Protocol gebruik netwerk

Protocol gebruik computernetwerk, internet,
e-mail, sociale media, mobiele telefoons en
mobiele media
Inleiding
Internet, mail, mobiele telefoons/media en vooral sociale media zoals Hyves, Twitter en Facebook
vragen om een bewuste manier van omgang met de vele mogelijkheden hiervan. Van belang is het
besef dat je met berichtgeving via sociale media (of breder: via internet) kan bijdragen aan een
positief imago en de goede naam van school maar dat een negatieve uiting de goede naam van
school of personen kan schaden.
CS Vincent van Gogh vertrouwt erop dat zijn medewerkers, leerlingen, ouders/verzorgers en andere
betrokkenen verantwoord omgaan met internet en sociale media . Dit protocol dient ervoor een
goede balans te vinden tussen verantwoord gebruik van internet, e-mail en sociale en mobiele
media. Verder is hierin opgenomen het mediaprotocol, waarin wordt aangegeven hoe – in
voorkomende gevallen - de pers te woord gestaan en benaderd wordt.
In dit protocol wordt gesproken over gebruikers en medewerkers van CS Vincent van Gogh. Waar het
alleen personeelsleden betreft wordt de term medewerkers gebruikt. Waar het alle medewerkers,
stagiaires, externe medewerkers, leerlingen, ouders/verzorgers en andere betrokkenen betreft
wordt gesproken over gebruikers van CS Vincent van Gogh.
Gelet op de snelle ontwikkeling van mobiele media zal het protocol jaarlijks worden herzien en
zonodig worden bijgesteld. Het protocol bevat uitgebreide regelgeving voor de gebruikers van CS
Vincent van Gogh. Naast het protocol is er specifiek voor wat betreft het gebruik van sociale media
een document met richtlijnen opgesteld dat als hand-out kan worden uitgereikt. Hierin staan kort en
helder de richtlijnen met betrekking tot het gebruik van sociale media, als Hyves, Twitter, YouTube,
etc. beschreven.
Artikel 1. Werkingssfeer
1.1 Dit protocol geldt voor alle medewerkers, stagiaires, externe medewerkers, leerlingen,
ouders/verzorgers en andere betrokkenen, hierna te noemen: gebruikers, van CS Vincent van Gogh
te Assen en Beilen.
1.2 Dit protocol bevat regels met betrekking tot het gebruik van het schoolnetwerk, internet en email en het gebruik van mobiele telefoons/mobiele media.
1.3 Dit protocol richt zich op schoolgerelateerde berichten op internet of in sociale media of wanneer
er een overlap is tussen, school, werk en privé.
1.4 Het mediaprotocol, waarin beschreven is hoe er omgegaan dient te worden met media (zijnde:
pers) en websites, maakt deel uit van dit protocol.
Protocol gebruik computer netwerk, internet, mail, sociale media, mobiele telefoons en media
2
Artikel 2. Uitganspunten
2.1 CS Vincent van Gogh erkent het belang van een netwerk, internet, e-mail en sociale media.
2.2 Dit protocol draagt bij aan een veilig school- en onderwijsklimaat.
2.3 Dit protocol bevordert dat de school en zijn gebruikers bij het gebruik van internet, e-mail en
sociale media communiceren zoals dat past bij de missie en de visie van CS Vincent van Gogh.
2.4 De gebruikers houden rekening met de goede naam van de school en van een ieder die daarbij
betrokken is.
2.5 Het protocol beschermt de school en haar gebruikers tegen zichzelf en anderen tegen de
mogelijke negatieve gevolgen van het gebruik van internet, e-mail en/of sociale media.
Schoolnetwerk, e-mail en internet
Artikel 3. Gebruik schoolnetwerk
3.1 Elke gebruiker die ingeschreven staat bij de centrale administratie van CS Vincent van Gogh heeft
toegang tot het schoolnetwerk, internet en e-mail. Toegang wordt verstrekt door systeembeheer.
