Investors in People De vier stappen naar erkenning

Investors in People
De vier stappen naar erkenning
Praktische beschrijving van het proces
van kennismaking tot erkenning
De weg naar erkenning als Investor in People
Wat houdt Investors in People in?
Investors in People biedt een unieke kans om afstemming te bereiken
tussen wat een organisatie van haar medewerkers verwacht en wat
medewerkers zelf aan wensen hebben ten aanzien van de groeimogelijkheden in hun loopbaan. Als praktisch raamwerk helpt Investors in
People een organisatie haar resultaten op het gebied van planning,
communicatie, opleiding en ontwikkeling, effectief management en leren in
de organisatie te verbeteren, waarbij de aard van de organisatie in zijn
waarde wordt gelaten. De drie basisprincipes van Investors in People –
plannen, uitvoeren, beoordelen - vereisen dat systematisch wordt nagegaan
wat de doelen, de middelen en de verantwoordelijkheden zijn voor deze
bedrijfsprocessen en dat ze zo effectief mogelijk worden ingezet. Investors
in People vraagt een organisatie veelal niet om meer te doen, niet om
andere dingen te doen, maar om de bestaande dingen goed te doen.
Borging wordt verkregen doordat Investors in People aanzet tot het intern
ontwikkelen van nieuwe, gedeelde waarden en normen, het meetbaar
maken daarvan en bijsturen op de effectiviteit ervan.
De eerste cyclus van dit verbeteringsproces duurt één tot twee jaar. Maar
IiP houdt niet op bij het behalen van de erkenning. Een ware Investor in
People streeft naar ‘steeds beter’.
Augustus 2009
2-5
De 4 stappen naar erkenning
De weg naar erkenning is gebaseerd op de hierboven afgebeelde
verbetercyclus en strekt zich uit over de volle breedte en in alle lagen van
de organisatie. De weg naar erkenning wordt zo door alle medewerkers in
vier overzichtelijke stappen en in relatie tot elkaar beoordeeld.
Stap 1: Diagnose
Stap 2: Plannen
Stap 3: Uitvoeren
Stap 4: Beoordelen
Stap 1: Diagnose
De eerste stap binnen het IiP-proces is de voorbereidende fase, de
diagnosefase. De organisatie raakt bekend met de IiP-standaard.
De diagnosefase bestaat uit de bewustwording en kennismaking, de
quickscan en de nulmeting.
Bewustwording en kennismaking
Tijdens de kennismaking dient duidelijk te worden waarom de organisatie
het IiP-proces wil gaan volgen, de bewustwording. Daarvoor kunnen
verschillende redenen genoemd worden, bijvoorbeeld:
•
een context voor (cultuur)veranderingen en verbeteringen verkrijgen;
•
concurrentiepositie verbeteren;
•
een gedegen HRM-beleid opzetten;
•
officiële erkenning om aantrekkelijk te zijn voor potentiële werknemers.
Het management dient zich duidelijk bewust te worden welke rol zij
hebben, niet alleen gedurende het IiP-proces, maar ook na het verkrijgen
van de officiële erkenning. Belangrijk is dat het management ervaart dat
IiP een continu proces is en geen project.
Voor de kennismaking kunnen interne workshops worden georganiseerd
voor het management.
Al tijdens de diagnosefase zal het topmanagement haar commitment
moeten aangeven om van start te gaan met IiP. Indien blijkt dat er geen
100% commitment is bij het topmanagement is de kans van slagen om
officieel IiP erkend te worden vele malen verkleind. De drijvende kracht in
het IiP-proces is het management van de organisatie. Niet de afdeling
Personeel & Organisatie, deze afdeling is faciliterend en niet verantwoordelijk. Eigenlijk vergelijkbaar met een goed HRM-beleid in een
organisatie, ook daar ligt het personeelsmanagement in de lijn en niet bij
de afdeling Personeelszaken.
Augustus 2009
3-5
Als blijkt dat het (top)management verder wil met IiP, wordt er gestart met
het bepalen van de huidige stand van de organisatie ten opzichte van de
IiP-standaard.
