opmaak MJP 2014-2019 ondersteunende diensten 04 december
advertisement
MEERJARENPLAN 2014-2019 THEMASESSIE 1: ONDERSTEUNENDE DIENSTEN 22 APRIL 2013 OCMW Maasmechelen Situering en doel Bij aanvang nieuwe legislatuur: opmaak meerjarenplanning voor 6 jaar: 2014-2019 Goede planning noodzakelijk (inhoudelijk en financieel) Door BBC en het daarmee gepaard dubbel financieel evenwicht zijn we verplicht om over onze kerntaken na te denken Wat zijn de tendensen, noden, knelpunten, … Algemene diensten Belangrijkste bevindingen uit het jaarverslag Personeel Personeelsgegevens: Ongeveer 85% van de personeelsleden is een vrouw Grote groep personeelsleden werkt halftijds Grootste groep personeelsleden zijn contractueel Absenteïsme Absenteïsme wegens ziekte (langdurig inbegrepen): 5,39% Kortdurend absenteïsme wegens ziekte: 1,99% Selecties Inhaalbeweging Op de werkvloer minder personeel dan in kader voorzien Vorming - 0,2% van het budget Dienst Personeel op de werkvloer (FTE) Algemene Diensten % 17,25 7,57 Financiële Dienst 7,55 3,31 Facilitaire Dienst 25,6 11,24 Sociale Dienst 22,8 10,01 12,45 5,47 85,65 37,60 Gezinszorg en aanvullende thuiszorg 21,45 9,42 Huishoudelijke hulp 11,05 4,85 Warme maaltijden 3 1,32 Dagverzorging* 11 4,83 Dienstencentrum 4 1,76 Keuken 7,75 3,40 WZC* 68,01 29,85 211,91 93,02 FAC 9,7 4,26 OTZ 2,8 1,23 WZC 3,4 1,49 227,81 100,00 Ouderen-en thuiszorg Subtotaal 1 Subtotaal 2 Art 60§7 + WEP TOTAAL Taken binnen de dienst personeelszaken: a. personeelsadministratie: -personeelsdossiers opmaken en aanvullen (in 2012 in totaal 412 dossiers in behandeling) -contracten (nieuwe en verlengingen) -beslissingen beleidsorganen voorbereiden en nadien inputten in Cevi GPS CMS -verloven (inclusief loopbaanonderbreking); 104 verwerkte aanvragen -medisch (arbeidsgeneesheer, ziektecontrole, arbeidsongevallen, dossiers mutualiteit) - tijdsregistratie (roosters ingeven, afwezigheden, ziekte inputten, nakijken saldi, aanleveren cijfers) -loonadministratie (lonen, dienststaten, dienstencheques, vakantiegeld, formulieren, aanleveren personeelsgegevens voor controles -bijkomende voordelen (fietsvergoeding, openbaar vervoer, permanentietoelage, weekend- en nacht prestaties, maaltijdcheques, eindejaarstoelage, hospitalisatieverzekering) -uitdienst treding (informatie, aanvraag en berekening voor statutairen, ingave Capelo) -specialisaties: RIZIV-aangifte, verlof eindeloopbaan, Gescosubsidiering, andere sociale tewerkstellingsmaatregelen - Afhandelen van vragen, geven van info aan personeelsleden, zowel telefonisch als op kantoor (915 bezoekers in 2012 aangemeld aan het onthaal) b. personeelsmanagement: -budgetten: opmaak personeelsbudget voor volledige OCMW -rechtspositieregeling: aanmaak en opvolging -arbeidsreglement: aanmaak en opvolging -werving: functiekaarten, vormingsplan -selectie: procedure (advertentie, kandidaten uitnodigen, examens organiseren, jury uitnodigen, PV opstellen) -beantwoorden spontane sollicitaties -vorming: aanvragen, inschrijvingen, vormingsplan, formulieren compensatie en evaluatie, interne vorming -evaluatie: functionerings- en evaluatiegesprekken -onthaalbeleid nieuwe medewerkers (peter/meter, onthaaldag, onthaalmap) - Opvolgen wetgeving - Secretariaat Notulenbeheerprogamma cobra en cobra@home Beleidsorganen 2012: 12 raadszittingen - 13 x VB - 7 x BCOZ - 17 x BCSD - 51 x beslissingen secr. totaal 864 beslissingen - - Aankoop ArcoMailManager: digitalisering post en facturatie - - - Onthaal Stijging aantal telefonische oproepen tov 2011 (39489 oproepen, stijging met meer dan 3000 oproepen, gemiddeld 134 oproepen per dag) Aantal bezoekers Sociaal Huis (32046 bezoekers) waarvan 6662 afgehandeld door het onthaal Reservaties vergaderlokalen en dienstwagens - Beleidsondersteuning Erkenningsaanvragen Subsidieaanvragen Dossierondersteuning: interne controle, serviceflats Procedures BBC Meerjarenplanning - Communicatie Huidige communicatiekanalen: - - intranet gemeenschappelijk informatieblad (6 ) personeelsblad (4) nieuwsbrief bij loonbrief folders jaarverslag Website: 1730 bezoekers Groepsbezoeken Controle briefwisseling Veiligheid Kruispuntbank Sociale Zekerheid - - Aankoopdienst:overheidsopdrachten en aankopen Gunningen en aanbestedingen Verbouwing Bolster: heraankleding lokalen, tuinaanleg DC2: inrichting DVC De Moerbei: inrichting meubilair en huishoudtoestellen + tillift Opstart samenwerking gemeente-OCMW inzake aanbestedingsdossiers - ICT: Dagelijkse ondersteuning op de werkvloer Probleemoplossing Nieuwe servers Aansluiting DVC ‘De Moerbei’ en DC2 Notulenbeheerprogramma Cobra en Cobra@home Aankoop postregistratiesysteem Ondersteuning ICT steunpunt Belangrijkste tendensen Meer ‘specialisten’ in hun vakgebied Ondersteuning voor andere diensten: registreren en aanleveren cijfergegevens Impact van automatisering en digitalisering op de werking Rapportages naar overheid meer via webtoepassingen (informatieveiligheid) Belang van interne en externe communicatie groeit Gebruik van sociale media in de maatschappij neemt toe Drukwerk van het OCMW wordt minder uitbesteed meer digitaal Vorming op maat nodig (aangepast aan de eigenheid van onze organisatie) Personeel volgt minder vormingen (tijdsinvestering, centen, geen verplichting meer functionele loopbaan) Opstart samenwerking gemeente-OCMW inzake aanbestedingsdossiers Knelpunten binnen de dienst Algemeen • Nood aan specialisatie • Nood aan competentiegerichte functiekaarten • Impact van automatisering en digitalisering op de werkorganisatie • Gebrek aan beheersinformatiesysteem • Afstemming van administratieve cellen over de hele organisatie heen • Wegvallen rechtstreekse medewerker secretaris ICT: • Beperkte, niet gespecialiseerde eigen ICT cel • Grote afhankelijkheid van externe ICT ondersteuning (financieel, aansturing medewerkers) • Aantal pc-gebruikers enorm gestegen personeelsbezetting dienst ICT niet mee geëvolueerd • Programma Helpdesk werkt niet meer • Straalverbinding met andere locaties niet betrouwbaar • Beperkte kennisoverdracht en overzicht van software • Onvoldoende kennis van mogelijkheden eigen computertoepassingen • Draadloos netwerk WZC functioneert onvoldoende Beleidsondersteuning: • Toenemend appel vanwege secretaris in: - strategische meerjarenplanning - Beleidsdossiers - organisatie van beheersinformatiesysteem - BBC, - … • Stijgend aantal vragen voor ondersteuning door de verschillende diensten Communicatie: • Ruimere kijk op communicatie nodig betrokkenheid van de communicatiecel vergroten • Communicatie bij veranderingsprocessen • Adressenbeheer binnen de organisatie • Efficiëntie van briefwisseling - - Aankoopdienst: Specifieke materie (regelgeving) Eénmanspost Tijdige planning aankopen en aanbestedingen! Afhankelijkheid van voorbereiding aankoopprocedure door diensten (kennis en nauwgezetheid) Centralisatie of decentralisatie kleine voorraden kantoormateriaal Noden voor de toekomst Personeelszaken/secretariaat: Rechtspositieregeling en arbeidsreglement vernieuwen Evaluatiesysteem en functiekaarten vernieuwen (keuze al dan niet aankoop software) Proactieve informatiedoorstroming van personeelsbeleid naar personeel verbeteren (folders, infosessies) Centrale en/of (semi) decentrale administratie Kennisoverdracht binnen de dienst personeelszaken/secretariaat (vorming) Werken met front en back office personeelszaken/secretariaat ? Gegevens uit verschillende databanken halen en koppelen aan elkaar samenhang vergroten Optimaal gebruik van bestaande softwarepakketten voor aanleveren cijfermateriaal Organisatie: - Digitale mappenstructuur op de server logisch opbouwen - Visie op communicatie verruimen - Aankoop software om ingewikkelde en wijzigende regelgeving rond overheidsopdrachten op te volgen - Procedure leveringen en bestellingen: communicatie - Opmaak systeem interne controle(decretaal) - Opmaak, opvolging en bijsturing meerjarenplanning (BBC) - Grote nood aan beheersinformatiesysteem - - - - Informatie en kennismanagement binnen de organisatie