Verslag van de algemene ledenvergadering 29 mei 2011

concept
VERSLAG VAN DE ALGEMENE LEDENVERGADERING 2011
gehouden op 29 mei 2011 in Renswoude
Aanwezig:
 bestuur:

stemgerechtigde leden:
Louis Spaninks, voorzitter
Rob Hendriks, activiteitencoördinator
Gert Hovestad, secretaris
totaal 62 leden
1.
OPENING.
 Voorzitter Louis Spaninks opent de vergadering om 13.10 uur.
 Louis licht toe waarom er geen speciaal ALV blad is verschenen. Hiermee wordt een forse
kostenbesparing gerealiseerd. Er komen doorgaans ca. 70 leden naar de ALV en de oplage van
ca. 4000 ALV bladen inclusief verzendkosten is kostbaar. De nieuwe statuten bieden de
mogelijkheid om de ALV stukken via de website en het blad te publiceren. Van de aangeboden
mogelijkheid om de ALV stukken op papier toegezonden te krijgen is geen gebruik gemaakt.
 Voorts geeft Louis aan dat de jaarrekening zoals deze in eerste termijn is gepubliceerd
onjuistheden bevatte, recent is een nieuwe versie gepubliceerd, waarvoor excuses.
 Tot slot meldt Louis dat Thejoh Zomer en Hans Liefrink ( beoogd penningmeester) verhinderd
zijn.
2.
MEDEDELINGEN.
 Gert Hovestad meldt dat er 62 stemgerechtigde leden aanwezig zijn, zes leden hebben een
schriftelijke machtiging afgegeven en er zijn vijf afmeldingen ontvangen.
 De jarige (en aanwezige) Marcel van Soest wordt in het zonnetje gezet.
3.
INGEKOMEN STUKKEN.
 Een schriftelijk verzoek van Ronald Everts mede namens 15 leden voor het oprichten van een
Volvo 123 GT register.
 Een e-mail van Sjef Spijkers, waarin hij het bestuur en de VKV wijst op de risico’s van het
investeren in een clubhuis.
 Een e-mail van Ed van der Zee waarin hij verklaart tegenstander te zijn van een op te richten
clubhuis. Hij prefereert perifere ruimten om samen te werken aan de Volvo’s.
4.
NOTULEN ALV 2010.
 Arthur Maandag vraagt om het aantal aanwezige stemgerechtigde leden (weer) te vermelden. Het
bestuur zegt dit toe.
 Er zijn verder geen opmerkingen n.a.v. de notulen, waarna de notulen worden vastgesteld.
5.
JAARVERSLAG BESTUUR 2010.
 Ronald Everts mist welke doelstellingen niet zijn behaald in het afgelopen jaar. Louis antwoordt
hierop dat:
- er nog geen besluit is genomen over een clubhuis;
- is afgezien van het organiseren van de International Volvo Meeting (IVM) in Nederland
wegens de korte voorbereidingstijd;
- de financiële problematiek van de onderdelenshop nog niet is opgelost;
1
-
het rendement van de PR inzet nog ontbreekt.
 Ronald Everts vraagt wanneer er iets gaat gebeuren op het gebied van documentatie en archief.
Gert Hovestad antwoordt dat er na herhaalde oproep twee leden zijn gevonden die binnenkort aan
de gang gaan om het archief weer bruikbaar te maken.
6.
BESPREKING JAARREKENING VKV 2010.
 Het jubileum was een groot succes waardoor de kosten hoger waren dan begroot. Er waren 1350
deelnemers terwijl er van 500 deelnemers was uitgegaan. Louis licht toe dat voor het jubileum,
inclusief jubileumboek in totaal €102.500 was goedgekeurd. De werkelijke kosten zijn uiteindelijk
bijna € 139.000,- geworden, een overschrijding van € 36.000,-. Dit is een fors bedrag maar wel het
gevolg van een zeer succesvol evenement. Nooit eerder was zo’n groot deel van de leden, meer
dan 30%, bijeen.
 Een leerpunt is dat een volgende keer wordt gewerkt met een voorinschrijving, zodat eerder
duidelijk is welke stappen genomen moeten worden om de zaak niet uit de hand te laten lopen. In
elk geval wordt voorgesteld een volgend evenement ruimer te begroten.

