Procesboek

advertisement
317592131
18/07/2002
Definitie van de
processen (T3)
FOD FINANCIËN
Finale versie juli 2002
1
317592131
18/07/2002
1. INLEIDING ......................................................................................................................................... 5
1.1. VOORWOORD ................................................................................................................ 5
1.2. LEGENDE BIJ HET PROCESBOEK ............................................................................................ 5
1.3. PROCESSCHEMA FOD FINANCIËN ......................................................................................... 7
2. FUNCTIONELE PROCESSEN BELASTINGEN EN INVORDERINGEN ......................................................... 8
2.1. PROCES ‘VERZAMELEN, BEHEREN PERSOONLIJKE GEGEVENS’ ........................................................... 9
2.2. PROCES ‘VERZAMELEN EN BEHEREN FISCALE GEGEVENS’ .............................................................. 13
2.3. PROCES ‘VERZAMELEN EN BEHEREN VAN PRE-ARRIVAL GEGEVENS EN AANGIFTEN’ ................................. 17
2.4. PROCES ‘VERGUNNINGEN’ ................................................................................................ 23
2.5. PROCES ‘BEREKENEN SCHULD, TEGOED, FINANCIËLE RISICO’S OF RECHT TOT TERUGBETALING’ .................. 26
2.6. PROCES ‘ACTIES OP DE FISCALE BALANS’ ............................................................................... 30
2.7. PROCES 'ONTVANGSTEN' ................................................................................................. 33
2.8. PROCES 'UITGAVEN' ...................................................................................................... 39
2.9. PROCES 'AFSLUITING EN VERIFICATIE' .................................................................................. 44
3. FUNCTIONELE PROCESSEN PATRIMONIUM DOCUMENTATIE............................................................. 47
3.1. PROCES ‘BEWAREN EN BIJWERKEN VAN PATRIMONIUMDOCUMENTATIE’ ............................................. 49
3.2. PROCES ‘LEVEREN VAN PATRIMONIUMINFORMATIE’ ................................................................... 57
3.3. PROCES ‘VERWERVEN, BEHEREN EN VERVREEMDEN VAN GOEDEREN’ ................................................ 60
3.4. PROCES ‘WAARDEREN VAN GOEDEREN’ ................................................................................. 71
3.5. PROCES ‘OPSTELLEN EN VERLIJDEN VAN EEN AUTHENTIEKE AKTE’ ................................................... 80
3.6. PROCES ‘VORDEREN VAN RECHTEN’ ..................................................................................... 83
3.7. PROCES ‘BEHANDELEN VAN ONENIGHEDEN’ ............................................................................ 92
4. STURENDE PROCESSEN..................................................................................................................... 96
4.1. PROCES ‘RISICOBEHEER’ ................................................................................................. 97
4.2. PROCES ‘BEPALEN CONTROLEAANPAK’ ................................................................................ 101
2
317592131
18/07/2002
4.3. PROCES ’INPUTBEHEER FRAUDE’ ...................................................................................... 104
4.4. PROCES 'INPUTBEHEER INVORDERING' ................................................................................ 109
4.5. PROCES ‘BEPALEN INVORDERINGSAANPAK ........................................................................... 112
4.6. PROCES ‘KLANTENINZICHT’ ............................................................................................ 115
4.7. PROCES ‘BEPALEN DIENSTVERLENINGSAANPAK’ ...................................................................... 120
5. PROCESSEN VOOR SPECIFIEKE VERWERKING ................................................................................ 124
5.1. PROCES ‘SELECTIE CONTROLE’......................................................................................... 125
5.2. PROCES ‘NAZICHT FISCALE SITUATIE’ ................................................................................. 128
5.3. PROCES ‘ADMINISTRATIEVE EN BOEKHOUDKUNDIGE CONTROLE’ ................................................... 131
5.4. PROCES ‘MOBIEL TOEZICHT’ ........................................................................................... 139
5.5. PROCES ‘ZAAKBEHANDELING FRAUDE’ ................................................................................ 143
5.6. PROCES ‘DOSSIERBEHANDELING FRAUDE’ ............................................................................ 147
5.7. PROCES ‘VOORSTEL VOOR INVORDERINGSACTIE’ .................................................................... 151
5.8. PROCES ‘BORGTOCHTEN’............................................................................................... 153
5.9. PROCES 'BEWARENDE MAATREGELEN' ................................................................................. 159
5.10. PROCES 'INVORDERING' .............................................................................................. 162
5.11. PROCES ‘ALGEMENE INTERACTIE’ .................................................................................... 167
6. ONDERSTEUNENDE PROCESSEN ..................................................................................................... 170
6.1. PROCES ‘STRATEGIE EN UITWERKING VAN DIENSTVERLENINGSMODELLEN’ ........................................ 171
6.2. PROCES ‘BEHEER CONTROLEMODELLEN’ .............................................................................. 178
6.3. PROCES 'BEHEER INVORDERINGSMODELLEN' ......................................................................... 180
6.4. PROCES ‘OPERATIONELE EXPERTISE’ .................................................................................. 182
6.5. PROCES ‘LEVERING EN DISTRIBUTIE’ .................................................................................. 185
6.6. PROCES ‘INTEGRATIE IN DE ECONOMISCHE KETEN ONDERNEMINGEN’ ............................................. 187
7. REGLEMENTERING EN WERKMETHODES ......................................................................................... 190
7.1. PROCES ‘REGLEMENTERING’ ........................................................................................... 191
3
317592131
18/07/2002
7.2. PROCES ‘COMMENTAAR’ ................................................................................................ 194
7.3. PROCES ‘WERKMETHODES’ ............................................................................................. 197
7.4. PROCES ‘INFORMATIE’ .................................................................................................. 200
7.5. PROCES ‘EXTERN ADVIES EN MEDEWERKING’ ......................................................................... 202
7.6. PROCES ‘IMPULSBEHEER’ ............................................................................................... 205
7.7. PROCES ‘OPVOLGING’................................................................................................... 207
8. MANAGEMENTPROCESSEN (P.M.) ................................................................................................... 209
4
317592131
1. Inleiding
1.1. Voorwoord
Dit document is een beschrijving van het toekomstig processchema van
de FOD Financiën.
Het processchema van de FOD Financiën geeft een zicht op het
toekomstig procesgang, niet op de toekomstige organisatiestructuur.
De principes van het rapport ‘conceptuele uitwerking van een nieuw
organogram voor de FOD Financiën’ op vlak van structuur blijven
behouden.
Een procesboek heeft een grotere standvastigheid dan de structuren die
kunnen wijzigen bij eenzelfde procesverloop. Evenzeer zijn eventuele
wijzigingen op taak niveau mogelijk binnen eenzelfde procesverloop.
1.2. Legende bij het procesboek
De processen van de FOD Financiën kunnen gegroepeerd worden in 7 grote
groepen:
-
-
Functionele processen Belastingen en Invorderingen: deze
processen zorgen voor de massale verwerking ten aanzien van
aangiftes, dossiers en belastingplichtigen.
Functionele processen Patrimoniale Documentatie: alle dossiers
doorlopen deze processen
18/07/2002
-
-
-
-
-
Sturende processen: deze processen zorgen voor de selectie
van
bepaalde
dossiers,
aangiften,
belastingplichtigen,
activiteiten,… die aan een specifieke verwerking zullen
onderworpen worden.
Processen voor specifieke verwerking: deze processen
zorgen voor de specifieke verwerking ten aanzien van bepaalde
selecties van aangiftes, dossiers, belastingplichtigen,…
Ondersteunende processen: deze processen leveren de
nodige steun voor de functionele processen Belastingen en
Invorderingen, de processen Patrimoniale Documentatie, de
sturende processen en voor de processen voor specifieke
verwerking.
Processen
reglementering
en
werkmethodes:
deze
processen leveren de organisatie de nodige ondersteuning op
vlak van uitwerking en uitvoering van wetgeving.
Managementprocessen (Pro Memori): deze processen leveren
de nodige sturing aan het functioneren van de organisatie. Deze
processen worden niet uitgewerkt binnen deze BPR, maar zijn
omwille van de volledigheid in het processchema opgenomen.
Door middel van de verbindingspijlen op het processchema wordt
voor zowel de functionele processen voor Belastingen en
Invorderingen als voor de processen voor specifieke verwerking de
chronologische volgorde aangegeven. De verbindingen tussen de 7
procesgroepen worden in de overzichten startschot, resultaat, input
en output weergegeven.
De verbindingspijlen geven enkel een idee van de volgtijdelijkheid
van de processen; geenszins geven ze een overzicht van de feedback
mechanismen, de beslissingspunten, enz.
5
317592131
18/07/2002
Het procesboek is zo opgemaakt dat één proces kan resulteren in
verschillende groepen activiteitenblokken (M) en dat elk activiteitenblok
kan uitgetekend worden in verschillende stroomschema’s (N).
Processen
Graad van detail
Activiteitenblokken
Taken
Stroomschema’s
We merken tenslotte op dat eenzelfde proces (met identieke
activiteitenblokken en taken) kan resulteren in verschillende
blauwdrukken (competenties, vte’s, ICT, infrastructuur).
In het procesboek worden per proces volgende elementen
uitgewerkt:
Bestaansreden, met ondermeer de belangrijkste doelstellingen.
Omschrijving van de belangrijkste activiteitenblokken.
Startschoten, namelijk welke gebeurtenissen, doen het proces
beginnen
Resultaten, namelijk wat is de uiteindelijke bedoeling van het
proces, wat moet het opleveren
Inputs, namelijk welke informatie is er nodig om een
proces(stap) uit te voeren.
Outputs, namelijk welke informatie wordt er geproduceerd door
het proces uit te voeren
Interface, namelijk link met een proces binnen het eigen
programma of met (een proces in) een ander programma.
Groeperen van
taken in functies
6
317592131
18/07/2002
1.3. Processchema FOD Financiën
Functionele processen Belastingen & Invorderingen
Inning
Functionele processen Patrimonium Documentatie
1. Verzamelen
en beheren
persoonlijke
gegevens
9. Afsluiting en
verificatie
7. Ontvangsten
2. Verzamelen
en beheren
fiscale
gegevens
5. Berekenen
schuld, tegoed,
financiële
risico’s en recht
tot terugbetaling
8. Uitgaven
6. Acties op de
fiscale balans
14. Bewaren en
bijwerken van
patrimonium
documentatie
15. Leveren van
patrimoniale
informatie
11. Verwerven,
beheren en
vervreemden
van goederen
12. Waarderen
van goederen
10. Vorderen
van rechten
13. Opstellen en
verlijden van
een authentieke
akte
16. Behandelen
van
onenigheden
3. Verzamelen
en beheren prearrival gegevens
en aangiften
Beheer
Thesaurie
4. Vergunningen
Sturende processen
Beheer
deposito- en
consignatiekas
Ondersteunende processen
35. Strategie en
uitwerking
dienstverlenings
modellen
36. Beheer
contolemodellen
37. Beheer
invorderingsmodellen
38.
Operationele
expertise
39. Levering en
distributie
40. Integratie
economische
keten
ondernemingen
Reglementering en Werkmethodes
41.
Reglementering
42.
Commentaar
43.
Werkmethodes
44. Informatie
45.
Extern advies &
medewerking
46.
Impulsbeheer
47. Opvolging
Processen voor specifieke verwerking
Managementprocessen
17.
Risicobeheer
18. Bepalen
controle aanpak
19. Selectie
controle
20. Nazicht
fiscale situatie
21.
Administratieve
en boekhoudkundige controle
Budget &
Beheerscontrole
Personeel &
Organisatie
(incl. kennismanagement)
ICT
Secretariaat en
logistieke
diensten
Interne audit
Studie &
Onderzoek
22. Mobiel
toezicht
24. Zaakbehandeling
Fraude
23. Inputbeheer
Fraude
26. Inputbeheer
Invordering
32.
Klanteninzicht
27. Bepalen
Invorderingsaanpak
33. Bepalen
dienstverlenings
aanpak
28.
Voorstel voor
invorderingsactie
25. Dossierbehandeling
Fraude
29. Waarborgen
30. Bewarende
maatregelen
34. Algemene
interactie
31. Invordering
7
317592131
18/07/2002
2. Functionele processen Belastingen en
Invorderingen
Hier volgen de functionele processen voor de entiteit Belastingen en
Invorderingen (inclusief Douane & accijnzen): deze processen zorgen voor
de massale verwerking ten aanzien van aangiftes, dossiers en
belastingplichtigen.
Functionele processen Belastingen & Invorderingen
Inning
Functionele processen Patrimonium Documentatie
1. Verzamelen
en beheren
persoonlijke
gegevens
9. Afsluiting en
verificatie
7. Ontvangsten
2. Verzamelen
en beheren
fiscale
gegevens
5. Berekenen
schuld, tegoed,
financiële
risico’s en recht
tot terugbetaling
8. Uitgaven
6. Acties op de
fiscale balans
14. Bewaren en
bijwerken van
patrimonium
documentatie
15. Leveren van
patrimoniale
informatie
11. Verwerven,
beheren en
vervreemden
van goederen
12. Waarderen
van goederen
10. Vorderen
van rechten
13. Opstellen en
verlijden van
een authentieke
akte
16. Behandelen
van
onenigheden
3. Verzamelen
en beheren prearrival gegevens
en aangiften
Sturende processen
Beheer
deposito- en
consignatiekas
Beheer
Thesaurie
4. Vergunningen
Ondersteunende processen
35. Strategie en
uitwerking
dienstverlenings
modellen
36. Beheer
contolemodellen
37. Beheer
invorderingsmodellen
38.
Operationele
expertise
39. Levering en
distributie
40. Integratie
economische
keten
ondernemingen
Reglementering en Werkmethodes
41.
Reglementering
42.
Commentaar
43.
Werkmethodes
44. Informatie
45.
Extern advies &
medewerking
46.
Impulsbeheer
47. Opvolging
Processen voor specifieke verwerking
Managementprocessen
17.
Risicobeheer
18. Bepalen
controle aanpak
19. Selectie
controle
20. Nazicht
fiscale situatie
21.
Administratieve
en boekhoudkundige controle
Budget &
Beheerscontrole
Personeel &
Organisatie
(incl. kennismanagement)
ICT
Secretariaat en
logistieke
diensten
Interne audit
Studie &
Onderzoek
22. Mobiel
toezicht
24. Zaakbehandeling
Fraude
23. Inputbeheer
Fraude
26. Inputbeheer
Invordering
32.
Klanteninzicht
27. Bepalen
Invorderingsaanpak
33. Bepalen
dienstverlenings
aanpak
28.
Voorstel voor
invorderingsactie
25. Dossierbehandeling
Fraude
29. Waarborgen
30. Bewarende
maatregelen
34. Algemene
interactie
31. Invordering
8
317592131
2.1. Proces
gegevens’
18/07/2002
‘verzamelen,
beheren
persoonlijke
2.1.1. Bestaansreden
Het proces ‘verzamelen, beheren persoonlijke gegevens’ dient
om alle (potentiële) belastingplichtigen te identificeren en hun
correcte en actuele ‘persoonlijke’ gegevens te verzamelen en te
structureren in een enig dossier. Hierbij wordt rekening
gehouden met de algemene richtlijnen betreffende het enig
dossier zoals bepaald op niveau N-1 en N-2. Het proces
‘verzamelen, beheren persoonlijke gegevens’ heeft tevens tot
doel alle gegevens die binnen en buiten de FOD Financiën ter
beschikking zijn met betrekking tot deze belastingplichtigen
(natuurlijke, rechtspersonen, feitelijke verenigingen,…) te
verzamelen en te beheren. Op deze manier laat dit proces dan
ook toe aan de andere processen om de rechten en
verplichtingen van de belastingplichtige beter te kunnen
opvolgen.
Waar de processen ‘verzamelen, beheren fiscale gegevens’ en
‘verzamelen, beheren van pre-arrival gegevens en aangiften’ zich
richten op de gegevens in verband met de fiscale en niet fiscale situatie
van een belastingplichtige, richt het proces ‘verzamelen, beheren
persoonlijke gegevens’ zich op de gegevens met betrekking op de
belastingplichtige zelf. Het zijn deze gegevens die specifiek zullen
helpen bij het bepalen van de beste manier van interactie in al zijn
vormen, gegeven de kenmerken van de belastingplichtige.
Het proces behelst de initiële inhoudelijke creatie van het enig
dossier. Om deze reden moet bij de invulling van dit proces ook
rekening gehouden worden met de inzameling van essentiële
gegevens voor dienstverlening, nazicht en invordering.
Gezien het gebruik van deze gegevens de FOD overstijgt, zal in
dit proces ook de kwaliteit van de gegevens bewaakt worden.
Indien er inconsistenties geconstateerd worden, zal een signaal
naar de eigenaar van de gegevens gestuurd worden.
De belangrijkste
betrekking op:
-
-
-
-
doelstellingen
voor
dit
proces
hebben
Het identificeren van alle potentiële belastingplichtigen (en
andere relevante categorieën burgers/entiteiten)
Het organiseren van de inzameling van deze gegevens
volgens het principe van ‘eenmalige verstrekking van
gegevens’
Het verzamelen van deze persoonlijke gegevens in een enig
dossier waarvan de principes overheen de volledige FOD
Financiën gerespecteerd worden
Het verkrijgen of inbrengen van alle nodige gegevens op
elektronische wijze
Het samenstellen van een zo volledig en correct mogelijke
gegevensverzameling zodat er geen vertekening optreedt in
de resultaten van de analyses die binnen het proces
‘klanteninzicht’ en ‘risicobeheer’ op deze gegevens worden
uitgevoerd.
Het leggen van de juiste verbanden tussen verschillende
belastingplichtigen/entiteiten waardoor een globaal en juist
beeld ontstaat (vb. gezin, relaties tussen KMO’s, functies
uitgeoefend binnen een onderneming)
9
317592131
-
Het verhogen van de toegankelijkheid van de administratie door het
toekennen
van
een
accountmanager/werkstation
(eerste
lijnsverantwoordelijke voor het beheer van een bepaald dossier).
2.1.2. Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
-
-
-
-
-
Identificeren van belastingplichtige en wijziging: alle (potentiële)
belastingplichtigen worden geïdentificeerd op basis van ontvangen
of verzamelde inlichtingen of op basis van wijzigingen in de
brongegevens. In dit activiteitenblok worden de nieuwe/gewijzigde
gegevens ontvangen.
Oplossen van anomalieën: inconsistenties die vastgesteld worden in
de gegevens, worden in dit activiteitenblok opgelost. Waar nodig,
vertrekt er feedback naar de eigenaar van de verzamelde gegevens.
Verwerken van wijzigingen: de gegevens worden verwerkt om het
dossier van de belastingplichtige actueel te houden. Indien een
nieuwe belastingplichtige geïdentificeerd wordt, wordt er een nieuw
enig dossier aangemaakt. Nieuwe belastingplichtigen worden
toegewezen aan een werkstation. Wanneer een wijziging in
gegevens dit noodzaakt, zal een ander werkstation toegewezen
worden. Grote ondernemingen krijgen een account manager of een
account management team toegewezen.
Notificeren aan de belastingplichtige: afhankelijk van de aard van de
wijziging, en in het bijzonder wanneer hij zelf niet het initiatief
genomen had voor de wijziging, wordt de belastingplichtige op de
hoogte gebracht van de registratie of wijziging in registratie. Bij
belangrijke wijzigingen wordt hierbij ook van de gelegenheid gebruik
gemaakt om bijstand te leveren aan de belastingplichtige.
Interactie: Binnen het kader van dit proces zullen verschillende
types interacties plaatsvinden:
aanvraag status behandeling,
18/07/2002
aanvraag uitstel, aanvraag akkoord, enz. Om een optimale
behandeling en correcte opvolging te verzekeren, zullen de
verschillende types interacties die verbonden zijn aan dit
proces verder worden uitgewerkt in het proces Algemene
interactie-Specifieke interacties.
2.1.3. Startschot
Naam startschot
Interface
Wijziging brongegevens
Extern
Vrijwillige aanbieding van
gegevens
Extern (belastingplichtige)
Ontvangen informatie/Ontdekte
informatie vanuit andere
processen
Proces ‘verzamelen, beheren
van fiscale gegevens’
Proces ‘verzamelen, beheren
van pre-arrival gegevens en
aangiften’
Proces ‘vergunningen’
Proces ‘algemene interactie’
Proces ‘acties op de fiscale
balans’
Proces ‘nazicht fiscale situatie’
Proces ‘zaakbehandeling
Fraude’
10
317592131
18/07/2002
Proces ‘dossierbehandeling
Fraude’
Proces ‘mobiel toezicht’
Naam input
Interface
Proces ‘administratieve en
boekhoudkundige controle’
(Basis)gegevens van derden
Extern
Gegevens verstrekt door de
betrokken belastingplichtigen
Extern
Verschillende soorten
inlichtingen
Proces ‘verzamelen, beheren
van fiscale gegevens’
2.1.4. Resultaat
Naam resultaat
Interface
Nieuwe geïdentificeerde
belastingplichtige (burger of
onderneming)
Proces ‘levering en distributie’
Schrapping van een
belastingplichtige
Proces ‘levering en distributie’
Enig dossier voor elke
geïdentificeerde
belastingplichtige met correcte
persoonlijke gegevens (inclusief
zijn relatie tot andere
belastingplichtigen/entiteiten)
Belangrijkste inputs
Proces ‘klanteninzicht’
Proces ‘acties op de fiscale
balans’
Proces ‘acties op de fiscale
balans’
Proces ‘klanteninzicht’
Proces ‘levering en distributie’
Proces ‘verzamelen, beheren
van pre-arrival gegevens en
aangiften’
Proces ‘algemene interactie’
Proces ‘acties op de fiscale
balans’
Proces ‘nazicht fiscale situatie’
Proces ‘mobiel toezicht’
Proces ‘administratieve en
boekhoudkundige controle’
Proces ‘zaakbehandeling
Fraude’
Proces ‘dossierbehandeling
11
317592131
18/07/2002
Fraude’
Proces ‘invordering’
2.1.5. Belangrijkste outputs
Naam output
Interface
Lijst met potentiële
belastingplichtigen
Proces ‘acties op de fiscale
balans’
Nieuw enig dossier met
persoonlijke gegevens nieuwe
belastingplichtige
Alle processen
Geactualiseerd enig dossier met
persoonlijke gegevens
belastingplichtige
Alle processen
Notificatie aan de
belastingplichtige van de
(wijziging aan) de registratie,
indien nodig met gepaste
brochures of ander
ondersteunend materiaal
Proces ‘levering en distributie ’
Impuls voor R&W
Proces ‘impulsbeheer’
Rapporten, statistieken en
algemene gegevens
Proces ‘opvolging’
12
317592131
2.2. Proces
gegevens’1
18/07/2002
‘verzamelen
en
beheren
fiscale
2.2.1. Bestaansreden
Het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ dient om :
-
alle
informatie
omtrent
de
fiscale
situatie
van
een
geïdentificeerde belastingplichtige te bekomen (informatie
verzameld door de administratie zelf, informatie verzameld op
basis van aangiftes en informatie verzameld na reactie door
belastingplichtige)
-
na validatie van de vormvereisten de informatie te structureren
in een enig dossier.
-
(Objectieve) anomalieën te detecteren en op te lossen. Het
betreft anomalieën die niet opgespoord worden via een
verificatie van de fiscale situatie, maar betrekking hebben op
objectief te corrigeren fiscale elementen. (vb. % aftrek van
restaurantkosten)
-
1
betwistingen/geschillen die hieruit kunnen voortvloeien te
behandelen.
Opmerking: In dit proces worden niet alleen de directe belastingen en BTW behandeld, maar
ook Verkeersbelasting met fiscaal kenteken (VB/MFK), Verkeersbelasting zonder fiscaal
kenteken(VB/ZFK), automatische ontspanningstoestellen (AO), eurovignet (EUV), spelen en
weddenschappen (SW), onroerende voorheffing (OV).
Dit proces vertoont parallellen met het proces ‘verzamelen en
beheren persoonlijke gegevens’. Waar het proces ‘verzamelen en
beheren persoonlijke gegevens’ zich richt op de gegevens rond de
belastingplichtige zelf, richt het proces ‘verzamelen en beheren
fiscale gegevens’ zich op de gegevens met betrekking op de
fiscale situatie van een belastingplichtige.
In eerste instantie worden in dit proces de bruto gegevens
verwerkt die nodig zijn voor het berekenen van de belasting. Deze
gegevens worden verzameld zowel bij derden (in het bijzonder
voor Particulieren), als bij de belastingplichtige zelf.
Eens aan de belastingplichtige de berekening van de belasting of
het betalingsbericht is meegedeeld (zie proces ‘acties op de
fiscale balans’), worden de eventuele reacties van de
belastingplichtige verwerkt via hetzelfde proces ‘verzamelen en
beheren fiscale gegevens’. Dit proces is met andere woorden een
‘circulair’ proces, dat meerdere keren kan worden opgestart door
eventuele bijkomende informatie of reacties vanuit de
belastingplichtige.
Reacties van de belastingplichtige, de wijzigingen die daardoor
ontstaan of eventuele nieuwe inlichtingen kunnen eveneens via
het proces ‘verzamelen en beheren fiscale gegevens’ verwerkt
worden in het enig dossier. Het proces zal ook instaan voor de
kwaliteit van de gegevens. Tijdens de validatie worden de
gegevens nagekeken op vormvereisten en objectieve anomalieën
en wordt feedback gegeven aan de eigenaar van deze gegevens.
Indien objectieve anomalieën worden gedetecteerd en de
gegevens moeten aangepast worden, zal de belastingplichtige
gewezen worden op de wijziging in de gegevens. Betwistingen
13
317592131
van deze wijzigingen worden in het proces ‘verzamelen en beheren
fiscale gegevens’ behandeld.
18/07/2002
-
De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking
op:
-
Het verzamelen van correcte, coherente en volledige gegevens met
betrekking op de fiscale situatie van de belastingplichtige
Het organiseren van de inzameling van deze gegevens volgens het
principe van ‘eenmalige verstrekking van gegevens’
Het verzamelen van deze fiscale gegevens in een enig dossier
waarvan de principes doorheen de FOD Financiën gerespecteerd
worden.
-
2.2.2. Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
-
-
Definiëren
nodige
gegevens:
voortdurende
opvolging
van
wijzigingen in wetgeving en reglementering (link Functionele
expertise en ondersteuning, FEO) zodat duidelijk is welke gegevens
nodig zijn om een compleet fiscaal beeld te vormen van een
belastingplichtige en welke gegevens expliciet nodig zijn voor de
berekening van de juiste taxatie. De manier waarop de
gegevensverzameling wordt georganiseerd (vb. elektronisch, welke
instituten, wettelijke implicaties,…), maakt eveneens deel uit van
deze activiteitenblok.
Inwinnen en valideren gegevens: ontvangen en structureren van
alle gegevens ter vorming van het fiscaal beeld van de
belastingplichtigen. In dit activiteitenblok worden de aangeleverde
gegevens ingebracht in het systeem. Alle binnenkomende
documenten worden geregistreerd en geklasseerd.
-
-
-
Behandelen
materiële
fouten
en
reacties
van
belastingplichtigen : eventuele vergissingen vanwege de
administratie of belastingplichtige, alsook de voorgestelde
verbeteringen van de belastingplichtige op het voorstel van
belasting (taxatievoorstel) worden verwerkt en de correcties
worden aangebracht in het systeem. De belastingplichtige of
andere belanghebbenden worden hiervan op de hoogte
gebracht.
Oplossen van anomalieën: bij de verwerking van de
informatie worden eventuele vormgebreken of objectieve
anomalieën, die de verwerking van de aangifte onmogelijk
maken, gedetecteerd. Deze gebreken worden opgelost, na
contact met de belastingplichtige, indien nodig. Indien er
inconsistenties worden vastgesteld in de gegevens zal er
feedback vertrekken naar de eigenaar van de verzamelde
gegevens.
Administratieve geschillen: wanneer de belastingplichtige niet
akkoord gaat met het bericht van wijziging, wordt de
administratieve geschilprocedure opgestart. Deze procedure
heeft tot doel dit niet-akkoord op te lossen binnen de FOD
Financiën. Deze procedure bestaat uit 2 fases : het innemen
van een gemotiveerde positie (na overleg met de
belastingplichtige), gevolgd, indien nodig, door een
hiërarchisch beroep.
Gerechtelijke geschillen: de overgang van een geschil naar de
bevoegde rechtbank start de gerechtelijke geschilprocedure.
Deze eindigt wanneer een vonnis/arrest niet betwist wordt, of
de hoogste rechtsinstantie zich heeft uitgesproken en het
definitief verschuldigd bedrag dus vaststaat.
Interactie: Binnen het kader van dit proces zullen
verschillende types interacties plaatsvinden: aanvraag status
14
317592131
18/07/2002
behandeling, aanvraag uitstel, aanvraag akkoord, enz. Om een
optimale behandeling en correcte opvolging te verzekeren, zullen de
verschillende types interacties die verbonden zijn aan dit proces
verder worden uitgewerkt in het proces Algemene interactieSpecifieke interacties..
2.2.3. Startschot
Naam startschot
Interface
Ontvangen informatie / lijst
(bv.: DIV)
Extern (belastingplichtige,
tussenpersoon, mandataris,…)
Ontvangen aangiftes (incl.
geregionaliseerde belastingen)
Extern
Vraag tot aanpassing gegevens
dossier / Reactie van de
belastingplichtige op de
betalingsvoorstel
Extern (Belastingplichtige,
gerechtelijke instanties, …)
Wijziging van gegevens met
een herberekening van de
belasting tot gevolg (verwerpen
van kosten, aanpassen omzet,
e.d.)
Proces ‘nazicht fiscale situatie’
Proces ‘zaakbehandeling
fraude’,
Proces ‘dossierbehandeling
fraude’
Proces ‘invordering’
2.2.4. Resultaat
Naam resultaat
Interface
Enig dossier dat alle nodige
gegevens bevat zodat een
correcte berekening van schuld
en tegoeden mogelijk is
Proces ‘berekenen schuld,
tegoed, fin. risico’s & recht
terugbet.’
Enig dossier met correcte,
volledige, actuele en coherente
gegevens
Alle processen
2.2.5. Belangrijkste inputs
Naam input
Enig
dossier
met
persoonlijke gegevens
Interface
enkel
Proces ‘verzamelen, beheren
persoonlijke gegevens’
Gegevens (aangiftes, listings,
annexen, fiches, lijsten (bv.
DIV), correspondentie,
klachten,…)
Extern
Gegevens na nazicht/controle
fiscale situatie/Proactieve
interactie met de
belastingplichtige
Proces ‘nazicht fiscale situatie’
Proces ‘zaakbehandeling
Fraude’
Proces ‘invordering’
15
317592131
18/07/2002
Proces ‘dossierbehandeling
fraude’
Proces ‘algemene interactie ’
Wijzigingen aan de gegevens
die de belastingplichtige heeft
aangebracht
op
zijn
aangifte/taxatievoorstel
Extern
2.2.6. Belangrijkste outputs
Naam output
Interface
Enig dossier
Alle processen
Feedback naar eigenaar van de
gegevens
Extern
Rapporten,
statistieken
algemene gegevens
Proces ‘opvolging’
Impuls voor R&W
en
Proces ‘impulsbeheer’
16
317592131
18/07/2002
Proces ‘verzamelen en beheren van pre-arrival gegevens
en aangiften’
2.2.8. Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:

