Verslag raadszitting 18/02/2016

PROVINCIE ANTWERPEN
OCMW SCHILDE
NOTULEN VAN DE RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN
Zitting van 18 februari 2016
Aanwezig: mevr. Scholiers L. Voorzitter,
mevr. Argüelles A., dhr. Cautereels W., mevr. Vanhoutte M., dhr. Goemaere F., dhr. Jacobs
H., mevr. Struyf M., mevr. Tutelaars R., dhr. Hanssen H., mevr. Duchateau N.,Raadsleden;
dhr. De Rycke E., Secretaris.
Openbare zitting:
01
Goedkeuring verslag van de raadszitting d.d. 21/01/2016
Het agendapunt wordt behandeld als laatste punt van de openbare zitting omdat voor de
behandeling ervan het aangewezen is dat dhr. Hanssen H. aanwezig is.
Mevr. Tutelaars R. informeert de Raad dat mevr. Braem N., verontschuldigd wegens ziekte,
het niet eens is met de inhoud van agendapunt 6, de goedkeuring van het verslag van de
raadszitting d.d. 03.12.2015. Concreet heeft zij nooit gezegd “ze komt duidelijk profiteren”.
Wel heeft zij gezegd “Is deze mevrouw wel bereid om tot 67 jaar te werken en welke
garanties heeft het OCMW daarvoor?” Omdat op vraag van dhr. Hanssen H. deze
opmerkingen werden opgenomen in het verslag, wordt aan hem gevraagd of hij akkoord gaat
met de stellingname van mevr. Braem N. Deze laatste gaat akkoord met de aanpassing van de
tekst waarna het verslag van de raadszitting d.d. 21.01.2016 eenparig wordt goedgekeurd.
02
Aktename beslissingen van de OCMW-Secretaris gedurende de maand januari
2016.
De Raad neemt kennis van de beslissingen van de OCMW-Secretaris gedurende de maand
januari 2016.
03
Opvolging openstaande punten vorige raadszitting.
Mevr. Scholiers H. licht het agendapunt toe. Er kwamen geen kandidaataannemers opdagen voor de verbouwingswerken van de cafetaria van de assistentiewoningen
“Molenerf” en bepaalde onderhoudswerken. De aankondiging voor deze werken werd
gepubliceerd vlak voor het kerstverlof. Volgens de architect kan dit een oorzaak zijn voor het
gebrek aan belangstelling. De complexiteit van de opdracht is een mogelijke andere
verklaring. Beslist werd om over te gaan tot een tweede oproep.
De residenten van de serviceflats “Hof van Picardiën” werden getroffen door
allerlei mankementen in het gebouw. Vooreerst werkte de lift niet meer. In een periode van 3
weken is de onderhoudsfirma praktisch dagelijks moeten langskomen voor nazicht en herstel.
De oorzaak van de panne werd door de liftconstructeur, de firma Thyssen-Krupp, waarmee
het centrum een onderhoudscontract voor de lift heeft afgesloten, niet dadelijk gevonden.
Ongeveer 12 keer is er een technicus langs geweest. Aan de raadsleden werd het e-
mailverkeer tussen onze diensten en de firma bezorgd om het probleem op te lossen.
Uiteindelijk functioneert de lift weer naar behoren. Met een aangetekend schrijven werd aan
Thyssen-Krupp gevraagd wat de oorzaak was voor deze panne en wat er wordt gedaan om
dergelijke langdurige stoornissen in de toekomst te vermijden. Een tweede probleem is de
elektriciteitsfactuur van de bewoners. Sommige residenten hebben recent de jaarlijkse
afrekeningfactuur ontvangen. Bij enkele was deze uitzonderlijk hoog. Volgens de
onderaannemer van de elektriciteitswerken, de firma Hugens, zijn er tot nu 2 mogelijke
oorzaken. Enerzijds doordat bepaalde residenten de zekering Z15 (deze zekering bedient de
sturing van het accumulatievuur, bij uitschakeling van deze zekering laadt de
accumulatieverwarming constant op) zelf hebben afgezet. Anderzijds zou de oplaadtijd van de
betrokken vuren verschoven zijn en gedeeltelijk buiten de daluren vallen. Of deze 2 factoren
een algemeen gegeven zijn, dient nog verder onderzocht te worden. Ondertussen zullen onze
diensten de jaarlijkse afrekenfactuur opvragen van elke bewoner. Dergelijke gebeurtenissen
zijn begrijpelijkerwijze verre van aangenaam voor de residenten.
