Gender- en diversiteitsplan
advertisement
Gelijkekansen- en diversiteitsplan 2006 Naam van de entiteit: Flanders Investment and Trade Datum van indiening: 1 juni 2006 Timing: - actieplan voor periode 01/06/2006 tot 31/05/2007 - cijfergegevens op basis van de situatie op 31/12/2005 1. Beschrijving van de entiteit 1.1. Algemene coördinaten Naam van de organisatie: Flanders Investment and Trade (EVA) Adres: Gaucheretstraat 90, 1030 Brussel Contactpersoon gelijkekansen- en diversiteitsplan: Naam: Charlene Vanopbroeke Functie: adviseur internationaal ondernemen Administratie/afdeling: internationaal ondernemen Adres: Bollebergen 2B, bus 11, 9052 Gent (Zwijnaarde) Telefoon: 09 221 80 51 Fax: 09 222 03 51 E-mail: [email protected] 1.2. Personeelsbestand (situatiebeschrijving op 31/12/2005) Cijfermatige beschrijving van het personeelsbestand De onderstaande cijfers gelden voor het personeel in Vlaanderen. Het buitenlands netwerk wordt hier buiten beschouwing gelaten wegens het niet representatieve beeld dat dit anders zou geven. Deze personeelsleden hebben wegens de specificiteit van hun functie namelijk een eigen statuut, zijn allen hoger opgeleid en er is in deze functie geen doorstroom mogelijk. Ook wordt in het buitenland gedeeltelijk met “allochtonen” gewerkt, maar dat zijn dan uiteraard wel inwoners van het desbetreffende land. (Geregistreerde) personen van allochtone afkomst: 0 (Geregistreerde) personen met een arbeidshandicap: 0 Statutaire personeelsleden Aantal mannen niveau A: 29 Aantal vrouwen niveau A: 15 Aantal mannen niveau B: 6 Aantal vrouwen niveau B: 9 Aantal mannen niveau C: 17 Aantal vrouwen niveau C: 22 Aantal mannen niveau D: 5 Aantal vrouwen niveau D: 21 Contractuele personeelsleden Aantal mannen niveau A: 17 Aantal vrouwen niveau A: 13 Aantal mannen niveau B: 2 Aantal vrouwen niveau B: 3 Aantal mannen niveau C: 1 Aantal vrouwen niveau C: 7 Aantal mannen niveau D: 6 Aantal vrouwen niveau D: 16 Leeftijdscategorieën <= 24: 4 25-29: 22 30-34: 23 35-39: 25 40-44: 40 45-49: 29 50-54: 22 55-59: 19 >= 60: 5 Voltijds/deeltijds Mannen voltijds: 78 Vrouwen voltijds: 73 Mannen deeltijds: 5 Vrouwen deeltijds: 33 Beschrijving van het personeelsbestand in woorden Qua verdeling mannen-vrouwen is er over de volledige organisatie genomen een quasi evenwicht, maar een ondervertegenwoordiging van vrouwen in niveau A (46 mannen tegenover 28 vrouwen). Er is tevens een sterke oververtegenwoordiging van vrouwen in niveau D (37 vrouwen tegenover 11 mannen; zie verderop voor wat de specifieke oorzaak van deze situatie betreft). Wat allochtonen en personen met een handicap betreft, dient er nog een nulmeting te gebeuren. Op dit ogenblik zijn er in elk geval in geen enkel niveau personeelsleden waarvan het geregistreerd is dat ze tot deze doelgroepen behoren. Het grootste gedeelte van de personeelsleden binnen Flanders Investment and Trade is gesitueerd in niveau A (74 op een totaal van 189). Daarna komen niveau D (48 personeelsleden) en niveau C (47 personeelsleden). Niveau B is met 20 personeelsleden het minst vertegenwoordigd. De leeftijdsstructuur vertoont een vrij evenwichtig beeld. De overgrote meerderheid van de personeelsleden die deeltijds werken zijn vrouwen (33 op een totaal van 38). 1.3. Overlegorganen Werkgroep gender en diversiteit Momenteel bestaat er binnen Flanders Investment and Trade geen werkgroep gender en diversiteit. De emancipatieambtenaar overlegt wel op regelmatige basis met de verantwoordelijke voor de afdeling personeel en facility management (die tevens verantwoordelijk is voor het aspect opleiding) en het diensthoofd personeel binnenland. Op deze manier wordt in onderling overleg bekeken welke acties opportuun en haalbaar zijn. Andere overlegorganen Het gender- en diversiteitsplan 2005-2006 werd ter goedkeuring voorgelegd aan de leden van het afdelingsoverschrijdend overleg (AOO). Dit is de naam van het managementorgaan binnen Flanders Investment and Trade, aangezien de instelling op dit ogenblik (nog) niet over een directiecomité beschikt. Het AOO bestaat uit de gedelegeerd bestuurder, het afdelingshoofd internationale handel, de verantwoordelijke voor de afdeling investeren, de verantwoordelijke voor de afdeling financiën en IT, de verantwoordelijke voor de afdeling personeel en facility management, het diensthoofd communicatie en het diensthoofd acties. 