2.2.7. Bestaansreden
Het proces ‘verzamelen en beheren van pre-arrival gegevens en
aangiften’ staat in voor het verzamelen, het vastleggen en het
opvolgen van de informatie die vereist is voor het uitvoeren van
de volgende kern functies van Douane en Accijnzen :
 het stoppen van illegale goederen
 het onder het juiste formaliteitenstelsel plaatsen van de
legale goederen
 het bewaken van formaliteitenstelsels
 het deskundig innen van belastingen
Ontvangen van Pre-arrival gegevens
o
'pre-Arrival gegevens' zijn gegevens in verband
met aangiften voor het gekozen douane- en/of
accijns-formaliteitenstelsel voor de aankomst van
de goederen
o
‘pre-arrival gegevens’ moeten minimum
gegevens van de summiere aangifte bevatten
o
‘formaliteitenstelsels’ zijn alle wettelijk douane en
accijnzenstelsels waaronder goederen kunnen
worden aangegeven:
De belangrijkste doelstelling voor dit proces heeft betrekking op:
-
volledigheid en coherentie verzekeren van de gegevens
vereist zijn voor de uitvoering van grenscontroles
accijnscontroles, de behandeling van aangiften en
behandeling voor annulatie, terugbetaling, kwijtschelding
rectificatie.
die
en
de
en
Opmerkingen:


aangiften moeten beschouwd worden als
o aangiften die betrekking hebben op beweging van
goederen – type Douane of Accijnzen
o het uitvoeren van bepaalde beroepen en activiteiten
de ‘vrijgave van de goederen’ gebeurd in het proces 19 ‘Selectie
controle’
Opslag,
de
-
Douane
stelsels
:
Doorvoer of Uitvoer
Invoer,
-
Accijnzen stelsels : opslag, productie of
verwerking met schorsing van accijnzen,
in
verbruikstelling,
vervoer
onder
schorsing van accijnzen.
o
pre-arrival gegevens zijn
elektronisch
formaat
elektronisch boodschappen
mail)).
o
pre-Arrival gegevens moeten beschouwd worden :
-
altijd onder een
(gestructureerde
(geen gewone e-
als
manifestgegevens
(zowel
bij
binnenkomen als bij het uitgaan van de
goederen)
17
317592131
18/07/2002
of gegevens die zullen gebruikt worden voor de
aangiften
-
of een aangifte (ook in het kader van
vereenvoudiging)
de volledigheid en correctheid van de doorgezonden prearrival gegevens, alsmede de tijdigheid waarbinnen ze
verstrekt worden, zijn rechtstreeks bepalend voor de
preselectie
-
of een aangifte tot rectificatie
-
of een bestelbon fiscalebandjes
-
of een
exemplaar 3 van een uitvoer
aangifte van een andere lidstaat van de
E.U.
-
o

Ontvangen van aangiftegegevens
o
o
de volgende formaten voor
aangiftegegevens zijn mogelijk:
ontvangen
van
-
elektronisch
(gestructureerde
elektronische
boodschappen (geen gewone e-mail))
-
schriftelijk of mondeling (inclusief e-mail)
o
als aangiften moeten beschouwd worden:
-
als elektronische aangiftegegevens moeten beschouwd
worden:
-
o
het
een bevestiging van de pre-arrival gegevens of
een goederenlijst (indien geen pre-arrival wordt
gestuurd)
-
of een aangifte (ook in het kader van een
vereenvoudiging)
-
of een aangifte tot rectificatie
-
of een bestelbon van fiscale bandjes
-
-
als schriftelijke of mondeling aangiftegegevens moeten
beschouwd worden:
-
een goederenlijst

douane aangiften

tijdelijke opslag

binnenbrengen en Invoer

verzenden en Uitvoer

doorvoer

andere
accijnzen aangiften

vervoer onder schorsingsregeling

in verbruikstelling
andere

beroep

bezit en arbeid
Valideren van aangiftegegevens
18
317592131
18/07/2002
o



nazien van de juistheid, de coherentie en de volledigheid
van
de
gegevens
voor
het
gevraagde
formaliteitenstelsel.
Registreren van aangiftegegevens
o het definitief elektronisch opslaan van de gegevens van
de aangifte.
o Kennis geven aan de betrokken partijen van
aangiftegegevens.
Aanzuiveren
o aanzuiveren van de aangegeven hoeveelheden op de
voorafgaande regeling
o vaststellen bereiken bestemming
o alle activiteiten die verband houden met het opvolgen
en vaststellen van de uiteindelijke beëindiging van het
gekozen formaliteitenstelsel
Beheren van de verbintenissen
o een verbintenis moet beschouwd worden als een
schriftelijke overeenkomst tussen de aangever en de
Douane om onbrekende aangifte-elementen binnen een
vooraf vastgestelde termijn voor te leggen of uit te
voeren.
o aanvaarden (of niet) van de verbintenisaanvraag
o opvolgen van aanzuivering van de verbintenis (door
aflevering van documenten door de aangever of door
het uitvoeren van de desbetreffende actie)
Behandelen van de aanvragen tot rectificatie
o
als aanvraag tot rectificatie moet beschouwd worden:
-
een aanvraag tot annulatie van de aangifte
-
of een aanvraag voor terugbetaling
-
of een aanvraag voor kwijtschelding
-
of een aanvraag voor correctie van de
aangifte
bevestigen van de ontvangst van aanvraag tot
rectificatie
o afleveren van een toelating tot rectificatie (de
aangever zal nadien een nieuwe aangifte indienen
– ‘aangifte tot rectificatie’) of afwijzen van de
aflevering ervan
 Afleveren en / of viseren van certificaten en attesten
o het al dan of niet elektronisch afleveren van
bewijsstukken
in
verband
met
oorsprong,
landbouw, ...
 Beheren van pre-arrival en aangiften applicaties
o Opvolgen van de correcte functionering van de
applicaties
o opvolgen
van
behoeften
aan
nieuwe
functionaliteiten op grond van interne behoeften
(administratie) en externe ontwikkelingen (markt)
o definiëren van nieuwe functionaliteiten en
opvolgen van de uitvoering ervan
Interactie:
o Binnen het kader van dit proces zullen
verschillende types interacties plaatsvinden:
aanvraag status behandeling en helpdesk eaangiften Om een optimale behandeling en
correcte opvolging te verzekeren, zullen de
verschillende types interacties die verbonden zijn
o
19
317592131
18/07/2002
aan dit proces verder worden uitgewerkt in het proces
Algemene interactie-Specifieke interacties.
2.2.9. Startschot
Inzicht in de goederenstromen
Extern
Bank)
Aangezuiverd
regeling
Proces ‘Risicobeheer’
voorafgaande
Toelating vrijgave borg
Naam startschot
Pre-arrival gegevens
Interface
Extern (klant)
Aangiftegegevens
Extern (klant)
Aanvraag tot rectificatie
Extern (klant)
Naam resultaat
Pre-arrival gegevens
Interface
Proces ‘selectie controle’
Gevalideerde aangifte
Proces ‘selectie controle’
Bereikte
vastgesteld
bestemming
Proces ‘Ontvangsten’
Proces ‘Risicobeheer’
Extern (Klant en buitenland
kantoor van vertrek)
Proces ‘Ontvangsten’
Proces ‘Uitgaven’
Proces ‘Borgtochten’
Proces ‘Risicobeheer’
Aanzuivering van het gekozen
formaliteitenstelsel
Proces ‘Ontvangsten’
Proces ‘Uitgaven’
Proces ‘Borgtochten’
Extern (Economische Zaken,
Landbouw, …)
Proces
‘verzamelen
en
beheren
persoonlijke
gegevens’
Nationale
Proces ‘Borgtochten’
Extern (klant)
Rechten toegekend
en
Proces ‘Uitgaven’
Geldigheidsduur verlengd van
het gekozen formaliteitenstelsel
2.2.10. Resultaat
(NIS
Proces ‘Risicobeheer’
Annulatie van de aangifte
Proces ‘Berekenen schuld, ...’
Toelating tot rectificatie
Extern ‘Klant’
20
317592131
18/07/2002
Afwijzing van rectificatie
Belangrijkste outputs
Extern ‘Klant’
2.2.11. Belangrijkste inputs
Naam input
Naam output
Interface
Gegevens van het enig dossier
Proces ‘verzamelen en beheren
persoonlijke gegevens’
Checklists
(op
basis
formaliteitenstelsel
D&A
andere)
Proces ‘werkmethodes’
Check
van
kredietrekening
betaling
van
en
saldo
op
of
contante
Controleverslag
Extern (BIRB, andere FOD’s)
Proces ‘Ontvangsten’
Proces ‘Mobiel toezicht’
Proces
‘Administratieve
boekhoudkundige controle’
Document(en) ter aanzuivering
van een verbintenis
Extern (Klant)
of
Interface
Voorlopig referentienummer
Extern (klant)
Coherente aangifte
Proces ‘Berekenen schuld, ...’
Melding aan de klant
Extern (klant)
Identificatienummer
Proces ‘Ontvangsten’
Niet
tijdkritisch
verplichte
opdracht (vaststellen bereiken
bestemming
of
beëindigen
formaliteitenstelsel)
of
(
‘afleveren en of viseren van
certificaten en/of attesten’)
Proces ‘Mobiel Toezicht’
Controle opdracht (in het kader
van aanvraag tot rectificatie of
aanzuivering)
Proces ‘Mobiel toezicht’
Proces
‘Administratieve
boekhoudkundige controle’
of
Verslag niet aangezuiverde en
vervallen document
Proces
‘Administratieve
boekhoudkundige controle’
en
Coherente verbintenisaanvraag
Proces ‘Berekenen schuld, ...’
Niet
aanzuivering
verbintenis
Proces
‘Administratieve
boekhoudkundige controle’
van
en
21
317592131
Aanzuivering
aanzuivering
verbintenis
18/07/2002
of
van
niet
een
Proces ‘Selectie controle’
22
317592131
18/07/2002
o
2.3. Proces ‘vergunningen’
-
2.3.1. Bestaansreden
Het proces ‘vergunningen’ dient om de legale handel te
faciliteren zonder afbreuk te doen aan de waarborg van de
naleving van de wetgeving.
De belangrijkste doelstellingen van het proces ‘Vergunningen’
hebben betrekking op:
het vereenvoudigen van het formaliteitenstelsel door het te laten
aansluiten bij de logistiek van de goederenbewegingen
het bereiken van efficiëntie door douane- en accijnsbehandelingen,
die verbonden zijn aan het formaliteitenstelsel, uit te voeren op de
logische rustpunten van de logistieke keten
het benutten van mogelijkheden tot risicoreductie
-
-
2.3.2. Omschrijving
De vergunningsaanvraag komt op initiatief van de klant. Een
vergunningsaanvraag dient geanalyseerd en gevalideerd te worden
alvorens
een
vergunning
af
te
leveren.
De belangrijkste activiteitenblokken van het proces vergunningen zijn:
-
Werven van vergunninghouders
o selecteren van potentiële
klantenbestanden
vergunninghouders
uit
de
uitvoeren van een analyse van hun activiteiten met
het oog op het stimuleren van het aanvragen van
gepaste vergunningen
Onderzoeken van de ontvankelijkheid
o Controleren van de volledigheid en wettelijke
vormenvereisten van de aanvraag
o onderzoeken welke (combinatie van) Douane /
Accijns regimes aangewezen zijn voor de klant
Tussen het tweede activiteitenblok “onderzoeken van de
ontvankelijkheid” en het derde activiteitenblok “beslissen voor
het afleveren van de vergunning” vinden de volgende
activiteiten in andere processen plaats:
Proces ‘risicobeheer’
o analyseren van de potentiële risico’s
o vaststellen risico-indicatoren op basis van risicoprofiel .
o wegen van de klant
Proces ‘controle aanpak’
o definiëren een controle aanpak (controle model: audit) in
functie van de vastgestelde potentiële risico’s
Proces ‘selectie controle’
o selecteren van een klant om een audit uit te voeren
Proces ‘administratieve en boekhoudkundige controle’
o auditeren van de klanten systemen :
o beperkt audit in geval van een standaard
vergunning
o geïndividualiseerde audit met identificatie van
verbeteringsacties voor de klant in geval van een
Grote Klant
Proces ‘risicobeheer’
23
317592131
bepalen van overblijvende risico’s (na verbeteringsacties ‘Grote
Klant’).
o Vaststellen van risico-indicatoren door gebruikmakend van het
risicoprofiel van de doelgroep
o aanpassen risico-indicatoren van het risicoprofiel van de Grote
Klant
Proces ‘Controle Aanpak’
o bepalen van afdekkingmaatregelen van de overblijvende risico’s
o opstellen van een controle aanpak op basis van de
gedefinieerde afdekkingsmaatregelen:
o individueel controleprogramma voor een Grote Klant
o standaard controleprogramma voor een standaard
vergunning
Proces ‘borgtochten’ via proces ‘Inputbeheer invordering’ en proces
‘Bepalen invorderingsaanpak’
o bepalen van de nodige borg (type en bedrag) om de
overblijvende risico’s af te dekken
o notifiëren aan de klant
Beslissen afleveren vergunning
o bij het afleveren van de vergunningen worden de
rechtsgevolgen van een vergunning tussen de Administratie
en de klant vastgelegd. Daarin worden de rechten en
plichten van de klant gedefinieerd en de praktische
modaliteiten in verband met de vergunning vastgelegd
Opvolgen van de vergunningen
o bewaken van de bepalingen van de vergunning (gebruik,
geldigheid, borgstelling, ..)

Indien nodig zal het individuele controleprogramma
of de borgstelling aangepast worden of zelfs de
vergunning ingetrokken worden.
Innoveren
18/07/2002
o
-
-
-
-
-
Opvolgen van de systemen op de markt, de
werkwijze van de klant
en de impact op de
vergunning (specifiek ‘Grote Klanten’)
Interactie
o Binnen het kader van dit proces zullen verschillende
types interacties plaatsvinden:
aanvraag status
behandeling. Om een optimale behandeling en
correcte opvolging te verzekeren, zullen de
verschillende types interacties die verbonden zijn aan
dit proces verder worden uitgewerkt in het proces
Algemene interactie-Specifieke interacties.
o
-
2.3.3. Startschot
Naam startschot
Interface
Klantenbestand
Dienst Douane & Accijnzen
Vergunningsaanvraag
Extern (klant)
Initiatief voor Innovatieproject
Extern (klant)
Dienst Douane & Accijnzen
2.3.4. Resultaat
Naam resultaat
Afgeleverde
inclusief
Interface
Vergunning
een
Extern (klant)
24
317592131
18/07/2002
controleprogramma
en
eventuele borgstelling
een
Auditverslag =
actuele risico’s
2.3.5. Belangrijkste inputs
Naam input
Klantgegevens
vergunninghouders
aangiften per jaar
Interface
potentiële
– aantal
Proces ‘verzamelen en beheren
van pre-arrival gegevens en
aangiften’
Regel en wetgeving
Proces ‘informatie’
Klantgegevens
Extern (klant)
Goederengegevens
Proces ‘risicobeheer’
Logistieke gegevens (trafiek)
Proces ‘verzamelen en beheren
persoonlijke gegevens’
Inninggegevens
Waarborggegevens
Klantensegmentatie
Proces ‘klanteninzicht’
Risicoprofiel
Doelgroepen
Risicoprofiel Grote Klant
Proces ‘risicobeheer’
Advies
Bindende
Tarief
Inlichting, Bindende Oorsprong
Inlichting
Proces ‘Operationele Expertise’
kennis
van
Proces
‘administratieve
boekhoudkundige controle’
Controle programma
Proces
aanpak ‘
‘bepalen
Eventuele Borgstelling
Proces ‘waarborgen’
Informatiesystemen
Extern (klant)
en
controle
2.3.6. Belangrijkste outputs
Naam output
Interface
Vraag Advies Bindende Tarief
Inlichting, Bindende Oorsprong
Inlichting
Proces ‘operationele Expertise’
Gevalideerde
Vergunningsaanvraag,
ingevulde
vragenlijst
dossiergegevens
Proces ‘risicobeheer’
en
Aanvraag
(aanpassing)
Borgstelling (type of bedrag)
Proces ‘waarborgen’
Intrekking van de vergunning
Extern (klant)
Vergunninggegevens
Proces ‘verzamelen en beheren
persoonlijke gegevens’
25
317592131
2.4. Proces ‘berekenen schuld, tegoed,
risico’s of recht tot terugbetaling’2
18/07/2002
financiële
2.4.1. Bestaansreden
Het proces ‘berekenen schuld, tegoed, financiële risico’s of recht
tot terugbetaling’ dient om het verschuldigd bedrag of het
tegoed voor alle types belastingen (afzonderlijk) te berekenen
en deze aan te merken als verschuldigd door of aan de
belastingplichtige. Voor bepaalde belastingen worden deze
bedragen ingebracht op een synthesebalans die alle financiële
verplichtingen tussen de administraties en de belastingplichtige
in kaart brengt en opvolgt.
2.4.2. Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
-
Definiëren en up-to-date houden verwerkingsinstrument: het
instrument
waarmee
de
verschillende
verschuldigde
belastingen (incl. geregionaliseerde), financiële risico’s en
recht tot terugbetaling berekend wordt, moet aangepast zijn
aan de laatste stand van zaken inzake wetgeving en
reglementering. Dit houdt in dat de werking ervan opgevolgd
wordt, de nodig wijziging worden geïdentificeerd en de
invoering van deze wijzigingen wordt opgevolgd.
-
Berekenen verschillende bedragen: Per type belasting wordt
de verschuldigde belasting (incl. geregionaliseerde), de
financiële risico’s of het recht tot terugbetaling berekend. Dit
kan een initieel bedrag zijn, een verbetering op een
voorgaand bedrag, het berekenen van een risico of het
omzetten van een financieel risico in een schuld. Voor
sommige belastingen/risico’s impliceert dit een berekening
van het verschuldigde bedrag om de schuld/het tegoed van
de belastingplichtige ten opzicht van de administratie te
kunnen bepalen. Voor andere volstaat een bevestiging van de
op de aangifte vermelde bedragen. Het berekend bedrag
wordt eventueel (in functie van het type belasting) ingebracht
op de fiscale balans van de belastingplichtige. De specificiteit
van verschillende fiscale materies en de vervaldatum wordt
hierbij eveneens geïntegreerd in deze rekening.
Valideren van de berekende bedragen en behandelen van de
anomalieën: de berekende bedragen worden gevalideerd
voordat de belastingplichtige van het resultaat van de
De belangrijkste doelstellingen van dit proces hebben betrekking op:
-
Het bijhouden van een volledig overzicht van de fiscale rechten en
verplichtingen van een belastingplichtige door een complete en
correcte historiek van de financiële proactieve interacties met deze
belastingplichtige.
-
Het correct berekenen van de belastingen (incl. geregionaliseerde),
rechten, magazijnrechten, boetes en retributies en toewijzing ervan
aan de persoon die verplicht is tot de betaling ervan.
-
Het correct berekenen van de financiële risico's (vb. Berekening van
de te stellen waarborg bij tijdelijk invoer - D&A)
-
2
Opmerking: in dit proces worden niet alleen de directe belastingen, douanerechten,
accijnsrechten en BTW behandeld, maar ook Verkeersbelasting met fiscaal kenteken (VB/MFK),
Verkeersbelasting zonder fiscaal kenteken(VB/ZFK), automatische ontspanningstoestellen (AO),
eurovignet (EUV), spelen en weddenschappen (SW), onroerende voorheffing (OV).
26
317592131
-
verwerking wordt geïnformeerd. Eventuele anomalieën worden
geanalyseerd en indien nodig verbeterd.
Interactie: Binnen het kader van dit proces zullen verschillende
types interacties plaatsvinden: aanvraag status behandeling,
aanvraag uitstel, aanvraag akkoord, enz. Om een optimale
behandeling en correcte opvolging te verzekeren, zullen de
verschillende types interacties die verbonden zijn aan dit proces
verder worden uitgewerkt in het proces Algemene interactieSpecifieke interacties.
18/07/2002
2.4.3. Startschot
Naam startschot
Interface
Ontvangen aangifte / coherente
aangifte /Lijsten
Proces ‘verzamelen, beheren
fiscale gegevens’
Proces ‘verzamelen, beheren
pre-arrival gegevens &
aangiften’
Opmerking:
Bij douane en accijnzen ontstaat het merendeel der schulden uit het
indienen van een aangifte. Het berekenen van deze schuld is een zeer
tijdkritische activiteit. De aangifte kan niet verder behandeld worden
en de goederen kunnen niet worden vrijgegeven of de toelating tot
exploitatie kan niet worden gegeven, zolang er geen bevestiging
gegeven is van de boeking van de verschuldigdheden en de betaling
ervan of van het stellen van een waarborg voor de betaling van de
schuld. Voor deze schulden zijn het berekenen van de schuld en het
nemen van de waarborg activiteiten die het verloop en de resultaten van
het proces ‘verzamelen, beheren pre-arrival gegevens & aangiften’
bepalen.
Wijzigingen aan de gegevens
die een herberekening nodig
maken / Niet-aanzuivering van
een verbintenis / Annulering
van de aangifte
Proces ‘verzamelen, beheren
fiscale gegevens’
Verschuldigde of te
verminderen boetes/interesten
(procentueel)
Proces ‘nazicht fiscale situatie’
Proces ‘verzamelen, beheren
pre-arrival gegevens &
aangiften’
Proces ‘administratieve en
boekhoudkundige controle’
Proces ‘mobiel toezicht’
Proces ‘verzamelen,beheren
pre-arrival gegevens &
aangiften’
Proces ‘dossierbehandeling
fraude’
27
317592131
18/07/2002
Periodieke cyclus (magazijn
rechten, openingsbelastingen,
vergunningsrecht, …), begin
van een nieuwe belastbare
periode
Proces ‘werkmethodes’
Aanvraag
van
de
klant
(Retributie, , eurovignet, ...) en
de verkoop van documenten
Extern (klant)
Wijziging
van
regelgeving
Proces ‘werkmethodes’
wet-
of
2.4.5. Belangrijkste inputs
Interface
Gegevens enig dossier
Proces ‘verzamelen, beheren
persoonlijke gegevens’
Proces ‘verzamelen,
fiscale gegevens’
beheren
2.4.6. Belangrijkste outputs
Vraag tot berekening van de
belastingen en rechten die op
het spel staan
Proces ‘waarborgen’
Coherente verbintenisaanvraag
Proces ‘verzamelen, beheren
pre-arrival
gegevens
en
aangiften’
Proces
‘administratieve
boekhoudkundige controle’
Naam input
en
Naam output
Interface
Berekende schuld/tegoed die op
de fiscale balans komt
Proces ‘acties op de fiscale
balans’
Berekende schuld / financieel
risico
Proces ‘ontvangsten’
Berekend recht op
terugbetaling / teruggave
Proces ‘uitgaven’
Berekende
bedragen
van
belastingen en rechten die op
het spel staan
Proces ‘waarborgen’
Up-to-date
verwerkingsinstrument
Berekende bedragen
Impuls voor R&W
Proces ‘impulsbeheer’
2.4.4. Resultaat
Naam resultaat
Interface
Proces
‘administratieve
boekhoudkundige controle’
en
28
317592131
Rapporten,
statistieken
algemene gegevens
18/07/2002
en
Proces ‘opvolging’
29
317592131
2.5. Proces ‘acties op de fiscale balans’
2.5.1. Bestaansreden
Het proces ‘acties op de fiscale balans’ dient om op basis van de
situatie van een synthesebalans de nodige acties te kunnen
ondernemen. Deze fiscale balans omvat immers alle financiële
rechten en verplichtingen van de belastingplichtige. Ze laat toe
om op elk ogenblik een volledig zicht te hebben van de
openstaande schulden en tegoeden per type belasting, evenals
van de historiek van een specifieke belastingplichtige. Op basis
van de situatie van deze balans kan dan ook aan de
belastingplichtige een geconsolideerd taxatievoorstel met
betalingsbericht overgemaakt worden3.
18/07/2002
2.5.2. Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
-
Verzamelen van de ontbrekende gegevens: de mate waarin
de aangiftes worden ontvangen, wordt opgevolgd. Wanneer
aangiftes niet worden ontvangen op de verwachte datum,
worden de nodige acties ondernomen om ervoor te zorgen dat
de noodzakelijke gegevens worden verkregen. Bij het blijvend
ontbreken van een aangifte kan een procedure voor
ambtshalve aanslag opgestart worden.
-
Opmaken van het betalingsbericht: periodiek wordt een
taxatievoorstel/betalingsbericht
verstuurd
naar
de
belastingplichtige. In dit activiteitenblok wordt bepaald welke
elementen uit de fiscale toestand van de belastingplichtige
deel zullen uitmaken van het taxatievoorstel/betalingsbericht
dat verstuurd zal worden. Tegoeden en schulden kunnen
hierbij aangerekend worden om tot een globaal verschuldigd
of terug te krijgen bedrag te komen.
-
Creëren van een titel: dit activiteitenblok houdt in dat,
wanneer de noodzaak zich aandient, de nodig elementen voor
het creëren van een titel bij elkaar gebracht worden en op het
niveau van taxatie uitvoerbaar verklaard worden.
-
Interactie: Binnen het kader van dit proces zullen
verschillende types interacties plaatsvinden: aanvraag status
behandeling, aanvraag uitstel, aanvraag akkoord, enz. Om
een optimale behandeling en correcte opvolging te
verzekeren, zullen de verschillende types interacties die
De belangrijkste doelstelling voor dit proces heeft betrekking op:
-
3
Verhogen van de compliance door het uitvoeren van pro-actieve en
reactieve acties, mogelijk gemaakt door een analyse van de fiscale
balans.
De processen van D&A zijn hierdoor niet betrokken bij dit proces, omdat daar doorgaans een
onmiddellijke betaling nodig is om de aangifte te kunnen valideren. De aangever heeft een
gevalideerde aangifte nodig om met zijn goederen verder te mogen gaan.
30
317592131
18/07/2002
verbonden zijn aan dit proces verder worden uitgewerkt in het
proces Algemene interactie-Specifieke interacties.
2.5.3. Startschot
Naam startschot
Interface
Periodieke cyclus voor opstellen
taxatievoorstel/betalingsbericht
Proces ‘werkmethodes’
Noodzaak voor opmaken
gecorrigeerd
taxatievoorstel/betalingsbericht
Proces ‘berekenen schuld,
tegoed fin. risico’s & recht
terugbet.’
Proces ‘verzamelen, beheren
fiscale gegevens’
Proces ‘invordering’
Benodigde gegevens
ingezameld
Communicatie van het
taxatievoorstel /betalingsbericht
Proces ‘levering en distributie’
Uitvoerbaar verklaarde titel
Proces ‘invordering’
Naam input
Interface
Gegevens i.v.m. al dan niet
indiening
Proces ‘verzamelen,
fiscale gegevens’
Gegevens over schrapping als
belastingplichtige
Proces ‘verzamelen, beheren
persoonlijke gegevens’
Feedback
i.v.m.
validatie
aanvraag,
met
eventueel
gecorrigeerde elementen
Proces ‘uitgaven’
beheren
2.5.6. Belangrijkste outputs
2.5.4. Resultaat
Naam resultaat
Proces ‘nazicht fiscale situatie’
2.5.5. Belangrijkste inputs
Overschrijden van de termijn
voor een verwachte gebeurtenis
Noodzaak aan uitvoerbaar
verklaarde titel
Procedure van ambtshalve
aanslag opgestart
Interface
Naam output
Herinnering
aan
belastingplichtige
Signaal over mogelijk risico
Interface
de
Proces ‘levering en distributie’
Proces ‘risicobeheer’
31
317592131
18/07/2002
Vraag
om
validatie
voorgestelde aanrekening
Feit dat een
verwacht
betaling
van
wordt
Proces ‘uitgaven’
Proces ‘ontvangsten’
Feit dat een terugbetaling dient
te gebeuren
Proces ‘uitgaven’
Rapporten,
statistieken
algemene gegevens
Proces ‘opvolging’
Impuls voor R&W
en
Proces ‘impulsbeheer’
32
317592131
Proces 'ontvangsten'
2.5.7. Bestaansreden
18/07/2002

