Groenendijk Onderwijs Administratie - PO-Raad

U EN
UW ADMINISTRATIE
Monica van der Hoff - Israël
Infinite Financieel
VOORSTELLEN
• Wie volledige uitbesteding
• Wie volledige insourcing
• Wie een mengvorm
• Ervaringen?
AFWEGINGSKADER
• Faciliteren van “het goede gesprek”
• Basisinformatie en beslisboom (als indicatie)
• Objectief en waardenvrij
• Gereed eind 2015
KORTE HISTORIE
• Vanaf 60-er jaren: complexere SA, verdwijnen penningmeester
“oude stijl”, versnipperd bestuurlijk veld: AK’s
• 80-er en 90-er jaren: WBaO, T&B, SBK, verzelfstandiging OO,
samenwerkingsbestuur: schaalvergroting
• AK’s: groei klantenkring, afdelingen advies
• 00-er jaren: professionalisering bestuur (voorheen
vrijwilligersbestuur), lumpsum
• CASO door overheid losgelaten, meer marktpartijen
NAAR HET HEDEN
• Professionele besturen, eigen stafbureaus, complexere vragen:
prijsdruk, vraagdruk. AK’s fuseren
• Europese aanbesteding
• Nieuwe aanbieders, nieuwe leveranciers
• Gebruiksvriendelijke softwarepakketten, modulair,
dashboards, self service
• Besturen gaan beleidsrijkere allocatiemodellen hanteren, die
vragen om maatwerk bij inrichting administratie
BETEKENT
• De keuze voor een administratiekantoor is een afgewogene,
geen noodzakelijke > tenzij klein schoolbestuur
(samenwerking?)
• Veel variatie: grote AK’s, kleine soms regionale AK’s,
dienstverleners software met “handjes”, directe inkoop van
software en software modules
• Zorgvuldige afweging noodzakelijk
En toen……
ACTUEEL, NIET URGENT
• OSGMetrium-klanten hebben overgang geregeld
• Maar overwegen vaak fundamentele bezinning
• Geldt ook voor niet-OSGMetrium-klanten
• PO-Raad: afwegingskader ter ondersteuning
VERKENNING VAN HET LANDSCHAP
nog onvolledig en onder voorbehoud!
AK’s BAO VOLGENS DUO
top 15
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
aantal bevoegd
gezagen
185
179
108
82
59
43
42
42
38
33
26
26
25
17
9
Dyade
AK OSG Metrium
VGS
Groenendijk Adm Bz Ond
geen extern ak
Onderwijsbureau Meppel
CABO
Stichting Concent
Stichting Vizyr
Onderwijsbureau Twente
OHM
Akorda
OOG Onderwijs Ondersteuning BV
Merces B.V.
PROMOS
aandeel
19%
19%
11%
8%
6%
4%
4%
4%
4%
3%
3%
3%
3%
2%
1%
AK’s BAO VOLGENS DUO
SOFTWAREPAKKETTEN (1/2)
Financiële administratie
Akorda
Na te vragen
CABO
Concent
Confina
Driessen HRM
Dyade
Groenendijk Onderwijs Administratie
Helder Onderwijs
Merces B.V.
WebFinancieel
Personeels- en salarisadministratie
SOFTWAREPAKKETTEN (2/2)
Onderwijsbureau Hollands Midden
Onderwijsbureau Meppel
Onderwijsbureau Twente
OOG Onderwijs Ondersteuning BV
Promanagement onderwijssupport
Vizyr
Financiële administratie
Personeels- en salarisadministratie
Na te vragen
Na te vragen
Na te vragen
Na te vragen
Na te vragen
EN MEER (1/2)
Managementinformatie
Akorda
CABO
Concent
Na te vragen
Na te vragen
Confina
Driessen HRM
Dyade
Groenendijk Onderwijs Administratie
Na te vragen
Dyade SSO Portal
MijnGroenendijk
Helder Onderwijs
Merces B.V.