3.2 De eerste keer dat de gebruiker inlogt op het schoolnetwerk, wordt dit beschouwd als de
totstandkoming van een overeenkomst tussen CS Vincent van Gogh en de gebruiker met betrekking
tot de in dit protocol beschreven regels.
Artikel 4. Gebruik e-mail
4.1 De gebruiker van het netwerk mag de e-mailfaciliteiten kortstondig voor niet-zakelijk/persoonlijk
verkeer gebruiken voor het ontvangen en verzenden van persoonlijke mailberichten zowel intern als
extern, zolang dit niet storend is voor de dagelijkse werkzaamheden, voor anderen en/of voor de
goede werking van het netwerk.
4.2 Het recht van de gebruiker om persoonlijke e-mails te ontvangen en te verzenden is gebonden
aan de voorwaarde dat het niet is toegestaan dreigende, (seksueel) intimiderende, racistische dan
wel andere berichten te verzenden welke in strijd zijn met de grondslag van CS Vincent van Gogh en
de algemeen aanvaarde maatschappelijke normen en/of de wet.
4.3 Bij het gebruik van e-mail gelden de in normale gedragsregels en algemeen aanvaarde
maatschappelijke normen, die ook gelden voor schriftelijke correspondentie.
4.4 Medewerkers of derden die belast zijn met het beheer/onderhoud van de ICT-infrastructuur
zullen de inhoud van zowel persoonlijke als zakelijke mailberichten niet lezen. Gegevens omtrent het
aantal e-mails, de e-mailadressen en andere data hieromtrent worden wel automatisch
geregistreerd, voor zover vereist is in verband met wettelijke of contractuele verplichtingen. Dit laat
onverlet dat controles op incidentele basis/steekproef of vanwege zwaarwichtige reden kunnen
Protocol gebruik computer netwerk, internet, mail, sociale media, mobiele telefoons en media
3
plaatsvinden. Hiervan wordt altijd vooraf melding gemaakt door de systeembeheerder bij de
voorzitter van College van bestuur en/of de sectordirecteur.
Artikel 5. Gebruik internet
5.1 De gebruiker mag het internetsysteem kortstondig voor niet zakelijk/persoonlijk verkeer
gebruiken, mits dit niet storend is voor de dagelijkse werkzaamheden, voor anderen en/of voor de
goede werking van het netwerk.
5.2 CS Vincent van Gogh behoudt zich het recht voor de toegang tot bepaalde sites te beperken
en/of te verbieden.
5.3 CS Vincent van Gogh registreert/controleert geen persoonsgegevens over internetgebruik, zoals
tijdsbesteding en bezochte sites, tenzij zulks voortvloeit uit wettelijke of contractuele verplichtingen.
Dit laat onverlet dat controles op incidentele basis/steekproef of vanwege zwaarwichtige reden
kunnen plaatsvinden. Hiervan wordt altijd vooraf melding gemaakt door de systeembeheerder bij de
voorzitter van College van Bestuur en/of de sectordirecteur.
Artikel 6. Gedragsregels schoolnetwerk en internet
De infrastructuur voor elektronische communicatie kent een eigen vorm van kwetsbaarheid en een
eigen vorm van beveiliging. Dit vraagt speciale aandacht op tenminste de volgende punten.
6.1. Gebruikersnaam/inlognaam en wachtwoord zijn persoonsgebonden en mogen niet aan anderen
worden doorgegeven. De geregistreerde gebruiker is verantwoordelijk voor alle acties die met
behulp van zijn/haar gebruikersnaam worden uitgevoerd.
6.2 Het downloaden van grote bestanden en het installeren van software/applicaties is niet
toegestaan, tenzij vooraf toestemming is verleend door de systeembeheerder. Deze toestemming
wordt alleen verleend als eventuele licenties zijn betaald en als wordt voldaan aan de geldende
rechten.
