Slideshow BP AFSCA - NL

Vormingssessie Laboratoria
Management en Operationeel Plan
(april 2006 – Maart 2009)
13/09/2006
ir. Geert De Poorter
Directeur-generaal Laboratoria
1
Federaal Agentschap voor de
Veiligheid van de Voedselketen
Inhoudsopgave
 1. Inleiding
 2. Plaats Bestuur en enkele kerncijfers
 3. Activiteitenmodel en missie
 4. Netwerk van Laboratoria: Organisatie (Intranet)
 5. Strategische en operationele doelstellingen
 6. Conclusies
 7. Contact
2
Federaal Agentschap voor de
Veiligheid van de Voedselketen
1. Inleiding
 Wettelijk kader
- KB van 2001/12/06, artikel 10: mandaathouder van een managementfunctie moet drie maanden
na de aanstelling een ontwerp van management- en operationeel plan opstellen en voorleggen
aan de Gedelegeerd Bestuurder
 Historiek
-
Finalisatie “ontwerp versie 1”: 2006/03/22
Overleg in Stuurgroep Laboratoria: 2006/04/16
Overleg met Gedelegeerd Bestuurder: 2006/05/23
Voorstelling van “ontwerp versie 2”: 2006/06/19
Publicatie zowel op Intranet als Internet van de “definitieve versie 1”: 2006/07 en 2006/08
 Inhoud
-
3
Omschrijving beheersopdrachten en verplichtingen
Strategische doelstellingen
Operationele doelstellingen
Budgettair kader
Federaal Agentschap voor de
Veiligheid van de Voedselketen
2. Plaats Bestuur en enkele kerncijfers
Stafdiensten
Interne audit
Raadgevend Comité
Controlebeleid
Planten
Meststoffen
Bestrijdingsmiddelen
Dieren
Dierenvoeders
Diergeneeskunde
Diergeneesmiddelen
Voedingsmiddelen
Fabricage & productie
Internationale
betrekkingen
Communicatie & Meldpunt
Preventie en bescherming o/h werk
Crisispreventie en –beheer
Kwaliteitszorg
Gedelegeerd
Bestuurder
Controle
Centrale diensten
Primaire productie
Transformatie
Distributie
Erkenningen
In/Uitvoer – RASFF –
CONSUM
Laboratoria
Centrale diensten
FAVV-labo’s
Gent
Tervuren
Melle
Coördinatie NL & FR
Liège
Gembloux
Databanken
Wetenschappelijk Comité
met secretariaat
4
Budget en
beheerscontrole
ICT (informatica)
Logistiek
Juridische dienst
Vertaaldienst
11 PCE’s
NOE
Personeel &
organisatie
Inspectiediensten
NICE
Algemene
Diensten
Externe labo’s
Sociale dienst
Federaal Agentschap voor de
Veiligheid van de Voedselketen
2. Plaats Bestuur en enkele kerncijfers: Het personeelsplan voor 2005 is
afgestemd op het toekomstige activiteitenmodel (totaal 1290 FTE’s)
Strategie
richting
geven
Management
controle
aktiviteiten
Uitvoering
Algemeen
Beheer
Risico
Beoordeling
Programmabeleid
Controleplannen
Relaties met
stakeholders
Uitwerken risicostrategie
Uitwerken controlestrategie
Vastleggen Partner
Strategie
Uitwerken
Crisisstrategie
34
FTE’s
Ondersteunen
Wetenschappelijk
comite
Opvolgen
Subcontractors en
Sectoren
relatiebeheer
16.5
niv A
management-
Opstellen
Opvolgen en
evaluatie van
risicobeoordeling
6Bepalen
niv B
CODA dierenziekten
plannen
communicatie6strategie
niv C
Opzetten
traceerbaarheid
Opstellen
en beheer
5 niv
D
Communicatieprogr
amma’s
Crisis- en
incidentenmanagement
Synthese &
evaluatie van
controle- &
analyseresultaten
Interne Audit &
Kwaliteitszorg
Preventie en
bescherming op het
werk
Vakbondsoverleg
5
77 FTE’s
Analyse input van
de sectoren
Wetgevend kader
52 niv A
Opstellen Controle
checklists
Relatiebeheer met
(lokale) overheden
Workforce
Planning
11 niv C
5 niv D
Ontwerpen Controle
Programma
Richtlijnen voor