1.4. Huidig personeelsbeleid Wervings- en selectiebeleid Flanders Investment and Trade organiseerde in 2004-2005 voor kandidaten die geslaagd waren bij de aanwervingsexamens van het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap bijkomende selectieproeven voor statutaire aanwerving op niveau A, B en C. In deze bijkomende selectieproeven werd vooral gepeild naar die competenties die belangrijk zijn om optimaal te functioneren binnen de organisatie, namelijk een uitgebreide talenkennis, flexibiliteit, klantgerichtheid en teambuilding. De opsplitsing mannen-vrouwen bij de in 2005 afgeronde wervingsexamens laat een verbetering zien op het vlak van instroom van vrouwen in niveau A. Geslaagden wervingsexams Aantal geslaagde mannen in niveau A: 2 Aantal geslaagde vrouwen in niveau A: 8 Aantal geslaagde mannen in niveau B: 8 Aantal geslaagde vrouwen in niveau B: 2 Aantal geslaagd mannen in niveau C: 2 Aantal geslaagde vrouwen in niveau C: 4 In 2005 werd tevens de laatste hand gelegd aan de opstelling van een nieuw competentiewoordenboek op basis van het oude competentiewoordenboek van Export Vlaanderen, het competentiewoordenboek van het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap en dat van de Federale Overheid, rekening houdend met de specifieke opdracht van Flanders Investment and Trade. Onthaalbeleid Nieuwe personeelsleden ontvangen bij hun indiensttreding een uitgebreide informatiemap om hen wegwijs te maken bij Flanders Investment and Trade, opgesteld door de communicatiedienst in samenwerking met de afdeling personeel en facility management. In deze informatiemap wordt ook melding gemaakt van het bestaan van een emancipatieambtenaar en interne vertrouwenspersoon rond pesten op het werk en uitgelegd waarvoor men bij deze persoon terecht kan, alsook van het feit dat men daarnaast ook terecht kan bij de externe organisaties Spreekbuis en Limits. Vormingsbeleid Opleiding was in 2005 een prioritair aandachtspunt voor Flanders Investment and Trade. Zo werd onder meer een opleidingstraject rond samenwerken opgezet via een projectgroep teambuilding en een interactief bedrijfstoneel georganiseerd. Dit traject overschrijdt de verschillende afdelingen en niveaus. Opleiding wordt bij voorkeur nooit op een woensdag georganiseerd omdat veel personen die deeltijds werken (vooral vrouwen) die dag thuis zijn. In totaal hebben in 2005 138 mannen en 110 vrouwen deelgenomen aan opleiding. Doorstroombeleid Alle vacatures binnen de eigen organisatie en binnen de Vlaamse overheid worden via de intranetsite bekendgemaakt naar alle personeelsleden toe. Om de doorstroming te bevorderen krijgen alle personeelsleden die aan een bevorderingsexamen deelnemen de kans om uitgebreide opleiding te volgen. De opsplitsing mannen-vrouwen bij de in 2005 georganiseerde loopbaanexamens laat een verbetering zien op het vlak van de doorstroom van vrouwen, zowel van niveau C naar niveau B als van niveau D naar niveau C. Geslaagden loopbaanexamens Aantal geslaagde mannen in niveau B: 3 Aantal geslaagde vrouwen in niveau B: 6 Aantal geslaagde mannen in niveau C: 0 Aantal geslaagde vrouwen in niveau C: 3 Combinatiebeleid Op het vlak van de combinatie werk-privé is het bijzonder flexibele uurrooster, met glijtijden ’s morgens tussen 7 en 10 uur en ’s avonds tussen 16 en 20 uur een troef. Daarnaast neemt Flanders Investment and Trade een zeer flexibele houding aan op het vlak van deeltijds werken en loopbaanonderbreking, ook voor wat de personeelsleden in de hogere niveaus betreft. Tevens wordt bij het plannen van vergaderingen en communicatiesessies naar het personeel toe zoveel mogelijk rekening gehouden met mensen die deeltijds werken. Voor wat kinderopvang tijdens de schoolvakanties betreft, heeft Flanders Investment and Trade een protocol afgesloten met het minsterie van de Vlaamse Gemeenschap, zodat personeelsleden van Flanders Investment and Trade eveneens gebruik kunnen maken van deze opvang, zowel in Brussel als in de provincies. Van deze mogelijkheid tot kinderopvang wordt tot nu toe door de personeelsleden maar weinig gebruik gemaakt, maar Flanders Investment and Trade kiest er in elk geval voor om deze mogelijkheid verder te blijven aanbieden. 