model samenwerkingsovereenkomst

MODEL SAMENWERKINGSOVEREENKOMST
Artikel 1.
Naam, zetel en duur.
De samenwerking draagt de naam 1) …… in 2) ……, verder te noemen …… .
Het secretariaatsadres is 3) ……… .
De samenwerking is in beginsel voor onbepaalde tijd aangegaan.
Artikel 2.
Werkgebied.
1) is werkzaam binnen de grenzen van de provincie/gemeente …… . De provincie/gemeente is de hoogste instantie waartoe 1) ….. zich richt; dit evenwel met
uitzondering van het verwerven van subsidies. Indien de provincie/gemeente 2) … met
andere provincies/gemeenten een samenwerkingsverband aangaat ten aanzien van
werkvelden waarop de 1) … samenwerking betrekking heeft, dan is 1) … gerechtigd
overleg en samenwerking aan te gaan met soortgelijke organen in die andere
provincies/gemeenten.
Artikel 3.
Partners in de samenwerking.*
Partners in de samenwerking zijn de plaatselijke afdelingen van de
ouderenorganisaties ANBO, Unie KBO en PCOB, alsmede ……. Dat betekent dat de
vrijwilligers werkzaam in het bestuur van 1) …… leden zijn van een of meer der
genoemde bonden.
Elke partner is gehouden een vertegenwoordiger, alsmede een reservevertegenwoordiger aan te wijzen in het bestuur van 1) …… . De zittingstermijn van
een bestuurder is in beginsel drie jaar en herafvaardiging kan eenmaal plaatsvinden.
Artikel 4.
Doel en middelen.
1) …… heeft als doelstelling samenwerking te bevorderen door uitwisseling van
uitgangspunten en visies en bij gebleken overeenstemming gemeenschappelijk
optreden van partners ten opzichte van derden in het werkgebied, alsmede het
gezamenlijk uitvoeren van overeengekomen activiteiten ten behoeve van de partners,
resp. de individuele ouderen in het werkgebied. Samenwerking kan alleen betrekking
hebben op *) de oude statuten, of *) op de gezamenlijke uitvoering van activiteiten, of
*) op basis van beide aspecten, 4).
Model samenwerkingsovereenkomst
1
20-07-17
1) …… tracht dit doel te bereiken door o.a.:
- Het uitwisselen en afstemmen van visies omtrent gemeentelijk beleid en bij
overeenstemming van visies;
- Het kritisch volgen en becommentariëren van het gemeentelijk orgaan en van
organisaties van particulier initiatief;
- Het onderhouden van contacten met het gemeentebestuur, de gemeentelijke
organen, alsmede met organisaties met particulier initiatief in 2) ……, teneinde
gezamenlijk de belangen van de ouderen in deze gemeente te behartigen;
- Het opstellen en uitvoeren van overeengekomen activiteiten.
Dit onder erkenning van elkanders zelfstandigheid en met eerbiediging van elkanders
beginselen.
Artikel 5.
Financiën.*
Elke partner draagt de eigen kosten voor het samenwerkingsverband, met dien
verstande dat, als de samenwerkingspartners een eigen budget voor het
samenwerkingsverband nodig achten, de partners naar evenredigheid van het aantal
leden per 31 december bijdragen in de kosten van het samenwerkingsverband. In dat
geval geldt: het totale bedrag van de bijdragen wordt vastgesteld in het jaar
voorafgaande aan het jaar waarover de bijdrage is verschuldigd. Naast de bijdragen
van de partners kunnen gelden van derden worden verworven. Het dagelijks bestuur
van 1) …… zal voor de aanvang van een nieuw kalenderjaar een begroting opstellen
en aan het bestuur ter goedkeuring voorleggen.
Het dagelijks bestuur van 1) …… zal elk jaar een staat van baten en lasten over het
voorafgaande kalenderjaar opmaken en aan het bestuur ter goedkeuring voorleggen.
Voorafgaand aan de bestuurlijke besluitvorming hierover wordt er vanuit het bestuur
een kascommissie geformeerd die aan het bestuur advies uitbrengt. Het dagelijks
bestuur is gehouden aan de kascommissie alle door haar gewenste inlichtingen te
verstrekken en haar onverkort inzage in de boeken en bescheiden te geven
noodzakelijk voor een goede taakvervulling. De leden van de kascommissie mogen
geen deel uitmaken van het dagelijks bestuur van 1) …….
Zowel een overschot als een tekort wordt verrekend met de hierboven genoemde
bijdrage van de partners.
Model samenwerkingsovereenkomst
2
20-07-17
Artikel 6.
