subsidies

Subsidies
INLEIDING
Het verwerven van (extra) geld is geen voorwaarde voor een mooi cultuurprofiel, maar het vergroot
de mogelijkheid om goede condities te creëren voor een cultuurprofilering aanzienlijk. Bedenk dat er
ongeveer 1.300 subsidieregelingen zijn en 15.000 fondsen. Kortom, er is geld beschikbaar dat u goed
kunt gebruiken.
Om een aanvraag voor extra geld te realiseren, moet er een goed projectplan liggen. Want ook hier
geldt; wie betaalt, bepaalt. De gever bepaalt op grond van het projectplan of de aangevraagde gelden
toegekend worden. Het is belangrijk aan te sluiten bij wat de subsidiegever of sponsor wil, maar hoe
doet u dat? En hoe maakt u een goed projectplan?
Hier vindt u advies over het zoeken naar mogelijke subsidies en het aanvragen ervan.
Het bevat de volgende instrumenten, checklists en tips voor het verwerven van extra gelden.
1
Stappenplan verkenning van subsidiemogelijkheden.
2
Stappenplan subsidieaanvraag.
3
Checklist voor een projectplan.
4
Tips voor de presentatie van uw project.
5
Tips bij het inschakelen van een subsidieadviseur.
6
Overzicht subsidies en fondsen cultuureducatie
INSTRUMENTEN
We maken het volgende onderscheid tussen de financiële bronnen.
•
Subsidie: ondersteuning van een lokale, regionale, nationale of internationale overheid.
•
Fonds: ondersteuning van een privaat speciaal daartoe ingesteld fonds.
•
Sponsor: ondersteuning vanuit een bedrijf met het oogmerk promotie voor het bedrijf te maken.
Het is van belang de subsidiegever en zijn doelstellingen en procedure goed te kennen. Sommige
fondsen zien graag eigen initiatief en creatieve aanvragen. Anderen hebben een format dat u moet
gebruiken bij de aanvraag, waarbij zelfs het aantal woorden gelimiteerd is. Sommige fondsen kennen
een gelimiteerde aanvraagperiode. Bij andere fondsen kunt u op elk moment van het jaar terecht.
Sommige fondsen stellen als verplichting dat andere organisaties ook investeren, De meeste
subsidieverleners investeren alleen in projecten die na afloop van het subsidietraject zichzelf
financieel kunnen bedruipen. Dit moet dan ook uit de aanvraag blijken. Anderen hebben een traject
van drie jaar. Bepaalde overheidssubsidies en sponsorovereenkomsten zijn structureel, maar moeten
wel keer op keer bevochten worden. Bereid u dus goed voor op het maken van de aanvragen voor
deze extra financieringen.
1
STAPPENPLAN VERKENNING VAN SUBSIDIEMOGELIJKHEDEN
Dit stappenplan bestaat uit:
a
verkenning van het kader;
b
additionele middelen;
c
informatiebronnen;
d
what's in it for me?;
e
mogelijkheden cultuureducatie.
a
Verkenning van het kader
•
Wie betaalt, bepaalt
Bedenk dat financiers invloed willen. Dat kan bij het toekennen van de aanvraag en soms door
tussentijdse evaluaties. Wanneer u van meerdere kanten geld wilt ontvangen en dus meerdere
geldbronnen wilt hebben, betekent dat ook een complexer project. Er moet immers bij de
aanvraag en projectformulering rekening gehouden worden met de verschillende belangen.
•
Additioneel geld = geld bovenop eigen bijdrage
Een subsidie is additioneel geld, u zult altijd een eigen bijdrage moeten leveren. Dit kan in de
vorm van geld, maar ook bijvoorbeeld door huisvesting te bieden of tijd te investeren.
•
Geld verwerven, beheren en verantwoorden is werk
Het ontwikkelen en uitvoeren van een project is werk. Tevens kan een project niet bestaan zonder
geld. Geld is dus een belangrijke voorwaarde. Voor het verkrijgen van financiële middelen moet
dus ook tijd uitgetrokken worden. Maak hiervoor tijd vrij in de organisatie.
