Personeelsleden Faculteit Letteren Campus Antwerpen Karen

FACULTEIT LETTEREN
CAMPUS ANTWERPEN
SINT-ANDRIESSTRAAT 2
2000 ANTWERPEN, BELGIË
AAN
VAN
ANTWERPEN
C.C.
AANTAL BLZ.
Personeelsleden Faculteit Letteren Campus Antwerpen
Karen Foelen, Frieda Steurs
18/03/2014
Kate Borgers, Mieke Borremans, Inge Petré
NOTA
8
Financiële afspraken
Beste collega’s
Sinds 1 januari zijn we officieel personeelslid van de KU Leuven en dat brengt heel wat veranderingen
met zich mee, ook op administratief en financieel vlak. In wat volgt, maken we graag enkele afspraken
om de werking te verduidelijken. We doen dit aan de hand van enkele vragen die we van collega’s
kregen.
1. Bij wie kan ik terecht met vragen over financiële procedures en afspraken?
-
Aan de hand van deze nota hopen we de meeste vragen te hebben beantwoord.
-
Resterende vragen mogen per mail bezorgd worden aan de financiële antenne
([email protected]) met de administratief beheerder ([email protected]) in cc. De
vragen zullen zo snel mogelijk behandeld worden. Antwoorden op vragen die voor iedereen van
belang zijn, worden in de tweewekelijkse beleidsberichten van de Faculteit Letteren opgenomen. Die
beleidsberichten verschijnen tweewekelijks op dinsdag.
-
Het is in geen geval de bedoeling dat vragen rechtstreeks aan de collega’s in Leuven gesteld worden.
Vragen worden gebundeld door de administratief beheerder/financiële antenne en aan de betrokken
diensten bezorgd.
2
Waar vind ik informatie over de financiële processen?
-
KU Leuven intranet, financiële dienst: https://admin.kuleuven.be/fd/intranet/ LET OP: print zeker geen
versie van de documenten op het intranet af, want de procedures veranderen vaak en het intranet
wordt steeds geactualiseerd.
-
KU Loket helpfunctie
3
Wat is de rol van de financiële antenne ten opzichte van de financiële diensten in
Leuven?
De financiële stromen van de Kullocs verlopen via de boekhouding van de KU Leuven en worden
binnen SAP verwerkt. Binnen SAP is de eerste stap de zogenaamde lokale pre-registratie en dat
houdt in dat de financiële antenne van de Kulloc (Kate Borgers) registreert in SAP wat er wordt
aangekocht en besteld (bijvoorbeeld aankoop van een boek, kost gekoppeld aan een verplaatsing
naar een congres). De centrale financiële dienst van de KU Leuven stelt geen opportuniteitsvraag ‘is
deze aankoop wel verantwoord, is dit apparaat effectief het beste…’, maar verwerkt boekhoudkundig
de transactie. Het is de subfaculteit die de aanvraag beoordeelt.
TEL. + 32 3 206 04 91
e-mail [email protected]
www.arts.kuleuven.be/
BLZ.
AAN
VAN
2
Personeelsleden Faculteit Letteren Campus Antwerpen
Karen Foelen, Frieda Steurs
ERROR!
REFERENCE
SOURCE NOT
FOUND.
4
Wat zijn de facturatiegegevens van de KU Leuven en wanneer moet ik die gebruiken?
Gebruik bij elke bestelling die je plaatst de correcte referentie en het juiste facturatieadres. Vergeet
ook niet het BTW-nummer toe te voegen:
KU Leuven
t.a.v. Kate Borgers
Sint-Andriesstraat 2
2000 Antwerpen
BTW-nummer: BE 0419.052.173
5
Hoe zit het met het terugvorderen van uitgaven?
Ook hier is de financiële antenne het aanspreekpunt voor alle vragen, maar een gouden afspraak is
alvast dat:
-
Alle onkosten op voorhand aangevraagd moeten worden.
-
Alle uitgaven moeten voldoen aan de voorwaarden opgenomen in de ‘handleiding
bedrijfskosten’, te vinden op het intranet:
https://admin.kuleuven.be/sab/ic/intranet/bedrijfskosten/index
Lees de handleiding zeker door om op de hoogte te zijn van de afspraken, maar weet dat het er voor
elke kost op neerkomt dat:
-
Het bedrijfskarakter moet worden bewezen (via een korte en duidelijke motivatie).
-
Bewijsstukken origineel moeten zijn (geen kopieën).
