1. Uitvoering van het Project

MODEL OVEREENKOMST DOORBETALING SUBSIDIES
27 AUGUSTUS 2010
NPCF en PGO Support hebben dit model in samenspraak met Van Doorne N.V. ontwikkeld. Dit model is
met de uiterste zorgvuldigheid en toepassing van de laatste stand van wet- en regelgeving tot stand
gekomen (27 augustus 2010). Wij gaan ervan uit dat door de toepassing van dit model BTW-heffing
achterwege kan blijven.
Of dat daadwerkelijk het geval is hangt af van de verstrekte subsidie en de overige omstandigheden
waaronder de subsidie wordt besteed en doorbetaald. Belangrijk uitgangspunt is dat geen directe of
indirecte betalingen plaatsvinden tussen partijen voor dienstverlening; deze overeenkomst strekt
uitsluitend tot één op één doorbetaling van subsidie voor het uitvoeren van het eigen deel van het
project waarvoor gezamenlijk subsidie is aangevraagd.
Een 100% garantie omtrent de BTW gevolgen kan niet gegeven worden. Wilt u deze zekerheid wel, dan
adviseren wij het voor uw situatie ingevulde model voor ondertekening af te stemmen met de regionale
belastingdienst.
MODEL OVEREENKOMST
DOORBETALING GEZAMENLIJK AANGEVRAAGDE SUBSIDIES VOOR
PATIENTENORGANISATIES
<datum van opmaak>
tussen
<NAAM PATIENENORGANISATIE DIE DE SUBSIDIE RECHTSTREEKS ONTVANGT
VAN SUBSIDIEGEVER>
gevestigd aan <adres, te ..………>, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door
<naam, functie>, directeur, verder te noemen: <PARTIJ 1>
en
<NAAM PATIENTENORGANISTIE DIE EEN DEEL VAN DE SUBSIDIE VIA PARTIJ
1 ONTVANGT>
gevestigd aan <adres, te …………>, ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door
<naam, functie>, verder te noemen: <PARTIJ 2>
Hierna gezamenlijk te noemen: "Partijen"
Aanleiding
- <PARTIJ 1> is een ….organisatie die zich inzet voor <doelgroep>. <PARTIJ 1> richt
zich op <omschrijf algemene doelstellingen, kijk daarvoor in uw statuten of strategienotitie>.
1
MODEL OVEREENKOMST DOORBETALING SUBSIDIES
27 AUGUSTUS 2010
- <PARTIJ 2> is een …organisatie die zich inzet voor <doelgroep>. <PARTIJ 2> richt
zich op <omschrijf algemene doelstellingen, kijk daarvoor in uw statuten of strategienotitie>.
- <aanleiding voor samenwerking en/of project>. Partijen zijn in dat kader een
samenwerkingsverband aangegaan. In het project < naam project > (het "Project")
werken partijen samen aan < ………………………>.
- Doel van het Project is <omschrijf doel, algemene activiteiten, kijk daarvoor in uw
subisidieaanvraag>.
- Voor de uitvoering van het Project heeft <PARTIJ 1> <een gemeenschappelijk
projectvoorstel met subsidieaanvraag/ hebben Partijen ieder een projectvoorstel met
subsidieaanvraag> ingediend bij <naam subsidiegever>.
Per brief d.d. <datum> heeft <subsidiegever> de projectsubsidie toegekend aan
<PARTIJ 1> (het "Subsidiebesluit"). Het subsidiedeel van <PARTIJ 2> is opgenomen
in het subsidiebesluit. De uitvoering van het Project loopt van <………… 20.. t/m ……
20…>.
- <PARTIJ 1> wenst als subsidieontvanger en daarmee als eerste aanspreekpunt voor
<naam subsidiegever> afspraken te maken met <PARTIJ 2> over de doorbetaling van
het subsidiedeel ten behoeve van de inzet van de <PARTIJ 2> alsmede over de
gezamenlijke inhoudelijke en financiële verantwoording van de inzet en resultaten.