Het proces ‘ontvangsten’ behandelt de verwerking van alle
betalingen
(de
verschillende
belastingen,
taksen,
douaneschulden, accijnzen, voorafbetalingen, voorheffingen,
boetes en toebehoren, borgsommen, enz.).
De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking
op:
 het correct, snel en efficiënt innen, en toewijzen van de
bovenvermelde betalingen
 het correct en tijdig toekennen van de ontvangsten aan de
verschillende rechthebbende overheden
2.5.8. Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:

Voorbereidende taken aan de inning van niet-fiscale
schuldvorderingen
(Patr.Di.)Bevoegdheidsen
territorialiteitsonderzoek

Creatie van de klant

Creatie van de opdracht

Creatie van de schuldeiser
 Vervaldagbeheer:

Beheer van de vervaldagen

Automatisch inbrengen van de schuldvorderingen in de
comptabiliteit

Automatisch verzenden van de uitnodigingen tot betalingen

Voorbereiden opstellen uitvoerbare titel door de bevoegde
administratie belast met de vestiging van de belastingen


Overmaken van in te vorderen schulden
Behandelen van de overschrijvingen:

Eventueel berekenen van de verschuldigde nalatigheidsinteresten (automatisch)

Inbrengen van betalingen in het comptabiliteitssysteem
(automatisch)

Opzoeken van de bestemming van de betalingen zonder
gestructureerde mededelingen

Behandelen van de verschillen inzake betalingen (BV, RV,
BTW,
en
krediettermijnen,
openingsbelasting,
vergunningsrecht bij de Douane & Accijnzen). De
volledige behandeling van de aangiften gebeurt echter in
het proces 'verzamelen en beheren fiscale gegevens (of
voor de douane in het proces 'verzamelen en beheren
pre-arrival gegevens') en ‘actie op de fiscale balans’

Boekhoudkundige rechtzettingen uitvoeren

Verschaffen van de nuttige gegevens aan het proces
'invordering':
o Niet betaalde schulden te behandelen door het
proces 'invordering'
o Betalingen op artikelen in vervolging

Verschaffen van de nuttige gegevens aan het proces
'uitgaven'
Behandeling van de betalingen in geld (D&A en patr.di.)

Eventueel berekenen van de verschuldigde nalatigheidsinteresten

Kwitanties uitschrijven

Storting op de postchequerekening

Inbrengen van betalingen in het comptabiliteitssysteem
33
317592131

Verschaffen van de nuttige gegevens aan het proces
'invordering' :
o Niet betaalde schulden te behandelen door het proces
'invordering'
o Betalingen op artikelen in vervolging

Verschaffen van de nuttige gegevens aan het proces 'uitgaven'
 Behandeling van de betalingen met betaalkaarten, cheques

Eventueel berekenen van de verschuldigde nalatigheidsinteresten

Kwitanties uitschrijven
 Behandelen voorafbetalingen

Verschaffen van de nuttige gegevens aan het proces
'verzamelen en beheren fiscale gegevens'

Beheer van het repertorium

Behandeling van de teruggezonden uitnodigingen
 Beheer van de bedragen in beraad

Opzoeken van de bestemming voor de niet toewijsbare
bedragen, voor de bedragen met onbekende oorsprong, voor
teveel betaalde bedragen en voor de niet-verschuldigde
bedragen

Een definitieve bestemming geven aan deze bedragen
Beheer van de debiteurrekening (D&A)

Openen van een debiteurenrekening

Verificatie van het saldo

Aanschrijven met het instellen van de krediettermijn en/of de
reservatie op de kredietrekening

Aanzuiveren van de kredietrekening en/of het beëindigen van de
reservatie

Blokkeren van de rekening van de debiteur

Het aanpassen van de debiteurrekening
18/07/2002
-
-

Het innen van de borg
Behandelen klachten
Analyse van het dossier
Oplossen van het probleem
Opmaken van het antwoord en het voorstel
Registreren en gepaste communicatie voeren
Interactie
Binnen het kader van dit proces zullen verschillende types
interacties plaatsvinden: aanvraag status behandeling.
Om een optimale behandeling en correcte opvolging te
verzekeren, zullen de verschillende types interacties die
verbonden zijn aan dit proces verder worden uitgewerkt in
het proces Algemene interactie-Specifieke interacties.
2.5.9. Startschot
Naam startschot
Ontstaan van het recht op
ontvangsten (op aangifte of
uitvoerbare titel of
taxatievoorstel)
Spontane betalingen
(voorafbetalingen en nietgeregistreerde aannemers)
Jaarlijkse en trimesteriele
cyclus (voorafbetaling) (voor
andere fiscale entiteiten
buiten D&A)
Dagvaarding of verzoek
uitgaande van
Interface
Proces 'acties op de fiscale
balans'
Extern
Extern
34
317592131
belastingplichtige of derde
Vonnis of arrest
Betaling en facturen van de
bouwheer aangaande nietgeregistreerde aannemers
(voor andere fiscale entiteiten
dan Douane & Accijnzen)
Klachten over aanwendingen
en betalingen, en
vergissingen
Contactname door de
belastingplichtige
Aanvraag voor recuperatie
van ten onrechte betaalde
bedragen
Reservatie op de borg (voor
Douane & Accijnzen)
Aanrekening op schulden
Aanvraag aan patr.di. voor de
invordering van een nietfiscale schuld
18/07/2002
Extern
Extern
Extern
Bijgewerkte boekhouding
volgens de gegevens van
invordering (bijvoorbeeld
betalingstermijnen en
invorderingskosten)
Volledige aanzuivering van
de schuld
Lijst van voorafbetalingen
Proces 'invordering'
Administratieve beslissing
over een klacht
Extern
Extern
Proces 'uitgaven'
Proces 'acties op de fiscale
balans'
Proces 'uitgaven'
Extern
Proces 'invordering'
Proces 'verzamelen en
beheren fiscale gegevens'
(voor andere fiscale
entiteiten dan Douane &
Accijnzen)
Proces 'verzamelen en
beheren pre-arrival
gegevens en aangiften'
(voor D & A)
Proces ‘invordering’
2.5.10. Resultaat
Naam resultaat
Bijgewerkte boekhouding
(volgens de betalingen)
Interface
Proces 'invordering'
Proces 'afsluiting en
verificatie'
Proces 'uitgaven'
35
317592131
18/07/2002
2.5.11. Belangrijkste inputs
Naam input
Betalingen via
overschrijvingen
- met gestructureerde
mededeling (inbegrepen
aanrekening van
terugbetalingen)
- zonder gestructureerde
mededeling
Betalingen in geld
Betalingen via
betaalkaarten, cheques, ...
Geautomatiseerd bestand
van de te betalen bedragen
(uitvoerbare titel, aangiftes,
taxatievoorstel, enz.)
tegenspraak (uitgaande van
belastingplichtige of derden)
Interface
Extern
Proces 'uitgaven'
Vonnis of arrest
Extern
Lijst van boekhoudkundige
fouten
Proces 'afsluiting en
verificatie'
Extern (Rekenhof en
Europese Commissie)
Vrijstelling
nalatigheidsinteresten
Proces 'invordering'
Extern
Extern
Aangezuiverde schulden
Proces 'invordering'
Proces 'invordering'
Proces 'acties op de fiscale
balans'
Proces 'administratieve en
boekhoudkundige controle'
Aanneming in onwaarde of
oninbaarheid
Afbetalingsplan
Proces 'invordering'
Beslissing/uitgavestuk
Proces 'invordering'
Ontheffing van
vervolgingskosten
Proces 'invordering'
Proces 'invordering'
Proces 'invordering'
Proces 'mobiel toezicht'
Proces 'verzamelen en
beheren pre-arrival
gegevens en aangiften'
Informatie komende van
invordering
Proces 'invordering'
Opnieuw verzonden
briefwisseling:
aanslagbiljetten,
aanmaningen,
taxatievoorstel
Deurwaardersexploot of
verzoekschrift op
Extern
Toepassing van art. 877
BNW (overlijden)
Proces 'dossierbehandeling
Fraude'
36
317592131
18/07/2002
Uittreksel van vonnis penale
boeten (patr.di.)
Extern
Automatisch bestand van
het verschil
aangifte/betaling
Proces ‘actie op de fiscale
balans’
Rekeningsuittreksels mbt
een verkeerde debet/credit
Extern
Een vergunning voor het
openen van een
debiteurrekening (D&A)
Proces ‘vergunning’
Teruggezonden
uitnodigingen mbt de
voorafbetaling (niet bedeeld
door de post)
Extern
Geautomatiseerde bestanden
van de niet betaalde schulden
2.5.12. Belangrijkste outputs
Naam output
Kwitanties
Boekingen
Administratieve beslissing
Betalingsexcedent
Brief voor recuperatie van ten
onrechte betaalde sommen
Kennisgeving van ontvangst
van betaling (niet
geregistreerde aannemers)
(voor andere fiscale entiteiten
dan DA)
Geautomatiseerde bestanden
van de niet tijdig betaalde
bedragen op aangifte
Geautomatiseerde bestanden
van de niet tijdig betaalde
bedragen op
taxatievoorstellen
Geautomatiseerde bestanden
van de niet tijdig betaalde
bedragen op uitvoerbare titel
Interface
Extern (D & A, Patr.Di.))
Proces ‘afsluiting en
verificatie’
Proces ‘uitgaven’ en proces
‘invordering’
Extern
Proces ‘uitgaven’
Extern
Opgemaakte akte ter
verbetering
Overzicht van de gedane
voorafbetalingen (ander
fiscale entiteiten dan Douane
en Accijnzen)
Rechtsplegingsvergoeding en
schadevergoeding
Te veel betaald of
Proces ‘verzamelen en
beheren van fiscale
gegevens’
Proces ‘invordering’
Proces ‘acties of de fiscale
balans’
Proces ‘acties of de fiscale
balans’
Proces ‘voorstel voor
invorderingsactie’
Proces ‘invordering’
Proces ‘bepalen van
invorderingsaanpak’
Proces ‘invordering'
Proces ‘invordering’
Proces ‘bepalen van
invorderingsaanpak’
Proces ‘uitgaven’
Proces ‘distributie en
levering’
Proces ‘uitgaven’
Proces ‘uitgaven’
37
317592131
18/07/2002
verkeerdelijk betaald
Uitnodiging tot voorafbetaling
(andere fiscale entiteiten dan
Douane en Accijnzen)
Verzending van
saldoberichten en/of
rekeninguittreksels (D&A)aan
belastingplichtigen
Bestand met een overzicht
van de terug te betalen
sommen aan de nietgeregistreerde aannemers
Geautomatiseerd bestand van
de niet-betaalde schulden
waarvoor een uitvoerbare titel
moet opgesteld worden
Aanmaningen voor de nietbetaalde schulden (normaal
verzonden en aangetekende)
Informatie over de betalingen
betreffende in vervolging
gestelde schulden
Rapporten, statistieken
algemene gegevens
en
Proces ‘levering en
distributie’
Opdracht tot drukken en
afleveren van fiscale bandjes
(D&A)
Proces
‘levering
distributie’
en
Extern
Afsluitingsrapport
Proces
’verificatie
afsluiting’
en
Opnieuw verstuurde
uitnodiging tot voorafbetaling
Extern
Informatie aan
belastingplichtige en aan
invordering mbt uitgevoerde
rechtzettingen
Extern
Bewijsstukken mbt
rechtzettingen
Proces
‘Verificatie
afsluiting’
Aangepaste automatiseerde
bestanden met de verschillen
aangifte/betaling
Proces ‘Acties op de fiscale
balans’
Toekenning van een
debiteurrekeningnummer
(D&A)
Extern
Proces ‘uitgaven’
Proces ‘actie op de fiscale
balans’
Extern
Proces 'invordering'
Proces ‘opvolging’
Impuls voor R&W
Proces ‘impulsbeheer’
Kennisgeving van aanwending
(niet
geregistreerde
aannemers)
(voor
andere
fiscale entiteiten dan D& A)
Proces ‘invordering’
Proces ‘Invordering’
en
38
317592131
18/07/2002
2.6.2. Omschrijving
2.6. Proces 'uitgaven'
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
-
2.6.1. Bestaansreden
Het proces ‘uitgaven’ verzekert de correcte afhandeling van alle
bedragen die de federale overheid verschuldigd is betreffende :

belastingen, voorafbetalingen, taksen, douaneschulden,
accijnzen, vrijgegeven borgsommen, voorheffingen,
boetes en toebehoren, enz.

de
vergoedingen
voor
geleverde
prestaties
(deurwaarderskosten,
advocaatkosten,
hypotheekbewaringskosten, enz.)
De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking
op:
-
-
Het organiseren van het correcte verloop van de (terug)betaling aan
de juiste rechthebbende (rechthebbende overheden,
prestatieplichtigen, belastingplichtigen, ...);
Het schadeloosstellen van de belastingplichtige wegens het ten
onrechte in bezit houden van gelden die van rechtswege hem
toebehoren (moratoriuminteresten, voor andere fiscale entiteiten
dan Douane & Accijnzen).
-
-
Behandelen uitgaven
o Bepalen van de bestemming
o Valideren van de aanwendingen/terugbetalingen
o Het opmaken van voorstellen inzake
moratoriuminteresten (voor andere fiscale entiteiten dan
D&A)
o Het opmaken van voorstellen nalatigheidsinteresten,
o Het opmaken van een dossier voor de rekenplichtige
inzake liggende gelden
o Opstellen van de overschrijvingen en circulaire cheques
(voor de sommen in beraad, teruggaven voor D& A, voor
overdracht aan overheden, prestatieplichtigen, ...)
o Opstellen van de verrekenbare stukken (voor D& A)
o Onderzoeken en terugbetalen aan de rechthebbende
niet-geregistreerde aannemer (voor andere fiscale
entiteiten dan Douane & Accijnzen)
o Bijwerken van het repertorium (voor voorafbetalingen
bij fiscale entiteiten)
Behandelen klachten
Analyse van het dossier
Oplossen van het probleem
Opmaken van het antwoord en het voorstel
Registreren en gepaste communicatie voeren
Interactie
Binnen het kader van dit proces zullen verschillende types
interacties plaatsvinden: aanvraag status behandeling.
Om een optimale behandeling en correcte opvolging te
verzekeren, zullen de verschillende types interacties die
39
317592131
18/07/2002
verbonden zijn aan dit proces verder worden uitgewerkt in het
proces Algemene interactie-Specifieke interacties.
2.6.3. Startschot
Naam startschot
Geautomatiseerd bestand
van de negatieve saldo’s
(voor andere fiscale
entiteiten dan Douane &
Accijnzen)
Administratieve beslissing
Interface
Proces 'acties op de fiscale
balans'
Proces 'nazicht fiscale
situatie' (voor andere fiscale
entiteiten dan Douane &
Accijnzen)
Proces 'invordering'
Proces 'administratieve en
boekhoudkundige controle'
(voor Douane & Accijnzen)
Proces 'mobiel toezicht'
(voor Douane & Accijnzen)
Proces 'verzamelen en
beheren pre-arrival
gegevens' (voor Douane &
Accijnzen)
Proces 'dossierbehandeling
Fraude'
Te veel betaald/ verkeerde
betaling
Aanvraag terugbetaling
Aanvraag terugbetaling
voorafbetalingen (voor
andere fiscale entiteiten dan
Douane & Accijnzen)
Aanvraag terugbetaling
storting niet-geregistreerde
aannemers (voor andere
fiscale entiteiten dan
Douane & Accijnzen)
Dagvaarding of verzoek
uitgaande van
belastingplichtige of derde
Vonnis of arrest
Contactname door de
belastingplichtige
Klachten, briefwisseling over
bijvoorbeeld
onverschuldigde betalingen
Vrijgave borg in speciën
(D&A)
Proces 'ontvangsten'
Extern
Extern
Extern
Extern
Extern
Extern
Extern
Extern
Proces ‘invordering’
Proces 'administratieve en
boekhoudkundige controle'
Proces 'mobiel toezicht'
Proces 'verzamelen en
beheren pre-arrival
gegevens en aangiften'
40
317592131
18/07/2002
Periodiciteit van betaling aan
rechthebbende overheden
Bewarende maatregelen
Proces 'werkmethodes'
Opgemaakte akte ter
verbetering
Rechtsplegingsvergoeding en
schadevergoeding
Geautomatiseerd bestand
met de te betalen kosten aan
rechthebbende (advocaten,
rechtsdeurwaarders,
hypotheekbewaarders, enz.)
Proces 'ontvangsten'
Overschrijving aan
rechthebbende overheden
Thesaurie
Proces 'ontvangsten'
Bijgewerkte boekhouding
Proces 'afsluiting en
verificatie'
Proces ‘invordering’
Betalingen via
overschrijvingen, met
gestructureerde mededeling
(inbegrepen aanrekening van
terugbetalingen) en zonder
bijgewerkte boekhouding
Proces ‘ontvangsten’
Uitbetaling van
prestatievergoedingen
(deurwaarders, advocaten,
opslagvergoedingen,
hypotheekbewaarders...)
Extern
Proces ‘invordering’
2.6.4. Resultaat
Naam resultaat
Aanrekening op schulden
Proces ‘invordering’
Interface
Proces 'ontvangsten'
Proces 'invordering'
Terugbetaling
Extern
Dossier voor rekenplichtige
der liggende gelden
(bijvoorbeeld bij
terugbetaling aan overleden
personen)
Minnelijke schikking in
gerechtelijke fase
Administratieve beslissing
i.v.m. een klacht
Thesaurie
Extern
Proces 'invordering'
Extern
Extern (gemeenten voor
Douane & Accijnzen)
2.6.5. Belangrijkste inputs
Naam input
Administratieve beslissing
van taxatie of invordering
(met inbegrip akte ter
verbetering)
Interface
Proces 'nazicht fiscale
situatie'
Proces 'administratieve en
boekhoudkundige controle'
(voor Douane & Accijnzen)
41
317592131
18/07/2002
Proces 'mobiel toezicht'
(voor Douane & Accijnzen)
Proces 'verzamelen en
beheren pre-arrival
gegevens en aangiften'
(voor Douane & Accijnzen)
Proces 'dossierbehandeling
Fraude'
Proces 'invordering'
Betalingsexcedent
Uitgavennota van de
prestatieplichtige
Verkeerde betaling
Teruggekomen
taxatievoorstel aangaande
negatieve saldo’s (voor
andere fiscale entiteiten dan
Douane & Accijnzen)
Proces 'ontvangsten'
Proces 'ontvangsten'
Extern
Proces 'ontvangsten'
Extern
Aangezuiverde schulden
Proces 'invordering'
Aanneming in onwaarde of
oninbaarheid
Beslissing/ uitgavestuk
Proces 'invordering'
Bijgewerkte boekhouding
(volgens betalingen)
Ontheffing van
vervolgingskosten
Proces 'ontvangsten'
Proces 'invordering'
Proces 'invordering'
42
317592131
18/07/2002
Belangrijkste outputs
Naam output
Overschrijvingen, circulaire
cheques aan
rechthebbenden
(terugbetalingen
rechtstreeks uitgevoerd door
uitgaven)
Overzicht van de
terugbetaalde borgsommen
(voor Douane & Accijnzen)
Geautomatiseerd
bestand van de
aanwendingstabellen
Geautomatiseerd bestanden
i.v.m. de terugbetalingen
aan de rechthebbenden
Loonfiches (gerechtsdeurwaarders e.a.)
Teruggezonden
taxatievoorstellen
aangaande negatief saldo’s
Interface
Extern
Aanvraag voor recuperatie
van ten onrechte betaalde
betalingen
Proces 'ontvangsten'
Informatie over de geboekte
betalingen i.v.m. schulden in
vervolging
Proces 'invordering'
Rapporten, statistieken en
Proces 'verzamelen en
beheren pre-arrival
gegevens en aangiften'
Thesaurie
Proces 'invordering'
Thesaurie
Proces ‘opvolging’
algemene gegevens
Impuls voor R&W
Proces ‘impulsbeheer’
Informatie aan de
belastingplichtige mbt
uitgevoerde aanwendingen
met de eventuele saldo’s
Extern
Beslaglegging inzake
teruggaven
Thesaurie
Proces 'verzamelen en
beheren fiscale gegevens'
Extern
Rechtsplegingvergoeding en
schadevergoeding
Proces ’invordering’
Boekingen
Proces 'afsluiting en
verificatie'
43
317592131
18/07/2002
De belangrijkste activiteiten van dit proces zijn:
2.7. Proces 'afsluiting en verificatie'
-
2.7.1. Bestaansreden
Het proces 'afsluiting en verificatie' verzekert een controle op de
coherentie, de juistheid en de rechtmatigheid van de boeking
van de financiële verrichtingen. Bovendien moet dit proces
zorgen voor een relevante, tijdige en juiste rapportering over
deze verrichtingen aan het management en de controlerende
overheden.
-
De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking
op:
-
de bewaking van de coherentie en rechtmatigheid van de
boekingen;
het rapporteren van de financiële verrichtingen en verplichtingen
aan het management en de controlerende overheden;
het bezorgen aan de belastingplichtige van een overzicht van hun
financiële verplichtingen en rechten ten aanzien van Douane en
accijnzen (D&A);
2.7.2. Omschrijving
Er is één activiteitenblok:
dag-, maand- en jaarafsluiting, verificatiecyclus en
stopzetting activiteiten rekenplichtige
-
-
Dagafsluiting

Afrekenen van de aangiftepunten

Uitvoeren van dagafsluitingen

Controle op de coherentie van de boekingen

Steekproefsgewijze controle van de juistheid en
rechtmatigheid van de boekingen.