-
De kredietbeheerder altijd moet goedkeuren.
-
Er een tijdslimiet bestaat voor het indienen (t.t.z. maximum 3 maanden na datum).
6
Welke soorten bedrijfskosten zijn er en hoe krijg ik elke kost terugbetaald?
-
Kostenformulier (KU Loket)
-
Reiswijzer (KU Loket)
-
F1-formulier (intranet: https://admin.kuleuven.be/sab/ic/intranet/bedrijfskosten/betaling/f1)
BLZ.
AAN
VAN
3
Personeelsleden Faculteit Letteren Campus Antwerpen
Karen Foelen, Frieda Steurs
ERROR!
REFERENCE
SOURCE NOT
FOUND.
A. HET KOSTENFORMULIER
Voorbeeld:
Hulp bij het invullen van de velden (door te klikken op
):
BLZ.
AAN
VAN
4
Personeelsleden Faculteit Letteren Campus Antwerpen
Karen Foelen, Frieda Steurs
ERROR!
REFERENCE
SOURCE NOT
FOUND.
-
Zou je verderop in het proces de vraag krijgen een inkoopgroep op te geven, dan is dat voor
ons steeds ‘K06’ (is gekoppeld aan de Kulloc KUL@TMA).
-
Zou je het veld ‘interne info’ tegenkomen, dan vul je dat enkel in als je specifieke informatie
aan het Facturenbureau van Leuven wenst door te geven.
-
Zou je het veld ‘perc’(entage) tegenkomen, dan kan je hier eventueel onderverdelen in
kredieten. Bijvoorbeeld: 50% van de gemaakte kost moet geboekt worden op het ene en 50%
op het andere krediet.
Eens het formulier volledig is ingevuld, sla je het voorlopig op. Je mailt naar de financiële antenne met
de melding dat er een kostenformulier klaarstaat en voegt meteen het kredietnummer toe. Informeer
hiervoor bij de kredietbeheerder van het project of in het geval van werkingskredieten bij de
campusdecaan en/of administratief beheerder.
Bezorg daarna de stavingsstukken aan de financiële antenne. Je houdt hierbij rekening met het
volgende:
Alle documenten (treinpassen, restaurantbonnetjes, …) moeten op een A4-blad gekleefd zijn
en niet geniet
Je werkt enkel op de voorkant van een blad, dus niet recto-verso
>> alle stavingsstukken moeten door de financiële antenne doorgestuurd worden naar de centrale
financiële dienst. Nietjes en recto-verso zorgen voor problemen bij het inscannen door de financiële
dienst.
B. REISWIJZER
Voorbeeld:
Let wel: een aanvraag voor verplaatsingen met de wagen in dienstopdracht moet eerst
aangevraagd worden via KU Loket. Je doet dit onder het tabblad personeel > mijn dossier >
mobiliteit. Je diensthoofd moet tekenen voor goedkeuring. De afspraak blijft ook hier (zoals voorheen)
dat je voorkeur geeft aan verplaatsingen met het openbaar vervoer.
BLZ.
AAN
VAN
5
Personeelsleden Faculteit Letteren Campus Antwerpen
Karen Foelen, Frieda Steurs
ERROR!
REFERENCE
SOURCE NOT
FOUND.
De goedkeuring vraag je eenmalig aan voor je eigen wagen. Als je verandert van nummerplaat, vraag
je opnieuw een goedkeuring aan.
1
Telkens je een verplaatsing in dienstopdracht met de wagen maakt, vul je de reiswijzer in om de
terugbetaling te regelen. Eens de reiswijzer volledig is ingevuld, sla je die voorlopig op. Je mailt naar
de financiële antenne met de melding dat er een reiswijzer klaarstaat en voegt meteen het
kredietnummer toe. Informeer hiervoor bij de kredietbeheerder van het project of in het geval van
werkingskredieten bij de campusdecaan en/of administratief beheerder.
1
Definitie dienstverplaatsing / woon-werkverplaatsing:
o
o
Woon-werkverplaatsing:
 Verplaatsingen tussen het thuisadres (of verblijfsadres) en de vaste
tewerkstellingsplaats(en).
Dienstverplaatsing:
 Verplaatsingen naar de niet vaste tewerkstellingsplaats (vaste
tewerkstellingsplaats = hoofdwerkadres) of ze nu vanuit het hoofdwerkadres
dan wel vanuit het thuisadres gebeuren.
