Slide 1

Effectieve bestuursleden
in de filantropische sector
prof.dr. Lucas C.P.M. Meijs
Charles T. Erkelens
ECSP Discussieavond 11-10-11
Vragen
•
•
•
•
•
•
•
wie zijn uw bestuursleden?
hoe vindt u die?
hoe selecteert u ze?
hoe ondersteunt u ze?
hoe maakt u er een team van?
hoe evalueert u ze?
hoe komt u er weer van af?
Bestuursleden / toezichthouders
• Herkenbaar zijn voor moreel
eigenaarschap
• Betrouwbaar zijn voor financiers
• Verstand hebben van de interne
organisatie
• Specialisten
Wat werkt – woord vooraf
• Effectiviteit hangt samen met resultaten
-> Impact -> meetbaarheid
• Beperkt onderzoek gedaan
• Herman/Renz:
– Effectiviteit is altijd een vergelijking
– Relaties tussen bestuur en org. effectiviteit is
aanwezig maar is onduidelijk
– Social Construct
• Groot aantal diverse NPO’s
Wat werkt
• Diversiteit
– ook in bedrijfsleven
– Gevaar van conflict
•
•
•
•
Gezamelijke visie
Strategische planning
Geinformeerde beslissingen
Zelf-evaluatie en evaluatie samenwerking
met management
Wat maakt niet uit
• Omvang bestuur
– Omvang organisatie maakt wel uit, maar
causaliteit?
• Aantal bijeenkomsten per jaar
– wel lagere managementsalarissen
Bijsluiter….
• De ‘burgers’ die verantwoordelijkheid nemen
voor civil society organisaties (bestuurder /
toezichthouder) zijn absoluut onder onderzocht
• Het ECSP doet onderzoek naar governance
Besturen / toezichthouders
• Vertegenwoordigen het belang van het
‘moreel eigenaarschap’ (visie / missie /
doelgroep) naar de organisatie
• Vertegenwoordigen het belang van de
financier naar de organisatie
• Vertegenwoordigen de organisatie naar
stakeholders waaronder ‘moreel
eigenaarschap’ en financiers
• Zorgen voor een goede uitvoering…
Besturen / toezichthouders
Zijn verantwoordelijk voor de
legitimiteit
van de organisatie
besturen als probleemgebied
• Besturen zijn net ouders van een kind van
twee jaar. Ze hebben wel de macht, maar
hebben ze ook de leiding?
• Waarom zijn over het algemeen
intelligente mensen als bestuurders vaak
ineffectief?
• Waarom moet je als bestuurder alles doen
dat anderen nalaten?
Bestuursleden selecteren
• Expertise?
• Netwerk?
• Vertegenwoordig
en financiers?
• Vertegenwoordig
en morele
eigenaren?
• Reputatie
bestuurslid?
• Persoonlijke
karakteristieken?
• Diversiteit?
• Professionele
achtergrond?
‘bestuur zwaarte’
• Simpel / simpel +
– Vrijwilligers en bestuurders vallen samen
– Een tot anderhalf programma
• Beleid
– Vrijwilligers en bestuurders kennen elkaar
– Commissie structuur
– Meerdere samenhangende programma’s
• Complex
– Vrijwilligers en bestuur kennen elkaar niet
– Losstaande programma’s
– Belangrijke rol directeur
© Scribner & associates.1991. Boards from Hell
Phantom Boards
•
•
•
•
•
Komen af en toe één á twee keer per jaar samen
Iedere vergadering andere leden
Introducties duren langer dan de vergadering
Zelden quorums
Leden slecht geinformeerd en ontvangen stapels papier
die ze niet lezen
• Lange discussies omdat leden niet voorbereid zijn
• Geografische Phantom Boards hebben leden die in het
hele land werkzaam zijn
• Executive committees vergaderen regelmatig en vormen
de echte leiders binnen de instantie
© Scribner & associates.1991. Boards from Hell
Phantom Boards: Wat te doen!
1.
2.
3.
4.
5.
Strategische planning
Verduidelijk bestuursfuncties
Verduidelijk functieomschrijvingen
Reorganiseer voordrachtscommissie
Start een advies raad
© Scribner & associates.1991. Boards from Hell
© Scribner & associates.1991. Boards from Hell
Microscope Boards
• Vergadertijd gaat grotendeels naar het identificeren van
organisatie problemen; men komt met weinig
oplossingen
• langdurige series trainingen geven weinig resultaat
• Veel tijd gaat naar het zoeken van oplossingen buiten de
groep om; men mist iemand om de problemen op te
losssen
• “Hadden we maar” is populair tijdens vergaderingen
• Ontwijkend gedrag brengt de groep dichter bij elkaar;
ondanks het disfuctioneren mag men elkaar graag
© Scribner & associates.1991. Boards from Hell
Microscope Boards: Wat te doen!
