generieke functiebeschrijving hoofdmaatschappelijk werker

FUNCTIEBESCHRIJVING
STAFMEDEWERKER HR
Identificatiegegevens
Functie:
Niveau/rang:
Plaats in het organogram:
Aard van de functie:
Functiefamilie:
stafmedewerker HR
A1A-A3A Adjunct van de directeur
directie personeel
statutair/contractueel
stafmedewerkers
Positionering in de organisatie
Leiding krijgen van:
Collega’s in de functie:
directeur personeel
stafmedewerkers
Doel van de functie
De stafmedewerker HR zorgt voor het ontwikkelen, implementeren en optimaliseren van
HRM-instrumenten en tools voor loonadministratie om te komen tot een geïntegreerd
personeelsbeleid dat alle medewerkers, diensten en instellingen van het OCMW Kortrijk
ondersteunt in de uitvoering van hun kernopdracht.
Verantwoordelijkheidsgebieden
1. je ontwikkelt en ondersteunt een modern rekruterings, selectie- en wervingsbeleid teneinde de
juiste medewerkers voor de organisatie te vinden
taken: o.a.
o
o
o
o
je
je
je
je
organiseert en coördineert de volledige rekruterings- en selectieprocedures
organiseert en coördineert het onthaal en de socialisering van medewerkers
ondersteunt selectietechnieken voor de leidinggevenden
volgt evoluties op in arbeidsmarktcommunicatie en -beleid
2. je ontwikkelt en ondersteunt een geïntegreerd VTO-beleid met het oog op het vormgeven van de
lerende organisatie die wij willen zijn
taken: o.a.
o
o
o
o
je werkt het vormingsbeleid uit en volgt dit op
je ondersteunt de leidinggevenden in het detecteren van de vormingsnoden
je stimuleert en motiveert zowel de leidinggevenden als de medewerkers om een lerende
organisatie te zijn
je volgt evoluties in vorming, training en opleiding op
3. je ontwikkelt en ondersteunt een geïntegreerd beleid voor loopbaanontwikkeling met het oog op
het motiveren en stimuleren van alle medewerkers in de organisatie
taken: o.a.
o
o
o
o
je zorgt voor screening en ontwikkeling van competenties bij de medewerkers
je ontwikkelt en introduceert competentiemanagement
je introduceert een modern evaluatiesysteem en volgt dit op
je introduceert de ontwikkelcirkels met functie-, plannings-, functionerings- en
evaluatiegesprekken en volgt het hele concept op
4. je adviseert de directie en leidinggevenden bij de implementatie en uitvoering van het
personeelsbeheer, regelgeving en de rechtspositieregeling om de rechten en plichten van de
medewerkers te garanderen
taken: o.a.
o
o
o
o
je volgt wetgeving en regelgeving op en past deze correct toe
je bouwt deskundigheid op m.b.t. de rechtspositieregeling, arbeidsreglementen en andere
reglementen van administratief personeelsbeheer
je volgt de syndicale werking op
je bewaakt de toezichtregeling van de hogere overheid
5. je adviseert en ondersteunt directie en leidinggevenden in HRM-processen om te komen tot een
uniform en geïntegreerd personeelsbeleid voor het OCMW Kortrijk
taken: o.a.
o
o
o
o
o
je stemt het personeelsbeleid af op het organisatiebeleid
je doet voldoende vakkennis op in instrumenten van personeelsbeleid
je zorgt voor ken- en stuurgetallen om het personeelsbeleid te ondersteunen
je voorziet in systemen, procedures en informaticatoepassingen om de leidinggevenden te
ondersteunen
je werkt projecten voor de dienst personeel uit, coördineert ze en bent hierbij de trekker
6. je adviseert en ondersteunt de medewerkers van de dienst personeel bij de uitvoering van het
volledige takenpakket m.b.t. personeelsbeleid, -beheer en –administratie zodat zij hun kerntaken
correct en efficiënt kunnen uitvoeren
taken: o.a.
o
o
o
o
je geeft richtlijnen en informatie door, stroomlijnt ze en volgt ze op
je maakt draaiboeken en processen op in het kader van een optimale en kwaliteitsvolle
dienstverlening en actualiseert ze
je leidt vergaderingen inzake werkoverleg
je volgt evoluties op om de professionaliteit te waarborgen
7. je werkt een geïntegreerd E-HRM en ICT-beleid uit en implementeert het teneinde de dienst
personeel en alle leidinggevenden te ondersteunen bij de uitvoering van het personeelsbeleid
taken: o.a.
o
o
o
o
je
je
je
je
volgt de nieuwste trends in ICT ter ondersteuning van de dienst
voert een geïntegreerd systeem in
werkt mee aan het ICT-beleid in de organisatie
streeft naar een dienst personeel zonder papier
8. je bent budgethouder en verantwoordelijk voor de opmaak van het budget voor het toegewezen
HR-domein en volgt dit nauwgezet op teneinde een evenwichtig financieel beleid te voeren
taken: o.a.