Boekhoudkundige rechtzettingen uitvoeren

Opstellen
van
de
dagelijkse
rapporten
voor
belastingplichtigen
(voor
Douane
&
Accijnzen),
management en controleoverheden.
Maandafsluiting:

Uitvoeren van maandafsluitingen

Opstellen
van
de
maandelijkse
rapporten
voor
belastingplichtigen
(voor
Douane
&
Accijnzen),
management en controleoverheden.
Jaarafsluiting:

Uitvoeren van jaarafsluitingen

Opmaken van de jaarlijkse beheersrekening
Verificatie van de boekhouding:

Opmaken van de bijzondere beheersrekening wegens
einde beheer

Verificatie van de regelmatigheid en tijdigheid van de
boekingen en rapportering

Opmaken van de bijzondere beheersrekening wegens
deficit (Rekenhof)
44
317592131
18/07/2002
2.7.3. Startschot
Naam startschot
Dagelijkse cyclus
Maandelijkse cyclus
Jaarlijkse cyclus
Verificatiecyclus
Rekenplichtige die zijn
activiteiten stopzet
Interface
Proces 'werkmethodes
Proces 'werkmethodes
‘Managementprocessen
P&O’
2.7.4. Resultaat
Naam resultaat
Diverse rapporten
Verificatieverslagen
Interface
Thesaurie
Extern (gemeenten en
andere overheden)
Extern
Rekenhof
2.7.5. Belangrijkste inputs
Naam input
Boekingen
Interface
Proces 'ontvangsten'
Bijgewerkte boekhouding
Bijgewerkte boekhouding
Proces 'uitgaven'
Proces 'uitgaven'
Proces 'ontvangsten'
–
(volgens betalingen)
Geautomatiseerde bestand
met de verschillende
afsluitingen
De bewijsstukken inzake de
rechtzettingen
De terugbetaling van de
borgtochten in species
(D&A)
Proces ‘ontvangsten’
Proces ‘uitgaven’
Proces ‘ontvangsten
Proces ‘uitgaven’
2.7.6. Belangrijkste outputs
Naam output
Verzending van
saldoberichten aan
kredietrekeninghouder (voor
Douane & Accijnzen)
Lijst van boekhoudkundige
fouten
Saldoberichten (aan houders
kredietrekening en
voorzover er geen acties op
fiscale balans worden
ondernomen) (D&A)
Interface
Extern
Rapporten, statistieken
algemene gegevens
Proces ‘opvolging’
en
Proces 'ontvangsten'
Extern
Impuls voor R&W
Proces ‘impulsbeheer’
Geautomatiseerd bestand
Proces ‘ontvangsten’
45
317592131
van de jaarlijkse
overdrachten
18/07/2002
Proces ‘uitgaven’
46
317592131
18/07/2002
3. Functionele processen Patrimonium
Documentatie
Opmerking rond processen inzake niet-fiscale invordering: op basis van
discussies in de stuurgroep werd beslist de processen inzake niet-fiscale
invordering
te
consolideren
in
de
relevante
inningen
invorderingsprocessen. Om die consolidatie te kunnen doen is er echter
eerst verder onderzoek op niveau van stroomschema’s en swimlanes
nodig.
Pas nadien zullen dus de juiste aanpassingen aan het
procesboek kunnen gebeuren. Deze zullen worden ingevoerd in de
finale versie van het procesboek FOD Financiën.
Hieronder volgen de functionele processen van de entiteit Patrimonium
Documentatie: alle dossiers doorlopen deze processen.
47
317592131
18/07/2002
Functionele processen Belastingen & Invorderingen
Inning
Functionele processen Patrimonium Documentatie
1. Verzamelen
en beheren
persoonlijke
gegevens
9. Afsluiting en
verificatie
7. Ontvangsten
2. Verzamelen
en beheren
fiscale
gegevens
5. Berekenen
schuld, tegoed,
financiële
risico’s en recht
tot terugbetaling
8. Uitgaven
6. Acties op de
fiscale balans
14. Bewaren en
bijwerken van
patrimonium
documentatie
15. Leveren van
patrimoniale
informatie
11. Verwerven,
beheren en
vervreemden
van goederen
12. Waarderen
van goederen
10. Vorderen
van rechten
13. Opstellen en
verlijden van
een authentieke
akte
16. Behandelen
van
onenigheden
3. Verzamelen
en beheren prearrival gegevens
en aangiften
Beheer
Thesaurie
4. Vergunningen
Sturende processen
Beheer
deposito- en
consignatiekas
Ondersteunende processen
35. Strategie en
uitwerking
dienstverlenings
modellen
36. Beheer
contolemodellen
37. Beheer
invorderingsmodellen
38.
Operationele
expertise
39. Levering en
distributie
40. Integratie
economische
keten
ondernemingen
Reglementering en Werkmethodes
41.
Reglementering
42.
Commentaar
43.
Werkmethodes
44. Informatie
45.
Extern advies &
medewerking
46.
Impulsbeheer
47. Opvolging
Processen voor specifieke verwerking
Managementprocessen
17.
Risicobeheer
18. Bepalen
controle aanpak
19. Selectie
controle
20. Nazicht
fiscale situatie
21.
Administratieve
en boekhoudkundige controle
Budget &
Beheerscontrole
Personeel &
Organisatie
(incl. kennismanagement)
ICT
Secretariaat en
logistieke
diensten
Interne audit
Studie &
Onderzoek
22. Mobiel
toezicht
24. Zaakbehandeling
Fraude
23. Inputbeheer
Fraude
26. Inputbeheer
Invordering
32.
Klanteninzicht
27. Bepalen
Invorderingsaanpak
33. Bepalen
dienstverlenings
aanpak
28.
Voorstel voor
invorderingsactie
25. Dossierbehandeling
Fraude
29. Waarborgen
30. Bewarende
maatregelen
31. Invordering
34. Algemene
interactie
48
317592131
18/07/2002
-
3.1. Proces
‘Bewaren
patrimoniumdocumentatie’
3.1.1. Proces ‘Bewaren
Documentatie’
en
en
bijwerken
bijwerken
van
van
-
-
Patrimonium
-
3.1.1.1. Bestaansreden
Het
proces
‘Bewaren
en
bijwerken
van
Patrimonium
Documentatie’ wordt uitgetekend om een zo volledig mogelijke
up-to-date documentatie van het vermogen aan te leggen en te
beheren, en op die manier een maximale rechtszekerheid te
garanderen.
Dit proces heeft, met betrekking tot de operationele uitwerking, een
belangrijke link met het programma CRM Patrimonium Documentatie.
Daarom worden de interactieprocessen expliciet opgenomen in de
interfaces.
-
3.1.1.2. Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
-
De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking
op:
-
-
Kwaliteitsbewaking van de patrimoniale documentatie
(volledigheid, actualiteit, betrouwbaarheid) om rechtszekerheid
te maximaliseren
Snelle, efficiënte en effectieve processen, o.a. door middel van
automatisering (e-processen) en integratie van bestaande
processen op het niveau van de hypotheekkantoren, kadaster,
registratie en domeinen
Invullen en uitbreiden van de databank Rechtszekerheid
met patrimoniale documentatie
Om analyses en controles kwalitatiever te maken, de
toegang tot andere databanken nastreven via de
Kruispuntbank
Toegang tot de patrimoniale documentatie via het
opzoeken op onroerend goed én persoon
Taakafspraken en –verdeling met externe stakeholders
(vb.notarissen) opstellen
Vereenvoudigen van processen en procedures
Inzicht in en opvolging van de werkingskosten,
performantiemanagement
Standaardiseren van documenten waar mogelijk
Transparante en klantvriendelijke processen uitwerken
-
Extern formatteren: er wordt gestreefd naar een maximale
standaardisatie van documenten. In het geval van een
authentieke akte zal de notaris een uittreksel van de akte,
een uittreksel van het hypothecair certificaat, een akte van
nalatenschap,... opstellen in een gestandaardiseerde vorm en
elektronisch doorsturen. Deze activiteit vindt plaats buiten de
entiteit Rechtszekerheid
Openen van een dossier: nadat het document ontvangen
wordt (rechtstreeks van de klant, zijn gelastigde (notaris) of
één van de centra) wordt er een opdrachtdossier geopend. Er
gebeurt een kwalificatie van de aanvrager en van de
documenten voor de verdere afhandeling van de opdracht
49
317592131
-
-
18/07/2002
(vb. alle documenten kunnen geregistreerd worden, maar daarom
niet allemaal overgeschreven, bewaard…)
Analyse en Controle: de ontvankelijkheid van de documenten wordt
naar vorm onderzocht. Er wordt gecontroleerd of de gegevens uit
de authentieke aktes overeenkomen met de gegevens die
voorkomen in de patrimoniumdocumentatie. Er wordt tevens
gecontroleerd of alle gegevens volledig en juist zijn om in de
databank aangevuld te worden. In bepaalde gevallen zal er een
ambtshalve inschrijving genomen moeten worden. Voor men de
aangeboden documenten kan neerleggen, moeten de verschuldigde
rechten en bijdragen betaald worden. Dit gebeurt in het proces
Vorderen van rechten: registratierechten en bijdragen. Hierdoor
wordt het fiscale bewust afgescheiden van het juridische
Bijwerken van de patrimoniale documentatie: opslaan van de
gegevens in de databank Patrimoniale Documentatie
Afsluiten dossier: de klant krijgt een bericht over de bewaring en
bijwerking van de patrimoniale documentatie. Dit gebeurt aan de
hand van een gestandaardiseerd (electronisch indien mogelijk)
document met vermelding van een contactpersoon. Vervolgens
wordt het dossier afgesloten
3.1.1.3. Startschot
Naam startschot
Interface
Een overeenkomst
Extern
Proces
‘Opstellen
verlijden
van
authentieke akte’
Een unilaterale akte
Patrimoniale
een vonnis
informatie
Extern
in
Extern
Documenten
Extern
Repertoria van notarissen en
gerechtsdeurwaarders
Extern
3.1.1.4. Resultaat
Naam resultaat
Interface
Up-to-date
gegevensbestanden
patrimoniale documentatie
Tegenstelbaarheid
aan
derden (zakelijke rechten in
overgeschreven authentieke
akten;
ingeschreven
of
wettelijke voorrechten en
hypotheken)
Vaste datum
en
een
50
317592131
18/07/2002
3.1.1.5. Belangrijkste inputs
Naam input
Interface
Voorafgaandelijk kadastraal
identificatienummer
Proces
‘Bewaren
en
bijwerken
van
patrimoniumdocumentatie’
(beheer van het kadastraal
plan)
Plan gevoegd bij de akte
Proces
‘Bewaren
en
bijwerken
van
patrimoniumdocumentatie’
(beheer van het kadastraal
plan)
Uniek
identificatienummer
voor personen
Extern
Authentieke
onderhandse akte
Extern
akte,
Documenten allerhande
Extern
Bevestiging van
van betaling
Proces
‘Vorderen
van
rechten
(registratie,
hypotheekrechten
/
bijdragen)
ontvangst
Informatie over segmenten
Proces ‘Klanteninzicht’
Behoefteprofiel / Behoeften
van de hele populatie
Proces ‘Klanteninzicht’
Informatie over intenties
Proces ‘Klanteninzicht’
Informatie over individuele
klant
Proces ‘Klanteninzicht’
Dienstverleningsmodel
Proces
‘Bepalen
dienstverleningsaanpak’
3.1.1.6. Belangrijkste outputs
Proces
‘Opstellen
verlijden
van
authentieke akte’
Vonnissen en arresten
Extern
Unilaterale aktes
Extern
Repertoria van notarissen en
gerechtsdeurwaarders
Extern
en
een
Naam output
Interface
Gestandaardiseerd
communicatiedocument
Proces
‘Levering
distributie’
en
Verzoekschrift tot correctie /
aanvullingen / inlichtingen
Proces
‘Levering
distributie’,
en
Proces
verlijden
‘Opstellen
van
en
een
51
317592131
18/07/2002
authentieke akte’
Impuls voor R&W
Proces ‘Impulsbeheer’
Proces
‘Bewaren
en
bijwerken
van
patrimoniumdocumentatie’
(beheer van het kadastraal
plan)
Proces
‘Waarderen
van
goederen’ (onroerende en
roerende goederen)
Proces
‘Behandelen
onenigheden’
van
Inningsopdracht
Proces
‘Vorderen
van
rechten
(registratie,
hypotheekrechten
/
bijdragen)
Borderel van de ambtshalve
inschrijving
Proces
‘Levering
Distributie’
Gegevens
‘Klantenopdrachtendatabank’
Proces ‘Klanteninzicht’
en
en
Communicatie
Proces
‘Levering
Distributie’
Feedback over gebruik van
dienstverleningsmodellen
Proces ‘Algemene interactie’
Rapporten, statistieken
algemene gegevens
Proces ‘Opvolging’
en
en
52
317592131
18/07/2002
-
3.1.2. Proces ‘Beheer van het kadastraal plan’
-
3.1.2.1. Bestaansreden
Dit proces wordt uitgetekend teneinde het kadastraal plan
continu en op digitale wijze bij te werken en te verbeteren.
3.1.2.2. Beschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking
op:
-
-
Verhoging van het aantal percelen waarvan de afbakening
juridisch correct is
Evolueren naar een juridisch kadaster4
Verzekeren van voorafgaandelijke kadastratie5
Het juridische Kadaster, inventaris van de onroerende patrimonia, levert het bewijs
van het eigendomsrecht en maakt de onroerende overdrachten zo betrouwbaar
mogelijk. Daartoe moet zijn documentatie een maximale rechtszekerheid
waarborgen. Dat betekent dat alle gewenste duidelijkheid moet bestaan over het
onroerend goed waarop de juridische akte betrekking heeft, en dat bij de akte een
opmetingsplan gevoegd wordt, dat opgemaakt is op basis van opmetingen op
tegenspraak der partijen. Bovendien moet de informatie over een onroerend goed
natuurlijk altijd gekoppeld zijn aan dat goed, dat op een eenduidige manier
geïdentificeerd is.
5
Het juridische Kadaster is datgene dat het bewijs levert van het eigendomsrecht.
Voor wat het plan betreft, is het nodig dat dit een exacte weergave biedt van het
voorwerp van de contracten.
Voor wat het perceel betreft, impliceert het voorgaande dat, telkens wanneer een
gedeelte van een perceel wordt verkocht, het betrokken gedeelte voorafgaandelijk
aan de akte zijn eigen perceelsidentificatie krijgt (een nieuw perceelnummer). Die
perceelsidentificatie zal zowel door de partijen als door de notarissen worden
gebruikt, en zal worden opgenomen in de verschillende openbare registers, hetgeen
elke dubbelzinnigheid zal vermijden.
Verhoging van de dekkingsgraad van het kadastraal plan
van het grondgebied door de kadastratie van het nietgekadastreerde openbaar domein
Verhogen van de eigen inkomsten van de entiteit
4
-
6
Initialisering en primaire analyse: dit betreft het ontvangen en
identificeren van de aanvraag (goed en perceelnummer), het
openen (of creëren) van een dossier en een nummer
toekennen. Op basis van de verkregen informatie wordt een
eerste analyse van het dossier uitgevoerd en wordt een
beslissing genomen over de dringendheid en de prioriteit van
het dossier. Deze wordt toegekend aan een dossierbeheerder
en een bevestiging van de opdracht wordt desgevallend
verzonden naar de klant. In deze activiteitenblok wordt
eveneens beslist of de afpalingsopdrachten6 van de burger
uitbesteed worden.
Verzameling en analyse van basisgegevens: het dossier wordt
opgesteld door interne (archieven, juridische stukken, reeds
uitgevoerde opmetingen, …) en externe gegevens (bij
voorbeeld, het plan van de privé landmeter) samen te
brengen. Alle beschikbare gegevens worden geanalyseerd
teneinde te bepalen of deze kwantitatief en kwalitatief
voldoende zijn. Er wordt een beslissing genomen of een
opmeting op het terrein moet uitgevoerd worden. Indien de
De juridische validatie wordt uitgevoerd door Opmetingen en Waarderingen.
53
317592131
-
-
-
-
18/07/2002
gegevens voldoende zijn, gaat men rechtstreeks over naar de
activiteitenblok « juridische en technische validatie »7.
Opmeting en behandeling van terreingegevens: het betreft het
voorbereiden en uitvoeren van opmetingen op het terrein (met
desgevallend de tussenkomst van GPS). Perifere gegevens worden
eveneens nagekeken (omliggende percelen). In geval van een
afpalingaanvraag, worden een aantal bijkomende specifieke taken
uitgevoerd.
Juridische en technische validatie: zowel de opmetingen uitgevoerd
door het personeel van Opmetingen en Waarderingen als de plannen
gerealiseerd door de privé landmeters, worden onderzocht en
geauthentificeerd alvorens opgenomen te worden in het digitaal
kadastraal plan. Er wordt een juridische of technische (metingsplan
– technisch – visueel) kwaliteit gegeven aan de limieten en de
punten. Deze activiteitenblok omvat eveneens de georeferencering8
van de plannen.
Behandelen van gegevens: na de juridische validatie van de
gegevens zal het kadastraal plan bijgewerkt worden (numerieke
schets) en de archivering in de respectievelijke lagen (juridisch
tegenstelbaar – metingsplan – gegeoreferenceerd metingsplan –
technische - visuele) van het G.I.S zal plaatsvinden.
Diffusie en afsluiten van het dossier: de klant wordt geïnformeerd
(communicatie van de afrekening voor betalende diensten) en het
dossier wordt afgesloten.
Voor een voorafgaandelijk kadastrale identificatie wordt geen opmeting uitgevoerd.
De analyse van de stukken van het dossier laat daarentegen toe nieuwe
perceelsnummers te creëren en ze te introduceren in de databases.
8
Een georeferencering op het terrein gebeurt enkel in geval van een juridische
kwaliteit.
3.1.2.3. Startschot
Naam
Aanvraag
perceelsidentificatie
(voorafgaandelijke
kadastratie)
Interface
tot
Proces
‘Bewaren
en
bijwerken
van
patrimoniumdocumentatie’
Juridische wijziging van het
perceel
Proces
‘Bewaren
en
bijwerken
van
patrimoniumdocumentatie’
Proces
‘Waarderen
van
goederen’ (waarderen van
onroerende goederen)
Afpalingsaanvraag
en
aanvraag voor plaatsing van
GPS punten
Extern
Kwaliteitsactie9
7
Dit houdt acties voor kadastratie van het niet-gekadastreerde openbaar
domein in.
9
54
317592131
18/07/2002
Resultaten
Naam
Interface
Bijgewerkt
en
juridisch
gevalideerd kadastraal plan
Proces
‘Bewaren
en
bijwerken
van
patrimoniumdocumentatie’
Voorafgaandelijke kadastrale
identificatie
Proces
‘Bewaren
en
bijwerken
van
patrimoniumdocumentatie’
Afbakening van eigendom
Proces
‘Bewaren
en
bijwerken
van
patrimoniumdocumentatie’
Extern
Fysische
en
technische
gegevens over het perceel
(plan
van
de
privé
landmeters,
aangiften,
vaststelling van wijziging,
regionale referenties, GPS
fiches,
NGI
kaarten,
schetsen,
rapporten
van
topografische berekeningen,
…)
Proces
‘Waarderen
van
goederen’ (waarderen van
onroerende goederen)
Administratieve
gegevens
(gemeentegrenzen, wijziging
van
perceelnummer,
definitie van het systeem
van coördinaten, …)
Extern
Extern
3.1.2.5. Voornaamste outputs
3.1.2.4. Voornaamste inputs
Naam
Interface
Juridische gegevens over het
perceel (akten, vonnissen,
betwistingen, afpalingen…)
Proces
‘Bewaren
en
bijwerken
van
patrimoniumdocumentatie’
(Bewaren en bijwerken van
Patrimonium Documentatie)
Extern
Naam
Interface
Afpaling- en metingsplannen
Extern
Proces
‘Waarderen
van
goederen’ (waarderen van
onroerende goederen)
Digitaal kadastraal plan
Proces
‘Bewaren
en
bijwerken
van
patrimoniumdocumentatie’
55
317592131
18/07/2002
Gegevens
over
de
identificatie van onroerende
goederen (voorafgaandelijke
kadastrale identificatie)
Proces
‘Bewaren
en
bijwerken
van
patrimoniumdocumentatie’
Proces
‘Waarderen
van
goederen’ (waarderen van
onroerende goederen)
Gegevens voor databases
van
de
patrimoniale
documentatie en ‘Knowledge
Center’
(publicaties,
statistieken, expertises, …)
Aanvraag
tot inning
of
eventuele invordering van
de te betalen diensten
Proces
invordering’
Rapporten, statistieken
algemene gegevens
Proces ‘Opvolging’
Impulsen
Reglementering
Werkmethodes
en
voor
en
‘Niet-fiscale
Proces ‘Impulsbeheer’
56
317592131
3.2. Proces ‘Leveren van Patrimoniuminformatie’
3.2.1. Bestaansreden
18/07/2002
3.2.2. Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
-
Het proces ‘Leveren van Patrimoniuminformatie’ wordt
uitgetekend om de toegankelijkheid van de patrimoniale
documentatie voor alle klanten te maximaliseren, rekening
houdend met de wetgeving aangaande de bescherming van de
persoonlijke levenssfeer. Voor wat het afleveren van informatie
betreft uit de archieven dient er rekening gehouden te worden
met het feit dat deze niet zullen gedigitaliseerd worden.
Dit proces heeft, met betrekking tot de operationele uitwerking, een
belangrijke link met het programma CRM Patrimoniumdocumentatie.
Daarom worden de interactieprocessen expliciet opgenomen in de
interfaces.
Informatie die openbaar is, zal in de mate van het mogelijke ter
beschikking gesteld worden via de website.
-
De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking
op:
-
-
Snelle aflevering van informatie door het uitbouwen van alle
mogelijke communicatiekanalen
Uitbouwen van het uniek loket principe
Klantvriendelijke dienstverlening
Openen van een dossier: er wordt een klantdossier en een
opdrachtdossier geopend in de Databank Patrimonium
Documentatie. De vraag om informatie wordt gecontroleerd
op ontvankelijkheid (Heeft de aanvrager recht op dat type van
informatie?) en er wordt een eerste onderscheid gemaakt
tussen vragen die onmiddellijk kunnen beantwoord worden
door een eenvoudige raadpleging van de Databank
Patrimoniale Documentatie en vragen waarvoor uitgebreidere
opzoekingen vereist zijn. Wanneer uitgebreidere opzoekingen
vereist zijn dan wordt op basis van de territoriale bevoegdheid
de vraag doorgestuurd. Er wordt een dossierbeheerder
aangesteld die verantwoordelijk is voor de volledige
behandeling van de vraag. In geval van uitgebreide
opzoekingen wordt er een bijdragevoorstel geformuleerd aan
de klant
Opzoeking van de informatie: deze stap houdt in dat de
benodigde informatie wordt opgezocht in de Patrimoniale
Documentatie (elektronische databanken en archieven)
Afsluiten van het dossier: op basis van de opgezochte
informatie wordt een antwoord op de gestelde vraag
geformuleerd en het antwoord wordt afgeleverd na het
ontvangen van een eventuele vergoeding. In sommige
gevallen zal er tevens een certificaat van authenticiteit
afgeleverd worden. Het klantdossier en het opdrachtdossier
worden afgesloten
57
317592131
18/07/2002
vraag
3.2.3. Startschot
Informatie over segmenten
Proces ‘Klanteninzicht’
Naam startschot
Interface
Behoefteprofiel / Behoeften
van de hele populatie
Proces ‘Klanteninzicht’
Een vraag om informatie
Extern
Informatie over intenties
Proces ‘Klanteninzicht’
Informatie over individuele
klant
Proces ‘Klanteninzicht’
Dienstverleningsmodel
Proces
‘Bepalen
dienstverleningsaanpak’
3.2.4. Resultaat
Naam resultaat
Interface
Afgeleverde informatie
Extern
3.2.6. Belangrijkste outputs
3.2.5. Belangrijkste inputs
Naam input
Interface
Allerlei
patrimoniumgegevens
Databanken
Patrimoniale
Documentatie en archieven
Rechtszekerheid
Bevestiging van ontvangst
van betaling van bijdragen
Proces
‘Vorderen
van
rechten’
(
Registratie-,
hypotheekrechten
en
bijdragen)
Beslissingsmatrix
ontvankelijkheid
Proces ‘Werkmethodes’
m.b.t.
van
de
Naam output
Interface
Certificaat van authenticiteit
Proces
‘Levering
Distributie’
en
Uittreksels
van
diverse
documenten
uit
de
Patrimoniale Documentatie
(databank en archieven)
Proces
‘Levering
Distributie’
en
Vraag
om
bijdragen
Proces
‘Vorderen
van
rechten’
(
registratie-,
hypotheekrechten
en
bijdragen)
inning
van
Foutmeldingen m.b.t. inhoud
Proces
‘Bewaren
en
58
317592131
van
de
Rechtszekerheid
18/07/2002
databank
Gegevens
‘Klantenopdrachtendatabank’
en
bijwerken
van
patrimoniumdocumentatie’
(Bewaren en bijwerken van
patrimoniumdocumentatie)
Proces ‘Klanteninzicht’
Feedback over het gebruik
van
Dienstverleningsmodellen
Proces ‘Algemene Interactie’
Communicatie
Proces
‘Levering
Distributie’
Rapporten, statistieken
algemene gegevens
Impuls voor R&W
en
en
Proces ‘Opvolging’
Proces ‘Impulsbeheer’
59
317592131
Proces ‘Verwerven, beheren en vervreemden van
goederen’
3.2.7. Proces ‘Verwerving van onroerende goederen’
18/07/2002
3.2.7.2. Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
-
3.2.7.1. Bestaansreden
Het proces ‘Verwerving van onroerende goederen’ wordt
uitgetekend om onroerende goederen te verwerven (= aankopen
en onteigenen) in naam van en voor rekening van de federale en
niet-federale overheden. Patrimoniumdiensten treedt op als
(exclusief) bevoegd orgaan van de federale overheden en als
lasthebber van de niet-federale overheden.
De belangrijkste doelstellingen van dit proces hebben betrekking op:
-
-
-
-
Het verzekeren dat de overheden onroerende goederen kunnen
verwerven binnen een vooraf bepaalde doorlooptijd (prioritisering
van
de
opdrachten
bij
het
betrokken
team
van
Patrimoniumdiensten);
Het verzekeren dat de overheden de juiste aankoopprijs betalen
voor het gekochte onroerend goed. De juiste aankoopprijs is de
werkelijke waarde van het onroerend goed. De verwervende
overheid kan, eventueel en mits motivering, meer dan de werkelijke
waarde betalen;
Het verzekeren dat de onteigenden de juiste vergoeding voor hun
schade krijgen. Dit wil zeggen dat de volledige schade die de
onteigening hen berokkent, wordt vergoed, en dat zij op een faire
