Bijlage III (c) - Model van specifieke subsidieovereenkomst voor

Nummer van de specifieke overeenkomst: [invullen]
EUROPESE COMMISSIE
DIRECTORAAT-GENERAAL COMMUNICATIE
Vertegenwoordiging van de Europese Commissie in België
BIJLAGE III (C) – MODEL VAN SPECIFIEKE SUBSIDIEOVEREENKOMST VOOR EEN
SUBSIDIES IN DE VORM VAN VASTE BEDRAGEN EN VERGOEDINGEN VOOR
DAADWERKELIJK GEMAAKTE SUBSIDIABELE KOSTEN
SPECIFIEKE OVEREENKOMST NR. …./..
Deze specifieke overeenkomst (hierna "de specifieke overeenkomst" genoemd) wordt gesloten
tussen de volgende partijen:
enerzijds,
De Europese Unie (hierna "de Unie" genoemd), vertegenwoordigd door de Europese Commissie
(hierna "de Commissie" genoemd), die voor de ondertekening van deze specifieke overeenkomst
wordt vertegenwoordigd door [functie, DG/dienst, voornaam en naam],
en
anderzijds,
"de partner"
[volledige officiële benaming] [ACRONIEM]
[officiële rechtsvorm]1
[wettelijk registratienummer]2
[volledig officieel adres]
[btw-nummer],
die voor de ondertekening van de specifieke overeenkomst wordt vertegenwoordigd door [functie,
voornaam en naam],
De bovengenoemde partijen
1
2
Te schrappen of in te vullen conform het formulier "Juridische entiteit".
Te schrappen of in te vullen conform het formulier "Juridische entiteit".
1
ZIJN TOT OVEREENSTEMMING GEKOMEN
over de specifieke overeenkomst en de volgende bijlagen:
Bijlage I
[Annual Communication plan] of [Proposal for ad hoc communication activities]
Bijlage II
Geraamd budget
ARTIKEL 1 – VOORWERP VAN DE SPECIFIEKE OVEREENKOMST
De specifieke overeenkomst wordt gesloten in het kader van het partnerschap tussen de partijen.
Zij
wordt
opgesteld
overeenkomstig
de
desbetreffende
bepalingen
van
de
partnerschapskaderovereenkomst nr. […], die tussen de Commissie en de partner is gesloten op
[insert the date on which the last party has signed the Framework agreement] ("de
kaderovereenkomst").
De Commissie heeft besloten om, conform de algemene voorwaarden van de specifieke
overeenkomst en de kaderovereenkomst, de actie getiteld [insert title of the action in bold]("de
actie"), zoals omschreven in bijlage I, te subsidiëren ("specifieke subsidie voor een actie").
Door de ondertekening van de specifieke overeenkomst aanvaardt de partner de subsidie en
verbindt hij zich ertoe de actie onder zijn eigen verantwoordelijkheid uit te voeren conform de
voorwaarden van de specifieke overeenkomst en de kaderovereenkomst.
ARTIKEL 2 – INWERKINGTREDING EN UITVOERINGSPERIODE VAN DE
SPECIFIEKE OVEREENKOMST
2.1 De specifieke overeenkomst treedt in werking op de datum waarop zij door de laatste partij
wordt ondertekend.
2.2
De actie wordt uitgevoerd gedurende een periode van ... maanden die ingaat op 1 januari
[year…].
ARTIKEL 3 – MAXIMUMBEDRAG EN VORM VAN DE SUBSIDIE
3.1. Het maximumbedrag van de subsidie is [insert amount] EUR.
3.2. De subsidie wordt verleend in de vorm van:
(a) De terugbetaling van […] % van de subsidiabele kosten van de actie ("terugbetaling van
subsidiabele kosten"), die worden geraamd op […] EUR en waarbij het gaat om:
i)
werkelijk gemaakte kosten ("terugbetaling van werkelijk gemaakte kosten") voor de [voor
[de partner] [en] [de volgende gelieerde entiteiten]: […]]
2
ii) terugbetaling van eenheidskosten: niet van toepassing
iii) terugbetaling van vaste kosten: niet van toepassing
iv) kosten gedeclareerd op basis van een forfaitair percentage van 7 % van de subsidiabele
directe kosten ("terugbetaling van forfaitaire kosten") voor de kostencategorie "indirecte
kosten" [voor [de partner] [en] [de volgende gelieerde entiteiten]: […]]
v) terugbetaling van kosten gedeclareerd op basis van
kostenberekeningsmethoden van de partner: niet van toepassing
de
gebruikelijke
(b) bijdrage per eenheid: niet van toepassing
(c) een vaste bijdrage van […] EUR ("vaste bijdrage") ter dekking van de subsidiabele kosten van
de partner:
een vaste bijdrage van […] EUR ("vaste bijdrage") ter dekking van de subsidiabele kosten
voor: [communicatieactie…]
een vaste bijdrage van […] EUR ("vaste bijdrage") ter dekking van de subsidiabele kosten
voor: [communicatieactie…]
(d) forfaitaire bijdrage: niet van toepassing
ARTIKEL 4 – VERSLAGLEGGING, BETALINGSVERZOEKEN EN BEWIJSSTUKKEN
4.1 Verslagperioden
Enige verslagperiode die de in artikel 2.2 vastgelegde periode omvat.
