functiebeschrijving

FUNCTIEBESCHRIJVING
VERANTWOORDELIJKE KINDEROPVANG –
DIENST VOOR ONTHAALOUDERS
Identificatiegegevens
Functie:
Niveau/rang:
Plaats in het organogram:
Aard van de functie:
Functiefamilie:
Secretarisbesluit:
Nummer functiebeschrijving:
verantwoordelijke kinderopvang – dienst voor onthaalouders
B 1-3
directie zorg - wonen en zorg - kinderopvang
statutair/contractueel
leidinggevenden
1.5.1
Positionering in de organisatie
Leiding krijgen van:
Collega’s in de functie:
coördinator en directeur zorg
collega’s in de dienst
Doel van de functie
De verantwoordelijke kinderopvang staat in voor de dagelijkse leiding en coördinatie van het
kinderdagverblijf, het initiatief voor buitenschoolse opvang en voor de organisatie van de opvang
van kinderen bij onthaalouders. Hij/zij verankert de pedagogische visie van het OCMW Kortrijk in
de werking van de opvangvoorziening en zorgt voor een vlot georganiseerde kinderopvang die aan
de wensen en behoeften van alle belanghebbende partijen tegemoet komt.
De verantwoordelijke kinderopvang coacht een team van verzorgend en logistiek personeel om
integrale zorg en een zinvolle dagbesteding te kunnen bieden aan de kinderen in de
opvangvoorziening, begeleidt de onthaalouders die aangesloten zijn bij de dienst voor
onthaalouders en treedt op als contactpersoon voor de ouders. De verantwoordelijke neemt
administratieve taken op zich, verstrekt informatie aan externe instanties en onderhoudt contacten
met de belanghebbende partijen.
Verantwoordelijkheidsgebieden
1. je beheert en coördineert de opvangvragen met het oog op het aanbieden van de meest geschikte opvang
van het kind in functie van de wensen van de ouders en de behoeften van het kind
taken: o.a.
o
je
o
je
o
je
o
je
o
je
verwelkomt nieuwe ouders en verschaft informatie over de opvang
voert met hen een intakegesprek, gericht op de opvang van het kind
begeleidt de ouders bij het maken van een keuze van opvang
verwijst de ouders door naar een onthaalouder
zorgt voor optimale bezetting bij de onthaalouder
2. je coördineert de praktische werkorganisatie van de activiteiten van het opvanginitiatief en bij de
onthaalouders om een efficiënte en effectieve dienstverlening te verzekeren
taken: o.a.
o
je schept een pedagogisch klimaat dat maximale groeikansen biedt aan de kinderen
o
je houdt toezicht op de individuele begeleiding van de kinderen
o
je stimuleert de participatie van de kinderen
o
je ondersteunt de onthaalouders bij kinderparticipatieprocessen
o
je houdt dossiers bij met informatie in het belang van de kinderen
o
je coördineert de programmatie en de organisatie van spelactiviteiten
o
je neemt verantwoordelijkheid op bij het vermoeden van erge feiten, zowel intern als extern
(feiten die de psychologische en fysische integriteit van het kind bedreigen)
3. je staat in voor een optimaal contact met de ouders om een warme klantgerichte dienstverlening uit te
bouwen
taken: o.a.
o
je verwelkomt nieuwe ouders en verschaft de nodige informatie over de opvang
o
je informeert, adviseert en sensibiliseert de ouders m.b.t. het gedrag van het kind
o
je stimuleert ouderparticipatie door het organiseren van activiteiten en het communiceren over de
ontwikkeling en de evolutie van het kind
o
je zoekt, samen met de ouders, naar oplossingen voor eventuele problemen met de opvang
o
je fungeert als ombudsman en aanspreekpunt
o
je staat in voor een goede bezetting via het opname- en inschrijvingsbeleid van het OCMW Kortrijk
4. je coacht en begeleidt de medewerkers en onthaalouders teneinde hen te begeleiden en te stimuleren tot
optimale prestaties, betrokkenheid en verdere ontwikkeling in het belang van de kinderen
taken: o.a.
o
je begeleidt de teamleden naar een gezamenlijk resultaat
o
je ondersteunt en begeleidt de onthaalouders bij hun dagelijkse werking en doet hierbij de nodige
huisbezoeken
o
je maakt de werkplanning voor de medewerkers en stuurt ze bij waar nodig
o
je organiseert teamvergaderingen om o.a. de dagelijkse werking en kinddossiers te bespreken
o
je houdt functie- functionerings- en evaluatiegesprekken met de medewerkers en onthaalouders
o
je voorziet in vorming van de medewerkers en onthaalouders
o
je rekruteer en werft nieuwe onthaalouders
5. je onderhoudt contacten met belangrijke derden en koepelorganisaties teneinde nieuwe ontwikkelingen in de
kinderopvangsector te kunnen opvolgen en toe te passen in de eigen opvang
taken: o.a.
o
je onderhoudt de relatie met Kind en Gezin en andere beheersinstanties
o
je verstrekt de nodige informatie aan interne en externe instanties
o
je bouwt een netwerk op en zorgt dat je kennis hebt over belangrijke externen in de
kinderopvangsector
o
je woont vergaderingen, werkgroepen, congressen en symposia bij en rapporteert intern over
evoluties in de sector
6. je werkt een kwaliteitssysteem uit teneinde een kwaliteitsvolle kinderopvang te kunnen aanbieden
taken: o.a.
o
o
o
o
o
o
je werkt het kwaliteitshandboek uit en actualiseert het op geregelde tijdstippen
je informeert alle belanghebbenden over de kwaliteitscriteria
je stelt een huishoudelijk reglement op
je schrijft kwalitatieve doelstellingen uit voor de opvangvoorziening
je evalueert de opvangkwaliteit bij de onthaalouders en stuurt bij waar nodig
je schrijft een klachtenprocedure uit, implementeert deze voor de dienst en zorgt voor adequate
behandeling van de klachten
7. je voert een aantal administratieve en organisatorische opdrachten uit teneinde de verplichtingen naar
derden te realiseren
taken: o.a.
o
o
o
o
je
je
je
je
sluit contracten af met de ouders
registreert en volgt de facturatie op
volgt de ouderbijdragen op
bereidt inspecties voor en volgt ze op
8. je houdt hygiëne, veiligheid en het milieu nauwlettend in het oog teneinde ongevallen en conflicten te
voorkomen
taken: o.a.
o
o
o
o
je houdt rekening met alle opgelegde veiligheidsvoorschriften en de voorschriften inzake hygiëne
en het milieu
je ziet toe op het regelmatig onderhoud van de accommodatie en de lokalen
je geeft de nodige onderrichtingen aan de medewerkers
je signaleert defecten en geeft aan wat moet vervangen of aangekocht worden
9. je zorgt voor een optimale informatiedoorstroming met het oog op een goede samenwerking en
kwaliteitsvolle klantgerichte dienstverlening
taken: o.a.
o
o
o
o
o
je neemt constructief deel aan interne en externe vergaderingen
je zorgt ervoor dat iedere medewerker over alle informatie beschikt die hij/zij nodig heeft om
zijn/haar taken goed te kunnen uitvoeren
je zorgt voor een duidelijke formulering van taken, rollen, opdrachten, verantwoordelijkheden en
werkafspraken
je rapporteert aan je leidinggevende in verband met de taakuitvoering, de stand van zaken inzake
de uitvoering van taken en projecten,…
je formuleert verbeterinitiatieven die kunnen bijdragen tot een betere klantgerichte
dienstverlening
10. je hebt aandacht voor de eigen professionele ontwikkeling teneinde je expertise op peil te houden
taken: o.a.
