Financiën, verantwoording en de jaarrekening 2015 - PO-Raad

(Financiële) verantwoording
passend onderwijs
16 oktober 2015
Reinier Goedhart & Jiska Riphagen
www.passendonderwijs.nl
www.poraad.nl
Doel
Doel
- Inzicht in proces van de totstandkoming jaarverslag
- Identificatie van knelpunten om het proces van het jaarverslag
goed te laten verlopen
- Activiteitenplan voor nadere uitwerking
- Zoeken van goede voorbeelden
www.poraad.nl
Doorlopen van de verschillende stappen in het jaarverslag:
o Waarom een jaarverslag?
o Wat moet er in de verschillende onderdelen staan?
o Hoe gaat u dit organiseren?
o Welke de informatie/input/ondersteuning heeft u hierbij
nodig?
www.poraad.nl
Agenda
Waarom?
1. Omdat het hoort (niet omdat het verplicht is)
2. In kader van sturing van de organisatie
3. Onderdeel van een goede planning & control cyclus
www.poraad.nl
Inputs
Output
www.poraad.nl
• Deel samenwerkingsverbanden heeft jaarverslag
ingediend
• Check bij inspectie op formele vereisten
• Verbeteren van de jaarverslagen: input van
leesclub
• Zoeken naar goede voorbeelden
www.poraad.nl
Huidige stand van zaken
 Niet allemaal wettelijk, maar wel logischerwijs
te verwachten in een jaarverslag:
• Voortbouwen op ondersteuningsplan
• Basis- en extra ondersteuning
• Oordeel over eigen financiële positie
• Verdeling middelen én resultaten bij scholen
• Personeel in dienst
• Continuïteitsparagraaf
www.poraad.nl
Waar kijken we naar?
www.poraad.nl
Structuur jaarverslag
Jaarverslag
Bestuursverslag
Jaarrekening
Jaarcijfers (EFJ)
• Algemene
instellingsgegevens
A: Instellingsbeleid
B: Financieel beleid
 Grondslagen
 Niet uit de balans
blijkende verplichtingen
 Gebeurtenissen na
balansdatum
 Accountantsverklaring
 Balans
 Exploitatierekening
 Kasstroomoverzicht
 modellen: subsidies,
WNT
Hoe?
Verantwoording jaarverslag behelst 2 onderdelen:
1. Beleidsinformatie: doelmatigheid
• Transparantie over ingezette middelen:
• Wat werd er met de inzet van middelen beoogd en gerealiseerd?
• Verticale en horizontale verantwoording: partijen binnen het SWV willen dit
toch ook van elkaar weten?
2. Rechtmatigheid bestedingen +getrouw beeld: accountantscontrole
• Zijn middelen rechtmatig besteed? € uitgegeven voor het geven van goed
onderwijs?
• heeft verdeling van middelen plaats gevonden op grond van
ondersteuningsplan
Dilemma: SWV en schoolbestuur  Wie verantwoordt wat?
www.poraad.nl
Wie?
1. Samenwerkingsverband
• Beleidsinformatie:
o Ondersteuningsplan is basis voor verantwoording dus ook
informatie over activiteiten en resultaten bereikt met aan
schoolbestuur overgedragen middelen  Hoe gaat u dat
organiseren?
• Rechtmatigheid:
o De accountantscontrole richt zich alleen op middelen die niet zijn
overgedragen aan schoolbesturen
o Betalingen op grond van ondersteuningsplan?
www.poraad.nl
Wie?
2. Schoolbestuur
• Beleidsinformatie: Schoolbesturen verantwoorden ontvangen
SWV- middelen in hun jaarverslag
• Bestuur in meerdere SWV-en: geen verplichting om verantwoording per
SWV te splitsen
• Wel info geven aan SWV om te kunnen zien in hoeverre
ondersteuningsplan is gerealiseerd
• Rechtmatigheid: accountant controleert of middelen zijn ingezet
voor onderwijsdoeleinden
• en dus niet of middelen conform ondersteuningsplan zijn besteed!
www.poraad.nl
www.poraad.nl
Bestuursverslag
Bestuursverslag
Instellingsgegevens
Instellingsbeleid (A)
Financieel Beleid (B)
•Inhoudelijke ontwikkelingen: o.g.v.
ondersteuningsplan
•Kwaliteitszorg
•Personeelsbeleid
• Ontwikkelingen verbonden partijen
•Organisatorische ontwikkelingen
(governance)
• Zaken met politieke / maatschappelijke
impact
•Klachten
•Stakeholders: 660.407: jaarverslag inrichten
op behoeften van stakeholders
•Analyse financiële situatie
•Analyse resultaat
•Gang van zaken gedurende het
verslagjaar
•Treasury verslag
•Toekomstige ontwikkelingen:
continuiteitsparagraaf:
• Meerjarenbegroting
• Risicomanagement
• conform Code Goed Bestuur
1.Legt relatie tussen beleidsvoornemens en uitvoering:
- Wat waren doelen (ondersteuningsplan)?
- Wat waren activiteiten?
