Het huishoudelijk reglement dient als aanvulling op de statuten van

HUISHOUDELIJK REGLEMENT
OKTOBER 2008
Het Huishoudelijk Reglement dient als aanvulling op de statuten van ODIOM.
In alle gevallen waarin de wet, de statuten van ODIOM of het Huishoudelijk Reglement van
ODIOM niet voorzien beslist het bestuur.
ARTIKEL 1. BESTUUR
Algemeen
a.
Het bestuur kent naast de statutair bepaalde functies de functies:
1.
bestuurslid externe contacten
2.
bestuurslid interne contacten.
Vorming
b.
Het bestuur verzorgt de werving en selectie van nieuwe bestuursleden. Het
bestuur organiseert uiterlijk tien weken voor sluiting van het academisch jaar, een
bijeenkomst waarop mensen zich kandidaat kunnen stellen voor het nieuwe
bestuur.
c.
Elk lid kan solliciteren naar een functie binnen het ODIOM-bestuur.
d.
Sollicitanten dienen schriftelijk te solliciteren, waarna ze uitgenodigd worden
voor een gesprek.
e.
Sollicitanten worden beoordeeld op grond van de sollicitatiebrief, het gesprek en
(indien van toepassing) op eerder functioneren binnen een commissie van
ODIOM.
f.
Uit de sollicitanten wordt door het bestuur een kandidaatsbestuur gevormd.
g.
Zo gauw het kandidaatsbestuur gevormd is, doch uiterlijk vier weken voor
sluiting van het lopende verenigingsjaar, wordt het door het bestuur gevormde
kandidaatsbestuur bekend gemaakt aan de leden. Vanaf deze datum begint het
bestuur met het inwerken van het door haar gevormde kandidaatsbestuur.
h.
Het staat leden vrij zelf kandidaat-bestuursleden ter stemming op te voeren
tijdens de jaarvergadering.
i.
Van een door het bestuur gevormd kandidaatsbestuur dient het beleidsplan ter
goedkeuring te worden voorgelegd op de jaarvergadering.
Taakomschrijving
j.
De voorzitter leidt de bestuursvergaderingen.
k.
Het extern- of intern bestuurslid fungeert als plaatsvervanger van de voorzitter.
2
l.
De secretaris draagt zorg voor archivering van relevante stukken en verzorgt het
beleidsplan en het secretarieel jaarverslag. Bovendien draagt de secretaris zorg
voor de correspondentie van de vereniging.
m.
De penningmeester verzorgt de begroting en het financieel jaarverslag en legt
deze voor de jaarvergadering voor aan de financiële controlecommissie.
n.
De penningmeester draagt zorg voor regelmatige kastellingen en draagt zorg voor
afstorten van contanten als er een bedrag van meer dan € 300 in de kas aanwezig
is.
o.
De penningmeester van het bestuur is tevens de contactpersoon voor de
boekencommissie en voor de Merchandisecommissie
p.
Het bestuurslid externe betrekkingen onderhoudt namens de vereniging
contacten met personen en organisaties buiten ODIOM. Hij/zij kan een ander
bestuurslid als (tijdelijk) plaatsvervanger aanwijzen.
q.
Het bestuurslid externe betrekkingen is tevens de contactpersoon voor de
Lezingen- en Excursiecommissie en de LSPOD-commissie, de Almanakcommissie,
de OM-commissie en de structuren binnen ODIOM
r.
Het bestuurslid interne betrekkingen onderhoudt namens de vereniging contacten
de leden van de overige commissies en structuren binnen ODIOM. Hij/zij kan een
ander bestuurslid als (tijdelijk) plaatsvervanger aanwijzen.
s.
Binnen vier weken in het nieuwe verenigingsjaar organiseert het bestuur een
bijeenkomst voor alle commissieleden.
t.
Zo vroeg mogelijk in het nieuwe verenigingsjaar organiseert het bestuur een
Actieve Leden Weekend (ALW) voor alle commissieleden.
u.
De bestuursvoorzitter, bestuurssecretaris en bestuurspenningmeester organiseren
elk aan het begin van het jaar een informatiebijeenkomst voor respectievelijk de
voorzitters, secretarissen en penningmeesters van de commissies.
Rechten en plichten
v.
Buiten de jaarvergadering wordt door het bestuur minimaal twee keer per jaar
een ALV bijeengeroepen. (Treedt in werking bij een ledenaantal van 250.)
w.
Het bestuur mag tot een maximumbedrag van € 40,- per bestuurslid vergoeden uit
gelden van het bestuur als gedeeltelijke vergoeding voor bestuurskleding.
3
ARTIKEL 2. COMMISSIES
Algemeen
a.