manier worden behandeld door Patrimoniumdiensten;
Het positioneren van Patrimoniumdiensten als ‘professioneel
immobiliënagentschap’ en ‘notaris’ van en voor de overheden.
-
-
Openen van het dossier: het klantdossier wordt geopend
(eventueel eerst gecreëerd indien de klant nog niet bekend is)
en
binnen
het
klantdossier
wordt
een
nieuw
verwervingsdossier geopend. Een eerste analyse van de
opdracht (welke dienst moet worden geleverd?) wordt
uitgevoerd; de wettelijke (is Patrimoniumdiensten wettelijk
bevoegd om de dienst te verlenen?) en territoriale (is het
team van Patrimoniumdiensten, gelet op het ambtsgebied,
bevoegd voor die klant?) bevoegdheid wordt, zo nodig,
onderzocht. De uitvoering van de opdracht wordt gepland
(binnen welke termijn kan en/of moet de opdracht worden
uitgevoerd?). Een ambtenaar van het betrokken team van
Patrimoniumdiensten (in principe de ‘cliënt manager’) wordt
aangeduid voor het uitvoeren van de opdracht.
Analyse van de opdracht: de opdracht wordt getoetst aan het
doel dat de opdrachtgever wil bereiken (eventueel worden
alternatieven voorgesteld, bijvoorbeeld, er wordt voorgesteld
het onroerend goed niet aan te kopen maar een recht van
opstal te vestigen); een terreinverkenning wordt uitgevoerd
om zich een eerste beeld te vormen van het onroerend goed.
Voorbereiding van de verwerving: de waarde van het
onroerend goed wordt gevraagd aan en geleverd door de
entiteit Opmetingen & Waarderingen. Op basis van deze
waarde
wordt
de
te
verwachten
aankoopprijs
of
onteigeningsvergoeding geschat en de overheid die de
goederen wil verwerven wordt gevraagd de nodige kredieten
‘vast te leggen’. Indien de kredieten worden vastgelegd – als
de kredieten niet worden vastgelegd, wordt het proces
60
317592131
-
-
-
-
18/07/2002
natuurlijk gestopt – worden de nodige inlichtingen over de personen
en de goederen verzameld. Aan de hand van deze inlichtingen
worden de individuele dossiers aangelegd en worden de bij de
verwerving betrokken zakelijke en persoonlijke rechten vastgesteld.
Verwerving: met de eigenaar (en eventueel de huurder en/of de
(hypothecaire) schuldeiser) wordt onderhandeld over de verwerving
(Kan een akkoord over de aankoopprijs/onteigeningsvergoeding
worden bereikt?):
Als met de eigenaar (en eventueel de huurder en/of de
(hypothecaire) schuldeiser) een akkoord kan worden bereikt, wordt
het goed aangekocht of onteigend en wordt de authentieke akte
opgemaakt
en
verleden
(het
betrokken
team
van
Patrimoniumdiensten treedt op als ‘overheidsnotaris’);
Als met de eigenaar geen akkoord kan worden bereikt en als het
goed
moet
worden
onteigend,
wordt
de
gerechtelijke
onteigeningsprocedure ingeleid.
Post-verwerving activiteiten: de akte wordt aan de wettelijke
formaliteiten onderworpen (registratie van de akte, overschrijving,
etc.),
het
vereffeningsvoorstel
wordt
bezorgd
aan
de
kredietbeheerder (=het voorstel van het betrokken team van
Patrimoniumdiensten dat de opdrachtgever/kredietbeheerder toelaat
de aankoopprijs/de onteigeningsvergoedingen te betalen aan wie
het hoort), de partijen krijgen een afschrift/uitgifte van de akte, de
provisie wordt afgerekend en, eventueel, terugbetaald, de
individuele dossiers worden gesloten en het algemeen dossier wordt
gesloten.
Naam startschot
Interface
Opdracht tot verwerving van
een onroerend goed
Extern
3.2.7.4. Resultaat
Naam resultaat
Onroerend
verworven
Interface
goed
is
Extern
3.2.7.5. Belangrijkste inputs
Naam input
Interface
Gegevens over de personen
en de onroerende goederen
Proces
‘Leveren
van
patrimoniuminformatie’
Kruispuntbank
van
Patrimonium Documentatie
Extern10
Schattingsverslag van het
onroerend goed (orde van
grootte
van
de
venale
Proces
‘Waarderen
van
goederen’ (Waarderen van
onroerende goederen)
3.2.7.3. Startschot
10
In de mate dat alle vereiste gegevens over de personen en de onroerende
goederen nog niet kunnen worden verzameld via de Kruispuntbank van
Patrimonium Documentatie, moeten externe bronnen worden geconsulteerd.
61
317592131
18/07/2002
waarde)
Onteigeningsbesluit
Extern
3.2.7.6. Belangrijkste outputs
Naam output
Interface
Authentieke
akte
van
verwerving + afschrift en
uitgifte
Proces
‘Opstellen
verlijden
van
authentieke akte’
en
een
Proces
‘Bewaren
en
bijwerken van patrimonium
documentatie’ (Bewaren en
bijwerken van Patrimonium
Documentatie)
Extern
Vereffeningsvoorstel
Rapporten, statistieken
algemene gegevens
Impuls voor R&W
Extern
en
Proces ‘Opvolging’
Proces ‘Impulsbeheer’
62
317592131
Proces ‘Vervreemding en verkoop van onroerende
goederen’
3.2.7.7. Bestaansreden
Het proces ‘Vervreemding en verkoop van onroerende goederen’
wordt uitgetekend om de onroerende goederen van de federale
en niet-federale overheden te vervreemden of te verkopen.
Patrimoniumdiensten treedt op als (exclusief) bevoegd orgaan
van de federale overheden en als lasthebber van de niet-federale
overheden.
De belangrijkste doelstellingen van dit proces hebben betrekking op:
Het verzekeren dat de vervreemding of verkoop binnen een
aanvaardbare doorlooptijd gebeurt (prioritisering van de opdrachten bij
het betrokken team van Patrimoniumdiensten);
Het verzekeren dat de overheden de hoogst mogelijke prijs krijgen
voor de vervreemding/verkoop van hun onroerende goederen;
Het positioneren van het betrokken team van Patrimoniumdiensten
als ‘professioneel immobiliënagentschap’ en ‘notaris’ van en voor de
overheden.
3.2.7.8. Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
Openen van het dossier: het klantdossier wordt geopend (eventueel
eerst gecreëerd indien de klant nog niet bekend is) en binnen het
klantdossier wordt een nieuw vervreemdingsdossier geopend. Een
eerste analyse van de opdracht (welke dienst moet worden geleverd?)
wordt uitgevoerd; de wettelijke (is Patrimoniumdiensten wettelijk
bevoegd om de dienst te verlenen?) en territoriale (is het betrokken
18/07/2002
team van Patrimoniumdiensten , gelet op het ambtsgebied,
bevoegd voor die klant?) bevoegdheid wordt, zo nodig,
onderzocht. De uitvoering van de opdracht wordt gepland (binnen
welke termijn kan en/of moet de opdracht worden uitgevoerd?).
Een ambtenaar van het betrokken team van Patrimoniumdiensten
(in principe de ‘client manager’) wordt aangeduid voor het
uitvoeren van de opdracht.
Analyse van de opdracht: de opdracht wordt juridisch
geanalyseerd en getoetst aan het doel dat de opdrachtgever wil
bereiken
(eventueel
worden
alternatieven
voorgesteld,
bijvoorbeeld, er wordt voorgesteld het onroerend goed niet te
verkopen maar een recht van opstal te vestigen).
Voorbereiding
van
de
vervreemding/verkoop:
een
terreinverkenning wordt uitgevoerd om zich een eerste beeld te
vormen van het onroerend goed. De waarde van het onroerend
goed wordt gevraagd aan en geleverd door de entiteit
Opmetingen & Waarderingen. De nodige inlichtingen over het
onroerend goed worden verzameld; op basis van de door de
entiteit Opmetingen & Waarderingen bepaalde waarde van het
onroerend goed, wordt de te verwachten verkoopprijs geschat; de
wijze van vervreemding wordt bepaald (openbare verkoop of
verkoop uit de hand?) en aan de opdrachtgever wordt een
provisie voor kosten (onder meer publiciteitskosten) gevraagd. De
nodige documenten en/of akten worden opgemaakt (algemene
verkoopsvoorwaarden en bijzondere verkoopvoorwaarden bij
openbare verkoop en algemeen en bijzonder verkoopreglement
bij verkoop uit de hand). Publiciteit wordt gevoerd, onder meer op
de website van Patrimoniumdiensten, eventueel gekende
kandidaat-kopers (databank van potentieel geïnteresseerde
klanten) worden gecontacteerd, wie erom vraagt krijgt
inlichtingen over het te koop gestelde goed en het goed kan
63
317592131
18/07/2002
worden bezichtigd. De vereiste inlichtingen worden bezorgd aan diverse
overheden (fiscale notificaties, aanbieding van het recht van voorkoop,
etc.).
Vervreemding/verkoop: het onroerend goed wordt vervreemd (het
zakelijk recht wordt gevestigd) of verkocht (openbaar of uit de hand);
de authentieke akte wordt opgemaakt en verleden (het betrokken team
van Patrimoniumdiensten treedt op als ‘overheidsnotaris’).
Post-vervreemding activiteiten: de akte wordt aan de wettelijke
formaliteiten onderworpen (registratie van de akte, overschrijving, etc.),
de verkoopprijs en de kosten worden betaald en in ontvangst genomen
waarna kwijting wordt gegeven, de opdrachtgever wordt ingelicht, de
partijen krijgen een afschrift/uitgifte van de akte, de provisie wordt
afgerekend en, eventueel, terugbetaald, en het dossier wordt gesloten.
Resultaat
Naam resultaat
Onroerend
goed
vervreemd/verkocht
Interface
is
De
vereffening
van
de
erfloze nalatenschap kan
verder gaan
Extern
Proces ‘Verwerven, beheren
en
vervreemden
van
goederen’ (Vereffening van
erfloze nalatenschappen)
3.2.7.10. Belangrijkste inputs
3.2.7.9. Startschot
Naam startschot
Interface
Opdracht tot vervreemding
van een onroerend goed
Extern
Proces ‘Verwerven, beheren
en
vervreemden
van
goederen’ (Vereffening van
erfloze nalatenschappen)
Naam input
Interface
Gegevens over de personen
en de onroerende goederen
Proces
‘Leveren
van
patrimoniuminformatie’
Kruispuntbank
van
Patrimonium Documentatie
Extern
Schattingsverslag van het
onroerend goed (orde van
grootte
van
de
venale
waarde)
Proces
‘Waarderen
van
goederen’ (Waarderen van
onroerende goederen)
Klantengegevens
Proces ‘Klanteninzicht’
64
317592131
18/07/2002
3.2.7.11. Belangrijkste outputs
Naam output
Interface
Algemene
en
bijzondere
verkoopvoorwaarden
&
algemeen
en
bijzonder
verkoopreglement
Extern
Authentieke
akte
van
vervreemding / verkoop +
afschrift en uitgifte
Proces
‘Opstellen
verlijden
van
authentieke akte’
en
een
Proces
‘Bewaren
en
bijwerken
van
patrimoniumdocumentatie’
(Bewaren en bijwerken van
patrimoniumdocumentatie)
Extern
Rapporten, statistieken
algemene gegevens
Impuls voor R&W
en
Proces ‘Opvolging’
Proces ‘Impulsbeheer’
65
317592131
3.2.8. Proces ‘Realisatie van roerende goederen’
3.2.8.1. Bestaansreden
Het proces ‘Realisatie van roerende goederen’ wordt uitgetekend
om diensten te verlenen met betrekking tot de materiële
roerende goederen van de overheden: de roerende goederen
worden verkocht, gerecycleerd of vernietigd.
De belangrijkste doelstellingen van dit proces hebben betrekking op:
Het verzekeren dat de materiële roerende goederen als een goede
huisvader behandeld worden: de goederen die kunnen/mogen worden
verkocht, worden verkocht, en de goederen die niet kunnen/mogen
worden verkocht, worden vernietigd (milieuvriendelijke afvalverwerking)
of gerecycleerd;
Het verzekeren dat de publiekrechtelijke rechtspersonen zich
daadwerkelijk ontdoen van de materiële roerende goederen die ze niet
langer gebruiken.
3.2.8.2. Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
Openen van het dossier: het klantdossier wordt geopend (eventueel
eerst gecreëerd indien de klant nog niet bekend is) en binnen het
klantdossier wordt een realisatiedossier geopend. De wettelijke (is
Patrimoniumdiensten wettelijk bevoegd om de materiële roerende
goederen van deze cliënt te realiseren?) en territoriale (is de betrokken
entiteit van Patrimoniumdiensten, gelet op het ambtsgebied, bevoegd
om de roerende goederen van de cliënt te realiseren?) bevoegdheid
wordt, zo nodig, onderzocht. De uitvoering van de opdracht wordt
18/07/2002
gepland (binnen welke termijn kan en/of moet de opdracht
worden uitgevoerd, onder meer gelet op het roerend goed zelf en
op de mogelijkheid of opportuniteit de roerende goederen weg te
halen bij de cliënt?).
Voorbereiding van de realisatie: een eerste analyse van de
opdracht wordt uitgevoerd (onder meer, zijn alle vereiste
gegevens betreffende de roerende goederen ingevuld in het
invulformulier op de website van Patrimoniumdiensten?). Het type
realisatie wordt georganiseerd: kunnen / mogen de roerende
goederen
worden
verkocht
of
moeten
ze
worden
gerecycleerd/vernietigd?
Realisatie van het goed:
De roerende goederen worden verkocht: eventueel opslaan van
de goederen in de verkoopruimte en vormen van de te verkopen
loten, publiciteit (onder meer, bezorgen van de catalogus aan de
klanten opgeslagen in het klantenbestand, catalogus op de
website van Patrimoniumdiensten), eventueel aanvraag van
evaluatie van het roerend goed bij de entiteit Opmetingen &
Waarderingen, bezichtiging van de goederen en openbare verkoop
(of verkoop uit de hand);
De
roerende
goederen
worden
gerecycleerd/vernietigd:
overeenkomstig het met de (gespecialiseerde) onderneming
gesloten contract, wordt de afhaling van de roerende goederen
georganiseerd, de roerende goederen worden afgehaald en
gerecycleerd/vernietigd.
Post-realisatie activiteiten: de verkoopprijs wordt ontvangen
en getransfereerd naar de klant of de kosten van de vernietiging
worden betaald (en eventueel verhaald op de klant) en dit wordt
boekhoudkundig verwerkt. De verkochte roerende goederen
worden weggehaald door de koper en het dossier wordt gesloten.
66
317592131
18/07/2002
3.2.8.5. Belangrijkste inputs
3.2.8.3. Startschot
Naam startschot
Vraag tot realisatie
roerende goederen
Interface
van
Noodzaak tot realisatie van
roerende goederen in het
kader
van
een
erfloze
nalatenschap
Extern
Proces ‘Verwerven, beheren
en
vervreemden
van
goederen’ (Vereffening van
erfloze nalatenschappen)
3.2.8.4. Resultaat
Naam resultaat
Interface
Roerend goed is verkocht
Extern
Proces ‘Verwerven, beheren
en
vervreemden
van
goederen’ (Vereffening van
erfloze nalatenschappen)
Roerend
goed
gerecycleerd / vernietigd
is
Naam input
Interface
Klantengegevens
Proces ‘Klanteninzicht’
Schattingsverslag
roerende goederen
van
Proces
‘Waarderen
van
goederen’ (waarderen van
roerende goederen)
3.2.8.6. Belangrijkste outputs
Naam output
Interface
Akte van verkoop
Proces
‘Bewaren
en
bijwerken
van
patrimoniumdocumentatie’
(Bewaren en bijwerken van
Patrimonium Documentatie)
Extern
Contract van vernietiging
Extern
Extern
Verkoopscatalogus,
lastenboek, publiciteit
Extern
Proces ‘Verwerven, beheren
en
vervreemden
van
goederen’ (Vereffening van
erfloze nalatenschappen)
Rapporten, statistieken
algemene gegevens
Impuls voor R&W
en
Proces ‘Opvolging’
Proces ‘Impulsbeheer’
67
317592131
3.2.9. Proces ‘Vereffening van erfloze nalatenschappen’
3.2.9.1. Bestaansreden
Het proces ‘Vereffenen van erfloze nalatenschappen’ (=passief
betalen en actief te gelde maken) wordt uitgetekend om de
erfloze nalatenschappen in naam van de Staat in bezit te nemen.
De belangrijkste doelstellingen van dit proces hebben betrekking op:
Het verzekeren dat de onbeheerde nalatenschappen met een batig
saldo worden geërfd door de Staat11;
Het verzekeren dat het netto vereffeningsresultaat van de in bezit
genomen erfloze nalatenschappen zo hoog mogelijk is;
Het vereffenen van de erfloze nalatenschap als een goede
huisvader (zodat later rekenschap kan worden gegeven aan de
erfgenaam die toch nog opduikt).
3.2.9.2. Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
11
De onbeheerde nalatenschappen worden nu beheerd door een curator,
aangesteld door de rechter. Gelet op bepaalde misstanden uit het verleden, zal
worden onderzocht of de curatele van de onbeheerde nalatenschap niet kan/moet
worden toevertrouwd aan Patrimoniumdiensten.
Traditioneel wordt de Staat beschouwd en behandeld als erfgenaam van de
erfloze nalatenschap. Er zal worden onderzocht of het juridisch verantwoord en
opportuun is de Staat niet als erfgenaam, maar als ‘soeverein’ tot de erfloze
nalatenschap te laten komen.
18/07/2002
Openen van het dossier: het dossier wordt geopend en een
verantwoordelijke voor het beheer wordt aangeduid.
Voorafgaand onderzoek van de optie (de nalatenschap
opvorderen of niet): analyse van de activa en passiva van de
nalatenschap (onder meer via de Kruispuntbank van de
Patrimonium Documentatie) om uit te maken of de onbeheerde
nalatenschap batig is en moet worden opgevorderd als erfloze
nalatenschap. Eventuele erfgenamen worden opgespoord.
Inbezitstelling:
De voorlopige inbezitstelling van de nalatenschap wordt gevraagd
aan de burgerlijke rechtbank; de formaliteiten om de voorlopige
inbezitstelling en het voorlopige beheer van de nalatenschap te
bekomen worden vervuld; de nalatenschap wordt voorlopig
beheerd (als een goede huisvader);
De definitieve inbezitstelling van de nalatenschap wordt gevraagd
aan de burgerlijke rechtbank; de formaliteiten om de definitieve
inbezitstelling van de nalatenschap te bekomen (onder meer,
bekendmakingen in het Belgisch Staatsblad) worden vervuld.
Vereffening: het te gelde maken van de activa (realisatie van
de materiële roerende goederen, vervreemding/verkoop van de
onroerende goederen en invordering van de schuldvorderingen
van de overledene) en betalen van de passiva van de
nalatenschap, en de boekhoudkundige verwerking van de
vereffening.
Sluiten van het dossier: het dossier wordt gesloten. Het
gesloten dossier wordt heropend als een erfgenaam opduikt: in
dit geval wordt rekenschap van het beheer en het
vereffeningsresultaat van de nalatenschap uitgekeerd aan de
erfgenaam.
68
317592131
18/07/2002
Schuldvorderingen zijn geïnd
3.2.9.3. Startschot
Proces
invordering’
3.2.9.5. Belangrijkste inputs
Naam startschot
Interface
Informatie
omtrent
het
bestaan van een erfloze
nalatenschap
Proces
‘Vorderen
van
rechten’ (successierechten)
Naam input
Interface
Extern
Overlijdensakte
Extern
Samenstelling
activa
passiva nalatenschap
3.2.9.4. Resultaat
Naam resultaat
Interface
Nalatenschap is vereffend
Proces ‘Beheer Thesaurie’
Successierechten
betaald
zijn
Proces
‘Vorderen
van
rechten’ (successierechten)
Materiële roerende goederen
van de nalatenschap zijn
gerealiseerd
Proces ‘Verwerven, beheren
en
vervreemden
van
goederen’ (Realisatie van
roerende goederen)
Onroerende goederen
de
nalatenschap
vervreemd
Proces ‘Verwerven, beheren
en
vervreemden
van
goederen’ (Vervreemding en
verkoop van onroerende
goederen)
van
zijn
‘Niet-fiscale
en
Proces
‘Leveren
van
patrimoniuminformatie’
Kruispuntbank
van
Patrimonium Documentatie
Waardering van onroerende
en roerende goederen
Proces
‘Waarderen
van
goederen’ (Waarderen van
onroerende
en
roerende
goederen)
Notariële inventaris
Extern
Voorlopige en
verordeningen
Extern
definitieve
3.2.9.6. Belangrijkste outputs
Naam output
Informatie
Interface
omtrent
het
Proces
‘Bewaren
en
69
317592131
18/07/2002
patrimonium van de Staat
bijwerken
van
patrimoniumdocumentatie’
(Bewaren en bijwerken van
Patrimonium Documentatie)
Authentieke akten
Proces
‘Opstellen
verlijden
van
authentieke akte’
en
een
Proces ‘Verwerven, beheren
en
vervreemden
van
goederen’ (Vervreemding en
verkoop van onroerende
goederen + Realisatie van
roerende goederen)
Verzoeken tot voorlopige en
definitieve inbezitstelling
Extern
Publicaties
Extern
Beheerrekening
Proces ‘Beheer Thesaurie’
Rapporten, statistieken
algemene gegevens
Impuls voor R&W
en
Proces ‘Opvolging’
Proces ‘Impulsbeheer’
70
317592131
18/07/2002
Proces ‘Waarderen van goederen’
3.2.10. Proces ‘Waarderen van roerende goederen’
3.2.10.1. Bestaansreden
Dit proces wordt uitgetekend teneinde roerende goederen
(venale waarde) te schatten voor klanten intern aan de FOD
Financiën, en indien mogelijk, op lange termijn voor externe
klanten. Deze schattingen hebben betrekking tot een groot
aantal
goederen
(niet-genoteerde
aandelen,
meubilair,
kunstwerken, verzamelstukken, …). De ontwikkeling van
databases en specifieke documentatie over roerende goederen
zal noodzakelijk zijn om venale waarden af te leveren. Gezien de
grote diversiteit en complexiteit van roerende goederen zal de
ondersteuning van externe experten noodzakelijk zijn.
-
-
De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking
op:
-
Afleveren van schattingen gebaseerd op volledige en actuele
informatie
Afleveren van venale waarden onderbouwd door een duidelijke
motivering
Continu bijwerken van de patrimoniale documentatie
3.2.10.2. Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
-
Initialisering en primaire analyse: de gegevens (aanvraag, aangifte,
…) komen elektronisch binnen of per papier. Een opdrachtdossier
wordt geopend en een dossiernummer wordt toegekend. Er volgt
een primaire analyse van de gegevens, teneinde de
activiteiten te plannen (in functie van de dringendheid en
prioriteit van het dossier), de vereiste middelen te bepalen en
het dossier aan een dossierbeheerder toe te vertouwen. Een
bevestiging van de opdracht met de vermelding van onder
andere de dossierbeheerder en de vooropgestelde termijn
wordt verzonden naar de (interne) klant.
Verzameling van de basisgegevens: de intern en in de
Kruispuntbank beschikbare gegevens worden verzameld
(databases,
bestanden,
beursinformatie,
…)
en
samengebracht in het dossier. Externe informatie kan
eveneens worden opgevraagd (banken, verzekeringen,
externe partijen, …). Het opdrachtdossier wordt vervolledigd
met de verzamelde informatie.
Opportuniteitsanalyse: dit omvat de analyse van de finaliteit
van de rentabiliteit12, taak die vereist is voor de opdrachten
waarbij een waarde aangegeven is en aldus gecontroleerd
moet worden (successierechten). Voor deze aanvragen wordt
de in de vorige activiteitenblok verzamelde informatie
geanalyseerd. Een beslissing gebaseerd op risicoanalyse,
wordt genomen of de aangegeven waarde aanvaardbaar is.
Indien dit niet het geval is, worden de scope en de
modaliteiten van de expertise bepaald. Voor de opdrachten
met betrekking tot specifieke roerende goederen (bij
voorbeeld kunstwerken), kan er desgevallend beroep worden
gedaan op externe experten gespecialiseerd in het type te
waarderen roerend goed (museumconservatoren, …).
Er is geen analyse van de finaliteit van de rentabiliteit voor alle opdrachten
waarbij een waarde moet worden vastgelegd (venale waarde voor
Patrimoniumdiensten).
12
71
317592131
-
-
-
Expertise: een expertise wordt uitgevoerd teneinde een venale
waarde te bepalen gebaseerd op de verzamelde informatie
(desgevallend op het terrein). Alle informatie wordt geanalyseerd en
het interne waarderingsverslag wordt opgesteld. Voor de gevallen
waarbij externe experten belast zijn met een expertiseopdracht,
wordt
hun
werk
opgevolgd
en
geïntegreerd
in
het
waarderingsverslag.
Reporting: het waarderingsverslag bestemd voor de klant
(inbegrepen motivering van de beslissing) wordt opgesteld. De
gemotiveerde
waarde
of
de
tekortvaststelling13
wordt
gecommuniceerd aan de klant. Een tussentijdse bijwerking van de
databases van de patrimoniale documentatie wordt uitgevoerd.
Afsluiten van het dossier: de databases van de patrimoniale
documentatie worden definitief bijgewerkt en het dossier wordt
afgesloten.
18/07/2002
3.2.10.3. Startschot
Naam
Interface
Waarderingsaanvraag
Proces
‘Vorderen
van
rechten’ (successierechten /
recht van overgang bij
overlijden
/
ongenoegzaamheden)
Proces ‘Verwerven, beheren
en
vervreemden
van
goederen’ (Realisatie van
roerende
goederen
+
Vereffening
van
erfloze
nalatenschappen)
3.2.10.4. Resultaten
Naam
Volledige
waarde
13 De tekortvaststelling (de aangegeven waarde door de klantbelastingplichtige is
lager dan de waarde bepaald door Opmetingen en Waarderingen) wordt
gecommuniceerd aan Rechtszekerheid dat de successierechten berekent op basis
van de waarde bepaald door Opmetingen en Waarderingen en betekent deze aan de
