4.2 | Financieel handboek Aves

4.2
Werkveld
Financiën
Datum
13 januari 2012
Advies GMR
25-06-2012
4.2|Financieel handboek Aves
Financiën/Financieel handboek Aves
Vastgesteld CvB
4 maart 2013
4.2
1. Inhoudsopgave
1.
Inhoudsopgave
2
2.
Inleiding
3
3.
Inkoopprocedure scholen en stichting
3.1 Inkoopprocedure scholen
3.2 Inkoopprocedure College van Bestuur
4
4
5
4.
Banken en kassen
4.1 Activiteiten en organisatie
4.2 Overboekingen bedragen > € 50.000,- tussen rekeningen van de stichting
4.3 Grootboek
4.4 Informatie t.b.v. de scholen en het CvB
6
6
6
7
7
5.
Begrotingsproces
8
6.
Activering
10
7.
Treasury
11
8.
Kasprocedure Aves
8.1 Algemeen
8.2 Instructies
8.3 Het openen van een kas
8.4 Wijzigen en sluiten van de kas
8.5 Mutaties in de kas- en bankrekening in de praktijk
8.6 Opnames van stortingen op de bankrekening
8.7 Uitgaven
8.8 Kas- en bankstaten
8.9 Aanvulling van de kas
8.10 Extra aanvulling van de kas
8.11 Bijlagen
12
12
12
13
13
14
14
14
15
15
15
16
Financiën/Financieel handboek Aves
2
4.2
2. Inleiding
In dit financieel handboek beschrijft het CvB welke kaders en procedures er binnen Aves zijn
vastgesteld om de financiële administratie zo gestroomlijnd mogelijk te laten verlopen.
Dit handboek biedt daarmee een leidraad voor een goede bedrijfsvoering binnen onze scholen en
stichting.
We zijn hiermee transparant en helder in het verdelen van de taken en bevoegdheden en we
trachten hiermee de kans op fraude tot een minimum te beperken.
Financiën/Financieel handboek Aves
3
4.2
3. Inkoopprocedure scholen en stichting
3.1 Inkoopprocedure scholen
Na vaststelling van de begroting is de directeur verantwoordelijk voor het inkoopbeleid van de
school.
Welke actie
Door wie
Wanneer
Hoe
Aankoop van artikelen c.q.
Directeur of
Nodig
Divers
materialen passend binnen
medewerker na fiat
vastgestelde jaarplan en
directeur
begroting
Controle van artikelen c.q.
Directeur en/of
materialen met leveringsbon
Medewerker
Facturering
Leverancier biedt
Bij aflevering
Na aflevering product
Via post of mail
Wanneer factuur ter
Accorderen in Proactive
factuur aan aan
Onderwijsbureau
Meppel voor digitale
verwerking in
Proactive
Controle en codering factuur
Directeur
accordering wordt
aangeboden in Proactive
Facturen daadwerkelijk betalen Medewerker
Na akkoord directeur in
Onderwijsbureau
Digitaal (Interpay)
Proactive
Meppel
Control
Directeur en CvB
Wanneer nodig
Ingeboekte facturen zijn vanaf dat
moment zichtbaar binnen online
managementinformatiesysteem
Tobias
Financiën/Financieel handboek Aves
4
4.2
3.2
Inkoopprocedure College van Bestuur
Activiteiten en organisatie
Welke actie
Door wie
Wanneer
Hoe
Aankoop van artikelen c.q.
Lid CvB
Nodig
Divers
materialen passend binnen
(portefeuillehouder)
vastgestelde jaarplan en
of medewerker na
begroting
fiat CvB
Controle van artikelen c.q.
Lid CvB
materialen met leveringsbon
(portefeuillehou-
Bij aflevering
der), medewerker
Facturering
Leverancier biedt
Na aflevering product
Via post of mail
Wanneer factuur ter
Accorderen in Proactive
factuur aan aan
Onderwijsbureau
Meppel voor digitale
verwerking in
Proactive
Controle en codering factuur
Lid CvB
(portefeuillehouder) accordering wordt
aangeboden in Proactive
Facturen daadwerkelijk betalen Medewerker
Na akkoord Lid CvB in
Onderwijsbureau
Digitaal (Interpay)
Proactive
Meppel
Control
CvB
Wanneer nodig
Ingeboekte facturen zijn vanaf dat
moment zichtbaar binnen online
managementinformatiesysteem
Tobias
Financiën/Financieel handboek Aves
5
4.2
4. Banken en kassen
Voor verdere uitwerking t.a.v. de kasprocedure zie hoofdstuk 7 Kasprocedure Aves.
