Migratie: Studenten

Internationale studenten Derdelanders1:
registratie in gemeente en
aanvraag verblijfskaart
Versie 7 sept 2016
1.
Algemeen
Wie is internationaal student?
Registratie als internationaal student in gemeente
Aanmelding
Inschrijving
Voorwaarden verblijfsrecht als internationaal student
2.
Hoe verblijf aanvragen?
a.
Kort verblijf (max. 90 dagen)
a.1 Algemene aanmeldingsprocedure – Aankomstverklaring (Bijlage 3)
a.2 Specifieke aanmeldingsprocedure mits hoofdverblijfplaats in buurland (Frankrijk,
Luxemburg, Duitsland of Nederland)- Bijlage 33
b.
Lang verblijf (meer dan 90 dagen)
b.1 Algemene inschrijvingsprocedure
b.1.1 Inschrijving - Studentenvisum type D
b.1.2 Inschrijving – Statuutwissel (in geval van visum C of visumvrijstelling of
geldige verblijfskaart andere lidstaat Europese Unie)
b.1.3 Inschrijving - Verblijfsaanvraag buitengewone omstandigheden (in geval
van geen legaal verblijf)
b.1.4 Vernieuwing verblijfskaart (A kaart)
b.2 Specifieke aanmeldingsprocedure mits hoofdverblijfplaats in buurland (Frankrijk,
Luxemburg, Duitsland of Nederland)
De term derdelander verwijst naar een persoon die geen nationaliteit bezit van een lidstaat van de Europese Unie
(= Bulgarije, Grieks-Cyprus, Denemarken, Duitsland, Estland, Finland, Frankrijk, Groot-Brittannië, Hongarije, Ierland,
Italië, Griekenland, Kroatië, Letland, Litouwen, Luxemburg, Malta, Nederland, Oostenrijk, Polen, Portugal, Roemenië,
Slovenië, Slowakije, Spanje, Tsjechië, Zweden) of van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (= IJsland,
Liechtenstein en Noorwegen).
Zwitserse onderdanen genieten een bijzonder verblijfsstatuut en worden daarbij als unieburger beschouwd (zie
verblijfsprocedure voor unieburgers).
1
1
1. Algemeen
Wie is internationaal student?
Elke persoon zonder Belgische nationaliteit die in België komt studeren, moet een verblijfsvergunning als
student hebben. Voor unieburgers (EU) en onderdanen van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte
(EER)1 gelden soepelere verblijfsregels dan voor derdelanders.
Opgelet!
De procedures in deze nota zijn niet van toepassing op personen zonder Belgische nationaliteit die al lange tijd
in België wonen en over een verblijfskaart beschikken die niet op studies is gebaseerd. De procedures in deze
nota gelden dus enkel voor personen zonder Belgische nationaliteit die specifiek met het oog op studies naar
België komen.
Registratie als internationaal student in gemeente
Zodra een niet-Belgische student in België aankomt, moet hij op tijd contact opnemen met de gemeente waar hij
verblijft. Dit is belangrijk omdat een student een verblijfsdocument moet aanvragen. Om een verblijfsdocument
te kunnen bekomen, moet eerst de aanmelding of inschrijving in orde gebracht zijn.

Een student die maximaal 90 dagen in België zal verblijven, moet zich bij de gemeente enkel aanmelden.
Opgelet!
Om zich bij de gemeente te kunnen aanmelden, moet een student een verblijfsadres in die
gemeente hebben.
Een aanmelding houdt in dat het tijdelijke verblijfsadres puur op verklaring aan de gemeente
meegedeeld wordt. Dit leidt niet tot een inschrijving in het bewonersregister van de gemeente. De student
krijgt dus geen hoofdverblijfplaats (= ‘domicilie’) in die gemeente. Er wordt ook geen rijksregisternummer
aangemaakt.
Dit kan een probleem zijn voor bepaalde andere administratieve procedures:
 Geen aanvraag van een bewonerskaart mogelijk
 Soms problemen bij bankverrichtingen
 Rijexamen afleggen kan met bijlage 33 enkel mits een titularisnummer aan te vragen:

aanvraag aan het loket Rijden (Dienst Burgerzaken) of per email
([email protected]). In geval van een aanvraag per email bij
voorkeur een scan van het aanmeldingsdocument (bijlage 33) toevoegen.

Loket Rijden vraagt dit nummer bij de FOD Mobiliteit aan

Student ontvangt dit document per mail
In principe zijn volgende zaken geen probleem:
 Aanvragen van gsm-abonnement (enkel betalen per domiciliëring)
 Aanvragen van internetabonnement (wel nummer identiteitskaart maar geen
rijksregisternummer nodig)
 Aanvragen van Buzzy pass (abonnement openbaar vervoer): enkel leeftijd is voorwaarde
(6 tem 24 jaar), wel voorleggen kotadres en kopie identiteitskaart/paspoort
Om legaal te werken, moet de werkgever de student aanmelden bij de Belgische sociale zekerheidsdienst.
Dit gebeurt aan de hand van het rijksregisternummer van de student. In geval de student (nog) niet over
een rijksregisternummer beschikt, kan die aanmelding verlopen via het identificatienummer van de sociale
zekerheid (INSZ), vaak afgekort als creabisnummer.
Dit creabisnummer kan op twee manieren worden aangevraagd: de werkgever kan dit zelf aanvragen via
www.sigedis.be, of de student kan dit aanvragen via de gemeente waar hij (voorlopig) is ingeschreven.
Opgelet!
Sigedis kan geen creabisnummer toekennen aan buitenlandse jobstudenten. De werkgever kan
een Dimona-aangifte doorvoeren zonder creabisnummer, maar wel mits minimale
identificatiegegevens (naam, voornaam, geboortedatum en -plaats, geslacht, adres).
Buitenlandse jobstudenten tewerkgesteld als gelegenheidswerknemers in land- en tuinbouw zijn
ook een uitzondering: die student moet naar de gemeente gaan om een creabisnummer te
bekomen.
Meer info: tel. 02/212 02 55 of [email protected] of www.sigedis.be

Een student die meer dan 90 dagen in België zal verblijven, moet zich in principe in de gemeente laten
inschrijven.
Opgelet!
2
Om zich bij de gemeente te kunnen laten inschrijven, moet een student een verblijfsadres in die
gemeente hebben.
Een inschrijving houdt in dat het verblijfsadres als hoofdverblijfplaats (= ‘domicilie’) geregistreerd wordt
op basis van een politievaststelling2 dat betrokkene daadwerkelijk op dat adres verblijft.
Dit leidt tot een inschrijving in
rijksregisternummer aangemaakt.
het
bewonersregister
van
de
gemeente.
Er
wordt
ook
een
Een inschrijving is niet mogelijk voor studenten die minder dan 90 dagen in België zullen verblijven.
Een student die meer dan 90 dagen in België zal verblijven, kan er soms voor kiezen zich niet in de
gemeente te laten inschrijven (zie toelichting bijlage 33).
Voorwaarden verblijfsrecht als internationaal student
In grote lijnen gelden volgende verblijfsvoorwaarden:

een identiteitsdocument hebben (= geldige reispas)

ingeschreven zijn voor een studierichting van het hoger onderwijs (of een voorbereidend of aanvullend
studiejaar met minstens 27 studiepunten) als voltijds en regelmatig ingeschreven student (diplomacontract
met minstens 54 studiepunten) of als uitwisselingsstudent (diploma- of creditcontract)
Het verblijfsstatuut van student is van toepassing op niet-Belgen die in België een bachelor- of
masterstudie komen volgen of een (pre)doctorale studie komen uitvoeren.
Ook uitwisselingstudenten3 en sommige stagiairs4 komen in aanmerking.
Ook een voorbereidend jaar op hoger onderwijs is mogelijk. Daaronder wordt begrepen:
- zevende jaar middelbaar onderwijs ter voorbereiding op hoger onderwijs5
- ofwel één jaar taalonderwijs te volgen in een door de overheid georganiseerde, erkende of gesubsidieerde
onderwijsinstelling, mits volgende voorwaarden:

Taalonderwijs is voorbereiding op hoger onderwijs (te beginnen tijdens daaropvolgend academisch
jaar)

Enkel taalonderwijs Frans, Nederlands of Duits (geen Engels) én taalonderwijs in dezelfde taal als
taal van daarop volgende studierichting

Voorbereidend taaljaar niet mogelijk voor studenten die daarna Engelstalige studierichting zullen
volgen

Taalonderwijs maximaal één jaar
Het verblijfsstatuut van student is niet van toepassing op niet-Belgen die in België een (post)doctorale studie,
werkstage of onderzoek in functie van een gastovereenkomst komen uitvoeren. De verblijfswet beschouwt
hen als arbeidsmigranten.

studeren aan een door de staat erkende, georganiseerde of gesubsidieerde onderwijsinstelling of private
onderwijsinstelling (in dat laatste geval gelden specifieke verblijfsvoorwaarden en -procedure).

voldoende bestaansmiddelen hebben ter dekking van verblijfs-, studie-, repatriërings- en medische kosten

voor academiejaar 2015-2016 is minimaal 617 Euro netto/maand aan bestaansmiddelen nodig
Er geldt in principe een vereenvoudigde woonstvaststellingsprocedure (zonder politievaststelling) voor een student die
zich pas in Gent komt vestigen, die zich on line aanmeldt bij Loket Internationale Studenten én die verblijft in een
officiële studentenhome beheerd door één van de erkende gesubsidieerde hoger onderwijsinstellingen gevestigd in
Gent.
3
Een uitwisselingsstudent is een student die:

is ingeschreven in een buitenlandse hoger onderwijsinstelling, én

is geregistreerd in een Belgische onderwijsinstelling, én

geen inschrijvingsgeld heeft betaald aan die Belgische onderwijsinstelling maar wel aan die buitenlandse hoger
onderwijsinstelling, én

geen diploma kan behalen aan die Belgische onderwijsinstelling maar wel aan die buitenlandse hoger
onderwijsinstelling, én

die maximaal 24 maanden in België komt studeren.
4
De verblijfswet beschouwt stagiairs als studenten mits de stage integraal deel uitmaakt van de studies in België
(voorlegging inschrijvingsattest afgeleverd door een onderwijsinstelling).
In andere gevallen (stage is deel van studies in buitenland of aanvulling op afgeronde studies) wordt betrokkene in
principe niet als student maar als arbeidsmigrant beschouwd. Het loket Internationale Studenten behandelt geen
dossiers van arbeidsmigranten. Ook de hier beschreven procedures zijn niet van toepassing op arbeidsmigranten.
5
Dit is een studiejaar specifiek georganiseerd om student op hoger onderwijs voor te bereiden en kennis in het kader
van een of meerdere disciplines aan te vullen.
2
3
bewijs van bestaansmiddelen kan op diverse manieren: studiebeurs, verbintenis tot tenlasteneming
(bijlage 32), ‘geblokkeerde’ bankrekening via onderwijsinstelling, studielening, …
geen gevaar vormen voor de volksgezondheid
geen gevaar vormen voor de openbare orde of veiligheid