Dhr. Jacobs H. vraagt of de raadsleden via mail telkens het verslag kunnen bekomen van de
georganiseerde bewonersvergaderingen? Dit kan, zij het met enige vertraging wegens de
huidige werklast van de verantwoordelijke maatschappelijk werker.
Dhr. Goemaere F. vraagt naar de stand van zaken betreffende het eventueel
installeren van draadloze noodknoppen voor de sociale dienst. De OCMW-secretaris
informeert hem dat hij contact heeft opgenomen met de preventieambtenaar van Igean om het
probleem, de mogelijke angstgevoelens van sommige maatschappelijk werkers, tijdens de
uitoefening van hun functie, in kaart te brengen en alle mogelijke oplossingen te formuleren.
04
Goedkeuring gebruikersovereenkomst met de Paters van Scheut voor de
opvang van vluchtelingen in het voormalig zusterhuis.
Mevr. Tutelaars R. en mevr. Duchateau informeren de Raad dat zij deskundig advies hebben
ingewonnen over de voorgestelde gebruikersovereenkomst betreffende het zustershuis tussen
het OCMW en de paters van Scheut. Zij vragen dat er een clausule wordt voorzien in de
overeenkomst waarbij het centrum, bij eindiging van de overeenkomst door de paters, een
compensatie bekomt voor de gedane kosten in het zusterhuis. Boekhoudkundig worden deze
kosten afgeschreven op 5 jaar. Mevr. Scholiers antwoordt dat de paters van Scheut geen huur
vragen aan het OCMW voor dit gebouw. Bovendien is zij ervan overtuigd dat de paters,
omwille van hun diepgewortelde overtuiging om mensen in nood te helpen, de overeenkomst
met het OCMW niet vroegtijdig zullen beëindigen. De Raad komt dan tot volgende
besluitvorming:
De Raad in openbare zitting;
Gelet op de vraag van de federale overheid om 13 asielzoekers op te vangen;
Gelet op de toestemming van de paters van Scheut om een voormalig zusterhuis in te richten
voor de opvang van 2 gezinnen met kinderen met een maximum van 12 personen,
Gelet op de voorgestelde gebruikersovereenkomst met de paters in bijlage;
Op voorstel van de Voorzitter,
Na erover beraadslaagd te hebben;
Besluit met 7 stemmen voor en 3 tegen, met name door, mevr. Tutelaars R., dhr. Jacobs H. en
mevr. Duchateau N. , de Open-VLD fractie, met als argumentatie dat er een clausule moet
worden opgenomen in het contract waarbij er een compensatie voor het OCMW wordt
voorzien voor de gemaakte kosten als de paters de overeenkomst vroegtijdig beëindigen:
Art. 1: De gebruikersovereenkomst in bijlage met de paters van Scheut voor de opvang van
asielzoekers wordt goedgekeurd.
Art. 2: Dit besluit wordt opgenomen in de lijst voorzien bij artikel 254 van het decreet van
19.12.2008 betreffende de organisatie van de OCMW’s.
05
Stand van zaken inrichting zusterhuis van de Paters van Scheut als LOI.
De Raad neemt akte van een nota van architect Gemoets Christof betreffende de nodige
aanpassingswerken aan het zusterhuis van de paters van Scheut voor de opvang van 2
gezinnen met kinderen in het kader van een LOI.
De raadsleden overlopen de voorgestelde aanpassingen van bovenvermelde architect. De
raadsleden gaan akkoord met de antwoorden op de voorgestelde aanpassingen, gegeven door
de Voorzitter.
Bepaalde werken kunnen door onze karweidienst uitgevoerd worden, zoals het plaatsen van
een nieuwe cilinder met een 6-tal sleutels.
Een wasmachine en een droogkast heeft het OCMW nog in voorraad.
Een tv en kabeldistributie zijn verplicht door Fedasil. Een internetaansluiting wordt voorlopig
niet voorzien. Eerst zal aan de paters gevraagd worden of het mogelijk is om via WIFI
gebruik te maken van hun internetverbinding of via een kabel van het hoofdgebouw.
Sommige raadsleden merken op dat voor de schoolgaande kinderen een gratis pc kan worden
bekomen via allerlei organisaties.
Eenparig wordt dan het aangepaste lastenboek goedgekeurd.
Dhr. Jacobs H. vraagt om via mail de kwaliteitsnormen die Fedasil hanteert voor LOIwoningen aan hem te bezorgen. De secretaris zal terzake het nodige doen.
06
Aankoop software programma Sociopack van Woonpartners nv.,
Kortrijksesteenweg 307, Harelbeke voor de verhuur van sociale woningen (
100 woningen ).