Elke school is in het bezit van een bankrekening bij de Rabobank welke binnen een contract met de
Rabobank is geopend en waarvoor voor alle scholen van Aves dezelfde voorwaarden gelden.
4.1
Activiteiten en organisatie
Welke actie
Door wie
Wanneer
Hoe
Ontvangst bankafschriften
Directeur
Maandelijks
Bankafschrift downloaden van website
Rabobank
Bankafschriften uitprinten en Directeur
Maandelijks
Via post
Na ontvangst
Via bank
codering grootboek
aanbrengen + kopie
onderliggende stukken
bijvoegen + handtekening
directeur op bankafschrift
Aanvullen saldo tot
Onderwijsbureau
vastgesteld maximum € 750,- Meppel
getekend exemplaar
directeur
4.2 Overboekingen bedragen > € 50.000,- tussen rekeningen van de stichting
In het kader van de liquiditeitsplanning of in het kader van treasury kan het gewenst zijn dat er op
bepaalde momenten bedragen, groter dan € 50.000,- worden overgeboekt tussen verschillende
Avesrekeningen van één bank en of tussen verschillende Avesrekeningen van verschillende banken.
Voor deze overboekingen is een standaardformulier opgesteld voor het overmaken van bedragen
boven de € 50.000,- binnen internetbankieren. Op dit standaardformulier staan de opdracht én de
handtekening van twee functionarissen, waarbij altijd minimaal één handtekening van een
tekenbevoegd bestuurder van Aves benodigd is.
Om deze overboekingen uit te voeren is tevens een tweede digitale handtekening benodigd binnen
het programma van internetbankieren van minimaal 1 tekenbevoegde bestuurder van Aves.
Het ondertekende opdrachtformulier wordt gearchiveerd binnen het bestuurskantoor.
Financiën/Financieel handboek Aves
6
4.2
4.3
Grootboek
Dagelijks wordt het grootboek geactualiseerd door medewerkers van de afdeling Financiële
Administratie van het Onderwijsbureau Meppel. Elke nacht worden mutaties vanuit het
boekhoudkundig systeem ingelezen in Tobias, zodat ze de volgende dag voor gebruikers van Tobias
binnen Tobias zichtbaar zijn.
Het actualiseren van het grootboek begint bij het exporteren van de goedgekeurde items (facturen
en incasso’s) vanuit ProActive naar het boekhoudkundig systeem. Hierbij wordt door een
medewerker Financiële Zaken van het Onderwijsbureau Meppel gecontroleerd of de import
aansluit bij de export.
Actualisatie van het grootboek houdt verder in:
 Vrijval van de financieringsbronnen wordt geboekt.
 Activering wordt doorgeboekt.
 De afschrijvingen worden geboekt.
 Eventuele dotaties worden geboekt.
 Maandelijkse overboekingen worden gerealiseerd.
Daarnaast wordt door de medewerker Financiële Zaken van het Onderwijsbureau Meppel
maandelijks een controle uitgevoerd op de verschillende balansposten.
4.4
Informatie t.b.v. de scholen en het CvB
De financiële administratie is dagelijks in te zien voor directeuren, het CvB en medewerkers van het
bestuurskantoor binnen het managementinformatiesysteem Tobias.
De medewerker Planning&Control levert per kwartaal een uitgebreide managementrapportage aan
op papier ten behoeve van het CvB.
De managementrapportage wordt mondeling toegelicht door de medewerker Planning&Control
aan het lid CvB met de portefeuille financiën. De laatst genoemde is verantwoordelijk voor de
doorgeleiding van deze informatie naar de relevante betrokkenen.
