Controle jaarrekening 2003

Deloitte Accountants
Flight Forum 1
Eindhoven
Postbus 376
5600 AJ Eindhoven
Tel: (040) 2345000
Fax: (040) 2345004
www.deloitte.nl
Aan Provinciale Staten d.t.k.v. Gedeputeerde Staten van
de provincie Noord-Brabant
Postbus 90151
5200 MC ’s-HERTOGENBOSCH
Datum
Behandeld door
Ons kenmerk
18 mei 2004
M. van Brouwershaven RA
5818542-41037/MvB/nd
Onderwerp
Uw kenmerk
Controle jaarrekening 2003
Geachte staten en geacht college,
Wij delen u mee dat wij het onderzoek naar de jaarrekening 2003 hebben afgesloten. In
aansluiting hierop brengen wij voor het dechargeproces bij uw provincie in dit verslag onze
bevindingen onder uw aandacht.
Dit rapport is als volgt ingedeeld:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Accountantsverklaring
Verslaggeving
Rekening van baten en lasten
Balans
Zelfcontrolerende organisatie
Tot slot
1. Accountantsverklaring
De op 3 mei 2004 gedateerde goedkeurende accountantsverklaring inzake de jaarrekening 2003
(inclusief het Statenvoorstel inzake de vaststelling van de provinciale jaarrekening 2003) is
afzonderlijk verstrekt en in de jaarrekening opgenomen.
Op de prestatieïndicatoren - die in de jaarrekening per product zijn opgenomen onder punt 5 hebben wij geen accountantscontrole toegepast.
Op alle contractuele relaties van Deloitte zijn de algemene voorwaarden van Deloitte, welke zijn
gedeponeerd bij de Griffie van de Arrondissementsrechtbank te Rotterdam onder aktenummer
115/2003 van toepassing.
Deloitte Accountants is een Maatschap van besloten (beroeps)vennootschappen.
A member firm of
Deloitte Touche Tohmatsu
2
18 mei 2004
5818542-41037/MvB/nd
2. Verslaggeving
Het verslagjaar 2003 is het laatste jaar waarover de jaarstukken moeten worden opgesteld in
overeenstemming met de comptabiliteitsvoorschriften 1995. Vanaf het begrotingsjaar 2004 is het
Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (Bbv) van toepassing. Dit besluit
heeft grote gevolgen voor de vorm en inhoud van de jaarstukken van uw provincie vanaf 2004.
Ook de grondslagen voor de financiële verslaggeving worden ingrijpend gewijzigd, hetgeen
gevolgen heeft voor de samenstelling van het vermogen en de totstandkoming van de baten en
lasten. De wijzigingen hebben onder meer betrekking op de indeling van de balans, het
activerings- en afschrijvingsbeleid, het beleid ten aanzien van voorzieningen en het
nadrukkelijke onderscheid tussen resultaatbepaling en -bestemming.
Voor het jaar 2003 zijn zoals gezegd de comptabiliteitsvoorschriften 1995 nog van toepassing.
De accountant dient in de tekst van de accountantsverklaring de eventuele afwijkingen van de
comptabiliteitsvoorschriften te vermelden. De geconstateerde afwijkingen geven op grond van de
materialiteit in relatie tot het vereiste inzicht in de financiële positie geen aanleiding deze in de
verklaring expliciet tot uitdrukking te brengen. De afwijkingen zijn veelal van
formele/technische aard en liggen meer op het terrein van de verslaggeving dan op de
inhoudelijke juistheid van de financiële gegevens en de rechtmatigheid ervan.
In deze rapportage bij de jaarrekening 2003 benoemen wij beknopt de belangrijkste onderwerpen
waarbij is afgeweken van de comptabiliteitsvoorschriften:
o Het ontbreken van volledige informatie over de stille reserves zoals geheel afgeschreven
(niet-bedrijfsgebonden) activa.
o De arbeidskostengerelateerde verplichtingen - waar onder de verplichting uit hoofde van
vakantiegeld en vakantiedagen, IZA-premies van gepensioneerden, wachtgeldverplichtingen
en pensioenverplichtingen van leden van Gedeputeerden Staten - komen niet tot uitdrukking
in de balans ultimo 2003. Op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies
en gemeenten (Bbv) dat met ingang van begrotingsjaar 2004 van kracht wordt, is het
passiveren van deze verplichtingen niet meer toegestaan. In onderling overleg met uw
provincie is derhalve besloten om de huidige verslaggevingspraktijk - die afwijkt van de
comptabiliteitsvoorschriften 1995 - ten aanzien van genoemde personele verplichtingen te
handhaven voor het jaar 2003.
o De posten in de rekening van baten en lasten moeten gezuiverd worden voor de zogenaamde
dubbeltellingen zoals opgenomen in de toelichting bij de jaarrekening over het jaar 2003.
Voor de aard en omvang van deze dubbeltellingen verwijzen wij naar de specificatie hiervan
die in de jaarrekening is opgenomen (pagina 74 van het bijlagenboek);
o In de toelichting per functie/product zijn de belangrijkste afwijkingen tussen het resultaat
2003 en 2002 niet nader toegelicht.
3
18 mei 2004
5818542-41037/MvB/nd
3. Rekening van baten en lasten
De rekening van baten en lasten sluit na verwerking van de dotaties en onttrekkingen aan de
reserves met een voordelig saldo van € 18,4 miljoen (2002: € 10,6 miljoen). Dit saldo wordt
beïnvloed door tussentijdse resultaatbestemmingen door middel van mutaties in de
(bestemmings)reserves via de rekening van baten en lasten. In 2003 is tussentijds een voordelig
resultaat van (per saldo) € 30,3 miljoen bestemd aan de reserves (exclusief de reserves van
gelden van derden).
Vanaf 2004 dient op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en
gemeenten een onderscheid te worden gemaakt tussen de resultaatbepaling en -bestemming. Als
gevolg daarvan ontstaat een beter inzicht in het daadwerkelijke jaarresultaat (en de structurele
budgettaire positie) mede met het oog op een integrale afweging bij de bestemming daarvan.
In het onderdeel ‘Toelichting rekeningresultaat 2003’ van het jaarverslag is een financiële
analyse op hoofdlijnen van het resultaat 2003 opgenomen. De analyse van het resultaat en de
verschillen ten opzichte van de begroting zijn per beleidsveld gerecapituleerd. In vergelijking
met voorgaande jaren is de analyse van het resultaat verder verdiept. Daarnaast wordt - door de
verantwoordelijke afdeling - per product in detail een toelichting gegeven op de afwijkingen ten
opzichte van de begroting. De diepgang van deze toelichtingen is uiteenlopend en de kwaliteit is
niet altijd van voldoende niveau. Dit geldt in het bijzonder voor de toelichting op de afwijkingen
met betrekking tot de apparaatskosten. Wij adviseren u bij de verdere ontwikkeling van de
planning en tijdsregistratie (in SAP) rekening te houden met de eisen van betrouwbaarheid
(juistheid, volledigheid, consistentie, et cetera) van de geplande en gerealiseerde uren, zodat een
adequate analyse van afwijkingen mogelijk wordt.
Hieronder vermelden wij onze belangrijkste bevindingen met betrekking tot de rekening van
baten en lasten.
3.1. Subsidieontvangsten en -verstrekkingen
Ten aanzien van de resultaatbepaling inzake subsidieontvangsten en -verstrekkingen worden
uiteenlopende uitgangspunten gehanteerd in de jaarrekening. Het algemene uitgangspunt voor de
provinciale verslaggeving is dat het stelsel van baten en lasten moet worden gehanteerd. Dit
houdt in dat baten en lasten worden verantwoord in het jaar waarop ze betrekking hebben,
ongeacht het moment waarop de betaling c.q. de ontvangst plaatsvindt.