Bestuur.*
De vertegenwoordigers van de partners in 1) …… vormen het bestuur. Het bestuur
kiest uit zijn midden een dagelijks bestuur, bestaande uit een voorzitter, secretaris en
penningmeester, dat als agendacommissie optreedt. De voorzitter en de andere leden
van het dagelijks bestuur komen bij voorkeur uit de besturen van de verschillende
partners. De agendacommissie heeft tot taak de informatie van en naar de partners en
eventuele werkgroepen en commissies te coördineren, alsmede het voorbereiden,
beleggen en verslagleggen van vergadering te verzorgen. Kortom, het optimaal leiden
van de dagelijkse gang van zaken en het bevorderen van resultaatgericht handelen.
De agendacommissie komt tenminste maandelijks bijeen en het voltallig bestuur
tenminste tweemaal per jaar, of zoveel vaker als het dagelijks bestuur nodig acht.
1) …… kan in overleg met de partners, uit hun ledenbestanden, vertegenwoordigers
aanwijzen in externe organen. Bij het aanwijzen van vertegenwoordigers wordt
gekeken naar deskundigheid en bekwaamheid van de personen en wordt gestreefd
naar een redelijke spreiding over de partners.
Met de vertegenwoordigers wordt in goed overleg de te volgen werkwijze schriftelijk
vastgelegd. Van elke vertegenwoordiger wordt een nauwgezette taakwaarneming en
een behoorlijke terugkoppeling naar 1) ……. verwacht. Daarbij is het zonder meer
belangrijk en logisch dat vertegenwoordigers van de samenwerkende partners in het
bestuur van het samenwerkingsverband regelmatig ruggespraak hebben met het
bestuur van de eigen organisatie.
Artikel 7.
Werkgroepen en commissies.*
1) ……. kan werkgroepen of commissies instellen voor bepaalde concrete taken. Bij
de instelling wordt, in overleg, een schriftelijke taakopdracht vastgelegd en wordt een
termijn, van ten hoogste 6 maanden, gesteld waarbinnen een en ander afgerond dient
te zijn. Niet leden van partners kunnen slechts als adviseur bij werkgroepen en
commissies betrokken zijn.
Artikel 8.
Verantwoordelijkheid en rechtspersoonlijkheid.
De partners dragen de verantwoordelijkheid voor het in 1) …… gevoerde en te voeren
beleid. De landelijke c.q. achterliggende organisaties van de partners bezitten
rechtspersoonlijkheid en zijn ter zake bevoegd. Voor zover vereist is deze
bevoegdheid middels mandatering aan de partners verleend.
Model samenwerkingsovereenkomst
3
20-07-17
Artikel 9.
Werkwijze.*
In het kader van de belangenbehartiging zal 1) …… met vele –zeer verschillendeonderwerpen worden geconfronteerd. Het is de taak van de agendacommissie deze
onderwerpen op de agenda te plaatsen. Elke deelnemer zal schriftelijk het secretariaat
die onderwerpen doen toekomen, waarvan hij meent dat deze in het overleg- en
samenwerkingsverband in aanmerking komt voor kennisname of (nadere) uitwerking.
1) …… wordt gevormd door zelfstandige afdelingen van de partners, hetgeen inhoudt
dat die deelnemers niet per definitie vaste overeenkomstige uitgangspunten of
doelstellingen behoeven te hebben. Dat maakt de verhoudingen in het bestuur van 1)
…… niet vergelijkbaar met bijvoorbeeld die in een bestuur van een stichting of
vereniging. De vertegenwoordigers van de partners vertolken de mening van de
partner, horen de mening van collega’s en trachten gezamenlijk te komen tot een
eensluidend standpunt.
Bij het nemen van besluiten is het bereiken van consensus belangrijk. Indien geen
consensus bereikt kan worden ter zake van een bepaalde kwestie, wordt deze kwestie
met de aangevoerde argumenten voor en tegen ter nadere bestudering terugverwezen
naar de partners. De agendacommissie bepaalt of de kwestie opnieuw aan de orde
wordt gesteld.
De correspondentie en/of berichtgeving inzake de taken ex art. 4 wordt door 1) ……
gevoerd namens de partners en is als zodanig herkenbaar door ondertekening van
twee leden van het dagelijks bestuur van 1) …… .
De secretariaten van de partners ontvangen:
- de agenda met te bespreken stukken/onderwerpen,
- de verslagen der vergaderingen.
Artikel 10. Wijziging en beëindiging.
Wijziging of beëindiging van de overeenkomst kan alleen met instemming van de
afzonderlijke partners plaatsvinden.
Doen zich in de samenwerking ernstige problemen voor dan worden deze voorgelegd
aan een ad hoc in te stellen commissie van goede diensten die wordt samengesteld
uit de naast hogere geleding van de drie partners.