Resumerend kan over de begroting als volgt worden samengevat:
- er is meer entreegeld ontvangen;
- er waren meer rentebaten;
- qua PR is minder gerealiseerd;
- het VKM was iets duurder, de kalender kostte iets minder;
- de Regio's en Registers kostten iets minder;
- het positieve resultaat van de VKB 2010 is gereserveerd voor de VKB 2011.

Ronald Everts vraagt hoe de VKB in elkaar steekt. Louis legt uit dat vanaf 2011 de VKV de
organisator is, dus de VKB is dan volledig een VKV- activiteit. Ronald Everts concludeert dat
deze nieuwe activiteit eigenlijk goedkeuring had moeten hebben van de ALV. Louis spreekt dat
tegen en schets het historisch perspectief. Een goede regeling werd onvermijdelijk gelet op
mogelijke BTW aspecten omdat de VKB kan worden gezien als een BTW- plichtige activiteit. Dat
betekent een risico op een BTW-claim bij de organisatie. Het bestuur heeft die
verantwoordelijkheid uit het verleden expliciet neergelegd bij de toenmalige organisatie. Er is
derhalve geen “schuld” gekocht. De VKV wil zodoende onduidelijkheden oplossen en zorgen dat
we van een VKB onder de VKV-vlag kunnen spreken.
Jan Pieter Bal vraagt naar de afspraak over de verantwoording van de BTW claim. Louis zegt dat
Hans Liefrink klaar staat om dit te regelen. Hij meldt tevens dat de BTW claim uit het verleden niet
onder de verantwoordelijkheid van de VKV valt. Het bestuur is daar scherp in.
Vervolgens presenteert Louis de kerncijfers van de VKV.


7.

BESPREKING JAARREKENING VKO 2010.
Louis geeft de volgende toelichting:
- het resultaat is -/- € 50.000, -; het resultaat is al drie jaar negatief (2008: -/- € 16.000,-, 2009: /- € 39.000,- en in 2010 -/- € 50.000,-). Dit heeft de hoogste prioriteit bij het bestuur. Het
negatief resultaat moet worden gekeerd. Voor 2011 wordt eveneens een negatief resultaat
voorzien.
- In 2007/2008 is een nieuw administratief en financieel pakket in gebruik genomen om de
cijfermatige aansluiting te verbeteren, tot nu toe is dat nog niet gelukt. De financiële
administratie en de voorraadadministratie sluiten nu wel beter op elkaar aan.
- In 2010 zijn producten verkocht met negatieve marge (€ 20.000,- in 2010) wat per definitie
verlies. betekent. In de praktijk kunnen door meerdere medewerkers mutaties worden
uitgevoerd in de voorraad- en de financiële administratie. Procedureel is het dus niet in orde.
Er moeten heldere procedures en mandaten worden vastgelegd. Overigens bestaat niet de
indruk dat sprake is van onregelmatigheden Het probleem schuilt in het ontbreken van juiste
procedures en richtlijnen. Het bestuur hoopt in 2011 progressie te kunnen constateren. Dit
heeft de hoogste prioriteit voor de komende periode. Onze oud-penningmeester Eus
Cornelese heeft hiervoor zijn expertise en tijd aangeboden.
2