Bij subsidieontvangsten en -verstrekkingen kunnen in principe twee uitgangspunten worden
gehanteerd voor het moment waarop de bate c.q. de last wordt genomen, te weten het moment
van toekenning of het moment waarop de tegenprestatie wordt geleverd. Het tweede
uitgangspunt verdient ons inziens de voorkeur vanwege het gewenste inzicht in de relatie tussen
ingezette middelen (input) en de geleverde prestaties en effecten (output en outcome).
4
18 mei 2004
5818542-41037/MvB/nd
In de huidige provinciale verslaggevingspraktijk worden subsidies echter ook vaak verwerkt als
bate of last in het jaar waarin het subsidie wordt toegekend of betaald. Over de resultaatbepaling
inzake subsidies hebben wij reeds gerapporteerd in onze managementletter 2003. In het
Statenvoorstel inzake de vaststelling van de provinciale jaarrekening 2003 - dat integraal
onderdeel uitmaakt van de jaarrekening - hebben naar aanleiding van de uitgevoerde
acocuntantscontrole enkele aanpassingen plaatsgevonden die betrekking hebben op de wijze van
resultaatbepaling inzake subsidies. Wij mogen u naar het Statenvoorstel verwijzen.
Wij adviseren u - in het kader van de Financiële beleids- en beheersverordening ex artikel 216
van de Provinciewet - eenduidige financiële regels vast te stellen voor de toerekening van baten
en lasten inzake ontvangen en verstrekte subsidies en bijdragen.
3.2. Omzetbelasting en loonheffing
Tijdens de interim-controle hebben wij, gezien de verhoogde aandacht van de belastingdienst
voor overheden, in het kader van de jaarrekeningcontrole een beperkt onderzoek uitgevoerd naar
de toepassing door de provincie van de regels op het gebied van de loonbelasting, sociale
verzekeringswetten en de BTW. De bevindingen van dit onderzoek worden door uw provincie
nader onderzocht. Onze globale inschatting is dat de fiscale risico’s (nog) niet van materiële
betekenis zijn voor de jaarrekening. Mede met het oog op de rechtmatigheidscontrole met ingang
van 2004 en de gewenste interne beheersing van de fiscale onderwerpen, is het echter wenselijk
om in 2004 tot een afronding te komen.
3.3. Overige beïnvloedingen resultaat
Voor een aantal posten van de jaarrekening zijn de lasten en/of baten niet juist of niet volledig
verantwoord. Hierdoor is het resultaat 2003 en/of de samenstelling hiervan niet geheel juist
gepresenteerd. Het betreft met name de volgende posten:
o De lasten van de eindejaarsuitkering zijn slechts gedeeltelijk ten laste van de rekening van
baten en lasten gekomen. Een bedrag van ongeveer € 147.000 is opgenomen op een
tussenrekening onder de kortlopende vorderingen, als gevolg waarvan het resultaat voor
hetzelfde bedrag voordelig is beïnvloed.
o In de post debiteuren is ten onrechte een vordering opgenomen voor een bedrag van
€ 125.000 als gevolg waarvan het resultaat voor hetzelfde bedrag voordelig is beïnvloed.
o Bij de uitvoering van de interne controle is door uw provincie geconstateerd dat de
kortlopende schulden te laag zijn verantwoord voor een bedrag van in totaal ongeveer
€ 341.000. Het gaat om diverse posten die pas in 2004 als last respectievelijk investering zijn
geboekt, terwijl deze betrekking hebben op in 2003 geleverde prestaties. Deze constatering
heeft echter niet geleid tot een correctie in de jaarrekening.
5
18 mei 2004
5818542-41037/MvB/nd
o In afwijking van de begroting is - zoals toegelicht bij product 01.01.10 - een bedrag van
€ 175.000 onttrokken aan de reserve Geautomatiseerde toepassingen ter dekking van de
overschrijding van het investeringskrediet voor de informatievoorziening aan Provinciale
Staten.
