Handreiking Re-integranten - Zorg Beter met Vrijwilligers

Zorg Beter met Vrijwilligers is een project van Vilans i.s.m. MOVISIE, V&VN, Agora, ActiZ en VGN.
Re-integranten
Zorgorganisaties krijgen steeds meer te maken met verschillende groepen vrijwilligers die op u af
komen. Een van die groepen, is de groep re-integranten. Wellicht vindt u het lastig om deze groep in
te zetten als vrijwilliger. Vaak wordt van de coördinator vrijwilligerswerk verwacht dat deze reintegranten kosteloos begeleidt en daar is niet altijd tijd voor. Daarom besteden wij bij het thema
re-integranten aandacht aan hoe u hier het beste mee om kunt gaan, welke keuzes u heeft en welke
aanpak wellicht bij u past.
Bij re-integrerende vrijwilligers hebben wij het specifiek over de kwetsbare vrijwilliger die eerst vrijwilligerswerk
doet, voordat hij/zij aan een echte baan toe is. Hiervoor hebben wij gekozen, omdat we denken dat deze groep
het meeste van u vraagt, vanwege de vaak psychische beperkingen die deze mensen hebben. Meestal komt
deze vrijwilliger via een re-integratiebureau binnen, soms via een vrijwilligerscentrale en soms op eigen
initiatief. Uiteraard bemiddelt het re-integratiebureau ook mensen die (langdurig) werkeloos zijn. Deze
vrijwilligers hebben echter vaak weinig extra begeleiding nodig. Op deze groep richten wij ons dan ook niet bij
dit thema.
1. Visie en beleid
Visie
Voor het creëren van een visie voor uw zorgorganisatie, is het van belang bewust te kiezen voor het wel of niet
werken met re-integrerende vrijwilligers. U maakt een afweging over alle doelgroepen (waaronder reintegranten) die op u af komen. Met welke doelgroepen wilt u samenwerken? Vervolgens neemt u actie om dat
te bewerkstellingen.
De beslissing bij re-integranten heeft bij een zorgorganisatie wellicht te maken met de mate van begeleiding.
Kunt u als coördinator vrijwilligerswerk de benodigde begeleiding bieden en wilt u dat? Of misschien wilt u dat
wel, maar voor een gedeelte? U kunt dus voorwaarden stellen. "Ik doe het wel, als het me niet meer tijd kost
dan…" Of wellicht vindt u het uw morele plicht om ook een maatschappelijke verantwoordelijkheid hierin te
nemen. Kortom, u heeft allerlei vragen die u moet onderzoeken om te beslissen of u met re-integranten in uw
organisatie wilt werken. Ons advies: ga de discussie aan en maak een keuze.
Beleid
Nadat u bewust gekozen heeft om re-integrerende vrijwilligers aan te nemen in uw zorgorganisatie, is het van
belang een beleid of omgangsvorm op te stellen voor deze doelgroep. Dit hoeft niet heel uitgebreid te zijn maar
kan bijvoorbeeld een onderdeel van uw vrijwilligersbeleid zijn. Heeft u geen vrijwilligersbeleid, dan is het aan te
raden uw ideeën en afspraken in een visie of beleidsdocument voor re-integranten op te nemen. Denk hierbij
aan het beschrijven van de reden waarom u re-integranten als vrijwilliger aanneemt. En waarom u met bepaalde
re-integratiebureaus samenwerkt en hoe.
Beleid dat goed wordt opgezet en uitgevoerd, helpt om het werken met re-integrerende vrijwilligers te
stimuleren, te verbeteren en te structureren. Gaat het bij de eerste re-integrerende vrijwilligers niet goed, dan is
de kans groot, dat uw organisatie er daarna niet meer voor open staat.
Kiest u ervoor om met re-integrerende vrijwilligers te werken, omschrijf deze groep vrijwilligers en de
noodzakelijke kwaliteiten/competenties om re-integranten vanuit uw organisatiestructuur te ondersteunen.
Neem hierbij de volgende beslissingen:
Zorg Beter met Vrijwilligers
Postbus 8228 | 3503 RE Utrecht
T 030 789 23 07 | F 030 789 25 99 | E [email protected]
1
Zorg Beter met Vrijwilligers is een project van Vilans i.s.m. MOVISIE, V&VN, Agora, ActiZ en VGN.


Hoe wilt u de re-integrerende vrijwilliger begeleiden en hoeveel tijd mag dit kosten?
Kies voor één of enkele re-integratiebureaus en maak een afspraak met hen. Stem af wie wat doet en wat
je van elkaar verwacht. Bespreek wat u aan begeleiding doet en wat zij doen. Stem af of u een vergoeding
kunt krijgen voor de begeleiding.


