HR-software: een grote kostenpost of juist een middel om

HR-software: een grote
kostenpost of juist een
middel om kosten te
verlagen?
J. Hidding
Salaris
HR-software: een gro
een middel om koste
In het verleden was vaak alleen de salarisadministratie
geautomatiseerd. In het salarisadministratiesysteem kon
ook de personeelsadministratie worden bijgehouden en
financiële rapportages konden uit dit systeem worden
gehaald. Waarom zouden organisaties nóg een systeem
nodig hebben voor HR?
Jolanda Hidding Msc
EY HC HR advisory Amsterdam
Bijna alle
systemen worden tegenwoordig als een
SAAS-oplossing
aangeboden
38 | SalarisMagazine november 2014
O
m die vraag te beantwoorden moeten we eerst wat basisinformatie
over HR-software geven.
Wanneer we het hebben over
software voor HR kunnen we twee soorten
onderscheiden. De eerste soort wordt ERP
(Enterprise Resource Planning) of HRIS (HR
Information System) genoemd en bevat de
stamgegevens van medewerkers. De tweede
soort zijn systemen die verschillende HR-processen zoals Performance Management, Talent Management, Learning en Recruitment
ondersteunen. Deze systemen zijn vaak als
modules te verkrijgen zodat je alleen de modules kan kopen voor de processen die je nodig hebt. Waar deze twee soorten vroeger
strikt gescheiden waren komen er door de
vele overnames en marktontwikkeling steeds
meer pakketten op de markt die beide functionaliteiten bevatten.
HR-software kan op twee manieren worden
geïmplementeerd. Organisaties kunnen ervoor
kiezen om de software zelf te hosten (on-premise solution) waarbij de data op servers van
de organisatie worden opgeslagen, eventuele
updates van de software zelf worden verzorgd
en de veiligheid van de gegevens door de organisatie zelf wordt bewaakt. De andere optie is
om de Software as a Service (SAAS oplossing)
te implementeren. Hierbij hoeft de organisatie
alleen maar een internetverbinding te hebben
en staan de data op de server van de softwareleverancier. Updates van de software worden
automatisch doorgevoerd (eventueel met een
vertraging) en de veiligheid van de data op de
server wordt door de software leverancier bewaakt. Bijna alle systemen worden tegenwoordig als een SAAS-oplossing aangeboden.
Waarom HR Software?
We zien vaak dat organisaties alleen een systeem hebben voor de salarisadministratie of
een eigen ontwikkeld systeem hebben voor de
HR-processen. Wanneer een organisatie een
eigen ontwikkeld systeem heeft, vergt dit veel
tijd en kennis van de IT-afdeling om dit systeem te onderhouden. Daarnaast zal een eigen
ontwikkeld systeem servercapaciteit vragen.
Een andere veelvoorkomende situatie is dat
organisaties door een fusie of overname of
ote kostenpost of juist
en te verlagen?
doordat HR-processen decentraal worden uitgerold verschillende systemen met soortgelijke functionaliteiten hebben. Managementinformatie in deze organisaties komt dus vaak
vanuit verschillende systemen waardoor er
geen complete rapportages gemaakt kunnen
worden waarop managementbeslissingen gebaseerd kunnen worden. Denk hierbij ook
eens aan de werkkostenregeling. Om een goed
totaaloverzicht te krijgen van alle werkkosten
binnen een organisatie zou een geïntegreerd
systeem van grote toegevoegde waarde zijn.
Eén HR-systeem voor de verschillende processen zal zorgen voor minder handwerk en
als resultaat zullen de processen minder
foutgevoelig zijn. Door hetzelfde systeem in
te voeren in de verschillende landen waar
een organisatie actief is kunnen processen
centraal worden aangestuurd en kan ook de
managementinformatie centraal worden aangeleverd.