De vereniging kent de volgende commissies:
1.
Activiteitencommissie
2.
Actualiteitencollege- Lezingen- en excursiecommissie
3.
Almanakcommissie
4.
Boekencommissie
5.
Buitenlandexcursiecommissie
6.
Diescommissie
7.
Feestcommissie
8.
Internetcommissie
9.
Introductiecommissie
10. LSPOD-commissie
11. Merchandisecommissie
12. OM-commissie
13. Schakelaarscommissie
14. Sportcommissie
b.
Alle commissies alsmede hun taakomschrijving worden vermeld in het
Huishoudelijk Reglement.
c.
Alleen leden van ODIOM kunnen in een commissie benoemd worden.
d.
Het bestuur kan tijdens een lopend verenigingsjaar besluiten nieuwe commissies
te benoemen. Deze commissies worden benoemd voor de duur van het resterende
verenigingsjaar.
e.
Het staat leden vrij een voorstel te doen tot vorming van een commissie.
Vorming
f.
Binnen 3 weken na opening van het nieuwe academisch jaar organiseert het
bestuur een bijeenkomst waarop mensen zich kandidaat kunnen stellen voor
commissies.
g.
Zo spoedig mogelijk doch uiterlijk twee weken na deze bijeenkomst worden de
aspirant-commissieleden door de leden van de commissie(s) waarvoor zij zich
hebben aangemeld uitgenodigd een sollicitatiebrief te schrijven en/of worden zij
uitgenodigd voor een (individueel) gesprek.
h.
Van bestaande commissies worden aspirant-commissieleden benoemd op de
jaarvergadering voor de periode tussen deze en de volgende jaarvergadering.
4
Mochten er gedurende het studiejaar nieuwe commissieleden worden benoemd,
dan zal hiervan melding worden gemaakt in het daaropvolgende ODIOMMagazine.
Taakomschrijving
Algemeen
i.
Alle commissies hebben een voorzitter, secretaris en penningmeester.
j.
De voorzitter roept de vergadering bijeen en leidt de vergadering. Bij oproeping
worden de te behandelen onderwerpen vermeld.
k.
De secretaris verzorgt de post en notulen van de vergadering, deze notulen
behoren op de eerstvolgende vergadering te worden vastgesteld.
l.
De penningmeester van een commissie stelt in samenwerking met de
penningmeester van het bestuur een begroting en eindafrekening op voor de
commissie waar hij/zij deel van uitmaakt en laat deze goedkeuren door het
bestuur.
Commissiespecifiek
m.
De in lid a genoemde commissies hebben de volgende doelen:.
1.
De Activiteitencommissie organiseert minimaal eens per vier weken een
evenement.
2.
De
Actualiteitencollege-
Lezingen-
en
Excursiecommissie
organiseert
minimaal eens per vier weken een actualiteitencollege en eens per vier weken
een excursie naar een bedrijf of instelling met een pedagogische of
onderwijskundige oriëntatie.
3.
De Almanakcommissie geeft eens per jaar een almanak uit. Hierin zijn in
ieder geval opgenomen:
A.
De personalia van alle leden, uitgezonderd diegenen die hiertegen
bezwaar maken.
B.
De
personalia
medewerkers
van
studenten
verbonden
aan
pedagogische
de
wetenschappen
opleiding
of
pedagogische
wetenschappen wanneer zij zich opgeven voor vermelding in de
Almanak.
4.
C.
Een omschrijving van ODIOM, haar structuur en haar commissies.
De
Boekencommissie
verkoopt
studieboeken
aan
leden
tegen
een
gereduceerd tarief.
5
5.
De Buitenlandexcursiecommissie organiseert minimaal eens per jaar een
studiereis naar het buitenland.
6.
De Diescommissie organiseert eenmaal per jaar een symposium of een
congres met aansluitend een borrel of een feest. Eens in de vijf jaar heet deze
commissie de Lustrumcommissie, om het ODIOM-lustrum te vieren.
7.
De Feestcommissie organiseert de Warming Up Dagen, de feesten en de
borrels van ODIOM.
8.
De Internetcommissie onderhoudt de website van de vereniging.
9.
De Introductiecommissie organiseert de introductieperiode voor de
eerstejaars.
In
deze
periode
wordt
in
ieder
geval
door
de
Introductiecommissie een kamp georganiseerd en een introductiedag op de
faculteit.
Daarnaast
helpt
de
Introductiecommissie
mee
met
voorlichtingsactiviteiten op de faculteit.
10.
De LSPOD-commissie organiseert, in samenwerking met zusterverenigingen,
de Landelijke Studenten Pedagogiek en Onderwijskunde Dag.
11.