Opgelet!
Ten gevolge van een beslissing van de federale overheid moeten studenten vanaf 2 maart 2015 ook een
bijkomende administratieve kost (retributie) betalen voor sommige verblijfsaanvragen (zie verder in deze
toelichting). Deze bijdrage bedraagt:

160 euro (voor student ingeschreven in door de overheid georganiseerde, erkende of gesubsidieerde
onderwijsinstelling)

215 euro (voor student ingeschreven in private onderwijsinstelling)

60 euro (voor student die statuut van langdurig ingezetene kan aanvragen)
Meer info over deze verblijfsvoorwaarden is te vinden op www.dofi.ibz.be > gids van de procedures > zich in België
vestigen om er te studeren.
Voor derdelanders met het statuut van langdurig ingezetene6 in een andere EU-lidstaat, gelden dezelfde
verblijfsvoorwaarden als hierboven toegelicht voor gewone derdelanders.
De term langdurig ingezetene verwijst naar een bijzonder verblijfsstatuut voor derdelanders die gedurende een lange
periode (in principe 5 jaar) legaal in een van de EU-lidstaten hebben verbleven. Deze personen krijgen o.m. onder
bepaalde voorwaarden het recht zich in de andere EU-lidstaten te vestigen om er te werken of te studeren, als ze een
bijzondere verblijfskaart als langdurig ingezetene bezitten.
6
4
2. Hoe verblijf aanvragen?
a. Kort verblijf (max. 90 dagen)
a.1 Algemene aanmeldingsprocedure – Aankomstverklaring
(bijlage 3)
Voor wie?
Derdelanders die voor maximaal 90 dagen (vanaf de datum van binnenkomst in de Schengenzone) komen
studeren (vb. uitwisselings- of doctoraatstudenten).
Dit is ook mogelijk voor studenten die een studentenvisum type D bezitten, maar toch niet langer dan 90 dagen te
willen blijven.7
Hoe aanvragen?
Email
De student stuurt binnen 3 werkdagen na aankomst in België een email naar [email protected] om
zich aan te melden. Deze aanmeldingsmail moet volgende gegevens bevatten:
 onderwerp: bijlage 3
 naam en voornaam student
 nationaliteit student
 correct en volledig verblijfsadres in Gent
 duur van studies in België
 scan vereiste documenten
o geldige reispas
o geldig visum (enkel voor visumplichtige derdelanders)
Voor deze student kan de aanmelding niet online gebeuren via aankomstformulier (Arrival Form).
De student krijgt een automatische bevestigingsmail van de ontvangst van de aanvraag.
Hij wordt later per email uitgenodigd om met de nodige documenten op afspraak langs te komen bij het Loket
Migratie in het Administratief Centrum aan het Zuid of een dienstencentrum om zijn verblijfsdocument (bijlage 3)
af te halen.
Het verblijfsadres van de student bepaalt of het Loket Migratie in het Administratief Centrum Zuid of een
dienstencentrum de aanvraag behandelt.
Dienstencentrum
De student die buiten Gent-Centrum verblijft (vb. in de wijk Nieuw-Gent), kan zich binnen 3 werkdagen na
aankomst in België zonder afspraak aanmelden in het bevoegde dienstencentrum.
U vindt de contactgegevens van de dienstencentra op deze webpagina: https://stad.gent/burgerzaken/nietbelgen/verblijf-inschrijving/internationale-studenten/internationale-studenten-registratie-gemeente-en-aanvraagverblijfskaart.
Wat meebrengen?
 geldige reispas
 geldig visum (enkel voor visumplichtige derdelanders)
 correct en volledig verblijfsadres in Gent
 3 recente en identieke pasfoto’s die voldoen aan volgende criteria
- Pasfoto mag maximaal 6 maanden oud zijn
- Persoon op foto moet duidelijk dezelfde zijn als persoon voor wie verblijfskaart bedoeld is
- Persoon kijkt neutraal (gesloten mond, geen (glim)lach, geen gefronste wenkbrauwen)
Aan het loket moeten deze studenten een standaardverklaring ondertekenen dat zij geen gebruik wensen te maken
van dat studentenvisum type D.
7
5
- Persoon kijkt met open en duidelijk zichtbare ogen (geen haren voor ogen, geen getinte brilglazen,
brilmontuur ogen niet deels bedekken)
- Originele, nette foto (geen plooien of vlekken)
- Gezicht moet volledig zichtbaar zijn (geen donkere bril, geen hoofddeksel, …) behalve om medische of
godsdienstige redenen.
- Gezicht neemt 70-80% oppervlakte foto in
- Foto met lichte en effen achtergrond, met voldoende contrast, zonder achtergrondschaduwen, gezicht in
midden van foto
- Goede belichting alle delen van gezicht (geen reflectie op brilglazen)
Er staat een fotocabine bij de Dienst Burgerzaken (Administratief Centrum aan het Zuid) bij het Loket
Bevolking (gelijkvloers blok A). Voor 5 euro (te betalen met bankkaart, biljetten of munten) levert de
automaat 6 pasfoto's af. Er wordt een betalingsbewijs afgedrukt. Het toestel controleert voor het afdrukken
zelf of de foto voldoet aan de wettelijke voorwaarden. Voldoet de foto niet, dan kan men tot 9 keer een nieuwe
foto laten nemen (zonder meerprijs). Print de student een niet goed bevonden foto toch af, dan krijgt die een
rode rand en een aanduiding waarom de foto niet voldoet aan de wettelijke voorwaarden. Aan de cabine
hangen modelfoto’s die aangeven aan welke voorwaarden de pasfoto moet voldoen. De fotocabine is niet
geschikt voor pasfoto's van kinderen tot 3 jaar.
Wat krijgt de student?
Een Aankomstverklaring (bijlage 3) maximaal geldig gedurende 90 dagen vanaf de datum van binnenkomst in de
Schengenzone. De student krijgt dit document onmiddellijk mee aan het loket.
6
De bijlage 3 kan in principe niet verlengd worden. Een student die langer wil blijven, kan een verblijf voor een
langere periode aanvragen via een zogenaamde statuutwissel (zie de toelichting hieronder bij punt b.1.2).
Opgelet!
Deze verblijfsprocedure leidt niet tot een inschrijving in een Belgische gemeente. De student krijgt dus
geen hoofdverblijfplaats (= ‘domicilie’) in Gent. Dat kan een probleem zijn om bepaalde andere
administratieve procedures op te starten (zie Algemeen: registratie als internationaal student in
gemeente).
Prijs?
12 euro (kostprijs verblijfsdocument).
Voor deze verblijfsaanvraag moet geen bijkomende administratieve kost (retributie) worden betaald.
Bij het Loket Migratie in het Administratief Centrum Zuid en in de dienstencentra is het mogelijk om cash of met
Bancontact te betalen.
7
a.2 Specifieke aanmeldingsprocedure mits
hoofdverblijfplaats in buurland (Frankrijk, Luxemburg,
Duitsland of Nederland) - bijlage 33
Voor wie?
Studenten met een hoofdverblijfplaats in een aangrenzend buurland8 die hun hoofdverblijfplaats (= ‘domicilie’) in
dat land behouden (en daarheen tenminste wekelijks terugkeren) en dus niet ingeschreven willen worden in een
Belgische gemeente.
Opgelet!
Deze verblijfsprocedure leidt niet tot een inschrijving in een Belgische gemeente. De student krijgt dus
geen hoofdverblijfplaats (= ‘domicilie’) in Gent. Dat kan een probleem zijn om bepaalde andere
administratieve procedures op te starten (zie Algemeen: registratie als internationaal student in
gemeente).
Hoe aanvragen?
Email
De student stuurt binnen 8 werkdagen na aankomst in België een email naar [email protected] om
zich aan te melden. Deze aanmeldingsmail moet volgende gegevens bevatten:
 onderwerp: bijlage 33
 naam en voornaam student
 nationaliteit student
 binnenkomstdatum in België
 correct en volledig verblijfsadres in Gent
 duur van studies in België
 scan vereiste documenten
o geldige reispas
o geldige verblijfskaart afgeleverd door betrokken buurland
o inschrijvingsattest9 afgeleverd door een onderwijsinstelling in België (niet in buitenland)
Voor deze student kan de aanmelding niet online gebeuren via aankomstformulier (Arrival Form).
De student krijgt een automatische bevestigingsmail van de ontvangst van de aanvraag.
Hij wordt later per email uitgenodigd om met de nodige documenten op afspraak langs te komen bij het Loket
Migratie in het Administratief Centrum aan het Zuid of een dienstencentrum om zijn verblijfsdocument (bijlage 33)
af te halen.
Het verblijfsadres van de student bepaalt of het Loket Migratie in het Administratief Centrum Zuid of een
dienstencentrum de aanvraag behandelt.
Dienstencentrum
De student die buiten Gent-Centrum verblijft (vb. in de wijk Nieuw-Gent), kan zich binnen 3 werkdagen na
aankomst
in
België
zonder
afspraak
aanmelden
in
het
bevoegde
dienstencentrum.
U vindt de contactgegevens van de dienstencentra op deze webpagina: https://stad.gent/burgerzaken/nietbelgen/verblijf-inschrijving/internationale-studenten/internationale-studenten-registratie-gemeente-en-aanvraagverblijfskaart.
Wat meebrengen?
 geldige reispas
 geldige verblijfskaart afgeleverd door betrokken buurland
 inschrijvingsattest10 afgeleverd door een onderwijsinstelling in België (niet in buitenland)
8
Deze verblijfsprocedure geldt niet voor studenten met een hoofdverblijfplaats in Groot-Brittannië.
Een toelatingsattest of uitnodigingsbrief afgeleverd door een onderwijsinstelling is niet voldoende. Het
inschrijvingsattest moet volgende gegevens bevatten: identiteitsgegevens student, contracttype (diplomacontract of
creditcontract enkel in geval van uitwisselingsstudent), aantal studiepunten, naam van de studierichting én start- en
einddatum studieperiode.
9
Een toelatingsattest of uitnodigingsbrief afgeleverd door een onderwijsinstelling is niet voldoende. Het
inschrijvingsattest moet volgende gegevens bevatten: identiteitsgegevens student, contracttype (diplomacontract of
creditcontract enkel in geval van uitwisselingsstudent), aantal studiepunten, naam van de studierichting én start- en
einddatum studieperiode.
10
8
 correct en volledig verblijfsadres in Gent
 3 recente en identieke pasfoto’s die voldoen aan volgende criteria
- Pasfoto mag maximaal 6 maanden oud zijn
- Persoon op foto moet duidelijk dezelfde zijn als persoon voor wie verblijfskaart bedoeld is
- Persoon kijkt neutraal (gesloten mond, geen (glim)lach, geen gefronste wenkbrauwen)
- Persoon kijkt met open en duidelijk zichtbare ogen (geen haren voor ogen, geen getinte brilglazen,
brilmontuur ogen niet deels bedekken)
- Originele, nette foto (geen plooien of vlekken)
- Gezicht moet volledig zichtbaar zijn (geen donkere bril, geen hoofddeksel, …) behalve om medische of
godsdienstige redenen.
- Gezicht neemt 70-80% oppervlakte foto in
- Foto met lichte en effen achtergrond, met voldoende contrast, zonder achtergrondschaduwen, gezicht in
midden van foto
- Goede belichting alle delen van gezicht (geen reflectie op brilglazen)
Er staat een fotocabine bij de Dienst Burgerzaken (Administratief Centrum aan het Zuid) bij het Loket
Bevolking (gelijkvloers blok A). Voor 5 euro (te betalen met bankkaart, biljetten of munten) levert de
automaat 6 pasfoto's af. Er wordt een betalingsbewijs afgedrukt. Het toestel controleert voor het afdrukken
zelf of de foto voldoet aan de wettelijke voorwaarden. Voldoet de foto niet, dan kan men tot 9 keer een nieuwe
foto laten nemen (zonder meerprijs). Print de student een niet goed bevonden foto toch af, dan krijgt die een
rode rand en een aanduiding waarom de foto niet voldoet aan de wettelijke voorwaarden. Aan de cabine
hangen modelfoto’s die aangeven aan welke voorwaarden de pasfoto moet voldoen. De fotocabine is niet
geschikt voor pasfoto's van kinderen tot 3 jaar.
Wat krijgt de student?
Een verblijfsdocument voor een student uit een aangrenzend land (bijlage 33) geldig voor de duur van het schoolof academiejaar (tot en met 31 oktober11). De student krijgt dat document onmiddellijk mee aan het loket.
Een bijlage 33 voor een volledig academiejaar kan niet bekomen worden, als de verblijfskaart uit het aangrenzend
land een kortere geldigheidsduur heeft dan de voorziene duur van de studies in België. In dat geval is de bijlage 33
enkel geldig voor dezelfde periode als de verblijfskaart uit het aangrenzend land.
11
9
De bijlage 33 moet elk academiejaar vernieuwd worden. Daarvoor moeten telkens dezelfde documenten
voorgelegd worden als bij de eerste aanvraag. Ook de bijlage 33 van vorig academiejaar moet voorgelegd worden.
Prijs?
12 euro (kostprijs verblijfsdocument).
Voor deze verblijfsaanvraag moet geen bijkomende administratieve kost (retributie) worden betaald.
Bij het Loket Migratie in het Administratief Centrum Zuid en in de dienstencentra is het mogelijk om cash of met
Bancontact te betalen.
10
b. Lang verblijf (meer dan 90 dagen)
b.1 Algemene inschrijvingsprocedure
b.1.1 Inschrijving - Studentenvisum type D
Voor wie?
Derdelanders die voor een lange periode (meer dan 90 dagen) komen studeren. Deze studenten moeten zich in de
gemeente laten inschrijven.
Studenten die een studentenvisum type D bezitten maar toch niet langer dan 90 dagen te willen blijven, kunnen
ook kiezen voor een aanmeldingsprocedure voor kort verblijf. Zij bekomen een aankomstverklaring (bijlage 3).12
Zie punt 2.a.1.
Opgelet!
Studenten die bij hun aankomst in België enkel over een kort verblijfsrecht beschikken (visum type C of
visumvrijstelling), kunnen deze procedure niet gebruiken. Zij kunnen een lang verblijf aanvragen via een
zogenaamde statuutwissel (zie punt b.1.2).
Hoe aanvragen?
De student moet in principe vóór zijn aankomst in België een studentenvisum type D aanvragen via het bevoegde
Belgische consulaat in het buitenland.
Meer info hierover is te vinden op
 www.dofi.ibz.be/sites/dvzoe/NL/Gidsvandeprocedures/Pages/Studeren
 www.diplomatie.belgium.be/nl/Diensten/Naar_Belgie_komen/Studeren_In_Belgie
Opgelet!
Er bestaan diverse soorten visa type D: studentenvisa hebben een code tussen B1 en B9.
Een visum type D met als code B12, B13, B14, B15, B19 en B29 is geen studentenvisum maar een visum
voor arbeidsmigranten (vb. (postdoctoraal) onderzoeker of een ander personeelslid van een Belgische
onderwijsinstelling). Deze aanvragen worden niet behandeld door het Loket Internationale Studenten: in dat
geval kan de werkgever betrokkene aanmelden bij het Loket Expats ([email protected])
Voorbeeld studentenvisum type D
Aan het loket moeten deze studenten een standaardverklaring ondertekenen dat zij geen gebruik wensen te maken
van dat studentenvisum type D.
12
11







visum type D = vermelding D in oranje veld
geldigheidsduur visum = datum vermeld in gele veld
nummer visum = nummer vermeld in rode veld
plaats aflevering visum = stad vermeld in paarse veld
datum aflevering visum = datum vermeld in groene veld
nummer reispas = nummer vermeld in blauwe veld
code studentenvisum = letter + cijfer vermeld in zwarte veld
Opgelet!
Een studentenvisum type D is ook vereist voor studenten die over een visumvrijstelling beschikken voor
het kort verblijf (tot 90 dagen). Vb. studenten met Canadese of Amerikaanse nationaliteit.
De student kan naar België afreizen eens het studentenvisum type D is afgeleverd via het bevoegde Belgische
consulaat in het buitenland.
De student met een reispas én studentenvisum type D meldt binnen 8 werkdagen na aankomst in België online aan
bij het Loket Internationale Studenten.
Opgelet!
Omdat de inschrijvingsprocedure tijd in beslag neemt en een elektronisch inschrijvingsdocument (A kaart)
niet onmiddellijk kan worden afgeleverd, start de student deze aanvraag best zo snel mogelijk op.
Online aankomstmelding
Het online aankomstformulier (Arrival Form) is ook te vinden
op:
www.stad.gent/verblijfsvergunningstudent
Opgelet!
De online aankomstmelding is enkel mogelijk voor een student die pas in België aangekomen is en zich voor
het eerst wil inschrijven.
Een student die al ingeschreven is maar bijvoorbeeld verhuisd is of een vernieuwing van zijn verblijfskaart
wenst (zie punt b.1.4), moet bij het Loket Migratie (Administratief Centrum aan het Zuid) of in het bevoegde
dienstencentrum langsgaan om die adreswijziging te melden of die verblijfsaanvraag in te dienen.
Het verblijfsadres van de student bepaalt of het Loket Migratie in het Administratief Centrum Zuid of een
dienstencentrum de aanvraag behandelt.
De student vult het online aankomstformulier volledig in en zendt het digitaal terug naar het Loket Internationale
Studenten ([email protected]) mét gescande kopie van reispas, visum D, inschrijvingsattest
onderwijsinstelling, beursattest of tenlasteneming (bijlage 32), ...
Opgelet!

Dit aankomstformulier digitaal invullen (dit verhoogt de leesbaarheid en voorkomt problemen met de
schrijfwijze van de naam van de student)

Volledige officiële naam én alle voornamen (eventueel patroniem inbegrepen) vermelden

Volledig adres (eventueel ook het kamernummer) vermelden

Dit aankomstformulier pas versturen mits de student minstens 3 maanden op opgegeven adres zal
verblijven

Actueel emailadres en telefoonnummer in België vermelden

Eventueel al gekende vertrekdatum uit België vermelden
De student hoeft zich voorlopig niet aan te melden bij het Loket Migratie (Administratief Centrum aan het Zuid) of
in het bevoegde dienstencentrum.
De student krijgt een automatische bevestigingsmail van de ontvangst van de aanvraag.
Verdere verloop inschrijvingsprocedure
Het Loket Migratie of het bevoegde dienstencentrum (volgens verblijfsadres van de student) start de te volgen
stappen:

Indien nodig, wordt aan de student nog ontbrekende documenten gevraagd.

De politie controleert het verblijfsadres van de student: men controleert of de student er kan studeren, slapen,
eten, ….
Opgelet!
Om deze adrescontrole vlot te laten verlopen, is het heel belangrijk dat:
o
de student zijn naam en voornaam op de deurbel en brievenbus aanbrengt
12
o
de student zijn adres (eventueel ook het kamernummer) vermeldt op het online aankomstformulier
(Arrival Form)
o
de student op het online aankomstformulier (Arrival Form) best een telefoonnummer in België
vermeldt waarop de politie hem kan bereiken
o
de student eventueel duidelijk aangeeft in de aankomstmelding wanneer de politie betrokkene zeker
wel of zeker niet thuis kan aantreffen (een adrescontrole op afspraak is echter niet mogelijk)
o
de student niet verhuist tijdens de procedure van woonstvaststelling
o
de student niet voor korte tijd in het buitenland vertoeft tijdens de procedure van woonstvaststelling
o
de student controleert of de politie onderstaande woonstvaststellingskaart heeft achtergelaten in de
brievenbus (in dat geval dringend vermelde politiedienst contacteren)
Opgelet!
Er geldt in principe een vereenvoudigde woonstvaststellingsprocedure (zonder politievaststelling) voor een
student die zich pas in Gent komt vestigen, die zich on line aanmeldt bij Loket Internationale Studenten
én die verblijft in een officiële studentenhome beheerd door één van de erkende gesubsidieerde hoger
onderwijsinstellingen gevestigd in Gent.
De hoger onderwijsinstelling die deze home beheert, stuurt een lijst met verblijvende studenten door naar
het Loket Internationale Studenten, maar dit geldt niet als aankomstmelding. De student moet ook zelf
zijn aankomst in België online melden bij het Loket Internationale Studenten via het aankomstformulier
(Arrival Form).
Na een positieve woonstvaststelling volgt een inschrijving in het vreemdelingenregister. Na een negatieve
woonstvaststelling wordt de inschrijvingsaanvraag afgewezen. De student wordt per email verwittigd in geval
van een negatieve woonstvaststelling.