Agressiebeleidsplan Toepassen van de minimale veiligheidsnormen ICT en KSZ Opzetten van workflows voor documentstromen met eventuele reorganisatie van de administratieve diensten Document management Contacten en correspondentiebeheer Productencatalogus op punt stellen - Communicatiestrategie: - Open OCMW-dag (3 jaarlijks) - OCMW imago ICT: - Voldoende vakbekwaam personeel op de werkvloer - Extra technische en praktische ondersteuning (installeren pc’s, …) - Uitwerken van diverse projecten op korte termijn: -vernieuwen servers -telefonieproject WZC -beheer netwerk -software toepassingen diensten Financiële dienst cijfergegevens Aantal bezoekers budgetmeter: 6136 Aantal bezoekers loket FD: 1377 Collectieve schuldenregeling: ± 25 aangiften Rappels: 2012: 638 herinneringsbrieven (gemid. 53 per maand) 2011: 290 herinneringsbrieven (gemid. 58 per maand) Hypotheken: Vestiging hypotheken: 21 Doorhalingen hypotheken: 24 2010 2011 2012 Aankoopfactur 3701 en Exploitatie 3679 Investering 22 3599 3967 3506 93 3860 107 Uittreksels 806 954 1311 Diverse boekingen 128 403 594 Financiële boekingen 46369 44632 47407 - - - Uitgaande facturen verwerkt, gecontroleerd en verstuurd: 8400 (± 700 facturen per maand): 32 aangepast vervoer rolstoelgebruikers 82 gezinszorg 136 dienst huishoudelijke hulp 53 aanvullende thuiszorg 45 seniorencentrum 162 warme maaltijden 22 DVC De Linde 22 DVC De Moerbei 125 WZC Heyvis 20 diverse facturen Historische terugvorderingen: Start aug. 2011 Tot 31/12/2012 werden er 586 dossiers afgehandeld voor een bedrag van 520.055,29 euro (35,52% van de dossiers is verwerkt) Belangrijkste tendensen Digitalisering van de facturatie Striktere/correctere procedures en werkwijzen ifv de regelgeving Knelpunten binnen de dienst Stijgende werkdruk door invoering BBC Nog een grote hoeveelheid te verwerken historische terugvorderingen Landschapsbureau Sommige medewerkers met een te laag/verkeerd opleidingsniveau Noden voor de toekomst Financiële expertise van diensthoofden verhogen met het oog op het invoeren van budgethouderschap Optimaliseren terugvorderingen (historische + samenwerking met de sociale dienst hieromtrent) De stroomlijn voor het verwerken van facturen professionaliseren Aanleveren ondersteunend cijfermateriaal aan de diensten Facilitaire dienst Belangrijkste bevindingen uit het jaarverslag - - - Onderhoud van patrimonium OCMW + voertuigen Sociaal Huis Oude Klooster, Binnenhof 4 WZC Heyvis incl. DVC De Linde DC Bolster incl. Seniorencentrum De Oude Burelen incl. DVC De Moerbei 4 woongelegenheden in Kotem 3 woningen LOI 25 dienstvoertuigen (maaltijden, TD, DVC, …) Onderhoud door eigen interne poetsdienst (verhouding sociale tewerkstelling – regulier personeel) Chauffeurs: 4 bussen: DVC, Seniorencentrum, uitstappen, voedselbank, koorwedstrijd, … 56 afgewerkte klussen/projecten (soms meerdere dagen) door technische dienst bij cliënten (verwarming, elektriciteit, verhuizingen) Belangrijkste tendensen Onderhoud gebouwen specialistischer (grondige technische kennis vb: aansturing verwarmingsinstallaties) Strengere wetgeving waaraan moet worden voldaan (bijscholingen, aanpassingen) Knelpunten binnen de dienst Beperkt vaktechnisch personeel Afhankelijkheid van evoluties binnen andere diensten (FAD ondersteunende dienst) Verhouding regulier personeel versus sociale tewerkgestelden is zwaar verstoord Meer ziekte + opleidingen + begeleiding sociaal tewerkgestelden druk op dienst stijgt door geen kortdurige vervangingen en vakantiewerkers Praktische en organisatorische problemen bij uitvallen personeel of technisch materiaal (ziekte, pannes, …) Spanning met arbeidswetgeving (chauffeurs en inspanningen rond ritten en uitstappen) Noden voor de toekomst Vakbekwaam personeel Inventaris en opvolging beheer Voldoende vervangingsinvesteringen Betere verhouding regulier personeel versus sociale tewerkstelling en/of voldoende begeleidingspersoneel Efficiënte inzet van middelen vereist een systeem van inventaris en stockbeheer