Het volgende specifieke voorbeeld geeft een
goed beeld van de gebieden waar kosten bespaard kunnen worden. Een organisatie heeft
een performance management-proces waarbij
de medewerker zijn doelen opstelt aan het begin van het jaar, er een halfjaarlijkse beoordeling is door de manager en een beoordeling
door collega’s en manager aan het einde van
het jaar. Wanneer dit proces niet is geautomatiseerd zullen alle medewerkers betrokken in
dit proces een handeling moeten uitvoeren
waarbij alles naar elkaar moet worden gecommuniceerd en op één plek geadministreerd
dient te worden. Omdat de beoordelingsscore
vaak input is voor de jaarlijkse salarisverho-
ging en eventuele bonus, zie je vaak dat deze
administratietaak bij de HR -fdeling ligt. Je
kunt je voorstellen hoeveel werk dit betekent
voor een organisatie met een paar honderd
medewerkers.
Door ESS (Employee Self Service) en MSS
(Manager Self Service) worden administratieve handelingen zoals een adreswijziging door
medewerkers zelf uitgevoerd zonder dat ze
daardoor de HR-afdeling hoeven te bellen.
Hierdoor hebben HR-medewerkers meer tijd
voor specialistische vragen vanuit lijnmanagement en kunnen ze meer als strategisch busi-
Of het implementeren van
een HR-systeem loont,
hangt erg af
van de processen die je wilt
inrichten in het
systeem en de
grootte van een
organisatie
nesspartner van het hoger management gaan
fungeren.
Kostenstructuur
Wanneer een organisatie een HR-systeem wil
implementeren zijn er twee verschillende kosten waar rekening mee moet worden gehouden. De implementatiekosten die eenmalig
zijn wanneer het systeem wordt geïmplementeerd. Dit zijn kosten voor het procesontwerp,
de configuratie van het systeem en het trainen
van medewerkers en managers in het gebruik
van het systeem. De andere kosten zijn de licentiekosten die jaarlijks worden gefactureerd. Dit zijn kosten voor het opslaan van de
data op de server van de software leverancier
en kosten voor updates/nieuwe features in
het systeem. Deze kosten worden per medewerker die gebruikt van het systeem of de
specifieke module (per licentie) bepaald.
Kostenpost of kostenverlaging?
Of het implementeren van een HR-systeem
loont, hangt erg af van de processen die je wilt
inrichten in het systeem en de grootte van een
organisatie. Om de kosten en baten inzichtelijk
te maken wordt er vaak een businesscase opgesteld door een onafhankelijke partij. Deze
partij kijkt o.a. naar de huidige inrichting
van de processen, het aantal medewerkers dat
belast is met werkzaamheden rondom deze
processen en de foutgevoeligheid van de processen, maar ook naar de kosten die een implementatie van een systeem met zich brengt.
Dat een HR-systeem een mogelijke kostenverlaging met zich kan brengen is één ding wat
zeker is maar de vraag is of dat ook bij
jouw organisatie het geval zal zijn.
SalarisMagazine november 2014 | 39
Ernst & Young LLP
Accountancy | Belastingen |
Transacties | Advies
Over Ernst & Young
Ernst & Young is wereldwijd
toonaangevend op het gebied van
accountancy, belastingen, transacties
en advies. Onze 135.000 mensen
delen wereldwijd dezelfde waarden en
staan voor kwaliteit. Wij maken het
verschil door onze mensen, onze
cliënten en de samenleving te helpen
hun mogelijkheden optimaal te
benutten.
Jolanda Hidding
Is verbonden aan
Ernst & Young Belastingadviseurs LLP
Tel:
088-4071583
E-mail: [email protected]
Verschenen in:
Elsevier Salarismagazine 27 (2014) nr. 10
(november), p. 38-39
een uitgave van
Reed Business te Doetinchem
Voor meer informatie: www.ey.nl
Disclaimer
Dit bericht is met grote
zorgvuldigheid samengesteld. Voor
mogelijke onjuistheid en/of
onvolledigheid van de hierin
verstrekte informatie aanvaardt Ernst
& Young geen aansprakelijkheid,
evenmin kunnen aan de inhoud van
dit bericht rechten worden ontleend.
© Ernst & Young 2014
HR-software: een grote kostenpost of juist een middel om kosten te verlagen? / J. Hidding. - ESM 2014/10/17