De Raad in openbare zitting;
Overwegende dat het centrum gebruik maakt van het programma “Prometheus” van
Cipal voor de verhuring van sociale woningen, teneinde deze verhuringen te doen conform de
voorwaarden van de Vlaamse Overheid;
Overwegende dat dit programma bij Cipal werd aangekocht doch dat Cipal het
centrum heeft meegedeeld dat zij dit programma met ingang van 01.01.2017 niet meer gaan
ondersteunen maar dat zij een samenwerking hebben georganiseerd met Woonparters NV,
Kortrijksesteenweg 307, Harelbeke, gespecialiseerd in dergelijke programma’s;
Overwegende dat Woonpartners NV een prijsofferte heeft ingediend voor het gebruik
van het programma Sociopack voor de verhuur van sociale woningen;
Overwegende dat Sociopack voor 50 woningen voor 2 gebruikers eenmalig € 2.800
excl. btw kost en € 448 per jaar excl. btw voor het onderhoudscontract;
Overwegende dat voor de implementatie € 90 per uur wordt gevraagd;
Overwegende dat deze bedragen zijn voorzien in het goed gekeurde budget 2016;
Op voorstel van de Voorzitter;
Na erover beraadslaagd te hebben;
Besluit eenparig:
Art. 1: De prijsofferte voor de aankoop van Sociopack in bijlage voor de verhuring van 50
sociale woningen met een eenmalige licentie van € 2.800 excl. btw voor 2 gebruikers en een
onderhoudscontract van € 448 excl. per jaar, wordt goedgekeurd.
Art. 2: Dit besluit wordt opgenomen in de lijst voorzien bij artikel 254 van het decreet van
19.12.2008 betreffende de organisatie van de OCMW’s.
07
Evaluatie samenwerking met Handicar Zoersel voor aangepast vervoer.
De Raad neemt kennis van het evaluatieverslag betreffende de samenwerking met Handicar
Zoersel voor aangepast vervoer. De conclusie van het verslag is dat de samenwerking met
Handicar zorgt voor een beperkte instroom van fondsen (op jaarbasis geraamd op € 1662,60)
die onmogelijk zouden zijn zonder de samenwerking. Daarom wordt beslist om deze
samenwerking tijdens het dienstjaar 2016 verder te zetten en begin 2017 een nieuwe evaluatie
op te maken.
08
Goedkeuring afsluiten onderhoudscontract met de firma ID Solutions bvba
voor de domotica in het “ Hof van Picardiën “.
De Raad neemt kennis van de antwoorden van de firma IDsolutions BVBA, Pleinstraat 8,
3050 Oud-Heverlee, betreffende de opmerkingen van dhr. Goemaere F. over het
onderhoudscontract voor de serviceflats “Hof van Picardiën”. De Raad komt dan tot volgende
besluitvorming:
De Raad in openbare zitting;
Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare
centra voor maatschappelijk welzijn en in het bijzonder op de artikelen 51 en 52 betreffende
de bevoegdheid van de raad voor maatschappelijk welzijn;
Gelet op de wet van 15.06.2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde
opdrachten voor werken, leveringen en diensten, in het bijzonder op artikel 26, §1 1°, a);
Gelet op het K.B. van 15.07.2011 betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten in
de klassieke sectoren, in het bijzonder op artikel 105;
Overwegende dat het noodzakelijk is om dringend een overheidsopdracht te
gunnen;
Overwegende dat de serviceflats “Hof van Picardiën” zijn uitgerust met allerlei
domotica toepassingen die echter frequent niet naar behoren functioneren waardoor het
aangewezen is een onderhoudscontract af te sluiten met de firma die deze toepassingen
initieel heeft geïnstalleerd;
Gelet op het voorstel d.d. 14.12.2015 van de firma IDsolutions BVBA, Pleinstraat 8,
3050 Oud-Heverlee, in bijlage;
Overwegende dat er een toereikend krediet voorzien is in het exploitatiebudget 2016;
Op voorstel van de Voorzitter;
Na erover beraadslaagd te hebben;
Besluit eenparig:
Art. 1: Het onderhoudscontract in bijlage voor het onderhoud van de domotica-toepassingen
van de serviceflats “Hof van Picardiën” wordt onderhands gegund aan de firma IDsolutions
BVBA, Pleinstraat 8, 3050 Oud-Heverlee.
Art. 2: Dit besluit wordt opgenomen in de lijst voorzien bij artikel 254 van het decreet van
19.12.2008 betreffende de organisatie van de OCMW’s.