Model samenwerkingsovereenkomst
4
20-07-17
Beëindiging van deelname aan 1) …… dient schriftelijk te worden medegedeeld aan
het secretariaat van 1) …… en wel uiterlijk drie maanden vóór 1 januari van het
daaropvolgend jaar. Reeds aangegane financiële verplichtingen zullen door alle
partners worden gedragen. Bij algehele opheffing van het samenwerkingsverband
worden de financiële middelen en bezittingen verdeeld onder, of een financieel tekort
omgeslagen over, de deelnemers naar rato van het aantal leden op de laatste
teldatum van 1 januari daaraan voorafgaande.
Artikel 11. Aangaan van het samenwerkingsverband.
Met ingang van ……… zijn de plaatselijke afdelingen van ANBO, Unie KBO, PCOB en
…… dit samenwerkingsverband aangegaan.
Plaatsnaam/datum
Ondertekening
Model samenwerkingsovereenkomst
5
20-07-17
TOELICHTING
Verklaring der nummers:
1) naam samenwerkingsverband. Hier bij voorkeur invullen SWO … plaatsnaam …
SWO staat voor SamenWerkingsverband Ouderenorganisaties. Zo wordt het
gemakkelijker zichtbaar dat u het standaardmodel hanteert.
2) Plaats
3) (bijvoorbeeld:) gekoppeld aan het huisadres van de zittende secrataris
4) naar keuze: een van beide of beide kiezen
* de tekst geeft een keuzemogelijkheid aan.
* bij artikel 3:
De zittingsduur is in het model op drie jaar gesteld. Die termijn kan ook op twee of op
vier jaar gesteld worden. Dat is iets wat de partners ter plaatse kunnen bepalen.
Belangrijk is wel dat er een soort automatische doorstroming wordt voorzien door de
termijn niet te lang te maken en herafvaardiging slechts eenmaal als mogelijkheid te
bieden. Het is verstandig om een rooster van aftreden te maken zodat er over de
zittingstermijnen geen onduidelijkheid zal ontstaan.
* bij artikel 4:
In dit artikel kunt u een keuze maken waarop de samenwerking betrekking heeft. Het
kan zijn dat u reeds een samenwerking aangegaan bent die u nu wat wenst uit te
breiden, dan kunt u die hier benoemen. Het kan ook zijn dat u op lokaal niveau nieuwe
vormen van samenwerking wenst aan te gaan, dan kunt u hier aangeven wat u met de
samenwerking beoogt te bereiken.
* bij artikel 5:
De keuze van de verdeelsleutel voor de bijdrage die elk der partners aan de
samenwerking levert wordt sterk bepaald door de feitelijke omstandigheden ter
plaatse. In de tekst is genoemd de verdeelsleutel op basis van het aantal leden. Een
andere verdeelsleutel kan bijvoorbeeld zijn een vast basisbedrag voor alle partners
aangevuld met een bedrag op basis van ledentallen. Van belang is dat er duidelijkheid
vooraf bestaat over de gekozen optie en, indien er een relatie van ledentallen wordt
gelegd, op basis van welk jaar de berekening is gebaseerd.
Model samenwerkingsovereenkomst
6
20-07-17
* bij artikel 6:
Ten aanzien van de rol en positie van de voorzitter spelen een paar elementen een
rol. Enerzijds is er het belang van een ‘onafhankelijke’ voorzitter die zich neutraal kan
opstellen. Anderzijds is er het feit dat goede mensen moeilijk te krijgen zijn zodat het
uitsluiten van mensen omdat ze in een andere setting reeds een dagelijks
bestuursfunctie vervullen niet wenselijk is. Een mogelijkheid kan zijn om voor een
roulerend voorzitterschap te kiezen.
* bij artikel 7:
Ten aanzien van de in te stellen werkgroepen en commissies wordt in het model een
termijn genoemd van zes maanden waarbinnen de werkzaamheden afgerond moeten
zijn. Ook deze termijn is arbitrair en kan worden aangepast aan de eisen ter plaatse.
Het lijkt zinvol de werkgroepen geen onbepaalde tijdsduur te laten bestaan. Vanuit het
resultaatgericht handelen kan bij een beperkte opdracht en een beperkte tijdsduur van
de werkgroep de feitelijke samenstelling op een natuurlijke wijze telkens worden
aangepast aan de eisen van de vraagstelling.
* bij artikel 9:
Het lijkt verstandig om bij het onderdeel stemming geen besluitvorming bij
meerderheid op te nemen. De wil tot samenwerking dient behouden te blijven en moet
niet verworden tot een dwang tot samenwerking. Bij essentialia dient er een vetorecht
te zijn.
Model samenwerkingsovereenkomst
7
20-07-17