Advies van de Rekeningcommissie mbt Statenvoorstel 24/00 A

Advies Rekeningcommissie
's-Hertogenbosch:
zaaknummer:
Afdeling:
Bijlage(n):
Onderwerp:
24/00
18 april 2000
Voorgestelde behandeling:
676941
PS-vergadering: 19 mei 2000
Financiën
--
Jaarverslag 1999
Aan Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant.
1. Inleiding
In artikel 2 en 3 van de verordening op de Rekeningcommissie is bepaald dat de Rekeningcommissie
tot taak heeft ten behoeve van een beoordeling door provinciale Staten van het door of namens
Gedeputeerde Staten gevoerde financieel beleid en beheer de overgelegde verantwoordingsstukken
in het kader van de rekening te onderzoeken. De commissie brengt van haar bevindingen een
openbaar schriftelijk verslag uit aan Provinciale Staten en aan Gedeputeerde Staten.
Gelet daarop bieden wij hierbij onze bevindingen aan met betrekking tot het Jaarverslag 1999 van de
provincie Noord-Brabant.
In haar vergadering van 14 april 2000 heeft ter behandeling in de Rekeningcommissie voorgelegen
het provinciaal Jaarverslag 1999 zoals vastgesteld door het college van Gedeputeerde Staten d.d. 4
april 2000 (zaaknr. 676941).
Bij de behandeling van het Jaarverslag 1999 heeft de Rekeningcommissie tevens betrokken het door
de accountant (VB Deloitte & Touche) ter zake uitgebracht rapport.
Door de Rekeningcommissie is naast het controlerapport van VB Deloitte & Touche besproken de in
statenvoorstel 24/00 A door het college van Gedeputeerde Staten verstrekte reactie op dit controlerapport.
De Rekeningcommissie heeft tijdens bovengenoemde vergadering nadere vragen gesteld over het
jaarverslag, het controlerapport van de accountant en de reactie van het college van Gedeputeerde
Staten daarop. De belangrijkste conclusies van de discussie in de Rekeningcommissie worden
hieronder weergegeven.
2.1 Algemeen
De Rekeningcommissie spreekt haar waardering uit dat binnen beperkte tijd het jaarverslag van de
provincie gereed is gekomen. Complimenten voor het goede en degelijke werk (cijfermatige
onderbouwing, risicoparagraaf).
Een probleem in het jaarverslag blijft de noodzakelijke relatie die gelegd moet kunnen worden met de
begroting. Met name de mate van realisering van de in de begroting gestelde beleidsdoelen is nog
steeds onvoldoende terug te vinden. Bijvoorbeeld van de voorgenomen investeringen in 1999 wordt
slechts ongeveer de helft gerealiseerd waarbij onvoldoende duidelijk wordt vermeld wat de oorzaak
daarvan is.
De Rekeningcommissie constateert dat een aantal zaken uit het accountantsrapport inzake 1998 ook
dit jaar weer terugkeren. Concreet worden onder andere opnieuw vermeld het Groenfonds, NUBL,
Waterhuishoudingsplan, verkoop steunpunt Udenhout, provinciale opcenten Motorrijtuigenbelasting
en de oninbare vordering voor bodemsanering te Budel. In de reacties die Gedeputeerde Staten
geven kan de Rekeningcommissie zich in het algemeen vinden.
2.2 Toelichting per functie/product
De Rekeningcommissie zou graag van het college van GS een concrete toezegging willen dat het
volgend jaar conform de Comptabiliteitsvoorschriften een toelichting op de belangrijkste afwijkingen
tussen het resultaat van het voorgaande dienstjaar en het onderhavige dienstjaar per functie/product
wordt gegeven. GS heeft dit jaar geconstateerd dat door de zeer grote tijdsdruk die op het proces ligt
dit niet gerealiseerd kon worden.
2.3 Interregproject Watermanagement
In het rapport van de accountant wordt een opmerking gemaakt over de toepassing van de
comptabiliteitsvoorschriften bij het interregproject Watermanagement. Dat project wordt uitgevoerd
door de ZLTO. Met het antwoord dat het college van GS hierop geeft in het statenvoorstel is de
accountant tevreden. De accountant wil wel goed geïnformeerd blijven over het tempo waarin het
project wordt uitgevoerd. Ook de Rekeningcommissie stemt in met het antwoord van het college van
GS.