De
Merchandisecommissie
regelt
de
kledinglijn
en
het
overige
promotiemateriaal van ODIOM.
12.
De OM-commissie geeft vier keer per jaar het ODIOM-magazine uit.
13.
De Schakelaarscommissie organiseert ieder jaar een introductiedag voor alle
eerstejaars schakelstudenten.
14.
De Sportcommissie organiseert eenmaal per vier weken een sportieve
activiteit en organiseert jaarlijks de deelname aan een groot landelijk
sportevenement.
Rechten en plichten
n.
Voor het doen van betalingen boven de € 200,-
(inclusief eventuele
borgstellingen) is toestemming van de bestuurspenningmeester vereist.
o.
Commissieleden zijn niet bevoegd tot het ondertekenen van contracten en /of
overeenkomsten tussen commissies en derden.
p.
Commissies is het zonder toestemming van het bestuur niet toegestaan uitgaven
te doen:
q.
1.
buiten de in lid l genoemde begroting.
2.
voordat de in lid l genoemde begroting is goedgekeurd.
Commissies hebben een contactpersoon binnen het bestuur, deze contactpersoon
ontvangt de notulen van de commissie(s) en is aanspreekpunt voor problemen
en/of advies.
6
r.
Op alle commissie-uitingen dient het ODIOM-logo te worden getoond.
s.
Sponsoring door directe concurrenten van eventuele hoofdsponsors is zonder
uitdrukkelijke toestemming van dezen niet toegestaan. Hoofdsponsors worden
gedefinieerd als sponsors die een contract met het bestuur sluiten over
verenigingsbrede sponsoring.
t.
Aan het einde van het jaar schrijven de commissies een draaiboek en/of een
jaarverslag voor hun opvolgers.
ARTIKEL 3. STRUCTUREN (TREEDT IN WERKING BIJ EEN
LEDENAANTAL VAN 500)
Algemeen
a.
b.
De vereniging kent de volgende structuren:
1.
Financiële controlecommissie (alias Kascommissie) Kascommissie
2.
Structuur promotie
3.
Structuur acquisitie
Structuren hebben een contactpersoon binnen het bestuur, deze contactpersoon is
aanspreekpunt voor problemen en/of advies.
c.
Alle
structuren
alsmede
hun
taakomschrijving
wordt
vermeld
in
het
Huishoudelijk Reglement.
d.
Alleen ODIOM-leden kunnen zitting hebben in een structuur.
e.
Het staat leden vrij een voorstel te doen tot vorming van een structuur.
f.
Het bestuur kan tijdens een lopend verenigingsjaar besluiten nieuwe structuren te
benoemen. Deze structuren worden benoemd voor de duur van het resterende
verenigingsjaar en met een naam en taakomschrijving opgenomen in het
Huishoudelijk Reglement.
Vorming
g.
Structuren worden benoemd door het bestuur voor de duur van een
verenigingsjaar.
h.
De structuren en hun leden worden benoemd op de jaarvergadering.
i.
Aanvullend geldt dat de leden van de structuur financiële controlecommissie
expliciet goedkeuring moeten hebben van de ledenvergadering.
7
Taakomschrijving
Algemeen
j.
Structuren voeren bepaalde taken uit voor commissies of het bestuur, wanneer
daaraan behoefte is.
k.
Een structuur kan weigeren een taak uit te voeren als huns insziens er te weinig
tijd is of middelen zijn om de taak uit te kunnen voeren.
Structuurspecifiek.
l.
De structuren hebben de volgende doelen:
1.
De leden van de structuur financiële controlecommissie controleren de
eindafrekening van het verenigingsboekjaar waarin zij zijn benoemd.
2.
De structuur promotie verzorgt met inachtneming van het in de leden j en k
genoemde promotie voor commissies of voor het bestuur van ODIOM.
3.
De structuur
promotie
geeft wanneer
mogelijk
ondersteuning aan
commissies bij het maken van promotiemateriaal.
4.
De structuur acquisitie heeft als doel het binnenhalen van acquisitiegelden
voor commissies waarbij dit nodig is en het binnenhalen van acquisitiegelden
voor het bestuur.
Rechten en plichten
m.
Slechts de bestuursvoorzitter in combinatie met bestuurspenningmeester of
bestuurssecretaris,
of
de
bestuurssecretaris
in
combinatie
met
de
bestuurspenningmeester zijn bevoegd tot het ondertekenen van contracten en /of
overeenkomsten tussen structuren en derden.
n.
Structuren zijn niet bevoegd tot het doen van betalingen zonder overleg met en
toestemming van de penningmeester van het bestuur.
o.
Kosten die gemaakt worden bij het uitvoeren van een taak voor een andere
commissie worden door de betreffende commissie vergoed. In het geval van de
structuur financiële controlecommissie is dit het bestuur.
