicht een andere
functie moet zoeken waar zijn competenties wel op zijn plek zijn. Waar het verhaal
zich weer opnieuw gaat afspelen.
Puntensysteem
De competenties worden gescoord via de volgende matrix. De nummers staan voor
de score die een competentie krijgt indien competentie 1 aanwezig is dan krijgt deze
competentie 3 punten. Zodoende kan je een som maken of iemand voldoet of niet.
15 punten is 100%
12 punten is 80%
1 mag dan afwezig zijn en 1 mag nog ontwikkeld worden of is in ontwikkeling.
Ontwikkelplan
De middelen die beschikbaar gemaakt zullen worden om deze competenties te
toetsen is de zogeheten ontwikkelplan van de medewerker.
Een ontwikkelplan zal opgesteld worden door de medewerker om te bespreken
tijdens het personeelsgesprek. Hierbij kunnen er afspraken gemaakt worden met
betrekking tot het realiseren van dit plan. Zo kan men denken aan opleidingen,
meeloopdagen, stages en andere zaken die ingezet kunnen worden.
De medezeggenschap kan hierin ook invloed uitoefenen. Zowel een leidinggevende
als de medewerker kan gewezen worden naar de afspraken die onderling gemaakt
zijn. Ook wat de gevolgen zijn bij het niet nakomen bij deze afspraken onderling.
Een dergelijk ontwikkelplan kan in sommige situaties verplicht gemaakt worden.
Zowel ter bescherming van de medewerker als de organisatie. Als een bepaalde
situatie dusdanige meetmethode vereist dan is een verplichting als deze op goede
gronden gebaseerd is.
werkgroep duurzame inzetbaarheid
Actielijst
5 dingen die je moet doen om de
medezeggenschap te verjongen
MZ LAB Rijk, een broedplaats voor jongeren om de medezeggenschap
in het Rijk te vernieuwen en te verjongen! Onder deze jongeren kwam
al snel de constatering dat ze de OR helemaal niet goed kennen en ook
onvoldoende inzicht hebben in de werkzaamheden van de OR. Dit
maakt dat jongeren binnen de huidige structuur en vergrijsde
cultuur onvoldoende mogelijkheden bij zichzelf zien om de OR
(leden) te bereiken of zelfs deel te nemen. Laten we dus de verschillende generaties maar eens gaan verbinden, zowel binnen de OR als ook
Rijksbreed: Jong+Oud(er)=goud(er)! En hoe doe je dit volgens ons?!
1. Laat jongeren kort en
thematisch meedoen
3. Maak een buddy
systeem
Jongeren zitten in het spitsuur van hun
leven; ze willen carrière maken,
een gezin stichten en genoeg tijd over
hebben voor leuke dingen. Jongeren
willen wel maar zien
medezeggenschap als iets wat je ‘erbij’
doet, naast je volle werkagenda dus.
Daarom willen we flexibele medezeggenschap! Geen structurele inzet maar
meedenken wanneer de planning dit
toelaat. Laat jongeren per vraagstuk
actief deelnemen. De leden van de OR
nemen hierin de regie en bewaken het
overzicht.
Door rechtstreeks aan een OR lid
gekoppeld te worden, raken we bekend
met de OR, zien we de mogelijkheden
die medezeggenschap biedt en waarom
medezeggenschap van belang is. De
betrokkenheid wordt vergroot en we
zien de mogelijkheid om interesses aan
te geven, mee te denken en
mogelijkheden te benoemen!
2. Zorg voor medestanders
(olievlek effect)
Alleen kunnen we het niet, samen met
een collega die in dezelfde levensfase
zit maak je jezelf sterker (of krachtiger).
De vertegenwoordiging moet een
afspiegeling zijn van de organisatie
juist omdat dan de belangen van de
achterban goed vertegenwoordigd
kunnen worden. En daarom is het
belangrijk dat jongeren gezamenlijk
bijdragen aan de medezeggenschap.
We hebben elkaar nodig om dat te
realiseren.
Dit kan op verschillende manieren. Een
ervaren OR lid koppel je aan een
nieuwe medewerker, of door er bijvoorbeeld voor te zorgen dat medezeggenschap deel uitmaakt van een
Traineeship, een introductiedag voor
nieuwe medewerkers etc..
4. Organiseer
evenementen
5. Vorm een (Rijksbreed)
OR platform!
Sexy. Iets waar we niet meteen aan
denken bij medezeggenschap in
overheidsland. Dit komt o.a. door het
wat ‘suffe’ imago. Om dit imago te
doorbreken komen wij met het volgend
idee: Organiseer evenementen waarbij
ervaren OR leden worden gemixt met
jongeren om zo kennis met elkaar te
maken, ervaringen te delen en
jongeren te motiveren om zich te
verdiepen en deel te nemen aan de
medezeggenschap.
Ook hier geldt: zorg voor verbinding!
Heeft de OR een bepaald vraagstuk
waar ze niet uitkomt?! Dan zou het
handig zijn om te kijken hoe een
andere OR binnen het Rijk met een
soortgelijk vraagstuk omgaat!
Daarom pleiten wij voor een (digitaal)
OR platform. Het wordt hierdoor makkelijker om kennis en ervaring te delen.
Jongeren staan aan het begin van hun
carrière en ze steken hun handen uit de
mouw voor netwerk building, laat het
OR platform daar nou automatisch ook
geschikt voor zijn!
werkgroep jong + oud = goud!
www.mzlab.nl
Tijd voor vernieuwing
in de medezeggenschap! Mede mogelijk gemaakt door: