Hoe zet ik een kinderkoor op - Huis voor de Kunsten Limburg

Hoe zet ik een kinderkoor op
“Bij de eerste communie-viering hebben de kinderen met veel enthousiasme gezongen. Voor deze
kinderen zou er een kinderkoor moeten zijn. Ik weet echter niet precies, waar ik moet beginnen”, aan
het woord is een collega –dirigent uit Venlo. In koren en kerkgemeenschappen stelt men zich dezelfde
vraag: Op welke wijze kan professioneel en effectief een kinderkoor worden opgericht.
Bedenkt u zich welke stappen u moet zetten om te komen tot oprichting van een kinderkoor. Een
kinderkoor komt niet zomaar uit de lucht gevallen. Integendeel!
Elke kinderkoor is het resultaat van een proces. Het resultaat wordt in belangrijke mate bepaald door
de manier waarop de zaken worden voorbereid. Hieronder hebben wij de fasen genoemd, welke
doorlopen dienen te worden, u kunt zelf fasen toevoegen dan wel schrappen:
1. voorbereidingsfase
2. planningsfase
3. realisatiefase
4. evaluatiefase
Bezint, eer gij begint! Wie met een open geest in het koorleven staat, ziet snel waar nog invulling
nodig is, waar moet worden bijgestuurd, waar de noden en behoeften liggen. De kunst bestaat erin dit
te zien, te beschrijven en uit te werken in een projectmatige benadering. Projecten ontstaan uit wat
vooraf ging. Ga maar na waarom er een kinderkoor zou moeten zijn? Het antwoord op de vraag,
Waarom een kinderkoor?, geeft aan de motivatie om een koor te starten.
1. voorbereidingsfase
DOELGROEP! Wie wil je bereiken?
Vooraleer je een project opstart moet je duidelijk kunnen omschrijven welke doelgroep je wil
bereiken. De koorwereld in het algemeen is natuurlijk veel te vaag als omschrijving. We weten immers
dat onder dit begrip een brede waaier van diverse groepen schuil gaat: kinderkoren, jeugdkoren,
seniorenkoren, gemengde
koren, gelijkstemmige koren, schoolkoren, concertkoren enz.
Om het éénvoudig te houden, vragen we je per categorie een keuze te maken uit volgende
doelgroepen:
per leeftijd
• kinderkoor
• jeugdkoor
per samenstelling
• individuele zangers
• éénstemmige zanggroep
• gelijkstemmig koor
• gemengd koor
per niveau
• basiskoor
• gevorderd koor
• topkoor
per werksoort
• jongenskoor
• meisjeskoor
• schoolkoor
• concertkoor
• parochiekoor
• projectkoor
• gelegenheidskoor
• multicultureel koor
DOELSTELLING! Wat wil je bereiken?
Als je een kinderkoor opzet, moet je weten waar je naartoe wil, wat je wil bereiken. Je wil antwoorden
formuleren op de gestelde vragen, behoeften of problemen.
Een goede omschrijving van je doelstelling moet je helpen om later te evalueren. We vragen je aan te
geven bij welke doelstellingen (één of meerdere) je koor aansluit:
1
Het kinderkoor:
• Geeft impulsen aan de actieve kunstbeoefening door kinderen.
• Bevordert de cultuurparticipatie van kinderen.
• Bevordert de artistieke kwaliteit binnen het koorleven.
• Versterkt de opbouw van de kerkgemeenschap.
• Draagt actief bij aan de vieringen binnen de kerkgemeenschap.
Als volgende stap vertaal je deze keuze naar een concreet project in een omschrijving die meetbaar,
realiseerbaar en evalueerbaar is. We geven antwoorden op de vragen wat, waar, wie en wanneer.
OVERZICHT DESKUNDIG EN DRAAGVLAK! Op wie doe je beroep?
