Vragenlijst evaluatiemodel samenwerkingsverbanden

versie juni 2015
vragenlijst bij white paper “Het geheim
van een succesvol samenwerkingsverband”
Vragenlijst evaluatiemodel
samenwerkingsverbanden
In de white paper ‘Het geheim van een succesvol samenwerkingsverband’
hebben wij het evaluatiemodel decentrale samenwerking geïntroduceerd.
Dit model, dat bestaat uit zes vlakken, biedt management en bestuur inzicht
in het functioneren van hun samenwerkingsverband.
Door: Michiel Hes en Vincent Sabee
Concreet is het evaluatiemodel als volgt vormgegeven:
tva
ard
igi
ng
totstandkoming
belanghebbenden
n
ele es
do biti
m
a
&
maatschappelijk
belang
rec
h
organisatieontwikkeling
operationele
capaciteit
legitimiteit
be
st
inb uurl
ed ijke
din
g
g
tin
ich
inr
Beantwoording van de volgende vragen geeft directie en bestuur
een indicatie van het functioneren van hun samenwerkingsverband en
van eventuele verbetermogelijkheden.
1
MAATSCHAPPELIJK BELANG
Doelen & ambities
Rechtvaardiging
●● Heeft het samenwerkingsverband een
helder en volledig beeld geformuleerd
van de waarde die het wil leveren
aan burgers en de samenleving?
●● Beschikt het samenwerkingsverband over een
rechtvaardiging — bijvoorbeeld in de vorm
van een businesscase — met een beschrijving
van de kwantitatieve én kwalitatieve
kosten en baten van het verband?
●● Is de centrale strategische propositie
(bijvoorbeeld operational excellence,
product leadership of customer
intimacy) duidelijk verwoord?
●● Fungeert de businesscase als levend
document om de veranderende omgeving en
taken van de organisatie weer te geven?
●● Zijn de centrale waarden (bijvoorbeeld
transparantie, klantvriendelijkheid
of integriteit) helder benoemd?
LEGITIMITEIT
Belanghebbenden
Bestuurlijke inbedding
●● Heeft het samenwerkingsverband
benoemd welke belanghebbenden bij
welke besluitvormingsprocessen en
consultaties moeten worden betrokken?
●● Zijn de rollen van opdrachtgever, eigenaar
en opdrachtnemer expliciet vastgelegd?
●● Koppelt het samenwerkingsverband
relevante ontwikkelingen over presteren en
functioneren terug aan die belanghebbenden?
●● Faciliteert het samenwerkingsverband
het verkrijgen van feedback van
alle belanghebbenden en pakt
het de verbeterpunten op?
●● Zijn de deelnemers rolvast, tonen
zij commitment en gaan zij op een
goede wijze met elkaar om?
●● Hebben de deelnemers hun
opdrachtgevende rol in hun eigen
organisatie ingebed (‘contramal’)?
●● Worden de betrokken volksvertegenwoordigers
actief geïnformeerd door het
samenwerkingsverband?
●● Is de P&C-cyclus van het
samenwerkingsverband afgestemd op
de P&C-cycli van de deelnemers?
●● Zijn er heldere afspraken gemaakt
over de dienstverlening door het
samenwerkingsverband?
●● Wordt de kostenverdeelsystematiek door
de deelnemers als rechtvaardig ervaren
en is deze eenvoudig te hanteren?
2
KokxDeVoogd — Vragenlijst evaluatiemodel samenwerkingsverbanden
OPERATIONELE CAPACITEIT
Totstandkoming
Inrichting - personeel
●● Wordt/is er (zo veel mogelijk) systematisch
en fasegewijs gewerkt aan de vorming
van het samenwerkingsverband?
●● Beschikken management en medewerkers van
het samenwerkingsverband over adequate
competenties (kennis, ervaring en gedrag)?
●● Wordt/is er van grof naar fijn gewerkt?
●● Stelt het samenwerkingsverband medewerkers
in staat zich aan te passen aan de
veranderende omgeving door bijscholing
en biedt het ruimte voor eigen initiatief?
●● Worden/zijn de fasen expliciet afgesloten
met een beslisdocument dat op het juiste
(bestuurlijke) niveau wordt / is vastgesteld?
●● Wordt/is er in de aanpak
rekening gehouden met:
—— de culturele, geografische en economische
oriëntatie van de deelnemers
—— de voorgeschiedenis van deelnemers met
samenwerking en eventuele conflicten
—— het karakter (vrijwillig vs. verplicht)
van de samenwerking?
Inrichting - ontwerp
●● Stelt het samenwerkingsverband de werk­
processen voor het vervullen van de ambitie van het samenwerkingsverband centraal?
●● Zijn (de grondslagen van) de processen van
de deelnemers op die van het samenwerkings­
verband afgestemd en vice versa?
●● Worden de werkprocessen centraal
beheerd en verder ontwikkeld door
het samenwerkingsverband?
●● Heeft het samenwerkingsverband een
‘sourcing-strategie’ voor de organisatie van
hulpmiddelen? Met andere woorden, is er
een duidelijke visie op ‘make, buy or ally’
van personeel, ICT, financiën, et cetera?
●● Is de gekozen rechtsvorm van het samenwerkingsverband het resultaat van een afweging tussen de aard van de taak, de motieven
voor en waarden achter de samenwerking?
●● Respecteren de OR en de WORbestuurder elkaars positie en geven zij
elkaar de ruimte om die in te vullen?
Inrichting - financiën
●● Heeft het samenwerkingsverband een
sluitend meerjarenperspectief?
●● Sluit het financieringsmodel aan op de
gekozen doelen, stimuleert het efficiency
en leidt het niet tot perverse prikkels?
●● Zijn de financiële middelen toereikend
om de gekozen doelen te behalen?
●● Is de P&C-cyclus dusdanig ingericht
dat het management in control is?
●● Is de managementinformatie passend,
op tijd, up-to-date en correct?
Inrichting - informatiemanagement
●● Beschikt het samenwerkingsverband
over een informatieprotocol waarin
staat beschreven welke partij wanneer welke informatie nodig heeft?
●● Is sprake van gedefinieerde en gedeelde semantiek (begripsomschrijving) tussen samenwerkingsverband en daarbij betrokken partijen?
●● Streeft het samenwerkingsverband voor
het functioneel en technisch beheer
zo veel mogelijk naar autonomie?
3
ORGANISATIEONTWIKKELING
●● Ontwikkelt het samenwerkingsverband
zich continu door een regelmatige
herijking op de zes vlakken met gebruik
van nieuwe gegevens en standpunten?
●● Wordt het samenwerkingsverband voldoende
bestuurlijke en organisatorische rust bij
het uitvoeren van gemaakte keuzen en het
herstellen van gemaakte fouten geboden?
●● Inspireert, mobiliseert, waardeert
en reflecteert het management
richting deelnemers, medewerkers
en andere belanghebbenden?
●● Zijn de voorwaarden voor (partiële)
toe- en uittreding proportioneel,
expliciet en bespreekbaar?
4
KokxDeVoogd — Vragenlijst evaluatiemodel samenwerkingsverbanden