sjabloon functiebeschrijvingen

24/10/2013
Identificatiecode:
Functiefamilie: Organisatieondersteunend – niveau 2
Niveau: A1
Functiebeschrijving
Teamverantwoordelijke financieel en
horizontaal beleid
Naam leidinggevenden:
Voor akkoord
Erik Ottenbourgs;
Afdelingshoofd Algemene Diensten
Beleidsdomein: WSE
Entiteit: Vlaams Agentschap voor
Ondernemersvorming – SYNTRA
Vlaanderen
Naam functiehouders/-woordvoerders
Datum + handtekening(en)
Voor akkoord
Datum + handtekening(en)
DEEL 1: CONTEXTINFORMATIE
0. Identificatiecode
1. Functietitel
Teamverantwoordelijke financieel en horizontaal beleid
2. Organisatie
Een ondernemend en succesvol Vlaanderen: daar heeft iedereen baat bij. Zo'n
Vlaanderen ontstaat niet vanzelf. Daarom richtte de Vlaamse overheid het Vlaams
Agentschap voor Ondernemersvorming - SYNTRA Vlaanderen op. Dit agentschap
helpt Vlaanderen om meer en sterker te ondernemen via opleidingen, vormingen en
initiatieven die de ondernemingszin stimuleren. Op deze manier draagt het
agentschap bij tot het realiseren van de doelstellingen uit het PACT 2020 en de
doorbraken van Vlaanderen in Actie (ViA).
Het Vlaams Agentschap voor Ondernemersvorming - SYNTRA Vlaanderen is een
publiekrechtelijk vormgegeven Extern Verzelfstandigd Agentschap (EVA) van de
Vlaamse overheid binnen het beleidsdomein Werk en Sociale Economie (WSE).
3. Context
3.1. Hoofdactiviteit van de afdeling / dienst
SYNTRA Vlaanderen bestaat uit drie afdelingen: de afdeling Algemene Diensten, de
afdeling Regie en Toezicht en de afdeling Draaischijf Sectorale Netwerking. De
afdeling Algemene Diensten is een strategische afdeling waarin alle opdrachten,
taken en processen die de afdelingen Regie en Toezicht (regisseur) en Draaischijf
Sectorale Netwerking (actor) overstijgen, synergetisch worden samengebracht.
Het team financiën en horizontaal beleid treedt op als klankbord van de gedelegeerd
bestuurder op het vlak van materies met betrekking tot financiën, en horizontaal
beleid voor het agentschap en het SYNTRA-netwerk. Het horizontaal beleid omvat
het beleid rond thema’s die niet beperkt zijn tot een bepaald functioneel domein
(zoals personeel, ICT, financiën,…) maar domeinoverschrijdend zijn.
De teamverantwoordelijke financieel en horizontaal beleid staat onder de leiding van
het afdelingshoofd Algemene Diensten, en treedt op als teamverantwoordelijke voor
het team Financiën en Horizontaal beleid . Het team bestaat momenteel in totaal uit
drie personeelsleden.
Dit team combineert momenteel vooral drie taken: het financieel beleid van het
agentschap (budget, begroting,…), het proces betaling lesgevers en de coördinatie
van het toekomstig extern dienstencentrum voor managementondersteuning.
2
3.2. Omgeving: factoren die het functioneren beïnvloeden




Afstemming binnen het beleidsdomein
Samenwerken met het extern dienstencentrum voor managementondersteuning en
het sociaal secretariaat voor lesgevers SYNTRA
Externe toezichthouders (Rekenhof ,bedrijsrevisor, Inspectie van Financiën,
Administratie Financiën, IAVA,..)
Samenwerking met de SYNTRA vzw’s
3.3 Interne organisatie
3.3.1. Rapporteringslijnen
Aan welke functie rapporteert de Afdelingshoofd Algemene Diensten en onder
functiehouder?
diens verantwoordelijkheid aan gedelegeerd
bestuurder en externe instanties.
Welke andere functies
Teamverantwoordelijke ICT
rapporteren aan diezelfde
Teamverantwoordelijke P&O en Juridische
functie?
Aangelegenheden
Teamverantwoordelijke Beleidsondersteuning en
Communicatie
Teamleden team administratief ondersteuning
Welke functies rapporteren aan Hoofdmedewerkers Financiën
de functiehouder?
Personeelsleden cel generieke MOD
3.3.2. Organogrammen:
Situering en organogram van de afdeling Algemene Diensten.
