Kerstmarathon - Reddingsbrigade de Streek

Kerstmarathon
DRAAIBOEK
Documenteigenaar: evenementencommissie
Auteur: Sandra Molenaar
Versie: 2014
1
Doel:
Zoveel mogelijk leden van de vereniging een gezellige avond bezorgen in
de sfeer van Kerst dmv een recreatief zwemgebeuren.
Korte omschrijving:
Van 17.00 uur tot 20.00 uur zwemmen alle leden in groepen 10 minuten
per kandidaat. Afhankelijk van het aantal deelnemers worden de groepen
en de banen ingedeeld. De groepen worden evenredig ingedeeld op
leeftijd. Per groep is er een groepsleider die overzicht houdt.
Als 1 van de deelnemers zwemt, turft de volgende deelnemer de afstand
en dit draait door tot de eerste zwemmer moet turven.
De afstanden worden genoteerd op een groot scorebord, maar meedoen is
belangrijker dan de afstand.
Tijdens de marathon kunnen de deelnemers op vertoon van hun
consumptiekaart brood, soep, slaatje en een kerstkransje krijgen.
Limonade is vrij verkrijgbaar.
Alle deelnemers ontvangen een nummer waarmee zij een bingoprijs
kunnen winnen. Nadat hun nummer is getrokken mogen zij een prijsje
uitzoeken. Alle deelnemers hebben prijs.
Regelmatig zal tijdens de marathon een bel klinken. Diegene die als eerste
de kant aantikt wint voor de hele ploeg een extra versnapering.
De marathon wordt van 20.00-20.30 uur afgesloten met een gezamenlijk
spel.
2
Locatie:
Zwembad de Kloet
3
Tijdspad:
Begin van het seizoen
Oktober
6 weken voor aanvang
Draaiboek Kerstmarathon
Versie: 2016
Aanvraag badhuur bij zwembad de Kloet tot
20.30uur
Marathon als agendapunt voor
evenementencommissie
- Datum uitnodigingen
- Programma doorspreken
- Taakverdeling maken
- Starten met aanschaf bingoprijzen
- Aanvraag banken sporthal bij zwembad
via email
2e vergadering
- Materiaallijst doornemen en mensen
mailen
2
-
-
-
4
Consumptiekaarten, scorebriefjes,
bingonummer overzicht: Cas
Toestemming vragen voor:
o Kookplaat in het zwembad
o Banken uit de sporthal (sleutel)
o Lampjes uit het zwembad (sleutel)
o Muziek/microfoon zwembad
o Koffiezetapparaat
o Tafel uit kantoor
o Bekerpijpen
o Afval in container van het
zwembad
Richard
Mensen vragen voor het keukentje: Ria,
Saskia, Mirjam
Afspraak maken met zwembadeigenaar
voor doornemen materiaal en
aanwezigheid: Martin
Mensen vragen voor speaker: Jeroen,
Martin, Koen
Bel vragen: Hans
4 weken voor aanvang
Uitnodigingen versturen naar leden (bijlage
2)
2 weken voor aanvang
Uiterste inleverdatum inschrijvingen
3e vergadering
- Boodschappenlijst doorspreken
- Opgaven inventariseren
- Coördinator toezichthouders & EHBO
vragen om deze in te delen: Chantal
- Exacte deelnemers aantal doorgeven
voor consumptiekaarten: Cas
- 2 cadeaubonnen voor schoonmakers
regelen: Dia
1 week voor aanvang
Groepsindeling maken
Scorebord maken
Boodschappen doen (bijlage 3)
Kader mailen om op tijd aanwezig te zijn
voor het opbouwen
Informeren/vergunningen:
Extra huur aanvragen, 16.30-20.30 uur in plaats van 16.00-18.30 uur, dient
te gebeuren bij het secretariaat.
Vergunning niet nodig.
Aanvragen toestemming gebruik van kookplaat, bij secretariaat.
Aanvragen toestemming banken uit sporthal bij zwembad.
Draaiboek Kerstmarathon
Versie: 2016
3
5
Faciliteiten:
Zwembad de Kloet, 17.00-20.30uur.
6
Omstandigheden/wat tref je aan:
In eigen zwembad: veel deelnemers en bezoekers. Letten op schoeisel.
7
Veiligheid:
a. Letten op veiligheid in zwembad: niet rennen vanwege gladheid.
b. Toezicht in de hal bij aanvang en eind.
c. Toezicht in kleedkamers.
d. Toezichthouders en EHBO’ers zijn aanwezig.
8
Taakomschrijvingen:
a. Voorbereiding:
 Bij secretariaat zwembad aanvragen langere zwembad huur (tot
20.30uur) en toestemming gebruik kookplaten, banken uit de sporthal,
lampjes uit het zwembad, muziek/microfoon zwembad,
koffiezetapparaat, tafel uit het kantoor, bekerpijpen, afval in de
container. Richard
 Uitnodigingen naar alle leden mailen (zie bijlage 2)
o In uitnodiging opschrijven dat de training voor leden die zich niet
opgeven niet doorgaat
o 4 weken voor datum Decemberspektakel mailen
o 2 weken voor datum Decemberspektakel inleveren
 Programma opstellen
o Rondes marathon
o Afsluitende gezamenlijke activiteit
 Deelnemerslijsten maken
o Alle deelnemers op 1 lijst
 Ploegindeling maken
o Maximaal 3 ploegen per baan
o Ongeveer 6 a 7 deelnemers per ploeg
o Evenwichtige verdeling (jong/oud, jongens/meisjes)
o Ploegleiders indelen
o Qua leeftijd de jongste als 3e van de groep laten starten (ivm
onbekendheid, ploegleider als 4e)
 Scorebord printen
o Vuilniszak of papier om er achter te hangen ivm doordrukken
 Bingonummer overzicht maken
o Een overzichtslijst met alle beschikbare nummers maken in een
leuke vorm: Cas
 Consumptiekaarten maken: Cas
o Naam
o Groep (is baannummer)
o Bingonummer (handmatig erop schrijven)
Draaiboek Kerstmarathon
Versie: 2016
4