Quickscan
De quickscan is een ontmoeting tussen het topmanagement, sleutelfiguren
in de organisatie (bijvoorbeeld hoofd Personeelszaken en belangrijke
lijnmanagers) en de externe adviseur. De organisatie bepaalt in samenspraak met de externe adviseur wie er tijdens het quickscan aanwezig zijn.
Een quickscan geeft de organisatie globaal inzicht in hoe de organisatie
ervoor staat met betrekking tot bepaalde processen, systemen, activiteiten
en resultaten. Het verschaft de organisatie inzicht in de indicatoren van de
standaard en wat van hen wordt verwacht.
Nulmeting
De uiteindelijke diagnose is een overzicht van de stand van zaken en wordt
verkregen door het uitvoeren van een nulmeting. De nulmeting vindt plaats
aan de hand van enquêtes onder alle medewerkers, een aantal interviews
en observaties. Resultaten worden verzameld in het diagnoserapport. De
adviseur geeft per indicator aan, hoe de organisatie scoort. Het diagnoserapport wordt besproken met het management.
Stap 2: Plannen
In de planningsfase worden de gewenste acties vastgesteld en het groeipad
van de organisatie uitgewerkt, in deze fase wordt het actieplan opgesteld.
Aan het eind van deze fase committeert de organisatie zich formeel aan IiP.
Actieplan
Aan de hand van de resultaten uit de diagnosefase maakt de organisatie
een actieplan om een Investor in People te worden. De externe adviseur
kan de organisatie ondersteunen bij het maken van het actieplan, maar de
organisatie blijft zelf verantwoordelijk.
Bij het opstellen van het actieplan moet men in de planning van activiteiten
ook rekening houden met het moment waarop de organisatie het assessment wil laten afnemen.
Dit actieplan wordt samen met een ‘letter of intent’ van het topmanagement
opgestuurd naar IiPNL. De organisatie heeft zich op dat moment formeel
aan IiP gecommitteerd.
Augustus 2009
4-5
Stap 3: Uitvoeren
In de uitvoeringsfase worden aan de hand van het actieplan, alle stappen
ontwikkeld, geïmplementeerd en geborgd. De actiefase duurt globaal
genomen een beleidsjaar, om de hele beleidscyclus te kunnen doorlopen.
Dit is vooral van belang bij organisaties die nog vrij veel nieuwe processen
en systemen moeten implementeren en borgen. Bij organisaties die
feitelijk alles hebben, maar waarbij de resultaten moeten worden verbeterd, kan de uitvoeringsfase soms sneller verlopen.
Stap 4: Beoordelen
Als de actiepunten uit het plan zijn uitgevoerd en het benodigde bewijsmateriaal compleet is, dan is de organisatie klaar voor het assessment.
Een erkende, onafhankelijke assessor beoordeelt of de organisatie
inderdaad aan de criteria van de IiP-standaard voldoet. Er wordt gemeten
of de organisatie erin geslaagd is strategisch HR-beleid en
bedrijfseconomische aspecten met elkaar in verband te brengen. Investors
in People Nederland heeft een aantal certificerende instellingen
aangewezen die met erkende assessoren werken. U vindt ze op
www.iipnl.nl.
Het assessment bestaat uit twee onderdelen. Eerst leert de assessor het
bedrijf kennen. Hij of zij stelt zich op de hoogte van de strategie, doelen,
genomen acties en het bewijsmateriaal van de organisatie. Vervolgens
worden, om zicht te krijgen op de praktijk, gesprekken met zorgvuldig
geselecteerde mensen uit alle lagen van de organisatie gevoerd. De
kosten en baten van het proces worden zo inzichtelijk gemaakt. U krijgt
een rapportage en mondelinge toelichting van de bevindingen en
verbeterpunten. Voldoet u aan de criteria dan mag u zich ‘Investor in
People’ noemen en het onderscheidende keurmerk gaan voeren.
Afsluiting
Belangrijk om op te merken bij bovenstaande beschrijving van de fasen
en bijbehorende activiteiten is dat het allemaal opties zijn. Iedere
organisatie doet het op zijn eigen manier met een eigen inkleuring. Niks
hoeft, veel kan en veel meer kan ook, dit is ter beoordeling aan de
organisatie zelf. Het enige wat de organisatie moet doen om IiP te worden
is voldoen aan de standaard, te beoordelen door een externe assessor.
Augustus 2009
5-5