•
Geld volgt beleid
Bedenk dat beleidsmakers van de geldverstrekkers financiële middelen verstrekken voor het
realiseren van hun eigen beleid. Van belang is daarom om de visie, strategie en ook de actuele
beleidsontwikkelingen van de subsidieverlener te kennen. Vervolgens moeten het eigen beleid en
de eigen activiteiten vertaald worden naar het beleid van subsidiegevers en sponsors.
b
Additionele middelen
De additionele middelen (subsidies, fondsen en sponsors) zijn in te delen in drie niveaus; regionaal,
landelijk en internationaal.
SUBSIDIES
FONDSEN
SPONSORING
Regionaal
Provincie/gemeente
Kleinere fondsen
Lokaal bedrijfsleven
Landelijk
OCW
Grotere fondsen
Nationaal bedrijfsleven
Internationaal
DG EU
Internationale
Multinationals voor
instellingen
publieksgoederen
Overheden, landelijk en regionaal hebben voor diverse onderwerpen en speerpunten aparte
geoormerkte subsidiepotten.
2
SUBSIDIES
c
Informatiebronnen
Zorg dat u op de hoogte bent van subsidiemogelijkheden. Bewaar niet alleen nieuws van en over
subsidies, maak er gewoonte van om artikelen, berichten en verslagen van projecten die met subsidie
draaien te verzamelen.
•
Uit de eerste hand:
–
blad van de EU;
–
Staatscourant;
–
publicaties overheden (gemeente, provincie,
landelijk);
–
beleidsnota's en begrotingen;
–
websites;
–
Cordis databank;
–
contactpersonen bij gemeente, provincie, landelijke
overheden.
•
•
3
Uit de tweede hand:
–
subsidiedatabanken;
–
goede doelenboek;
–
nieuwsbrieven;
–
mediators;
–
contactpersonen;
–
voorlichtingsbijeenkomsten;
–
cursussen en seminars.
Afgeleide bronnen:
–
voorbereidingscommissies;
–
aangekondigd beleid;
–
kranten;
–
nieuws;
–
jaarverslagen;
–
politieke ontwikkelingen;
–
trends.
SUBSIDIES
d
What's in it for me?
Wanneer u voor een bepaald project additionele middelen zoekt, is het belangrijk te onderzoeken
welke relaties te leggen zijn met de subsidiebronnen. Het is zinnig hierbij te kijken naar ook minder
voor de hand liggende verbanden. Zo kunnen er bijvoorbeeld in het gemeentelijk beleid voor
toerismebevordering mogelijkheden liggen. Maar ook als het gaat om het bevorderen van de
economie of het vergroten van de leefbaarheid. Kijk daarom ook naar de gemeentebegroting, die is te
vinden op de website van de gemeente.
e
Subsidiemogelijkheden en sponsors voor cultuureducatie
Verken de relevante subsidiemogelijkheden en sponsors. Kijk hiervoor in het overzicht met
geldverstrekkers naar de meest voor de hand liggende mogelijkheden voor uw project. Maar zoals bij
het vorige punt verwoordt, vergeet niet subsidie op andere fronten te bekijken.
2
INSTRUMENT STAPPENPLAN SUBSIDIEAANVRAAG
Hieronder staat een stappenplan voor het aanvragen van een subsidie. Het stappenplan is gemaakt in
de vorm van een 'to do lijst'.
4
SUBSIDIES
GEDAAN
TAAK
Gegevens verzamelen
Verzamel informatie over de achtergrond
van de regeling en de criteria voor
toekenning.
Check de deadline voor en wijze van
indienen en maak een planning voor het
ontwikkelen van de aanvraag.
Maak een dossier met de regeling,
aanvraagformulier, handleiding,
beschrijvingen en eventuele andere
documentatie.
Bestudeer de eisen van de regeling. Check
met de afdeling Financiën de
berekeningen van subsidiabele kosten,
uurtarieven, enzovoort.
Verzamel en check eerdere aanvragen
(indien beschikbaar).
Bestudeer gehonoreerde projecten van
anderen; indien mogelijk hun aanvraag.