4. Balans
4.1. Vaste activa
In paragraaf 2 hebben wij melding gemaakt van de wijziging van de provinciale
verslaggevingsvoorschriften met ingang van 2004 op grond van de inwerkingtreding van het
Bbv. De bepalingen inzake de vaste activa hebben grote gevolgen voor de presentatie van de
balans van uw provincie.
Ultimo 2003 is in de balans onder de immateriële vaste activa een bedrag opgenomen van
€ 118,7 miljoen. Deze activa hebben met name betrekking op bijdragen aan activa in eigendom
van derden (circa € 70,5 miljoen), kosten van geldleningen (€ 0,7 miljoen) en overige
immateriële vaste activa (circa € 47,5). Met ingang van 2004 treedt op grond van het Besluit
begroting en verantwoording provincies en gemeenten (Bbv) een belangrijke wijziging op met
betrekking tot de immateriële vaste activa. De investeringsbijdragen mogen alleen nog onder
stringente voorwaarden worden geactiveerd en dienen dan te worden gepresenteerd onder de
financiële vaste activa.
Onder overige materiële vaste activa zijn begrepen de betaalde sloopvergoedingen in het kader
van de tweede tranche van de Regeling beëindiging veehouderijtakken (circa € 39,4 miljoen), het
Waterhuishoudingsplan-2 (€ 4,8 miljoen) en de Brabantse Ontwikkelingsmaatschappij (circa
€ 3 miljoen). Op grond van het Bbv mogen deze investeringen vanaf 2004 niet meer onder de
immateriële vaste activa worden verantwoord. Afhankelijk van de inhoudelijke afwikkeling van
deze posten, moet worden bepaald of activering vanaf 2004 nog tot de mogelijkheden behoort.
Indien activering niet meer mogelijk blijkt, zullen de betreffende investeringen ten laste van het
eigen vermogen moeten worden gebracht.
4.2. Kortlopende vorderingen
In het rapport van bevindingen 2002 hebben wij u attent gemaakt op de in de jaarrekening 2002
opgenomen vorderingen van oudere datum. Mede in het kader van de werkafspraken is intern
een analyse uitgevoerd van de openstaande debiteuren. Uit deze analyse blijkt dat van de
debiteuren (met name bodemsanering; exclusief waarborgsommen van € 1,6 miljoen) een bedrag
van ongeveer € 700.000 als dubieus moet worden aangemerkt. Naar aanleiding van de
uitgevoerde interne controlewerkzaamheden zijn diverse verbetervoorstellen gedaan om het
proces van facturering en invordering te verbeteren. De afwaardering van de dubieuze debiteuren
is verwerkt en toegelicht in het Statenvoorstel inzake de vaststelling van de provinciale
jaarrekening 2003 dat onderdeel uitmaakt van de jaarrekening.
6
18 mei 2004
5818542-41037/MvB/nd
Ook ten aanzien van andere vorderingen bestaat het potentiële risico van oninbaarheid. Dit geldt
met name voor de nog te declareren bedragen inzake bodemsanering van in totaal circa
€ 1,3 miljoen, nog te ontvangen bedragen die zijn begrepen in de zogenaamde sluitposten
alsmede de verstrekte studieleningen van in totaal € 114.000.
Wij adviseren u om jaarlijks het risico voor oninbaarheid in te schatten en hiervoor een
voorziening voor dubieuze vorderingen te treffen. Het treffen van een voorziening - die in
mindering op de vordering dient te worden gepresenteerd in de balans - betekent overigens niet
dat daarmee verdere invorderingsmaatregelen worden uitgesloten, maar is noodzakelijk voor
een juiste waardering van de vorderingen in de jaarrekening. Wij adviseren u hierbij tevens de
nog te declareren bedragen inzake bodemsanering, de nog te ontvangen bedragen en de
studieleningen te betrekken.