 Verplaatsingen tussen vaste tewerkstellingsplaatsen.
Zie https://admin.kuleuven.be/intranet/beleidsinformatie/20140313-dienstverplaatsingen voor de
uitgebreide informatie.
BLZ.
AAN
VAN
6
Personeelsleden Faculteit Letteren Campus Antwerpen
Karen Foelen, Frieda Steurs
ERROR!
REFERENCE
SOURCE NOT
FOUND.
C. F1-FORMULIER
Het F1-formulier kan gebruikt worden voor:
betalingen aan derden, die natuurlijke personen zijn;
betalingen aan emeriti zonder opdracht;
studenten die vergoed worden voor prestaties die zij op zelfstandige basis verrichten voor de
KU Leuven
Probeer het gebruik van een F1-formulier echter zoveel mogelijk te vermijden en te werken met
bestelbonnen via de financiële antenne.
Meer informatie over het gebruik van F1-formulieren én een koppeling naar het effectieve formulier,
vinden jullie hier: https://admin.kuleuven.be/sab/ic/intranet/bedrijfskosten/betaling/f1
Onthoud: Wie een gastspreker wil uitnodigen, vraagt dit eerst aan bij de coördinator van de opleiding
omdat hij/zij zicht heeft op het openstaande saldo voor gastlezingen. Na de gastlezing vul je het F1formulier in. De gastspreker kan ofwel een tegemoetkoming in het vervoer krijgen (op basis van een
treinticket 2e klasse) ofwel een honorarium dat max. 150 euro bedraagt voor 2 college-uren. Het
formulier moet ondertekend worden door de gastspreker en door de kredietbeheerder (binnen
projecten), de campusdecaan of de administratief beheerder (voor werkingskredieten).
6. Hoe weet ik welk krediet ik moet opgeven voor het terugvorderen van gemaakte
kosten?
In onze subfacultaire begroting zijn er in grote lijnen vier soorten kredieten te onderscheiden. Ieder
type krediet heeft een eigen kredietbeheerder
:
-
Werkingsmiddelen >> kredietbeheerder = campusdecaan, gedelegeerde is administratief
beheerder
-
Projectkredieten >> kredietbeheerder = promotor van een onderzoeksproject, indien gewenst
kan er verder gedelegeerd worden naar projectmedewerker/…
-
Vlottende kredieten (bij ons gekend als AK’s of academische kredieten) >> kredietbeheerder =
jezelf
-
Onderzoekskredieten >> per OG is er een krediet waarvan de voorzitter van die OG
kredietbeheerder is, tenzij de kredietbeheerder verder delegeert naar een andere
kredietbeheerder (bijvoorbeeld ieder lid van de OG)
Eens je weet wie kredietbeheerder is van een krediet, kan je het kredietnummer of de rubriek opgeven
waarbinnen de kost geboekt moet worden. Die informatie is immers zichtbaar in het KU Loket van de
kredietbeheerder. De kredietbeheerder moet die informatie kunnen geven. Zonder krediet of rubriek
kan de financiële antenne geen enkele kost boeken (en bijgevolg ook geen onkosten laten uitbetalen).
Hoe weet nu de financiële antenne of de aangevraagde kost, bestelling enz. legitiem is?
Bij een bestelling die je (per mail) plaatst bij de financiële antenne zet je steeds je
diensthoofd/kredietbeheerder in cc zodat de financiële antenne weet dat de vraag gedragen wordt
door beide partijen. Indien je als kredietbeheerder een vraag ziet passeren waar je niet achter staat,
BLZ.
AAN
VAN
7
Personeelsleden Faculteit Letteren Campus Antwerpen
Karen Foelen, Frieda Steurs
ERROR!
REFERENCE
SOURCE NOT
FOUND.
zet je snel stappen om de financiële antenne daarvan op de hoogte te brengen. Zonder tegenbericht,
wordt de bestelling geplaatst.
7. Bestellingen plaatsen (catering e.a.)
A. Catering
Wie een activiteit/vergadering/studiedag/… organiseert en daarvoor catering nodig heeft, kan daarvoor
nog steeds terecht bij Mieke Van Neck. Mieke Van Neck (Thomas More) behartigt nog steeds de
cateringaanvragen en contacten met Horeservi. Cateringaanvragen in het kader van een project
kunnen rechtstreeks aan Mieke bezorgd worden en hoef je niet in cc naar de administratief beheerder
te sturen. Aanvragen die echter op de werkingsmiddelen terecht komen (bijvoorbeeld een overleg met
collega’s uit Leuven waarvoor broodjes aangevraagd worden) stuur je wel in cc naar de administratief
beheerder zodat het correcte krediet aan de aanvraag gekoppeld kan worden.