De student ontvangt per post een voorlopig verblijfsdocument (bijlage 15) dat 45 dagen geldig is (tweemaal
verlengbaar met telkens 45 dagen). Een begeleidende brief geeft toelichting over die bijlage 15.
13

Indien nodig, wordt een rijksregisternummer aangevraagd bij de diensten van het rijksregister.
Zodra het aanvraagdossier volledig verwerkt is, nodigt het Loket Internationale Studenten de student per email op
afspraak uit om de inschrijving volledig te kunnen afwerken én een elektronische verblijfskaart (A kaart) aan te
vragen.
Opgelet!
Voor een vlot verloop van de afspraken is het heel belangrijk dat de student de datum en het uur van de
afspraak strikt naleeft. Een afspraak duurt 40 minuten.
Als een student twee maal niet op de afspraak verschijnt zonder tijdige verwittiging vooraf, kan hij geen
beroep meer doen op deze versnelde inschrijvingsprocedure. Hij zal dan heel wat langer moeten wachten
op een nieuwe afspraak.
De aanmaak van dat elektronische verblijfskaart (A kaart) gebeurt via een privaat bedrijf. Dat bedrijf zendt de
pin/puk-codes13 die vereist zijn voor een activering van de A kaart, per post naar het adres van de student. Het is
heel belangrijk dat de student ervoor zorgt dat hij die codes ontvangt (en dat men bijvoorbeeld bij een
adreswijziging briefwisseling via B-Post laten doorsturen naar het nieuwe verblijfsadres). Studenten die in een
De pukcode ('Personal Unblocking Key') en pincode ('Personal Identification Number') zijn cijfercodes die de
gemeente moet inbrengen om de verblijfskaart bruikbaar te maken.
13
14
studentenhome van de Universiteit Gent verblijven, nemen hiervoor best contact op met de verantwoordelijke van
de home.
Tegelijk levert dat bedrijf een aangemaakte A kaart aan het Loket Migratie of het bevoegde dienstencentrum. Deze
leveringstermijn duurt gemiddeld ongeveer 3 weken.14
Zodra de student die pin/puk-codes heeft ontvangen, kan die A kaart worden afgehaald. Dit kan enkel op de plaats
van aanvraag van die A kaart. Bij het Loket Migratie kan een student de A kaart afhalen via het snelloket (zonder
afspraak op maandag, woensdag en vrijdag van 9u tot 12u30 en van 14u tot 16u, dinsdag van 9u tot 12u30 en
van 14u tot 19u (donderdag gesloten) maar op zaterdag enkel mits afspraak)).
Wat meebrengen?
Bij aanvraag A kaart
De student moet persoonlijk langskomen met volgende originele documenten:
 geldige reispas
 geldig studentenvisum type D
 inschrijvingsattest15 afgeleverd door onderwijsinstelling in België
 bewijs van voldoende bestaansmiddelen (studiebeurs, tenlasteneming (bijlage 32), attest geblokkeerde
bankrekening, …)
 3 recente en identieke pasfoto’s
Opgelet!
Sinds februari 2014 worden biometrische A kaarten afgeleverd. Dit betekent:
o
Het nemen van digitale vingerafdrukken
o
Het plaatsen van een digitale handtekening
o
Het moeten beantwoorden van pasfoto’s aan onderstaande criteria:
Algemene voorwaarden:
 Afmetingen: 35 mm x 45 mm
 Foto van minder dan 6 maanden oud
 Slechts één persoon zichtbaar op foto
Fotografische kwaliteiten:









Persoon op foto moet duidelijk dezelfde zijn als persoon voor wie verblijfskaart bedoeld is
Persoon kijkt neutraal (gesloten mond, geen (glim)lach, geen gefronste wenkbrauwen)
Persoon kijkt met open en duidelijk zichtbare ogen (geen haren voor ogen, geen getinte
brilglazen, brilmontuur ogen niet deels bedekken)
Originele, nette foto (geen plooien of vlekken)
Gezicht moet volledig zichtbaar zijn (geen donkere bril, geen hoofddeksel, …) behalve om
medische of godsdienstige redenen maar de ogen, kin en hoofdranden moeten duidelijk zichtbaar
blijven
Gezicht neemt 70-80% oppervlakte foto in
Foto met lichte en effen achtergrond, met voldoende contrast, zonder achtergrondschaduwen,
gezicht in midden van foto
Goede belichting alle delen van gezicht (geen reflectie op brilglazen)
Geen rode ogen
Er staat een fotocabine bij de Dienst Burgerzaken (Administratief Centrum aan het Zuid) bij het Loket
Bevolking (gelijkvloers blok A). Voor 5 euro (te betalen met bankkaart, biljetten of munten) levert de
Via een spoedprocedure (129 euro) is die leveringstermijn terug te brengen tot 2-3 werkdagen. In dit geval worden
de pin/puk-codes niet aan de student per post bezorgd. Het bedrijf dat de verblijfskaart aanmaakt, levert beide codes
samen met de verblijfskaart aan het dienstencentrum of het Loket Migratie in het Administratief Centrum Zuid waar de
verblijfskaart werd aangevraagd. Betrokkene wordt verwittigd om daar de verblijfskaart samen met de codes af te
halen.
14
Een toelatingsattest of uitnodigingsbrief afgeleverd door een onderwijsinstelling is niet voldoende. Het
inschrijvingsattest moet volgende gegevens bevatten: identiteitsgegevens student, contracttype (diplomacontract of
creditcontract enkel in geval van uitwisselingsstudent), aantal studiepunten, naam van de studierichting én start- en
einddatum studieperiode.
15
15
automaat 6 pasfoto's af. Er wordt een betalingsbewijs afgedrukt. Het toestel controleert voor het
afdrukken zelf of de foto voldoet aan de wettelijke voorwaarden. Voldoet de foto niet, dan kan men tot 9
keer een nieuwe foto laten nemen (zonder meerprijs). Print de student een niet goed bevonden foto toch
af, dan krijgt die een rode rand en een aanduiding waarom de foto niet voldoet aan de wettelijke
voorwaarden. Aan de cabine hangen modelfoto’s die aangeven aan welke voorwaarden de pasfoto moet
voldoen. De fotocabine is niet geschikt voor pasfoto's van kinderen tot 3 jaar.
Bij afhaling A kaart:
De student moet persoonlijk langskomen met volgende originele documenten:

oproepingsbriefje voor afhaling A kaart

betalingsbewijs voor A kaart

afgeleverd voorlopig verblijfsdocument (bijlage 15)

vereiste pin/puk-codes
Opgelet!
Sinds februari 2014 worden biometrische A kaarten afgeleverd. Dit betekent dat bij de afhaling van de A kaart
vingerafdrukken opnieuw moeten worden afgenomen om na te gaan of de persoon die de A kaart komt
afhalen, dezelfde persoon is die de A kaart heeft aangevraagd.
Wat krijgt de student?
De student krijgt een elektronische verblijfskaart (A kaart).
Dat document is geldig voor maximaal 1 jaar (in principe tot 31 oktober = einde van het lopende academiejaar),
op voorwaarde dat de student blijft voldoen aan de verblijfsvoorwaarden als student. De geldigheidsduur van de A
kaart kan korter zijn in geval van een kortere studieperiode of kortere looptijd van de studiebeurs.
De A kaart kan vernieuwd worden, als de student blijft beantwoorden aan de verblijfsvoorwaarden als student (zie
hieronder punt b.1.4).
Opgelet!
Een student meldt elke adreswijziging altijd onmiddellijk bij loket Migratie of een dienstencentrum (ook als
zijn verblijfskaart nog geldig is). Als hij dit niet doet, moet de gemeente hem schrappen uit het
vreemdelingenregister. Die schrapping maakt zijn verblijfskaart ongeldig en hij kan zelfs zijn verblijfsrecht
verliezen. De student moet dan een herinschrijving aanvragen maar het onderzoek van deze aanvraag kan
enige tijd duren. Hij kan dus niet onmiddellijk een nieuwe verblijfskaart krijgen.
Opgelet! Doctoraatstudenten
Doctoraatstudenten met een beurs kunnen een A kaart krijgen voor de duur van de beurs met een maximum
van 2 jaar.
Daarvoor moet de student volgende documenten voorleggen:

een voldoende lang beursbewijs

een inschrijvingsbewijs (met vermelding Ph.D.) voor het lopende academiejaar (dus niet voor
toekomstige academiejaar)
Deze regeling is enkel van toepassing voor:
o
een beurs die uitgaan van de Belgische federale overheid, van de Vlaamse of Franstalige
Gemeenschap of programma’s van de Europese Unie
o
een beurs van een buitenlandse universiteit mits er een uitwisselingsakkoord bestaat tussen
die buitenlandse universiteit en de Belgische universiteit die de student ontvangt. De
Belgische universiteit moet een beursattest afgeven waarin duidelijk de vermelding staat dat
het gaat om een samenwerking tussen een universiteit hier in België en een buitenlandse
universiteit.
16
De regeling geldt dus niet voor andere buitenlandse beurzen (bv. beursattesten van de
ambassade in Brussel) of beurzen die uitgaan van een privéorganisatie of privéfondsen.
De A kaart van maximaal 2 jaar voor doctoraatstudenten kan worden afgeleverd bij de afgifte van de eerste A
kaart, maar ook bij vernieuwingen van een A kaart.
Prijs?
25 euro (kostprijs verblijfsdocument).
Ten gevolge van een beslissing van de federale overheid moet vanaf 2 maart 2015 ook een bijkomende
administratieve kost (retributie) voor deze verblijfsaanvraag worden betaald (tenzij een vrijstelling van toepassing
is).
Dit bedrag moet worden betaald vóór de indiening van de aanvraag van het studentenvisum op het bevoegde
Belgische consulaat in het buitenland. Bij de inschrijving in de gemeente na aankomst in België moet deze
administratieve kost voor deze verblijfsaanvraag dus niet meer betaald worden.
Bij het Loket Migratie in het Administratief Centrum aan het Zuid en in de dienstencentra is het mogelijk om cash
of met Bancontact te betalen.
17
b.1.2 Inschrijving – Statuutwissel
Voor wie?
Studenten die bij hun aankomst in België enkel over een kort verblijfsrecht beschikken (visum type C of
visumvrijstelling), kunnen een lang verblijf aanvragen via een zogenaamde statuutwissel.
Opgelet!
Deze aanvraagprocedure is zeker niet aan te raden als alternatief voor het aanvragen van een
studentenvisum type D omdat:

voor de aanvraag strenge ontvankelijkheidsvoorwaarden zijn voorzien: zo leidt een negatieve
woonstcontrole bijvoorbeeld tot het niet in overweging nemen van de aanvraag (zie ook
toelichting hieronder)

voor de aanvraag geen wettelijke beslissingstermijn is voorzien zodat een beslissing lang kan
uitblijven

de Dienst Vreemdelingenzaken in Brussel over een ruime beoordelingsbevoegdheid beschikt zodat
een positieve beslissing nooit verzekerd is
Hoe aanvragen?
Heel belangrijk is dat de aanvraag tot statuutwissel alleen mogelijk is, als de student de aanvraag én alle vereiste
documenten voorlegt binnen de geldigheidsduur van zijn kort verblijfsrecht. Daarom neemt de student best zo snel
mogelijk contact op met het Loket Migratie in het Administratief Centrum Zuid of een dienstencentrum. Het
verblijfsadres van de student bepaalt of het Loket Migratie in het Administratief Centrum Zuid of een
dienstencentrum de aanvraag behandelt.
U vindt de contactgegevens van de dienstencentra op deze webpagina: https://stad.gent/burgerzaken/nietbelgen/verblijf-inschrijving/internationale-studenten/internationale-studenten-registratie-gemeente-en-aanvraagverblijfskaart.
Contact opnemen met het Loket Migratie in het Administratief Centrum aan het Zuid kan op drie manieren:

Telefonisch bij het Loket Migratie: 09 266 71 50. Dit nummer is elke weekdag bereikbaar van 9u tot
12u30 en van 14u tot 16u.

Via e-mail: [email protected]

Aan het onthaal van het loket Migratie, blok B Administratief Centrum Zuid op maandag, woensdag en
vrijdag van 9u tot 12u30 en van 14u tot 16u, dinsdag van 9u tot 12u30 en van 14u tot 19u (donderdag
en zaterdag gesloten).
Deze aanvraag kan niet online gebeuren via het aankomstformulier (Arrival Form).
Wat meebrengen?

geldige reispas

motiveringsbrief (verwijzing art. 58 en 9, 2 Verblijfswet)

inschrijvingsattest16 afgeleverd door onderwijsinstelling in België

bewijs van voldoende bestaansmiddelen (studiebeurs, tenlasteneming (bijlage 32), attest geblokkeerde
bankrekening, …)

uittreksel uit strafregister afgeleverd door land van laatste verblijfplaats én maximum 6 maanden oud op
moment van verblijfsaanvraag én eventueel voorzien van correcte legalisatie/apostille (uittreksel enkel
voor studenten ouder dan 21 jaar)

medisch attest

betalingsbewijs administratieve kost verblijfsaanvraag (retributie) (als een overschrijving is uitgevoerd,
meebrengen rekeninguittreksel of overschrijving met stempel van de post). Zie toelichting verder onder
punt Prijs?
Het eventueel ontbreken van een document moet in de motiveringsbrief vermeld en toegelicht worden. De
aanvraag statuutwissel kan dus worden ingediend maar de Dienst Vreemdelingenzaken in Brussel zal pas
beslissen, wanneer het dossier volledig is.
Opgelet!
De studenten die bij de aanvraag van deze statuutwissel nog niet over een Aankomstverklaring (bijlage 3)
beschikken, bekomen die Aankomstverklaring op dat moment. Voorwaarde is wel dat ze alle vereiste
documenten kunnen voorleggen (zie punt 3.a.1).
Een toelatingsattest of uitnodigingsbrief afgeleverd door een onderwijsinstelling is niet voldoende. Het
inschrijvingsattest moet volgende gegevens bevatten: identiteitsgegevens student, contracttype (diplomacontract of
creditcontract enkel in geval van uitwisselingsstudent), aantal studiepunten, naam van de studierichting én start- en
einddatum studieperiode.
16
18
Wat krijgt de student?
De student krijgt eventueel bij de aanvraag een Aankomstverklaring (bijlage 3) maximaal geldig voor de duur van
zijn kort verblijfsrecht.
Als aan alle ontvankelijkheidsvoorwaarden is voldaan (ook betaling van administratieve kost verblijfsaanvraag
(retributie)) én een positieve woonstcontrole heeft plaats gevonden, bekomt de student een ontvangstbewijs. Dit is
geen verblijfsdocument.
Als die administratieve kost voor de verblijfsaanvraag (retributie) niet betaald wordt, wordt de verblijfsaanvraag
niet-ontvankelijk verklaard. De student ontvangt een bijlage 42.
Indien te weinig is betaald, vraagt de gemeente de betaling van het resterend bedrag via de afgifte van een bijlage
43. De student moet de rest van het bedrag binnen 30 dagen na betekening van die bijlage 43 betalen.
Indien de student een bewijs van betaling van dat resterend bedrag binnen deze termijn voorlegt, verklaart de
gemeente de aanvraag ontvankelijk.
Indien de student geen bewijs van betaling van dat resterend bedrag binnen deze termijn voorlegt, verklaart de
gemeente aanvraag via een bijlage 42 onontvankelijk.
Opgelet!
De Dienst Vreemdelingenzaken in Brussel stort een reeds gedeeltelijk betaald bedrag in principe niet
terug. De student kan de terugbetaling wel proberen vragen door een aanvraagformulier met
bewijsstukken van de betaling te sturen naar [email protected].
Het formulier is te vinden op de website van de Dienst Vreemdelingenzaken in Brussel:
www.dofi.ibz.be/sites/dvzoe/NL/nieuws/Pages/Terugbetaling_van_een_verkeerd_betaalde_bijdrage
Opgelet!
Als nog geen beslissing over de aangevraagde statuutwissel is genomen wanneer de geldigheid van die
aankomstverklaring verstrijkt, is er geen legaal verblijf meer. De loutere indiening van een statuutwissel
levert geen tijdelijk verblijfsrecht op in afwachting van een beslissing.
In geval van een positieve beslissing krijgt de student een elektronische verblijfskaart (A kaart).
Dat document is geldig voor maximaal 1 jaar (in principe tot 31 oktober = einde van het lopende academiejaar),
op voorwaarde dat de student blijft voldoen aan de verblijfsvoorwaarden als student. De geldigheidsduur van de A
kaart kan korter zijn in geval van een kortere studieperiode of kortere looptijd van de studiebeurs.
De A kaart kan vernieuwd worden, als de student blijft beantwoorden aan de verblijfsvoorwaarden als student (zie
hieronder punt b.1.4).
Opgelet! Doctoraatstudenten
Doctoraatstudenten met een beurs kunnen een A kaart krijgen voor de duur van de beurs met een maximum
van 2 jaar.
Daarvoor moet de student volgende documenten voorleggen:

een voldoende lang beursbewijs

een inschrijvingsbewijs (met vermelding Ph.D.) voor het lopende academiejaar (dus niet voor
toekomstige academiejaar)
Deze regeling is enkel van toepassing voor:
o
een beurs die uitgaan van de Belgische federale overheid, van de Vlaamse of Franstalige
Gemeenschap of programma’s van de Europese Unie
o
een beurs van een buitenlandse universiteit mits er een uitwisselingsakkoord bestaat tussen
die buitenlandse universiteit en de Belgische universiteit die de student ontvangt. De
Belgische universiteit moet een beursattest afgeven waarin duidelijk de vermelding staat dat
het gaat om een samenwerking tussen een universiteit hier in België en een buitenlandse
universiteit.
19
De regeling geldt dus niet voor andere buitenlandse beurzen (bv. beursattesten van de
ambassade in Brussel) of beurzen die uitgaan van een privéorganisatie of privéfondsen.
De A kaart van maximaal 2 jaar voor doctoraatstudenten kan worden afgeleverd bij de afgifte van de eerste Akaart, maar ook bij vernieuwingen van een A kaart.
Prijs?
25 euro (kostprijs verblijfsdocument).
Bij het Loket Migratie in het Administratief Centrum aan het Zuid en in de dienstencentra is het mogelijk om cash
of met Bancontact te betalen.
Ten gevolge van een beslissing van de federale overheid moet vanaf 2 maart 2015 ook een bijkomende
administratieve kost (retributie) voor deze verblijfsaanvraag worden betaald. Deze bijdrage voor studenten
bedraagt:

160 euro (voor student ingeschreven in door de overheid georganiseerde, erkende of
gesubsidieerde onderwijsinstelling)

215 euro (voor student ingeschreven in private onderwijsinstelling)

60 euro (voor student die statuut van langdurig ingezetene kan aanvragen)
Opgelet: vrijstelling van betaling!

Personen van minder dan 18 jaar oud genieten van een vrijstelling van betaling van deze
retributie. Voor hen is de verblijfsaanvraag gratis.

Sommige studenten (ingeschreven in privé-onderwijsinstelling of in door overheid
georganiseerde, erkende of gesubsidieerde onderwijsinstelling) zijn vanaf 26 juni 2016
vrijgesteld van het betalen van de retributie bij het indienen van een visum- of
verblijfsaanvraag. Het betreft een verblijfsaanvraag bij de gemeente of een visumaanvraag
bij de Belgische ambassade ingediend vanaf 26 juni 2016.
Voorwaarde is dat aan de student een beurs is toegekend door

een Belgische overheid (federale overheid, gemeenschappen, gewesten, provincies
of gemeenten)

een georganiseerde, gesubsidieerde en erkende onderwijsinstelling

een internationale instelling waar België lid van is (Europese Unie, Raad van
Europa, …)

een erkende stichting van openbaar nut. Onder andere:

Federaal Fonds voor Wetenschappelijk Onderzoek (FFWO)

Prins Leopold Instituut voor Tropische Geneeskunde

Institut Supérieur d’Histoire de l’Art et d’Archéologie de Bruxelles (ISHAAB)

Francqui-Stichting

Europacollege

Studiecentrum voor Kernenergie

Koning Boudewijnstichting

Vlaamse Interuniversitaire Raad (VLIR)

Vlerick Business School

Instituut voor de Studie van het Jodendom

Stichting ATD Vierde Wereld

Erasmusfonds

Muziekkapel Koningin Elisabeth

Brussels Business Institute of Higher Education

Universiteit Antwerpen Management School

Fondation ULB

IMEC International
Om die vrijstelling te genieten, moet de student een standaardformulier (in te vullen door de
instantie die de beurs heeft toegekend) voorleggen op het moment van de aanvraag. Ook
een attest afgegeven door de Directie-Generaal Ontwikkelingssamenwerking en Humanitaire
Hulp (FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking) wordt
aanvaard.
Opgelet!
Als een student teveel betaald heeft, stort de Dienst Vreemdelingenzaken dat verschil in principe
niet terug.
De student kan de terugbetaling wel proberen vragen door een aanvraagformulier met
bewijsstukken van de betaling te sturen naar [email protected].
Het formulier is te vinden op de website van de Dienst Vreemdelingenzaken in Brussel:
www.dofi.ibz.be/sites/dvzoe/NL/nieuws/Pages/Terugbetaling_van_een_verkeerd_betaalde_bijdra
ge
Dit bedrag moet al volledig zijn betaald op het moment van de indiening van deze verblijfsaanvraag bij de
gemeente. De betaling moet op volgende wijze gebeuren:
20

Het precieze bedrag van de bijdrage moet, in euro, op onderstaande bankrekening gestort worden:
IBAN BE57 6792 0060 9235
BIC PCHQBEBB
Bank BPOST NV, Muntcentrum (zonder nr.), 1000 Brussel
Begunstigde Dienst Vreemdelingenzaken, Antwerpsesteenweg 59B, 1000 Brussel
Opgelet!
Deze betaling kan dus niet bij het Loket Migratie in het Administratief Centrum aan het Zuid of in
een dienstencentrum gebeuren.