- Wat is resultaat? (wat is wel en niet gehaald)
- Aanpassen meerjarig beleid/ ondersteuningsplan?
www.poraad.nl
Bestuursverslag
2. Geeft inzicht in de toekomstige (financiële) ontwikkelingen
• Wat was middeleninzet (verantwoording financieel beleid)
• Waar staan we? Wat vinden we daarvan?
• Wat zijn de consequenties daarvan voor het realiseren van onze meerjarige
doelstellingen?
Hoe gaat u dit organiseren? Welk input/ informatie/ ondersteuning heeft u nodig?
Verantwoording financieel beleid  op hoofdlijnen
ingaan op:
1.
2.
3.
4.
Analyse van de financiële situatie
Gang van zaken gedurende het verslagjaar
Treasuryverslag
Continuiteitsparagraaf
www.poraad.nl
Financiële verantwoording
1. Analyse van de financiële situatie
a. Geef heldere omschrijving gehanteerde kengetallen
b. Vergelijk realisatie en streefwaarden en geef als SWV zelf
oordeel over financiële situatie
Hoe was uw oordeel afgelopen jaar?
Hoe gaat u dit organiseren?
www.poraad.nl
Financiële verantwoording
2. Gang van zaken gedurende het verslagjaar
a. Analyse van het financieel resultaat
•
•
Begroting versus realisatie: verantwoord significante afwijkingen
Resultaatsbestemming: wat doe u met positief/ negatief exploitatie
resultaat? (algemene reserve / bestemmingsreserve)
b. Relevante ontwikkelingen voor beoordeling jaarrekening
•
Investerings- en financieringsbeleid: welke grote investeringen zijn
gedaan of uitgestel, leerlingstromen, personele ontwikkelingen,
huisvesting, etc.
Hoe gaat u dit organiseren?
www.poraad.nl
Financiële verantwoording
3. Treasuryverslag
• Verantwoording: Wat doet u met uw liggende gelden…
• Zie ook RJ 660.404  Verantwoord:
- Schets van het treasurybeleid en de uitvoering ten aanzien van de regeling
beleggen
- Soorten en omvang van beleggingen en beleningen
- Looptijden van de beleggingen en beleningen
Hoe gaat u dit organiseren?
www.poraad.nl
Financiële verantwoording
4. Continuiteitsparagraaf
De continuïteitsparagraaf vloeit voort uit de brief “Versterking
bestuurskracht onderwijs” richt zich op:
1. een meerjarenparagraaf: een cijfermatige en inhoudelijke paragraaf
voor de drie jaren volgend op het verslagjaar
• meerjarenbegroting en leerlingaantallen/ personeelsbezetting
2. procesmatige beschrijving van risicomanagement en beschrijving
belangrijkste risico’s: wat is een risico?
3. verantwoording over naleving van de governancecode
• rapportage van het toezichthoudend orgaan
Hoe gaat u dit organiseren?
www.poraad.nl
Financiële verantwoording
Aan de slag
• Voorbeelden van onderdelen binnenkort via poraad.nl en
passendonderwijs.nl (artikelenserie)
• Knelpunten uitwerken en ondersteuning bieden
www.poraad.nl
Hoofdproces 6: Verantwoorden
Omschrijving:
V =Directie SWV
E = Bestuur SWV en RvT
Kaders / besturing:
Het afleggen van verantwoording over het gevoerde
beleid, de bereikte resultaten en de uitvoering van de
begroting en de beleidsdoelen.
Triggers:
• Toezichtkader SWV van Inspectie NB: schoolbesturen
verantwoorden zelf de besteding van
ondersteuningsmiddelen in hun jaarverslag
• Min OCW: richtlijn Jaarverslag Onderwijs
• Wettelijke verplichting
jaarverslag /
jaarrekening vanuit P&C cyclus
• Triggers tbv rapportages
vanuit P&C cyclus
• Ad hoc vragen
• Interne verantwoording
partners in samenwerking
= knelpunt / uitwerkpunt
(nummer en aparte lijst?)
Outputs:
•
•
•
•
Inputs:
•
Doelrealisatie van
arrangementen/extra
ondersteuning (input uit
arrangeerinstrumenten)
Informatievoorziening
• Systemen van SWV: De TLV-registratie, de realisatie van de begroting, een
arrangeerinstrument en straks het dashboard (incl Kijkglazen)
Ondersteuning
• Accountant, AK
• In veel gevallen is controller een onmisbare
functie
Jaarverslag / jaarrekening
Managementrapportages
Dashboard
Rapportage interne
verantwoording
8)Jaarverslag
toezichthouder
toevoegen
Akkoord?
1)
Verzamelen
en opbouw
informatie
Ja
2) Financiële
rapportages
4) Opstellen
jaarverslag en
jaarrekening
7) Vaststellen
jaarverslag en
jaarrekening
5) behandelen
jaarverslag en
jaarrekening
nee
Verantwoordings
- informatie van
scholen
3) Management
rapportages
6) Aanpassen
jaarverslag
4a) Opstellen
interne
verantwoording
Proces is uitgebreid met stap 8: jaarverslag toezichthouder toevoegen
www.poraad.nl
Procesflow verantwoorden