Daartoe is de onderhavige overeenkomst opgesteld.
- Voor de projectperiode hebben alle aan het Project deelnemende organisaties
("Projectpartners") gezamenlijk een aantal afspraken gemaakt om onder
gemeenschappelijke regie het Project en de daarin opgenomen activiteiten slagvaardig
en in samenhang uit te voeren. De afspraken zijn vastgelegd en vastgesteld in de
samenwerkingsovereenkomst
<projectnaam>,
d.d.
……
20..>
("Samenwerkingsovereenkomst") die is aangehecht als bijlage.
PARTIJEN KOMEN HET VOLGENDE OVEREEN:
1. Uitvoering van het Project
1.1
<PARTIJ 1> is subsidieaanvrager en verantwoordelijk voor de uitvoering en
verantwoording van het Project. In het als bijlage aangehechte projectvoorstel
(versie d.d. …………) ("Projectvoorstel") zijn de door <PARTIJ 2> vanuit de
eigen organisatie uit te voeren werkzaamheden in het kader van het Project
beschreven. <PARTIJ 2> zal deze uitvoeren met inachtneming van de daarvoor
geldende professionele maatstaven, welke gelden voor alle fasen van het
Project en draagt zorg voor oplevering van de resultaten op de wijze als
omschreven in het Projectvoorstel. Voor ieder kalenderjaar wordt een
werkplanning opgesteld.
1.2
Het Project vangt aan <op ………………… 20.. en loopt t/m ………… 20..>. Conform
de voorwaarden zoals opgenomen in of voortvloeiend uit het Subsidiebesluit
moet <PARTIJ 1> ieder <termijn> het Project inhoudelijk en financieel
verantwoorden bij <subsidiegever>. Ten behoeve van deze inhoudelijke en
financiële verantwoording van het Project, levert <PARTIJ 2> de voor de
rapportage benodigde gegevens betreffende haar werkzaamheden in het kader
van het Project uiterlijk <…. maanden> na afloop van het kalenderjaar aan bij
<PARTIJ 1>. Vervolgens zal <PARTIJ 1> deze gegevens opnemen in de
gezamenlijke rapportage over het Project.
1.3
<PARTIJ 1> levert uiterlijk <.. maanden> na afloop van het kalenderjaar de
inhoudelijke en financiële verantwoording aan bij <subsidiegever>, één en
2
MODEL OVEREENKOMST DOORBETALING SUBSIDIES
27 AUGUSTUS 2010
ander conform de voorwaarden zoals opgenomen in of voortvloeiend uit het
Subsidiebesluit alsmede de voorwaarden zoals opgenomen in het Projectplan en
de Samenwerkingsovereenkomst.
Let op! Er kunnen afwijkende verantwoordings- en rapportage termijnen
gelden. Gebruik de termijnen uit de subsidietoekenning. Momenten van
tussentijdse rapportage aan de subsidiegever en/of uw stuurgroep kunt u
opnemen in de Samenwerkingsovereenkomst.
1.4
Gedurende de uitvoering van het Project zullen partijen nauw samenwerken en
zal tijdig worden gecommuniceerd omtrent de relevante ontwikkelingen, de
voortgang en het inhoudelijke verloop van het Project.
1.5
Afspraken over de samenwerking tussen partijen zijn vastgelegd in de
Samenwerkingsovereenkomst en het Projectvoorstel. Over substantiële
wijzigingen in de uitvoering van het Project – waaronder de eigen inzet en
planning -, in welke vorm en van welke aard dan ook, handelen partijen in
overeenstemming met de afspraken in de Samenwerkingsovereenkomst en het
Projectvoorstel. Het aldus tot stand gekomen besluit is <in beginsel
leidend/bindend> voor Partijen. Indien de Samenwerkingsovereenkomst of het
Projectvoorstel niet voorzien in (een procedure voor) besluitvorming over
substantiële wijzigingen in de uitvoering van het Project, dient <PARTIJ 2> te
allen tijde voorafgaand <te overleggen met/toestemming te hebben van>
<PARTIJ 1>.