Bij de overschrijving moet volgende mededeling gebruikt worden:
Naam, voornaam, geboortedatum en nationaliteit van de aanvrager: Naam Voornaam
Nationaliteit DDMMJJJJ
vb. FISCH Elena Marokko 28021981
Opgelet!
Naam, voornaam en geboortedatum zijn prioritair te vermelden in de mededeling, wanneer het
aantal toegelaten karakters slechts een beperkt deel van gevraagde informatie in mededeling
toestaat.

Om het even wie (dus ook een derde persoon) kan de betaling uitvoeren.
21
b.1.3 Inschrijving - Verblijfsaanvraag buitengewone
omstandigheden
Voor wie?
Studenten die niet (meer) over een verblijfsrecht beschikken, kunnen een lang verblijf aanvragen via een
verblijfsaanvraag op grond van buitengewone omstandigheden (artikel 9bis Verblijfswet).
Opgelet!
Deze aanvraagprocedure is zeker niet aan te raden als alternatief voor het aanvragen van een
studentenvisum type D of statuutwissel omdat:

voor de aanvraag heel strenge ontvankelijkheidsvoorwaarden zijn voorzien: zo leidt een
negatieve woonstcontrole bijvoorbeeld tot het niet in overweging nemen van de aanvraag (zie
ook toelichting hieronder)

voor de aanvraag geen wettelijke beslissingstermijn is voorzien zodat een beslissing lang kan
uitblijven

de Dienst Vreemdelingenzaken in Brussel over een ruime beoordelingsbevoegdheid beschikt zodat
een positieve beslissing nooit verzekerd is
Hoe aanvragen?
De aanvraag kan enkel gebeuren via een gemotiveerd schriftelijk verzoek (aangetekend verstuurd ter attentie van
de burgemeester van de Stad Gent, Stadhuis Gent (tav loket Migratie), Botermarkt 1, 9000 Gent). Of zonder
afspraak af te geven aan het Loket Migratie in het Administratief Centrum Zuid.
Deze aanvraag kan niet online gebeuren via aankomstformulier (Arrival Form).
Wat meebrengen?

Zelf op te maken motiveringsbrief (verwijzing art. 9bis Verblijfswet)17

betalingsbewijs administratieve kost verblijfsaanvraag (retributie)

in kopie alle documenten relevant voor de motivering van de aanvraag (in het bijzonder een (verstreken)
identiteitsdocument)
Opgelet!
Heel belangrijk is dat deze aanvraag alleen mogelijk is, als de student bewijst dat de aanvraag van een
studentenvisum type D heel moeilijk kan worden ingediend op het bevoegde Belgische consulaat in het
buitenland (= zogenaamde buitengewone omstandigheden).
Wat krijgen de studenten?
Als een positieve woonstcontrole heeft plaats gevonden én de administratieve kost voor de verblijfsaanvraag
(retributie) betaald is, bekomt de student een attest van inontvangstname. Dit is geen verblijfsdocument.
Als die administratieve kost voor de verblijfsaanvraag (retributie) niet betaald wordt, wordt de verblijfsaanvraag
niet-ontvankelijk verklaard. De student ontvangt een bijlage 42.
Indien te weinig is betaald, vraagt de gemeente de betaling van het resterend bedrag via de afgifte van een bijlage
43. De student moet de rest van het bedrag binnen 30 dagen na betekening van die bijlage 43 betalen.
Indien de student een bewijs van betaling van dat resterend bedrag binnen deze termijn voorlegt, verklaart de
gemeente de aanvraag ontvankelijk.
Indien de student geen bewijs van betaling van dat resterend bedrag binnen deze termijn voorlegt, verklaart de
gemeente aanvraag via een bijlage 42 onontvankelijk.
Opgelet!
De Dienst Vreemdelingenzaken stort een reeds gedeeltelijk betaald bedrag in principe niet terug.
De student kan de terugbetaling wel proberen vragen door een aanvraagformulier met bewijsstukken van
de betaling te sturen naar [email protected].
Het formulier is te vinden op de website van de Dienst Vreemdelingenzaken in Brussel:
www.dofi.ibz.be/sites/dvzoe/NL/nieuws/Pages/Terugbetaling_van_een_verkeerd_betaalde_bijdrage
Opgelet!
Zolang geen beslissing over de aanvraag is genomen, is er in principe geen legaal verblijf. De loutere
indiening van de aanvraag levert geen tijdelijk verblijfsrecht op in afwachting van een beslissing.
In geval van een positieve beslissing krijgt de student een elektronische verblijfskaart (A kaart).
Voor advies hierover kan de student zonder afspraak terecht bij het Infopunt Migratie in het Administratief Centrum
Zuid, Blok A, W. Wilsonplein 1 9000 Gent.
17
22
Dat document is geldig voor maximaal 1 jaar (in principe tot 31 oktober = einde van het lopende academiejaar),
op voorwaarde dat de student blijft voldoen aan de verblijfsvoorwaarden als student. De geldigheidsduur van de A
kaart kan korter zijn in geval van een kortere studieperiode of kortere looptijd van de studiebeurs.
De A kaart kan vernieuwd worden, als de student blijft beantwoorden aan de verblijfsvoorwaarden als student (zie
hieronder punt b.1.4).
Opgelet! Doctoraatstudenten
Doctoraatstudenten met een beurs kunnen een A kaart krijgen voor de duur van de beurs met een maximum
van 2 jaar.
Daarvoor moet de student volgende documenten voorleggen:

een voldoende lang beursbewijs

een inschrijvingsbewijs (met vermelding Ph.D.) voor het lopende academiejaar (dus niet voor
toekomstige academiejaar)
Deze regeling is enkel van toepassing voor:
o
een beurs die uitgaan van de Belgische federale overheid, van de Vlaamse of Franstalige
Gemeenschap of programma’s van de Europese Unie
o
een beurs van een buitenlandse universiteit mits er een uitwisselingsakkoord bestaat tussen
die buitenlandse universiteit en de Belgische universiteit die de student ontvangt. De
Belgische universiteit moet een beursattest afgeven waarin duidelijk de vermelding staat dat
het gaat om een samenwerking tussen een universiteit hier in België en een buitenlandse
universiteit.
De regeling geldt dus niet voor andere buitenlandse beurzen (bv. beursattesten van de
ambassade in Brussel) of beurzen die uitgaan van een privéorganisatie of privéfondsen.
De A kaart van maximaal 2 jaar voor doctoraatstudenten kan worden afgeleverd bij de afgifte van de eerste Akaart, maar ook bij vernieuwingen van een A kaart.
Prijs?
25 euro (kostprijs verblijfsdocument).
Bij het Loket Migratie in het Administratief Centrum aan het Zuid en in de dienstencentra is het mogelijk om cash
of met Bancontact te betalen.
Ten gevolge van een beslissing
administratieve kost (retributie)
bedraagt altijd 215 euro (zowel
gesubsidieerde onderwijsinstelling
van de federale overheid moet vanaf 2 maart 2015 ook een bijkomende
voor deze verblijfsaanvraag worden betaald. Deze bijdrage voor studenten
voor student ingeschreven in door de overheid georganiseerde, erkende of
als voor student ingeschreven in private onderwijsinstelling).
Opgelet: vrijstelling van betaling!

Personen van minder dan 18 jaar oud genieten van een vrijstelling van betaling van deze
retributie. Voor hen is de verblijfsaanvraag gratis.

Sommige studenten (ingeschreven in privé-onderwijsinstelling of in door overheid
georganiseerde, erkende of gesubsidieerde onderwijsinstelling) zijn vanaf 26 juni 2016
vrijgesteld van het betalen van de retributie bij het indienen van een visum- of
verblijfsaanvraag. Het betreft een verblijfsaanvraag bij de gemeente of een visumaanvraag
bij de Belgische ambassade ingediend vanaf 26 juni 2016.
Voorwaarde is dat aan de student een beurs is toegekend door

een Belgische overheid (federale overheid, gemeenschappen, gewesten, provincies
of gemeenten)

een georganiseerde, gesubsidieerde en erkende onderwijsinstelling

een internationale instelling waar België lid van is (Europese Unie, Raad van
Europa, …)
23

een erkende stichting van openbaar nut. Onder andere:

Federaal Fonds voor Wetenschappelijk Onderzoek (FFWO)

Prins Leopold Instituut voor Tropische Geneeskunde

Institut Supérieur d’Histoire de l’Art et d’Archéologie de Bruxelles (ISHAAB)

Francqui-Stichting

Europacollege

Studiecentrum voor Kernenergie

Koning Boudewijnstichting

Vlaamse Interuniversitaire Raad (VLIR)

Vlerick Business School

Instituut voor de Studie van het Jodendom

Stichting ATD Vierde Wereld

Erasmusfonds

Muziekkapel Koningin Elisabeth

Brussels Business Institute of Higher Education

Universiteit Antwerpen Management School

Fondation ULB
IMEC International
Om die vrijstelling te genieten, moet de student een standaardformulier (in te vullen door de
instantie die de beurs heeft toegekend) voorleggen op het moment van de aanvraag. Ook
een attest afgegeven door de Directie-Generaal Ontwikkelingssamenwerking en Humanitaire
Hulp (FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking) wordt
aanvaard.
Opgelet!
Als een student teveel betaald heeft, stort de Dienst Vreemdelingenzaken dat verschil in principe
niet terug.
De student kan de terugbetaling wel proberen vragen door een aanvraagformulier met
bewijsstukken van de betaling te sturen naar [email protected].
Het formulier is te vinden op de website van de Dienst Vreemdelingenzaken in Brussel:
www.dofi.ibz.be/sites/dvzoe/NL/nieuws/Pages/Terugbetaling_van_een_verkeerd_betaalde_bijdra
ge
Dit bedrag moet al volledig zijn betaald op het moment van de indiening van deze verblijfsaanvraag bij de
gemeente. De betaling moet op volgende wijze gebeuren:

Het precieze bedrag van de bijdrage moet, in euro, op onderstaande bankrekening gestort worden:
IBAN BE57 6792 0060 9235
BIC PCHQBEBB
Bank BPOST NV, Muntcentrum (zonder nr.), 1000 Brussel
Begunstigde Dienst Vreemdelingenzaken, Antwerpsesteenweg 59B, 1000 Brussel
Opgelet!
Deze betaling kan dus niet bij het Loket Migratie in het Administratief Centrum aan het Zuid of in
een dienstencentrum gebeuren.