Controles
Validatie van
sectorgidsen
Analyse van
Europese berichten
(RASFF)
Advies geven rond
wetgeving
Analyse van
meldingen/klachten
Vereenvoudiging
van wetgeving
Rapportering aan
derden
Omzetten (EU)
reglementering
Ondersteunende
Diensten
Opvolging
Controles
Analyseslabo’s
Vastleggen van
Vastleggen
42 niv A
richtlijnen voor
Controle & inspectie
opvolging
strategie
Vastleggen Labo
Strategie &
kwaliteitsnormen
Strategische
planning voor
budget, HR, ICT
Erkennen
43
nivvanA
Uitvoeren
Budget
64 niv
A
Controle
68 Planning
niv B&
Labo
prijsopvolging
HR Management
44
niv B
90 FTE’s
ControleProgramma
evaluatie
9 niv B
Uitvoering
Controles
7 niv B
25 niv C
Opvolging
(sub)contractors
16 niv
evaluatie van
performantie van
controles
696 FTE’s
Fraude-bestrijding
Contractor
DPerformance
Monitoring
opzetten
verbeteringsprogrammma’s
174 Staff
522 Techn
Uitvoering controles
Afleveren
Opmaak controle
uit
controleerkenningen
planning per
sector/PCE
211 niv A programma45 niv A
Afleveren
Uitvoering Controles
certificaten
Opmaken planning
op aanvraag
6 --niv Feedback
B
247
naar
binnen
PCEniv B
verplicht
bedrijven
ten dienste
Opvolgen
grensposten71 niv C
60
niv
C
Coordinatie en
vaststellingen
evaluatie van
Uitvoeren controles
(non conformiteiten
D PV’s)
4 niv D voor derden52 niv
buitendiensten
wanbetalers,
Opvolgingscontrole
Controle op de
meldingsplicht
Europese RAS
werking van OCI
klachten
opvolging
controlerapportering
ACS-audits op
aanvraag
162
FTE’s
Labo’s
231
FTE’s
17 niv C
ICT service levels &
56
niv
C
partner
mgmt
34 niv D
66
niv D
Facturatie &
Dispatching van
monsters
Inningen
Uitvoeren van labo
analyses
(Budg+Analyt)
Boekhouding
Organisatie
ringtesten
Opleiding geven
Uitvoeren van
analyses voor
derden
Laborapportering
Ondersteuning
logistiek, juridisch,
vertalen
ICT operationeel
beheer
Fondsenbeheer
voor derden
Federaal Agentschap voor de
Veiligheid van de Voedselketen
2. Plaats Bestuur en enkele kerncijfers: Personeelsplan 2008 gebaseerd op het
scenario van 100 % ACS en na BPR en automatisering (totaal 1080 FTE’s excl.
audits)
Strategie
richting
geven
Management
controle
aktiviteiten
Risico
Beoordeling
Programmabeleid
Controleplannen
Uitvoering
Controles
Opvolging
Controles
Analyseslabo’s
Relaties met
stakeholders
Uitwerken risicostrategie
Uitwerken controlestrategie
Vastleggen Partner
Strategie
34
FTE’s
Ondersteunen
Wetenschappelijk
comite
Opvolgen
Vastleggen Labo
Strategie &
kwaliteitsnormen
Strategische
planning voor
budget, HR, ICT
Wetgevend kader
Subcontractors en
Sectoren
relatiebeheer
Vastleggen van
richtlijnen voor
opvolging
Uitwerken
Crisisstrategie
Vastleggen
Controle & inspectie
strategie
Opstellen
managementplannen
Opvolgen en
evaluatie van
risicobeoordeling
ControleProgramma
evaluatie
Opstellen Controle
checklists
Opvolging
(sub)contractors
Erkennen van
Labo’s
Uitvoeren Budget
Controle
Relatiebeheer met
(lokale) overheden
Workforce
Planning
evaluatie van
performantie van
controles
Contractor
Performance
Monitoring
opzetten
verbeteringsprogrammma’s
Opmaak controle
planning per
sector/PCE
Uitvoering controles
uit controleprogramma
Bepalen
communicatiestrategie
Opstellen en beheer
Communicatieprogr
amma’s
Crisis- en
incidentenmanagement
Uitvoering
Interne Audit &
Kwaliteitszorg
Preventie en
bescherming op het
werk