Stel een maximum aan het aantal van re-integrerende vrijwilligers per organisatie of per afdeling.
Op welke afdelingen of vrijwilligersplekken plaatst u re-integrerende vrijwilligers wel en op welke afdelingen
of vrijwilligersplekken juist niet.

Stem de taken op de re-integrerende vrijwilligers af, zodat u voorkomt dat ze vroegtijdig afhaken, omdat
ze de klus niet aankunnen.

Denk na over welke extra aandachtspunten deze groep heeft.
2. Draagvlak
Draagvlak
Succesvol werken met re-integranten kan alleen als u zich gesteund voelt door anderen in de organisatie. Het
omschrijven van de visie en beleid is hiervoor het begin. Maar voorwaarden voor succesvol werken met nieuwe
groepen vrijwilligers zijn onder andere:



Draagvlak in de organisatie
Vrijwilligers/bestuur/personeel willen hier tijd aan besteden
Financiële middelen
Voor het creëren van draagvlak is het belangrijk om de mensen die met de veranderingen te maken hebben
erbij te betrekken. U kunt hiervoor bijvoorbeeld het onderwerp ‘werken met re-integrerende vrijwilliger’
regelmatig bespreken tijdens de teamvergaderingen. U kunt collega’s over het onderwerp informeren, en bij hen
inventariseren welke ideeën zij hebben over de inzet van re-integranten. Welke plekken zijn bijvoorbeeld
geschikt voor kwetsbare vrijwilligers en welke wat minder.
U kunt diverse stappen doorlopen om draagvlak te creëren: Creëren van draagvlak (pdf-bestand). U brengt
hiermee in kaart welke aspecten een rol spelen bij het creëren van draagvlak en de do's en de don'ts.
Tips

Doe een pilot: Als u voor het eerst wilt gaan werkenmet re-integranten in uw zorgorganisatie, is het goed
om eerst een pilot te doen. Kies hiervoor een positief ingestelde afdeling. U bespreekt met de afdeling dat
u op een nieuwe manier deze doelgroep als vrijwilliger wilt inzetten. U kunt bekijken of de door u
bedachte voorwaarden voldoende aansluiten bij de afdeling en bij de re-integrant. Met een succesverhaal is
de implementatie in de rest van de organisatie veel gemakkelijker . Klein starten en daarna uitbouwen
vergroot de succesfactor.