1.6
Partijen verplichten zich over en weer tot naleving van de voorwaarden zoals
opgenomen in of voortvloeiend uit het Subsidiebesluit en eventuele opvolgende
beschikkingen van <subsidiegever> bij de uitvoering van hun werkzaamheden
in het kader van het Project. Indien het bepaalde in deze overeenkomst strijdig
is met deze voorwaarden, zullen Partijen in goed onderling overleg deze
overeenkomst
aanpassen
zodanig
dat
deze
zo
veel
mogelijk
in
overeenstemming met deze voorwaarden is.
2. Doorbetaling subsidie
2.1
Binnen de op grond van het Subsidiebesluit verleende subsidie is voor de
uitvoering van werkzaamheden in dit Project voor <PARTIJ 2> een bedrag van
<€ ……… > gereserveerd verdeeld over <.. jaar>. De verdeling is :
20..:
€ ……………
20..:
€ ……………
20..:
€ ……………
2.2
<PARTIJ 1> betaalt binnen <__ dagen> na ontvangst van de in het
Subsidiebesluit genoemde voorschotten, het deel van deze voorschotten dat,
conform de voorwaarden uit het Subsidiebesluit en het bepaalde in het vorige
artikellid, betrekking heeft op <PARTIJ 2> ten titel van voorschot aan <PARTIJ
2>.
2.3
Nadat <subsidiegever> na afronding van het Project een besluit heeft genomen
waarin de subsidie definitief is vastgesteld ("Definitieve Subsidiebesluit") is
<PARTIJ 2> gerechtigd tot de bedragen als bedoeld in lid 1 van dit artikel
althans een naar rato vastgesteld lager bedrag indien in het Definitieve
Subsidiebesluit een lager bedrag is vastgesteld dan opgenomen in het
Subsidiebesluit. <PARTIJ 2> zal aan <PARTIJ 1> een factuur verstrekken voor
dit bedrag, waarop de reeds ontvangen voorschotten in mindering zijn
gebracht. Deze factuur zal vergezeld gaan van een deugdelijke specificatie
3
MODEL OVEREENKOMST DOORBETALING SUBSIDIES
27 AUGUSTUS 2010
conform de begroting uit het Projectplan en kent een betalingstermijn van
dertig dagen.
Let op! Als er geen sprake is van bevoorschotting en definitieve vaststelling van
de subsidie na afloop van het Project, dient deze bepaling aangepast te worden.
3. Rechthebbende
3.1
De instrumenten die tijdens het Project worden ontwikkeld zullen om niet
beschikbaar worden gesteld aan andere <patiëntenorganisaties>. De
intellectuele eigendomsrechten ten aanzien van het Project, de verschillende
projectresultaten, documenten welke in het kader van het Project worden
ontworpen of samengesteld komen exclusief toe aan de Projectpartners.
4. Publiciteit
4.1
Partijen
schrijven
bij
aanvang
van
het
Project
een
gezamenlijk
communicatieplan en zijn tijdens het Project verantwoordelijk voor de bewaking
en uitvoering van dit plan. Vanaf de start van het Project verloopt de
communicatie rond het Project via dit communicatieplan.
4.2
Partijen zijn zelfstandig verantwoordelijk voor de externe en interne
communicatie over het Project met hun medewerkers, leden en brede
achterban. Ze gebruiken zoveel mogelijk de gemeenschappelijke producten,
teksten en materialen die hiervoor worden ontwikkeld, om eenduidigheid en
herkenbaarheid van het Project te realiseren.
4.3
Partijen mogen de (tussentijdse) resultaten van het Project openbaar maken
via vakbladen, websites, mondelinge presentaties tijdens congressen en
symposia etc. Partijen zijn gerechtigd nadere voorwaarden te verbinden aan de
wijze waarop de resultaten worden gepubliceerd.