09
Indexatie tarieven kinderopvangcentra.
Door de stijging van de gezondheidsindex beslist de Raad eenparig de tarieven van de
kinderopvangcentra aan te passen De berekening wordt als volgt gemaakt: het indexcijfer van
december 2015 gedeeld door het indexcijfer van december 2013 of een stijging met 1,018%.
Volgende tarieven zijn met ingang van 01.02.2016 van toepassing:
Kinderen binnen de gemeente: 1ste kind = € 2,32 per uur. Vanaf het 2de kind = € 1,86 per uur.
Kinderen buiten de gemeente: vast tarief voor elk kind binnen het gezin = € 3,13 per uur.
De ouders worden per brief op de hoogte gebracht van deze beslissing. De nieuwe tarieven
zullen ook uitgehangen worden in beide kinderopvangcentra.
10
Goedkeuring openstellen van feestelijkheden in de flatjes voor een ruimer
publiek en financiële tussenkomst vragen aan de deelnemers.
De Raad neemt kennis van een vraag van de seniorenraad om de feestelijkheden die
georganiseerd worden in de cafetaria van “Molenerf” (carnaval, verloren maandag, de
jaarlijkse barbecue, halloween, Sint Nicolaas enz.) ook open te stellen voor de bejaarden die
wonen in een huisje van de gemeente in de Molenstraat. Afhankelijk van welke activiteit er
wordt georganiseerd, zou dan een bijdrage van de deelnemers gevraagd worden. De
raadsleden gaan eenparig akkoord met dit voorstel op voorwaarde dat de bewoner van wat
vroeger een bejaardenwoning was, minstens de leeftijd van 65 jaar heeft bereikt. De eigen
financiële bijdrage is afhankelijk per activiteit. De prijzen moeten in elk geval democratisch
blijven. De inbreng van een eigen financiële bijdrage is ook van toepassing op de residenten
van de serviceflats en assistentiewoningen.
11
Goedkeuring opsplitsing dagprijs van de assistentiewoningen “ Molenerf “
tussen genotsrecht en zorg- en dienstverlening.
De Raad neemt kennis van een nota van de verantwoordelijke
maatschappelijk werker van de assistentiewoningen “Molenerf”. Zij stelt voor om het
genotsrecht (de huur) vast te stellen op € 18 per dag en voor de zorg- en dienstverlening €
2,26 per dag te vragen. De totale dagprijs bedraagt dan € 20,26, zoals beslist door de Raad in
zijn zitting van 13.02.2014. Dit voorstel wordt door de raadsleden eenparig goedgekeurd.
12
Indexatie dagprijs assistentiewoningen “ Molenerf “ en serviceflats “ Hof van
Picardiën “.
De Raad in openbare zitting;
Gelet op de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk
welzijn;
Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra
voor maatschappelijk welzijn en in het bijzonder op de artikelen 51 en 52 betreffende de
bevoegdheid van de raad voor maatschappelijk welzijn;
Gelet op het decreet van 29.06.2012 tot wijziging van voornoemd decreet;
Gelet op het gecoördineerde decreet van 18 december 1991 op het gebied van de voorzieningen
voor bejaarden;
Gelet op het Ministerieel Besluit van 12 augustus 2005 houdende bijzondere bepalingen
betreffende prijzen voor de sector van de instellingen voor bejaardenopvang, meer bepaald
artikel 5;
Gelet op de raadsbeslissing d.d. 17.01.2013 houdende de indexatie van de dagprijs met 1,48%
tot € 20,07 voor de assistentiewoningen “Molenerf” en tot € 26,54 voor de serviceflats “Hof
van Picardiën”, waarvan kennis werd genomen door de Prijzendienst van de FOD Economische
Zaken, Koning Albert II laan 16, 1000 Brussel d.d. 07.02.2013;
Overwegende dat een indexatie van de dagprijs thans aangewezen is omdat verleden jaar, als
gevolg van de lage inflatie, niet werd overgegaan tot een indexatie van de dagprijs voor beide
voorzieningen;
Overwegende dat hiervoor volgende formule wordt gebruikt: het indexcijfer van de
consumptieprijzen van februari 2016 (124,42) gedeeld door het indexcijfer van december 2013
(122,84), zijnde een verhoging met 1,29%;
Overwegende dat de dagprijs van de assistentiewoningen “Molenerf” van momenteel € 20,26,
samengesteld uit een genotsrecht van € 18,18 en voor de zorg- en dienstverlening € 2,28
daardoor kan worden verhoogd met € 1,29% tot € 20,52;
Overwegende dat de dagprijs van de serviceflats “Hof van Picariën” momenteel € 26,25
bedraagt en door de indexatie kan verhoogd worden met 1,29% of € 26,59;
Overwegende dat ondanks voornoemde prijsverhoging de dagprijs redelijk blijft in verhouding
tot de kostenstructuur en het exploitatieresultaat en ook gematigd in verhouding tot de prijzen
in de regio;
Op voorstel van de Voorzitter;
Na erover beraadslaagd te hebben;
Besluit eenparig:
Art. 1: Met ingang van 01.05. 2016 wordt de dagprijs, momenteel € 20,07, van de
assistentiewoningen ‘Molenerf’, Molenstraat 70 te 2970 Schilde geïndexeerd met 1,29% tot €
20,33.
