Samenwerkingsverband Intergemeentelijke Sociale

Samenwerkingsverband
Intergemeentelijke Sociale
Recherche Voorne-Putten
Rozenburg, Goeree-Overflakkee,
Barendrecht-AlbrandswaardRidderkerk (ISR VPR-GO-BAR)
datum
14 oktober 2003
versie
2
Auteur(s)
I.Bodderij / M.W. Vallinga
Plan van Aanpak
Sector Welzijn Sociale Zaken en Werkgelegenheid
bezoekadres Raadhuislaan 106, 3201 EL Spijkenisse postadres Postbus 25, 3200 AA Spijkenisse
telefoon (0181) 69 69 69 fax (0181) 69 63 95 internet www.spijkenisse.nl
Inhoudsopgave
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Inleiding...................................................................................................... 3
Totstandkomingsprocedure ......................................................................... 4
Organisatie.................................................................................................. 4
Beleids- en besluitvorming .......................................................................... 7
Personeel .................................................................................................... 8
Automatisering............................................................................................ 9
Financiën ................................................................................................... 10
Communicatie ........................................................................................... 12
Samenwerkingsverband Intergemeentelijke Sociale Recherche
2
1. Inleiding
Dit plan van aanpak voorziet in kaderstellende uitspraken ten aanzien van de vormgeving van een intergemeentelijke sociale recherche voor het gebied Voorne-PuttenRozenburg (VPR), Goeree-Overflakkee(GO) en Barendrecht / Albrandswaard /
Ridderkerk (BAR).
Binnen dit kader worden het komende jaar de diverse organisatorische en fysieke
maatregelen gerealiseerd. Gekozen is voor een modulaire opbouw waarbij alle
elementen in steekwoorden aan bod komen.
Ter verantwoording
Het plan is tot standgekomen in het beleidsoverleg ISR, bestaande uit ambtelijke
vertegenwoordigers van de gemeenten Brielle, Hellevoetsluis, Ridderkerk, Oostflakkee
en Spijkenisse. Verslagen en conceptteksten zijn daarbij via e-mail eveneens voorgelegd aan de betrokken beleidsmedewerkers van de overige gemeenten en aan alle
sociaal rechercheurs.
3
sector Welzijn, Sociale Zaken en Werkgelegenheid
2. Totstandkomingsprocedure
Nadat in juni 2003 de intentieverklaring door de betrokken gemeentebesturen is
ondertekend, is op 22 augustus 2003 een startbijeenkomst georganiseerd waaraan alle
betrokken medewerkers hebben deelgenomen. Op deze bijeenkomst zijn de eerste
contouren neergelegd van een Intergemeentelijke Sociale Recherche (ISR).
In september / oktober 2003 zijn uitgangspunten geformuleerd op basis waarvan dit
plan van aanpak tot stand is gekomen.
Oktober / November 2003
Het plan van aanpak wordt via de aanwezige ambtelijke overleggen voorgelegd aan de
3 wethoudersoverleggen zoals deze bestaan op Voorne-Putten-Rozenburg (VPR),
Goeree-Overflakkee (GO) en bij Barendrecht, Albrandswaard, Ridderkerk (BAR).
Bij eventuele discussiepunten wordt een overleg van 3 wethouders (een uit elk van de
3 regio’s) gerealiseerd.
Oktober 2003
Het gerede plan wordt toegezonden aan alle college’s ter accordering. Hierbij wordt
aan de college’s verzocht de betreffende vakwethouder te mandateren de
samenwerkingsovereenkomst te ondertekenen.
November 2003
Na deze besluitvormingsronde wordt een gezamenlijke bijeenkomst belegd waar de
ondertekening van de samenwerkingsovereenkomst plaatsvindt.
Op deze bijeenkomst wordt tevens de stuurgroep samengesteld.
Het plan van aanpak wordt toegezonden aan het ministerie van Sociale Zaken en
Werkgelegenheid.
voor Maart 2004
De sociaal rechercheurs starten met de samenwerking op basis van het plan van
aanpak.
De verder benodigde maatregelen op personeel, financiëel, automatiserings- en
organisatorisch gebied worden voorbereid.
Voor Juli 2004
De werkplekken worden gerealiseerd. Bevoegdheden worden overgedragen aan de
gemeente Spijkenisse. De gezamenlijke uitvoering start (1 juli 2004).
Het overgangsregime van rechtspositie en arbeidsvoorwaarden is gereed.
De automatisering wordt geïmplementeerd.
Voor oktober 2004
Het detailprocesschema van Spijkenisse wordt geactualiseerd en ingericht op de
regionale toepassing.