Stel vast wie bij de aanvraag betrokken
zullen zijn en informeer hen.
Voorbereiding aanvraag
Vat naar aanleiding van de inventarisatie
de ideeën voor de aanvraag samen in een
A4.
Neem contact op met de verstrekker om
dit A4 te laten beoordelen op kansrijkheid.
Maak op basis van dit A4 en het
commentaar van de verstrekker een
eerste conceptversie van de aanvraag.
(Soms: bespreek deze concept aanvraag
met de verstrekker).
Aanvraag schrijven
Stel de benodigde onderdelen van de
aanvraag vast (gebruik hun format indien
beschikbaar).
Beschrijf de probleemstelling, de context
en doelgroep, de behoefte en de
resultaten van het project en het vervolg.
Definieer meetbare doelen.
Schrijf op basis van de vorige punten een
projectplan (zie hiervoor ook
Projectaanpak).
Beschrijf of, en indien ja, hoe u het project
wilt borgen, draagvlak wilt creëren,
publiciteit en communicatie regelt, de
uitkomsten met anderen deelt.
Schrijf het plan van aanpak (zie hiervoor
ook Projectaanpak).
5
SUBSIDIES
DATUM
WIE
OPMERKINGEN
Schrijf de wijze waarop u de
projectresultaten wilt evalueren en
verantwoorden.
Voeg bijlagen toe ter onderbouwing en
organiseer deze (let op: te veel bijlagen
worden niet gelezen).
Maak de inhoudsopgave en
samenvattende inleiding.
Bij projecten met externe partners:
verzamel steunverklaringen en/of
cofinancieringverklaringen.
Opstellen begroting
Bepaal de benodigde
begrotingscategorieën (vaak staan deze in
de regeling aangegeven).
Bepaal personele tarieven voor de
verschillende betrokken personen
(directie, projectleider, inhoudelijke
experts, ondersteuning).
Check deze tarieven met de eisen in de
regeling en de afspraken bij de financiële
afdeling.
Bepaal de kosten voor het inhuren van
derden of onderaanneming door het
opvragen van offertes.
Bepaal de kosten voor materiaal en
gebruik van apparatuur, en dergelijke
(indien toegestaan in de regeling).
Schat de reiskosten en de kosten verteer
(lunch, koffie en dergelijke) in.
Stel de detailbegroting op in het door de
regeling vereiste format.
Voeg tot slot nog een rubriek onvoorzien
toe (1% - 3%).
Opstellen definitieve aanvraag
Stel de volledige aanvraag samen.
Kopieer de aanvraag en verspreid de
aanvraag voor commentaar aan betrokken
medewerkers en managers.
Verspreid de aanvraag aan reviewers of
proefbeoordelaars.
Pas de aanvraag aan op basis van het
commentaar.
Laat de originele aanvraag ondertekenen
door een tekenbevoegd persoon.
Laat de benodigde verklaringen
ondertekenen door een tekenbevoegd
persoon.
6
SUBSIDIES
Stel de begeleidende brief op, waarin de
belangrijkste zaken van de aanvraag nog
een keer worden herhaald (aangevraagd
bedrag, looptijd van het project en de
kern van het project).
Dien de definitieve aanvraag in.
Stuur kopieën van de definitieve aanvraag
naar alle betrokkenen.
3
EEN PROJECTPLAN
De basiselementen van een goed projectplan staan in het kort hieronder. Voor een uitvoerige
beschrijving van het opstellen van een projectplan zie ook het document Projectaanpak.
Een korte omschrijving van het project:
•
doelstelling;
•
aanleiding;
•
activiteiten;
•
probleem dat opgelost wordt door het project;
•
doelgroep (wie profiteert van de resultaten).
Denk ook aan het toevoegen van een activiteitenplan, planning, randvoorwaarden en risico's, partners
en samenwerkingsverbanden, organisatie van het project, begroting, communicatie en
kwaliteitsbewaking.