Art. 2: Met ingang van 01.05.2016 wordt de dagprijs momenteel € 26,25 van de serviceflats
“Hof van Picardiën”, Molenstraat 72 te 2970 Schilde geïndexeerd met 1,29% tot € 26,59.
Art. 3: De aangepaste prijzen moeten via het nieuwe e-loket worden meegedeeld aan de
prijzencommissie van het Agentschap Zorg en Gezondheid.
Art. 5: Dit besluit wordt opgenomen in de lijst voorzien bij artikel 254 van het decreet van
19.12.2008 betreffende de organisatie van de OCMW’s.
13
Goedkeuring onderhands gunnen van het plaatsen van een nieuw
parlefoonsysteem in de assistentiewoningen “ Molenerf “.
De OCMW-secretaris licht het agendapunt toe. Het parlofoonsysteem van de
assistentiewoningen “Molenerf” werkt niet meer naar behoren. Er zijn 2 problemen: enerzijds
werken een aantal parlofoontoestellen niet meer, anderzijds kan de bezoeker die aanbelt door
de residenten die nog een toestel bezitten dat ‘normaal’ werkt, gehoord worden door alle
residenten. De firma Alarm Wouters bvba, Driesheide 9, 2980 Halle, werd in eerste instantie
gevraagd om het probleem op te lossen. Bij controle heeft deze firma vastgesteld dat alle
toestellen tot op de draad versleten zijn. Dit is normaal want het parlofoonsysteem is meer dan
21 jaar oud en nog nooit vervangen. De secretaris stelt voor om deze investering te
beschouwen als dringend en dus de markt niet te verkennen. Een ander argument om dit zo te
regelen is het aanbod van Alarm Wouters om de al gemaakte kosten, ten bedrage van €
520,25, in mindering te brengen van de factuur van € 5.129 excl. btw. De Raad komt dan tot
volgende besluitvorming:
De Raad in openbare zitting;
Gelet op het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare
centra voor maatschappelijk welzijn en in het bijzonder op de artikelen 51 en 52 betreffende
de bevoegdheid van de raad voor maatschappelijk welzijn;
Gelet op de wet van 15.06.2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde
opdrachten voor werken, leveringen en diensten, in het bijzonder op artikel 26, §1 1°, a);
Gelet op het K.B. van 15.07.2011 betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten in
de klassieke sectoren, in het bijzonder op artikel 105;
Overwegende dat het noodzakelijk is om dringend een overheidsopdracht te
gunnen;
Overwegende dat de assistentiewoningen “Molenerf” zijn uitgerust met een
parlofoonsysteem dat volledig versleten is en dringend vervangen dient te worden;
Gelet op het voorstel in bijlage d.d. 05.02.2016 van de firma Alarm Wouters bvba,
Driesheide 9, 2980 Halle, voor het plaatsen van een nieuw parlofoonsysteem in de
assistentiewoningen “Molenerf” voor een bedrag van € 5.129 excl. btw min de al gemaakte
kosten ter waarde van € 520,25 excl. btw of voor een totaal bedrag van € 4.608,75 excl. btw;
Overwegende dat er een toereikend krediet voorzien is in het investeringsbudget 2016;
Op voorstel van de Voorzitter;
Na erover beraadslaagd te hebben;
Besluit eenparig:
Art. 1: De opdracht voor het leveren en plaatsen van een nieuw parlofoontoestel in de
assistentiewoningen “Molenerf”, wordt gegund aan de firma Alarm Wouters BVBA,
Driesheide 9, 2980 Halle, voor het bedrag van € 4.608,75 excl. btw.
Art. 2: Dit besluit wordt opgenomen in de lijst voorzien bij artikel 254 van het decreet van
19.12.2008 betreffende de organisatie van de OCMW’s.
