Memorie van Antwoord bij Statenvoorstel 75/03 inzake de

Memorie van antwoord PS 75/03 D
Voorgestelde behandeling:
PS-vergadering
:
7 november 2003
Onderwerp
Verordeningen art 216 en 217 Provinciewet
Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant,
1. Inleiding
In de commissievergadering Bestuur en Middelen van 17 oktober zijn de Financiële
beleids- en beheersverordening en de Controleverordening aan de orde geweest. Beide
verordeningen dienen op grond van de nieuwe Provinciewet (art 216 en 217) te worden
vastgesteld.
De verordeningen zijn opgesteld naar de huidige P&C werkwijze. Daarbij zijn echter wel
de nieuwe wettelijke eisen in acht genomen zoals de Wet dualisering, de nieuwe
Provinciewet en het Besluit begroting en verantwoording. Impliciet wordt in de
verordeningen derhalve uitgegaan van een duale werkwijze. Aangezien het werken in
een duaal systeem de nodige aanpassingen vergt en dit niet van de ene op de andere dag
gerealiseerd is, hebben verschillende fracties aangegeven bezwaren te hebben tegen de
verordeningen die uitgaan van een duale werkwijze. Voornaamste punt daarbij is dat de
doelstellingen en indicatoren in de provinciale begroting nog niet overal zijn benoemd
en waar dat wel zo is, zijn de doelstellingen niet altijd voldoende meetbaar. Dit
bemoeilijkt de controlerende taak van de Staten.
Daarom is tijdens de commissiebehandeling gepleit voor een overgangsregeling m.b.t.
de autorisatie en de controlerende bevoegdheden van de Staten. Dit laatste was door de
Rekeningcommissie al verwoord in de brief van 1 oktober jl.
2. Autorisatieniveau
In de Financiële beleids- en beheersverordening zijn in de artikelen 2 en 3 de vaststelling
van de programmabegroting (PS) respectievelijk de productenraming (GS) opgenomen.
In artikel 5, vierde lid, is aangegeven welke wijzigingen tijdens de uitvoering van de
programmabegroting aan Provinciale Staten worden voorgelegd. Deze regels zijn
overgenomen uit de concept-programmabegroting (pag 3). Aangezien dit punt ook aan
de orde is gekomen bij de behandeling van de Programmabegroting / Uitwerking
Bestuursakkoord, wordt verwezen naar de Memorie van antwoord bij de
Programmabegroting (74/03 D) waarin voorgesteld wordt om voor 2004 iedere
wijziging tussen begrotingsprodukten ter advisering voor te leggen aan de functionele
commissies. Hiertoe zal de verordening 216 aangepast worden door in artikel 5 een
vijfde lid toe te voegen waarin het voorstel zoals verwoord in de Memorie van antwoord
bij de begroting wordt opgenomen als overgangsbepaling.
Artikel 5 lid 5:
‘s-Hertogenbosch
Datum
28 oktober 2003
DIS-nummer
950496
Afdeling
Fin
Bijlage(n)
-
‘In afwijking van het genoemde onder lid 4 zal, zolang de programmabegroting nog niet
voldoet aan de controlerende kaders van Provinciale Staten, bij de aanbieding van de
programmabegroting een voorstel worden gedaan met betrekking tot de
autorisatieniveau’s van zowel Provinciale als Gedeputeerde Staten voor het betreffende
begrotingsjaar waarin wordt aangegeven in welke gevallen (begrotings)wijzigingen van
de productenraming aan Provinciale Staten worden voorgelegd.’
Datum
28 oktober 2003
DIS-nummer
3. Opdrachten PS aan de accountant
De punten die in de brief van de Rekeningcommissie zijn opgenomen alsmede de
opmerkingen zoals die tijdens de commissievergadering zijn gemaakt, hebben betrekking
op de relatie tussen de Staten en de accountant en dan met name op de bevoegdheid van
PS om aanvullende opdrachten te kunnen verstrekken aan de accountant naast de
reguliere accountantscontrole. Zoals ook reeds aangegeven in de reactie op de brief van
de Rekeningcommissie, zou een bepaling hiertoe niet in de verordeningen opgenomen
hoeven te worden. Provinciale Staten hebben immers altijd de mogelijkheid om
onderzoeken in te stellen. Gelet op de bespreking in de commissie, zijn wij niettemin
bereid om deze mogelijkheid expliciet in de Controleverordening op te nemen. Hiertoe
stellen wij voor een bepaling toe te voegen aan artikel 2 en wel op de volgende wijze:
Artikel 2, lid 6: ‘Provinciale Staten hebben de mogelijkheid aanvullende opdrachten aan
de accountant te verstrekken naast de controle van de jaarrekening’.
Toelichting:
‘Naast de controle op de jaarrekening hebben Provinciale Staten op grond van dit lid de
mogelijkheid om de accountant aanvullende opdrachten te verstrekken. Dit kunnen
opdrachten zijn naar aanleiding van de bevindingen bij de jaarrekeningcontrole maar ook
zelfstandige opdrachten zoals het laten controleren van een door Provinciale Staten
vastgestelde verordening op financiële en/of overige rechtmatigheid.’