Omgangsregels voor kwetsbare vrijwilligers (pdf-bestand)
Samenwerken met re-integratiebedrijven (pdf-bestand)
Denk aan de mogelijkheid om een vrijwilligerscentrale in te schakelen.
Zorg Beter met Vrijwilligers
Postbus 8228 | 3503 RE Utrecht
T 030 789 23 07 | F 030 789 25 99 | E [email protected]
2
Zorg Beter met Vrijwilligers is een project van Vilans i.s.m. MOVISIE, V&VN, Agora, ActiZ en VGN.
3. Taakafbakening
Voordat u met werving en selectie van de re-integrerende vrijwilliger begint, is het goed de plek waar deze
persoon terecht komt te screenen. Neemt u eerst een re-integrant aan en denkt u dan pas na over de werkplek,
dan verkleint u het draagvlak. De extra tijd die het u kost, kunt u met enige voorbereiding beperken. U, maar
ook de re-integrerende vrijwilliger, plukken daar later de vruchten van. Hoe beter de taak afgestemd is op de
capaciteiten van de vrijwilliger hoe groter de kans van slagen is.
1.
Bedenk vooraf welke vrijwilligerstaken in uw organisatie geschikt zijn voor reintegrerende vrijwilligers.
2.
Als u geen passende vacatures heeft, bedenk of u bereid bent deze te creëren of beslis
om niet met deze doelgroep samen te werken.
3.
Als u taken heeft die geschikt zijn voor re-integrerende vrijwilligers, vertel dan aan de
begeleider van deze vrijwilligersplek, dat u deze plek specifiek wilt aanbieden bij deze
doelgroep.
4.
Bespreek met de begeleider op de werkvloer, wat de minimale eisen aan de vrijwilliger
zijn, welke begeleiding de medewerker nodig heeft (minimaal en maximaal) en hoe u
omgaat met de positie van de vrijwilliger in de organisatie. Een gericht beleid voor reintegranten kan u hierbij goed van dienst zijn.
5.
Bespreek met de vrijwilliger wat de verwachtingen van hem zijn op deze plek en wat hij
kan verwachten op deze plek.
Wilt u deze doelgroep succesvol in uw zorgorganisatie laten werken? dan is het belangrijk dat u een heldere
taakafbakening heeft. Dit is ook belangrijk voor andere contactpersonen van deze vrijwilligers, omdat dezeniet
overvraagd mag worden.
4. Werving en selectie
Werving
Het belangrijk om een bewuste keuze te maken met welke doelgroepen u wilt werken. Dat betekent een
bewuste keuze in welke doelgroepen u wilt werven. Verschillende doelgroepen vergen een verschillende werving.
Bij re-integranten gaat het meer om de selectieprocedure dan om werving. Over het algemeen wordt u als
zorgorganisatie benaderd door re-integratiebureau’s in plaats van dat u zelf op zoek gaat.
Wervingscirkel (pdf-bestand)
Hiermee kunt u uw wervingsactie stap voor stap voorbereiden. Met de wervingscirkel doorloopt u 12 stappen,
waarmee u een succesvolle wervingsactie uit kunt zetten, gericht op de vrijwilliger die u wilt bereiken.
Selectie
Bij re-integranten is de selectie een belangrijk element. Het intakegesprek met re-integrerende vrijwilligers heeft
ook specifieke aandachtspunten:
1.
U vindt het belangrijk dat de potentiële vrijwilliger alleen op gesprek komt of juist met het bemiddelende
bureau. Ons advies is om de re-integrant en het re-integratiebureau samen uit te nodigen voor het
intakegesprek. Zodra u elkaars werkwijze wat beter kent kunt u hier eventueel vanaf stappen. Uiteraard
kunt u afspreken dat uitzonderingen op de regel mogelijk zijn. Als u vooraf afspraken heeft gemaakt met
Zorg Beter met Vrijwilligers
Postbus 8228 | 3503 RE Utrecht
T 030 789 23 07 | F 030 789 25 99 | E [email protected]
3
Zorg Beter met Vrijwilligers is een project van Vilans i.s.m. MOVISIE, V&VN, Agora, ActiZ en VGN.
het re-integratiebureau en zij vertrouwen erop dat de potentiële vrijwilliger alleen kan komen, kunt u
gerust het gesprek alleen aangaan.
2.
Bespreek met de re-integrerende vrijwilliger wat zijn of haar kwetsbaarheid is en welke begeleiding hij of
zij daarbij nodig heeft.
3.
Houdt u bij uw inschatting van wat de vrijwilliger aankan rekening met het belang van het niet overvragen
van deze doelgroep.
4.
Bespreek of de benodigde begeleiding van uw organisatie komt of van het bemiddelende bureau.
5.
Spreek een termijn af voor het vrijwilligerswerk en wanneer de evaluatiemomenten plaatsvinden en door
wie geëvalueerd wordt.
6.
Denk na wat u over de vrijwilliger in de organisatie vertelt. Blijft de kwetsbaarheid tussen hem en u of
introduceert u hem of haar als een re-integrant? Bespreek altijd met de re-integrerende vrijwilliger wat u
tegen wie zegt en waarom. Ons advies zou zijn om het tussen u, de re-integrant en de begeleider op de
werkvloer te houden. Zo geeft u de re-integrant een eerlijke kans.
7.
Bespreek de gemaakte afspraken tussen u en de re-integrerende vrijwilliger met het re-integratiebureau.
5. Begeleiding
Begeleiding vanuit uw zorgorganisatie
Vrijwilligers met psychische klachten vergen vaak meer begeleiding. Goede begeleiding van deze groep leidt tot
meer succesverhalen en dus ook tot een grotere bereidheid tot het aannemen van deze vrijwilligers op de
afdelingen. Het is van belang over de mate van begeleiding na te denken, voordat u besluit om re-integranten
een plek te geven in uw zorgorganisatie, en dus voor de werving en selectie. Het is belangrijk om de reintegrant in het stramien van de reguliere vrijwilliger te laten meelopen. Dit om één werkwijze te
hanteren, maar ook voor de positie van de re-integrant. Hoe 'specialer' de behandeling, hoe sneller hij of zij
buiten de boot zal vallen en hoe eerder hij of zij af zal haken. Het is dus de kunst om vooraf afspraken te
maken, zodat er minder extra begeleiding en aandacht nodig is.
Denk vooraf na over:

Wat een re-integrerende vrijwilliger extra nodig kan hebben, bovenop uw reguliere vrijwilligersbeleid en
begeleiding.


Hoe zorgt u voor de extra gesprekken met de re-integrant in uw organisatie?
Zorg dat de begeleider van de re-integrant zich toegankelijk opstelt naar de re-integrant, fysiek dichtbij
staat en regelmatig een (evaluatie-)gesprek met de re-integrant houdt.

Vraag regelmatig na bij de begeleider hoe het met de re-integrant gaat. Indien nodig kunt u dan ook
contact opnemen met de re-integrant.