Vakbondsoverleg
6
Ondersteunende
Diensten
Algemeen
Beheer
74 FTE’s
CODA dierenziekten
522 FTE’s
Fraude-bestrijding
Opzetten
traceerbaarheid
Synthese &
evaluatie van
controle- &
analyseresultaten
Analyse input van
de sectoren
86 FTE’s
Ontwerpen Controle
Programma
Richtlijnen voor
Controles
Validatie van
sectorgidsen
Analyse van
Europese berichten
(RASFF)
Advies geven rond
wetgeving
Analyse van
meldingen/klachten
Vereenvoudiging
van wetgeving
Rapportering aan
derden
Omzetten (EU)
reglementering
370
Uitvoering Controles
controleurs
Opmaken
planning
op aanvraag
binnen PCE
verplicht
140 + 11ten dienste grensposten
Coordinatie
en
support
evaluatie van
Uitvoeren controles
buitendiensten
Europese RAS
opvolging
voor derden
Afleveren
erkenningen
Afleveren
certificaten
Feedback naar
bedrijven
Opvolgen
vaststellingen
(non conformiteiten
wanbetalers, PV’s)
Opvolgingscontrole
meldingsplicht
klachten
controlerapportering
89,5 FTE’s
ACS
audits
ACS-audits
op
Controle op de
werking van OCI
aanvraag
149
FTE’s
Labo Planning &
prijsopvolging
215
FTE’s
HR Management
ICT service levels &
partner mgmt
Dispatching van
monsters
Facturatie &
Inningen
Uitvoeren van labo
analyses
(Budg+Analyt)
Boekhouding
Organisatie
ringtesten
Opleiding geven
Uitvoeren van
analyses voor
derden
Laborapportering
Ondersteuning
logistiek, juridisch,
vertalen
ICT operationeel
beheer
Fondsenbeheer
voor derden
Federaal Agentschap voor de
Veiligheid van de Voedselketen
2. Plaats Bestuur en enkele kerncijfers: voorstel begroting
2007
Budget 2007
Bestuur Laboratoria
Inflatiepercentage (%)
Artikel
511.070
521.020
521.040
521.043
522.011
522.015
522.021
526.050
526.061
526.062
526.080
531.061
550.010
550.012
Totaal
7
Omschrijving
Beroepsopleiding
(gedeeld)
Huur materiaal en
meubilair
(gedeeld)
Onderhoud en
herstelling van
materiaal en
meubelen
(gedeeld)
W erkingsuitgaven
voor informatica
(gedeeld)
Kantoorbenodigdh
eden (gedeeld)
Diverse bijdragen
"internationale
organisaties"
Kantooruitgaven:
diversen (sociale
activiteiten)(gedeel
d)
Prestaties door
derden:kosten
voor externe labo's
Prestaties door
derden: uitgaven
TSE
Uitgaven TSE:
externe labo's
Prestaties door
derden
Aankoop van
producten voor
analyses
Aankoop
patrimoniale
goederen:
meubilair
(gedeeld)
Aankoop
patrimoniale
goederen
1,5
2005
realisatie
2007
gevraagd
voor
bilaterale
2006 na audit FOD
Verschil
(% )
Opmerking
34483
35.000
1,50 Aanpassing inflatie
10.466
262.000
265.930
1,50 Aanpassing inflatie
375.474
365.000
471.975
600.000
250.000
70.599
115.000
116.725
10.158
8.140
8.140
13.063
14.088
13.619
13.964.051
15.282.800
14.955.829
1.943.218
2.394.839
2.671.154
10.098.246
9.802.000
9.558.775
906.450
906.450
1.229.000
1.247.435
45.000
90.000
317.258
435.000
635.000
27.932.032
31.459.317
31.191.032
1.129.499
29,31 100.000 € transfer van 526.050
Grootste deel realisatie LIMS qua
-58,33 budget in 2006
1,50 Aanpassing inflatie
0,00 BIPEA, KDLL
-3,33 Aanpassing aantal FTE's
Transfer van 509.747 naar post
-2,14 527.000
11,54 meer analyses
Vermindering van de prijs met 1
-2,48 €
Salmonella pluimvee/varkens
0,00 CODA
1,50 Aanpassing inflatie
100,00 Verhuis Luik naar W andre; Melle
45,98 200.000 € transfer van 526.050
-0,85
Federaal Agentschap voor de
Veiligheid van de Voedselketen
3. Activiteitenmodel en missie