950496
4. Overgangsbepaling
Voorgesteld wordt om een overgangsbepaling toe te voegen aan de Controleverordening
waarin de mogelijkheid wordt opgenomen voor Provinciale Staten om een onderzoek te
kunnen instellen naar de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid zo lang de
provinciale rekenkamer(functie) nog niet is ingesteld. Voorstel is om deze
overgangsbepaling als volgt te formuleren:
Artikel 9. Overgangsbepaling doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek
‘Tot de instelling van een provinciale rekenkamer(functie) hebben Provinciale Staten de
mogelijkheid om onderzoeken in te stellen naar de doelmatigheid, doeltreffendheid en
rechtmatigheid van het door Gedeputeerde Staten gevoerde bestuur.’
Toelichting:
‘Bij de vaststelling van de controleverordening is er nog geen provinciale
rekenkamer(functie) ingevoerd. Om tot die tijd de controlerende taak van de Staten in
een duale werkwijze uit te kunnen voeren is deze overgangsbepaling opgenomen. Het
geeft Provinciale Staten de mogelijkheid om onderzoeken te doen naar de
doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het door Gedeputeerde Staten
gevoerde bestuur. Met bestuur wordt zowel beheer als beleid bedoeld’
Overigens is het in dit verband goed nog eens te wijzen op de verordening die op grond
van art. 217a Provinciewet moet worden opgesteld inzake de doelmatigheid en
doeltreffendheid. Deze verordening zal begin volgend jaar aan uw Staten worden
aangeboden en heeft tot doel om regels te stellen die waarborgen dat door het college
periodiek onderzoek wordt verricht naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van
het door het college gevoerde bestuur en naar de vraag of de inrichting van de
provinciale organisatie voldoet aan de gestelde eisen. De rekenkamer(functie) is nauw
verwant aan de verordening 217a. Ook de rekenkamer(functie) doet (naast onderzoek
naar de rechtmatigheid) onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het
2/4
gevoerde bestuur. De rekenkamer(functie) kan op grond van het gestelde in artikel 217a
Provinciewet gebruik maken van de resultaten van de onderzoeken van Gedeputeerde
Staten. Ook kan de rekenkamer(functie) zonodig een tweede oordeel geven als PS
hiertoe aanleiding zien.
Datum
5. Overige opdrachten aan de accountant door Gedeputeerde Staten
Gedeputeerde Staten kunnen gedurende het jaar opdrachten aan de accountant
verstrekken. Dit gebeurt bijvoorbeeld indien er over ontvangen gelden verantwoording
moet worden afgelegd aan derden (bijvoorbeeld het Rijk). Om belangenverstrengeling
tegen te gaan, zal per individuele opdracht bekeken moeten worden of de opdracht
gegund kan worden aan de accountant die eveneens de jaarrekening controleert. De
Staten zullen van deze opdrachten op de hoogte worden gesteld. Hiertoe wordt
voorgesteld om aan artikel 6 lid 1 toe te voegen: ‘Gedeputeerde Staten informeren
Provinciale Staten over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.’
Aan de toelichting wordt de volgende passage toegevoegd aan de tweede alinea: ‘Indien
Gedeputeerde Staten dit voornemen hebben, dienen zij Provinciale Staten hierover te
informeren (meldingsplicht). Dit biedt Provinciale Staten de mogelijkheid om over de
desbetreffende uitbesteding van werkzaamheden haar oordeel te vormen en haar
bedenkingen aan Gedeputeerde Staten kenbaar te maken voor mogelijke toekomstige
opdrachten van gelijke aard.’
Overigens heeft de accountant ook zijn eigen regels om zijn onafhankelijkheid te
waarborgen ter voorkoming van mogelijke belangenverstrengelingen.
28 oktober 2003
DIS-nummer
950496
Tot slot is in de brief van de Rekeningcommissie nog een opmerking gemaakt m.b.t. het
bespreken van de management-letter op bestuurlijk niveau (zgn. boardletter) zoals in
2002 heeft plaatsgevonden. Wij zien geen belemmering om deze werkwijze vast te
leggen in de Controleverordening en stellen dan ook voor om een artikel toe te voegen.
Artikel 8. Managementletter
‘1. Jaarlijks wordt door de accountant een managementletter opgesteld waarin de
accountant een oordeel geeft over de beheersstructuur van processen dan wel een
oordeel over het proces dat is gepland om te komen tot een adequate beheersing.
2. De samenvatting van de managementletter, de zgn. bestuurssamenvatting of
boardletter, zal in de door Provinciale Staten ingestelde rekeningcommissie worden
besproken.’
Toelichting:
‘Jaarlijks stelt de accountant een managementletter op. Hierin wordt ingegaan op de
vraag in hoeverre processen en risico’s binnen de provinciale organisatie op een adequate
wijze beheersbaar zijn of wordt een oordeel gegeven over de wijze waarop tot een
adequate beheersing gekomen gaat worden. Van de managementletter wordt een
bestuurssamenvatting gemaakt die in de Rekeningcommissie wordt besproken in
aanwezigheid van de accountant en het college.’
De artikelen 8 ‘Inwerkingtreding’ en 9 ‘Citeertitel’ worden door bovenstaande
aanvullingen gewijzigd in artikel 10 en 11.
Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant,
Secretaris
De voorzitter
drs. W.G.H.M. Rutten
J.R.H. Maij-Weggen
3/4
Auteur: H. Immink, tst.: 2011
Datum
28 oktober 2003
DIS-nummer
950496
4/4