Egbert Braaksma vraagt zich af waarom het zo is gelopen. Louis antwoordt dat dit nog niet
helemaal inzichtelijk is (nadenken over een tussentijdse controle). Vervolgens vraagt Egbert
Braaksma welke maatregelen genomen worden. Wiebren de Jong vraagt of het zou kunnen zijn
dat het is ontstaan door afwezigheid van een penningmeester.
Eus Cornelese reageert dat hij zich na zijn aftreden bezig is gaan houden met VKO administratie
en financiën . De omzet van de shop ligt op hetzelfde niveau. Het kostenniveau is ook constant.
Het zit hem dus in de brutowinst en de marges die je maakt. Ideaal is een marge van 25-30 %.
Voor dit jaar stelt Eus dat de marges veilig gesteld zijn. De voorraad was 2 jaar geleden net boven
de € 700.000,- ton en nu net boven de € 600.000,-.De omzetsnelheid van sommige producten is
erg laag wat ook een rol kan spelen. De procedures zijn onlangs geïnventariseerd.
Egbert vraagt om een beter beheerssysteem. Louis zegt de vergadering toe duidelijk te maken
hoe het monitoren gebeurt en waar het probleem heeft gezeten.
8.
VERSLAG KASCOMMISSIE
9.
VASTSTELLING JAARREKENINGEN 2010 EN DECHARGE VAN HET BESTUUR.



Cor Kool doet namens de Kascommissie verslag. Wat betreft de VKV is het gevoerde financiële
beleid is helder en duidelijk, voor VKO is een half jaar uitstel gevraagd. Decharge van het bestuur
wordt uitgesteld tot de cijfers van de VKO in orde zijn. Cor Kool geeft aan dat de waardering van
de VKO voorraad een oorzaak kan zijn van de financiële problemen. De KC stelt voor om per
kwartaal een kascontrole te laten doen om verbetering (of eerder) problemen te kunnen
constateren.
Eus vindt dat er wel decharge verleend zou kunnen worden. Het bestuur kan zich vinden in een
uitstel van decharge. Ronald Everts zegt dat het volgen van de formele weg voor iedereen het
beste zal zijn.
Jan Pieter Bal zegt dat de kascommissie zelf altijd de boeken in mag zien en het niet moet
voorstellen maar het zelf kan bepalen.
Besluit: de jaarrekeningen worden in een volgende bijeenkomst vastgesteld, ook decharge kan niet
eerder worden verleend dan nadat de jaarrekening van het VKO beschikbaar en besproken is.
10.




VOORSTEL CONTRIBUTIE 2011.
Marcel van Soest geeft aan dat nieuwe gezinsleden ook entreegeld moeten betalen. Het juiste
bedrag is € 25,-. De vermelde € 22,- is fout.
Marcel van Soest is tegen de voorgestelde vrijstelling bij 40 jaar lidmaatschap. Hij heeft gekeken
in de ledenlijst en is tot de conclusie gekomen dat de komende tien jaar tussen de 300-400 leden
40 jaar lid zijn. Dit zou een te grote aderlating betekenen.
Han Misdom zegt ook te twijfelen. Hij vraagt het bestuur voortaan beter na te denken eer zij een
voorstel doen.
Vervolgens wordt er gestemd, er zijn 23 stemmen tegen en 21 stemmen voor. Het voorstel wordt
opnieuw door het bestuur bekeken.
Besluit: De contributiebedragen worden behoudens bovenstaande aanpassingen ongewijzigd
vastgesteld.
11.

BESPREKING EN VASSTELLING VAN DE BEGROTING VKV 2011.
Louis geeft een toelichting over de voorgestelde begroting en stelt de ALV voor de begroting
conform dit voorstel vast te stellen.
Besluit: de ALV stelt de begroting VKV 2012 conform het voorstel vast.
Na de pauze van 14.45-15.00 uur wordt de vergadering om 15.10 uur hervat.
3
12.




