Bewaar kopieën van beide zijden ID-bewijs

Beste,
Hierbij onze gebruikelijke LOONFLITS, onze digitale nieuwsbrief die u
regelmatig op de hoogte houdt van de laatste ontwikkelingen op het gebied
van de loonadministratie. Op deze manier willen wij u pro-actief informeren,
zodat wij gezamenlijk zorg dragen voor een optimale kwaliteit.
Waalre, mei 2012
Bewaar kopieën van beide zijden ID-bewijs
U moet niet alleen de voorkant maar ook de achterkant van een
identificatiebewijs kopiëren en in uw personeelsadministratie bewaren. Doet u
dat niet, dan loopt u de kans dat de belastingdienst u het anoniementarief laat
betalen.
Identificatieplicht
Bij het aannemen van personeel heeft u te maken met de Wet op de
identificatieplicht. De identificatieplicht houdt in dat u de werknemer zelf moet
identificeren aan de hand van een geldig origineel identiteitsdocument. De werkgever
moet zelf een kopie maken en deze bij de loonadministratie bewaren. Het
identiteitsdocument zal in de meeste gevallen een paspoort, een identiteitskaart en
(indien van toepassing) een verblijfsvergunning zijn. Van een buitenlandse werknemer
moet de werkgever ook een afschrift van het paspoort en de verblijfsvergunning in de
loonadministratie opnemen.
Op de juiste wijze de identificatie van een werknemer vaststellen is uiterst belangrijk. De
sanctie liegt er niet om: toepassing van het anoniementarief van 52 procent, en wel
voor de loonbelasting/premies volksverzekeringen. Daarnaast moet u ook premies
werknemersverzekeringen en zorgverzekering betalen, waarbij geen franchises en
maxima gelden.
Vuistregels
Vier te hanteren vuistregels bij controle identiteitsbewijs:
1.
2.
3.
4.
Controleer altijd originele identiteitsdocumenten, accepteer nooit kopieën. Maak
zelf een kopie of scan ten behoeve van uw administratie en vraag daarbij altijd
om toestemming aan de houder van het document. Kopieer zoals gezegd de
voor èn achterkant van het ID-bewijs.
Volg altijd dezelfde werkwijze van controleren en let op details.
Controleer altijd op meerdere echtheidskenmerken.
Zet op het door u gemaakte afschrift de datum, waarop u de identificatie heeft
uitgevoerd en de handtekening/naam die dit gedaan heeft.
Let op
Indien op enig moment alle afschriften van identiteitsbewijzen geactualiseerd worden,
bijvoorbeeld door van alle werknemers een afschrift te maken van een huidig (niet
verlopen) identiteitsbewijs, gooi dan de oude afschriften niet weg. U bent verplicht deze
bij de loonadministratie te blijven bewaren.
Heb je behoefte aan verdere informatie of ondersteuning, neem dan contact met me op:
Bjørn Notté, 040 - 211 75 90.
Ontvangt u de digitale nieuwsbrief op %%emailaddress%%, liever op een ander
emailadres? Klik dan hier.
Klik op deze link als u de digitale nieuwsbrief niet meer via de mail wilt ontvangen.
StroekenRossieau heeft de digitale nieuwsbrief met de grootst mogelijke zorgvuldigheid geschreven.
Voor informatie die desondanks niet volledig of niet-juist weergegeven is en voor de gevolgen van
activiteiten die worden ondernomen op basis van de digitale nieuwsbrief kan StroekenRossieau helaas
geen aansprakelijkheid aanvaarden.
StroekenRossieau, Accountants & Bedrijfsadviseurs
Laan van Diepenvoorde 3 - 5582LA Waalre - tel. 040 211 75 90
© 2010 www.stroeken.nl