4.4
Partijen komen overeen elkaar wederzijds te zullen informeren over publicaties
rond het Project.
4.5
In publicaties met betrekking tot het Project worden alle Projectpartners
genoemd. In alle publicaties wordt daar waar mogelijk de financiering door
<subsidiegever> expliciet vermeld.
5. Aansprakelijkheid & verzekering
5.1
Partijen komen overeen dat elke Partij uitsluitend verantwoordelijkheid draagt
voor zijn eigen werkzaamheden in het kader van het Project, waaronder
begrepen de financiële verantwoording van deze werkzaamheden.
5.2
Elke Partij is verplicht om een adequate verzekering af te sluiten en in stand te
houden in verband met haar mogelijke (aansprakelijkheids)risico's in verband
met het Project.
6. Geheimhouding
6.1
Partijen verplichten zich tot geheimhouding van alle niet-openbare
bedrijfsgegevens van de andere Partij en derden (m.n. zorgverzekeraars). De
geheimhoudingsplicht blijft onverkort gelden na het eindigen van deze
overeenkomst.
6.2
Deze geheimhoudingsverplichting is niet van toepassing voor:
 gegevens die al in het bezit waren van een Partij;
 resultaten waarover Partijen overeen zijn gekomen deze openbaar te
maken.
4
MODEL OVEREENKOMST DOORBETALING SUBSIDIES
27 AUGUSTUS 2010
7. Duur overeenkomst
7.1
Deze overeenkomst wordt aangegaan voor de duur van het Project, derhalve
van <termijn> tot <termijn>.
7.2
Elke Partij kan deze overeenkomst tussentijds opzeggen indien sprake is van
omstandigheden die met zich meebrengen dat verdere deelname redelijkerwijs
niet van elkaar kan worden gevergd, waarvan sprake kan zijn in het geval van
beëindiging of intrekking van het Subsidiebesluit. Opzegging dient plaats te
vinden tegen het einde van een kalendermaand en met inachtneming van een
opzegtermijn van een maand.
7.3
Deze overeenkomst eindigt tussentijds van rechtswege en met onmiddellijke
ingang indien één van Partijen ophoudt te bestaan of in staat van faillissement
of surseance van betaling komt te verkeren. Indien een Partij ophoudt te
bestaan als gevolg van een juridische fusie of splitsing blijft deze overeenkomst
onverminderd van kracht.
8. Gevolgen tussentijdse beëindiging
8.1
In geval van tussentijds eindigen van deze overeenkomst draagt elke Partij
haar eigen kosten gemaakt in verband met het Project. Indien en voor zover
reeds voorschotten zijn doorbetaald door <Partij 1> aan <Partij 2> betaalt
<Partij 2> deze voorschotten onverwijld na het eindigen van de overeenkomst
terug aan <Partij 1>. Op dit terug te betalen voorschot kan eventueel definitief
vastgestelde subsidie in mindering worden gebracht.
8.2
Partijen zullen bij tussentijdse eindigen van de overeenkomst in goed onderling
overleg het Project afwikkelen. Hieronder valt in ieder geval het ter beschikking
stellen van de projectresultaten die zijn vergaard tot het moment van
tussentijdse eindigen van de overeenkomst en het verstrekken van gegevens
zoals bedoeld in artikel 1 lid 2.
9. Toepasselijk recht, bevoegde rechter
9.1
Alle geschillen die in verband met de overeenkomst ontstaan, geschillen over
het bestaan en de geldigheid daarvan daaronder begrepen, zijn uitsluitend
onderworpen aan Nederlands recht en zullen bij uitsluiting worden beslecht
door de bevoegde rechter te <…………….>.
Aldus overeengekomen te <……………..> en ondertekend in tweevoud op <.. 20..>
<partij 1>
<partij 2>
<ondertekenaar>
<ondertekenaar>
____________________________
____________________________
Bijlagen:
samenwerkingsovereenkomst <projectnaam>, d.d. …… 20..>
projectvoorstel <“…………………..”, versie …………… 20..>
5