Voor 1 januari 2005
Intergemeentelijke sociale recherche volledig gereed. Afstemming op
binnengemeentelijke processen wordt verfijnd.
Samenwerkingsverband Intergemeentelijke Sociale Recherche
4
3. Organisatie
3.1
Samenwerking
De gemeente Spijkenisse treedt als centrumgemeente op voor de regiogemeenten in
het samenwerkingsverband ISR. De betrokken bevoegdheden van de deelnemende
gemeenten worden hiertoe overgedragen aan de centrumgemeente Spijkenisse. Als
leidraad voor de over te dragen bevoegdheden wordt de stelling “taak volgt mens”
genomen.
3.2
Uitvoering
De uitvoering van de activiteiten vindt plaats onder leiding van een centraal aanspreekpunt, de coördinator van de sociaal rechercheurs. Als basis voor de vast te
stellen werkzaamheden van de rechercheurs in het samenwerkingsverband worden de
huidige werkzaamheden genomen welke middels een groeimodel uitgebreid/aangepast
kunnen worden (minimale variant).
De formele wijzigingen in de aanstellingen van de sociaal rechercheurs worden binnen
1 jaar gerealiseerd en omgezet naar de centrumgemeente van het samenwerkingsverband. Het feitelijk functioneren van de sociaal rechercheurs bij de centrumgemeente start op 1 juli 2004.
In de praktijk houdt dit in dat de samenwerking van de sociaal rechercheurs per
1 januari 2004 plaatsvindt op basis van het plan van aanpak en bestaat uit het samen
uitwerken van de concrete werkprocessen. De werkzaamheden van de sociaal
rechercheurs veranderen in eerste instantie niet. Veranderingen in de werkzaamheden
en werkwijze vinden plaats gedurende het jaar 2004.
5
sector Welzijn, Sociale Zaken en Werkgelegenheid
3.3
Gezagsstructuur
De sociale recherche wordt ondergebracht in de bestaande structuur van de gemeente
Spijkenisse binnen de hoofdafdeling Sociale Zaken en Werkgelegenheid.
B&W
DIRECTIE SECTOR WELZIJN
Directeur
sector Welzijn
adjunctdirecteur, tevens
hoofd Sociale Zaken en
Werkgelegenheid
hoofd uitvoering
1x coördinerend sociaal rechercheur
5x sociaal rechercheur
1/2 x administratieve ondersteuning
Samenwerkingsverband Intergemeentelijke Sociale Recherche
6
4. Beleids- en besluitvorming
4.1
Bestuurlijk
Op bestuurlijk niveau vindt informatie-uitwisseling plaats via de aanwezige kanalen /
wethoudersoverleggen per subregio (VPR / GO / BAR). Daarnaast wordt een
stuurgroep van wethouders (VPR / BAR / GO) samengesteld, welke voor de nodige
aansturing zal zorgen.
Een keer per jaar wordt een besluitvormende bijeenkomst belegd voor alle bestuurders
van de gemeenten. Op deze bijeenkomst wordt verantwoording afgelegd over het
afgelopen jaar en de plannen voorgelegd voor het volgende.
4.2
Ambtelijk
Het huidige overleg van de Beleidsgroep ISR dient als voorbereiding voor de beleidsvorming. Voorstellen worden via e-mail verspreid over alle gemeenten, waarna een
definitief stuk/standpunt/advies wordt geformuleerd. De contacten naar buiten toe
kunnen (mogelijke afspraken met het OM e.d.) eveneens worden behandeld in het
beleidsoverleg.
Ter ondersteuning van de in te richten stuurgroep wordt een hoofdenoverleg ingesteld.
4.3
Rapportages
De gemeente Spijkenisse kent de instrumenten managementsrapportages en
bestuursrapportages. Deze zullen eveneens gebruikt worden als instrument om
voortgangsrapportages van en over de sociale recherche te presenteren.
Het ligt daarbij in de rede om deze te gebruiken als input voor een regionaal overleg
over de voortgang.
7
sector Welzijn, Sociale Zaken en Werkgelegenheid
5. Personeel
5.1
Algemeen
Als basis voor de vast te stellen werkzaamheden van de rechercheurs in het samenwerkingsverband worden de huidige werkzaamheden genomen welke middels een
groeimodel uitgebreid / aangepast kunnen worden.
Het streefbeeld van de sociale recherche is de volgende vorm: 1 coördinator, 5 sociaal
rechercheurs en een 1/2 fte administratieve ondersteuning.