Raad van Bestuur
Commissie Audit
Gedelegeerd
Bestuurder
Dienst Audit / OB
Afdeling Algemene
Diensten
Administratieve
Ondersteuning
Team P&O &
Juridische
Aangelegenheden
Team
Beleidsondersteuning
en Communicatie
Team Financiën en
Horizontale
Coördinatie
Team ICT
MOD EWI – WSE en
andere externe
dienstverleners
3
4. Kwantitatieve gegevens
Aantal personeelsleden
waaraan coaching wordt
gegeven:
Budgetten (met vermelding van
het type impact dat de
functiehouder heeft):
Direct: 2 hoofdmedewerkers
Indirect aan budgethouders agentschap en
SYNTRA netwerk
-
-
Bijkomende kwantitatieve
gegevens:
-
Budgetbeheer
Beheer en opvolging dotatie agentschap
(ca. 66.000.000€)
Raming, beheer en opvolging
beheerskosten sociaal secretariaat (ca.
200.000€ per jaar)
Beheer en opvolging lesgeverskost (ca.
27.600.000€ per jaar)
Enveloppeberekening SYNTRA (ca.
50.200.000€ per jaar)
Monitoring andere budgetten van het
agentschap (ca. 19.100.000€)
Eindverantwoordelijke voor het proces betaling
lesgevers (jaarlijks +/- 3.500 lesgevers)
DEEL 2: DOEL EN RESULTAATGEBIEDEN
5. Doel
De teamverantwordelijke treedt op als coördinator van het team dat instaat voor het
financieel beleid van het agentschap (budget, begroting,…), het proces betaling
lesgevers en de coördinatie van het toekomstig dienstencentrum voor
managementondersteuning.
-
Klankbord voor gedelegeerd bestuurder op het vlak van materies m.b.t.
Financiën en Horizontaal beleid.
Gecoördineerde aansturing van de externe MOD
Eindverantwoordelijke voor het proces betaling lesgevers
6. Resultaatgebieden
6.1. Behoefteanalyse financiën
Analyseren van de behoeften van de organisatie, het SYNTRA-netwerk en de
interne klanten teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en
noden van het agentschap
Voorbeelden van activiteiten:
 Inventariseren en eerstelijnsbeoordeling van de budgetvoorstellen van de
interne klanten
 Analyseren van ad hoc vragen en problemen rond financiële thema’s en
procedures
4
 Analyseren van behoeften en problemen rond de werkprocessen met
financiële draagwijdte
 Opvolgen van ontwikkelingen en tendensen op het vlak van
overheidsbegroting
 Anticiperen op mogelijke financiële problemen
6.2. Begrotingscyclus uitvoeren in het agentschap
Voorbeelden van activiteiten:
-
Opvolgen en implementeren van de begrotingsinstructies
Deelnemen aan overleg over begroting met departement, beleidsdomein, kabinet,…
Opmaak en verantwoording vereiste documenten (meerjarenraming, jaarlijkse
begroting, begrotingsaanpassingen)
Voorbereiden en verantwoorden vereiste rapporteringen aan beheersorganen
(directieraad, raad van bestuur, management SYNTRA-netwerk…)
6.3. Financiële dienst- en adviesverlening uitbouwen
Definiëren, implementeren, opvolgen en bijsturen van de dienstverlening
binnen het functionele domein financiën
Voorbeelden van activiteiten:

















Processen (met inbegrip van het risicomanagement) opvolgen, evalueren en bijsturen
interne klanten begeleiden bij het opstellen en opvolgen van het budget
In kaart brengen, opvolgen en communiceren van de financiële stromen van het
agentschap en de SYNTRA vzw’s
Instaan voor de uitvoering, opvolging en communicatie van het proces
enveloppeberekening SYNTRA
Uitbouwen van de financiële dienstverlening ten aanzien van de SYNTRA
Opmaken van generieke instructies
Ontwikkelen van sjablonen, instrumenten en handleidingen
Bilateraal overleg met interne budgethouders en afdelingshoofd
Stimuleren van proactief overleg
Advies verlenen aan interne klanten en het management over onderwerpen m.b.t.
financiën
Advies verlenen over en opvolgen van de financiële impact van beleidsvoorstellen
Bewaken van correcte toepassingen van reglementaire bepalingen, procedures en
normen
Proactief knelpunten en aandachtspunten signaleren, zoals onderbenutting en
overbenutting van budgetten
Gecoördineerde voorstellen doen aan het management
Communiceren over de interne en externe dienstverlening inzake financiën
Aansturing van het extern dienstencentrum dat de generieke financiële processen
zoals boekhouding voor het agentschap verzorgt
Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied,
deelnemen aan relevante werkgroepen en netwerken, bijhouden van vakliteratuur,…
6.4. Proces betaling lesgevers
Eindverantwoordelijke voor het proces betaling lesgevers teneinde de tijdige
en correcte betaling van de lonen van de lesgevers te verzekeren.
