2013 10 23 BHO verslag

VERSLAG VAN DE ALGEMENE VERGADERING VAN HET BEHEERSORGAAN
VAN DE GEMEENTELIJKE OPENBARE BIBLIOTHEEK
23/10/2013
1. Aanwezigheden
Stemgerechtigde leden:
Naam
Eddy Van Hijfte
Marnix Vandekerckhove
Wim Malfroot
Dirk Martens
Ankie D’Hollander
Mieke Peters
Georges De Roo
Jef Vermaere
Bram Dermout
Rigobert Matthijs
Marnix Van Breusegem
Mattheus De Clippele
Myriam Neirynck
Christine Deschaumes
Nele Melkebeke
vereniging/organisatie/hoedanigheid
Gemeenteraad VLD-VOG
Gemeenteraad VLD-VOG
Gemeenteraad Gavere Durft
Gemeenteraad CD&V
Gemeenteraad N-VA
Gemeenteraad De Brug
Gemeenteraad Sp.a
Gemeenteraad Groen
gebruiker
gebruiker
gebruiker
gebruiker
Onderwijs GBS De Vierklaver
Onderwijs GVB Dikkelvenne
Deskundige
AAN
x
x
x
x
x
vereniging/organisatie/hoedanigheid
Bibliotheek
Vrijetijdszaken
AAN
x
AF
VER
x
x
x
x
x
x
x
x
X
x
Waarnemende leden:
Naam
Sofie Delporte
Alex Vertenten
AF
VER
x
Verwelkoming Rigobert Matthijs als vertegenwoordiger van de gebruikers.
2. Goedkeuring van het verslag van de vorige algemene vergadering
Het verslag wordt goedgekeurd.
3. Bespreking en formulering advies over de strategische nota 2014-2019
Het gemeentebestuur vraagt het advies van het beheersorgaan over de acties opgenomen in
het prioritair beleid van het strategische meerjarenplan 2014-2019 die betrekking hebben op
de bibliotheekwerking. Concreet vraagt het gemeentebestuur advies over volgende acties:
Beleidsdoelstelling (15): Sociaal zwakkeren ondersteunen en goed en betaalbaar wonen
mogelijk maken
Actieplan (89): Bevorderen toegankelijkheid voor personen met een beperking en
kansengroepen (Vlaamse beleidsprioriteit)
Actie (177): Voorzien van een bibliotheekaanbod voor mensen met beperkte
mobiliteit en moeilijk bereikbare kansengroepen
Mogelijke invulling van deze actie: Boekendienst aan huis, eventuele samenwerking
met WZC en/of serviceflats, Makkelijk Lezen boeken voor volwassenen, Daisyboeken
(luisterboeken voor mensen met een leesbeperking)
Actie (178): Voorzien van een bibliotheekaanbod voor kinderen en jongeren met
leesmoeilijkheden
Mogelijke invulling van deze actie: Makkelijk Lezen Plein voor kinderen en jongeren, in
samenwerking met de Zovla. Aankoop van een specifiek meubel en een collectie voor
kinderen en jongeren met leesmoeilijkheden.
Het beheersorgaan vraagt welke dienstverlening er al bestaat voor Egmont en Hoorn en voor
Zonnehoeve. Beide instellingen komen zeer regelmatig (verschillende keren per week) op
bezoek. Er kan nagekeken worden of de collectie voor deze doelgroep kan uitgebreid
worden, eventueel in samenspraak met de directeur van Egmont en Hoorn.
Beleidsdoelstelling (10): Kwaliteitsvol en betaalbaar houden van de dienstverlening
Actieplan (58): ICT: digitaliseren van de dienstverlening
Actie (183) Ontsluiten van de fysieke en digitale collectie van de bibliotheek via een
klantvriendelijke zoekomgeving.
= Extra actie die werd opgenomen in het kader van de verantwoording van de Vlaamse
subsidies voor deelname aan de bibliotheekportalen (€ 0,17/inwoner).
De bibliothecaris licht kort de bepalingen toe uit het nieuw decreet lokaal cultuurbeleid 2012
en de Vlaamse beleidsprioriteiten die betrekking hebben op de bibliotheek. Aan de
raadsleden wordt een samenvattend overzicht bezorgd.
Het beheersorgaan geeft een positief advies over bovenvermelde acties uit het strategische
meerjarenplan 2014-2019.
4. Evaluatie verwendag 12 en 13 oktober
Zaterdag 12 oktober
Boekenmarkt : alle 20 boekenkramen waren ingenomen
Opmerking: in de toekomst een ‘noodscenario’ voorzien voor als het hevig regent en dit ook
al vermelden op de uitnodigingen (‘in geval van regen gaat de boekenmarkt door …’)
Eigen boekenverkoop: nog niet afgesloten (nog tot 28.10), zaterdag 600 materialen verkocht
Lezing Martin Heylen: 80 toeschouwers, zeer goede lezing, zeer positieve respons
Verwendag: 795 bezoekers
Zondag 13 oktober
Aperitiefconcert Nils De Caster en Pascale Michiels: 53 toeschouwers
In de toekomst worden de activiteiten misschien beter gespreid over twee weekenden.
5. Pilootproject e-boeken in de bib
Aan de leden van het beheersorgaan wordt een tekst bezorgd met toelichting over het eboekenproject van Bibnet. De bibliothecaris licht dit project toe. Het beheersorgaan heeft
bedenkingen bij het voorstel (wat gebeurt er na één jaar, een beperkt aanbod, niet voor ereaders, kinderziekten, technische vragen, extra werk voor het personeel …), maar vindt ook
dat de bibliotheek niet aan de zijlijn kan blijven staan. Het aanbieden van e-boeken is een
extra dienstverlening naar de klanten toe. Ook de buurgemeenten van Gavere (Nazareth,
Oosterzele, Zingem, Merelbeke) stappen in. Het beheersorgaan geeft daarom een positief
advies om in het e-boekenproject te stappen.
6. Varia
- Afschaffing frisdrankautomaat: door de hoge kostprijs (€ 362 huur + ca. € 270 drank) en het
lage gebruik van de frisdrankautomaat (inkomsten 2013 € 130) wordt beslist om aan het CBS
voor te stellen om de automaat af te schaffen.
- Voorstel financiële dienst: aangetekende brief na 2 maningen
Nu: 1ste maning na twee weken, 2de maning na 4 weken; 3de maning na 5 weken
4de maning aangetekend. Het beheersorgaan stelt voor om de 3de maning weg te laten en
een aangetekende brief te sturen na 6 weken. Een aanpassing van het reglement moet
gecommuniceerd worden naar de leners.
- Voorstel om de uitleentermijn van dvd’s op te trekken naar 3 weken, gelijk aan die van de
andere materialen. De leenfrequentie van de dvd’s zal bijgevolg dalen, maar een langere
leentermijn draagt bij tot een grotere klantvriendelijkheid. Het beheersorgaan gaat hiermee
akkoord.
- De aanpassingen aan het reglement (langere leentermijn voor dvd’s en 3 de maning
aangetekend) moeten goedgekeurd worden door de gemeenteraad. Indien mogelijk zouden
de aanpassingen ingaan op 2 januari 2014.
- Jeugdboekenweek: 15 tot 30 maart : thema ‘Gevaar’
Auteurslezingen voor het 3de en 4de leerjaar: Benny Braem : boek over pesten. De scholen
krijgen nog een officiële uitnodiging.
- Activiteiten Zovla
Theatervoorstelling voor het 5de en 6de leerjaar gebaseerd op het boek “De oversteek” door
Koen D’Haen op woensdag 12 maart.
Workshop poëzie rond WOI met Ilse Weber op donderdag 13 november 2014.
Demo over tablets, i-pads en e-readers in de digitale week in de loop van april 2014.
- Activiteiten Cultuur