Afhankelijk van het type project kunnen aanvullende vragen worden gesteld. Zo zullen verstrekkers
van subsidies voor wetenschappelijk onderzoek vragen stellen over disseminatie van de resultaten
(bijvoorbeeld hoeveel wetenschappelijke publicaties gepland zijn over de resultaten van het project).
De Europese Unie stelt bijvoorbeeld vaak aanvullende vragen over werkgelegenheid (hoeveel mensen
krijgen een baan door het project) of emancipatie (biedt het project bijvoorbeeld mogelijkheden voor
vrouwen of minder validen).
7
SUBSIDIES
4
Tips voor de presentatie van uw project
Bij het presenteren van het project is het belangrijk een goede indruk te maken. Uw project
concurreert bij de aanvraag immers met andere projecten. Hieronder staan tips om bij de presentatie
van u en uw project een goede indruk achter te laten.
a
Gebruik een passende en pakkende naam voor uw project
De naam geeft bij voorkeur de inhoud van het project goed weer, maar is ook origineel (lees:
onderscheidend van andere aanvragers). Bij voorkeur is de naam ook makkelijk te onthouden en uit
te spreken.
b
Stuur waar mogelijk achtergrondinformatie mee over het project en uw organisatie
Foldermateriaal of andere informatie maakt een aanvraag levend. Extra informatie over u en uw
organisatie of bedrijf maakt de aanvraag persoonlijker.
c
Gebruik, indien de subsidieverlener dat toelaat, audiovisuele ondersteuning en beelden
Beeld en geluid zijn een krachtige ondersteuning van een papieren projectplan. Een dvd met een film
over de situatie en wat uw project hierin kan betekenen bijvoorbeeld. Ook in het projectplan zelf
kunnen plaatjes, schema's, enzovoort een krachtige ondersteuning zijn van uw boodschap.
d
Illustreer de opzet en de kwaliteit van het project op verschillende manieren
Dat kan door bijvoorbeeld adhesiebetuigingen, tekeningen, onderzoeksgegevens, resultaten uit
vergelijkbare projecten, modelproducten. Wek hiermee vertrouwen in de uitkomst van het project.
e
Zie de communicatie met de verstrekker als onderdeel van relatieopbouw
Relatieopbouw vergt tijd, vraagt vertrouwen en wederzijds begrip. Neem de tijd om de belangen van
de ander goed te begrijpen. Een vervolgafspraak kan belangrijker zijn dan een besluit.
f
Maak gespreksverslagen van de contacten met de verstrekker
Noteer namen en functies van de gesprekspartners en orden de onderwerpen en afspraken die
gemaakt zijn. Het verslag kunt u aan de andere partij opsturen om te laten weten welke afspraken u
aan het gesprek heeft overgehouden.
g
Blijf zoveel mogelijk zelf aan zet
Zoek informatie die gevraagd is op en stuur die na. Vraag bijvoorbeeld ook naar de voortgang van de
besluitvorming. Ook na de toekenning is het verstandig om aan zet te blijven: meld wijzigingen en
tussentijdse resultaten. Meld het ook als het gelukt is of het goed gaat.
h
Bereid een bezoek aan de verstrekker goed voor
Doe dat bijvoorbeeld door:
•
te zorgen voor een goede samenstelling van de delegatie (top van de organisatie of uitvoering of
beiden);
•
te zorgen voor een zakelijke en inhoudelijke agenda;
•
te zorgen voor een goede presentatie (zie hierboven ook de tips over audiovisueel materiaal);
•
te bedanken voor een verleende bijdrage.
8
SUBSIDIES
i
Stel de begrotingen op aan de hand van ervaringscijfers
Wees eerlijk. Houd er rekening mee dat ervaren beoordelaars zeer veel begrotingen zien. Vaak kijken
zij als eerste naar de begroting (nog voor de rest gelezen te hebben) en zijn goed in staat om op
basis hiervan het project in te schatten.
5
TIPS BIJ HET INSCHAKELEN VAN EEN SUBSIDIEADVISEUR
Er zijn gespecialiseerde subsidieadviesbureaus die kunnen ondersteunen bij het indienen van
aanvragen. Het inschakelen van een bureau is pas interessant bij grotere aanvragen. Sommige
grotere schoolbesturen hebben gespecialiseerde subsidieverwervers in de centrale staf.