De coordinator functioneert als ‘meewerkend voorman’. De 1/2 fte administratieve
kracht zorgt voor de ondersteuning bij de werkzaamheden van de sociaal
rechercheurs.
De formele wijzigingen in de aanstellingen van de sociaal rechercheurs worden binnen
1 jaar gerealiseerd. Het feitelijk functioneren van de sociaal rechercheurs bij de
centrumgemeente start nadat de overgangsmaatregelen zijn genomen, i.c. bij de
formele start van het samenwerkingsverband op 1 juli 2004.
In de praktijk houdt dit in dat de samenwerking van de sociaal rechercheurs per
1 januari 2004 plaatsvindt op basis van het plan van aanpak. Dit zal o.a. bestaan uit
het samen vergaderen. De werkzaamheden van de sociaal rechercheurs veranderen in
eerste instantie niet. Veranderingen in de werkzaamheden en werkwijze vinden plaats
gedurende het jaar 2004.
De functie van meewerkend voorman is tijdelijk en wordt bekostigd op basis van de
tijdelijke subsidieregeling.
5.2
Arbeidsvoorwaarden
Een werkgroep vanuit de betrokken personeelsafdelingen beschrijft in het eerste
kwartaal van 2004 de verschillen/overeenkomsten in rechtspositie en
arbeidsvoorwaarden van de huidige sociaal rechercheurs. Zo nodig wordt een sociaal
plan vormgegeven waarin de overgang van het personeel naar Spijkenisse wordt
gerealiseerd.
5.3
Vervoer
Een apart punt vormt het vervoer. Zowel voor het werk-werk vervoer (van centrumgemeente naar uitvoeringsplek), als bij de uitvoering van de opsporingsactiviteiten is
snel en adequaat vervoer noodzakelijk. Gezien de (ligging van de) regio is hiervoor
alleen de auto geschikt. Nader onderzocht wordt welke constructie het meest adequaat
is (1e kwartaal 2004).
Samenwerkingsverband Intergemeentelijke Sociale Recherche
8
6. Automatisering
6.1
Keuze pakket
In het voorjaar van 2004 zal een vergelijking plaatsvinden tussen de 2 grote pakketten
FRIS en LIAAN. Op basis hiervan zal een keuze worden gemaakt. Aangezien tot nu toe
de sociaal rechercheurs van de gemeenten Hellevoetsluis, Spijkenisse en het
samenwerkingsverband Goeree-Overflakkee met het softwarepakket FRIS werken
heeft dit pakket een zekere voorsprong.
Er zal naar toegewerkt worden eenzelfde softwarepakket toe te passen voor het gehele
samenwerkingsverband. Naast het centrale punt zal de mogelijkheid aanwezig moeten
zijn om op locatie te werken.
Tevens zal een uitwisseling met de informatie uit de aanwezige uitkeringspakketten
plaats moeten kunnen vinden. In de ontwerp-fase wordt uitgegaan van een simultane
bediening vanuit 25 werkplekken. Hiermee wordt voldoende capaciteit gerealiseerd.
Deze maakt het mogelijk ook gebruikers van individuele gemeenten zo nodig
tegelijkertijd toegang te verlenen tot het systeem.
6.2
Applicatiebeheer
Het applicatiebeheer zal binnen de staande organisatie worden uitgevoerd door de
gemeente Spijkenisse.
6.3
Netwerkcapaciteit centrale gemeente
In het voorjaar van 2004 zal op basis van de vereisten van het te kiezen pakket een
netwerkanalyse plaats gaan vinden. Vooralsnog wordt rekening gehouden met enige
kosten van aanpassing van het netwerk.
9
sector Welzijn, Sociale Zaken en Werkgelegenheid
7. Financiën
7.1
Verantwoording
Bij de uitwerking van de begroting in dit plan van aanpak is bewust ervoor gekozen de
kosten maximaal in te ramen. Dit is gedaan, niet om zo duur mogelijk uit te komen,
maar om voldoende speelruimte te realiseren voor mogelijke tegenvallers.
De personele kosten zijn gebaseerd op het maximum van de functionele schaal.
Voor alle secundaire kosten van huisvesting, energie e.v. is uitgegaan van het in
Spijkenisse daarvoor gebruikelijke opslagpercentage.
Gezien het specifieke karakter zijn de vervoerskosten en de automatiseringskosten
afzonderlijk geformuleerd.
7.2
Kosten
Ten behoeve van de jaarlijkse verantwoording en kostenbepaling (t.a.v. rekening en
begroting), op basis van het (te ontwikkelen) rekenmodel maakt de gemeente
Spijkenisse een afrekening / begroting.