4.3. BTW-compensatiefonds
Per 1 januari 2003 is het BTW-compensatiefonds (BCF) ingevoerd. Op basis van de Opgaaf over
het vierde kwartaal van 2003 bedraagt de totale vordering over 2003 op het BCF circa
€ 14,5 miljoen. De berekende korting op het provinciefonds over 2004 bedraagt ongeveer
€ 14,6 miljoen. Op grond van de actuele ramingen wordt vanaf 2004 - in verband met de korting
op de algemene uitkering - rekening gehouden met een jaarlijks budgettair nadelig effect van
ruim € 4 miljoen.
Dit nadelige effect is nog met onzekerheid omgeven. Deze onzekerheid heeft onder meer te
maken met de landelijke verevening van de budgettaire gevolgen van het BTWcompensatiefonds, die van invloed kan zijn op de toekomstige korting op de algemene uitkering
en hoogte van de compensatie van de compensabele BTW van uw provincie. Ook de fiscale
duiding van de kosten op de verschillende activiteiten binnen uw begroting is aan onzekerheden
onderhevig. Een andere visie van de belastingdienst kan leiden tot aanpassingen in de
declaratiemogelijkheden van de compensabele BTW.
De budgettaire consequenties worden overeenkomstig de begroting geëgaliseerd via de reserve
BTW-compensatiefonds. De vrijval van BTW uit de voorzieningen (circa € 0,3 miljoen) en uit
de bestemmingsreserves (circa € 3,9 miljoen) is gestort in deze reserve. Daarnaast is het
voordelige budgettaire effect voor 2003 - mede als gevolg van de vertraagde uitname uit het
provinciefonds - gestort in deze reserve. Hierbij is niet uitgegaan van het werkelijke budgettaire
effect, maar van het begrote effect van de invoering van het BCF. Volgens de toelichting in de
jaarrekening zal in de voorjaarsnota 2004 nader worden ingegaan op de budgettaire effecten van
de werkelijke cijfers over 2003 en zal tevens een voorstel worden gedaan voor een gewijzigde
voeding van de reserve BCF.
7
18 mei 2004
5818542-41037/MvB/nd
Vordering op het BTW-compensatiefonds
Wij hebben geconstateerd dat de vordering op het BCF die in de jaarrekening is opgenomen
(ongeveer € 14,9 miljoen) niet juist is berekend, als gevolg waarvan het resultaat 2003 wordt
beïnvloed. Wij hebben de volgende afwijkingen geconstateerd:
o In de jaarrekening 2003 is geen rekening gehouden met het zogenaamde
vereveningspercentage (van 96%) en enkele posten van met name doorgeschoven BTW van
samenwerkingsverbanden en personeelsvoorzieningen. De vordering inzake de
compensabele BTW is hierdoor voor circa € 373.000 te hoog opgenomen.
o De in 2003 betaalde BTW van ongeveer € 192.000 inzake het project PPS-A59 wordt in de
jaarrekening 2003 als compensabel aangemerkt. In de risicoparagraaf wordt melding
gemaakt van het verschil van inzicht dat uw provincie hierover heeft met de belastingdienst.
o De betaalde BTW met betrekking tot de aanschaf van PC-apparatuur is voor een bedrag van
€ 70.000 ten onrechte verantwoord op een voorraadrekening en is derhalve niet opgenomen
in de vordering op het BCF.
5. Zelfcontrolerende organisatie
5.1. Follow-up managementletter 2003
Met het oog op de zelfcontrolerende organisatie is het onze ambitie om middels een afstemming
tussen uw interne audit én onze financial audit te komen tot een integraal inzicht in uw
organisatierisico’s en een situatie waarin de provincie Noord-Brabant ‘in control’ is. Bij de
ontwikkeling naar de zelfcontrolerende organisatie wordt een groeimodel gehanteerd met een
drietal fasen en daarbij behorende werkafspraken. De provincie Noord-Brabant heeft zich voor
2003 als doel gesteld fase 1 van het groeimodel te bereiken.