Analyses - labo’s
Vastleggen labostrategie
& kwaliteitsnormen
Erkennen van labo’s
FAVV
De toekomstige werking is gebaseerd op een activiteitenmodel met
kernactiviteiten en ondersteunende activiteiten
Strategie
richting
geven
Management
controle
aktiviteiten
Algemeen
Beheer
Risico
Beoordeling
Programmabeleid
Controleplannen
Uitvoering
Controles
Opvolging
Controles
Analyseslabo’s
Ondersteunende
Diensten
Relaties met
stakeholders
Uitwerken risicostrategie
Uitwerken controlestrategie
Vastleggen Partner
Strategie
Opvolgen
Wetgevend kader
Subcontractors en
Sectoren
relatiebeheer
Vastleggen Labo
Strategie &
kwaliteitsnormen
Strategische
planning voor
budget, HR, ICT
Ondersteunen
Wetenschappelijk
comite
Vastleggen
Controle & inspectie
strategie
Vastleggen van
richtlijnen voor
opvolging
Uitwerken
Crisisstrategie
Opstellen
managementplannen
Opvolgen en
evaluatie van
risicobeoordeling
ControleProgramma
evaluatie
Opstellen Controle
checklists
Opvolging
(sub)contractors
Bepalen
communicatiestrategie
CODA
dierenziekten
Opzetten
traceerbaarheid
Contractor
Performance
Monitoring
opzetten
verbeteringsprogrammma’s
Opstellen en beheer
Communicatieprogr
amma’s
Crisis- en
incidentenmanagement
Uitvoering
Interne Audit &
Kwaliteitszorg
Preventie en
bescherming op het
werk
Vakbondsoverleg
Synthese &
evaluatie van
controle- &
analyseresultaten
Analyse input van
de sectoren
Workforce
Planning
Opmaak controle
planning per
sector/PCE
evaluatie van
performantie van
controles
Fraude-bestrijding
Richtlijnen voor
Controles
Validatie van
sectorgidsen
Analyse van
Europese berichten
(RASFF)
Advies geven rond
wetgeving
Analyse van
meldingen/klachten
Vereenvoudiging
van wetgeving
Rapportering aan
derden
Omzetten (EU)
reglementering
kernactiviteit
14
Relatiebeheer met
(lokale) overheden
Ontwerpen Controle
Programma
supportactiviteit
Businessplan FAVV | 23 november 2004 |
Opmaken planning
binnen PCE
Coordinatie en
evaluatie van
buitendiensten
Europese RAS
opvolging
Uitvoering
controles uit
controleprogramma
Uitvoering
controles
- op aanvraag
- verplicht
- ten dienste
- grensposten
Uitvoeren controles
voor derden
Controle op de
werking van OCI
ACS-audits op
aanvraag
uitgevoerd voor derden
Afleveren
erkenningen
Afleveren
certificaten
Feedback naar
bedrijven
Opvolgen
vaststellingen
(non conformiteiten
wanbetalers, PV’s)
Opvolgingscontrole
meldingsplicht
klachten
controlerapportering
Erkennen van
Labo’s
Labo Planning &
prijsopvolging
Dispatching van
monsters
Uitvoeren Budget
Controle
HR Management
ICT service levels &
partner mgmt
Facturatie &
Inningen
Uitvoeren van labo
analyses
(Budg+Analyt)
Boekhouding
Organisatie
ringtesten
Opleiding geven
Uitvoeren van
analyses voor
derden
Laborapportering
Labo planning &
prijsopvolging
Ondersteuning
logistiek, juridisch,
vertalen
ICT operationeel
beheer
Fondsenbeheer
voor derden
uitgevoerd met partners
Federaal Agentschap voor de
Veiligheid van de Voedselketen
Dispatching van
monsters
Uitvoeren van labo
analyses
Organisatie ringtesten
Uitvoeren van analyses
voor derden
Laborapportering
8
Federaal Agentschap voor de
Veiligheid van de Voedselketen
3. Activiteitenmodel en missie
 Missie van het Agentschap: Waken over de veiligheid
van de voedselketen en de kwaliteit van ons voedsel,
ter bescherming van de gezondheid van mens, dier en