8
ARTIKEL 4. COMITÉ VAN AANBEVELING (TREEDT IN WERKING BIJ
EEN LEDENAANTAL VAN 500)
Leden & doel
a.
Het Comité van Aanbeveling bestaat uit personen wiens aanbeveling van ODIOM
door de vereniging waardevol geacht word.
b.
Het Comité van Aanbeveling kan worden vermeld op correspondentie met
derden of op promotiemiddelen van commissies.
c.
Leden van het Comité worden bij aanstelling geïnformeerd over eventuele
vermelding. Gedurende een verenigingsjaar kunnen hierover aanvullende
afspraken gemaakt worden.
Benoeming
d.
Leden van het Comité van Aanbeveling worden voor onbepaalde tijd benoemd
door het ODIOM bestuur.
e.
Opzegging kan te allen tijde geschieden door het bestuur of door een lid van het
Comité.
ARTIKEL 5. RAAD VAN ADVIES
Leden & doel
a.
De Raad van Advies bestaat uit medewerkers van de faculteit GMW en eventueel
oud-bestuursleden van ODIOM.
b.
De Raad van Advies geeft uitsluitend advies. Deze adviezen kunnen nooit
bindend zijn.
Benoeming
c.
Leden van de Raad van Advies worden voor onbepaalde tijd benoemd door het
ODIOM-bestuur.
d.
Opzegging kan te allen tijde geschieden door het bestuur of door een lid van de
Raad van Advies.
9
ARTIKEL 6. CONTRIBUTIE EN RESTITUTIE
a.
Met ingang van juni 2007 betalen eerstejaars reguliere studenten €40,- contributie
voor hun gehele studietijd. Studenten die het schakelprogramma volgen betalen
€20,- voor hun gehele studietijd. Voor elk studiejaar dat studenten later lid
worden betalen ze €10,- minder contributie met een minimum van €10,-.
b.
Donateurs kunnen voor een bedrag van minimaal €7,50,- per jaar ODIOM
financieel steunen. Zij hebben recht op het ODIOM-Magazine, een almanak en
ontvangen desgevraagd de ODIOM-Nieuwsbrief per e-mail.
c.
Donateurs kunnen niet plaatsnemen in een commissie of in het bestuur.
d.
Alumni kunnen voor een bedrag van € 20,- vijf jaar alumni-lid zijn. Zij ontvangen
het ODIOM-Magazine. Eens in de vijf jaar zal een alumni-dag georganiseerd
worden.
e.
Alumni kunnen geen plaatsnemen in een commissie of in het bestuur.
f.
Wanneer iemand lid-af wordt kan aanspraak worden gemaakt op restitutie van
het lidmaatschapsgeld gedurende het eerste jaar waarin de student lid is. De
restitutie bedraagt dan de helft van de betaalde contributie.
ARTIKEL 7. MOTIES
a.
Een motie kan over elk mogelijk onderwerp gaan.
b.
Een motie moet, ondertekend door ten minste drie stemgerechtigde leden, worden
ingediend tijdens een ALV, bij de voorzitter van de vergadering
c.
De voorzitter van de vergadering leest de motie voor.
d.
Een motie moet door het bestuur in behandeling worden genomen, als deze door
de helft van de stemgerechtigden wordt ondersteund.
e.
Het bestuur heeft het recht om meer uitleg te vragen voor de motieven van de
motie. Ook heeft het bestuur het recht om zich te verdedigen tegen de motie.
f.
Omtrent een motie van afkeuring, een of meer leden betreffende, mag geen
beslissing worden genomen, voordat de betrokkenen in de gelegenheid zijn
gesteld zich te verdedigen. Indien op het moment van indienen van de motie de
betrokkenen niet aanwezig zijn, wordt de motie aangehouden tot de
daaropvolgende ALV, de motie wordt dan behandeld ongeacht of de betreffende
leden
aanwezig
10
zijn. Het bestuur stelt de betreffende leden op de hoogte van de inhoud van de
aangehouden motie.
g.
Een motie waarin de ALV uitspreekt dat zij een andere aanwezige als voorzitter
van de vergadering aanwijst, behoeft een meerderheid van tweederde van de
geldig uitgebrachte stemmen. Indien echter de voorzitter van de vergadering zelf
voorstelt, een ander als voorzitter van de ALV aan te wijzen, beslist de ALV met
een volstrekte meerderheid van stemmen.
h.
Indien meerdere moties over eenzelfde onderwerp tegelijk in behandeling zijn,
wordt die met de verste strekking het eerst in stemming gebracht. De beoordeling
hiervan is aan de voorzitter van de vergadering.
11