Voorbeelden van activiteiten:
 opvolgen, evalueren en bijsturen van het proces betaling lesgevers
 Beantwoorden van vragen van interne en externe klanten (SYNTRA, lesgevers,
sociaal secretariaat)
5




Opvolgen, implementeren en communiceren van de geldende regelgeving
Opstellen, afsluiten en opvolgen van de overeenkomst met het sociaal secretariaat
Goede praktijken, werkinstrumenten, instructies opstellen
Opvolging en bijsturing van het statuut van de lesgevers, in overleg met de interne en
externe partners
6.5. Coördinatie van en naar de managementondersteunende diensten
Optreden als coördinator van en naar de managementondersteunende
dienstverlening teneinde de continuïteit en kwaliteit van deze dienstverlening
t.a.v. ons agentschap te waarborgen.
Voorbeelden van activiteiten:
 Adviseren van het afdelingshoofd Algemene Diensten en de vertegenwoordiger die
namens het agentschap zetelt in het gemeenschappelijk aansturingscomité van het
extern dienstencentrum
 strategische brugfunctie tussen de interne klanten met hun noden en behoeften en de
externe dienstverleners binnen de MOD / externe dienstenleveranciers met hun
aanbod
 Aanspreekpunt voor dienstencentrum, personeelsleden en management voor
overkoepelende thema’s
 opstellen en opvolgen van de Service Level Agreements en de performantieindicatoren
 Globale communicatie over dienstverlening dienstencentrum
 Aansturen en opvolgen van de dienstverlening die in het agentschap zelf gevoerd
wordt (facility,…)
6.6. Coördineren van het team
Aansturen van de medewerkers van het team financiën en horizontaal beleid
Voorbeelden van activiteiten:
 Begeleiden en ondersteunen van de medewerkers van het team
 Coördineren en opvolgen van de taken van de medewerkers
 Organiseren en faciliteren van kennisdeling
 Detecteren en anticiperen op behoeften naar vorming en competentieontwikkeling
van medewerkers
 Zorgen voor continuïteit in de dienstverlening
6.7. Samenwerking en Netwerking
De samenwerking binnen SYNTRA Vlaanderen, het SYNTRA-netwerk, de entiteiten binnen
en buiten het eigen beleidsdomein stimuleren, coördineren en/of er zelf actief en constructief
aan participeren teneinde een vlotte doorstroom en uitwisseling van informatie rond de
toegewezen (beleids-) thema’s te genereren en op die wijze de realisatie van
gemeenschappelijke doelstellingen in de hand te werken.
Voorbeelden van activiteiten:
 Via projectwerking of permanent overleg, samenwerken met anderen.
 Intensief samenwerken, overleggen en afstemmen met collega’s;
 Vanuit de eigen ervaring en expertise actief deelnemen aan gemengde werkgroepen
binnen het SYNTRA - netwerk
 Deelname aan beleidsdomeinoverschrijdende netwerkplatformen
 Netwerken uitbouwen en onderhouden
6
DEEL 3: COMPETENTIEPROFIEL
7. Waardegebonden en gedragscompetenties
7.1. Voortdurend verbeteren
Voortdurend het eigen functioneren en de werking van de entiteit verbeteren, door bereid te
zijn om te leren en mee te groeien met veranderingen.
Niveau III. Leert over andere vakgebieden, methodes en technieken en werkt actief mee
aan het verbeteren van de werking van de entiteit.
-
Heeft belangstelling voor 'aanverwante' onderwerpen, bvb. overheidsopdrachten, om zijn
kennis te verruimen
Benut informatie die afkomstig is uit andere vakgebieden om de eigen aanpak en werking
te optimaliseren
Onderkent de impact van nieuwe processen, technieken en methoden in andere
vakgebieden op de eigen werking
Stuurt de eigen werking proactief bij naar gelang van wijzigingen op het niveau van de
entiteit
Zoekt actief naar mogelijke verbeteringen die de eigen functie en het eigen takenpakket
overstijgen
7.2. Samenwerken
Met het oog op het algemeen belang, een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op
het niveau van een team, een entiteit of de organisatie, ook wanneer dat niet onmiddellijk
van persoonlijk belang is.