Bij de overschrijving moet volgende mededeling gebruikt worden:
Naam, voornaam, geboortedatum en nationaliteit van de aanvrager: Naam Voornaam
Nationaliteit DDMMJJJJ
vb. FISCH Elena Marokko 28021981
Opgelet!
Naam, voornaam en geboortedatum zijn prioritair te vermelden in de mededeling, wanneer het
aantal toegelaten karakters slechts een beperkt deel van gevraagde informatie in mededeling
toestaat.

Om het even wie (dus ook een derde persoon) kan de betaling uitvoeren.
24
b.1.4 Vernieuwing verblijfskaart (A kaart)
Voor wie?
De student krijgt altijd een tijdelijk verblijfsrecht en dus een elektronische verblijfskaart (A kaart).
De A kaart kan vernieuwd worden, als de student blijft beantwoorden aan de verblijfsvoorwaarden als student. De
vernieuwing is mogelijk zolang de studies duren.
Hoe aanvragen?
Het verblijfsadres van de student bepaalt of het Loket Migratie in het Administratief Centrum Zuid of een
dienstencentrum de aanvraag behandelt.
De student maakt een afspraak bij het Loket Migratie in het Administratief Centrum aan het Zuid om een nieuwe
verblijfskaart aan te vragen. Een afspraak maken bij het Loket Migratie kan op drie manieren:

Telefonisch bij het Loket Migratie: 09 266 71 50 (voor afspraak op weekdag of zaterdag). Dit nummer is
elke weekdag bereikbaar van van 9u tot 12u30 en van 14u tot 16u.

Via e-mail: [email protected]

Aan het onthaal van het loket Migratie, blok B Administratief Centrum Zuid op maandag, woensdag en
vrijdag van 9u tot 12u30 en van 14u tot 16u, dinsdag van 9u tot 12u30 en van 14u tot 19u (donderdag
en zaterdag gesloten).
De dienstencentra werken in principe niet op afspraak. U vindt de contactgegevens van de dienstencentra op deze
webpagina: https://stad.gent/burgerzaken/niet-belgen/verblijf-inschrijving/internationalestudenten/internationale-studenten-registratie-gemeente-en-aanvraag-verblijfskaart.
De vernieuwing van de elektronische vreemdelingenkaart (A kaart) kan niet online gebeuren via het
aankomstformulier (Arrival Form).
Opgelet!
Bij elke vernieuwing worden de verblijfsvoorwaarden als student opnieuw gecontroleerd.
Omdat die controle tijd in beslag neemt (onder meer omdat soms een goedkeuring door de Dienst
Vreemdelingenzaken in Brussel nodig is) en de elektronische verblijfskaart (A kaart) dus niet onmiddellijk kan
worden afgeleverd, vraagt de student de vernieuwing best tijdig aan.
De student neemt best 8 weken vóór het einde van de geldigheid van de lopende A kaart contact op met het
Loket Migratie om een afspraak vast te leggen. Zo is het mogelijk de nieuwe A kaart af te leveren vóór de
lopende kaart verstrijkt.
De student moet zelf initiatief nemen om tijdig het verblijfsdocument te laten vernieuwen. Hij ontvangt
daarvoor geen oproepingsbrief. In elk geval moet de vernieuwing uiterlijk 30 dagen vóór het einde van de
geldigheid van de lopende A kaart worden aangevraagd.
Wat meebrengen?
De vernieuwing van de elektronische verblijfskaart (A kaart) is enkel mogelijk mits de student de volgende
documenten meebrengt:
 reispas
 huidige A kaart of attest van verlies, vernieling of diefstal van A kaart (bijlage 12 te bekomen via politie)
 inschrijvingsattest18 voor het nieuwe academiejaar afgeleverd door onderwijsinstelling in België
 attest van de examenresultaten van het voorbije academiejaar (of motivering van niet-deelname aan een
examen)19
 bewijs van voldoende bestaansmiddelen voor het nieuwe academiejaar (studiebeurs, tenlasteneming (bijlage
32), attest geblokkeerde bankrekening, …)
 1 recente pasfoto (1 extra identieke pasfoto als de afgifte van een voorlopig verblijfsdocument (bijlage 15)
vereist is)
Opgelet!
Sinds februari 2014 worden biometrische A kaarten afgeleverd. Dit betekent:
o
Het nemen van digitale vingerafdrukken
o
Het plaatsen van een digitale handtekening
o
Het moeten beantwoorden van pasfoto’s aan onderstaande criteria:
Een toelatingsattest of uitnodigingsbrief afgeleverd door een onderwijsinstelling is niet voldoende. Het
inschrijvingsattest moet volgende gegevens bevatten: identiteitsgegevens student, contracttype (diplomacontract of
creditcontract enkel in geval van uitwisselingsstudent), aantal studiepunten, naam van de studierichting én start- en
einddatum studieperiode.
19
Dit document is niet vereist in geval van een doctoraatsstudent.
18
25
Algemene voorwaarden:
 Afmetingen: 35 mm x 45 mm
 Foto van minder dan 6 maanden oud
 Slechts één persoon zichtbaar op foto
Fotografische kwaliteiten:









Persoon op foto moet duidelijk dezelfde zijn als persoon voor wie verblijfskaart bedoeld is
Persoon kijkt neutraal (gesloten mond, geen (glim)lach, geen gefronste wenkbrauwen)
Persoon kijkt met open en duidelijk zichtbare ogen (geen haren voor ogen, geen getinte
brilglazen, brilmontuur ogen niet deels bedekken)
Originele, nette foto (geen plooien of vlekken)
Gezicht moet volledig zichtbaar zijn (geen donkere bril, geen hoofddeksel, …) behalve om
medische of godsdienstige redenen maar de ogen, kin en hoofdranden moeten duidelijk zichtbaar
blijven
Gezicht neemt 70-80% oppervlakte foto in
Foto met lichte en effen achtergrond, met voldoende contrast, zonder achtergrondschaduwen,
gezicht in midden van foto
Goede belichting alle delen van gezicht (geen reflectie op brilglazen)
Geen rode ogen
Er staat een fotocabine bij de Dienst Burgerzaken (Administratief Centrum aan het Zuid) bij het Loket
Bevolking (gelijkvloers blok A). Voor 5 euro (te betalen met bankkaart, biljetten of munten) levert de
automaat 6 pasfoto's af. Er wordt een betalingsbewijs afgedrukt. Het toestel controleert voor het
afdrukken zelf of de foto voldoet aan de wettelijke voorwaarden. Voldoet de foto niet, dan kan men tot 9
keer een nieuwe foto laten nemen (zonder meerprijs). Print de student een niet goed bevonden foto toch
af, dan krijgt die een rode rand en een aanduiding waarom de foto niet voldoet aan de wettelijke
voorwaarden. Aan de cabine hangen modelfoto’s die aangeven aan welke voorwaarden de pasfoto moet
voldoen. De fotocabine is niet geschikt voor pasfoto's van kinderen tot 3 jaar.
Opgelet!
In bijzondere gevallen kan de Dienst Vreemdelingenzaken aanvullende documenten opvragen.
Wat krijgen de studenten?
In geval van een positieve beslissing krijgt de student een elektronische verblijfskaart (A kaart).
Dat document is geldig voor maximaal 1 jaar (in principe tot 31 oktober = einde van het lopende academiejaar),
op voorwaarde dat de student blijft beantwoorden aan de verblijfsvoorwaarden als student. De geldigheidsduur van
de A kaart kan korter zijn in geval van een kortere studieperiode of kortere looptijd van de studiebeurs.
Opgelet! Doctoraatstudenten
Doctoraatstudenten met een beurs kunnen een A kaart krijgen voor de duur van de beurs met een maximum
van 2 jaar.
Daarvoor moet de student volgende documenten voorleggen:

een voldoende lang beursbewijs

een inschrijvingsbewijs (met vermelding Ph.D.) voor het lopende academiejaar (dus niet voor
toekomstige academiejaar)
Deze regeling is enkel van toepassing voor:
26
een beurs die uitgaan van de Belgische federale overheid, van de Vlaamse of Franstalige
Gemeenschap of programma’s van de Europese Unie
o
een beurs van een buitenlandse universiteit mits er een uitwisselingsakkoord bestaat tussen
die buitenlandse universiteit en de Belgische universiteit die de student ontvangt. De
Belgische universiteit moet een beursattest afgeven waarin duidelijk de vermelding staat dat
het gaat om een samenwerking tussen een universiteit hier in België en een buitenlandse
universiteit.
De regeling geldt dus niet voor andere buitenlandse beurzen (bv. beursattesten van de
ambassade in Brussel) of beurzen die uitgaan van een privéorganisatie of privéfondsen.
o
De A kaart van maximaal 2 jaar voor doctoraatstudenten kan worden afgeleverd bij de afgifte van de eerste Akaart, maar ook bij vernieuwingen van een A kaart.
Opgelet!
Als de nieuwe A kaart niet kan worden afgeleverd vóór het einde van de lopende kaart, kan de student een
voorlopig verblijfsdocument (bijlage 15) krijgen dat 45 dagen geldig is (tweemaal verlengbaar met telkens 45
dagen). Voorwaarde is wel dat de student zijn nieuwe A kaart uiterlijk 30 dagen vóór het einde van de geldigheid
van de lopende A kaart aangevraagd heeft én dat er op de einddatum van de lopende kaart nog geen beslissing
over de vernieuwing is genomen.
Prijs?
25 euro (kostprijs verblijfsdocument).
Bij het Loket Migratie in het Administratief Centrum aan het Zuid en in de dienstencentra is het mogelijk om cash
of met Bancontact te betalen.
Ten gevolge van een beslissing van de federale overheid moet vanaf 2 maart 2015 soms ook een bijkomende
administratieve kost (retributie) voor deze verblijfsaanvraag worden betaald:

Voor de vernieuwing van de elektronische verblijfskaart moet in principe geen bijkomende administratieve kost
(retributie) worden betaald, als het verblijfsreden van de student niet wijzigt (vb. student behoudt inschrijving
in door de overheid georganiseerde, erkende of gesubsidieerde onderwijsinstelling of student behoudt
inschrijving in private onderwijsinstelling).