1.
2.
3.
4.
Verduidelijk bestuursfuncties
Geef toestemming voor leiderschap
Verduidelijk functieomschrijvingen
Zoek professionele hulp
© Scribner & associates.1991. Boards from Hell
© Scribner & associates.1991. Boards from Hell
Parrot Boards
Favoriet gekwetter (los, per paar of in harmonie):
• “We hebben dit eerder
gedaan en toen werkte
het niet”
• “Ik ken niemand”
• “Ik dacht dat jij dat moest
doen”
• “Hier is over gestemd
toen ik er niet was”
• “Hij doet nooit wat”
• “Zij doet nooit wat”
• “Je wilt dat ik wàt doe?”
• “Ik heb nooit gezegd dat
ik dat zou doen”
• “Jij moet dit doen”
• “Dit is me niet verteld
toen ik er bij kwam”
• “Laten we iemand
inhuren om dit te doen”
• “Dit gaat niet werken”
© Scribner & associates.1991. Boards from Hell
Parrot Boards: Wat te doen!
1.
2.
3.
4.
5.
Ga strategisch plannen
Check je statuten
Geef toestemming voor leiderschap
Verduidelijk bestuursfuncties
Update bestuurdershandleiding
© Scribner & associates.1991. Boards from Hell
© Scribner & associates.1991. Boards from Hell
Cheerleader Boards
• Oprichter wordt dominante CEO of Executive Director,
met een goede visie, maar wellicht slechte management
capaciteiten
• Bestuur en staf bejubelen de directeur
• Veel verschillende programma’s, vaak als reactie op
middelen, maar niet de organisatie missie
• Bestuur en staf meer gecommiteerd aan
organisatieleider dan aan organisatie doelen
• Symbolische commissies; beleidsbeslissingen
overgelaten aan directeur
• Directeur is vaak ook bestuursvoorzitter of andere
leidinggevende positie binnen het bestuur
© Scribner & associates.1991. Boards from Hell
Cheerleader Boards: Wat te doen!
1.
2.
3.
4.
5.
Ga strategisch plannen
Verduidelijk bestuursfuncties
Verduidelijk functieomschrijvingen
Geef toestemming voor leiderschap
Analiseer en werf
© Scribner & associates.1991. Boards from Hell
© Scribner & associates.1991. Boards from Hell
Deep Pocket Boards
• Bestuursleden worden alleen geworven
voor fondsenwerving
• Weinig commissies (anders dan
financieel) functioneren
• Veel afwezigheid onder bestuursleden
• Bestuursleden vertegenwoordigen de
organisatie nauwelijks in de gemeenschap
© Scribner & associates.1991. Boards from Hell
Deep Pocket Boards: Wat te doen!
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Verduidelijk bestuursfuncties
Reorganiseer voordrachtscommissie
Verduidelijk functieomschrijvingen
Analiseer en werf
Bepaal organisatie doelen
Start een advies raad
© Scribner & associates.1991. Boards from Hell
© Scribner & associates.1991. Boards from Hell
Boardettes
• Erg weinig bestuursleden
• een quorum houden kan in een telefooncel
• Meeste bestuursleden hebben zelfde
achtergrond
• Veel commissies bestaande uit 1 persoon
• Commissie roulette (iedereen in elkaars
commissies) is gebruikelijk
• Burn out onder bestuursleden komt vaak
voor
© Scribner & associates.1991. Boards from Hell
Boardettes: What to do!
1.
2.
3.
4.
Verduidelijk bestuursfuncties
Reorganiseer voordrachtscommissie
Analiseer en werf
Verduidelijk functieomschrijvingen
© Scribner & associates.1991. Boards from Hell
© Scribner & associates.1991. Boards from Hell
Boardellos
• Door eigen activiteiten van bestuursleden en door eigen
belang te plaatsen voor dat van de organisatie ontstaat
belangenverstrengeling
• Bestuursbeslissingen houden weinig rekening met
organisatiebeleid en werkelijke feiten
• Bestuursleden verschijnen onregelmatig op
vergaderingen
• Leden informeren zich zelf niet over belangrijke zaken
• Er zijn geen administratieve systemen die legale,
gepaste organisatie activiteiten garanderen
• Bestuursleden functioneren in andere besturen net zo
belabberd
© Scribner & associates.1991. Boards from Hell
Boardellos: Wat te doen!
1.
2.
3.
4.