o
o
o
o
je vraagt naar feedback bij de eigen prestaties en leert eruit
je staat geregeld stil bij je eigen functioneren en kent de eigen zwaktes en sterktes
je bent bereid om vormingen, trainingen en opleidingen te volgen die relevant zijn voor je werk
je neemt deel aan intervisiemomenten om de eigen expertise en deze van collegaverantwoordelijken te delen en te benutten
Competenties
VAKKENNIS
definitie: gedreven zijn om je vak te kennen en bij te leren
niveau 2:
o
o
o
o
o
o
o
o
- je handelt zelfstandig, toont initiatief binnen je eigen vakgebied
- je gaat actief op zoek naar leersituaties en zet leerpunten om in acties
je
je
je
je
je
je
je
je
beschikt over diepgaande en actuele kennis en vaardigheden in je vakgebied
handelt zelfstandig, zorgvuldig en resultaatgericht
kent de PC-toepassingen die nodig zijn om je job uit te oefenen en kan deze vlot gebruiken
kan een correcte interpretatie geven van de wetgeving voor een concrete situatie
wil leren in werksituaties en zoekt kansen voor je eigen ontwikkeling
informeert je over nieuwe evoluties met betrekking tot de eigen functie
hebt belangstelling voor ‘aanverwante’ onderwerpen om je kennis te verruimen
zoekt actief naar opleidingsmogelijkheden om je functioneren te verbeteren
RESULTAATGERICHTHEID
definitie: gedreven zijn om op tijd je doelen te halen
niveau 2: je werkt doelgericht, voor jezelf en voor de anderen binnen het team
o
o
o
o
o
o
o
je
je
je
je
je
je
je
zoekt naar de meest optimale werkmethoden, ook voor anderen
ondersteunt anderen of neemt obstakels voor anderen weg
stuurt op regelmatige basis het proces bij, in functie van de doelstellingen
ziet welke acties er moeten ondernomen worden om resultaten te bereiken
neemt tijdig de juiste beslissing binnen de grenzen van je bevoegdheid
brengt bij tijdsdruk prioriteiten aan en blijft doelgericht werken
relativeert en verwerkt problemen, spanningen of teleurstellingen
LEIDINGGEVEN
definitie: gedreven zijn om een groep medewerkers te motiveren en te coachen om als groep de
nodige resultaten te halen
niveau 2: operationeel leidinggeven: je stuurt je team(s) aan op middellange termijn,
resultaat- en ontwikkelingsgericht
o
o
o
o
o
o
o
o
je draagt er zorg voor dat mensen en middelen efficiënt ingezet worden met het oog op een
gezamenlijk doel
je voert regelmatig functioneringsgesprekken op een constructieve, positieve manier om
medewerkers te motiveren, te stimuleren en te ontwikkelen
je bouwt overleg in met het team en stimuleert onderlinge communicatie
je toont waardering voor individuele en gezamenlijk behaalde resultaten van je medewerkers
je vermijdt conflicten door het voeren van duidelijke communicatie
je wijst opdrachten toe volgens kennis/ervaring en motivatie
je luistert naar je medewerkers
je stimuleert de zelfsturing en zelfredzaamheid van de medewerkers
INNOVATIE EN CREATIVITEIT
definitie: gedreven zijn om te verbeteren en vernieuwen
niveau 2: je komt zelf met alternatieve ideeën, werkwijzen en oplossingen voor de dag
o
o
o
o
o
o
o
je
je
je
je
je
je
je
bedenkt nieuwe werkwijzen
kan improviseren en experimenteren
brengt spontaan nieuwe ideeën, voorstellen en oplossingen naar voor
denkt in opportuniteiten in plaats van belemmeringen
informeert je over nieuwe trends, technologieën of methodieken
bent bereid te leren en mee te groeien met veranderingen op grotere schaal
bent nieuwsgierig en stelt je op de hoogte van ontwikkelingen
SAMENWERKEN
definitie: gedreven zijn om de doelen van het team te bereiken
niveau 2: je werkt op eigen initiatief dagelijks met je collega’s in het team samen, bouwt actief
mee aan een goede groepssfeer en stimuleert anderen tot samenwerken
o
je overlegt met de collega’s en maakt afspraken om tot een gezamenlijk resultaat te komen
o
je stelt je positief op en brengt teamspirit in de groep
o
je deelt relevante informatie en ervaringen met collega’s waarmee je samenwerkt
o
je stimuleert anderen om informatie of ideeën te delen
o
je neemt initiatieven om de samenwerking en sfeer te verbeteren
o
je bespreekt meningsverschillen met anderen op een diplomatische, respectvolle manier
o
je stimuleert kennisoverdracht
o
je buigt conflicten om in een constructieve samenwerking
o
je legt en onderhoudt contacten in uiteenlopende situaties
o
je nodigt anderen uit om deel te nemen aan overleg
INZET EN MOTIVATIE
definitie: gedreven zijn en zich inspannen om het werk zo goed mogelijk te doen
niveau 2: je handelt verbeteringsgericht en vernieuwend, anticipeert op gebeurtenissen, neemt
acties voor je persoonlijke groei en ondersteunt anderen hierbij
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
je speelt in op de ontwikkelingen binnen de interne en externe omgeving en koppelt hieraan acties