BENOEMING BESTUURS- EN STAFLEDEN EN LEDEN KASCOMMISSIE.
Sandra van Soest stopt als hoofdredacteur. Louis heet Rob Spoon als haar opvolger welkom.
Vanaf nu gaat Sandra de nieuwe functie staflid secretariaat invulling geven waarbij zij het bestuur
ondersteunt in een aantal uitvoerende zaken.
Louis licht toe dat er een probleem is met het rooster van aftreden en herbenoemen van de
bestuursleden. Dit is niet geheel in overeenstemming met de statuten. Volgens het reglement
kunnen maximaal 2 personen aftreden en/of herbenoemd worden.
De volgende oplossing wordt voorgesteld om de continuïteit beter te waarborgen:
- Louis te benoemen als voorzitter voor 3 jaar.
- Thejoh Zomer te benoemen als bestuurslid voor 3 jaar;
- Gert Hovestad te benoemen als bestuurslid voor 2 jaar;
- Rob Hendriks te benoemen als bestuurslid voor 2 jaar;
- Hans Liefrink te benoemen als bestuurslid voor 1 jaar;
Egbert Braaksma stelt voor om de leden van het bestuur gewoon voor 3 jaar aan te stellen. Louis
spreekt dit tegen omdat het bestuur een rooster van aftreden moet presenteren over volgorde
van aftreden volgens de statuten, het kan dus niet zo zijn dat het halve bestuur gelijklopende
termijnen heeft.
Besluit: de ALV stelt het voorgestelde rooster van aftreden als volgt vast:
functie
voorzitter
vicevoorzitter
secretaris
penningmeester
activiteitencoördinator

bestuurslid
Louis Spaninks
Theo Zomer
Gert Hovestad
Hans Liefrink
Rob Hendriks
benoemd in
2011
2011
2011
2011
2011
aftreden in
2014
2014
2013
2012
2013
De leden van de kascommissie, te weten Piet Penning, Cor Kool en Maarten Edelman-Bos, zijn
beschikbaar voor herbenoeming in 2012. Het bestuur stelt de ALV voor deze heren voor 2011 te
benoemen als leden van de kascommissie.
Besluit: de ALV benoemt Piet Penning, Cor Kool en Maarten Edelman-Bos als leden van de
kascommissie 2011.

13.




Vervolgens reikt Louis aan mevr. J. Knop en de heren Jan Homma, Arie Keus en Dries Bakkenes
het speldje uit behorende bij het 25 jarig lidmaatschap, nadat zij kort hebben toegelicht hoe zij lid
zijn geworden. De overige niet aanwezige jubilarissen krijgen het speldje thuis gestuurd.
VASTSTELLEN REGLEMENT REGIO'S EN REGISTERS.
Naar aanleiding van het voorstel vraagt Harry Doeven wie de regels bepaalt wanneer er binnen de
regio’s iets fout loopt. Hoe dienen de zaken dan opgelost te worden? Rob Hendriks antwoordt dat
dit zijn verantwoording is.
Ronald Everts meent dat het op te richten 123 GT Register niet past in het al aanwezige
huishoudelijk reglement. Er zouden volgens hem inconsistenties in zitten.
Jan Pieter Bal oppert het voorstel als concepttekst voor te leggen en daarbij te vragen om
aanvullingen. Toetsing kan dan later op ALV in 2012.
Gert Hovestad legt uit dat Ronald Everts in die zin gelijk heeft dat in artikel 12.1 van het
huishoudelijk reglement sprake is van reglementen (meervoud), wat ruimte biedt voor meerdere
uitvoeringen. De vraag is wel of het gewenst is. Het voorstel biedt voldoende ruimte om diverse
activiteiten te ontwikkelen. We kunnen ook het huishoudelijk reglement aanpassen naar één
versie.
4


Arthur Maandag vraagt of Ronald Everts een formeel of inhoudelijk bezwaar heeft.
Egbert Braaksma meent dat de intentie in orde is. Wel is meer sturing vanuit bestuur en
activiteitencoördinator wenselijk.
Besluit: het voorstel wordt niet aangenomen en wordt in 2012 na afstemming opnieuw aan de ALV
voorgelegd.
14.
BESLUITVORMING CLUBHUIS.