klantbelastingplichtige. Deze laatste kan de waarde betwisten bij Opmetingen en
Waarderingen.
Interface
en gemotiveerde
Proces ‘Verwerven, beheren
en
vervreemden
van
goederen’ (Realisatie van
roerende
goederen
+
Vereffening
van
erfloze
nalatenschappen)
72
317592131
Aanvaardbare waarde
Ongenoegzaamheid
18/07/2002
Proces
‘Vorderen
van
rechten (successierechten /
recht van overgang bij
overlijden
/
ongenoegzaamheden)
Proces
‘Vorderen
van
rechten (successierechten /
recht van overgang bij
overlijden
/
ongenoegzaamheden)
Voornaamste outputs
Naam
Interface
Gegevens overgemaakt aan
de
interne
klanten
(waarderingsverslag,
communicatie
van
beslissing, …)
Proces ‘Verwerven, beheren
en
vervreemden
van
goederen’ (Realisatie van
roerende
goederen
+
Vereffening
van
erfloze
nalatenschappen)
Proces
‘Vorderen
van
rechten (successierechten /
recht van overgang bij
overlijden
/
ongenoegzaamheden)
3.2.10.5. Voornaamste inputs
Naam
Interface
Juridische
gegevens
(aangiftes, aktes, listings, …)
Extern
Administratieve gegevens
Extern
Fysische gegevens (foto’s, …)
Extern
Gegevens voor databases
van
de
patrimoniale
documentatie en ‘Knowledge
Center’
(publicaties,
statistieken, expertises, …)
Aanvraag tot inning of
eventuele invordering van
de te betalen diensten
Proces
invordering’
Rapporten, statistieken
algemene gegevens
Proces ‘Opvolging’
Impulsen
Reglementering
werkmethodes
en
voor
en
‘Niet-fiscale
Proces ‘Impulsbeheer’
73
317592131
18/07/2002
74
317592131
18/07/2002
Proces ‘Waarderen van onroerende goederen’
3.2.10.6. Bestaansreden
Dit proces wordt uitgetekend teneinde onroerende goederen te
schatten voor klanten intern en extern aan de FOD Financiën.
Deze waarderingen hebben betrekking tot drie waarden: venale
waarde, constructiewaarde en locatieve waarde/federaal
kadastraal inkomen. De activiteiten van dit proces kunnen
gedifferentieerd worden naargelang de te bepalen waarde.
-
De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking
op:
-
-
Afleveren van waarderingen gebaseerd op volledige en actuele
informatie
Afleveren van waarden (venale waarde, constructiewaarde of
locatieve waarde) onderbouwd door een duidelijke motivering en
binnen optimale doorlooptijden
Continu bijwerken van de patrimoniale documentatie
Verhogen van de eigen inkomsten van de entiteit14
-
3.2.10.7. Beschrijving
-
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
-
14
Initialisering en primaire analyse: de gegevens (aanvraag, aangifte,
…) komen elektronisch binnen of per papier. Een opdrachtdossier
wordt geopend en een dossiernummer wordt toegekend. Voor wat
Door toedoen van producten met betrekking tot de vastgoedmarkt die
beantwoorden aan de noden van de klanten en een economische rol kunnen spelen
binnen onze maatschappij (statistieken, benchmarks,waarderingen "en masse", etc.)
-
betreft de bepaling van de locatieve waarde van een goed na
verbouwingen of van een nieuwbouw, wordt een standaard
formulier verzonden naar de eigenaar. Dit formulier moet
door deze15 worden ingevuld en zal alle elementen met
betrekking tot het goed, noodzakelijk voor de bepaling van
het kadastraal inkomen, moeten meegeven.
Er volgt een primaire analyse van het dossier, onder andere
om de activiteiten te plannen (in functie van de dringendheid
en de prioriteit van het dossier), de in te zetten middelen en
de dossierbeheerder aan te duiden voor de behandeling van
het dossier. Een bevestiging van de opdracht met de
vermelding van de dossierbeheerder en de vooropgestelde
termijnen wordt verzonden naar de klant.
Verzameling en behandeling van de basisgegevens: de intern
en in de Kruispuntbank beschikbare gegevens worden
verzameld (databases, bestanden, …) en samengebracht in
het dossier. Deze informatie (bij voorbeeld, van het formulier
met betrekking tot de bepaling van het kadastraal inkomen
van een goed na verbouwingen of van een nieuwbouw) wordt
geïntegreerd in het systeem. Het mathematisch model
berekent een waarde (locatieve of venale waarde16). Deze
waarde wordt in de volgende activiteitenblok geanalyseerd.
Externe informatie kan eveneens worden opgevraagd. Het
opdrachtdossier wordt vervolledigd met de verzamelde
informatie.
Opportuniteitsanalyse: dit omvat de analyse van de finaliteit
van de rentabiliteit – risicoanalyse – dat bepaalt of een
De eigenaar zal bijgestaan worden door de bouwheer of architect om dit
formulier in te vullen.
16
Op basis van parameters van marktevolutie.
15
75
317592131
-
-
diepgaande expertise moet uitgevoerd worden van het onroerend
goed. Indien de aangegeven waarde (in het kader van
successierechten) of de waarde bepaald door het mathematisch
model, aanvaardbaar is, zal er geen aanvullende expertise
gebeuren. In zulk geval wordt het dossier bijgewerkt en wordt de
klant ingelicht.
Expertise : in functie van de resultaten van het voorgaande
activiteitenblok wordt een keuze gemaakt over welke type expertise
van toepassing is voor deze opdracht: ‘en chambre’, courant
(beperkt bezoek) of particulier (diepgaand bezoek). De expertise
heeft als doel het bepalen van een waarde (venale waarde,
constructiewaarde17 of locatieve waarde) op basis van de volledige
informatie overeenstemmend met de reële fysische situatie van het
onroerend goed. Alle informatie wordt geanalyseerd en het interne
waarderingsverslag wordt opgesteld.
Reporting: het waarderingsverslag bestemd voor de klant
(inbegrepen motivering van de beslissing) wordt opgesteld. De
gemotiveerde
waarde
of
de
tekortvaststelling18
wordt
Opmetingen en Waarderingen berekent een constructiewaarde voor de
nieuwbouwen of belangrijke verbouwingen met behulp van een mathematisch model
(op basis van de elementen met betrekking tot het bepalen van het kadastraal
inkomen, en op basis van de gegevens van de interne databases zoals bij voorbeeld
de waarde van materialen). Deze constructiewaarde wordt gecommuniceerd aan de
entiteiten P – KMO – GO, die ze vergelijken met de aangifte (facturen) van de
bouwheer en die de nodige gevolgen geven op het vlak van BTW inning. De
bouwheer kan de constructiewaarde betwisten bij Opmetingen en Waarderingen.
18
De tekortvaststelling (de aangegeven waarde door de klantbelastingplichtige is
lager dan de waarde bepaald door Opmetingen en Waarderingen) wordt
gecommuniceerd aan Rechtszekerheid dat de successierechten of de bijkomende
registratierechten berekent op basis van de waarde bepaald door Opmetingen en
17
18/07/2002
-
gecommuniceerd aan de klant. Het federaal kadastraal
inkomen wordt betekend aan de burgerbelastingplichtige. Een
tussentijdse bijwerking van de databases van de patrimoniale
documentatie wordt uitgevoerd.
Afsluiten van het dossier: de databases van de patrimoniale
documentatie worden definitief bijgewerkt en het dossier
wordt afgesloten.
3.2.10.8. Startschot
Naam
Interface
Waarderingsaanvraag
Proces
‘Verwerven,
beheren en vervreemden
van goederen’ (Verwerving
van onroerende goederen,
Vervreemding en verkoop
van onroerende goederen,
Vereffening
van erfloze
nalatenschappen)
Proces
‘Vorderen
van
rechten (successierechten
/ recht van overgang bij
overlijden
/
ongenoegzaamheden)
Proces
‘Vorderen
van
Waarderingen et betekent deze aan de klantbelastingplichtige. Deze laatste
kan de waarde betwisten bij Opmetingen en Waarderingen.
76
317592131
18/07/2002
rechten
(onmiddellijk
geïnde griffierechten)
Proces
‘Vorderen van
rechten
(registratie,
hypotheekrechten
/
bijdragen)
nalatenschappen)
Proces
‘Verzamelen
en
beheren fiscale gegevens’
Extern
Aanvaardbare waarde
Proces
‘Verzamelen
en
beheren fiscale gegevens’
Extern
Informatie
over
een
gebeurtenis
(aangifte,
informatie, vaststellingen, …)
Proces
‘bewaren
en
bijwerken
van
patrimoniumdocumentatie’
(Beheer van het kadastraal
plan)
Proces
‘Vorderen
van
rechten
(onmiddellijk
geïnde griffierechten)
Proces
‘Vorderen
van
rechten
(registratie,
hypotheekrechten
/
bijdragen)
Extern
3.2.10.9. Resultaten
Naam
Volledige
waarde
Ongenoegzaamheid
Interface
en gemotiveerde
Proces ‘Verwerven, beheren
en
vervreemden
van
goederen’ (Verwerving van
onroerende
goederen,
Vervreemding en verkoop
van onroerende goederen,
Vereffening
van
erfloze
Proces
‘Vorderen
van
rechten (successierechten /
recht van overgang bij
overlijden
/
ongenoegzaamheden)
Proces
‘Vorderen
van
rechten (successierechten /
recht van overgang bij
overlijden
/
ongenoegzaamheden)
77
317592131
18/07/2002
recht van overgang
overlijden
ongenoegzaamheden)
3.2.10.10. Voornaamste inputs
Naam
Interface
Juridische
gegevens
(listings, aangiftes, aktes,
fiches, vaststellingen, …)
Extern
Administratieve gegevens
Extern
Fysische gegevens (foto’s,
plannen,
vaststellingen,
contracten, aangiftes, etc)
Extern
bij
/
Proces
‘Vorderen
van
rechten
(onmiddellijk
geïnde griffierechten)
Proces
‘Vorderen
van
rechten
(registratie,
hypotheekrechten
/
bijdragen)
Proces
‘Verzamelen
en
beheren fiscale gegevens’
Extern
3.2.10.11. Voornaamste outputs
Naam
Interface
Gegevens overgemaakt aan
de
interne
of
klanten
(waarderingsverslag,
communicatie
van
de
bevestiging, betekening van
het
federaal
kadastraal
inkomen, …)
Proces ‘Verwerven, beheren
en
vervreemden
van
goederen’ (Verwerving van
onroerende
goederen,
Vervreemding en verkoop
van onroerende goederen,
Vereffening
van
erfloze
nalatenschappen)
Proces
‘Vorderen
van
rechten (successierechten /
Betekening van het federaal
kadastraal inkomen
Proces
‘
distributie’
Levering
en
Gegevens voor databases
van
de
patrimoniale
documentatie en Knowledge
Center
(publicaties,
statistieken, expertises, …)
Aanvraag tot inning
of
eventuele invordering van
de te betalen diensten
Proces
invordering’
Rapporten, statistieken
algemene gegevens
Proces ‘opvolging’
en
‘Niet-fiscale
78
317592131
Impulsen
Reglementering
werkmethodes
18/07/2002
voor
en
Proces ‘Impulsbeheer’
79
317592131
3.3. Proces
‘Opstellen
authentieke akte’
18/07/2002
en
verlijden
van
een
3.3.2. Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
-
3.3.1. Bestaansreden
Het proces ‘Opstellen en verlijden van een authentieke akte’
wordt uitgetekend om authentieke akten voor de federale en
niet-federale overheden op te maken en te verlijden.
Patrimoniumdiensten
speelt
op
dat
vlak
de
rol
van
‘overheidsnotaris’, notaris van en voor de overheden.
Dit proces is een afzonderlijk proces als alleen de authentieke akte
wordt opgemaakt en verleden, als met andere woorden de authentieke
akte niet het resultaat is van een verwerving of vervreemding van een
onroerend goed (bijvoorbeeld, verhuring of verkoop van sociale
woningen en de daarmee verband houdende hypothecaire leningen,
statuten van een (overheids)vennootschap).
Dit proces werkt als een subproces van de processen verwerving en
vervreemding/verkoop van onroerende goederen.
-
De belangrijkste doelstellingen van dit proces hebben betrekking op:
-
Het verzekeren dat de authentieke akten tijdig opgesteld en
verleden worden;
Het positioneren van de entiteit van Patrimoniumdiensten als
‘overheidsnotaris’;
Het verzekeren van de rechtszekerheid van de authentieke
akten.
-
Openen van het dossier: het klantdossier wordt geopend
(eventueel eerst gecreëerd indien de klant nog niet bekend is)
en binnen het klantdossier wordt een opdrachtdossier
geopend. Een eerste analyse van de opdracht (welke dienst
moet worden geleverd?) wordt uitgevoerd; de wettelijke (is
Patrimoniumdiensten wettelijk bevoegd om de dienst te
verlenen?)
en
territoriale
(is
de
entiteit
van
Patrimoniumdiensten , gelet op het ambtsgebied, bevoegd
voor die klant?) bevoegdheid wordt, zo nodig, onderzocht. De
uitvoering van de opdracht wordt gepland (binnen welke
termijn kan en/of moet de opdracht worden uitgevoerd?). Een
ambtenaar van het betrokken team van Patrimoniumdiensten
(in principe de ‘client manager’) wordt aangeduid voor het
uitvoeren van de opdracht.
Juridische analyse van de vraag: welke akte moet worden
opgemaakt? (een (eigendoms)overdragende akte of een
andere
akte
bv.
de
statuten
van
een
(overheids)vennootschap). Kan de gevraagde opdracht
juridisch worden uitgevoerd?
Voorbereiding van de akte: de nodige inlichtingen om de akte
te kunnen opmaken worden verzameld; aan de opdrachtgever
wordt een provisie voor kosten gevraagd. De nodige
documenten en/of akten worden opgemaakt: onder meer de
ontwerpakte wordt opgemaakt en voorgelegd aan de partijen
en eventueel aangepast aan de opmerkingen van de partijen.
80
317592131
-
18/07/2002
De vereiste inlichtingen worden bezorgd aan diverse overheden
(eventueel fiscale notificaties, etc.).
Verlijden van de akte: het voorlezen en toelichten van de akte aan
de partijen en het ondertekenen van de akte.
Post-akte formaliteiten: de akte wordt aan de wettelijke
formaliteiten onderworpen (registratie van de akte, overschrijving,
etc.), de opdrachtgever wordt ingelicht, de partijen krijgen een
afschrift/uitgifte van de akte, de provisie wordt afgerekend en,
eventueel, terugbetaald, en het dossier wordt gesloten.
3.3.4. Resultaat
Naam resultaat
Interface
Akte is verleden
Proces ‘Verwerven, beheren
en
vervreemden
van
goederen’ (Verwerving van
onroerende
goederen,
Vervreemding en verkoop
van onroerende goederen)
3.3.3. Startschot
Naam startschot
Interface
Vraag naar authentieke akte
Proces ‘Verwerven, beheren
en
vervreemden
van
goederen’ (Verwerving van
onroerende
goederen,
Vervreemding en verkoop
van onroerende goederen)
Extern
Extern
3.3.5. Belangrijkste inputs
Naam input
Interface
Gegevens over de personen
(en eventueel de onroerende
goederen)
Proces
‘Leveren
van
patrimoniuminformatie’
Kruispuntbank
van
Patrimonium Documentatie
Extern
81
317592131
18/07/2002
3.3.6. Belangrijkste outputs
Naam output
Interface
Authentieke akte + afschrift
en uitgifte
Proces ‘Verwerven, beheren
en
vervreemden
van
goederen’ (Verwerving van
onroerende
goederen,
Vervreemding en verkoop
van onroerende goederen)
Proces
‘Bewaren
en
bijwerken
van
patrimoniumdocumentatie’
(Bewaren en bijwerken van
Patrimonium Documentatie)
Extern
Rapporten, statistieken
algemene gegevens
Impuls voor R&W
en
Proces ‘Opvolging’
Proces ‘Impulsbeheer’
82
317592131
3.4. Proces ‘Vorderen van rechten’
18/07/2002
-
3.4.1. Proces ‘Vorderen van Zegelonmiddellijk geïnde
griffierechten’
3.4.1.1. Bestaansreden
Het
proces
‘Vorderen
van
Zegelonmiddellijk
geïnde
griffierechten’ de zegel wordt uitgetekend om deze zo efficiënt
mogelijk te innen en over te maken aan de Thesaurie.
De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking
op:
-
Vereenvoudiging van processen en procedures door
dematerialisering en e-processen
Een klantgedreven dienstverlening ontwikkelen
Het (verder) verzekeren voor de overheid van deze bron van
inkomsten
Het invoeren van een effectieve controle op de heffing en inning van
de onmiddellijk geïnde griffierechten
Maximalisatie van synergieën met andere inningprocessen
Vereenvoudiging van de griffierechten
-
geïnde griffierechten gebeurt aan de bron, dit is buiten de
entiteit Rechtszekerheid
Inning: In het geval van de onmiddellijk geïnde griffierechten
lost de belastingplichtige of zijn gelastigde onmiddellijk zijn
schuld af aan de bron, m.a.w. aan de primaire debiteur (de
griffie). De geïnde rechten worden ingeschreven in de
boekhouding van de primaire debiteur en er wordt een
overzicht gemaakt van de geïnde rechten. Daarna worden
zowel het geld als het overzicht van de geïnde rechten
getransfereerd naar de entiteit Rechtszekerheid en daar in de
boekhouding ingeschreven. De entiteit Rechtszekerheid
controleert eveneens of het ontvangen bedrag overeenkomt
met het volgens het overzicht verschuldigd bedrag. Dit wordt
boekhoudkundig verwerkt. Deze rechten worden tenslotte de
vooraf afgeloste zegel-, griffierechten of de met zegel
gelijkgestelde taksen.
Vervolgens worden de bedragen
ingeschreven in de boekhouding doorgestort naar de
Thesaurie en het getransfereerde bedrag wordt geboekt
Opmerking: er zullen twee types periodieke controle voorzien
worden. Een eerste type is de periodieke controle op de
heffing van onmiddellijk geïnde griffierechten en een tweede
type is de periodieke controle op de boekhouding in de griffies
3.4.1.2. Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
-
Heffing en aflossing: dit betreft het bepalen van het te betalen type
recht en het overeenkomend bedrag. De heffing van de onmiddellijk
83
317592131
18/07/2002
3.4.1.3. Startschot
3.4.1.5. Belangrijkste inputs
Naam startschot
Interface
Naam input
Interface
Een
taxeerbaar
feit
onderworpen
aan
onmiddellijk
geïnde
griffierechten,
Alle
handelingen
of
gebeurtenissen (fysisch en
elektronisch)
onderworpen
aan een zegel (incl. met de
zegel gelijkgestelde taksen)
Extern
Ontvangsten overzicht van
de geïnde griffierechten
Extern
Geïnde De door de griffiers
ontvangen griffierechten
Extern
3.4.1.6. Belangrijkste outputs
Naam output
3.4.1.4. Resultaat
Rapporten, statistieken
algemene gegevens
Naam resultaat
Interface
Zegel onmiddellijk geïnde
griffierechten
en
onmiddellijk
geïnde
griffierechten op rekening
van Thesaurie
Proces ‘ Beheer Thesaurie’
Impuls voor R&W
Interface
en
Proces ‘Opvolging’
Proces ‘Impulsbeheer’
84
317592131
18/07/2002
3.4.2.2. Omschrijving
3.4.2. Proces ‘Vorderen van Zegelregistratie-,
hypotheekrechten en bijdragen’
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
-
3.4.2.1. Bestaansreden
Het proces ‘Vorderen van Zegelregistratie-, hypotheekrechten en
bijdragen’ zegel wordt uitgetekend om deze zo efficiënt mogelijk
te innen en over te maken aan de Thesaurie.
-
In dit proces worden wat betreft registratierechten niet de bijkomende
registratierechten bedoeld (zie proces ‘Vorderen van successierechten,
recht van overgang bij overlijden, ongenoegzaamheden en rechten in
opschorting’).
Indien er bijdragen moeten betaald worden (dit zijn vergoedingen die de
belastingplichtige dient te betalen voor diensten van de processen
‘Bewaren en bijwerken van Patrimonium Documentatie’ en ‘Leveren van
Patrimoniuminformatie’ van de entiteit Rechtszekerheid), dan is er een
zelfde procesverloop als bij inning van registratierechten.
De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking
op:
-
Vereenvoudiging van processen en procedures door onder andere
dematerialisering, e-processen en andere betalingsmodaliteiten
Een klantgedreven dienstverlening ontwikkelen
Het (verder) verzekeren voor de overheid van deze bron van
inkomsten
Het invoeren van een effectieve controle op de heffing van de
registratierechten
Maximalisatie van synergieën met andere inningprocessen
Vereenvoudiging van de bijdragen
-
-
-
Analyse en Controle: dit betreft het analyseren en
controleren van de over te schrijven documenten op
basis waarvan de registratierechten worden berekend.
Dit impliceert tevens een fiscale opportuniteitsanalyse.
Heffing en aflossing: dit betreft het bepalen van het te
betalen type recht/bijdrage en het overeenkomend
bedrag. De bijdragen die geïnd worden voor de
processen ‘Bewaren en bijwerken van Patrimonium
Documentatie’ en ‘Leveren van Patrimoniuminformatie’
zullen sterk vereenvoudigd worden. De professionelen
zullen zelf hun registratie- en hypotheekrechten
berekenen.
Deze dienen enkel op hun correctheid
gecontroleerd te worden.
De controles verlopen
gedifferentieerd en selectief.
Betaalbaar maken: dit betreft het communiceren van het
voorstel van te betalen rechten / bijdragen aan de
belastingplichtige of zijn gelastigde (vb. notaris)
Inning:
De te innen rechten/bijdragen worden ingeschreven in de
boekhouding. De entiteit Rechtszekerheid controleert of
het ontvangen bedrag overeenkomt met de ingeschreven
schuld. De professionele zullen beschikken over een
nationale rekening die na het betaalbaar maken mag
aangewend worden. Dit wordt boekhoudkundig verwerkt
Voor al de rechten en bijdragen worden tenslotte de
vooraf afgeloste zegel-, griffierechten of de met zegel
gelijkgestelde taksen. Vervolgens worden de bedragen
ingeschreven in de boekhoudingen juiste bedragen
85
317592131
18/07/2002
doorgestort naar de Thesaurie en het getransfereerde bedrag
wordt geboekt.
3.4.2.3. Startschot
Proces
‘Leveren
van
patrimoniuminformatie’
3.4.2.5. Belangrijkste inputs
Naam startschot
Interface
Een
taxeerbaar
feit
onderworpen
aan
registratie-,
hypotheekrechten
en
bijdragen, Alle handelingen
of gebeurtenissen (fysisch
en
elektronisch)
onderworpen aan een zegel
(incl.
met
de
zegel
gelijkgestelde taksen)
Extern
Proces
‘Bewaren
en
bijwerken
van
patrimoniumdocumentatie’
(Bewaren en bijwerken van
Patrimonium Documentatie)
Proces
‘Leveren
van
patrimoniuminformatie’
Naam input
Interface
Een te registreren document
Extern
Ontvangsten Betalingsbewijs
Extern
3.4.2.6. Belangrijkste outputs
Naam output
Bevestiging
betaling
Interface
van
ontvangst
3.4.2.4. Resultaat
Naam resultaat
Interface
Zegelregistratie-,
hypotheekrechten, bijdragen
de en onmiddellijk geïnde
griffierechten op rekening
van Thesaurie
Proces ‘Beheer Thesaurie’
Proces
‘Bewaren
en
bijwerken
van
patrimoniumdocumentatie’
(Bewaren en bijwerken van
Patrimonium Documentatie)
Proces
‘Bewaren
en
bijwerken
van
patrimoniumdocumentatie’
(Bewaren en bijwerken van
Patrimonium Documentatie)
Proces
‘Leveren
van
patrimoniuminformatie’
Aanvraag
waarderingsverslag
eventuele
ongenoegzaamheden
registratierechten)
(voor
Proces
‘Waarderen
van
goederen’ (Waarderen van
onroerende
en
roerende
goederen)
86
317592131
18/07/2002
Communicatie
Rapporten, statistieken
algemene gegevens
Impuls voor R&W
Proces
‘Levering
Distributie’
en
en
Proces ‘Opvolging’
Proces ‘Impulsbeheer’
87
317592131
18/07/2002
-
3.4.3. Proces ‘Vorderen van successierechten / recht van
overgang bij overlijden / ongenoegzaamheden / rechten in
opschorting’
3.4.3.1. Bestaansreden
Dit proces ‘Vorderen van successierechten / recht van overgang
bij overlijden / ongenoegzaamheden / rechten in opschorting’
wordt uitgetekend om de successierechten en bijkomende
successierechten verschuldigd op aangiften van nalatenschap zo
efficiënt en zo klantvriendelijk mogelijk te innen.
Het behandelt eveneens het recht van overgang bij overlijden. Dit is
een recht gelijkaardig aan het successierecht, doch enkel berekend op
de waarde van de onroerende goederen gelegen in België, verkregen uit
een nalatenschap van een niet-rijksinwoner.
-
3.4.3.2. Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
-
Onder dit proces worden eveneens de ongenoegzaamheden verstaan
(vb. bij bijkomende registratierechten).
Opmerking: de jaarlijkse taks tot vergoeding van de successierechten
van v.z.w’s wordt niet behandeld.
Successierechten en rechten van overgang bij overlijden worden door de
federale overheid geïnd ten behoeve van de Gewesten.
De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking
op:
-
Vereenvoudigen en standaardiseren van de aangifte van
nalatenschap om zodoende het aantal ‘foute’ aangiften van
nalatenschap te beperken
Om analyses en controles kwalitatiever te maken, de toegang
tot andere databanken nastreven via de Kruispuntbank
Patrimoniale Documentatie
Optimale relatie en interactie met de klant/belastingplichtige
Efficiënte en effectieve berekening van de successierechten
Effectieve controle op de inning van de successierechten
Maximalisatie van Synergieën met andere inningprocessen
van patrimoniumdocumentatie (vb. solvabiliteitsonderzoek)
-
Openen en samenstellen dossier: dit betreft vooreerst het
aanduiden van een dossierbeheerder. Vervolgens wordt een