je formuleert gerichte voorstellen om bestaande procedures te verbeteren
je maakt je vertrouwd met nieuwe materies die relevant zijn voor je taak
je onderzoekt behoeften en stelt structurele acties voor om de dienstverlening of interne
organisatie te optimaliseren
je ondersteunt anderen om verbeteringsgericht en/of vernieuwend te werken (ook project- of
procesmatig)
je komt uit eigen beweging met ideeën en oplossingen
je introduceert verbeteringen in werkaanpak en procedures
je onderneemt acties tot persoonlijke en professionele ontwikkeling
je hebt belangstelling voor aanverwante onderwerpen om je kennis te verruimen
je vertaalt feedback naar concrete leerpunten
je zoekt mee naar oplossingen om een antwoord te bieden op nieuwe uitdagingen
KLANTGERICHTHEID
definitie: gedreven zijn om de klant te helpen
niveau 2: je denkt actief mee, speelt in op de vragen en wensen van de (interne en externe)
klant en volgt ze op
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
je
je
je
je
je
je
je
je
je
je
je
leeft je in de situatie van klant in
licht de klant correct in over alle zaken waar hij belang bij heeft
zoekt een antwoord op iedere vraag of verwijst door naar de juiste persoon
streeft naar klantentevredenheid en onderneemt acties om klantgerichter te werken
behandelt elke klant gelijkwaardig en verzekert een discrete behandeling van zijn vraag
bevraagt de klant op systematische en discrete wijze
toetst je dienstverlening af aan de vooropgestelde kwaliteitsnormen binnen de dienst
formuleert concrete voorstellen om de dienstverlening te verbeteren
communiceert op een transparante wijze met de klant
gaat na bij de klant of de aangeboden dienstverlening voldoet en verwerkt eventuele klachten
neemt je rol van aanspreekpunt voor de klant op je
KWALITEITSVOL WERKEN
definitie: gedreven zijn om werk af te leveren dat voldoet aan de gevraagde normen
niveau 2: je onderneemt acties om de kwaliteit van het werk te verbeteren
o
o
o
o
o
o
o
je
je
je
je
je
je
je
signaleert en bespreekt zaken die niet beantwoorden aan de afgesproken kwaliteit
waakt mee over de kwaliteit van alle diensten en producten binnen het team of de dienst
probeert andere of vernieuwende werkwijzen uit om de kwaliteit te verbeteren
controleert je opdrachten systematisch op fouten
gaat na of de tussentijdse resultaten overeenstemmen met de verwachtingen
optimaliseert de eigen werkmethode, tijds- en middelenbesteding
controleert systematisch en pro-actief het eigen werk op fouten en stuurt bij indien nodig
ORGANISATIEBETROKKENHEID
definitie: gedreven zijn om de belangen van de organisatie te verdedigen bij anderen en zich verbonden voelen
met de organisatie, taak en functie
niveau 2: je stelt je loyaal en integer op ten aanzien van de organisatie en handelt
overeenkomstig de doelstellingen en waarden van de organisatie/directie/departement/
dienst/het team
o
o
o
o
o
o
o
o
o
je zorgt ervoor dat je handelingen en uitspraken niet strijdig zijn met het organisatiebelang
je overweegt in je acties en voorstellen de voor- en nadelen voor de
organisatie/directie/departement/dienst/het team
je toont respect voor het ruimere beleidskader in de eigen adviezen en beslissingen
je spreekt op een constructieve en respectvolle manier over de eigen organisatie/ directie/departement/
dienst/het team
je toont een voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken
je duidt op zaken die met de nodige omzichtigheid moeten behandeld worden
je zoekt actief naar opportuniteiten om belangen van de organisatie beter te dienen
je gaat altijd zorgvuldig om met vertrouwelijke of delicate informatie, ook wanneer er druk wordt
uitgeoefend
je licht waarden en normen toe, zodat iedereen in de organisatie op de hoogte is van de
verwachtingen op dat vlak
COMMUNICATIE
definitie: gedreven zijn om informatie over te brengen en te ontvangen
niveau 2: je kan een boodschap structureren, je communicatie aanpassen aan de doelgroep en
situatie en kan communiceren in twee richtingen
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
je
je
je
je
je
je
je
je
je
je
je
je
schrijft teksten in een duidelijke structuur en logische opbouw
brengt je boodschappen helder, volledig en kernachtig over
bouwt overleg in
weerlegt de mening of bezwaren van anderen door middel van argumenten
geeft anderen de ruimte om een mening of idee in te brengen
geeft door gedrag en houding blijk van interesse voor de inbreng van de ander
bent in staat de boodschap van de ander samen te vatten
nodigt uit tot een gesprek: vb door stiltes te laten, door vraagstelling, …
legt vlot contacten met verschillende mensen (achtergrond, eigenheid,…)
onderkent (non)verbale communicatie en speelt erop in
bouwt overleg in
brengt uiteenlopende visies, behoeften en standpunten samen