Een kort overzicht van de begroting ziet er als volgt uit, gebaseerd op de geleverde
informatie van alle gemeenten.
tot. kosten
subsidie
2003
2004
2005
2006
2007
€ 20.000,-
€ 760.988,02
€702.003,02
€ 692.206,02
€692.206,02
200.000,-
€90.000,-
€ 90.000,-
€0,-
€ 560.988,02
€612.003,02
€ 602.206,02
€692.206,02
bruidsschat
€ 626.386,91
€626.386,91
€ 626.386,91
€ 623.86,91
+/- saldo
- €65.398,89
- €14.383,89
-€24.180,89
€65.819,11
tekort
€20.000,€ 0,-
€
De totale kosten vertegenwoordigen de primaire structurele kosten voor het samenwerkingsverband ISR (i.o.). Deze kosten minus de subsidie geven zicht op het tekort
van het samenwerkingsverband ISR (i.o.). Dit tekort wordt aangevuld door wat in de
tabel de ‘bruidsschat’ wordt genoemd, het bedrag wat de gemeenten nu besteden aan
sociale recherche. Het saldo dat overblijft zijn de te verdelen kosten die op basis van
het aantal uitkeringen over de 13 gemeenten moeten worden verdeeld.
Door de rijkssubsidie is een budgettaire neutrale operatie mogelijk, zoals in bovenstaand overzicht is te zien. De “winst” in de eerste jaren dient hierbij gebruikt te
worden om onvoorziene tegenvallers te financieren en/of om eventuele kostenstijgingen in 2006 e.v. te compenseren. Meer en uitgebreide financiele informatie is in
de bijgevoegde begroting opgenomen.
7.3
Verdeelsleutel
De te ontwikkelen verdeelsleutel voor de kosten in het samenwerkingsverband wordt
gebaseerd op het aantal uitkeringen. De verdeelsleutel wordt berekend op basis van
een bijdrage per gemeente berekend aan de hand van de cliëntenaantallen Abw
Samenwerkingsverband Intergemeentelijke Sociale Recherche
10
(+Ioaw, Ioaz, WIK). Op termijn leidt dit tot een geleidelijke andere verdeling van de
lasten. In de periode t/m 2006 is volledige dekking van de kosten voorzien door
middel van subsidie +/+ huidige ramingen binnen de gemeenten.
Aangezien de cliëntenaantallen per gemeente jaarlijks schommelen is het noodzakelijk
een goed prognosemodel te hanteren. Aangezien hierbij ook de effecten van de
nieuwe Wet werk en bijstand meegenomen moeten worden, zal dit model pas in 2004
gerealiseerd kunnen worden.
7.4
Subsidiëring
In het kader van het oprichten van het samenwerkingsverband ISR heeft het
ministerie € 20.000,- toegekend ten behoeve van het uitwerken van dit plan van
aanpak inclusief een begroting.
Voor het opstarten van een samenwerkingsverband stelt het ministerie € 170.000,beschikbaar, waarbij een extra subsidie van € 45.000,- verkregen wordt omdat het
samenwerkingsverband binnen 1 arrondissement valt (tekst Tijdelijke
Stimuleringsregeling Intensivering en Controle Abw, 2003). Voor de uitvoering van
het plan is een totale subsidie mogelijk van € 400.000,-. Dit bedrag omvat de som van
de bovenstaande bedragen, met daarbij opgeteld € 55.000,- subsidie, structureel over
de jaren 2004-2005-2006, ten behoeve van de bruto salariskosten voor opsporing.
11
sector Welzijn, Sociale Zaken en Werkgelegenheid
8. Communicatie
8.1
Stroomschema
Uitgangspunt is de aanwezige driehoeksconstructie (VPR - GO - BAR), met speciale
aandacht voor de sociaal rechercheurs en de ondernemingsraad.
In principe wordt ieder concept voorbesproken in de beleidsgroep. Het conceptstuk
wordt vervolgens aan alle gemeenten gezonden (medewerkers en sociaal
rechercheurs). De beleidsgroep verwerkt elk commentaar.
De gerede stukken worden via de stuurgroep aan de wethoudersoverleggen
voorgelegd en vervolgens ter vaststelling aangeboden aan de colleges.
8.2
Procedure
Route van de stukken
Beleidsgroep - sociaal rechercheurs/beleidsmedewerkers/hoofden 13 gemeenten stuurgroep - 3 wethoudersoverleggen - colleges - raad - or.
zie ook totstandkomingsproces in hoofdstuk 2.
Samenwerkingsverband Intergemeentelijke Sociale Recherche
12