o
je maakt een ontwerp van budget op, op basis van te verwachten of vooropgestelde prestaties,
rekening houdend met de voorwaarden waaronder de dienstverlening dient te gebeuren
o
je werkt mee aan beargumenteerde en verantwoorde begrotingsvoorstellen door middel van de
opmaak van stuurkaarten
o
je volgt de beschikbare middelen en de realisaties op
o
je bent verantwoordelijk voor de efficiënte aanwending van de ter beschikking gestelde financiële
en andere middelen
9. je ontwikkelt en stimuleert netwerken en staat in voor externe en interne personeelscommunicatie en
vertegenwoordiging van de dienst met het oog op het verstrekken van de nodige informatie aan
medewerkers en leidinggevenden
taken: o.a.
o
o
o
o
je
je
je
je
fungeert als aanspreekpunt voor internen en externen
woont externe vergaderingen en overleg bij
stimuleert en ontwikkelt samenwerkingsverbanden met het stadsbestuur en andere OCMW’s
stimuleert intervisie en benchmarkingmomenten met andere organisaties
10. je hebt aandacht voor de eigen professionele ontwikkeling teneinde je expertise op peil te houden
taken: o.a.
o
o
o
o
o
je
je
je
je
je
vraagt naar feedback bij de eigen prestaties en leert eruit
werkt mee aan de vernieuwing van de organisatie en bouwt hierbij de nodige expertise uit
staat geregeld stil bij je eigen functioneren en kent de eigen zwaktes en sterktes
bent bereid om vormingen, trainingen en opleidingen te volgen die relevant zijn voor je werk
volgt vorming om voorbereid te zijn op evoluties en trends in de maatschappij
Competenties
VAKKENNIS: gedreven zijn om je vak te kennen en bij te leren
niveau 3:
o
o
o
o
o
o
o
- je bent excellent in je vakgebied en stimuleert anderen tot competentieontwikkeling
- je draagt zorg voor een goed leerklimaat om aan toekomstige uitdagingen te kunnen
beantwoorden en stimuleert dit bij anderen
je zorgt voor een excellent niveau van dienstverlening vanuit het eigen werkdomein
je hebt kennis van nieuwe (technologische) ontwikkelingen op het vakgebied en brengt deze over
op anderen
je helpt collega’s met advies en informatie
je gebruikt software in die mate dat ze leidt tot nieuwe toepassingen en efficiëntie bij het
functioneren van jezelf en anderen
je instrueert anderen over het gebruik van de software
je vergaart pro-actief kennis om accuraat te kunnen antwoorden op toekomstige
probleemstellingen
je wijzigt processen, procedures en structuren om te kunnen beantwoorden aan nieuwe tendensen
RESULTAATGERICHTHEID: gedreven zijn om op tijd je doelen te halen
niveau 3: je stuurt op resultaat, ook team- of dienstoverschrijdend
o
o
o
o
o
o
je maakt afspraken met alle betrokkenen om de gestelde doelstellingen te bereiken
je realiseert verbeteringen in werkzaamheden en randvoorwaarden, zowel binnen de eigen als
binnen andere diensten
je ontwikkelt doelgerichte en concrete actieplannen met doelen, mensen, middelen, timing, enz.
je straalt professionaliteit uit door je stellingname en daadkracht
je plant en structureert voor jezelf en anderen om stress te voorkomen
je toont een voorbeeldgedrag door onder grote druk en in complexe situaties positief te blijven
ZELFSTANDIG WERKEN: gedreven zijn om optimaal en zonder toezicht of controle te werken
niveau 3: je ontwikkelt structurele werkwijzen met complexe factoren, stemt deze op elkaar af,
vereenvoudigt ze indien nodig en coördineert ze
o
o
o
o
o
o
o
je
je
je
je
je
je
je
gaat na of de resultaten voldoen aan de verwachtingen en stuurt bij indien nodig
anticipeert actiegericht op onvoorziene omstandigheden
wijzigt bewust je aanpak doorheen een proces met het oog op een grotere kans op slagen
hakt knopen door zodat anderen niet in een onduidelijke situatie komen
neemt eindverantwoordelijkheid voor de genomen beslissing
vertaalt strategie in haalbare actieplannen
organiseert acties over verschillende entiteiten heen
INNOVATIE EN CREATIVITEIT: gedreven zijn om te verbeteren en vernieuwen
niveau 2: je komt zelf met alternatieve ideeën, werkwijzen en oplossingen voor de dag
o
o
o
o
o
o
o
je
je
je
je
je
je
je
kijkt naar zaken vanuit verschillende invalshoeken en stelt alternatieven voor
durft te breken met tradities
bekijkt bestaande situaties positief kritisch en stelt ze in vraag
denkt in opportuniteiten in plaats van belemmeringen
informeert je over nieuwe trends, technologieën of methodieken
bent bereid te leren en mee te groeien met veranderingen op grotere schaal
hebt oog voor ontwikkelingen in aanverwante werkgebieden
SAMENWERKEN: gedreven zijn om de doelen van het team te bereiken