1.5. Audit Er werd tot nu toe nog geen audit in het kader van het diversiteitsbeleid afgenomen. De instelling nam in 2005, in samenwerking met het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, wel deel aan de enquête van de KULeuven over welzijn op het werk. Tevens werd de emancipatieambtenaar bevraagd in het kader van de interne audit van het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap. 1.6. Evaluatie gender- en diversiteitsbeleid Voor de periode 01/06/2005 tot 31/05/2006 werd door de verantwoordelijke voor de afdeling personeel en facility management en het diensthoofd personeel binnenland in overleg met de emancipatieambtenaar beslist om geen gender- en diversiteitsplan in te dienen. Dit wegens het feit dat de afdeling personeel en facility management zich genoodzaakt zag om op het vlak van tijdsbesteding prioriteit te verlenen aan de administratieve en juridische aspecten van het personeelsbeleid. Dit had te maken met de onderzoeken die opgestart werden door het Rekenhof en door de dienst interne audit van het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap. Deze onderzoeken zijn ondertussen afgerond en hebben aanleiding gegeven tot verschillende opmerkingen, waarvoor door de afdeling personeel en facility management een verbeteringstraject is ingezet. Aangezien deze verschillende aandachtspunten ook voor de periode 01/06/2006 tot 31/05/2007 veel tijd en werk zullen vragen van de afdeling personeel en facility management, heeft Flanders Investment and Trade er voor geopteerd om voor deze periode weliswaar een gender- en diversiteitsplan in te dienen, maar om dit beperkt te houden tot een aantal prioritaire zaken. 2. Gelijkekansen- en diversiteitsplan 2006-2007 Thematiek en problematiek Flanders Investment and Trade vertrekt vanuit het standpunt dat de aanpak van de gender- en diversiteitsproblematiek een veranderingsproces inhoudt waarmee een cultuurverandering dient gepaard te gaan. De organisatie is van oordeel dat dit het best kan worden gerealiseerd via een geïntegreerde benadering of mainstreaming. Het gender- en diversiteitsplan concentreert zich op de groepen mannen-vrouwen, personen van allochtone afkomst en personen met een arbeidshandicap. Voor de groep mannen-vrouwen is er over de hele organisatie een evenwicht, maar een ondervertegenwoordiging van de vrouwen in niveau A en in het buitenlands netwerk. Er is een oververtegenwoordiging van vrouwen in niveau D. Wat allochtonen en personen met een handicap betreft kan er, hoewel hiervoor nog een nulmeting dient te gebeuren, worden gesteld dat allochtonen en personen met een arbeidshandicap momenteel op alle niveaus niet of nauwelijks vertegenwoordigd zijn binnen de organisatie. Oorzaken van de geschetste situatie Door de vrij hoge werkdruk bij Flanders Investment and Trade zijn vrouwen vermoedelijk minder geneigd om de overstap naar niveau A te willen maken. Ook een functie in het buitenland schrikt veel vrouwen af. De oververtegenwoordiging van vrouwen in niveau D heeft vooral te maken met de verplichte overname in 2003 van personeelsleden van de vroegere Belgische Dienst voor de Buitenlandse Handel. Veel van deze functies, die bij de Belgische Dienst voor de Buitenlandse Handel in het niveau E gesitueerd waren en door Flanders Investment and Trade ingeschaald werden als niveau D, zijn uitdovend. De personeelsleden die in niveau E overgekomen zijn waren voor het overgrote gedeelte