De genoemde werkafspraken voor fase 1 vallen uiteen in twee onderdelen, te weten afspraken
voor de interim-controle en de jaarrekeningcontrole. Met betrekking tot de werkafspraken voor
de interim-controle hebben wij reeds in onze managementletter 2003 geconcludeerd dat deze
niet hebben geleid tot volledige en tijdige oplevering van de gevraagde documentatie. De
managementletter 2003 is door het college van Gedeputeerde Staten vertaald in een actieplan. In
de afgelopen periode is de voortgang voortdurend bewaakt en is maandelijks de stand van zaken
intern gerapporteerd. In de komende concernmarap wordt over de voortgang van de uitvoering
van het actieplan gerapporteerd aan het College. De afronding van een deel van de actiepunten
was gepland vóór de jaarrekening 2003. De werkzaamheden, die in dat kader zijn uitgevoerd,
hebben wij beoordeeld voorzover deze relevant zijn voor de accountantscontrole van de
jaarrekening 2003. Het betreft met name de interne controle van het project Actief Bodembeheer
de Kempen, de omzetbelasting, de loonbelasting en sociale verzekeringswetten en het BTWcompensatiefonds. De relevante bevindingen zijn in dit rapport gerapporteerd.
8
18 mei 2004
5818542-41037/MvB/nd
De overige actiepunten - waar onder de interne controles van de werkafspraken over de
bedrijfsprocessen - zijn gepland voor de periode na de jaarrekening 2003. Deze actiepunten
zullen wij betrekken bij de interim-controle in het najaar van 2004.
In deze paragraaf gaan wij voorts in op de resultaten van de zelfcontrolerende organisatie met
betrekking tot de werkafspraken voor de jaarrekeningcontrole. In de bestuurssamenvatting van
de managementletter 2003 hebben wij de jaren 2002 en 2003 aangeduid als jaren waarin de
provincie heeft ‘gezaaid’ op het gebied van planning en control en zelfcontrolerend vermogen.
Naar onze mening zou bij de jaarrekening 2003 de eerste oogst binnengehaald moeten kunnen
worden. Naar aanleiding van de interne evaluatie van het proces van samenstellen en controleren
van de jaarrekening 2002, is geconcludeerd dat een strakkere regie moet worden gevoerd op dit
proces en dat een versterking van de interne controle van de kwaliteit van de jaarrekening
noodzakelijk is. Naar aanleiding daarvan zijn in 2003 intern richtlijnen opgesteld met het oog op
het verbeteren van het samenstelproces en de kwaliteit van de jaarrekening 2003.
Onze algemene conclusie is dat een gedeelte van de ‘eerste oogst’ is binnengehaald. Hierbij
maken wij een onderscheid in de kwaliteit van de verslaggeving (zowel in financieel-technische
zin als met betrekking tot de analyses en toelichtingen) en die van de interne controle in het
jaarrekeningproces.
De opvolging van de werkafspraken van fase 1 met betrekking tot de interne controle in het
jaarrekeningproces is in 2003 duidelijk verbeterd ten opzichte van 2002. Dit komt tot
uitdrukking in een betere onderbouwing van diverse jaarrekeningposten (waar onder de
kortlopende vorderingen en schulden, salariskosten, algemene uitkering uit het provinciefonds,
et cetera) alsmede in de volledigheid van de toelichtingen en analyses per product en de analyse
op hoofdlijnen van het rekeningresultaat. De werkzaamheden in verband met de werkafspraken
voor de jaarrekeningcontrole zijn in 2003 echter nog niet op alle onderdelen volledig uitgevoerd
en/of van het gewenste kwaliteitsniveau (waar onder de reserves, voorzieningen en subsidies).