14
Principiële goedkeuring samenwerkingsovereenkomst met VDAB in
samenwerking met de gemeente CBS d.d. 21/12/2015.
Principieel wordt eenparig goedkeuring verleend aan een mogelijke
samenwerkingsovereenkomst met de VDAB in samenwerking met de gemeente (zie CBS d.d.
21/12/2015). De bedoeling is dat leefloners, die tewerkgesteld worden via artikel 60 § 7 van
de organieke wet van de OCMW’s beter begeleid worden om hun kansen op de arbeidsmarkt
te vergroten.
15
Goedkeuring intrekking besluit van de Raad d.d. 21/05/2015 en 30/07/2015
om prijs te vragen bij 3 firma’s voor het opmaken van het bestek voor
energiebesparende maatregelen in de LOI woning Dorpsstraat 8.
De OCMW-Voorzitter, mevr. Scholiers H., licht het agendapunt toe. Het punt heeft
betrekking op het opmaken van een bestek voor energiebesparende maatregen in de LOIwoning Dorpsstraat 8 te 2970 Schilde. Zij stelt dat het centrum onmogelijk prijs kan vragen
aan een privéfirma betreffende het opstellen van een bestek van de energiedoorlichting van
Eandis die vertrouwelijk is en gratis was. Tijdens de laatste vergadering van de stuurgroep
gemeente-OCMW betreffende de uitvoering van het stappenplan voor de inkanteling van het
centrum heeft zij terzake advies gevraagd aan het gemeentebestuur. Daar werd gesteld dat het
gemeentebestuur dergelijke opdachten automatisch gunt aan Eandis. Het is daarom
aangewezen dat de Raad zijn beslissingen van 21.05.2015 en 30.07.2015 intrekt en de
opdracht voor het opmaken van een bestek voor energiebesparende maatregen in de LOIwoning Dorpsstraat 8 gunt aan Eandis. Indien de Raad dit niet doet, zal het dossier voor de
rest van de legislatuur gewoon niet behandeld kunnen worden. De Raad gaat akkoord met de
zienswijze van de Voorzitter en beslist eenparig om de raadsbeslissingen d.d. 21.05.2015 en
30.07.2015 in te trekken.
16
Bespreking aanwerving alround halftijds administratief medewerker.
De Raad neemt kennis van volgende mail d.d. 10.02.2016 van dhr. Knaepkens Luc,
diensthoofd thuiszorg, betreffende de wenselijkheid om over te gaan tot de aanwerving van
een halftijds allround administratief medewerker:
Motivatie voor administratieve ondersteuning – Dienst Thuiszorg
m.b.t. het technisch beheer van het patrimonium en de dispatching, facturatie en
subsidiëring van de vervoerdiensten
Technisch beheer van het patrimonium
Naast het Sociaal Huis, Turnhoutsebaan 67, en de beide kinderopvangcentra, Het Appeltje
en ’t Wezelke, beheert het OCMW eveneens 106 woonentiteiten:
- 35 assistentiewoningen Molenerf
- 22 serviceflats Hof van Picardiën
- 25 sociale woningen Molenstraat (vroegere bejaardenwoningen)
- 12 sociale appartementen Molenstraat 71 - 73 (vroegere appartementen jonge gezinnen)
- 8 sociale appartementen Kerkelei 61
- 4 sociale appartementen Kerkelei 63
Eén van de conclusies van de interne audit (vorige legislatuur) was dat het beheer, opvolging
en toezicht de verantwoordelijkheid zou worden van een halftijdse maatschappelijk werker, in
casu Renate Kenis.
Op dat moment was het zo dat enkel de 8 sociale appartementen Kerkelei 61 onderworpen
waren aan Sociaal Huurbesluit; bij aanvang van de huidige legislatuur werden alle overige
woonentiteiten (met uitzondering van de assistentiewoningen en serviceflats) eveneens
beschouwd als sociale woningen, die onder toepassing van het Sociaal Huurbesluit vallen.
Het is geen sinecure om deze wetgeving alsook de voortdurende wijzigingen op te volgen en
de verhuring/beheer wachtlijst correct te laten verlopen;
daarnaast is er ook nog de specifieke regelgeving SF en het decreet Groep
Assistentiewoningen.
Deze zaken behoren in ieder geval tot de opdracht van collega Renate.
Een erg onderschat aspect m.b.t. vermeld patrimonium is het technisch beheer van vermelde
woonentiteiten: in feite is deze belangrijke en specifieke opdracht in geen enkele
functiebeschrijving vermeld en gebeurt de noodzakelijke opvolging deels door
verantwoordelijke Renate, deels door mezelf als dienstverantwoordelijke thuiszorg en
verantwoordelijke karweidienst, en sporadisch deels door andere collega’s, secretaris of
Voorzitter.