Check je statuten
Verduidelijk bestuursfuncties
Bel een advocaat
Update bestuurdershandleiding
© Scribner & associates.1991. Boards from Hell
© Scribner & associates.1991. Boards from Hell
Bored boards
• Bestuursleden hebben geen idee van prestaties
• Weinig leden voeren speciale taken of projecten
uit
• Door “off site” vergaderen, weinig informatie of
clientcontact voor bestuur
• Stafleden en bestuur kennen elkaar niet en
zouden elkaar op straat zo voorbij lopen
• Meeste leden weten niet wat van ze verwacht
wordt
© Scribner & associates.1991. Boards from Hell
Bored boards: Wat te doen!
1.
2.
3.
4.
Geef een feestje!
Ga strategisch plannen
Bedank je bestuur eens
Bepaal organisatie doelen
© Scribner & associates.1991. Boards from Hell
© Scribner & associates.1991. Boards from Hell
Brainstorm boards
• Eenmaal gekozen in het bestuur ontvangen de
leden weinig tot geen training of oriëntatie
• Bestuursvoorzitter is gekozen (vaak in absentie)
zonder adequate positie beschrijving of
verduidelijking
• Managers weten vaak niet wat hun
verantwoordelijkheden zijn
• Bestuur/ staf rollen en verantwoordelijkheden
zijn onduidelijk
© Scribner & associates.1991. Boards from Hell
Brainstorm boards: Wat te doen!
1.
2.
3.
4.
5.
Verduidelijk bestuursfuncties
Geef toestemming voor leiderschap
Update bestuurdershandleiding
Reorganiseer voordrachtscommissie
Verduidelijk functieomschrijvingen
© Scribner & associates.1991. Boards from Hell
© Scribner & associates.1991. Boards from Hell
Tennessee Fainting Goat Boards
• Meeste of alle bestuursleden vallen om indien
gevraagd om dinerkaartjes te verkopen
• Meeste of alle bestuursleden vallen om indien
gevraagd om een controle goed te keuren
• Meerderheid bestuursleden krijgt duizelingen
indien gevraagd om de financiën te
verduidelijken
• Meeste bestuursleden vallen uit hun stoel als ze
worden gekozen tot het ambt
© Scribner & associates.1991. Boards from Hell
Tennessee Fainting Goat Boards:
Wat te doen!
1. Verduidelijk functieomschrijvingen
2. Update bestuurdershandleiding
3. Analyseer en werf
© Scribner & associates.1991. Boards from Hell
© Scribner & associates.1991. Boards from Hell
Mutant Ninja Board Members
• Het lijkt alsof ze je haten, de organisatie, je
klanten en de ochtendzon
• Ze verstoren vergaderingen
• Ze zijn zelfuitgeroepen “advocaten van de
duivel” (wat betekent “Ik kan jou dumpen, maar
jij mij niet, dus hier…)
• “Nee” is hun favoriete woord
• Ze zijn zo hinderlijk dat zelfs over hen wordt
gesproken als ze niet bij vergaderingen zijn
© Scribner & associates.1991. Boards from Hell
Mutant Ninja Board Members:
hoe met hen om te gaan?
1. Omhels hen, en laat ze dan alleen
2. Verplaats je vergadering naar een tijdstip
waarop ze niet kunnen
3. Creeer een spook bestuur en geef hen alle
verantwoordelijkheden
4. Huur ze in als staflid (dan mogen ze niet bij de
bestuursvergaderingen zijn
5. Zorg dat ze niet uit het bestuur gaan, want een
ander van hen vervangt diegene toch wel
6. Ze gaan weg bij gebrek aan aandacht
© Scribner & associates.1991. Boards from Hell
Andere besturen [1]
• Dart board: ‘gooien’ de schuld bij iedereen…
behalve bij zichzelf
• Checker boards: de spelers wisselen onderling
van taken en accepteren geen hulp van buiten
• Shuffle boards: iedere dag is weer een kans om
nieuwe leden te ontmoeten
• Surf boards: vergaderen op mooie
toevluchtsoorden. Verzetten weinig werk
• Bill boards: prachtige jaarrapporten. Heel veel
erkenning. Weinig werk
• Emergency boards: hebben scherpe randjes.
Strijk ze niet tegen de haren in
© Scribner & associates.1991. Boards from Hell
Andere besturen [2]
• Key boards: hier op spelen de organisatieoprichters
• Mortar boards: landelijk erkende leden met mooie titels en
initialen. Herkennen andere leden niet eens als ze er over
heen vallen
• Tote boards: focus op hoeveel geld is binnen gehaald,
maar kunnen je niet vertellen waarvoor het nodig is
• Side boards: houden van het opstarten van ad hoc
groepen om hun verantwoordelijkheden aan weg te geven
• Boogie boards: super feesten en heel veel plezier. Welk
werk?
• Ouija boards: Grote visionairs, maar hebben weinig te
zeggen over hoe daar te komen
© Scribner & associates.1991. Boards from Hell