Van idee naar subsidiabel projectplan

FINALEDAG 3-2-1-CO! ZORGT VOOR VERRIJKTE INNOVATIEVE IDEEËN
Van idee naar subsidiabel projectplan
Door: Martine van Dijk A+O fonds Gemeenten / Fotografie: Kees Winkelman
Op 26 maart 2015 vond voor de tweede keer de finaledag van
3-2-1-Co! plaats. Van alle ingediende vernieuwende ideeën,
werden er tien uitgeroepen tot winnaar. Naast ondersteuning
van TNO om hun idee tot subsidiabel projectplan te
ontwikkelen, kregen zij de kans om op deze dag het idee nog
verder te verrijken. Maar dat was niet alles, zij maakten ook
kans op de jury- of publieksprijs. Naast tien zeer enthousiaste
winnaars, die na een hele dag creatief denken en brainstormen,
hun ideeën nog verder uitgewerkt en verrijkt hadden, waren
er uiteindelijk drie winnaars: Deventer won de juryprijs,
Schiedam en Overbetuwe gingen er vandoor met de
publieksprijs. Het A+O fonds spreekt ze over hun idee, de
ontwikkelingen en de meerwaarde van 3-2-1-Co!
BELANG
Ilse Heitling en Femke van Workum van de gemeente Deventer
wijden het ontstaan van hun idee aan de veranderingen in de
manier waarop het werk georganiseerd en bemenst wordt.
“De traditionele functiestructuur wordt steeds meer losgelaten.
Waar we voorheen vastzaten aan een werkpakket, zien we dat
we steeds meer werken in een netwerk. We willen steeds
meer ruimte voor de ontwikkeling van medewerkers en
zodoende zetten we steeds meer in op het gebruik van
talenten op losse projecten. Dit vraagt durf en openheid
van de medewerkers van de organisatie. Het inzetten van
GEMEENTE DEVENTER
TALENTENBANK
Het opzetten van een platform waar op een andere manier
de match wordt gemaakt tussen vraag en aanbod, namelijk door
middel van talenten. Medewerkers maken hun talenten kenbaar
aan de hand van labels/kernwoorden en opdrachtgevers geven bij
werkzaamheden aan welke talenten zij daarvoor nodig hebben.
Talenten van medewerkers, en dat kan van alles zijn, zijn de
uitgangspunten voor het maken van een match. De Talentenbank
maakt de beschikbare (en soms verborgen) kwaliteiten in de
organisatie op een hele andere manier inzichtelijk en dat biedt
medewerkers de kans om in aanmerking te komen voor andere
werkzaamheden. Opdrachtgevers stellen de kwaliteiten die nodig
zijn voor de werkzaamheden en de beschikbare talenten centraal.
je talent geeft medewerkers enorm veel energie en zorgt
voor betere resultaten.” Daphne Kunst van de gemeente
Schiedam beaamt dit: “De samenleving verandert, daardoor
verandert de rol van de overheid en van ons als organisatie
ook. Dat vraagt een andere manier van werken. Het is als
medewerker dan ook veel belangrijker hoe jij je ontwikkelt,
dan of jij je werkafspraken nakomt in deze steeds meer
dynamische maatschappij. Een gesprekscyclus zou zich dan
ook veel meer moeten richten op jouw ontwikkeling, hoe je
daarmee omgaat en wat je daarvoor nodig hebt.”
Ilse Heitling: “De samenleving verandert, daardoor verandert
de rol van de overheid en van ons als organisatie ook. Dat vraagt
een andere manier van werken.”
VERANDERENDE MAATSCHAPPIJ
Deze ontwikkelingen hebben ook geleid tot het idee van de
gemeente Overbetuwe. Marjon Stellingwerf: “Er ontstaan
steeds meer burgerinitiatieven. Wat we nu vaak zien is dat
een burger met een goed idee naar de gemeente stapt.
De gemeente vervalt vaak in regels en mitsen en maaren.