o Consumpties: 2 soep, 2 broodjes, krentenbol, kerstkransje,
slaatje
Zwarte bakjes voor consumptiebonnen: Clubhuis
Bel voor belprijzen: Hans
Coördinator EHBO en toezichthouders vragen om deze in te delen:
Chantal
Boodschappenlijst samenstellen, voorraad vorig jaar inventariseren (zie
bijlage 3)
Laptop regelen voor muziek: Tom Smit
Cadeaubonnen voor schoonmakers: Dia
Afspraak maken met zwembadeigenaar voor doornemen materiaal:
Martin
Materiaallijsten maken en mensen hiervoor mailen (zie bijlage 4)
Mensen vragen voor in het keukentje: Mirjam, Saskia, Ria
Speakers vragen: Jeroen, Martin, Koen
Bingoprijzen aanschaffen
o Per kandidaat moet er 1 prijsje zijn (ongeveer €1,00)
o Ruim van te voren beginnen
o Mag geen glaswerk zijn
Mail naar kader om op tijd aanwezig te zijn voor het opbouwen
b.








inrichting tijdens Decemberspektakel:
1 grote tafel uit kantoor voor de prijzen (sleutel zwembadpersoneel)
Prijzentafel inrichten
Toezichthouders en EHBO’ers op whiteboard schrijven
Verboden schoenaffiches ophangen
Banken van ondiep naar diep
Stoelen tussen diepe en ondiepe (uit berging sporthal)
Banken uit sporthal halen en bij diepe plaatsen
Lampen ophangen, verlichting scorebord, bouwlampen (snoeren niet
over de grond, stekker snoer raamkant in stopcontact ondiepe bad)
 Microfoon aansluiten met lang snoer
 Scorebord ophangen met papier of vuilniszak erachter
 Lijst met bingonummers ophangen met papier of vuilniszak erachter
 Prullenbakken en bekerbuis neerzetten
 Lijnen in het water in de lengte
 Lage duikplank omhoog, hoge duikplank sluiten
 RBS Boei aan de hoge duikplank hangen
 Kookplaat aansluiten in stopcontact keukentje (vraag
zwembadpersoneel)
 Keuken inruimen
 Bel ophangen
 Spellen klaarzetten door spelleiders
Zie taakkaarten (bijlage 6)
c.