Het aanvraagformulier dat je vanaf nu moet gebruiken voor cateringaanvragen voor Horeservi of voor
koffie enz., vind je in de bijlage bij deze nota en staat binnenkort ook online op het docentenportaal
(http://www.arts.kuleuven.be/home/docentenportaal/antwerpen/index).
Het blijft uiteraard steeds mogelijk om te werken met een andere cateraar dan Horeservi. Die
afspraken mogen nog steeds gemaakt worden met Mieke Van Neck, maar vergeet zeker niet een
bestelbon te bezorgen aan onze financiële antenne. Catering voor ‘derden’ (niet Horeservi of intern)
moet vanaf nu aangevraagd worden aan de hand van de bestelbon uit de bijlage, binnenkort ook
beschikbaar op het docentenportaal
(http://www.arts.kuleuven.be/home/docentenportaal/antwerpen/index).
Zowel voor aanvragen voor Horeservi, intern of door ‘derden’ geldt dat de onderstaande termijnen
gerespecteerd moeten worden:
-
3 werkdagen: broodjesmaaltijden Horeservi, koffie/thee/water voor tijdens vergaderingen
-
10 werkdagen: recepties, buffetten enz. bij Horeservi
-
10 werkdagen: alle catering door ‘derden’
B. Bestelbonnen
Wie een bestelling wil plaatsen (catering, kantoormateriaal, planten voor een infodag, …) moet dit
doen via de financiële antenne zodat zij kan nagaan of er eventueel een raamovereenkomst bestaat
waarbinnen die bestelling geplaatst kan worden. Ongeacht of de bestelling binnen een
raamovereenkomst zit of niet, zorg je er steeds voor dat je vraag DUIDELIJK gesteld wordt aan de
financiële antenne.
Je maakt hiervoor gebruik van het document ‘bestelbon’ uit de bijlage, binnenkort ook beschikbaar op
het docentenportaal (http://www.arts.kuleuven.be/home/docentenportaal/antwerpen/index).
BLZ.
AAN
VAN
8
Personeelsleden Faculteit Letteren Campus Antwerpen
Karen Foelen, Frieda Steurs
ERROR!
REFERENCE
SOURCE NOT
FOUND.
8. Bedrijfskredietkaart
Wie dat wenst, kan een bedrijfskredietkaart aanvragen. Die kaart mag je gebruiken om o.a. het
volgende mee te betalen: hotels, restaurants, lidgelden, inschrijvingsgelden,… In uitzonderlijke
gevallen mag je ook roerende goederen kopen voor een bedrag van maximum 125 euro. Meer
informatie vind je op
https://admin.kuleuven.be/fd/intranet/fin_adm/facturenbureau/reglement_kredietkaart.html.
De afrekening van de kredietkaart komt automatisch in KULoket terecht. Ook hier geldt weer dat je alle
originele bewijsstukken aan je financiële antenne moet bezorgen (gekleefd op een A4 – niet recto
verso). Op eventuele facturen moet het adres van de K.U.Leuven vermeld staan samen met het BTWnummer BE 0419.052.173. Vergeet niet te vermelden van welk krediet er betaald mag worden. Zijn de
kosten gemaakt in het buitenland, moet er ook een elektronisch formulier voor afwezigheid in
dienstopdracht ingevuld worden (KULoket, personeelslid, zending)
9. Woon-werkverkeer
Voor vragen over woon-werkverkeer kan je terecht op de FAQ-pagina van de personeelsdienst die
speciaal voor leden van het IK ontwikkeld werd: https://admin.kuleuven.be/integratie/intranet/faq/faqik#section-3
Je vindt hier de koppeling naar het formulier dat ingezet moet worden voor terugbetalingen, maar ook
andere nuttige informatie (wanneer kan je een terugbetaling vragen, wat te doen wanneer een
abonnement twee kalenderjaren overschrijdt enz.). Onthou in ieder geval dat de formulieren
uiteindelijk aan de personeelsdienst van de KU Leuven bezorgd moeten worden. Concreet: Bezorg de
documenten intern aan de fincanciële antenne, zij neemt ze mee naar Leuven.