2.4 Apparaatskosten
De Rekeningcommissie gaat ervan uit dat gemaakte afspraken c.q. gedane toezeggingen ook
worden nagekomen. Inzake de verantwoording van apparaatskosten geldt de afspraak dat iedereen
tijd schrijft. Recent ambtelijk onderzoek heeft aangetoond dat in het eerste kwartaal van 2000 bijna
90% van de medewerkers volgens afspraak tijd schrijft. Nadere analyse van de overige 10% geeft
een scala van redenen: ziekte, uit dienst, computerstoringen etc. Vanuit de ambtelijke leiding wordt
een extra inspanning geleverd om te bereiken dat zoveel mogelijk medewerkers tijd schrijven. Exact
100% zal nooit bereikt worden.
2.5 Stimulus
In het statenvoorstel staat vermeld dat GS zal bezien of in de toekomst de jaarverslagen van
Stimulus ter kennisname aan de functionele commissie van PS zullen worden gezonden. GS heeft
nader toegelicht dat toezending in ieder geval plaats zal vinden indien de leden van de
desbetreffende commissie daarvoor belangstelling hebben.
2.6 Uitvoering Bestuursakkoord 1999-2003
De bijgevoegde rapportage inzake de uitvoering van het Bestuursakkoord 1999-2003, verslagjaar
1999 wekt volgens de Rekeningcommissie ten onrechte de suggestie dat gerapporteerd wordt over
effectiviteit en doelmatigheid. In feite voldoet het daar niet aan.
Ook is voor de leden van de Rekeningcommissie niet direct duidelijk waar de cijfers in deze
rapportage zijn terug te vinden in het jaarverslag.
Namens het college is toegezegd in de toekomst nadrukkelijk rekening te houden met deze
opmerkingen.
2.7 Tijdspad
Zoals eerder afgesproken kan de bespreking en vaststelling van het Jaarverslag 1999 door
Provinciale Staten gebeuren voordat de bespreking van de Voorjaarsnota 2000 plaats vindt. Dit
betekent echter dat het proces voor de samenstelling van het Jaarverslag 1999 zeer onder druk is
komen te staan hetgeen geleid heeft tot een aantal foutjes. De Rekeningcommissie heeft nota
genomen van de opmerkingen van het college van GS dat ook in de toekomst deze snelheid en
volgorde van behandeling van jaarverslag en voorjaarsnota tot enige afwijkingen in het uiteindelijke
jaarverslag kan leiden.
Ook heeft deze snelheid van handelen tot gevolg dat niet tegelijk met de behandeling van het
(financiële) jaarverslag de andere jaarverslagen kunnen worden besproken. De externe informatie
voor de andere jaarverslagen komt grotendeels pas veel later beschikbaar.
-2-
2.8 Doelmatigheid en rechtmatigheid.
De rapportage van de accountant omtrent rechtmatigheid en doelmatigheid is volgens de
Rekeningcommissie weinig concreet. In de daaropvolgende discussie bevestigt de accountant dat in
het kader van de controle van de jaarrekening deze rapportage inderdaad op een hoog
abstractieniveau wordt uitgevoerd. Hiermee wordt formeel voldaan aan de voorschriften uit de
Provinciewet. De echte doelmatigheidscontrole en uitgebreide rapportage hierover vindt plaats bij de
managementletter die de accountant steeds in het najaar uitbrengt.
Naar aanleiding van een notitie over rechtmatigheidscontrole en van de taakopdracht van de
accountant zal de Rekeningcommissie hierover binnenkort verder discussiëren.
3. Advies
Uitgaande van het jaarverslag, het rapport van VB Deloitte & Touche, de reactie van Gedeputeerde
Staten en de ter vergadering van de Rekeningcommissie verstrekte informatie, adviseert de
Rekeningcommissie aan Provinciale Staten om het provinciale Jaarverslag 1999 als zodanig vast te
stellen.
De commissie voornoemd,
De secretaris,
De voorzitter,
Drs. C.H.I.M. Walenkamp
Drs. M.F.A. van Diessen
-3-