Mede gelet op de inwerkingtreding van het Bbv, dat grote veranderingen in de (financiële)
verslaggeving te weeg zal brengen, zal in het komende jaar de aandacht vooral uit moeten gaan
naar de verbetering van de kwaliteit van de jaarrekening in financieel-technisch opzicht. In de
afgelopen periode is reeds een begin gemaakt met het in beeld brengen van de gevolgen van het
Bbv voor de financiële verslaggeving (onder andere in het kader van de Derde Nota
Kapitaaldienst en de Financiële beleids- en beheersverordening ex artikel 216 van de
Provinciewet). Wij adviseren u op korte termijn in 2004 een plan van aanpak op te stellen en uit
te voeren om in de vorm van een project de implementatie van het Bbv in de jaarrekening 2004
te kunnen realiseren. In dat kader is het in onze ogen tevens wenselijk om de interne
deskundigheid op het gebied van financiële verslaggeving binnen de provinciale organisatie op
een hoger niveau te brengen. Deze deskundigheid is tevens noodzakelijk voor de kritische toets
van de jaarrekening 2004, vooral op de naleving van de (financiële) bepalingen in het Bbv en
van de volledige en juiste uitvoering van de gemaakte werkafspraken. Op die manier wordt naar
onze mening een goede basis gelegd voor een volledige tweede oogst bij de jaarrekening 2004.
9
18 mei 2004
5818542-41037/MvB/nd
5.2. Doelmatigheid en rechtmatigheid
In onze managementletter 2003 hebben wij aandacht besteed aan de verdere ontwikkeling van de
bedrijfsvoering van uw organisatie, waarbij doelmatigheid en rechtmatigheid een belangrijke rol
spelen. Naar aanleiding van de beoordeling van de administratieve organisatie en interne
controle (AO/IC) van een aantal bedrijfsprocessen, hebben wij aanbevelingen gedaan met
betrekking tot de versterking van de interne beheersing met het oog op doelmatigheid en
rechtmatigheid. Deze aanbevelingen kunnen worden betrokken bij de verdere ontwikkeling van
de zelfcontrolerende organisatie en het lopende traject van analyse en beschrijving van de
werkprocessen. Voor de verdere ontwikkeling ná de jaarrekeningcontrole 2003 van planning en
control en dus van het zelfcontrolerend vermogen is het van belang dat de provincie op korte
termijn het meerjarig bedrijfsvoeringplan afrondt, vaststelt en uitvoert.
Vanuit de optiek van de accountant en de zelfcontrolerende organisatie zijn de belangrijkste
uitdagingen voor de komende periode:
o het opnemen van voldoende waarborgen voor de betrouwbaarheid en rechtmatigheid
(maatregelen van interne controle) in de opzet van de werkprocessen (zoals gepland in het
project MAVIM), waar onder het creëren van voldoende functiescheiding, controles in de
processen, et cetera;
o het herontwerp en de implementatie van de werkprocessen in de directies;
o de positionering van de interne audit functie in de organisatie en het opstellen van een
auditstatuut;
o het verder ontwikkelen en afstemmen van de interne auditplannen op de werkprocessen en de
daarin opgenomen maatregelen van interne controle;
o de continuering en uitbreiding over de gehele organisatie van de uitvoering van interne audits
aan de hand van auditplannen met het oog op de borging van de maatregelen van interne
controle in de werkprocessen gericht op betrouwbaarheid en rechtmatigheid.
In het kader van de Wet dualisering zullen vanaf 2004 aan de controle van de rechtmatigheid
andere eisen worden gesteld. Over de invulling van de rechtmatigheidscontrole en de eisen die
dit stelt aan uw organisatie zullen wij nader met u overleggen.
10
18 mei 2004
5818542-41037/MvB/nd
6. Tot slot
Wij hebben dit verslag op 17 mei 2003 in conceptvorm besproken met de gedeputeerde
financiën, de secretaris en het hoofd financiën van uw provincie.
Wij vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn en zijn graag bereid tot het geven van een
nadere toelichting.
Hoogachtend,
Deloitte Accountants
voor deze:
M. van Brouwershaven RA