vrouwen van een al wat meer gevorderde leeftijd. Voor allochtonen en personen met een arbeidshandicap is het probleem dat Flanders Investment and Trade vooral medewerkers in de hogere niveaus nodig heeft en dat nieuwe aanwervingen vooral in deze niveaus gebeuren, terwijl het aanbod van werknemers in deze niveaus in deze doelgroepen eerder beperkt is. Oplossingsstrategie Naar vrouwen toe zal meer de nadruk worden gelegd op de mogelijkheid om deeltijds te werken en loopbaanonderbreking te nemen, ook voor de personeelsleden in niveau A. Bij de organisatie van nieuwe wervingsexamens voor binnen- en buitenlands personeel zal een speciale inspanning worden gedaan in de communicatie naar vrouwen toe. Wat allochtonen en personen met een arbeidshandicap betreft, zal in de eerste plaats een nulmeting worden uitgevoerd om een beter zicht te krijgen op de huidige situatie. Vertrekkend van deze nulmeting zal een groeitraject worden uitgetekend voor de vertegenwoordiging van deze doelgroepen binnen Flanders Investment and Trade. Hierbij zal worden onderzocht in hoeverre en tegen wanneer het mogelijk is om zich hiervoor aan te sluiten bij het streefcijfer van de Vlaamse Regering, namelijk een vertegenwoordiging van personen met een arbeidshandicap van 4,5 procent en een vertegenwoordiging van allochtonen die evenredig is met hun aanwezigheid op de arbeidsmarkt. Om meer personen met een arbeidshandicap en allochtonen aan te trekken, zal een beroep worden gedaan op de gespecialiseerde aanwervingskanalen. Tevens zal bij vacatures een speciale inspanning worden gedaan in de communicatie. Uitvoeringsplan Gezien de onderbemanning van de afdeling personeel en facility management, hetgeen weinig ruimte laat om uitgebreide acties te ondernemen, wordt er voor geopteerd om de initiatieven te concentreren rond drie pijlers, namelijk instroom, doorstroom en communicatie. 1. Instroom Gezien de ondervertegenwoordiging op alle niveaus van de doelgroepen allochtonen en personen met een arbeidshandicap zal voor deze doelgroepen in de eerste plaats worden gewerkt rond instroom. Acties die hiervoor zullen worden ondernomen zijn: het uitvoeren van een nulmeting voor deze doelgroepen het opmaken van doelgroepneutrale functiebeschrijvingen aan de hand van de checklist van de dienst emancipatiezaken het opmaken van doelgroepneutrale vacatureberichten aan de hand van de checklist van de dienst emancipatiezaken het bekend maken van de vacatures bij de organisaties voor allochtonen en personen met een handicap uit het databestand van de dienst emancipatiezaken het stelselmatig verwijzen in de vacatureberichten naar een doelgroepneutraal personeelsbeleid het besteden van bijzondere aandacht aan kandidaten uit de doelgroepen bij preselectie (bijvoorbeeld redelijke aanpassingen voorzien voor personen met een arbeidshandicap) Voor het aantrekken van vrouwen in de hogere niveaus en in het buitenlands netwerk, zal een inspanning worden geleverd door: het opmaken van doelgroepneutrale functiebeschrijvingen aan de hand van de checklist van de dienst emancipatiezaken het opmaken van doelgroepneutrale vacatureberichten aan de hand van de checklist van de dienst emancipatiezaken in de vacatureberichten te verwijzen naar een genderneutraal personeelsbeleid in de vacatureberichten beelden en getuigenissen van vrouwen te gebruiken Beoogd resultaat: duidelijkheid over de huidige situatie via het uitvoeren van een nulmeting voor allochtonen en personen met een arbeidshandicap. Uittekenen van een haalbaar groeitraject. Een numerieke toename van het aantal allochtonen en personen met een arbeidshandicap binnen de organisatie. Een numerieke toename van het aantal vrouwen in het buitenlands netwerk. Actor: afdeling personeel en facility management. 