De administratieve ondersteuning bij de evolutie van louter “klusjes bij cliënten” naar “het
beheer van 106 woonentiteiten” is volledig achterwege gebleven, dit ten koste van het
eigenlijke werk van betrokken maatschappelijk werkers en uiteindelijk ook ten koste van de
bewoners.
Vanuit onze dagelijkse ervaringen dringt zich een noodzaak op om vermeld technisch beheer
meer gestructureerd en efficiënter te laten verlopen.
Waarover gaat het precies?
In eerste instantie dient er een “technische fiche” per wooneenheid opgemaakt te worden.
Dit bestand omvat naast een plaatsbeschrijving ook de opsomming van alle aanwezige
technische apparatuur en toestellen (CV – boiler – keukentoestellen e.d.).
Zo is er meteen duidelijkheid over waarborg, afschrijving, eventuele herstellingen,
onderhoudswerken, e.d.
Momenteel is er ook geen systematisch overzicht aangaande periodieke controles of
werkzaamheden, zowel in eigen beheer (bv. reinigen filters luchtafvoer, afnemen stalen
legionellabestrijding) als uitbesteed aan externe ondernemingen (bv. controle PAS-toestellen,
nazicht liften).
Verzekeringen, onderhoudscontracten dienen nauwlettend opgevolgd te worden.
Ook de energievoorzieningen en telefoonaansluitingen (in combinatie met het oproepsysteem) zorgen voor extra administratieve rompslomp.
Op geregelde tijdstippen dienen lastenkohiers gemaakt te worden, prijsvragen te gebeuren,
contacten met leveranciers/fabrikanten (bijv. bestelling vliegenramen SF).
Een ander aspect is de controle en het nazicht van bestelbon – werk-of leveringsbon – factuur:
zij dienen een sluitend geheel te zijn. Meteen kan er ook meer aandacht besteed worden
aan opvolging van leveringen en werkzaamheden.
Last but not least zijn de voortdurende meldingen/klachten i.v.m. technische aangelegenheden,
soms kleinigheden, soms zeer ernstig. Dit is dagelijkse kost. Uit klantvriendelijkheid wordt
hier zo accuraat mogelijk op gereageerd, zoniet zitten bewoners in de kou, zonder warm water,
met een defecte koelkast, zonder licht, met een lekkende kraan, enz.
Deze opvolging is zéér tijdrovend! Er dient intern overleg gepleegd te worden,
contacten met de gemeentelijke Dienst der Werken of externe aannemers.
In de marge van dit rapport wil ik ook nog even onderstrepen
dat de technische problemen in het Hof Van Picardiën buitenmatige proporties aannemen.
Conclusie:
de coördinatie van het technisch beheer van het woon patrimonium kan o.i.
beter gecentraliseerd worden, waardoor er terug tijd vrijkomt voor de specifieke taken van
betrokken maatschappelijk werker(s)
.Desondanks is de Dienst Thuiszorg wel overtuigd van het belang van een degelijke
opvolging, zowel naar de bewoners toe als naar de eigen organisatie.
Dispatching, facturatie en subsidiëring van de vervoerdiensten
Met vervoerdiensten worden enerzijds de eigen minibus en anderzijds de Minder-MobielenCentrale bedoeld.
Beide worden momenteel georganiseerd door onze onthaalbediende Marleen Vrelust.
N.a.v. de huidige samenwerking met Handicar Zoersel wordt eerstdaags een specifiek
softwarepakket geïmplementeerd, waaraan facturatie en subsidiëring gelinkt zijn.
Ook de MMC beschikt over aparte software, welke aangeboden wordt door de overkoepelende
organisatie Taxi-Stop; momenteel is deze in onze dienst nog niet operationeel.
Na de interne audit was gesteld dat de combinatie vervoerdienst – onthaal niet ideaal was;
daarom werd er een beperkte uitbreiding qua uren voorzien, doch deze is er tot op hedenniet
gekomen.
Tegelijkertijd geeft collega Marleen aan dat de invoering van beide softwarepakketten te
belastend zal zijn voor haar.
Door beide beschreven zaken wordt aan de Raad voorgesteld een halftijds administratief
medewerk(st)er te voorzien.
Vermoedelijk kan dit zonder uitbreiding van het budget.