WebOffice
Workflowondersteuning
EN MEER (2/2)
Managementinformatie
Onderwijsbureau Hollands Midden
Workflowondersteuning
OHM (Infotopics)
Onderwijsbureau Meppel
Onderwijsbureau Twente
OOG Onderwijs Ondersteuning BV
Na te vragen
Promanagement onderwijssupport
Na te vragen
Na te vragen
Vizyr
Na te vragen
HOE TE KIEZEN
WANT
• Een keuze is voor langere tijd
• Kwaliteit en continuïteit moeten geborgd zijn
• Dit vraagt om investeringen (hetzij in geld, hetzij in
tijd)
• En vraagt, ook bij volledige uitbesteding, altijd om
inzet vanuit de onderwijsinstelling
BELANGRIJK
• Bestuur is altijd eindverantwoordelijk voor tijdige en correcte
aangiftes en gegevensleveringen
• Bestuur is altijd eigenaar van de eigen data
• (ISO)Certificering bij AK’s: zegt niet alles
Afweging 1:
administratie uitbesteden
•
•
•
•
•
•
•
Waarborgen continuïteit
Nodige expertise niet in eigen huis hoeven
Niet bijhouden wet- en regelgeving tbv administratie
Core-business is onderwijs
Goede aanbesteding: kwaliteit met marktconforme prijs
Zelf doen is duurder
?
Aandachtspunten afweging 1
•
•
•
•
•
•
•
Standaardisering vanuit AK. Maatwerk tegen meerprijs
MI via dashboard: 24/7 (standaard)
Mogelijkheden selfservice
AK is afhankelijk van uw gegevenslevering
Vaste contactpersonen (blijft mensenwerk)
EA (in bijna alle gevallen)
?
Afweging 2:
administratie insourcen
•
•
•
•
•
•
•
Volledige zeggenschap over administratie en info
Meer maatwerk in rapportages
Eigen keuzes software
Additionele vragen snel en zonder extra kosten
Niet afhankelijk van inkoop door AK
Kwaliteit medewerkers in eigen hand
?
Aandachtspunten afweging 2
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Tijdsinvestering in inrichting administratie
Maximale flexibiliteit mogelijk
Investering in goed personeel
Waarborgen continuïteit
Vaak duurder, en implementatiekosten
Aandacht voor ICT en beveiliging
Eigen AO/IC: fijn maar ook pure noodzaak
EA
?
Afweging 3:
drie varianten
• 1 administratie (b.v. FA) insourcen, andere administratie (b.v.
PSA) uitbesteden
• Administratie geheel in eigen beheer, specifieke
dienstverleners leveren “handjes”
• Administratie (geheel of gedeeltelijk) in eigen beheer,
achtervang-AK
• Mengvormen: “dagelijkse” FA en PA zelf, SA en b.v.
jaarrekening door AK
• ?
Overwegingen en aandachtspunten
• Grosso modo vanuit afwegingen 1 en 2 (afhankelijk van
variant)
• Maar wel aantal extra aandachtspunten:
denk aan goede aansluiting tussen
PSA en FA bij gedeeltelijk insourcen
bij achtervang: houd AK op de hoogte
aansluiting eigen AO/IC op AO/IC van
dienstverlener
Nog een paar puntjes (1)
• Bij volledige uitbesteding:
managementletter accountant AK
vragen naar IC AK
periodiek overleg over kwaliteit en
eventuele additionele vragen (register
met afspraken)
helder contract, duidelijk wat meerprijs
is
?
Nog een paar puntjes (2)
• Bij insourcing:
U bent een AK! Administratie moet
volledig, correct en actueel zijn
Aandacht voor AO/IC, logboek werkzaamheden
Zorg voor goed verwachtingenmanagement
Scheidt zo mogelijk control van adm.
Ter illustratie: technische eisen
• Volledig: geen onzichtbare verplichtingen, alle
periodeboekingen, alle afschrijvingen
• Correct: juiste boekingen, juiste invoer, onderliggende
dossiers/bewijsstukken
• Actueel: FA: alle mutaties binnen 5 werkdagen, SA: verwerking
in betreffende maand
Ter illustratie: AO/IC
• Handboek AO/IC.
Hou rekening met onder meer:
-
Functiescheidingen, verdelen van bevoegdheden
Duidelijke autorisaties/procuratie
Vierogenprincipe bij betalingen
Bij SA: onjuiste/onvolledige mutatie gaat terug,
wordt niet door SA aangepast. Controle op juiste en
volledige verwerking
Three lines of defence
Interne toezichthouder
Bestuur
AO/IC
Interne controles
First line of defencel
Kwaliteit output
compliance
Besluitvormingsprocessen
bestuur
Second line of defence,
first line of defence
Besluitvormings-/
bedrijfsvoerings-processen
Risicomanagement
Incidentele steekproef
Uitvoerend management
First line of defence
Concerncontrol
Second line of defence
Interne audit
Third line of defence
Vragen of suggesties?