Niveau III Stimuleert de samenwerking binnen de eigen entiteit, werkgroepen of
projectgroepen
-
-
Komt met ideeën om het gezamenlijke resultaat te verbeteren
Moedigt anderen aan om samen te werken, hun ideeën te uiten en onderling van
gedachten te wisselen bijvoorbeeld op vlak van budgettering
Moedigt anderen aan om onderling te overleggen over zaken die het eigen werk
overstijgen bijvoorbeeld afstemming tussen diverse cellen van het departement inzake
financieel beheer en dito aanpak
Betrekt anderen bij het nemen van beslissingen die op hen een impact hebben,
bijvoorbeeld bij het formuleren van begrotingsvoorstellen
Bevordert de goede verstandhouding, de teamgeest en het respect voor de
verscheidenheid van mensen
Geeft opbouwende kritiek en feedback
Moedigt anderen aan om gezamenlijk oplossingen te vinden
7.3. Klantgerichtheid
Met het oog op het dienen van het algemeen belang de legitieme behoeften onderkennen
van verschillende soorten (interne en externe) klanten en er adequaat op reageren.
Niveau III Onderneemt, binnen de mogelijkheden van de eigen functie, acties om de
dienstverlening aan klanten te optimaliseren
-
Gaat kritisch na op welke punten de eigen dienstverlening aan de klant kan worden
7
-
-
verbeterd bijvoorbeeld info & duiding optimaliseren tav agentschappen rond generieke
financiële processen waar zij minder vertrouwd mee zijn
Speelt in op (info)behoeften van controle instanties zoals Rekenhof, Inspectie van
Financiën, IAVA e.a. o.m. door overleg
Formuleert concrete voorstellen om de eigen financiële dienstverlening te verbeteren
Onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van klanten
bijvoorbeeld duiding tav FB van de interne verhoudingen op financieel vlak tussen de
domeinentiteiten
Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk
7.4. Betrouwbaarheid
Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling,
correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen
(diversiteit, milieuzorg, …). Afspraken nakomen en verantwoordelijkheid opnemen.
Niveau II Brengt sociale en ethische normen in de praktijk
-
Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen
paraplupolitiek toe)
Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau
Spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen
Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of
een soortgelijke houding aan
Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag verspreid worden, bijvoorbeeld
informatie m.b.t. functiebeschrijving kan verder verspreid worden
Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken, bvb inzake vastlegging en
ordonnancering
7.5. Probleemanalyse (analytisch denken)
Een probleem in zijn verbanden duiden. Op een efficiënte wijze op zoek gaan naar
bijkomende, relevante informatie.
Niveau III. Maakt eenvoudige analyses van complexe dossiers
-
Analyseert complexe dossierproblemen en herformuleert die naar hanteerbare vragen
bijvoorbeeld rond toereikendheid van budgetten
Houdt bij zijn analyse rekening met verschillende aanknopingspunten
Is in staat inzicht te verwerven in een complexe problematiek (samenspel beleid,
begroting en boekhouding)
Ziet trends en patronen in ogenschijnlijk niet-gerelateerde feiten
Kan tegengestelde oordelen van anderen betrekken en integreren in de eigen analyse
(verzoenen van soms uiteenlopende belangen van WSE entiteiten op financieel gebied).
7.6. Oordeelsvorming (synthetisch denken)
Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van
relevante criteria
Niveau III. Vormt een geïntegreerd oordeel
- Bekijkt een probleem vanuit verschillende invalshoeken.
- Heeft een plurale, genuanceerde kijk.
- Heeft oog voor kritieke factoren en activiteiten en benut de mogelijkheden hiervan voor
de organisatie.
- Ziet van het eigen oordeel of voorstel zowel de positieve als de negatieve kanten.
- Geeft een inhoudelijke meerwaarde aan de thema's die hij naar voren brengt.