plant
 Missie van het Bestuur: Het netwerk van laboratoria
heeft als kerntaak om nauwkeurige resultaten af te
leveren en dit binnen een afgesproken en zo kort
mogelijke levertijd en aan een economische
verantwoorde prijs
9
Federaal Agentschap voor de
Veiligheid van de Voedselketen
4. Netwerk van Laboratoria: Organisatie
Centraal Bestuur
Erkende laboratoria
Laboratoria FAVV
(42 op 2006/06/19)
(5)
K.B. 15/04/05
Nationale Referentie
Laboratoria
(7)
Routine-analyses
ISO 17025 accreditatie
Verordening (EG) nr. 882/2004
10
Federaal Agentschap voor de
Veiligheid van de Voedselketen
4. Netwerk van Laboratoria: Organisatie
- residuen, contaminanten (hormonen, diergeneesmiddelen, zware metalen…)
Gentbrugge
- anorganische chemie, meststoffen, bodemverbeterende middelen
- diervoeders, voedingsmiddelen
Tervuren
- residuen, contaminanten (mycotoxines, dioxines, PCB, PAH…, antibiotica,
coccididiostatica…
- vitamines
- microbiologie
Melle
- dispatching
- chemie
- microbiologie / chromatografie
Gembloux
- dispatching
- analyse der hoofdbestandelen
- phytopharmaca: formulering
Luik
- bewaarmiddelen
- bestraalde voedingsmiddelen
11
Federaal Agentschap voor de
Veiligheid van de Voedselketen
5. Strategische en operationele doelstellingen
 SD2: Communicatie naar bedrijven en consumenten (4 OD)
 SD3: Kwaliteitszorg / Een beheer voeren op basis van een besturingsmodel (9
OD)
 SD5: Geïntegreerd informatie- en gegevensbeheer (3 OD)
 SD6: Competente en gemotiveerde medewerkers/ Het scheppen van een
stimulerende werkomgeving voor de medewerkers (8 OD)
 SD7: Samenwerking met andere overheden (4OD)
 SD8: Efficiënt (crisis)beheer (4 OD)
 SD11: Privaat-publieke samenwerking (3 OD)
 SD13: Uitbouwen netwerk referentielaboratoria (3 OD)
 SD14: De werking van de laboratoria houdt rekening met veiligheid en milieu
(3 OD)
 Totaal: 8 SD, 41 OD
12
Federaal Agentschap voor de
Veiligheid van de Voedselketen
5. Strategische en operationele doelstellingen
 Communicatie naar bedrijven en consumenten
-
Verder ontwikkelen website
Gerichte communicatie naar EC en naar derde laboratoria
Zichtbaarheid verhogen op internationaal vlak
Verder uitbouwen structureel overleg met derde laboratoria
 Kwaliteitszorg / Een beheer voeren op basis van een besturingsmodel
-
13
Verdere uitbouw van de accreditatie van de 5 FAVV labs
Uitbouwen prestatiemeetsysteem
Uitbouwen interne audit labs (ISO-17025) en hoofdbestuur (ISO-9001)
Harmoniseren kwaliteitssysteem binnen de 5 FAVV laboratoria
Aanvragen certificatie-audit ISO-9001 Hoofdbestuur
Federaal Agentschap voor de
Veiligheid van de Voedselketen
5. Strategische en operationele doelstellingen
 Kwaliteitszorg / Een beheer voeren op basis van een besturingsmodel
- Oprichten inspectiegroep voor controles bij derde laboratoria
- Voldoen aan kwaliteitscriteria opgelegd door EC
 Aanpassen KB erkenningen
 Inventariseren kwaliteitscriteria microbiologie en scheikunde
 Vorming en opleiding verzorgen eigen labs en derde laboratoria
 Geïntegreerd informatie- en gegevensbeheer
- Delta-analyse LIMS
- Invoeren LIMS
- Uitbouwen van clusters en Centers of Competence
 Competente en gemotiveerde medewerkers / het scheppen van een
stimulerende werkomgeving
- Onthaal en coaching nieuwe medewerkers
- Proces optimaliseren en automatiseren tweede cyclus ontwikkelcirkels