Voor de vernieuwing van de elektronische verblijfskaart moet wel een bijkomende administratieve kost
(retributie) worden betaald, als het verblijfsreden van de student wijzigt:
o
De student die was ingeschreven in door de overheid georganiseerde, erkende of gesubsidieerde
onderwijsinstelling maar voor komend academiejaar een inschrijving in een private onderwijsinstelling
voorlegt, moet 215 euro betalen
o
De student die was ingeschreven in een private onderwijsinstelling maar voor komend academiejaar
een inschrijving in door de overheid georganiseerde, erkende of gesubsidieerde onderwijsinstelling
voorlegt, moet 160 euro betalen
o
De student die pas een nieuwe A kaart aanvraagt op het moment dat de geldigheid van zijn vorige A
kaart al één maand vervallen is, moet 215 euro betalen als die late aanvraag is te wijten aan de
student zelf.
Als de A kaart bijvoorbeeld geldig is tot en met 31 oktober, is een aanvraag te laat vanaf 1 december.
Deze betaling hoeft enkel te gebeuren, wanneer de Dienst Vreemdelingenzaken de student daartoe
verplicht (dus niet vooraf betalen).
Opgelet!
Als een student teveel betaald heeft, stort de Dienst Vreemdelingenzaken dat verschil in principe
niet terug.
De student kan de terugbetaling wel proberen vragen door een aanvraagformulier met
bewijsstukken van de betaling te sturen naar [email protected].
Het formulier is te vinden op de website van de Dienst Vreemdelingenzaken in Brussel:
www.dofi.ibz.be/sites/dvzoe/NL/nieuws/Pages/Terugbetaling_van_een_verkeerd_betaalde_bijdra
ge
Opgelet!
Personen van minder dan 18 jaar oud genieten van een vrijstelling van betaling van deze
retributie. Voor hen is de verblijfsaanvraag gratis.
Dit bedrag moet al volledig zijn betaald op het moment van de indiening van deze verblijfsaanvraag bij de
gemeente. De betaling moet op volgende wijze gebeuren:

Het precieze bedrag van de bijdrage moet, in euro, op onderstaande bankrekening gestort worden:
IBAN BE57 6792 0060 9235
BIC PCHQBEBB
27
Bank BPOST NV, Muntcentrum (zonder nr.), 1000 Brussel
Begunstigde Dienst Vreemdelingenzaken, Antwerpsesteenweg 59B, 1000 Brussel
Opgelet!
Deze betaling kan dus niet bij het Loket Migratie in het Administratief Centrum aan het Zuid of in
een dienstencentrum worden betaald.

Bij de overschrijving moet volgende mededeling gebruikt worden:
Naam Voornaam Nationaliteit DD.MM.JJJJ(geboortedatum) Artikel(juiste wetsartikel verblijfswet
vermelden)Wet15.12.1980
Opgelet!
Naam, voornaam en geboortedatum zijn prioritair te vermelden in de mededeling, wanneer het
aantal toegelaten karakters slechts een beperkt deel van gevraagde informatie in mededeling
toestaat.

Om het even wie (dus ook een derde persoon) kan de betaling uitvoeren.
28
b.2 Specifieke aanmeldingsprocedure mits
hoofdverblijfplaats in buurland (Frankrijk, Luxemburg,
Duitsland of Nederland) - bijlage 33
Voor wie?
Studenten met een hoofdverblijfplaats in een aangrenzend buurland20 die hun hoofdverblijfplaats (= ‘domicilie’) in
dat land behouden (en daarheen tenminste wekelijks terugkeren) en dus niet ingeschreven willen worden in een
Belgische gemeente.
Opgelet!
Deze verblijfsprocedure leidt niet tot een inschrijving in een Belgische gemeente. De student krijgt dus
geen hoofdverblijfplaats (= ‘domicilie’) in Gent. Dat kan een probleem zijn om bepaalde andere
administratieve procedures op te starten (zie Algemeen: registratie als internationaal student in
gemeente).
Hoe aanvragen?
Email
De student stuurt binnen 8 werkdagen na aankomst in België een email naar [email protected] om
zich aan te melden. Deze aanmeldingsmail moet volgende gegevens bevatten:
 onderwerp: bijlage 33
 naam en voornaam student
 nationaliteit student
 Aankomstdatum in België
 correct en volledig verblijfsadres in Gent
 duur van studies in België
 scan vereiste documenten
o geldige reispas
o geldige verblijfskaart afgeleverd door betrokken buurland
o inschrijvingsattest21 afgeleverd door een onderwijsinstelling in België (niet in buitenland)
De student krijgt een automatische bevestigingsmail van de ontvangst van de aanvraag.
Voor deze student kan de aanmelding niet online gebeuren via aankomstformulier (Arrival Form).
Hij wordt later per email uitgenodigd om met de nodige documenten op afspraak langs te komen bij het Loket
Migratie in het Administratief Centrum aan het Zuid of een dienstencentrum om zijn verblijfsdocument (bijlage 33)
af te halen.
Het verblijfsadres van de student bepaalt of het Loket Migratie in het Administratief Centrum Zuid of een
dienstencentrum de aanvraag behandelt.
Dienstencentrum
De student die buiten Gent-Centrum verblijft (vb. in de wijk Nieuw-Gent), kan zich binnen 3 werkdagen na
aankomst in België zonder afspraak aanmelden in het bevoegde dienstencentrum.
U vindt de contactgegevens van de dienstencentra op deze webpagina: https://stad.gent/burgerzaken/nietbelgen/verblijf-inschrijving/internationale-studenten/internationale-studenten-registratie-gemeente-en-aanvraagverblijfskaart.
Wat meebrengen?
 geldige reispas
 geldige verblijfskaart afgeleverd door betrokken buurland
 inschrijvingsattest22 afgeleverd door een onderwijsinstelling in België (niet in buitenland)
 correct en volledig verblijfsadres in Gent
20
Deze verblijfsprocedure geldt niet voor studenten met een hoofdverblijfplaats in Groot-Brittannië.
Een toelatingsattest of uitnodigingsbrief afgeleverd door een onderwijsinstelling is niet voldoende. Het
inschrijvingsattest moet volgende gegevens bevatten: identiteitsgegevens student, contracttype (diplomacontract of
creditcontract enkel in geval van uitwisselingsstudent), aantal studiepunten, naam van de studierichting én start- en
einddatum studieperiode.
21
Een toelatingsattest of uitnodigingsbrief afgeleverd door een onderwijsinstelling is niet voldoende. Het
inschrijvingsattest moet volgende gegevens bevatten: identiteitsgegevens student, contracttype (diplomacontract of
creditcontract enkel in geval van uitwisselingsstudent), aantal studiepunten, naam van de studierichting én start- en
einddatum studieperiode.
22
29
 3 recente en identieke pasfoto’s die voldoen aan volgende criteria
- Pasfoto mag maximaal 6 maanden oud zijn
- Persoon op foto moet duidelijk dezelfde zijn als persoon voor wie verblijfskaart bedoeld is
- Persoon kijkt neutraal (gesloten mond, geen (glim)lach, geen gefronste wenkbrauwen)
- Persoon kijkt met open en duidelijk zichtbare ogen (geen haren voor ogen, geen getinte brilglazen,
brilmontuur ogen niet deels bedekken)
- Originele, nette foto (geen plooien of vlekken)
- Gezicht moet volledig zichtbaar zijn (geen donkere bril, geen hoofddeksel, …) behalve om medische of
godsdienstige redenen.
- Gezicht neemt 70-80% oppervlakte foto in
- Foto met lichte en effen achtergrond, met voldoende contrast, zonder achtergrondschaduwen, gezicht in
midden van foto
- Goede belichting alle delen van gezicht (geen reflectie op brilglazen)
Er staat een fotocabine bij de Dienst Burgerzaken (Administratief Centrum aan het Zuid) bij het Loket
Bevolking (gelijkvloers blok A). Voor 5 euro (te betalen met bankkaart, biljetten of munten) levert de
automaat 6 pasfoto's af. Er wordt een betalingsbewijs afgedrukt. Het toestel controleert voor het afdrukken
zelf of de foto voldoet aan de wettelijke voorwaarden. Voldoet de foto niet, dan kan men tot 9 keer een
nieuwe foto laten nemen (zonder meerprijs). Print de student een niet goed bevonden foto toch af, dan krijgt
die een rode rand en een aanduiding waarom de foto niet voldoet aan de wettelijke voorwaarden. Aan de
cabine hangen modelfoto’s die aangeven aan welke voorwaarden de pasfoto moet voldoen. De fotocabine is
niet geschikt voor pasfoto's van kinderen tot 3 jaar.
Wat krijgen de studenten?
Een verblijfsdocument voor een student uit een aangrenzend land (bijlage 33) geldig voor de duur van het schoolof academiejaar (tot en met 31 oktober23). De student krijgt dat document onmiddellijk mee aan het loket.
Een bijlage 33 voor een volledig academiejaar kan niet bekomen worden, als de verblijfskaart uit het aangrenzend
land een kortere geldigheidsduur heeft dan de voorziene duur van de studies in België. In dat geval is de bijlage 33
enkel geldig voor dezelfde periode als de verblijfskaart uit het aangrenzend land.
23
30
De bijlage 33 moet elk academiejaar vernieuwd worden. Daarvoor moeten telkens dezelfde documenten
voorgelegd worden als bij de eerste aanvraag. Ook de bijlage 33 van vorig academiejaar moet voorgelegd worden.
Prijs?
12 euro (kostprijs verblijfsdocument).
Voor deze verblijfsaanvraag moet geen bijkomende administratieve kost (retributie) worden betaald.
Bij het Loket Migratie in het Administratief Centrum Zuid en in de dienstencentra is het mogelijk om cash of met
Bancontact te betalen.
31