Reglement - Stad Gent

Spelregels voor deKUS en PAK ZE
wedstrijd 2017
Inhoudstafel
Hoofdstuk I. Algemene bepalingen........................................................... Error! Bookmark not defined.
Artikel 1. Doel ................................................................................................................................................................ 1
Artikel 2. Definities ...................................................................................................................................................... 1
Artikel 3. Doelgroep en toepassingsgebied ......................................................................................................... 1
Hoofdstuk II. Kleinere initiatieven i.k.v. administratieve vereenvoudiging ........................................... 5
Artikel 4. Regels ............................................................................................. Error! Bookmark not defined.
Hoofdstuk III. Projecten i.k.v. administratieve vereenvoudiging ........ Error! Bookmark not defined.
Artikel 5. Regels ............................................................................................. Error! Bookmark not defined.
Hoofdstuk IV. Gemeenschappelijke bepalingen..................................... Error! Bookmark not defined.
Artikel 6. Prijsuitreiking .............................................................................................................................................. 5
Artikel 7. Inwerkingtreding (en duurtijd).............................................................................................................. 5
Reglement
Artikel 1. Doel
Stad en OCMW Gent wil administatieve vereenvoudiging (AV) en/of het vermijden van verspillingen
stimuleren. Deze wedstrijd beloont goede voorbeelden en maakt ze kenbaar binnen de
organisaties. Het biedt extra erkenning aan de inspanningen van de medewerkers. Daarnaast
kunnen collega’s leren van elkaars projecten en aanpaken tips oppikken van de externe experts in
de jury.
Artikel 2. Definities
In dit reglement hebben onderstaande termen de betekenis die ernaast wordt vermeld.
Project: een tijdelijk samenwerkingsverband met een duidelijk begin en einde dat gebeurt binnen
een afgesproken budget, met de afspraak om een plan van aanpak te ontwikkelen.
Creatieve realisatie: een initiatief binnen één dienst of over diensten heen, die één of meerdere
van de 7 verspillingen binnen LEAN wegwerkt.
Artikel 3. Doelgroep en toepassingsgebied
a. Alle stadsdiensten en IVA’s van de Stad Gent, OCMW Gent en Digipolis Gent kunnen
deelnemen met een project of creatieve realisatie.
Spelregels voor De KUS- en Pak ze-wedstrijd - pag 1 van 5
b. Projecten of realisaties die in een vorige KUS-wedstrijd al een prijs wonnen, komen niet in
aanmerking.
c. Het gaat om projecten en realisaties uit de periode 1 januari 2016 t.e.m. 30 september
2017.
Artikel 4. Regels
Categorieën
De Groep Gent wil zowel projecten die administratieve vereenvoudiging hebben geraliseerd als
creatieve realisaties die verspilling wegwerken belonen en kenbaar maken binnen de organisaties.
De wedstrijd bestaat daarom uit twee categorieën: de categorie projecten en de categorie creatieve
realisaties.
Hoe kan een dienst deelnemen?
Diensten kunnen van 1 augustus t.e.m. vrijdag 30 september, hun realisatie indienen. Een dienst
mag meerdere deelnames indienen. Deelnemen kan enkel door een webformulier in te vullen dat
te vinden is op Intranet onder Organisatie> Projectwerking>Lopende Programma’s>Programma
Administratieve Vereenvoudiging>KUS-wedstrijd 2017. Een deelname is goed ontvangen zodra de
indiener een ontvangstmail krijgt. Bij vragen kan u steeds terecht op [email protected].
Juryprijs
a. Eventuele preselectie
Er kunnen wegens beperkte tijd maximaal 10 projecten en 10 creatieve realisaties voorgesteld
worden aan de jury. Wanneer er voor een categorie meer dan 10 deelnames zijn, maakt het KUSteam een preselectie op basis van de beoordelingscriteria. Ten laatste op 10 oktober 2017 weten
deelnemers of ze in deze preselectie zitten of niet. Deelnames die niet geselecteerd zijn voor de
juryprijs, maken wel nog steeds kans op de Collega-prijs (zie §4).
b. Beoordeling door de jury
Op donderdag 26 oktober 2017 stellen medewerkers hun realisatie voor aan de jury in de
gemeenteraadszaal van de Stad Gent (Botermarkt 1, 9000 Gent). Iedere deelnemer krijgt (strikt) 5
minuten tijd om zijn realisatie mondeling toe te lichten. Hierbij krijgt hij de kans om eventuele extra
informatie aan te bieden, vb. screenshots, foto’s,... De jury beschikt op dat moment ook over de
ingediende informatie en zal bijkomende vragen stellen. Nadien kiest de jury in beraadslaging
maximaal 2 winnaars per categorie: deze winnaars worden binnen de Groep Gent bekend gemaakt.
c. Samenstelling van de jury
Het KUS team zit de jury voor zonder zelf stemrecht te hebben. De jury bestaat uit (medewerkers
van of in eigen persoon):
• de Kafkabrigade (Nederland),
• de Unie van Zelfstandige Ondernemers (UNIZO),
• de Dienst Administratieve Vereenvoudiging (federale overheid),
• de Afdeling Coördinatie - Departement Bestuurszaken (Vlaamse overheid),
• de Ombudsvrouw van de Stad Gent.
Spelregels voor De KUS- en Pak ze-wedstrijd - pag 2 van 5
Collega-prijs
a. Alle medewerkers van de Stad Gent, OCMW Gent en Digipolis mogen éénmalig hun stem
uitbrengen op één of meerdere realisaties. Deze stemming zal plaatsvinden tussen 10
oktober en 20 november via een stempagina op het intranet.
b. Uit alle personen die stemmen op een klein initiatief, worden 20 personen geloot die elk 1
bioscooptickets winnen.