Het welslagen van het project hangt in belangrijke mate af van de deskundigheid die je hiervoor hebt
aangetrokken en van het draagvlak in je omgeving.
Het zijn immers de deskundigen die hun kennis en ervaring doorgeven aan je doelgroep en ervoor
zorgen dat je de doelstellingen die je vooropstelde, kan bereiken. Het begrip deskundigen mag je ook
ruim interpreteren: dirigenten,
componisten, solisten, ensembles, aanzingkoren, podiumkoren, organisatorische deskundigen enz.
Ook voor het creëren van draagvlak kun je terecht bij de kerkgemeenschap (werkgroep
gezinsvieringen, kinderwoorddiensten, kerkbestuur), bij andere koren, andere belangstellenden en bij
de basisscholen.
BEGROTING! Is het financieel haalbaar?
Voordat je van start gaat met de concrete realisatie van je koor is het zeker zinvol de financiële
haalbaarheid ervan te toetsen. Om een goede beheersing van je inkomsten en uitgaven te bekomen,
heb je een financieel plan, een begroting nodig.
Op die manier voorkom je dat je na de realisatie van je project in de rode cijfers terechtkomt en
niemand nog gemotiveerd is om nieuwe projecten te starten.
In onze wegwijzer hebben wij een voorbeeldbegroting opgenomen. In enkele minuten tijd, krijg je een
goed inzicht in de financiële planning. Let wel, een begroting blijft een denkoefening die zo goed
mogelijk bij de realiteit moet aansluiten.
Enkele tips bij de financiële planning:
 Vraag verenigingen of ondernemers om zoveel mogelijk ondersteuning in natura. In veel
gevallen wil men helpen met het uitlenen van bijvoorbeeld het keyboard of het tijdelijk
gebruik van het cafélokaal. Ook veel basisscholen zullen graag meewerken aan de oprichting
van een kinderkoor, door het maken van een kopietje, of het beschikbaarstellen van het
klaslokaal. Groot voordeel is dat je in het begin heel wat kosten gewoon niet maakt.
 Begin met een stichting in oprichting. Je stelt daarmee dan ook heel wat kosten uit.
 Vraag tijdig een startsubsidie aan. Veel gemeenten kennen ruimhartige regelingen voor
jeugdverenigingen. De gemeentelijke ambtenaar cultuurzaken zal je graag tekst en uitleg
geven.
Begroting
Inkomsten
Bijdrage kerk
Startsubsidie gemeente
Bijdrage in natura, bijvoorbeeld
beschikbaarstellen van lokalen, instrumenten,
kopiën enzovoort
Contributie
Uitgaven
Vergoeding dirigente
Huur lokaal
Huur keyboard
Aanschaf repertoire
Bestuurs- en organisatiekosten
Onvoorzien (10% totale uitgaven)
Dirigentenvergoeding
Voor de vergoeding van de dirigenten zijn er richtlijnen, uitgegeven door de landelijke amateurkunstorganisatie Kunstfactor te Utrecht en het plaatselijke bisdom. Afhankelijk van opleiding en
2
kwalificatie zijn er verschillende tarieven in de richtlijnen opgenomen. Maar natuurlijk kun je de
vergoeding ook in overleg met bestuur en dirigent afspreken..
Wie doet wat? Bestuur, dirigent, ouders
Bij de voorbereiding van de oprichting is het zaak om te komen tot een taakverdeling. Stel een bestuur
in oprichting samen. Maak personen verantwoordelijk voor de uitvoering van taken. Zorg daarbij dat
je deze zaken op papier vastlegt. Beslissingen worden door het volledige bestuur in oprichting
genomen.
Dirigent is verantwoordelijk voor de organisatie van de repetitie en de muziekkeuze. Bestuur kiest
natuurlijk welk soort koor dat wordt opgericht. Bij koorsoort en ambitie wordt een geschikte dirigent
gezocht. Bij de door het bestuur gegeven kaders zoekt de dirigent geschikt repertoire. Het bestuur
levert daarvoor de nodige middelen. Ook bij de voorbereidingsfase is goed om de ouders van
potentiële leden een adviesstem te geven.