6.3 Bestanden die van buitenaf op het netwerk binnen komen, worden vooraf gescand op virussen.
6.4 Vertrouwelijke gegevens en organisatiegevoelige informatie mogen niet zonder toestemming
naar buiten worden gestuurd. Iedere gebruiker wordt geacht het vertrouwelijk karakter en de
organisatiegevoeligheid van gegevens te onderkennen. In geval van twijfel richt men zich tot de
leidinggevende.
6.5 Het is niet toegestaan op internet sites te bezoeken die pornografisch, racistisch, discriminerend,
beledigend of aanstootgevend materiaal bevatten. Ook het downloaden of verspreiden van dergelijk
materiaal of materiaal dat anderszins in strijd is met de grondslag van CS Vincent van Gogh, met de
algemeen aanvaarde maatschappelijke normen en/of de wet, is niet toegestaan.
Protocol gebruik computer netwerk, internet, mail, sociale media, mobiele telefoons en media
4
6.6 De gebruiker verplicht zich het werkstation na gebruik af te sluiten – tenzij anders aangegeven teneinde ongeautoriseerd gebruik van het netwerk en energieverspilling te voorkomen.
6.7 De systeembeheerder kan tijdens zijn werkzaamheden data van gebruikers zien. De beheerder
gaat hiermee op passende wijze om en betracht vertrouwelijkheid.
Artikel 7. Gedragsregels e-mail
7.1 Het is niet toegestaan door middel van e-mail anoniem of onder een fictieve naam berichten te
verspreiden. Ook is het verspreiden van dreigende, beledigende, seksueel getinte, racistische dan
wel discriminerende berichten en kettingmail niet toegestaan. Ook het lastig vallen van personen via
e-mail of het anderszins onethisch handelen via e-mail is niet toegestaan.
7.2 Het verzenden van een e-mail aan een grote groep gebruikers van CS Vincent van Gogh mag
alleen als daarmee een duidelijk algemeen belang gediend is. Het verzenden van spam is niet
toegestaan.
7.3 Het openen van ongevraagde bijlagen of mails en bijlagen waarvan de verzender bij de ontvanger
onbekend is en waarvan het vermoeden bestaat dat de mail onveilig is, is niet toegestaan omdat de
kans groot is dat het om een virus gaat. Bij twijfel kan er contact opgenomen worden met de
systeembeheerder.
Artikel 8. Gebruik mobiele telefoons/mobiele media
8.1 Gebruik van mobiele telefoons/mobiele media is toegestaan, mits daarbij de algemeen geldende
gedragsregels in acht genomen worden en anderen daarvan geen overlast of hinder ondervinden.
8.2 Het geluid van mobiele media, waaronder telefoons en/of beeld- en geluidsdragers dient in de
gebouwen van de school altijd volledig te worden uitgeschakeld, behoudens op de daarvoor
aangewezen plaatsen en/of met expliciete toestemming van een medewerker.
Artikel 9. Gedragsregels mobiele telefoons/mobiele media
9.1 Het geluid van mobiele telefoons/mobiele media mag ingeschakeld zijn/worden buiten het
schoolgebouw, op het schoolplein en in de aula. Als in de aula de telefoon gaat, mag de gebruiker
aldaar opnemen maar hij/zij moet direct naar buiten lopen om daar het gesprek voort te zetten.
9.2 Het gebruik van mobiele telefoons/mobiele media/geluidsdragers voor het afspelen van
audio/video in de aula is alleen toegestaan voor persoonlijk gebruik door middel van oordopjes en
zolang anderen daarvan geen hinder ondervinden.