14
Federaal Agentschap voor de
Veiligheid van de Voedselketen
5. Strategische en operationele doelstellingen
 Competente en gemotiveerde medewerkers / het scheppen van een
stimulerende werkomgeving
-
Exploiteren resultaten eerste cyclus
Uitbouwen strategie competentiemanagement
Opstarten Erasmus project intra FAVV labs en referentielabs
Voorzien van technische opleidingen
 Opstellen behoeftenplan en inschatting kostprijs
 Voorzien in geautomatiseerde bibliotheken en opzoeksysteem
- Uitwerken van een deontologische code
 Samenwerking met andere overheden / binnen een internationale context
- Samenwerking met lokale overheden
 Inventarisatie lokale laboratoria/DGZ/ARSIA/BIRB
 Concretisering afspraken via protocol/BIRB
15
Federaal Agentschap voor de
Veiligheid van de Voedselketen
5. Strategische en operationele doelstellingen
 Samenwerking met andere overheden / binnen een internationale context
- Samenwerking met lokale overheden
 Concretisering afspraken via wetgeving met DGZ/ARSIA
 Uitbouwen van een netwerk CEN/Codex Alimentarius/AOAC
 Efficient (crisis)beheer / Doorlooptijden van de analyses in overeenstemming
met de verwachtingen van de opdrachtgever
-
16
Uitbouwen van Lablib
Verder doorvoeren van de rationalisatie
Uitbouwen business unit dispatching en ringtesten
Opbouwen van een intralab team voor crisisanalyses
Federaal Agentschap voor de
Veiligheid van de Voedselketen
5. Strategische en operationele doelstellingen
 Privaat-publieke samenwerking
- Opvolging laboratoria criteria erkenningsbesluit
- Samenwerking met Belac verder uitwerken
- Uitwerken van een validatie- en meetonzekerheidsmethodiek
 Uitbouwen netwerk referentielaboratoria
- Inventarisatie en behoeften in relatie tot de Europese regelgeving
- Opstellen template file modelcontract
- Opstellen prestatiemeetindicatoren
 De werking van het labo houdt rekening met veiligheid en milieu
- Opvolging van de exploitatie-eisen en de veiligheidseisen
- Invoeren van de toepasselijke delen van EMS (ISO-14011)
- Heroriëntering taken Melle/Gentbrugge indien geen fusie / Verhuis Wandre
17
Federaal Agentschap voor de
Veiligheid van de Voedselketen
6. Conclusies
 Accreditatie volgens ISO-17025 voor alle parameters/matrices in het
controleprogramma
 Rationalisatie moet nog verder doorgevoerd worden
- Apparatuur
- Combinatie analyses
- Reagentia en onderhoudscontracten
 Invoeren van prestatiemeetsystemen en benchmarking
 Oprichten van zelfstandige business units (Ringtesten, 5 FAVV Labs,
Dispatchingcentra)
 Uitwisseling van kennis via cluster-groepen (migratie, zware metalen, massa
spectrometrie, microscopie, bio-sensoren…)
 Management plan van de Directeur-generaal ligt volledig in het verlengde van
het Business plan van de Gedelegeerd Bestuurder
18
Federaal Agentschap voor de
Veiligheid van de Voedselketen
7. Contact







19
Alle contacten met Brussel via het Hoofdbestuur Laboratoria
Intranet, rubriek Laboratoria
Internet: www.favv.be >Beroepssectoren> Aparte Rubriek “Laboratoria”
WTC III, Simon Bolivarlaan 30, B-1000 Brussel, 20 ste verdieping
Tel.: + 32 2 208 47 42
Telefax: + 32 2 208 49 75
E-mail: [email protected]: coördinatie personeel;
[email protected]: coördinatie budget
Federaal Agentschap voor de
Veiligheid van de Voedselketen