Financiën/Financieel handboek Aves
7
4.2
5. Begrotingsproces
Voor het opstellen van de schoolbegroting is het volgende proces ingericht:
Welke actie
Door wie
Wanneer
Vaststellen begrotingsmodel
CvB (op voorstel van
voorjaar
Hoe
portefeuillehouder
financiën) in overleg
met OBM
Toelichten begrotingsmodel
Medewerker P&C
Juni
Bijeenkomst voor directeuren
Juni
Binnen Tobias
Onderwijsbureau
Meppel
Beschikbaar stellen
Medewerker P&C
begrotingsmodel per school
Onderwijsbureau
Meppel
Invulling begroting school
Directeur
Juni-september
Binnen Tobias
Bespreken conceptbegroting
Directeur
September/oktober
Uitdraai overzicht uit begrotingsmodel
Directeur
September
Binnen Tobias
CvB (portefuillehou-
Oktober
Binnen Tobias
met team en MR
Beschikbaar stellen concept
begroting aan CvB
(portefeuillehouder)
Bespreken conceptbegroting
der) met medewerker P&C OBM
Bespreken conceptbegroting
CvB (portefuillehou-
met directeur
der) met mede-
Oktober
werker P&C OBM
Vaststellen schoolbegroting
CvB (portefeuillehou- November
der)
Bevestiging vaststelling
CvB (portefeuillehou- December
schoolbegroting
der)
Financiën/Financieel handboek Aves
8
4.2
Voor het opstellen van het bestuursdeel van de begroting is het volgende proces ingericht:
Welke actie
Door wie
Wanneer
Vaststellen begrotingsmodel CvB (portefeuillhou-
Hoe
voorjaar
der financiën) in
overleg met OBM
Beschikbaar stellen
Medewerker P&C
begrotingsmodel
Onderwijsbureau
bestuursdeel
Meppel
Invulling begroting
CvB (portefeuille-
bestuursdeel
houder financiën)
Beschikbaar stellen concept
CvB (portefeuille-
begroting aan CvB
houder financiën)
Juni
Binnen Tobias
Juni-september
Binnen Tobias
Oktober
Binnen Tobias
(portefeuillehouder)
Consolideren
Medewerker P&C
schoolbegrotingen en
Onderwijsbureau
bestuursdeel in
Meppel
Oktober
bestuursbegroting
Bespreken concept
CvB (portefeuille-
bestuursbegroting met
houder financiën)
November
directieberaad
Voorleggen concept
CvB
December
CvB
December
CvB
December
bestuursbegroting aan GMR
Verzoek goedkeuring
bestuursbegroting RvT
Vaststellen
bestuursbegroting CvB
Financiën/Financieel handboek Aves
9
4.2
6. Activering
Het Onderwijsbureau Meppel is verantwoordelijk voor de uitvoer van de invoer en de periodieke
afschrijving binnen de Vaste Activa.
Het proces begint zodra er door de school basisgegevens(facturen) worden aangeleverd, deze
worden vervolgens gecontroleerd op volledigheid waarna ze ingevoerd worden. Nadat de invoer
gecontroleerd is en de gegevens zijn doorgeboekt eindigt het proces.
Eenmaal per maand wordt de periodieke afschrijving verwerkt.
Facturen worden gescand en daarna goedgekeurd door de budgethouder via ProActive. Vervolgens
wordt de factuur verwerkt in het boekhoudkundig systeem.
Financiën/Financieel handboek Aves
10
4.2
7. Treasury
Treasury betreft het beheer van het eigen vermogen van de stichting.
De RvT stelt vast tot welke hoogte van bedragen het CvB zelfstandig kan opereren zonder
toestemming van de Raad van Toezicht. Deze bedragen zijn vastgelegd in het Reglement RvT
De Rvt stelt vast op welke wijze het Treasurybeleid van de stichting wordt gevoerd. Dit is voor Aves
vastgelegd in het Treasurystatuut dat is vastgesteld in december 2010.
Financiën/Financieel handboek Aves
11
4.2
8. Kasprocedure Aves
8.1 Algemeen
Vanuit de scholen bestaat de behoefte aan contant geld, aangezien het niet mogelijk is om alle
kosten via de bank te kunnen betalen.