Artikel 10. Sancties onjuist gebruik mobiele telefoon/mobiele media door leerlingen
10.1 Bij overtreding van art. 8.1 t/m 8.2 dient de leerling zijn/haar mobiele telefoon, inclusief
simkaart, in te leveren bij de medewerker die daar om verzoekt. De medewerker levert de telefoon
in bij de sectorleider, leerlingcoördinator of leerlingbegeleider. De leerling ontvangt zijn eigendom
die dag terug om 16.00 uur. De eerste keer dat dit gebeurt, krijgt de leerling een waarschuwing. De
Protocol gebruik computer netwerk, internet, mail, sociale media, mobiele telefoons en media
5
tweede keer dat de mobiele telefoon/mobiele media wordt ingenomen, dient de leerling de telefoon
twee dagen achter elkaar om 08.00 uur in te leveren bij de sectorleider,
leerlingcoördinator/leerlingbegeleider, waarna de leerling zijn eigendom die dagen om 16.00 uur kan
ophalen. Bij een derde overtreding wordt de mobiele telefoon/mobiele media wederom ingenomen
en dient de leerling drie dagen achter elkaar de telefoon in te leveren, waarna de leerling zijn
eigendom die dag om 16.00 uur kan ophalen. In het geval de leerling vaker dan driemaal de regel
overtreedt, wordt er door de betreffende sectorleider, leerlingcoördinator of leerlingbegeleider een
passende sanctie opgelegd.
10.2 Het is medewerkers niet toegestaan om de inhoud van de ingenomen mobiele telefoon/mobiele
media te bekijken. Leerlingen dienen de telefoon zelf uit te schakelen alvorens de mobiele telefoon/
wordt ingeleverd.
Artikel 11. Gebruik sociale media
11.1 CS Vincent van Gogh onderkent het belang van sociale media.
11.2 De gebruikers van sociale media dienen rekening te houden met de goede naam van CS Vincent
van Gogh en van een ieder die betrokken is bij school.
11.3 Het is gebruikers van CS Vincent van Gogh niet toegestaan tijdens de lessen actief te zijn op
sociale media tenzij door de schoolleiding of de betreffende docent hiervoor toestemming is
gegeven.
11.4 Het is gebruikers toegestaan om kennis en informatie te delen mits het geen vertrouwelijke of
persoonlijke informatie betreft en het andere betrokkenen niet schaadt.
11.5 De gebruiker is persoonlijk verantwoordelijk voor de inhoud welke hij publiceert op de sociale
media. De gebruiker dient zich er van bewust te zijn dat gepubliceerde teksten en uitlatingen voor
onbepaalde tijd openbaar zijn en ook na verwijdering mogelijk nog zichtbaar zullen blijven.
11.6 Het is gebruikers niet toegestaan om foto-, film- en geluidsopnamen van schoolgerelateerde
situaties op de sociale media te plaatsen tenzij hier uitdrukkelijke toestemming voor gegeven is door
betrokkenen.
Artikel 12. Gedragsregels sociale media
12.1 Gebruikers dienen de fatsoensnormen in acht te nemen.
12.2 Van medewerkers van CS Vincent van Gogh wordt verwacht dat zij op sociale media op
professionele en integere wijze ‘vrienden’ zijn met leerlingen. Gezien de gezagsverhouding tussen
leerling en medewerker ligt de verantwoordelijkheid voor het bewaken van de grenzen van het
toelaatbare bij de medewerker.
Protocol gebruik computer netwerk, internet, mail, sociale media, mobiele telefoons en media
6
12.3 Gebruikers van CS Vincent van Gogh mogen schoolgerelateerde onderwerpen publiceren mits
het geen vertrouwelijk of persoonsgebonden informatie over school, de medewerkers, leerlingen,
ouders/verzorgers en andere betrokkenen betreft.
12.4 Als een gebruiker van CS Vincent van Gogh een privémening publiceert dient het bericht te
worden voorzien van de mededeling dat het persoonlijke standpunten en meningen van de
specifieke gebruiker zijn en dat deze losstaan van eventuele officiële standpunten van CS Vincent van
Gogh. Verwarring over de privémening van een gebruiker of het standpunt van school dient te allen
tijde voorkomen te worden.
12.5 Indien een gebruiker deelneemt aan een discussie die op welke wijze dan ook te maken heeft
met CS Vincent van Gogh, dient vermeld te worden dat het een gebruiker van CS Vincent van Gogh
is.