Deze mogelijke tewerkstelling vangt liefst zo spoedig mogelijk aan en zal geëvalueerd
worden bij de inkanteling bij het gemeentebestuur op 01 januari 2019.
Schilde, 10 februari 2016
Luc Knaepkens
Diensthoofd Thuiszorg
De OCMW-secretaris informeert de Raad dat In het budget 2016 en de meerjarenplanning de
aanwerving van een halftijdse contractuele administratieve medewerker echter niet werd
voorzien. De enige mogelijkheid is om een poetsvrouw van de reguliere thuiszorg, waarvoor
een krediet is voorzien in het budget 2016, te ontslaan en te vervangen door een dergelijke
administratieve medewerker. Probleem is echter dat het momenteel nog niet zeker is of deze
poetsvrouw al of niet door onze arbeidsgeneeskundige dienst definitief ongeschikt zal worden
verklaard om haar functie nog ooit uit te oefenen. Midden april moet zij opnieuw verschijnen
voor de arbeidsgeneesheer. Pas dan hoopt hij zekerheid te hebben dat de nodige kredieten vrij
komen voor een dergelijke aanwerving. De raadsleden hebben begrip voor de penibele
werksituatie van de verantwoordelijke van de dienst patrimonium. Voorgesteld wordt om een
contractuele technische bediende aan te werven in het kader van een projectfunctie. Aan het
diensthoofd thuiszorg wordt gevraagd om een functiebeschrijving van een dergelijke
medewerker op te maken. Als alles normaal verloopt, d.w.z. als de nodige kredieten
vrijgemaakt kunnen worden voor deze nieuwe aanwerving, dan wordt de effectieve
indiensttreding voorzien met ingang van 01.07.2016. Dit voorstel wordt door de Raad
eenparig goedgekeurd.
17
Goedkeuring evalulatie decretale graden i.s.m. de gemeente.
De OCMW-secretaris licht het agendapunt toe. Tijdens de vergadering van de
stuurgroep gemeente-OCMW betreffende de inkanteling van het centrum bij de gemeente,
werd door het gemeentebestuur de vraag gesteld of het centrum interesse heeft om voor de
evaluatie van de decretale graden samen een deskundige firma aan te stellen. Omdat het
waarschijnlijk goedkoper zal zijn dan dat gemeentebestuur en het OCMW apart een dergelijke
firma aan gaan stellen, beslist de Raad eenparig om dit voorstel goed te keuren.
Wat betreft de evaluatie van personeel is er nieuws. Op 26.06.2015 heeft de Vlaamse regering
een voorontwerp van decreet goedgekeurd om de ‘organieke Decreten’ (Gemeentedecreet,
OCMW-decreet en Provinciedecreet) aan te passen. De voornaamste wijziging betreffende
evaluaties is dat ze gedereguleerd worden en in beginsel facultatief. Wel krijgt het personeel
een algemeen recht op opvolging en feedback. Evaluaties worden enkel nog gebruikt na de
proefperiode of wanneer men duidelijk vaststelt dat een personeelslid onvoldoende presteert.
18
Goedkeuring princiepsbeslissing migratie voor een nieuwe omgeving en
nieuwe switch via cipal.
De OCMW-secretaris informeert de raadsleden, dat het noodzakelijk is dat het
centrum overschakelt naar een nieuwe informaticaomgeving omdat de huidige softwareproducten hopeloos verouderd zijn. De upgrade van Windows, office e.d. is kosteloos.
Probleem is echter dat onze huidige thin- clients te zwak zijn om met deze nieuwe producten
te draaien. Een medewerker van Cipal is op zijn vraag langs geweest om precies te bepalen
hoeveel nieuwe thin-clients het centrum nodig heeft en wat de kostprijs ervan is. Het bleek dat
er 9 thin-clients nodig zijn. Kostprijs: € 3.015,96 excl. btw Ook is een opleiding voorzien voor
Windows 8.1 en Office 2013. Kostprijs: € 1.875 excl. btw.. Een nieuwe switch hebben wij
nodig omdat er geen nieuwe personeelsleden kunnen worden aangesloten op de huidige
switch. Kostprijs: € 1.417,63. excl. btw. Advies werd gevraagd aan de informaticadeskundige
van het gemeentebestuur. Hij meldt via mail dat de prijzen van de verschillende producten
van Cipal concurrentiël zijn. In elk geval zal de Raad een budgetwijziging dienen goed te
keuren vooraleer een definitieve beslissing te kunnen nemen.
De Raad neemt kennis van de problematiek en beslist eenparig om een vertegenwoordiger van
Cipal uit te nodigen op de eerstvolgende zitting van de Raad.