Zoals wellicht bekend is, vormt contant geld een risico aangezien het gemakkelijk en niet
traceerbaar is te vervreemden. Daarnaast vraagt de verantwoording over de gedane uitgaven een
grote mate van detaillering.
Het doel van deze procedure is dan ook:
 Voorzien in de behoefte aan contant geld van de scholen;
 Het minimaliseren van de risico’s die zijn verbonden aan het voeren van een kas;
 Het vereenvoudigen van de administratieve handelingen voor zowel de school als het
Onderwijsbureau.
Deze procedure zal worden onderhouden door de adviseur Planning&Control van het
Onderwijsbureau.
Gelet op het eerder genoemde risico van vervreemding geldt als algemene regel dat contant geld
gebruikt mag worden:
 als er geen andere betaalmogelijkheden zijn of
 als het geringe bedragen (minder dan € 250,00) betreft, waarvoor een andere administratieve
handeling niet gewenst is.
Het stelsel werkt in grote lijnen als volgt.
 De scholen hebben een bankrekening met een maximum saldo van € 750,- ter beschikking .
 De afdeling FZ van het Onderwijsbureau vult de bankrekening aan nadat verantwoording is
afgelegd door de schooldirecteur over eerder verstrekte gelden door middel van de Kas- en
bankstaat.
 De Schooldirecteur dient ten alle tijde een volledige en juiste kas- en bankstaat beschikbaar te
hebben, waaruit de aansluiting blijkt tussen de beginstand, de verstrekte gelden, de uitgaven en
de eindstand van de kas.
8.2 Instructies
Bij het voeren van een kas is het noodzakelijk dat de betreffende directeur de beschikking heeft
over een bankrekening en dat hij of zij gemachtigd is om contant geld op te nemen.
Bij het voeren van de kas en de kasadministratie, dient geregistreerd te worden wie hiervoor
verantwoordelijk is. Derhalve dient een registratiekaart ingevuld te worden. Het formulier dient
Financiën/Financieel handboek Aves
12
4.2
zowel door de betreffende schooldirecteur en het lid College van Bestuur (portefeuille financiën)
ondertekend te worden. Desgewenst kan de taak aan het Onderwijsbureau (adviseur planning en
control) gemandateerd worden. Het formulier is voor het Onderwijsbureau het document op basis
waarvan bepaald kan worden of de verantwoording door de juiste persoon wordt gedaan.
8.3 Het openen van een kas
Het lid College van Bestuur (portefeuille financiën) geeft door middel van de registratiekaart bij het
Onderwijsbureau aan, welke schooldirecteur verantwoordelijk is voor de kasgelden. Het lid College
van Bestuur (portefeuille financiën) blijft echter eindverantwoordelijke voor de kas en
bijbehorende administratie.
Voor de bankrekening geldt een opnamelimiet van € 750,- tenzij gemotiveerd wordt aangegeven
dat een hogere limiet gewenst is. Dit is ter beoordeling van Het lid College van Bestuur (portefeuille
financiën)van de stichting.
Nadat het registratieformulier op volledigheid en juistheid is gecontroleerd, zorgt de afdeling FZ
van het Onderwijsbureau voor eerste aanvulling van de bankrekening.
De afdeling FZ van het Onderwijsbureau opent de administratie voor de kasadministratie, vult de
bankrekening aan volgens de betaalprocedure en informeert de directeur van de school dat de kas
is geopend met vermelding van bankrekeningnummer.
8.4 Wijzigen en sluiten van de kas
 Het lid College van Bestuur (portefeuille financiën) van de stichting stelt de afdeling FZ van het
Onderwijsbureau op de hoogte van de gewenste wijziging of sluiting.
 Ingeval van sluiting van de kas stort de schooldirecteur de kasmiddelen op de hiervoor
bestemde bankrekening.
 De schooldirecteur sluit de kas af met een laatste Kas- en bankstaat en levert deze in bij de
afdeling FZ van het Onderwijsbureau.
 Na afstemming met het grootboek informeert de afdeling FZ van het Onderwijsbureau het lid
College van Bestuur (portefeuille financiën) van de stichting.
 Het lid College van Bestuur (portefeuille financiën) van de stichting regelt de wijziging of sluiting
met de bank.