12.6 Het is een gebruiker niet toegestaan zich in sociale media negatief, dreigend, beledigend,
discriminerend of in strijd met de grondslag van CS Vincent van Gogh, met de algemeen aanvaarde
maatschappelijke normen en/of de wet uit te laten.
12.7 Een populaire versie van richtlijnen voor het gebruik van sociale media zijn in een separaat
document vastgelegd. Dit document wordt verspreid als hand-out onder gebruikers en is ook terug
te vinden op de website van school.
Artikel 13. Sancties onjuist gebruik netwerk, mobiele media, internet, e-mail of media en sociale
media
13.1 Voor gebruikers die in strijd handelen met dit protocol geldt dat ze zich mogelijk schuldig maken
aan plichtsverzuim en/of verwijtbaar gedrag. Alle correspondentie hierover wordt opgenomen in het
personeelsdossier dan wel het leerlingdossier.
13.2 Afhankelijk van de ernst van de uitlatingen, gedragingen en gevolgen worden rechtspositionele
maatregelen worden genomen.
13.3 Indien het onjuist gebruik mogelijk een strafrechtelijke overtreding inhoudt zal door CS Vincent
van Gogh aangifte gedaan worden tegen de betreffende gebruiker bij de politie.
Artikel 14. Toestemming gebruik beeld-/geluidmateriaal
14.1 In het kader van scholing van leerlingen, nascholing van docenten, intervisie en collegiale
consultatie kunnen video-opnames gemaakt worden in de les en kunnen er foto’s worden gemaakt
van speciale activiteiten die worden gebruikt voor PR-doeleinden.
14.2 Bezwaar tegen het gebruik van beeld-/geluidmateriaal waarop leerlingen hoorbaar/zichtbaar
zijn, kan door ouders/verzorgers kenbaar gemaakt worden bij inschrijving op school.
Protocol gebruik computer netwerk, internet, mail, sociale media, mobiele telefoons en media
7
Artikel 15. Mediaprotocol
15.1 De vermelding van of verwijzing naar de naam CS Vincent van Gogh in contact met de media of
in andere websites dan de site van school zelf, mag alleen met uitdrukkelijke toestemming vooraf
verkregen (van één van de leden van) de directie.
15.2 In principe treden de voorzitter van College van Bestuur en/of de sectordirecteuren op als
woordvoerder naar de media en pers.
15.3 Medewerkers en leerlingen die een website hebben waarop een verwijzing naar CS Vincent van
Gogh staat, is verplicht het adres van de website schriftelijk in te leveren bij één van de
sectordirecteuren.
15.4 Producten of gegevens ontleend aan CS Vincent van Gogh mogen alleen met uitdrukkelijke
toestemming van één van de directieleden vooraf aan derden beschikbaar worden gesteld.
15.5 Producten (zoals schriftelijk materiaal, beeldmateriaal, programma’s, etc.) die door een
personeelslid zijn gemaakt in relatie tot diens werk aan de school zijn eigendom van de school. Voor
het gebruik van deze producten voor commerciële doeleinden door derden, is uitdrukkelijk
toestemming van één van de directieleden vereist.
15.6 Namen van personeelsleden of leerlingen, gerelateerd aan CS Vincent van Gogh, mogen slechts
gepubliceerd worden na voorafgaande toestemming door één van de directieleden.
15.7 Overtreding van deze regels kan in het uiterste geval leiden tot rechtspositionele sancties,
afhankelijk van de ernst van de uitlatingen, gedragingen en gevolgen.
Artikel 16. Slotbepaling
In alle gevallen waarin dit protocol niet voorziet, beslist de voorzitter van College van Bestuur van CS
Vincent van Gogh na overleg met de sectordirectie.
Artikel 17. Inwerkingtreding
Dit protocol is vastgesteld door de voorzitter van College van Bestuur, de sectordirectie en de MR
van CS Vincent van Gogh op 01 oktober 2012 en treedt in werking op 02 oktober 2012.
Protocol gebruik computer netwerk, internet, mail, sociale media, mobiele telefoons en media
8