Hieronder staat een aantal aandachtspunten bij het inschakelen van een adviseur.
a
Kennis en ervaring
Zelfs subsidieadviseurs kennen niet alle regelingen. Zoek een adviseur die kennis en ervaring heeft in
uw sector en met regelingen die relevant zijn voor uw type organisatie en project.
b
Afspraken
Maak heldere afspraken vooraf en zet deze op papier.
c
Ondersteuning
De taak van een subsidieadviseur is een organisatie te ondersteunen bij een aanvraag. Houd de
adviseur ook in die ondersteunende rol. Geef de regie over de inhoud, ontwerp en planning van het
project niet uit handen.
d
Eigen tijd en energie
Het inhuren van een subsidieadviseur betekent niet dat de organisatie zelf geen tijd en energie meer
hoeft te steken in een aanvraag.
e
Toevoegingen
Pas op voor toevoegingen van de adviseur aan het project "omdat dit gebruikelijk is" of "omdat de
verstrekker dit graag wil zien". Het toevoegen van onuitvoerbare onderdelen van het project leidt
wellicht wel tot een positieve beschikking, maar niet tot een succesvol project (en een uitgekeerde
subsidie).
f
Persoonlijk
Ga in zee met een adviseur die persoonlijk met de organisatie in gesprek gaat. Gesprekken met de
projectleiding en de uitvoerders zijn nodig om een goed voorstel te kunnen maken.
g
Wonderen
Ook adviseurs kunnen geen wonderen verrichten. Het schrijven van een voorstel kost tijd. Hoe meer
tijd een adviseur heeft om het voorstel in te dienen, hoe beter het voorstel.
h
Inzage
Schroom niet om concepten van het voorstel in te zien en vragen te stellen. Houd in het achterhoofd
dat de consultant voor uw organisatie werkt en dat het uw project blijft.
9
SUBSIDIES
i
Tijd
Het schrijven van een voorstel kost tijd. Het managen van een subsidieproject kost meer tijd. Als u al
geen tijd kunt vrijmaken voor het begeleiden van de aanvraag, hoe maakt u dan voldoende tijd voor
het begeleiden van het project?
j
Kosten
Onderzoek of de kosten van het ontwikkelen van het subsidieproject subsidiabele kosten zijn. In
sommige gevallen kunnen de kosten van een subsidieadviseur worden meegenomen als subsidiabele
kosten.
k
100%?
Geen enkele subsidieadviseur scoort 100%. Vermijd dus adviseurs die succes garanderen.
6
OVERZICHT SUBSIDIES EN FONDSEN CULTUUREDUCATIE
Hieronder vindt u een aantal veel voorkomende subsidieregelingen en fondsen op het gebied van
cultuureducatie.
Fonds voor Cultuurparticipatie
Vanaf 2009 is het nieuwe Fonds voor Cultuurparticipatie operationeel. Aandachtsgebieden zijn
amateurkunst, cultuureducatie en talentontwikkeling. In aanmerking komen projecten met een
landelijke uitstraling gericht op het vergroten van actieve cultuurparticipatie.
Jeugdcultuurfonds
Het Jeugdcultuurfonds is bestemd voor kinderen en jongeren in de leeftijd van vier tot en met
achttien jaar, die om financiële redenen geen lid kunnen worden van een toneelclub of lessen kunnen
volgen aan een muziekschool of andere instelling voor actieve kunstbeoefening. Professionals uit de
jeugdzorg en het onderwijs verzorgen de aanvragen en de inkomenstoets. Het geld gaat rechtstreeks
naar de instellingen of personen die de kunsteducatie verzorgen. De bijdrage van het
Jeugdcultuurfonds bedraagt maximaal € 450,- per jaar.
Combinatiefuncties
De impuls brede scholen, sport en cultuur beoogt in het hele land ten minste 2900 combinatiefuncties
(fte's) mogelijk te maken. Een combinatiefunctie is een functie waarbij een werknemer in dienst is bij
één werkgever maar werkzaam is voor twee of meer sectoren: in dit geval onderwijs, sport en/of
cultuur.