 De bank sluit de bankrekening af en stort het saldo op de hoofdrekening.
Financiën/Financieel handboek Aves
13
4.2
8.5 Mutaties in de kas- en bankrekening in de praktijk
In het algemeen geldt dat aan alle kasmutaties een origineel gedateerd document ten grondslag
ligt, dat de kasmutatie verklaart. Alle mutaties moeten worden vastgelegd op de Kas- en bankstaat.
De kasstaat is uitsluitend bedoeld voor de kasmutaties en de bankstaat is uitsluitend bedoeld voor
de mutaties van de bankrekening. Er moet dus altijd een aparte kasstaat en een aparte bankstaat
aangeleverd worden. Het regelnummer op de Kas- en bankstaat dient te worden vermeld op het
document als referentie. De kas- en bankstaat moet op elk moment de aansluiting geven met de
inhoud van de kas.
De volgende mutaties zijn mogelijk:
 Aanvullingen van de bankrekening (moet op bankstaat verantwoord worden)
 Opnames van en kasstortingen op de bankrekening (moet op bankstaat verantwoord worden)
 Kasuitgaven en stortingen/ontvangsten op de kas (moet op de kasstaat verantwoord worden.)
8.6 Opnames van stortingen op de bankrekening
De schooldirecteur kan geld opnemen door te pinnen. Dit wordt als volgt verantwoord:
 De opname van het contante geld uit de geldautomaat in de kolom "Ontvangsten" op de
kasstaat met als grootboekrekening : 158200 (kruisposten)
 De opname van het contante geld uit de geldautomaat in de kolom "Uitgaven" op de bankstaat
met als grootboekrekening : 158200 (kruisposten)
8.7 Uitgaven
De uitgaven dienen door de schooldirecteur op de kas- en bankstaat verantwoord te worden met
vermelding van het brinnummer en grootboekrekening.
Deze uitgaven kunnen op 2 manieren worden verantwoord:
 Kasbetalingen van uitgaven met bonnen of facturen.
De opgave dient vergezeld te worden met de originele bonnen of facturen. Deze moeten op de
kasstaat opgenomen worden.
 Pinbetalingen van uitgaven met bonnen of facturen.
De opgave dient vergezeld te worden met de originele bonnen of facturen. Deze moeten op de
bankstaat opgenomen worden.
Financiën/Financieel handboek Aves
14
4.2
8.8 Kas- en bankstaten
De kas- en bankstaten worden door de schooldirecteur per mutatie op datumvolgorde bijgewerkt,
zodat ten alle tijden alle mutaties worden weergeven en er aansluiting mogelijk is met begin- en
eindsaldo van de kas en de bankrekening.
Het eindsaldo op de kas- en bankstaat moet altijd aansluiten met het daadwerkelijke saldo van de
kasmiddelen en die van de bankrekening.
Op de kas- en de bankstaten worden mutaties volledig weergegeven, met vermelding van het juiste
brinnummer en grootboekrekening. Tevens dienen de onderliggende originele documenten
meegeleverd te worden met referentie naar de regel op de kas- en bankstaat.
De schooldirecteur is voor volledige en juiste invulling verantwoordelijk. De schooldirecteur kan
voor advies en uitleg terecht bij de medewerker van het Onderwijsbureau.
De schooldirecteur tekent voor de goedkeuring van de uitgaven en dat het eindsaldo aansluit met
de kas en de bankrekening.
Verder wordt nog opgemerkt, dat het eindsaldo van de ingeleverde kas- en bankstaat gelijk moet
zijn aan het beginsaldo van de nieuwe kas- en bankstaat.
8.9 Aanvulling van de kas
Indien het beschikbare saldo aan kas en bankmiddelen onvoldoende is, levert de schooldirecteur
de ondertekende kas- en bankstaat in bij de afdeling FZ van het Onderwijsbureau. Na controle
geeft de Afdeling FZ van het Onderwijsbureau opdracht tot aanvulling van het limiet op de
betreffende bankrekening, zijnde het saldo van de uitgaven. Indien de kas- en bankstaat niet aan
de eisen voldoet, kan de afdeling FZ van het onderwijsbureau de Kas- en bankstaat retourneren
met het verzoek de onvolkomenheden op te heffen.