niveau 3: je werkt op eigen initiatief met anderen aan een gezamenlijk resultaat, ook buiten
het team, de dienst of de afdeling (andere teams of diensten, werkgroepen,
projectgroepen, organisaties)
o
o
o
je bouwt overleg in om tot een gezamenlijk resultaat te komen, ook met collega’s buiten het eigen
team
je zoekt actief naar samenwerkingsverbanden met derden en betrekt de andere teamleden hierbij
je stelt je constructief op in vergaderingen en sluit compromissen die nodig zijn voor een vlot
verloop van de samenwerking
o
o
o
o
je bent trekker van de groep
je maakt actief gebruik van je externe relaties om bij te dragen tot de realisatie van de
doelstellingen van het OCMW Kortrijk
je creëert een draagvlak voor voorstellen door het delen van informatie
je stelt teams met leden van verschillende diensten of organisaties samen, in functie van het te
bereiken doel
INZET EN MOTIVATIE: gedreven zijn en zich inspannen om het werk zo goed mogelijk te doen
niveau 2: je handelt verbeteringsgericht en vernieuwend, anticipeert op gebeurtenissen, neemt
acties voor je persoonlijke groei en ondersteunt anderen hierbij
o
o
o
o
o
o
o
je speelt in op de ontwikkelingen binnen de interne en externe omgeving en koppelt hieraan acties
verandering
je ondersteunt anderen om verbeteringsgericht en/of vernieuwend te werken (ook project- of
procesmatig)
je geeft aan waar resultaten eventueel kunnen verbeterd worden
je komt uit eigen beweging met ideeën en oplossingen
je benut informatie afkomstig van andere vakgebieden
je vertaalt feedback naar concrete leerpunten
KLANTGERICHTHEID: gedreven zijn om de klant te helpen
niveau 3: je werkt proactief en structureel aan een klantgerichte dienstverlening en stimuleert
anderen om klantgericht te werken
o
o
o
o
o
o
o
je ziet en zoekt kansen om de klantentevredenheid te verhogen
je toont voorbeeldgedrag inzake kwaliteitsvolle dienstverlening naar de klant
je hebt, bij het nemen van beslissingen, steeds de klant en de context in het achterhoofd
je benadert klachten als waardevolle informatie
je hebt oog voor de hele context van de vraag of klacht en behoudt een professionele relatie met
de klant
je geeft de klant inspraakmogelijkheid, binnen de grenzen en mogelijkheden van het OCMW
Kortrijk
je communiceert op een transparante wijze met de klant
KWALITEITSVOL WERKEN: gedreven zijn om werk af te leveren dat voldoet aan de
gevraagde normen
niveau 3: je streeft naar continue kwaliteitsverbetering, verankert de kwaliteit en stimuleert
anderen om kwaliteitsvol te werken
o
o
o
o
o
o
je ontwikkelt en benoemt criteria of normen om kwaliteitsvol te werken
je stimuleert verbetervoorstellen
je gaat na of de voorgestelde veranderingen ook tot verbeteringen leiden
je neemt steeds een houding aan waarbij kwaliteit centraal staat
je zorgt voor een leereffect bij de medewerkers bij het aanbrengen van een verbetering in een
proces of procedure
je bent een voorbeeld voor anderen m.b.t. kwaliteitszorg
ORGANISATIEBETROKKENHEID: gedreven zijn om de belangen van de organisatie te
verdedigen bij anderen en zich verbonden voelen met de
organisatie, taak en functie
niveau 3: je toont je betrokken bij de organisatie, draagt de doelstellingen en waarden ervan actief
uit en stimuleert betrokkenheid
o
o
o
o
o
o
o
je verdedigt de beleidsbeslissingen en strategische keuzes van de organisatie
je blijft doorzetten in geval van tegenslagen en teleurstellingen
je vertaalt en verdedigt de missie van het OCMW Kortrijk ten aanzien van derden
je hebt een duidelijke visie op het thema normen en waarden
je vertegenwoordigt het OCMW Kortrijk als organisatie op passende wijze bij anderen en externe
contacten
je zorgt ervoor dat je handelingen en uitspraken niet strijdig zijn met het organisatiebelang
je legt op een constructieve manier beleidsbeslissingen uit
COMMUNICATIE: gedreven zijn om informatie over te brengen en te ontvangen
niveau 3: je hanteert een aantrekkelijke en motiverende schrijfstijl en draagt zorg voor een
goed communicatieklimaat
o
o
o
o
o
o
o
o
je schrijft teksten die een uithangbord zijn voor de organisatie, wat betreft stijl, taal en
vormgeving
je maakt een correcte en leesbare synthese van een complexe situatie
je hebt aandacht voor andermans behoeften, belangen en emoties en anticipeert hierop door je
communicatiestijl aan te passen
je hanteert een logische structuur in een presentatie
je blijft zelfvertrouwen uitstralen, ook bij kritische interpellaties of moeilijke vragen
je brengt een presentatie of uiteenzetting op een levendige, dynamische wijze
je neemt voldoende tijd om te luisteren
je geeft tijdig correcte feedback