Louis neemt de gevolgde marsroute op weg naar voorstel door. Er zijn 192 reacties op de enquête
op de website binnengekomen. De uitslag van de enquête is afwijzend, net zoals de stemming in
de Adviesraad. Het standpunt van het bestuur is op basis van het resultaat van de werkgroep ook
terughoudend. Dit heeft vooral met name te maken met de beheersbaarheid en het continuïteit bij
de noodzakelijke inzet van personeel.

Het resultaat van de stemming is: voor zijn 6 leden, tegen zijn 44 leden.
Besluit: de ALV besluit niet te investeren in een clubhuis zoals voorgesteld in de besproken plannen.
15.




VIERING 44-JARIG JUBILEUM.
Het bestuur overweegt de viering te laten samenvallen met de International Volvo Meeting (IVM)
en de VKB. Het voorstel wordt toegelicht en de leden wordt gevraagd of zij dit een goed vinden.
Op 3 leden na stemmen de aanwezigen in met het voorstel.
Egbert Braaksma vraagt om na te denken over waaruit de reservering kan worden voldaan. Eus
Cornelese zegt voor te zijn, maar vindt ook dat er nagedacht moet worden de dekking van de
reservering. In ieder geval niet ten laste van ons eigen vermogen brengen vindt hij.
Fred Stieltjes is het niet eens met Eus. Hij pleit voor een mooi feest, dat wordt benut om relaties
goed te houden, zeker in internationaal verband.
Na stemming wordt besloten dat jaarlijks € 25.000,- wordt gereserveerd voor de jubileumviering.
Besluit: voor de viering van het 44-jarig jubileum in 2014 wordt jaarlijks € 25.000,- gereserveerd, te
beginnen in 2011.
16.

17.

VERKIEZING MOOISTE ALV-AUTO'S.
Gerrit Marcus als vertegenwoordiger van de TC maakt de volgende uitslag bekend:
-
type Amazon:
type Amazon Combi:
type Katterug:
type P 1800:
type 164:
type 140:
-
sportiviteitprijs: kenteken DE-41-72, eigenaar Gerard van Hal;
publieksprijs:
kenteken DE-60-25, eigenaar Boele Braaksma
kenteken 68-08-FL, eigenaar Henk Westerhof;
kenteken DE-26-012, eigenaar Niek Deuzen;
kenteken AL-37-46, eigenaar Louis Spaninks;
kenteken DE-60-25, eigenaar Boele Braaksma;
kenteken DH-71-60, eigenaar Johan Everaerts;
kenteken RN-22-LZ, eigenaar C. Snoep;
RONDVRAAG EN AFSLUITING.
Han Misdom vraagt hoe de aansprakelijkheid van de leden is geregeld wanneer er in
verenigingsverband wordt gesleuteld. Antwoord: de VKV heeft hiervoor een
aansprakelijkheidsverzekering afgesloten.
5


Ronald Menges deel mede dat wanneer de activiteiten in de activiteitenkalender op de website
één op één worden overgenomen in het VKM. De regio’s en registers dienen dus zelf de
activiteiten op de website goed te vermelden.
Jos Tromp maakt zich zorgen over de stijging van de kosten van deelname van het LKW. Met
name over de leeftijd van de kinderen, er moet dit jaar namelijk betaald worden voor kinderen
vanaf 16 jaar. Geantwoord wordt dat het bestuur gaat zorgen dat dit rechtgetrokken wordt.
Niets meer aan de orde zijnde sluit Louis Spaninks om 17.08 uur de vergadering en wenst iedereen,
mogelijke na een versnapering, wel thuis.
Dit verslag is vastgesteld in de Algemene Ledenvergadering op 3 juni 2012.
.........................................................
Louis Spaninks, voorzitter
.......................................................
Gert Hovestad, secretaris.
6