Bedenk hoe vaak u zelf een formeel evaluatiegesprek wilt houden met de re-integrant.
Wie zijn bij het evaluatiegesprek aanwezig.
Stem vooraf met het re-integratiebureau af wat de potentiële vrijwilliger aan begeleiding en kan
verwachten van u en uw organisatie.
Begeleiding door het bemiddelende bureau
Het gebeurt nog niet altijd, maar u kunt afspraken maken over de begeleiding die het re-integratiebureau biedt.
De begeleiding van het bemiddelende bureau begint al bij het aanmelden van de vrijwilliger. Bespreek wat u van
elkaar kunt en mag verwachten. Dat betekent dat op die manier de begeleiding minder tijd kost, dan wanneer
de afstemming niet goed is. De directe begeleiding op de werkvloer gebeurt meestal door de zorgorganisatie
zelf. U kunt wel vragen om samen met het bureau en de vrijwilliger bijvoorbeeld één keer per 6 weken een
Zorg Beter met Vrijwilligers
Postbus 8228 | 3503 RE Utrecht
T 030 789 23 07 | F 030 789 25 99 | E [email protected]
4
Zorg Beter met Vrijwilligers is een project van Vilans i.s.m. MOVISIE, V&VN, Agora, ActiZ en VGN.
evaluatiegesprek te houden. U spreekt dan bijvoorbeeld af dat het bureau u een verslag stuurt, uiteraard is de
re-integrant hiervan op de hoogte.
Informatie
Om de vrijwilliger goed in te laten bedden op de werkplek én de begeleiding een goede start te geven, is het
belangrijk hen voldoende informatie te verschaffen. Voordat de vrijwilliger begint, hebt u met de re-integrant én
de directe begeleider overleg. U stemt af wat op de werkplek wel en niet verwacht kan worden. Zo weet zowel
de vrijwilliger als de begeleider waar ze aan toe zijn. Dat geeft een goede basis. Het is van belang de afspraken
met het bemiddelende bureau ook op de werkplek zelf te communiceren. Ook stemt u met de begeleider op de
werkplek af, hoe omgegaan wordt met de achtergrond van de vrijwilliger. Wat u hierover afspreekt
communiceert u ook naar het bemiddelende bureau.
Instrumenten
Voor het constructief begeleiden is het gewenst om rekening te houden met de kwetsbare kant van de
vrijwilliger. U kunt hier op een aantal manieren aandacht aan besteden:


Motiverende gespreksvoering (word-document)
Succesvol begeleiden (pdf-bestand). Dit is een brochure voor vrijwilligers-coördinatoren, waarin tips staan
voor het succesvol begeleiden van kwetsbare mensen met psychische klachten.

Volg een workshop over hoe om te gaan met kwetsbare vrijwilligers. Veel en vrijwilligerscentrales en
steunpunten bieden een dergelijke workshop aan. . Zie de workshop (externe link) van het
vrijwilligershuis.

De methodiek Un-limited@work (pdf-bestand). Dit is geschreven voor het bemiddelen en begeleiden, door
vrijwilligerssteunpunten en –organisaties, van vrijwilligers met een psychische beperking. Hoofdstuk 1, 2
en 3 gaan over wat we verstaan onder een vrijwilliger met psychische klachten en over de ggz sector.
Hoofdstuk 4 gaat over hoe en met wie je afspraken kunt maken over vergoedingen. Vervolgens wordt de
methodiek zelf beschreven. Stap 1: samenwerken en organiseren. Stap 2: toegankelijk maken (hoe wordt
je als vrijwilligersorganisaties beperkingproof). Stap 3: bemiddeling door een vrijwilligerssteunpunt. Stap 4
begeleiding, zeer interessant voor organisaties die met vrijwilligers werken in de zorg.
4. Succesfactoren
Vooraf afstemmen, voordat de vrijwilliger daadwerkelijk bij u binnenkomt, is een succesfactor. Goed nadenken
en afstemmen over wat de re-integrerende vrijwilliger kan en mag doen en wie begeleidt, vergroot de kans op
succes.
Een andere succesfactor is de mate waarin u de begeleider van de vrijwilliger op de werkplek betrekt bij de
afspraken. Hoe beter iedereen weet wat de afspraken zijn en wat verwacht kan worden, hoe beter de reintegrant kan functioneren en hoe groter de kans is dat het goed gaat. Vooraf en tijdens het vrijwilligerswerk
afstemmen met de betrokken partijen is essentieel voor het draagvlak.
Zorg Beter met Vrijwilligers
Postbus 8228 | 3503 RE Utrecht
T 030 789 23 07 | F 030 789 25 99 | E [email protected]
5