Planning? Heb je nagedacht over je timing?
Vooraleer je echt van start gaat met de uitwerking van je project doe je er goed aan een planning op te
maken. Je zoekt een antwoord op de vragen: WAT moeten we doen en tegen WANNEER. Je doet er
best aan je project onder te verdelen in verschillende fases die je dan verder opdeelt in verschillende
sleutelmomenten.
Voor de opdeling in fases kan je de algemene indeling gebruiken:
planning – realisatie – evaluatie.
Een tip bij de formulering van de sleutelmomenten is de OMKERING: je start bij de deadline en gaat
zo terug in de tijd. In je planning neem je alleen de grote lijnen op.
Wie zich in details vastbijt, verliest het overzicht op het geheel.
Hieronder is een handige planning opgenomen.
Het is nuttig deze planningsmodule samen met alle medewerkers in te vullen.
Planning oprichting kinderkoor
Sleutelmomenten
Gesprek met medestanders
Gesprek met sleutelpartijen
en subsidiënten
Gesprek met deskundigen
Inhoudelijke uitwerking
Vaststelling
werkgroep/bestuur
Gesprekken met mogelijke
sponsors/andere
verenigingen
Opmaak tijdschema
Opmaak begroting
Opmaak werving
Gesprekken met potentiële
dirigenten
Gesprekken met potentiële
leden en hun ouders
Verwerking reacties ouders
en dirigenten
Aanstelling dirigente
Evaluatie
Ledenwerving
Startbijeenkomst koor
Januari Februari Maart April Mei Juni Augustus September
3
Informatiebijeenkomst voor
ouders
Eerste repetitie
Evaluatie
Planning
Realisatie
Evaluatie
3. Realisatiefase
Nu de voorbereiding en de planning van het project klaar is, kan je aan de slag. Bij de realisatie moet
je er vooral voor zorgen dat iedereen zijn verantwoordelijkheid neemt in de uitvoering van de
planning. Als coördinator of initiatiefnemer heb je de tijd gekregen om je volledig in te werken in het
project. Nu bestaat de kunst erin de medewerkers, vrijwilligers en/of collega’s een goed inzicht te
verschaffen in de doelstellingen, de planning en de timing van het initiatief. Om tot een vlotte samenwerking te komen moeten ook zij weten waar je naartoe wil en hoe je dat denkt te realiseren. Iedereen
moet het antwoord kennen op de vragen: WIE, WAT, WANNEER en WAAROM.
Dit kan je doen aan de hand van een éénvoudig maar zeer toegankelijk draaiboek dat je aan je
medewerkers ter beschikking stelt. Dit draaiboek fungeert als werkinstrument bij de realisatie.
4. Evaluatiefase
Na de realisatie van het project, blijf je altijd zitten met twee vragen:
• Heb ik mijn project goed aangepakt?
• Wat heb ik nu uiteindelijk bereikt?
Wie een antwoord zoekt op deze vragen moet eerst en vooral informatie verzamelen om die nadien te
verwerken en te interpreteren. Aan de hand van deze gegevens kan je het project beoordelen en
besluiten formuleren. Die besluiten zijn erg belangrijk voor de bijsturing.
Bij de evaluatie moet je tenslotte kunnen nagaan of je je project hebt kunnen realiseren binnen het
vooropgestelde budget. Je moet nagaan of het beschikbare geld goed werd besteed en of je budget
toereikend was. Je financiële resultaten zijn belangrijk voor de toekomstige ontwikkeling van het koor.
Hoe nu verder?
Het kinderkoor is opgericht, de eerste repetitie is geweest. Hoe nu verder? Na de evaluatie is het zaak
om de gevolgtrekkingen door te voeren in de organisatie van het koor.
4