4.2 Verzoek[en] om een tweede [en][,] [derde][en][,] [vierde] [idem voor verdere]
voorfinanciering en bewijsstukken
Niet van toepassing.
4.3 Verzoek[en] om tussentijdse betaling[en] en bewijsstukken
Niet van toepassing.
4.4 Verzoek om betaling van het saldo en bewijsstukken
De partner moet binnen zestig kalenderdagen na afloop van de verslagperiode een verzoek om
betaling van het saldo indienen.
Bij dit verzoek moeten de volgende documenten worden gevoegd:
3
(a) voor subsidies in de vorm van vaste bedragen (artikel 3.2, lid c)), een in overeenstemming
met bijlage IV van de kaderovereenkomst opgesteld eindverslag over de uitvoering van de
actie ("technisch eindverslag") dat de informatie bevat die nodig is om de gevraagde
bijdrage te verantwoorden op basis van vaste bedragen en informatie over uitbesteding
zoals bedoeld in artikel II.11.1, lid d), onder ii), van de kaderovereenkomst;
(b) voor subsidies in de vorm van de terugbetaling van werkelijk gemaakte kosten (artikel 3.2,
lid a)), een in overeenstemming met bijlage … bij de uitnodiging tot het indienen van
voorstellen opgesteld eindverslag over de uitvoering van de actie ("technisch eindverslag")
dat de volgende informatie bevat:
(i) de informatie die nodig is om de gedeclareerde subsidiabele kosten te verantwoorden;
(ii) informatie over uitbesteding zoals bedoeld in artikel II.11.1, lid d), onder ii), van de
kaderovereenkomst;
(c) een financieel eindverslag ("financieel eindverslag"). Het financieel eindverslag moet een
geconsolideerde staat bevatten alsook een uitsplitsing van de bedragen die door de partner
en zijn gelieerde entiteiten worden gevraagd.
Het financieel eindverslag moet worden opgesteld volgens de structuur van de in bijlage II bij de
specifieke overeenkomst opgenomen geraamde begroting en overeenkomstig bijlage V bij de
kaderovereenkomst en moet voor de verslagperiode nadere gegevens bevatten over de bedragen
voor elk van de in artikel 3.2 vastgestelde subsidievormen;
4.5 Valuta van de betalingsverzoeken en financiële staten
Betalingsverzoeken en financiële staten moeten worden opgesteld in euro.
De partner en gelieerde entiteiten met een algemene boekhouding in een andere valuta dan de euro,
moeten de in hun boekhouding opgenomen kosten omrekenen in euro tegen het gemiddelde van de
dagelijkse wisselkoersen die in de C-serie van het Publicatieblad van de Europese Unie zijn
bekendgemaakt
voor
de
desbetreffende
verslagperiode
(beschikbaar
op:
http://www.ecb.europa.eu/stats/exchange/eurofxref/html/index.en.html).
Indien voor de betrokken valuta geen dagelijkse wisselkoers van de euro wordt bekendgemaakt in
het Publicatieblad van de Europese Unie, moet de omrekening plaatsvinden tegen het gemiddelde
van de maandelijkse boekhoudkundige koersen die door de Commissie zijn vastgesteld en op haar
website
zijn
gepubliceerd
voor
de
desbetreffende
verslagperiode
(http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/inforeuro_en.cfm).
De partner en gelieerde entiteiten met een algemene boekhouding in euro's moeten de in een
andere valuta gemaakte kosten omrekenen in euro volgens hun gebruikelijke boekhoudmethoden.
4.6 Taal van betalingsverzoeken, technische verslagen en financieel verslag
Alle betalingsverzoeken, technische verslagen en financiële staten moeten worden ingediend in het
Nederlands.