successiedossier op naam geopend. De diverse gegevens
betreffende vermogensbestanddelen (activa en passiva) en
juridische informatie in verband met de nalatenschap worden
samengebracht. Het betreft o.a. gegevens betreffende
onroerende en roerende goederen in het binnenland en indien
beschikbaar in het buitenland, juridische informatie, gegevens
van de entiteit Opmetingen en Waarderingen, van AOIF, DIV,
Bank- en verzekeringsinstellingen, gerechtsdeurwaarders
(beslagen), NBB, andere overheden en diensten,... Deze
verzameling en consultatie gebeurt zoveel mogelijk via
elektronische weg
Indiening successieaangifte: de potentieel indieningspichtige
erfgenamen worden in kaart gebracht en voorafgaand aan de
eigenlijke successieaangifte een inlichtingsblad toegestuurd.
Nadat deze dit ingevuld inlichtingsblad hebben teruggestuurd,
worden de gegevens vergeleken met de gegevens uit het
successiedossier. Nadien wordt onderzocht of de successie
88
317592131
-
-
-
-
belastbaar is, en in dit geval voor ieder een debiteurendossier
geopend. Vervolgens verstuurt de entiteit Rechtszekerheid een
gepersonaliseerd
standaardformulier
voor
successieaangifte
(eventueel elektronisch). De belastingplichtige dient op een
gestructureerde manier informatie te verschaffen over zijn
onroerende goederen en roerende goederen (fiscale devolutie).
Eventueel kan het op langere termijn mogelijk worden een vooraf
ingevulde successieaangifte te versturen naar de belastingplichtige.
Naarmate de eigen databanken en de beschikbare gegevens via de
Kruispuntbank worden uitgebreid, zal de informatie betreffende de
roerende en onroerende goederen eveneens uitgebreid worden,
waardoor de vooraf ingevulde successieaangifte een feit zou kunnen
worden
Controle: na het ontvangen van de (elektronische) successieaangifte
kan gecontroleerd worden of alle elementen ingevuld en correct zijn.
Indien nodig wordt er een bijvoeglijke aangifte verstuurd. Aan de
entiteit Opmetingen en Waarderingen wordt gevraagd om selectief
de roerende en onroerende goederen te waarderen. (Deze controle
blijft onveranderd in het geval van een door de entiteit
Rechtszekerheid voorafgaandelijk ingevulde successieaangifte.)
Indien er na aanmaning geen successieaangifte wordt ontvangen,
zal de entiteit Rechtszekerheid overgaan tot een ambtshalve aanslag
Heffing:
de
effectieve
berekening
van
de
verschuldigde
successierechten wordt uitgevoerd. De controle hierop gebeurt
selectief.
Betaalbaar
maken:
de
belastingplichtigen
krijgen
een
betalingsuitnodiging toegestuurd. De vordering (of eventueel de
teruggave in geval van een bijvoeglijke aangifte) wordt in de
boekhouding ingeschreven
Invordering:
18/07/2002
-
-
-
-
Indien de belastingplichtige de schuld betaalt, wordt de
betaling geïnd (zie volgende activiteitenblok).
Indien de belastingplichtige de schuld niet betaalt, wordt de
schuldvordering ingevorderd: verzenden van een tweede
uitnodiging tot betaling, solvabiliteitsonderzoek (onderzoek
van de actieve en passieve samenstelling van het vermogen
van de schuldenaar via de Kruispuntbank), aanbieden en/of
aanvaarden van een afbetalingsplan, eventueel, opmaken van
het dwangbevel, betekenen van de uitvoerbare titel (onder
meer, dwangbevel) door de gerechtsdeurwaarder en
gedwongen uitvoering op het vermogen van de schuldenaar
(beslag, eventueel een vereenvoudigde vorm van beslag op
een tegoed van de schuldenaar bij een publiekrechtelijke
rechtspersoon, bijvoorbeeld de terug te betalen belastingen)
Inning: de betaling van de successierechten wordt
boekhoudkundig verwerkt, en de betaalde bedragen worden
getransfereerd naar de Thesaurie
Afsluiten van het dossier: het successiedossier wordt
afgesloten, de gegevensbank
van debiteuren wordt
aangevuld, en de debiteurendossiers worden eveneens
afgesloten
Opmerking: Bij ieder overlijden met overdracht van
onroerende
goederen
stelt
een
bevoegde
(notaris,
vrederechter,…)
een
akte
van
erfopvolging
op
(burgerrechtelijke devolutie). Deze akte wordt in het proces
‘Bewaren en bijwerken van de patrimoniale documentatie’
overgeschreven en de informatie wordt opgenomen in de
Databank Patrimoniale Documentatie. Dit om de mutaties
tegenstelbaar te maken aan derden
89
317592131
18/07/2002
Onbelastbare successie
3.4.3.3. Startschot
Extern
3.4.3.5. Belangrijkste inputs
Naam startschot
Interface
Fysisch overlijden van een
persoon
Extern
Naam input
Interface
Proces ‘Verwerven, beheren
en
vervreemden
van
goederen’ (Vereffening van
erfloze nalatenschappen)
Ingevuld inlichtingsblad
Extern
Ingevulde successieaangifte
Extern
Juridisch overlijden van een
persoon (‘afwezige’)
Vaststelling
ongenoegzaamheden
van
Extern
Proces ‘Verwerven, beheren
en
vervreemden
van
goederen’ (Vereffening van
erfloze nalatenschappen)
Proces
‘Waarderen
van
goederen’ (Waarderen van
onroerende goederen)
3.4.3.4. Resultaat
Naam resultaat
Successierechten
rekening van Thesaurie
Proces ‘Verwerven, beheren
en
vervreemden
van
goederen’ (Vereffening van
erfloze nalatenschappen)
Gegevens uit de databanken
Patrimoniale Documentatie
en uit de Kruispuntbank
(Voorafgaand)
waarderingsverslag
Proces
‘Waarderen
van
goederen’ (Waarderen van
onroerende
en
roerende
goederen)
Rapport over onenigheid
Proces
‘Behandelen
onenigheden’
van
Interface
op
Proces ‘Beheer Thesaurie’
90
317592131
18/07/2002
Distributie’
3.4.3.6. Belangrijkste outputs
Document
van
‘Ambtshalve aanslag’
Naam output
Interface
Voorafgaand inlichtingsblad
met instructies
Proces
‘Levering
Distributie’
en
Gepersonaliseerd
standaardformulier
successieaangifte
Proces
‘Levering
Distributie’
en
voor
Proces ‘Verwerven, beheren
en
vervreemden
van
goederen’ (Vereffening van
erfloze nalatenschappen)en’
Aanvraag
(voorafgaand)
waarderingsverslag
Proces
‘Waarderen
van
goederen’ (Waarderen van
onroerende
en
roerende
goederen)
Vaststelling van eventuele
erfloze nalatenschap
Proces ‘Verwerven, beheren
en
vervreemden
van
goederen’ (Vereffening van
erfloze nalatenschappen)
Opdracht tot teruggave bij
een bijvoeglijke aangifte
Proces ‘Beheer Thesaurie’
Betalingsuitnodiging
Proces
‘Levering
Proces
‘Levering
Distributie’
en
Dwangbevel
Proces
‘Levering
Distributie’
en
Afbetalingsplan
Proces
‘Levering
Distributie’
en
Initiatie van een bezwaar /
geschil
Proces
‘Behandelen
onenigheden’
Communicatie na analyse
Proces
‘Levering
Distributie’
Rapporten, statistieken
algemene gegevens
Impuls voor R&W
de
en
van
en
Proces ‘Opvolging’
Proces ‘Impulsbeheer’
en
91
317592131
18/07/2002
-
3.5. Proces ‘Behandelen van onenigheden’
3.5.1. Bestaansreden
Het proces Behandelen van onenigheden wordt uitgetekend om
via een transparante procedure onenigheden tussen de burger
(in de brede zin van het woord) enerzijds en de Administratie
anderzijds snel en efficiënt op te lossen.
3.5.2. Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
-
Onder dit proces vallen verschillende types ‘onenigheden’ die zich
binnen de entiteit Patrimonium Documentatie kunnen voordoen:
formele
-
Bezwaren: vormen van onenigheden die verlopen volgens formele
procedures en/of aan formele vereisten moeten voldoen om ontvankelijk
te zijn.
-
Betwistingen: vormen van onenigheden
procedures of wetgeving vallen.
die
buiten
de
Geschillen: onenigheden die afgehandeld worden voor een
gerechtelijke instantie. De entiteit Opmetingen en Waarderingen
behandelt zelf geen geschillen. Geschillen m.b.t. Opmetingen en
Waarderingen worden behandeld door de entiteit Rechtszekerheid.
De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking
op:
-
Rechtszekerheid en transparantie waarborgen
Transparante, vereenvoudigde en gelijkvormige procedures en
beslissingen opstellen;
Verhogen efficiëntie en effectiviteit van het proces binnen een
redelijke doorlooptijd;
Responsabilisering van de betrokken dossierbeheerders;
Gebruik maken van de verworven ervaring teneinde de
behandeling van onenigheden te optimaliseren en pro-actief
de dossierbehandeling in de originele processen te verbeteren
-
Opportuniteitsanalyse: indien in één of ander proces een
bepaalde stap een risico of een potentieel tot onenigheid
inhoudt, wordt deze potentiële onenigheid geëvalueerd. Op
grond van deze evaluatie beslist de Administratie om al dan
niet zelf een betwisting of geschil in te stellen.
Openen van een dossier: er wordt een onenigheiddossier
geopend waarin alle gegevens m.b.t. de onenigheid zullen
bijgehouden worden. Indien het een lopende onenigheid
betreft, wordt het bestaande onenigheiddossier opgezocht en
geopend.
Primaire analyse: bij een betwisting of bezwaar geïnitieerd
door een externe partij worden een aantal handelingen
gesteld die te maken hebben met de ontvankelijkheid van de
onenigheid. De kwalificatie van de onenigheid in het licht van
de ontvankelijkheid vormt de basis voor de prioriteitsstelling
en planning van de verdere behandeling. Indien het een
geschil betreft, mondt de analyse van het verzoekschrift/de
dagvaarding of het ontwerp van gedinginleidend stuk uit in de
aanstelling van een advocaat.
Onderzoek/Technisch onderzoek: er wordt een desk
onderzoek uitgevoerd ter voorbereiding van de behandeling
van de onenigheid. Bij een geschil hoort altijd een
plaatsbezoek, dat in een schattingsadvies resulteert. Bij een
92
317592131
-
-
-
-
betwisting/geschil wordt een voorstel van aanpak geformuleerd op
basis van de vaststelling van een materiële misslag of van de
conclusie van een eventueel plaatsbezoek. Bij elk plaatsbezoek is
het mogelijk dat de Administratie intern of extern advies inwint.
Onderzoek/Juridisch onderzoek: in deze stap gebeurt een
inhoudelijke analyse van de aangeboden stukken. Het juridisch
kader wordt uitgetekend en gebruikt om de aangeboden stukken te
toetsen. Op grond hiervan wordt de strategie bepaald voor
afhandeling van de onenigheid. Eventueel zal de Administratie na
deze fase zelf een geschil initiëren.
Afhandelen van de onenigheid: deze stap omvat verschillende
activiteiten om tot een regeling van de onenigheid te komen. Bij een
betwisting of een bezwaar omvat de afhandeling onderhandeling(en)
met de tegenpartij. Deze onderhandelingen zijn gebaseerd op de
strategie die tijdens het onderzoek bepaald werd. Bij een geschil
(inclusief de gerechtelijke onteigening) wordt de gerechtelijke
procedure gevolgd.
Sluiten van het dossier: de verworven kennis m.b.t. de onenigheid
wordt opgeslagen in een kennisdatabank. Er wordt een eindverslag
opgemaakt en eventueel wordt
feedback gegeven aan de
opdrachtgever of aan andere betrokkenen. Nadat eventuele
financiële verrichtingen uitgevoerd zijn, wordt het dossier van de
onenigheid afgesloten.
Interactie: Binnen het kader van dit proces kunnen verschillende
types interacties plaatsvinden: behandeling van aanvraag status
dossier, aanvraag informatie, enz. Om een optimale behandeling en
correcte opvolging te verzekeren zullen de verschillende types
interacties die verbonden zijn aan dit proces en die niet in het
procesverloop zelf ontwikkeld zijn, verder worden uitgewerkt in het
proces Algemene interactie-Specifieke interacties.
18/07/2002
3.5.3. Startschot
Naam startschot
Interface
Een risico op onenigheid in
een bepaalde processtap
Alle functionele processen
van
Patrimonium
Documentatie
Onenigheid
(betwisting,
bezwaar,
geschil)
geïnitieerd door een burger
Extern
Onenigheid
(betwisting,
geschil) geïnitieerd door de
Administratie
Alle functionele processen
van
Patrimonium
Documentatie
Alle functionele processen
van
Patrimonium
Documentatie
3.5.4. Resultaat
Naam resultaat
Betwisting of
afgehandeld
Interface
geschil
is
Extern
Alle functionele processen
van
Patrimonium
Documentatie
Managementprocessen
(kennisbeheer)
93
317592131
18/07/2002
Proces ‘Impulsbeheer’
3.5.5. Belangrijkste inputs
Naam input
Interface
Procedures
en
vereisten
m.b.t. ontvankelijkheid
Proces ‘Reglementering’
Dagvaarding/verzoekschrift
Extern
Noodzakelijk info voor het
desk onderzoek (technisch
onderzoek)
Gegevensbank en archief
Patrimonium Documentatie
Intern of extern advies ter
ondersteuning
van
het
plaatsbezoek of van de
toetsing aan het juridisch
kader of van de afhandeling
van het geschil
Extern
Alle aangeboden stukken
m.b.t. de onenigheid
Extern
Vonnissen en arresten
Extern
Allerlei
bronnen
van
informatie m.b.t. wetgeving,
Extern
Proces
expertise’
en
(kennisbeheer)
Ereloonnota’s
kostennota’s
en
Extern
3.5.6. Belangrijkste outputs
‘Operationele
Extern
Proces
expertise’
rechtsleer, rechtspraak
precedenten
Naam output
Interface
Aangepaste status van het
dossier
(status
van
onenigheid)
Alle functionele processen van
Patrimonium Documentatie
Onenigheiddossier
Communicatie i.v.m. nietontvankelijkheid
‘Operationele
Proces
‘Waarderen
goederen’
Managementprocessen
van
Ontwerp
gedinginleidend stuk
Extern
van
Rapport van het technisch
onderzoek en voorstel van
aanpak van de onenigheid
Aanvraag tot waardering
Proces
‘Waarderen
goederen’
Schattingsadvies op basis
van het plaatsbezoek
Extern
Proces
’Waarderen
goederen’
van
van
94
317592131
18/07/2002
Voorstel
van
strategiebepaling op basis
van
het
juridisch
onderzoek
Staat van
kosten
Administratieve beslissing
op basis van het juridisch
onderzoek
Communicatie
i.v.m.
afhandeling
van
de
betwisting of het bezwaar
(resultaat
van
de
onderhandeling)
Rapportering
over
onderhandeling
of
afhandeling
van
geschil
Extern
de
de
het
Aanpassing
van
patrimoniumgegevens
Proces
‘Waarderen
goederen’
erelonen
en
Proces ‘Beheer Thesaurie’
Betalingsvoorstel
(bij
gerechtelijke onteigening)
Proces ‘Beheer Thesaurie’
Diverse procedurestukken
(dagvaarding,
verzoekschrift, conclusies)
Extern
Rapporten, statistieken en
algemene gegevens
Proces ‘Opvolging’
Conclusies
reglementering
werkmethode
m.b.t.
en/of
Proces ‘Impulsbeheer’
Relevante kennis
behandelen
onenigheden
m.b.t.
van
Managementprocessen
(kennisbeheer)
van
Proces ‘Bewaren en bijwerken
van
patrimoniumdocumentatie’
(Bewaren en bijwerken van
Patrimonium Documentatie)
Proces ‘Vorderen van rechten’
Betekend vonnis
Extern
95
317592131
18/07/2002
Onder sturende processen
processen verstaan:
wordt
-
Risicobeheer
-
Klanteninzicht
-
Inputbeheer Fraude
-
Inputbeheer Invordering
de
verzameling
van
volgende
De sturende processen hebben als gemeenschappelijke kenmerken dat
zij:
-
Structurerend zijn: organiseren van (sommige) activiteiten van
de FOD Financiën
-
Initiatief nemen: het opstarten van de activiteiten gebeurt
volledig vanuit het initiatief van de FOD Financiën
-
Gestaafde zijn: de activiteiten zullen ondernomen worden op
basis van onderbouwde analyses.
Risicobeheer
Inputbeheer
Invordering
Deze processen zullen in de toekomst de FOD Financiën toelaten om
pro-actief en gericht activiteiten uit te voeren naar fiscale operatoren,
bepaalde dossiers, enz.
De vier sturende processen zullen in volledige interactie staan
met elkaar. Deze interactie zal toelaten de processen onderlings
te voeden door de bevordering van de informatie- en
kennisverdeling.
Inputbeheer
Fraude
4. Sturende processen
Klanteninzicht
96
317592131
18/07/2002
-
4.1. Proces ‘risicobeheer’
4.1.1. Bestaansreden
Het proces ‘risicobeheer’ wordt uitgetekend om risico’s of
risicogebieden te identificeren, te analyseren en te beschrijven
in een risicoprofiel. Het risicoprofiel is de tenuitvoerlegging van
het risicobeheer en bevat de identificatie van het risicogebied,
de mogelijke risico’s, de bijhorende risico-indicatoren en het
risiconiveau.19 In dit proces worden eveneens bijkomende
opsporingen verricht om informatie in te zamelen die nodig is bij
het opstellen van de profielen. Risicobeheer geeft dus een
sturende input naar de opsporingactiviteiten.
De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking
op:
-
Identificatie en analyse van de risico’s en risicogebieden: het
verwerven van een zo volledig en correct mogelijk beeld van de
bestaande risico’s of risicogebieden, de risico-indicatoren en het
risiconiveau;
De beschrijving en eventueel de instructies voor bepaalde
bijstandsprocedures, controleprocedures of invorderingsprocedures maken
eveneens deel uit van een afgewerkt risicoprofiel; de uitwerking van deze
procedures of aanpak gebeurt wel in de processen ‘bepalen van controle
aanpak’, ‘bepalen van dienstverleningsaanpak’ en ‘bepalen van
invorderingsaanpak’, en dienen om de geïdentificeerde risico’s of
risicogebieden te dekken.
19
-
Opstellen van risicoprofielen als voorbereidende fase waarop
de Administratie zich steunt voor het bepalen van de
bijstandsprocedures,
van
de
controleprogramma’s
en
invorderingsplannen.
Beschikken over een basis waarop de Administratie zich
steunt voor de selectie voor wat de controle betreft en een
voorstel van invorderingsactie voor wat de invordering
betreft.
Opmerking: ruling is geen proces op zich; het zal, onder andere
geconcretiseerd worden binnen de activiteiten van dit proces. De
analyse van de feedback vanuit de verschillende processen gebeurt
onder meer in het proces ‘risicobeheer’ teneinde de nodige informatie
bij het opstellen of bijwerken van een risicoprofiel op te bouwen.
4.1.2. Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
-
Beheren van de informatie verbonden aan het risicobeheer :
de activiteiten m.b.t. de ontvangst van gegevens en
informatie, noodzakelijk of nuttig voor risicobeheer, de
verwerking van informatie, de analyse van de verzamelde
informatie, en de inzameling van additionele informatie,
indien
nodig.
Het
belangrijkste
resultaat
van
dit
activiteitenblok
is
de
ter
beschikking
stelling
van
gestructureerde informatie over één of meerdere risico’s of
risicogebieden. Aan de hand van informatie verstrekt door
verscheidene interne of externe informatiebronnen (feedback
na nazicht fiscale situatie, klantenkennis, sectoriele studie,
operationele expertise, wettelijke bepalingen invordering,
solvabiliteitsgegevens, …), worden risico’s geïdentificeerd.
97
317592131
-
-
-
Aflijning van het risicogebied waarin de risico’s zich kunnen
voordoen; Inventarisatie van het risico of risicogebied.
Inzamelen van additionele informatie: het proces ‘risicobeheer’ kan
op elk moment beroep doen op het activiteitenblok ‘inzamelen van
additionele informatie’, zowel bij de identificatie van een
risico(gebied), bij de beslissing om een profiel te creëren, bij het
zoeken naar indicatoren, bij de analyse van het risico, bij de
bepaling van het risiconiveau, als bij de latere uitwerking van het
risicoprofiel in functie van het ontwikkelen van een aanpak om het
risico af te dekken.
Prioritiseren van risico’s en nemen van beslissing over het creëren
van profielen: in het activiteitenblok ‘Beheren van de informatie
verbonden aan het risicobeheer’ vindt eveneens een eerste analyse
plaats om de gegevens te structureren. Eens de informatie
gestructureerd is wordt ze overgemaakt aan het activiteitenblok
‘Prioritiseren van risico’s en nemen van beslissing over het creëren
van profielen’ die de analyse uitdiept, de prioriteiten legt en beslist
over de creatie van de risicoprofielen.
Ontwikkelen en onderhouden van risicoprofielen: opzoeken van
indicatoren (parameters, feiten, coëfficiënten, gemiddeldes),
risicoanalyse (op een bepaald tijdstip worden de risico-indicatoren
geanalyseerd in termen van waarschijnlijkheid, van frequentie en
van omvang), risiconiveau (evaluatie, op basis van de analyse, van
de risicograad inherent aan elke fiscale of niet-fiscale activiteit. Deze
analyse wordt verricht voor elke risico-indicator en voor het geheel
van risico-indicatoren in een risicogebied), en analyse van de
feedback.
18/07/2002
4.1.3. Startschot
Naam startschot
Interface
Informatie
Alle processen
Vraag om informatie
Managementprocessen
Feedback van een
geïmplementeerd
risicoprofiel
Proces ‘nazicht fiscale
situatie’
4.1.4. Resultaat
Naam resultaat
Interface
Risicoprofiel met een
beslissing om het risico af te
dekken via een bijstands-,
controle- of
invorderingsaanpak.
Proces ‘bepalen van controle
aanpak’
Proces ‘bepalen van
dienstverleningaanpak’
Proces ‘bepalen van
invorderingsaanpak’
Proces ‘inputbeheer fraude’
98
317592131
18/07/2002
4.1.5. Belangrijkste inputs
Naam input
Interface
Informatie uit verschillende
bronnen, beschikbaar op
papier of een
geïnformatiseerde drager,
gestructureerd of niet
Massale processen
Specifieke externe
processen
In te coderen dossiers
Resultaat van het nazicht
van dossier volgens de
vooropgestelde methode
Complementaire informatie
(bijv. een reeds bestaand
dossier)
Negatief advies van een
technische dienst en
eventueel van sommige
diensten op het terrein
Positief advies van een
technische dienst en
eventueel van sommige
ervaren diensten op het
terrein
Proces ‘nazicht fiscale
situatie’
Extern antwoord op een
vraag voor een studie die
voorafgaat aan een analyse
model
Bepaalde elementen van
piloot dossiers
4.1.6. Belangrijkste outputs
Naam output
Interface
Vragen aan verschillende
interne en externe diensten
om een effectieve ter
beschikking stelling ter
verzekeren
Proces ‘operationele
expertise’
Ontwikkelen van een
gegevensbank en
programma
Alle processen
Proces ‘nazicht fiscale
situatie’
Lastenboek (ICT,
bijeenbrengen van
gegevens)
Adviesvraag aan technische
diensten, eventueel aan
sommige terrein diensten
Statistieken
99
317592131
18/07/2002
Opdracht aan bepaalde
diensten of personen om
gegevens of informatie
binnen of buiten de
Administratie in te zamelen
Opdracht om pilootdossiers
uit te voeren (naar de
externe processen)
De nodige gegevens of
informatie (synthese
rapport)
Aanpassing van de
voorgestelde controleaanpak
Aanpassing van de
voorgestelde
invorderingsaanpak
100
317592131
18/07/2002
-
4.2. Proces ‘Bepalen controleaanpak’
4.2.1. Bestaansreden
4.2.2. Beschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
Het proces ‘bepalen controle aanpak’ staat in voor het bepalen
van de gepaste controletypologie om risico of risicogebied – dat
door het proces ‘risicobeheer’ geïdentificeerd werd – af te
dekken.
In dit proces wordt het type aanpak bepaald voor fiscale operatoren of
groepen fiscale operatoren of goederen waarvan het risico als hoog of
middelmatig wordt ingeschat. De bepaling van de meeste gepaste en
specifieke controletypologie, om risico’s of risicogebieden af te dekken,
omvat dus:
Het consulteren van de meest geschikte controletypologie in de
voorstellen van het proces ‘beheren controlemodellen’.
Het leggen van specifieke klemtonen in de controletypologieën in functie
van de af te dekken risico’s, risicogebieden en risico-indicatoren.
Het ontwikkelen van specifieke typologieën indien de voorgestelde
aanpakken niet toelaten om de risico’s, risicogebieden of risicoindicatoren af te dekken.
De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking
op:
-
Het verzekeren van een aangepaste aanpak om het geïdentificeerde
risico of risicogebied op een optimale manier te dekken.
Het verzekeren van een transparante aanpak die, in de mate
van de beschikbare middelen, een gelijke controle voorschrijft
tussen gelijkaardige fiscale operatoren
-
Creëren en uitwerken van een specifieke controleactie : Het
creëren en uitwerken van een specifieke controleaanpak is het
uitwerken van de controleaanpak om risico’s of risicogebieden
te dekken - welke controleaanpak aangewezen is in functie
van het risiconiveau (hoog of middelhoog) en de aard van het