tijdens Decemberspektakel:
Kleedhokken in de gaten houden
Algemene veiligheid bewaken
Prullenbakken legen indien noodzakelijk
Draaiboek Kerstmarathon
Versie: 2016
5

9
d.




na afloop Decemberspektakel:
Taakkaarten uitdelen en inrichting terugdraaien
Keuken opruimen
Afval in container deponeren (staat buiten)
Cadeaubonnen aan schoonmakers geven


Benodigd materiaal:
Boodschappenlijst (zie bijlage 3)
Materiaallijst (zie bijlage 4)


Evaluatie:
In eerst volgende vergadering evenementencommissie
Aanpassingen direct verwerken in draaiboek en noteren in logboek
10
11

Omroepen dat de deur open blijft en waardevolle spullen niet in de
kleedkamer moeten blijven liggen
Niet in het ondiepe bad zwemmen
Programma Decemberspektakel:
Gebeurtenis
Kader aanwezig ivm opbouw
Taakkaarten uitdelen
Koffie/thee
Briefing ploegleiders
Deelnemers naar binnen en plaatsnemen
aan raamkant
Ploegleiders bij banen en kandidaten via
speaker indelen
Ploegleiders instrueren ploegleden
Start marathon
Afsluitende activiteit
Opruimen en evt. zwemmen door kader
Tijdstip
15.30 uur
15.35 uur
16.05 uur
16.15 uur
16.30 uur
16.40-16.45 uur
16.45-17.00 uur
17.00 uur
20.00-20.30 uur
20.30-21.00 uur
12
Bijlagen:
Bijlage 1: Logboek
Bijlage 2: Uitnodiging leden
Bijlage 3: Boodschappenlijst
Bijlage 4: Materiaallijst
Bijlage 5: Taakkaarten
Bijlage 6: Scorebord
Draaiboek Kerstmarathon
Versie: 2016
6
Draaiboek Kerstmarathon
Versie: 2016
7
Bijlage 1: Logboek
Seizoen
2015-2016
Wijzigingen
Toestemming vragen voor materialen zwembad en doornemen
materialen met Martin
Draaiboek Kerstmarathon
Versie: 2016
8
Draaiboek Kerstmarathon
Versie: 2016
9
Bijlage 2: Uitnodiging leden
Draaiboek Kerstmarathon
Versie: 2016
10
KERSTMARATHON 2014
Het is weer bijna zover! De feestdagen naderen en daarom organiseren wij,
Reddingsbrigade de Streek, opnieuw de kerstmarathon. Vorig jaar hebben we
het decemberspektakel gehad en we zullen dit in de toekomst afwisselend
organiseren.
De kerstmarathon vindt plaats op zaterdag 13 december 2014
Het belooft zoals gewoonlijk weer een gezellige avond te worden.
Even wat uitleg voor diegenen die nog nooit hebben meegedaan.
De kerstmarathon begint om 17.00 uur en duurt tot 20.30 uur. De
zwemmers(sters) zwemmen allemaal 3 maal 10 minuten baantjes in de lengte
van het bad. Als je niet zwemt, moet je ook om de beurt de banen van een
andere zwemmer uit je ploeg tellen. Daarnaast is door de zwemmers ook nog
een aantal belprijzen te verdienen voor hun ploeg. Zo proberen alle ploegen in 3
uur tijd zoveel mogelijk baantjes te zwemmen. Aan het einde zullen we de
marathon nog met zijn allen afsluiten. We willen er met z’n allen een gezellige
avond van maken. Voor de duidelijkheid: alle kinderen, ook de jongste leden,
kunnen meedoen.
We zitten tegen die tijd volop in de feeststemming dus het zwembad zal
feestelijk worden ingericht. Voor eten en drinken wordt gezorgd.