8
7.7. Netwerken
Ontwikkelen en bestendigen van relaties, allianties en coalities binnen en buiten de eigen
organisatie of entiteit en die aanwenden om informatie, steun en medewerking te verkrijgen
Niveau II. Legt nieuwe contacten die voor de eigen taak en opdracht nuttig kunnen zijn
-
Brengt mensen met elkaar in contact, stelt hen aan elkaar voor
Neemt acties om contacten te leggen en te onderhouden
Zoekt samenwerking met interne en externe partners uit wederzijds belang
Legt op regelmatige basis nieuwe contacten ter gelegenheid van beurzen, seminaries,
vakverenigingen, opleidingen
Gaat actief op zoek naar collega's uit andere entiteiten voor informatie, expertise
Legt contacten met andere afdelingen als de eigen opdracht hen aanbelangt (bv. voor- of
natraject, impact…)
Legt contacten met andere entiteiten om de slaagkansen van het eigen project te
vergroten (samenwerking, steun)
7.8. Organisatiebetrokkenheid
Zich verbonden tonen met de organisatie, taak en beroep; de belangen ervan verdedigen bij
anderen
Niveau II Houdt bij de eigen acties (pro)actief rekening met de belangen van de organisatie:
-
Overweegt in de eigen acties en voorstellen de voor- en nadelen voor de organisatie
Zet zich in om de doelstellingen van de organisatie te realiseren, ook al zou hij zelf
andere doelen voorrang kunnen geven
Respecteert in de eigen adviezen en beslissingen het ruimere beleidskader (doelen,
waarden, cultuur …)
Heeft oog voor de kosten die met een bepaald voorstel of initiatief samenhangen
Schat bij eigen acties en beslissingen de ruimere gevolgen daarvan voor de organisatie
in
7.9. Visie (conceptueel denken)
De dagelijkse praktijk overstijgen en eigen ideeën uitwerken voor de toekomst, feiten
bekijken vanop een afstand, ze in een ruimere context en langetermijnperspectief plaatsen
Niveau II. Betrekt bredere (maatschappelijke, technische …) factoren bij zijn aanpak
-
Kent de relevante trends en ontwikkelingen binnen en buiten de organisatie en het eigen
beroep of domein
Wijst op nieuwe problemen en situaties die voor anderen nog niet zo duidelijk zijn
Denkt kritisch en zelfstandig
Plaatst adviezen, beslissingen en initiatieven in de bredere organisatiecontext of
beleidscontext
Heeft voeling met wat er in de toekomst gevraagd kan worden
7.10. Richting geven
9
Aansturen, ontwikkelen en motiveren van medewerkers zodat ze hun doelstellingen en die
van de entiteit op een correcte manier kunnen realiseren, zowel individueel als in
teamverband
Niveau II. Geeft richting op het niveau van processen en structuren
-
Schept duidelijkheid over de taken, rollen en verantwoordelijkheden van de verschillende
teamleden
Zorgt ervoor dat beschikbare mensen en middelen efficiënt ingezet worden met het oog
op de gezamenlijk te behalen doelstelling
Bevordert de inzetbaarheid van de medewerkers (zodanig dat zij beter in staat zijn om de
gezamenlijke en hun individuele doelen te behalen)
Voorziet in mogelijkheden voor communicatie en overleg binnen het team en stimuleert
het gebruik daarvan
Heeft oog voor processen die remmend of faciliterend kunnen inspelen op aspecten
zoals diversiteit, genderneutraliteit
Stuurt, indien nodig, processen en structuren bij om de efficiëntie van de werking of de
kwaliteit van de dienstverlening te verhogen
Voorziet in de organisatorische randvoorwaarden voor het ontwikkelen van medewerkers
8. Vaktechnische competenties
8.1. Algemeen opleidingsniveau en ervaring
Universitair diploma (licentiaat of master) of gelijkwaardig door ervaring.
8.2. Ervaring
Ervaring in het domein financiën en leidinggevende ervaring zijn een pluspunt maar
geen vereiste
8.3. Functiespecifieke kennis





Vlot inzicht verwerven in complexe procedures en processen. Benaderen van
complexe informatie, dossiers en processen op een heldere manier met
aandacht voor de eigen werking en de werking van andere diensten en
afdelingen.
Bij de benadering van probleemdossiers in staat zijn alle noodzakelijke
informatie te verzamelen om het probleem vanuit verschillende invalshoeken
te beoordelen en oplossingen uit te werken.
Kennis van de meest gangbare informaticatoepassingen (MS-Office).
Affiniteit met cijfers (berekeningen, interpretatie van cijfergegevens,
rapportering,…)
Kennis hebben over of bereid zijn kennis te verwerven over de financiële
processen in een (extern verzelfstandigde) overheidsinstelling
8.4. Strekt tot aanbeveling


Inzicht in de structuur, werking en organisatie van de Vlaamse overheid en
meer bepaald van het beleidsdomein Werk en Sociale Economie (WSE)
Ervaring met projectmanagement
10
11. Opmerkingen
11