Wat is de prijs voor de winnaars?
a. Categorie projecten
1) Juryprijs
Maximum twee realisatie kunnen de award “Beste KUSser” winnen. Het gewonnen team wint een
nieuwjaarsetentje met een waarde van maximaal 25 euro per persoon.
b. Categorie creatieve realisaties
1) Juryprijs
Maximum twee realisaties winnen de “Pak-Ze prijs”. Het gewonnen team wint een
nieuwsjaarsetentje met een waarde van maximaal 25 euro per persoon.
c. Collega-prijs
Maximum één realisatie wint de collegaprijs. Het gewonnen team wint een nieuwjaarsetentje met
een waarde van maximaal 25 euro per persoon.
Artikel 5. Criteria
De jury beoordeelt initiatieven op basis van de mate waarin ze voldoen aan de voorwaarden. De
voorwaarden verschillen naargelang het gaat om een project of een creatieve realisatie.
Wat zijn de beoordelingscriteria voor projecten?
De jury beoordeelt projecten op basis van de mate waarin ze voldoen aan de kernprincipes van het
programma Administratieve Vereenvoudiging. Die zijn voor de Stad Gent samengevat als ‘KUS’:
klantgericht, uniek en simpel. Hoe beter een realisatie scoort op deze principes, hoe meer kans het
maakt. Hierna staan enkele richtvragen die deze criteria verduidelijken.
a. Klantgericht (interne of externe klant)
• Is er vertrokken vanuit het oogpunt van de klant?
• Is het duidelijk(er) voor de doelgroep wat van hem verwacht wordt?
• Is het duidelijk(er) voor de doelgroep wat hij van de dienstverlening mag verwachten (en
wat niet)?
• Welk reëel verschil is er voor de doelgroep na het project?
• Is de doorlooptijd van de dienstverlening verminderd?
• Is de kwaliteit van de dienstverlening verbeterd?
• Zorgt deze realisatie ervoor dat de dienst meer mogelijkheden heeft om de kwaliteit van
zijn dienstverlening te bewaken?
b. Uniek
• Werd het probleem stadsbreed bekeken i.p.v. enkel vanuit de eigen dienst?
Spelregels voor De KUS- en Pak ze-wedstrijd - pag 3 van 5
• Is voor de uitwerking van het project beroep gedaan op de relevante expertise van
andere stadsdiensten?
• Worden er na de realisatie geen gegevens meer gevraagd aan de doelgroep waarover de
Stad Gent via zijn kanalen zelf kan beschikken?
c. Simpel
• Zijn er door de nieuwe aanpak overbodige stappen weggevallen voor de medewerkers of
de doelgroep?
• Zorgt de nieuwe aanpak ervoor dat de doelgroep weinig of geen hulp meer nodig heeft
om gebruik te maken van de dienstverlening?
• Zorgt de realisatie ervoor dat de medewerkers heel duidelijk weten wat van hen
verwacht wordt?
Wat zijn de beoordelingscriteria voor kleine initiatieven?
De jury beoordeelt de initiatieven op basis van de mate waarin ze verspilling verminderen op één of
meerdere vlakken, zoals bepaald binnen de LEAN-filosofie.
Hoe beter een realisatie scoort op deze principes, hoe meer kans het maakt. Hierna staan enkele
richtvragen die deze criteria verduidelijken.
a. Transport
• Is het aantal verplaatsingen verminderd?
b. Voorraad
• Is de voorraad verminderd? Bijvoorbeeld: minder verouderde folders, minder
kantoorbenodigdheden,…
c. Beweging
• Moet je minder rondlopen om de juiste locatie/persoon te vinden?
d. Wachten
• Is de doorloop tijd verminderd?
• Is er minder tijd nodig tot het koppierapparaat opgewarmd is?
e. Herbewerken
• Moeten er minder handelingen gebeuren?
• Is het aantal dubbele controles verminderd?
f. Overproductie
• Worden er minder kopies genomen?
• Is het aantal onnodige vergaderingen gedaald?
g. Defecten
•
Is het aantal defecten/fouten/vergissingen verminderd?
Gemeenschappelijke beoordelingscriteria
Zowel voor projecten als kleinere intiatieven staat een duurzame aanpak binnen het betrokken
team voorop. Hoe beter een realisatie scoort op deze principes, hoe meer kans het maakt. Hierna
staan enkele richtvragen die dit criterium verduidelijken.
• Is het interne veranderingsproces duurzaam aangepakt?
• Kregen de betrokken medewerkers inspraak in de aanpak van de realisatie?
• Kregen de betrokken medewerkers voldoende tijd om de realisatie aan te pakken?
• Verhoogt de realisatie de motivatie van de medewerkers op de dienstverlening?
• Is er door de realisatie meer kennisdeling binnen het team?
Spelregels voor De KUS- en Pak ze-wedstrijd - pag 4 van 5
•
•
•
Is de werkwijze duidelijker en transparanter en draagt die zo bij tot de
overdraagbaarheid van taken binnen de organisatie?
Mogen de medewerkers ook na de implementatie hun inbreng geven op de nieuwe
werkwijze?
Ervaren de medewerkers de nieuwe werking als positief?
Artikel 6. Prijsuitreiking
De prijsuitreiking zal plaatsvinden op de diensten zelf. Schepen De Regge en schepen Coddens
zullen op donderdag 30 november 2015 in de namiddag de awards uitreiken op de werkplek
van de winnende diensten.
Artikel 7. Inwerkingtreding (en duurtijd)
Deze spelregelstreden in werking op 06 juli 2017 en eindigt op 30 november 2017.
(einde reglement)
Spelregels voor De KUS- en Pak ze-wedstrijd - pag 5 van 5