Het idee wordt door de gemeente opgepakt, maar de burger
is vervolgens niet meer betrokken. Dit moet anders.” Het idee
van Overbetuwe is dan ook gebaseerd op de veranderende
rol van de burger. “Als een burger met een goed idee naar de
gemeente komt, moeten we hem helpen om het idee verder
GEMEENTE OVERBETUWE
SNELKOOKPAN
Het ondersteunen van initiatieven vanuit de samenleving door
gezamenlijk een bepaald initiatief op te pakken en deze een
‘jumpstart’ te geven door alle betrokken partijen er gelijktijdig
aan te laten werken in een sessie. We willen medewerkers in
de hele keten bewust maken van en leren om te gaan met de
nieuwe verhouding overheid-samenleving. Het resultaat van
de snelkookpan is dat de initiatiefnemers aan de slag kunnen
en weten wie ze wanneer en waarvoor bij hun initiatief kunnen
betrekken. Voor onze medewerkers ook interessant in het kader
van persoonlijke ontwikkeling. De initiatiefnemer is aan zet!
te ontwikkelen. Dit kunnen we niet alleen, dus schakelen
we hulp in van verschillende partijen. Met elkaar zorgen we
ervoor dat we verder kunnen met het idee, dit geeft energie
en zorgt ervoor dat iedereen betrokken is.”
ENTHOUSIASME IN DE ORGANISATIE
Niet alleen de idee-indieners zijn enthousiast over het idee.
Marjon Stellingwerf: “De burgemeester, gemeentesecretaris
en directie zijn enorm enthousiast over het idee.
De ‘snelkookpan’ is onderdeel van het traject wat wij als
gemeente doorlopen om bewustwording te creëren van de
veranderende positie die wij als organisatie innemen in de
maatschappij. Dit zorgt voor draagvlak. Door het succes wil
iedereen meedoen en deze flow willen we graag vasthouden
en overbrengen op de burgers. Dit is een unieke kans om de
afstand tussen de gemeente en de burger te overbruggen en
de goede ideeën van burgers te omarmen.”
Ook in Deventer zijn ze enthousiast. “Er wordt al gevraagd
wanneer de talentenbank van start gaat. De directie en
gemeentesecretaris zijn positief, het is goed voor de
ontwikkeling van zowel de organisatie als de medewerker.
Om het voor iedereen een succes te laten worden, is het heel
belangrijk dat we het management meenemen, faciliteren en
alle vragen beantwoorden. Drempels zijn vaak tijd, regels en
GEMEENTE SCHIEDAM
NIEUWE GESPREKSCYCLUS
Een nieuwe gesprekscyclus, waarbij geen afspraken meer worden
gemaakt over werkinhoud en resultaten, maar waarbij medewerkers
zelf verantwoordelijk worden voor hun eigen ontwikkeling.
Was een overheidsmedewerker binnen Schiedam vroeger een expert
op inhoud met het monopolie op kennis, nu is hij de verbinder en
netwerkpartner die weet wat er speelt in de samenleving en
hierop in meerdere rollen kan anticiperen. Deze verandering
willen we ook doorvoeren binnen onze gesprekscyclus! De focus
moet volgens ons veel meer komen te liggen op de (door)
ontwikkeling van bewustzijn in plaats van op resultaten op
werkinhoudelijk vlak. Wat wil de medewerker ontwikkelen, wat
gaat hij daarvoor doen en hoe kunnen we hem daarin faciliteren?
Marjon Stellingwerf: “De
gemeente
vervalt vaak in regels en mitsen
en
maaren.”
Marjon Stellingwerf
budget. Deze drempels willen wij wegnemen en managers
faciliteren om dit te kunnen gaan doen.”
PILOT IN SCHIEDAM
In Schiedam wordt binnenkort al een pilot gestart.
Vijf managers gaan met hun teams starten met een
gesprekscyclus gericht op ontwikkeling in plaats van op
het inhoudelijk werk. Na een halfjaar wordt er geëvalueerd.
De uitdaging is vooral de manier van gespreksvoering.