Poëziewedstrijd: wie wordt Dichter van Gavere 2014

Tentoonstelling Mail Art Books : opening op 06/11

PostArt: wordt gelanceerd in de bib op 06/11

Kunst met Smaak op vrijdag 22 november 2013

Jaarlijkse uitstap voor leden van de adviesraden (bibliotheek, erfgoed&toerisme,
cultuur) in 2014 op zaterdag 22 maart 2014: Kruishoutem. Opstappen in de Sportdreef.
Voormiddag geleid bezoek aan Shoes or no Shoes museum (hedendaagse kunst en
architectuur - voormalige galerij Veranneman), in de namiddag geleid bezoek aan het
Centrum Euro Kartoenale. Op de middag eten in Bistro Tarandus te Nokere. De
officiële uitnodiging volgt.
- Vanuit het beheersorgaan wordt de vraag gesteld of het klopt dat de Wep+ contracten
zullen worden afgeschaft. Dirk Martens, schepen van cultuur, licht toe dat dit een optie is die
momenteel door het bestuur wordt onderzocht, evenals de opstart van een
vrijwilligerswerking.
- Vanuit het beheersorgaan wordt de vraag gesteld of er zal bespaard worden op het
collectiebudget van de bibliotheek. Dirk Martens licht toe dat er binnen het budget van de
bib eventueel kan verschoven worden, maar dat het bestuur niet de intentie heeft om grote
besparingen door te voeren.
- De VVV wil in 2014, 2016 en 2018 tentoonstellingen organiseren rond WOI. De bibliotheek
is zeker bereid om hier aan mee te werken.
- Datum volgende vergadering: woensdag 05.02.2014 om 19.30 in de bibliotheek.
De Voorzitter,
Secretaris,
Bram Dermout
Sofie Delporte