Cultuursubsidie.nl
Website van het ministerie van OCW over het aanvragen van Rijkscultuursubsidies. Het is mogelijk
online een aanvraag te doen voor een cultuursubsidie. Verder onder meer: informatie over de
subsidies 2013-2016, de aanvraagprocedures van de cultuurfondsen en wet- en regelgeving over
Rijkscultuursubsidies.
Prins Bernhard Cultuurfonds
Het Prins Bernhard Cultuurfonds stimuleert cultuur en natuurbehoud in Nederland, op grote en op
kleine schaal. Bijzondere initiatieven, passie en talent moedigt dit fonds aan met subsidies,
opdrachten, prijzen en beurzen.
Het VSBfonds
10
SUBSIDIES
Het VSBfonds concentreert zich op zijn rol als 'aanjager' en wil vooral bijzondere, niet-reguliere
projecten een kans geven. Op het gebied van kunsten en cultureel erfgoed legt het VSBfonds
prioriteiten bij projecten die gericht zijn op kennismaking met - en beleving van - kunsten en
cultureel erfgoed.
SNS REAAL Fonds
SNS REAAL Fonds ondersteunt projecten binnen cultuur, cultuureducatie en wetenschap.
Fonds BKVB
Het Fonds voor beeldende kunsten, vormgeving en bouwkunst is de landelijke instelling voor
subsidieverlening aan individuele beeldend kunstenaars, vormgevers, architecten en bemiddelaars.
Stichting Doen
Stichting DOEN financiert projecten op het gebied van duurzame sociale en culturele vernieuwing.
DOEN zet zich onder andere in voor cultuurprojecten en community-art projecten waarin de
maatschappelijke kracht van cultuur tot uiting komt.
Stichting Cultuurfonds van de Bank Nederlandse Gemeenten
Het Cultuurfonds heeft tot doel activiteiten te stimuleren op het gebied van kunst en cultuur, die
(mede) door gemeenten worden mogelijk gemaakt en die van betekenis zijn voor het gemeentelijk
beleid.
Stichting Lezen
Stichting Lezen levert een bijdrage aan het verbeteren van het leesklimaat en de leescultuur. Daartoe
ondersteunt Stichting Lezen met het door haar beheerde budget voor leesbevordering financieel en/of
inhoudelijk leesbevorderende projecten. De belangrijkste doelgroep is jongeren van nul tot achttien
jaar.
BRONNEN EN VERWIJZINGEN
LITERATUUR
•
Burgmans, H. (2010). Elsevier Subsidie Almanak 2010. Elsevier / Reed Business Information.
•
Het FondsenBoek en FondsenDisk. Uitgeverij Walburg Pers.
DEZE WEBSITE
•
Projectaanpak.pdf
WEBSITES
Veel van de overzichten die u hier aantreft, zijn een selectie uit door Hans Burgmans gemaakte
overzichten voor de Elsevier Subsidie Almanak, Reed Business Information en worden hier gebruikt
met toestemming van de auteur.
Er zijn veel bronnen die overzicht en wegwijs bieden in de wereld van subsidies, fondsen en
sponsoring.
Subsidies
•
www.J4badvisor.nl
•
www.subsidietotaal.nl
11
SUBSIDIES
Fondsen
•
www.goededoelen.nl
•
www.verenigingvanfondsen.nl (fondsendisk)
Sponsoring
•
www.rabobank.nl
Europees
•
www.eurocult.org
•
http://ec.europa.eu/culture/index_en.htm
Nationaal
•
www.cultuurnetwerk.nl
•
www.cultuurparticipatie.nl
•
www.cultuursubsidie.nl
•
www.minocw.nl
•
www.cultuureducatie.pagina.nl
•
http://subsidie.startkabel.nl
Regionale voorbeelden
•
www.kunstbalie.nl
•
www.brabant.nl/rijk aan cultuur
•
website van uw gemeente
12
SUBSIDIES