Toeschouwers zijn ook weer van harte welkom, maar neem wel even
badslippers of iets dergelijks mee. De deur blijft de hele avond open, dus u
kunt de hele avond in en uit lopen. In het zwembad is koffie, thee of limonade
gratis te verkrijgen voor de ouders en belangstellenden
Alle deelnemers dienen om 16.30 uur aanwezig te zijn, want we werken met
een strak tijdschema. Je zwemt meerdere keren, dus zorg voor voldoende droge
handdoeken.
Wil je meedoen, lever dan onderstaand briefje met € 3,50 in een GESLOTEN
ENVELOP MET NAAMSVERMELDING in tijdens de training of doe het in de
brievenbus bij onderstaand adres:
Evelien Broersen
Lobeliastraat 110 in Hoogkarspel
Als je je hebt opgegeven, maar toch niet mee kunt doen omdat je bv. ziek bent,
meld dit dan zo snel mogelijk op onderstaand telefoonnummer. Dat scheelt ons
een hoop extra werk i.v.m. de groepsindeling die we dan moeten aanpassen.
Heb je nog vragen bel dan naar Marielle Manshanden ( 06-51285641)
-------------------------------------------------------------------------Naam: ……………………………………………………………………………………………………………………………………
wil graag meedoen aan het decemberspektakel op zaterdag 13 december 2014
Ik doe dit briefje en € 3,50 in een gesloten envelop en lever het uiterlijk 29
november 2014 in.
Draaiboek Kerstmarathon
Versie: 2016
11
Bijlage 3: Boodschappenlijst
Voor 70 personen
56 krentenbollen (7x Deen rozijnenbollen, per 8 €1,39)
66 bruine bollen
(11x Deen tarwebollen, per 6 €1,00)
136 witte bollen
(17x Deen voordeelbollen, per 8 €1,15)
100 plakken jong belegen kaas (13x Deen, Gouda 48+, €1,29)
100 plakken ham
(10x Deen schouderham €0,59)
24 blikken Unox tomatensoep (800ml)
18 blikken Unox kippensoep (800ml)
3 kuipjes boter (500 gram)
70 Slaatje, kleine bakjes a €0,32
70 kerstkransen groot
6 pakjes kerstkransen klein
10 flessen limonade
Koffie (afhankelijk van voorraad op zwembad)
Thee (afhankelijk van voorraad op zwembad)
Suikerklontjes (afhankelijk van voorraad op zwembad)
Melkpoeder (afhankelijk van voorraad op zwembad)
2 soepkommen pp
2 lepels pp
2 zakken roerstaafjes
8 bekertjes pp
1 rol vuilniszakken
1 rol boterhamzakjes
Snoep voor belprijzen
Indien mogelijk wat bananendozen meenemen om spullen in te kunnen tillen.
Draaiboek Kerstmarathon
Versie: 2016
12
Bijlage 4: Materiaallijst
Naam
Ria
Materiaal
Dikke elektrakabel (voor kookplaat)
Saskia
Tafel (voor kookplaat)
2 houten lepels
2 soeplepels
Broodplank
2 thermoskannen
Anneke&Jeroen
Elektrakabel
RBS Boei
Looplamp (voor boven scorebord)
2 thermoskannen
Pé
Messen (brood)
Theedoeken en dweiltjes
2 thermoskannen
Elektrakabel
Dia
Kadobonnen schoonmakers
Hans
Bel voor belprijzen
Clubhuis
2 grote soeppannen
Kookplaat van de brigade
Zwarte bakjes voor consumptiekaarten
Dikke viltstiften
Thermoskannen
Theedoeken en dweiltjes
Overig
Laptop voor muziek (of cd’s)
Op het zwembad
Dienbladen