ARTIKEL 5 — BETALINGEN EN WIJZE VAN BETALING
4
5.1 Te verrichten betalingen
De Commissie moet de volgende betalingen doen aan de partner:
- één voorfinancieringsbetaling van 70 % van het in artikel 3 bepaalde maximumbedrag;
- één betaling van het saldo, op basis van het verzoek om betaling van het saldo zoals bedoeld in
artikel 4.4.
5.2 Eerste voorfinancieringsbetaling
Voorfinanciering heeft tot doel kasmiddelen te verstrekken. De voorfinanciering blijft eigendom
van de Unie tot ze is verrekend met tussentijdse betalingen of, indien ze niet is verrekend met
tussentijdse betalingen, tot de betaling van het saldo.
De Commissie verstrekt de voorfinancieringsbetaling van [insert amount] EUR aan de partner
binnen dertig kalenderdagen vanaf de inwerkingtreding van de specifieke overeenkomst, behalve
indien artikel II.24.1 van de kaderovereenkomst van toepassing is.
5.3 Tussentijdse betaling[en]
Niet van toepassing.
5.4 Betaling van het saldo
De betaling van het saldo heeft tot doel het resterende deel van de subsidiabele kosten die door de
partner voor de uitvoering van de actie zijn gemaakt, te vergoeden of te dekken.
Wanneer het totale bedrag van de eerdere betalingen hoger is dan het overeenkomstig artikel II.25
van de kaderovereenkomst vastgestelde definitieve subsidiebedrag, geschiedt de saldobetaling in
de vorm van een terugvordering in de zin van artikel II.26 van de kaderovereenkomst.
Wanneer het totaalbedrag van de eerdere betalingen lager is dan het overeenkomstig artikel II.25
van de kaderovereenkomst vastgestelde definitieve subsidiebedrag, moet de Commissie het saldo
betalen binnen zestig kalenderdagen na de ontvangst van de in artikel 4.4 bedoelde documenten,
tenzij artikel II.24.1 of artikel II.24.2 van de kaderovereenkomst van toepassing is.
De betaling is afhankelijk van de goedkeuring van het verzoek om betaling van het saldo en de
begeleidende documenten. De goedkeuring van die stukken houdt niet in dat de inhoud ervan
voldoet aan de eisen betreffende naleving, waarachtigheid, volledigheid of correctheid.
5.5 Kennisgeving van de verschuldigde bedragen
De Commissie moet de partner een formele kennisgeving sturen:
(a) waarin zij hem in kennis stelt van het verschuldigde bedrag, en
(b) waarin wordt aangegeven of de kennisgeving betrekking heeft op een verdere
voorfinanciering of de betaling van het saldo.
5
Wat de betaling van het saldo betreft, moet de Commissie ook het overeenkomstig artikel II.25 van
de kaderovereenkomst vastgestelde definitieve subsidiebedrag vermelden.
5.6 Vertragingsrente
Indien de Commissie niet binnen de vastgestelde betalingstermijn heeft betaald, kan de partner
aanspraak maken op vertragingsrente tegen de rentevoet die door de Europese Centrale Bank wordt
toegepast voor haar basisherfinancieringstransacties in euro's ("de referentievoet"), vermeerderd
met drieënhalf punt. De referentievoet is de referentievoet die geldt op de eerste dag van de maand
waarin de betalingstermijn verstrijkt, zoals bekendgemaakt in de C-serie van het Publicatieblad van
de Europese Unie.
Vertragingsrente is niet verschuldigd wanneer de partner een lidstaat van de Unie is (met inbegrip
van regionale en lokale overheidsinstanties en andere openbare instellingen die in het raam van de
kaderovereenkomst en de specifieke overeenkomst optreden namens en voor rekening van de
lidstaat).
Indien de Commissie de betalingstermijn overeenkomstig artikel II.24.2 van de kaderovereenkomst
opschort of indien zij betalingen overeenkomstig artikel II.24.1 van de kaderovereenkomst
opschort, kunnen deze maatregelen niet worden beschouwd als gevallen van te late betaling.
Vertragingsrente is verschuldigd over de periode vanaf de dag volgende op de datum waarop de
betalingstermijn is verstreken tot en met de dag van de daadwerkelijke betaling in de zin van
artikel 5.8. De Commissie houdt bij het bepalen van het definitieve subsidiebedrag in de zin van
artikel II.25 van de kaderovereenkomst geen rekening met de verschuldigde rente.
Wanneer de berekende rente lager is dan of gelijk is aan 200 EUR, hoeft deze rente, in afwijking
van de eerste alinea, alleen aan de partner te worden betaald wanneer deze daarom verzoekt binnen
twee maanden na de ontvangst van de te late betaling.
