`Vragenlijst impactanalyse basisregistratie personen` Word document

Impactanalyse basisregistratie personen
Taken/werkprocessen
Bij welke taken of in welke werkprocessen die uw organisatieonderdeel uitvoert worden er persoonsgegevens gebruikt?
Graag per taak aangeven of deze privaat- of publiekrechtelijk is (naar uw mening).
1. Instroom
1.1 Welke subjecten (personen) zijn voor de uitvoering van uw taken van belang?
1.2 Gaat het daarbij uitsluitend om personen die in de eigen gemeente zijn ingeschreven, of (ook) om personen die in andere gemeenten of in het buitenland
geregistreerd staan?
1.3 Op welke manier wordt het voor u kenbaar dat een nieuwe persoon aan uw bestand moet worden toegevoegd?
1.4 Als u te maken krijgt met een nieuwe persoon, hoe komt u dan aan de gegevens van die persoon?
1.5 Op welke wijze worden deze gegevens in uw bestand opgenomen?
2. Gebruik
2.1 Als de gegevens actueel (moeten) zijn:
a. Hoe en door wie worden ze geactualiseerd?
b. Vormt de verhuizing van een geregistreerde persoon voor u aanleiding om een bepaalde actie te ondernemen?
c. Bepaalt u zelf wanneer u opnieuw gebruik maakt van de gegevens of wordt dat bepaald door externe oorzaken?
2.2 Krijgt u wel eens informatie dat de gegevens van een bepaalde persoon (in de GBA) achterhaald zijn?
a. Uit welke bron(nen) krijgt u die informatie?
b. Gebruikt u in die gevallen de ‘nieuwe’ gegevens van uw informant of de ‘oude’ gegevens (uit de GBA)?
c. Signaleert u in deze gevallen aan afdeling Burgerzaken dat de gegevens van die persoon (mogelijk) gewijzigd zijn?
d. Blijkt de informatie over de gewijzigde gegevens doorgaans correct te zijn?
3. Uitstroom
3.1 Wanneer (om welke reden) verliest een geregistreerde persoon voor u zijn relevantie?
3.2 Worden de gegevens van een niet meer relevante persoon uit het systeem verwijderd?
Zo nee, waarom niet?
4. Systeem en autorisatie
4.1 Met welk softwarepakket en/of met welke database worden de persoonsgegevens voor uw uitvoerende taken vastgelegd?
4.2 Wie is/zijn bevoegd om in uw database persoons- of adresgegevens te wijzigen of te verwijderen?
4.3 Wie is/zijn bevoegd om in uw database persoons- of adresgegevens te raadplegen?
Wat is (zijn) de daarbij gebruikelijke zoekingang(en)