Toeter en gasflessen (in eigen kast), zorg voor een reserve toeter/gasfles
Bekerbuizen (vergaderruimte)
Groot koffiezetapparaat (vergaderruimte)
Kan voor limonade (vergaderruimte)
Bouwlamp en verlichtingssnoeren
Snoer microfoon
Tafel uit kantoor (voor prijsjes)
Verboden schoenaffiches (in eigen kast)
Bingo (in eigen kast)
Stroom voor kookplaat bij keukenblok
Keukentrap
Klappers voor scorebriefjes
Draaiboek Kerstmarathon
Versie: 2016
13
Bijlage 6: Taakkaarten
Draaiboek Kerstmarathon
Versie: 2016
14
6 personen
30 minuten
Taakkaart 1
Alle aansluitingen worden conform het stekkerplan
aangesloten.
 Kookplaat aansluiten*
 Verlichtingssnoeren ophangen langs raam- en
muurkant*
 Lampjes in fittingen draaien
 Scorebordverlichting ophangen
 Microfoon aansluiten *
Als alle taken klaar zijn even melden bij de
coördinator.
Achteraf: bovenstaande spullen weer opruimen
*Vragen aan coördinator
Draaiboek Kerstmarathon
Versie: 2016
15
6 personen
30 minuten
Taakkaart 2
 Banken uit sporthal; eerste rang achter de
startblokken plaatsen*
 Banken uit het bad; tweede rang achter de
startblokken plaatsen
 Stoelen plaatsen tussen diep en ondiep
(staan in de berging bij materiaalkast RBS)
Als alle taken klaar zijn even melden bij de
coördinator.
Achteraf: bovenstaande spullen weer opruimen
*Vragen aan coördinator
Draaiboek Kerstmarathon
Versie: 2016
16
3 personen
30 minuten
Taakkaart 3
 Lage duikplank omhoog (beugel goed bevestigen,
na verticaal zetten balk plaatsen)
 Het zwarte ding onder de duikplank afdekken
d.m.v. een opengeknipte vuilniszak eroverheen
plakken.
 Lijnen in het water in de LENGTE
 Boei RBS aan de hoge duikplank hangen
 Hoge duikplank afsluiten
 Bij ieder startblok 1 kurk ophangen
 Toeter klaarleggen
 Vanaf 16.15 uur toezicht in hal (2 personen)
Als alle taken klaar zijn even melden bij de
coördinator.
Achteraf: bovenstaande spullen weer opruimen
Draaiboek Kerstmarathon
Versie: 2016
17
4 personen
30 minuten
Taakkaart 4
 Scorebord ophangen (op het boter, kaas en
eierenspel) , onder het scorebord een vuilniszak
ivm doordrukken.
 Lijst met bingonummers ophangen, op een
vuilniszak.
 Prullenbakken en bekerbuis neerzetten*
 Klembord met consumptiekaarten, scorebriefjes en
stift per ploeg klaarleggen
 Verboden schoenaffiches ophangen
 Bingo klaarzetten
Als alle taken klaar zijn even melden bij de
coördinator.
Achteraf: bovenstaande spullen weer opruimen
*Vragen aan coördinator
Draaiboek Kerstmarathon
Versie: 2016
18
3 personen
30 minuten
Taakkaart 5
 Grote tafel uit het kantoor als prijzentafel in het
zwembad plaatsen*
 Prijzentafel inrichten
 Bel voor de belprijzen ophangen
 Toezichthouders en EHBO’ers op whiteboard
schrijven*
Als alle taken klaar zijn even melden bij de
coördinator.
Achteraf: bovenstaande spullen weer opruimen
*Vragen aan coördinator
Draaiboek Kerstmarathon
Versie: 2016
19
Bijlage 6: Scorebord
Draaiboek Kerstmarathon
Versie: 2016
20