Tot die tijd vindt er geen aanvulling van het saldo plaats.
Indien het saldo van de kas en de bankrekening samen meer bedragen dan het vastgestelde limiet,
wordt het overschot naar de centrale rekening overgemaakt.
8.10 Extra aanvulling van de kas
Soms heeft de directeur van een school de behoeft aan een hogere uitgave, dan de vastgestelde
limiet toelaat. Hiervoor kan de schooldirecteur bij de afdeling FZ van het Onderwijsbureau een
verzoek indienen voor een extra aanvulling.
Hiervoor levert de schooldirecteur het formulier "Extra aanvulling", mede ondertekend door het lid
College van Bestuur (portefeuille financiën) in bij de afdeling FZ van het Onderwijsbureau. Indien
het betreffende formulier aan de eisen voldoet, zal de afdeling FZ van het Onderwijsbureau het
geld zo spoedig mogelijk overmaken naar de betreffende bankrekening. De opname van deze extra
aanvulling wordt administratief verder afgehandeld als een reguliere storting op de bankrekening.
Extra aanvulling kan of wordt niet toegestaan indien er een grote achterstand is ontstaan in het
inleveren van kas- en bankstaten en het onverantwoorde saldo in de kas te hoog oploopt.
Financiën/Financieel handboek Aves
15
4.2
8.11 Bijlagen
Bijlage 1: Kasstaat
Financiën/Financieel handboek Aves
16
4.2
De kasstaat wordt digitaal (excel) aangeleverd. Een afdruk daarvan inclusief de facturen opsturen
naar OB Meppel. Bedragen vermeld bij grootboeknummers worden automatisch opgeteld.
Bijlage 2: Bankstaat
SCHOOL :
Plaats :
BRINNR :
MAAND :
Datum
Nr.
0
1
Omschrijving
Beginsaldo
Grootboekrek Ontvangsten
Uitgaven
.
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
€
telling
Eindsaldo
Financiën/Financieel handboek Aves
17
-
€
Saldo
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
€
-
€
-
-
4.2
N.B. In plaats van een bankstaat is het ook toegestaan om een kopie van het bankafschrift toe te
sturen met daarop achter elke post het grootboeknummer vermeld
Bijlage 3: Registratiekaart kas
Naam School
Brinnummer
Datum
Lid College van Bestuur(financiën)
Handtekening
Directeur School
Adres school
Handtekening
Akkoord beheerder
Limiet in euro
Standaard
€ 750,Motivatie hogere limiet
Bankrekening
……………………………
Nadat het formulier volledig is ingevuld en ondertekend, dient deze naar het Onderwijsbureau
gestuurd te worden. Het formulier is van belang voor de verantwoording en verantwoordelijkheid
van de gedane contante uitgaven.
Financiën/Financieel handboek Aves
18
4.2
Bijlage 4 Extra aanvulling
Naam School :
Brinnummer
:
(motivatie extra aanvulling)
Bij deze verzoek ik om een extra aanvulling op de kas van school.
Ter grootte van een bedrag van:
€ ………………………….
Te boeken ten laste van
(Vul Brinnummer in)
………………………….
Te storten op de Bankrekening:
……………………………………(in te vullen door de afdeling FZ)
Schooldirecteur:
Datum:
Handtekening:
Lid College van Bestuur (financiën):
Datum:
Akkoord extra aanvulling:
Financiën/Financieel handboek Aves
19
4.2
Bijlage 5 Mandatering aan het Onderwijsbureau Meppel
Aves
Brinnummer
40662
Lid College van Bestuur (financiën)
Naam
Geeft het Onderwijsbureau, de adviseur Planning en Control, het mandaat om de Registratiekaart
Kas namens het lid College van Bestuur (portefeuille financiën) te tekenen.
Namens het Onderwijsbureau:
Handtekening Adviseur Planning en Control (Onderwijsbureau)
Limiet in euro
Standaard
€ 750,Handtekening lid College van Bestuur (portefeuille financiën):
Datum
Financiën/Financieel handboek Aves
20