5.7 Valuta voor betalingen
Betalingen moeten door de Commissie in euro's worden verricht.
5.8 Datum van betaling
De betalingen door de Commissie worden geacht te zijn verricht op de datum waarop de rekening
van de Commissie wordt gedebiteerd.
5.9 Kosten voor overmakingen
Kosten voor overmakingen:
(a) de Commissie draagt de door haar bank in rekening gebrachte kosten voor overmaking;
(b) de partner draagt de door zijn bank in rekening gebrachte kosten voor overmaking;
(c) de partij die verantwoordelijk is voor een herhaalde overmaking, draagt de kosten voor
deze herhaalde overmaking.
6
5.10 Betalingen aan de partner
De Commissie moet de betalingen doen aan de partner.
Betalingen aan de partner ontheffen de Commissie van haar betalingsverplichting.
ARTIKEL 6 – BANKREKENING VOOR BETALINGEN
Alle betalingen moeten worden verricht op de bankrekening van de partner, waarvan de gegevens
hieronder zijn weergegeven:
Naam van de bank: […]
Precieze benaming van de rekeninghouder: […]
Volledig rekeningnummer (inclusief bankcodes): […]
[IBAN-code: […]]3
ARTIKEL 7 - CONTACTGEGEVENS VAN DE
7.1 Contactgegevens van de Commissie
Elke mededeling aan de Commissie moet aan het volgende adres worden gericht:
Europese Commissie
Vertegenwoordiging van de Europese Commissie in België
[Post code, town and country]
E-mailadres: [insert functional mailbox]
7.2 Contactgegevens van de partner
Elke mededeling van de Commissie aan de partner moet aan het volgende adres worden gericht:
[Full name]
[Function]
[Name of the entity]
[Full official address]
E-mailadres: [complete]]
ARTIKEL XX — AANVULLENDE BEPALINGEN BETREFFENDE HET GEBRUIK VAN
DE
RESULTATEN
(INCLUSIEF
INTELLECTUELEEN
INDUSTRIËLEEIGENDOMSRECHTEN)
Ingevolge artikel II.9.3 van de kaderovereenkomst, op grond waarvan de Unie het recht verkrijgt
om de resultaten van de actie te gebruiken, mag de Unie deze resultaten op verschillende manieren
gebruiken, met inbegrip van - maar niet beperkt tot -:
3
Voor landen waar de IBAN-code niet van toepassing is, kan de BIC- of SWIFT-code worden gebruikt.
7
(a) verspreiding onder het publiek van papieren kopieën of in elektronisch of digitaal formaat
of op het internet, waaronder sociale netwerken, als downloadbaar of niet-downloadbaar
bestand;
(b) mededeling via persbureaus;
(c) opname in breed toegankelijke databanken of registers, zoals via "open toegang"- of "open
data"-portalen of soortgelijke systemen, hetzij vrij toegankelijk, hetzij alleen toegankelijk
na registratie;
(d) bewerking van de resultaten van de actie, met inbegrip van verkorting, samenvatting,
wijziging van de inhoud, de verbetering van technische fouten in de inhoud;
(e) knippen, metadata, evenals grafische, visuele, audio- of woordelementen in de resultaten
van de actie invoeren;
(f) een deel (bv. audio- of videobestanden) uit de resultaten halen, de resultaten van de actie
verdelen in delen of compileren;
(g) vertaling, ondertitels invoeren, de resultaten van de actie in alle officiële EU-talen van de
EU nasynchroniseren.
(h) een licentie of sublicentie verlenen aan andere begunstigden van het netwerk van Europe
Direct-informatiecentra ("EDIC’s") op grond van het programma 2018-2022, met inbegrip
van reeds bestaande licentierechten en de in punten b) tot en met g) van artikel II.9.3 van de
kaderovereenkomst en de in punten a) tot en met g) hierboven vastgelegde
exploitatierechten of -gebieden.
De partners moeten ervoor zorgen dat de Unie de in artikel II.9.3 van de kaderovereenkomst en in
de bovenstaande punten a) tot en met h) genoemde gebruiksrechten heeft voor de gehele duur van
de desbetreffende industriële- en intellectuele-eigendomsrechten.
HANDTEKENINGEN
Voor de partner
Voor de Commissie
[functie/voornaam/naam]
[voornaam/naam]
[handtekening]
Gedaan te [plaats], [datum]
[handtekening]
Gedaan te [plaats], [datum]
In tweevoud in het Nederlands
8