Daphne Kunst: “Het is vaak gemakkelijker een gesprek aan
te gaan over het werk wat je moet doen en hebt gedaan dan
over de vraag hoe je je wilt ontwikkelen en wat je daarvoor
nodig hebt. Daarvoor zijn vier niveaus van bewustwording
benoemd, die feitelijk allemaal voor zich spreken. Dat zijn:
zelfbewustzijn, sociaal bewustzijn, omgevingsbewustzijn en
vakbewustzijn. Wij ondersteunen de managers in het proces
om daarover een goed gesprek te voeren en met de vraag
hoe zij medewerkers kunnen faciliteren om regie te
nemen op hun eigen ontwikkeling. In de pilotfase hebben
medewerkers zelf de keuze of zij voor de oude of de nieuwe
vorm van de gesprekscyclus kiezen, uit de evaluatie zal
blijken hoe zij dat ervaren hebben.”
ONTWIKKELINGEN IN SNELTREINVAART
Alle tien de ideeën zullen, met ondersteuning van TNO en het
A+O fonds Gemeenten, uitgewerkt worden tot een projectplan
die ingediend kan worden voor de subsidieregeling
Daphne Kunst: “We willen
medewerkers laten zien
dat ze meer
volwassen worden
benaderd.”
Daphne Kunst
Innovatieve projecten. En de ontwikkelingen gaan snel. Waar
Schiedam een pilot start, willen ze daarnaast met TNO aan
de slag met kansen en bedreigingen.
Daphne Kunst: “We willen medewerkers laten zien dat ze
meer volwassen worden benaderd en in de gelegenheid zijn
om eigen verantwoordelijkheid te nemen voor ontwikkeling
en groei. Samen met TNO willen we kijken hoe we dat het
beste vorm kunnen geven.”
Gemeente Overbetuwe wil vooral de details verder uitwerken.
“Het is van belang om de juiste aspecten die een rol spelen
mee te nemen in het spel. Wat en wie hebben we daar allemaal
voor nodig en wat komt er allemaal bij kijken? Maar ook
willen we nadenken over het cultuuraspect: Hoe krijgen we
medewerkers en burgers mee? Iedereen wil graag meedoen,
maar binnen de organisatie moet dit uiteraard goed
gefaciliteerd worden.”
MEERWAARDE 3-2-1-CO!
Ook Deventer is druk bezig met de uitwerking van het
idee. TNO biedt Deventer een aantal goede inhoudelijke
voorbeelden: “Er bestaan al verschillende initiatieven die
raakvlakken hebben met de talentenbank die wij willen
ontwikkelen. Deze kunnen we goed gebruiken. We gaan, in
samenwerking met TNO, vier brainstormsessies organiseren
om het idee verder vorm te geven. Er komen zelfs collega’s
uit andere gemeenten die mee willen denken. Soms omdat
zij ook al een soortgelijk project hebben, anderen omdat
ze het ook willen gaan ontwikkelen”, vertellen Femke
en Ilse. Daarnaast is het natuurlijk belangrijk om nog
meer draagvlak in de organisatie te creëren: “Er zijn twee
elementen heel belangrijk bij dit idee. De technische kant
-het systeem-, maar ook de organisatieverandering. Hoe
zorgen we ervoor dat er commitment ontstaat en men er
werkzaamheden op gaat plaatsen? En hoe zorgen we ervoor
dat medewerkers hun talenten gaan benoemen? Dit gaan we
in de brainstormsessies bespreken.”
3-2-1-Co! heeft een grote bijdrage geleverd aan de
ontwikkelingen in Deventer. “Door mee te doen aan 3-2-1Co! moesten we doorpakken. Tijdens de finaledag vielen alle
puzzelstukjes samen en hebben we enorm veel leuke en
nuttige contacten opgedaan met andere gemeenten die mee
willen denken. We denken dat we zonder 3-2-1-Co! nooit
zover waren gekomen met ons idee. Het heeft gezorgd voor
een versnelling, commitment en draagvlak.”
MOOIE TOEKOMST
Nadenken over de toekomst doen ze allemaal. In Deventer
zelfs heel concreet: Elke medewerker heeft straks
gemiddeld twee tags (talenten), in totaal voor de gemeenten
zijn dat 1600 tags. “Daarna willen we natuurlijk een
succesvolle match, met als gevolg dat anderen gaan zeggen:
dat wil ik ook!“, zegt Femke van Workum. “We hebben een
platform waar we succesverhalen van de organisatie delen,
juiste matches komen hier ook op te staan”, vult Ilse Heitling
aan. Zoals het er nu naar uitziet, gaat de Talentenbank eind
2015 online.