2. Doorstroom Aangezien op het vlak van mannen-vrouwen het probleem voor een groot deel gesitueerd is in de ondervertegenwoordiging van vrouwen in de hogere niveaus, zullen er eveneens bijzondere inspanningen worden geleverd om de doorstroming van vrouwen te bevorderen. Dit door: - - alle personeelsleden via specifieke vormingsinitiatieven voor te bereiden op de loopbaanexamens een betere communcatie van de mogelijkheden op het vlak van deeltijds werk en loopbaanonderbreking, ook in de hogere niveaus een betere bekendmaking van de mogelijkheden op het vlak van vormingsverlof de mogelijkheid voor personeelsleden om naast de opleiding die voorzien is in het vormingsplan ook individuele aanvragen voor deelname aan specifieke cursussen in te dienen (bijvoorbeeld cursussen op het vlak van leidinggeven) het beter bekend maken van het intiatief “Vlechtwerk” van het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap (netwerk voor mannen en vrouwen met managementambitie) Wat de doorstroming van vrouwen in niveau D betreft, bracht het in 2005 georganiseerde loopbaanexamen reeds enige verbetering. Aangezien het hier om een situatie gaat die overgeërfd werd van de Belgische Dienst voor de Buitenlandse Handel, is het moeilijk om op dit vlak nog verdere concrete acties te ondernemen. Beoogd resultaat: een numerieke toename van het aantal vrouwen dat doorstroomt naar niveau A of hoger. Actoren: afdeling personeel en facility management, communicatiedienst, emancipatieambtenaar. 3. Communicatie Op het vlak van communicatie zal blijvend aandacht worden besteed aan een permanente updating van de onthaalmap voor nieuwe medewerkers en verder worden gewerkt aan een goede interne communicatie naar alle personeelsleden toe. De interne communicatiekanalen zullen maximaal worden aangewend om alle personeelsleden verder te sensibiliseren op het vlak van gelijke kansen en diversiteit. Dit onder meer door het gender- en diversiteitsplan op het intranet te plaatsen, het aanbod aan opleidingen inzake gelijke kansen en diversiteit hierop bekend te maken, regelmatig interessante nieuwtjes en persartikels op te nemen, enz. Ook in de externe communicatie (brochures, websites, enz.) zal verder aandacht worden besteed aan diversiteit, bijvoorbeeld op het vlak van het gebruikte beeldmateriaal, het aantrekken van sprekers op seminaries, enz. Tevens zal verder worden gewerkt aan het beter toegankelijk maken van on line informatie. Voor de Engelstalige website www.flanderstrade.com, die in een later stadium tot stand kwam dan de Nederlandstalige, geldt dat deze reeds voor een groot deel voldoet aan de criteria voor het behalen van het BlindSurfer label. De Nederlandstalige website www.flanderstrade.be wordt momenteel volledig herwerkt en daarbij wordt ook zoveel mogelijk rekening gehouden met deze criteria. Het is de bedoeling van de webmaster om beide websites tegen eind 2006-begin 2007 te laten screenen met het oog op het behalen van het BlindSurfer label. Actoren: communicatiedienst, webmaster, emancipatieambtenaar. 4. Varia Verder beknopt nog een aantal acties die zullen worden ondernomen of verdergezet: - - uitwerking van een richtlijn rond telewerken door de afdeling personeel en facility management in samenwerking met de verschillende afdelings- en diensthoofden bijzondere aandacht voor gelijke kansen en diversiteit bij initiatieven van de afdeling personeel en facility management (opleidingen op maat, initiatieven rond competentiemanagement...) deelname van de medewerkers van de afdeling personeel en facility management aan opleidingen met betrekking tot gelijke kansen en diversiteit netwerking en verdere vorming van de emancipatieambtenaar verdere vorming van de interne vertrouwenspersoon voor pesten op het werk Concrete objectieven Voor de periode 01/06/2006 tot 31/05/2007 wil Flanders Investment and Trade, gezien het ontbreken van een gender- en diversiteitsplan voor de periode daarvoor, hier (nog) geen concrete streefcijfers aan koppelen. Ook wenst Flanders Investment and Trade te signaleren dat er, gezien het relatief beperkte aantal personeelsleden dat de organisatie telt, ook naar de toekomst toe voorzichtig zal moeten worden tewerk gegaan bij het opstellen van streefcijfers.