risico (op basis van de indicatoren) – rekening houdend met
een kostenbaten studie.
-
Testen en valideren van het volledige risicoprofiel: Indien
nodig
aftoetsen
van
de
voorgeschreven
specifieke
controletypologie door een reële test op het terrein; analyse
van de resultaten en doorlichting als deze in lijn zijn met de
verwachtingen. Rekening houden met een kosten-baten
studie20: in deze activiteitenblok wordt eveneens een
20
Kosten-baten studie: Naast een budgettaire inschatting zijnde de
som van de toekomstige kosten ten opzichte van de som van
ingeschatte toekomstige opbrengsten, zullen verschillende andere
criteria moeten worden in acht genomen:
Welke effecten heeft de controleaanpak op de compliance
van de fiscale operator?
Welke preventieve of afschrikeffecten heeft de
controleaanpak op de fiscale operator?
101
317592131
18/07/2002
simulatie gedaan van de benodigde middelen op basis van
historische gegevens en vergeleken met de beschikbare middelen.
Eventueel wordt de controleaanpak dusdanig aangepast.Bepalen van
de feedback vereisten (nodige gegevens, opsplitsing van informatie
en resultaat per motief, …) en formaat.
4.2.3. Startschot
Naam startschot
Profiel
met
controleaanpak
Interface
beslissing
Herziening bestaand profiel
Proces ‘risicobeheer’
Proces ‘risicobeheer’
Proces
situatie’
-
fiscale
4.2.4. Resultaat
Naam resultaat
Interface
Materiële ter beschikking
stelling van het volledige
risicoprofiel
inclusief
controleaanpak
Proces ‘selectie controle’
4.2.5. Belangrijkste inputs
Proces ‘mobiel toezicht’
Naam input
Interface
Proces ‘administratieve en
boekhoudkundige controle
Nieuw controlemodel
Proces
controlemodellen’
‘beheer
Proces
expertise’
Bestaand controlemodel
Proces
controlemodellen’
‘beheer
Opzoekingen & resultaten
(invulling van de feedback
fiche)
Proces
situatie’
Proces
-
‘nazicht
controlemodellen’
‘operationele
‘beheren
Zijn opbrengsten theoretische opbrengsten, moeilijk invorderbare
opbrengsten (met een lage kans op invordering) of gemakkelijke
invorderbare opbrengsten (met een hoge kans op invordering)?
Welke effecten heeft de controleaanpak op het aantal geschillen?
‘nazicht
fiscale
Proces ‘dossierbehandeling
Fraude’
Proces
‘zaakbehandeling
102
317592131
18/07/2002
Ingeschatte
kosten
materiaal en personeel
van
Fraude’
Proces ‘mobiel toezicht’
Proces
‘verzamelen
en
beheren fiscale gegevens’
Proces ‘administratieve en
boekhoudkundige controle’
Proces ‘mobiel toezicht’
Proces ‘selectie controle’
Proces ‘administratieve en
boekhoudkundige controle’
Aanvraag
controlemodel
Management processen
Impuls voor R&W
Proces ‘impulsbeheer’
Opdracht voor het eventueel
uitvoeren van een test
Proces
situatie’
‘nazicht
fiscale
Instructie
Proces
situatie’
‘nazicht
fiscale
Proces
situatie’
‘nazicht
fiscale
Testresultaten
Proces
situatie(
Beschikbare middelen
Management processen
Analyse
fiche
Proces ‘risicobeheer’
van
de
feedback
‘nazicht
fiscale
voor
Naam output
Interface
Profiel met controletypologie
Proces
expertise’
‘beheer
Cursussen
Model
van
electronische
feedback fiche (met lijst met
de
nodige
feedback
elementen
4.2.6. Belangrijkste outputs
Proces
controlemodellen’
‘operationele
Proces ‘klanteninzicht’
Proces ‘inputbeheer Fraude’
Proces
Invordering’
‘inputbeheer
103
317592131
18/07/2002
-
4.3. Proces ’Inputbeheer Fraude’
4.3.1. Bestaansreden
Het proces ‘inputbeheer fraude’ dient om signalen te verwerken
en daarbinnen de nodige elementen te onderkennen die wijzen
op zware fraude. De beoordeling van deze elementen kan dan
leiden tot het opstarten van de processen ‘zaakbehandeling
fraude’ en ‘dossierbehandeling fraude’. Enerzijds is deze
aansturende rol van dit proces gebaseerd op een oriëntatie van
de binnenkomende inlichtingen, anderzijds zal dit proces zelf
elementen onderkennen op basis van strategische fraudeanalyse
en screening van de beschikbare gegevens op mogelijke
fraudegevallen.
De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking
op:
-
-
-
Het efficiënt gebruiken van de gegevens in de strijd tegen de fraude
(in het bijzonder de carrouselfraude) en het verzekeren dat een
maximaal aantal zware fraudegevallen wordt onderkend en
vervolgens ook bestreden.
Het verzekeren dat enkel de zaken die voldoen aan de rol van
Fraudebestrijding / Onderzoek & Opsporing worden weerhouden
voor onderzoek door Fraudebestrijding / Onderzoek & Opsporing.
Het verzekeren van de optimale inzet (kosten/baten) van de
middelen van Fraudebestrijding / Onderzoek & Opsporing rekening
houdend met het proportionaliteitsbeginsel en met de gestelde
prioriteiten, die zich inschrijven in het ruimer beleidskader.
-
Het tegengaan van de concurrentievervalsende werking van
de fraude.
Het uitdiepen en bevestigen van sterke vermoedens van
nieuwe
fraude(technieken),
onder
meer
d.m.v.
opsporingsacties naar aanleiding van ad hoc signalen, om de
aanpak van de fraude te verbeteren en bij te dragen aan het
bepalen van de strategische prioriteiten en aan het beleid ter
bestrijding en voorkoming van fraude.
4.3.2. Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
Oriënteren: vanuit verschillende externe en interne bronnen
(risicobeheer,
gerecht,
klachten,
de
entiteiten
P/KMO/GO/D&A, internationale organisaties en buitenlandse
partners,
...) worden signalen aangebracht omtrent
bedrijven, organisaties, personen of goederenstromen, die
een verhoogd risico vertonen op mogelijk zwaar frauduleus
gedrag. Het signaal wordt geconsolideerd met andere signalen
i.v.m. dezelfde subjecten, zodat dit nieuwe signaal eventueel
kan geïntegreerd worden in acties die reeds ondernomen
worden. Op basis van een evaluatie van deze signalen wordt
het risico bepaald in termen van bruikbaarheid, belangrijkheid
in functie van de vooraf bepaalde prioriteiten (de mate waarin
het een zaak is voor Fraudebestrijding / Onderzoek &
Opsporing rekening houdend met de prioriteiten die zich
inschrijven in het beleidskader) en dringendheid. Deze
beoordeling, tezamen met de beschikbare capaciteit, bepaalt
of er actie wordt ondernomen door Fraudebestrijding /
Onderzoek & Opsporing, of de inlichting wordt doorgegeven
aan andere diensten binnen of buiten de FOD Financiën, of
104
317592131
-
-
18/07/2002
wordt bewaard voor wanneer er extra informatie beschikbaar wordt
of wordt geklasseerd.
Bij waarnemingen van heterdaad zal het oriënteren zich herleiden
tot een ‘snelle’ coördinatie met onmiddellijke go/no go beslissing.
Kenniscreatie/rapporteren/informatie verschaffen: periodieke en
éénmalige thematische rapporten opstellen en analyses uitvoeren
(inbegrepen strategische fraudeanalyses en risicoprofielen voor
specifieke fraudemechanismen) m.b.t. bepaalde fraudeonderwerpen,
naar aanleiding van vaststellingen of signalen, en in het bijzonder in
het kader van specifieke interacties met interne en externe partners
in de strijd tegen de fraude (verzoeken van politie, justitie,
buitenlandse opsporingsdiensten, internationale organisaties,...).
Interactie: Binnen het kader van dit proces zullen verschillende
types interacties plaatsvinden:
aanvraag status behandeling,
aanvraag uitstel, aanvraag akkoord, enz.
Om een optimale
behandeling en correcte opvolging te verzekeren, zullen de
verschillende types interacties die verbonden zijn aan dit proces
verder worden uitgewerkt in het proces Algemene interactieSpecifieke interacties.
4.3.3. Startschot
Naam startschot
Interface
Vraag tot onderzoek door
overheid
Extern
Mogelijke risicogevallen van
fiscale of douane- &
accijnzenaards
Proces ‘selectie controle’
Vaststellingen gedaan binnen of
na afloop van andere
onderzoeken.
Resultaten/outputs van lopende
en afgeronde operaties en
onderzoeken
Proces ‘risicobeheer’
Proces ‘zaakbehandeling
fraude’
Proces ‘dossierbehandeling
fraude’
Proces ‘nazicht fiscale situatie’
Proces ‘mobiel toezicht’
Proces ‘administratieve en
boekhoudkundige controle’
Proces ‘vorderen van rechten’
Risicoprofielen
Proces ‘risicobeheer’
Contacten met of mededelingen
van niet-fiscale diensten
(binnenland)
Extern (sociale inspectie,
arbeidsinspectie, ministerie van
volksgezondheid, OVAM,
politie, parket, …)
Ontvangen ‘klachten’ vanwege
belastingplichtigen
Extern
Vraag om info door andere
administratie (binnenland of
buitenland) of het gerecht
Extern
Vraag om info/mededeling van
andere diensten binnen de FOD
Financiën
Proces ‘inputbeheer fraude’
Proces ‘mobiel toezicht’
Proces ‘administratieve en
105
317592131
Mededeling van vermoedens
van fraude of inlichtingen
vanuit het buitenland
18/07/2002
boekhoudkundige controle’
fraudeanalyse
partners,…)
Extern (internationale partners,
internationale politiediensten,
...)
Vraag van risicobeheer
Proces ‘risicobeheer’
Dit omvat ook een aanvraag tot
deelname aan een JCO (Joint
Customs Operation), hetgeen
kan leiden tot de opstart van
een internationale opsporingsoperatie
Gerealiseerde studies/rapporten
Proces ‘operationele expertise’
Proces ‘inputbeheer fraude’
Punctuele informatie,
omgevingsfactoren,…
Extern (pers, anonieme tips,
...)
Waarneming heterdaad
Proces ‘zaakbehandeling
fraude’
4.3.4. Resultaat
Naam resultaat
Interface
Te onderzoeken zaak (direct of
later)
Proces ‘zaakbehandeling
Fraude’
Klassering zonder gevolg/ geen
infomededeling
Te onderzoeken door andere
entiteiten
Proces ‘administratieve en
boekhoudkundige controle’
Proces ‘nazicht fiscale situatie’
Extern (politie, parket, ...)
Gezamenlijk te onderzoeken
zaak
Extern (politie, parket,
buitenlandse partners, ...)
Extern (politie, ...)
Extern (internationale
Proces ‘zaakbehandeling
Fraude’
Proces ‘nazicht fiscale situatie’
Proces ‘nazicht fiscale situatie’
Opgestelde strategische
Proces ‘mobiel toezicht’
Proces ‘administratieve en
boekhoudkundige controle’
Proces ‘dossierbehandeling
fraude’
Proces ‘mobiel toezicht’
Proces ‘risicobeheer’
Onmiddellijk actie nemen
Proces ‘dossierbehandeling
106
317592131
(snelle coördinatie bij
heterdaad)
Actieve distributie van een
rapport/analyse
Beantwoorden vraag om
informatie
18/07/2002
Fraude’
4.3.5. Belangrijkste inputs
Proces ‘risicobeheer’
Naam input
Interface
Extern (politie, parket,
buitenlandse partners, ...)
Vaststellingen uit andere
onderzoeken
Proces ‘zaakbehandeling
fraude’
Proces ‘dossierbehandeling
fraude’
Proces ‘risicobeheer’
Extern (politie, parket,
buitenlandse partners, ...)
Proces ‘mobiel toezicht’
Proces ‘administratieve en
boekhoudkundige controle’
Informatie gestockeerd
Gekanaliseerde informatie
(lopende zaken, externe
partners
Proces ‘risicobeheer’
Proces ‘inputbeheer fraude’
Proces ‘zaakbehandeling fraude’
Extern
Za(a)k(en)
opgeschort/stopgezet/
samengevoegd
Proces ‘zaakbehandeling fraude’
Proces ‘nazicht fiscale situatie’
Opdrachten/mededelingen
Extern (parket, ...)
Managementprocessen
Gestelde vraag om informatie
door binnenlandse of
buitenlandse administratie of
het gerecht
Extern
Gerealiseerde studies
Proces ‘operationele expertise’
Gegevens i.v.m. de betrokken
belastingplichtigen
Proces ‘nazicht fiscale situatie’
Ontvangen antwoorden op
Extern
Proces ‘operationele expertise’
107
317592131
18/07/2002
informatievragen
Beschrijving van
fraudefenomenen
Extern
Bijstandsvraag
Proces ‘zaakbehandeling
fraude’
Proces ‘dossierbehandeling
fraude’
Proces ‘dossierbehandeling
fraude’
Doorzenden van inlichtingen
naar andere administratie
Proces ‘verzamelen, beheren
fiscale gegevens’
Risicogebonden informatie aan
binnen- en buitenlandse
partners (in zoverre deze niet
confidentieel is)
Proces ‘risicobeheer’
Vraag om studie
Proces ‘operationele expertise’
Extern
Punctuele informatie
Extern (pers, anonieme tips,
...)
Strategisch plan met
beleidsprioriteiten
Managementprocessen
Inlichtingen mbt ‘waarneming
heterdaad’
Proces ‘dossierbehandeling
fraude’
Formele overdrachtsregels met
andere entiteiten
Managementprocessen
Beschrijving van
fraudefenomenen
Proces ‘risicobeheer’
Zowel beknopte rapporten
m.b.t. fraude als diepgaande
strategische fraudeanalyses
4.3.6. Belangrijkste outputs
Naam output
Interface
Inschrijving op werkplan
Proces ‘zaakbehandeling
fraude’
Beantwoorde vragen voor
informatie
Extern
Inlichtingen m.b.t. een op te
starten of lopende zaak
Proces ‘zaakbehandeling
fraude’
Proces ‘zaakbehandeling
fraude’
Proces ‘dossierbehandeling
Fraude’
Extern (politie, parket,
internationale douanepartners,
internationale
politiepartners,...)
Impuls voor R&W
Proces ‘impulsbeheer’
108
317592131
4.4. Proces 'inputbeheer invordering'
4.4.1. Bestaansreden
Het proces 'inputbeheer invordering' dient om aan de hand van
de veelheid van inlichtingen die binnenkomen of verzameld
worden, na te gaan of de solvabiliteit van belastingschuldigen
van die aard is dat in het proces 'invordering' specifieke acties
dienen genomen te worden.
De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking
op:
-
-
18/07/2002
-
belastingen. Deze signalen worden geregistreerd in het enig
dossier en waar nodig wordt de bron verwittigd van de
ontvangst.
Solvabiliteitsonderzoek: Er wordt onderzocht of de debiteur
solvabel is, vooraleer de invordering wordt opgestart
4.4.3. Startschot
Naam startschot
Interface
Vraag van de invordering
Proces 'invordering'
Informatie of verslag van de
fiscale entiteiten
Proces 'nazicht fiscale situatie'
(voor andere fiscale entiteiten
dan Douane & Accijnzen)
Verzamelen van informatie over de solvabiliteit van
belastingschuldigen teneinde de invordering te vergemakkelijken en
te versnellen via het optimaal gebruik van de beschikbare informatie
komende vanuit eigen en externe onderzoeksactiviteiten
het verzekeren van de optimale inzet van de middelen die leiden tot
invordering
Proces 'dossierbehandeling
Fraude'
Proces 'administratieve en
boekhoudkundige controle'
(voor Douane & Accijnzen)
Proces 'mobiel toezicht' (voor
Douane & Accijnzen)
4.4.2. Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
-
Opsporen en consolideren van signalen: vanuit verschillende
externe en interne bronnen (risico beheer, gerecht, klachten, andere
fiscale entiteiten,...) worden signalen aangebracht omtrent
belastingplichtigen die een verhoogd risico vertonen op
georganiseerd onvermogen of andere vormen van ontlopen van de
Proces 'invordering'
Vaststellingen en informatie
komende van derden (o.a.
arbeidsinspectie , sociale
inspectie gerecht, federale
Extern
109
317592131
18/07/2002
4.4.5. Belangrijkste inputs
politie, buitenlandse douane…)
Vraag vanuit het proces
borgtochten
Proces ‘waarborgen’
4.4.4. Resultaat
Naam resultaat
Interface
Aangevuld enig dossier met
concrete invorderingsgegevens
Proces 'invordering'
Proces
'borgtochten'
Douane & Accijnzen)
Proces
maatregelen'
Proces 'invordering'
Geautomatiseerd bestand met
informatie over faillissementen
en concordaten
Proces 'invordering'
Rapportering aan invordering
en borgtochten
Proces ‘invordering’
Interface
Uiterlijke kenmerken die
kunnen leiden tot een
efficiëntere invordering
Proces 'invordering'
Proces 'nazicht fiscale situatie'
(voor andere fiscale entiteiten
dan Douane & Accijnzen)
Proces
'administratieve
en
boekhoudkundige
controle'
(voor Douane & Accijnzen)
(voor
Proces 'mobiel toezicht' (voor
Douane & Accijnzen)
'bewarende
Bepalen ‘invorderingsaanpak’
Geautomatiseerd bestand met
informatie over collectieve
schuldenregelingen, overlijden
en vertrek naar het buitenland
Naam input
Informatie
Proces 'inputbeheer Fraude'
4.4.6. Belangrijkste outputs
Naam output
Interface
Informatie
Proces 'inputbeheer Fraude'
Proces 'invordering'
Proces ‘borgtochten’
Proces 'bepalen
invorderingsaanpak'
Informatie vanuit andere
landen, administraties
Proces 'invordering'
110
317592131
Impuls voor R&W
18/07/2002
Proces ‘impulsbeheer’
111
317592131
18/07/2002
Het verzekeren van een standaard aanpak om het
geïdentificeerde risico op een optimale manier af te dekken.
Het vormt ‘één van de belangrijkste basissen waarop de
administratie zich steunt voor het implementeren van de
bijstandsprocedures en de invorderingsplannen.
Het vormt één van de basissen waarop de administratie zich
steunt voor de verdeling van de beschikbare middelen;
-
4.5. Proces ‘Bepalen invorderingsaanpak
Het proces ‘bepalen invorderingsaanpak’ staat in voor het
bepalen van de meest gepaste invorderingsactie om risico's of
risicogebieden die door het proces ‘risicobeheer’ geïdentificeerd
werden af te dekken.
In dit proces wordt het type aanpak bepaald voor geïdentificeerde
operatoren of groepen operatoren met een risico.
-
-
4.5.1. Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
De invorderingsactie wordt begrepen als zijnde de formulering van een
keuze van (opeenvolgende) invorderingstaken of bijstandstaken die het
best een bepaald risico kan dekken.
-
De bepaling van de meest gepaste invorderingsaanpak om risico’s of
risicogebieden af te dekken omvat dus dat:
-
een keuze van de meest geschikte specifieke invorderingsactie zal
gemaakt worden uit de invorderingmodellen voorgesteld door het proces
‘beheer invorderingsmodellen’;
het proces ‘bepalen invorderingsaanpak’ verantwoordelijk zal zijn voor
het leggen van specifieke klemtonen in de invorderingsactie in functie
van het te dekken risico, risicogebieden en risico-indicatoren.
De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking
op:
-
Het verzekeren van een transparante aanpak die in de mate van de
beschikbare middelen een gelijke invorderingsaanpak voorschrijft
tussen gelijkaardige fiscale operatoren
Kiezen van de meest aanbevolen invorderingsacties:
Uitwerking per risiconiveau en per risicogebied welke
typologieën inzake invordering aangewezen zijn om toe
te passen, rekening houdend met een optimale
aanwending van de beschikbare middelen.
Valideren van het invorderingsmodel en opstellen van
instructies:, Rekening houden met een kosten-baten
studie21.Uitvoeren van een analyse die toelaat te
21
Kosten-baten studie: De taak ‘kostenbaten analyse uitvoeren’ betreft
het opmaken van een kostenbaten analyse van het uitgewerkt
risicoprofiel. Naast een theoretische en globale budgettaire inschatting,
zijnde de som van de toekomstige kosten ten opzichte van de som van
ingeschatte toekomstige opbrengsten, zullen verschillende andere criteria
moeten worden in acht genomen:
-
Welke effecten heeft de invorderingsaanpak op de compliance van de
fiscale operator?
-
Welke preventieve of afschrikeffecten heeft de invorderingsaanpak
op de fiscale/ niet-fiscale operator?
112
317592131
18/07/2002
vermijden dat invorderingsacties worden ondernomen voor
dossiers waaruit manifest het onvermogen van de operator
blijkt en waarin alle wettelijke middelen reeds werden ingezet.
Opstellen van een instructie en bepalen van de feedback
vereisten (nodige gegevens, opsplitsing van informatie en
resultaat van motief,…).
4.5.2. Startschot
Naam startschot
Interface
Profiel
met
beslissing
invorderingsaanpak
Proces ‘risicobeheer’
Herziening bestaand profiel
Naam resultaat
Materiële ter beschikking
stelling van het volledige
profiel
Interface
Proces ‘voorstel voor
invorderingsactie’
4.5.4. Belangrijkste inputs
Proces ‘risicobeheer’
Proces ‘invordering’
Proces
expertise’
4.5.3. Resultaat
Naam input
Nieuw invorderingsmodel
Interface
Proces
‘beheer
invorderingsmodellen’
‘operationele
Proces
‘bepalen
invorderingsmodellen’
-
Welke effecten heeft de invorderingsaanpak op het aantal geschillen?
-
De simulatie tussen de benodigde middelen op basis van historische
gegevens tegenover de beschikbare middelen wordt eveneens gedaan om
de impact op de organisatie te kennen. Een onevenwicht zou kunnen leiden
tot een verandering van de invorderingsaanpak
Bestaand invorderingsmodel
Opzoekingen en resultaten
(invulling van de feedbackfiche)
Ingeschatte kosten van
materiaal en personeel,
beschikbare middelen
Proces ‘invordering’
Proces ‘inputbeheer
invordering’
Proces ‘verzamelen en beheren
persoonlijke gegevens’
Proces ‘verzamelen en beheren
fiscale gegevens’
Proces ‘nazicht fiscale situatie’
Managementprocessen
113
317592131
18/07/2002
Informatie
Proces
invordering’
Reglementering
werkprocedures
Analyse
fiche
van
de
en
feedback
‘inputbeheer
Proces ‘informatie’
Proces ‘risicobeheer’
4.5.5. Belangrijkste outputs
Naam output
Profiel
invorderingstypologie
Interface
met
Aanvraag
voor
‘beheer
invorderingsmodellen’
en
voor
‘reglementering
en
statuten’
Proces ‘operationele expertise’
Proces ‘klanteninzicht’
Proces ‘inputbeheer Fraude’
Proces ‘inputbeheer
invordering’
Proces ‘beheer
invorderingsmodellen’
Impuls voor R&W
Proces ‘impulsbeheer’
Instructie
Proces ‘waarborgen’, proces
‘bewarende maatregelen’ en
Proces ‘invordering’
Proces ‘waarborgen’, proces
‘bewarende maatregelen’ en
Proces ‘invordering’
Model van de electronische
feedback fiche (met lijst met
nodige feedback elementen)
114
317592131
18/07/2002
4.6.2. Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
4.6. Proces ‘klanteninzicht’
-
4.6.1. Bestaansreden
Om op adequate wijze te kunnen beantwoorden aan de
behoeften van de klanten, moet de FOD Financiën in de eerste
plaats kunnen begrijpen wat deze behoeften zijn. Zo moet onder
meer bepaald worden:
Via welke interactiekanalen wenst
interageren met de FOD Financiën?
een
bepaalde
klant
-
te
Wat zijn de redenen van contact tussen de klant en de FOD
Financiën, wat zijn de typische gedragingen van deze klant?
-
Welke dienstverlening verwacht de klant van FOD Financiën?
Op basis van dit inzicht kunnen klanten vervolgens opgedeeld
worden in verschillende segmenten. Uit deze segmentatie wordt
bepaald met welk segment de FOD Financiën prioritair moet
interageren voor welke dienstverlening en met welk doel.
-
De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking
op:
-
Het verwerven van een zo volledig en correct mogelijk beeld van de
situatie, de noden en de intenties van de verschillende klanten
Het komen tot een efficiënte en werkbare segmentatie van klanten
(klantensegmenten) met een prioritisering van de dienstverlening
naar bepaalde segmenten op basis van de dienstverleningsstrategie.
Deze laatste wordt bepaald in het proces ‘strategie en uitwerking
van dienstverleningsmodellen’.
-
Definiëren van de vraag: Binnen dit activiteitenblok wordt de
vraag naar klanteninzicht geregistreerd en geanalyseerd. Op
basis van de analyse wordt een methodiek geselecteerd om
een antwoord te genereren op de vraag en wordt aangegeven
welke de relevante gegevens zijn die dienen verzameld te
worden.
Verzamelen van relevante data: Binnen dit activiteitenblok
worden taken uitgevoerd die tot doel hebben de gegevens te
zoeken en te verwerven die noodzakelijk zijn om de
geselecteerde analysemethodiek uit te voeren.
Samenstellen van klanteninzicht: Binnen dit activiteitenblok
wordt door middel van de geselecteerde methodiek het
klanteninzicht bepaald en geëxtrapoleerd op basis van de
verzamelde gegevens. Hiervoor wordt de data in een eerste
fase op uniforme wijze klaargezet, geclassificeerd en
geprepareerd.
Controleren van het klanteninzicht: Binnen dit activiteitenblok
wordt gecontroleerd of het klanteninzicht dat verworven werd
door middel van de analyse, correct en bruikbaar is. Wanneer
het analyseresultaat niet bevestigd wordt door de
testresultaten, dient geïdentificeerd welke taken van het
proces opnieuw doorlopen moeten worden.
Prioritisering van de dienstverleningsbehoeften: Binnen dit
activiteitenblok kan een prioritisering worden toegekend aan
een bepaalde dienstverleningsbehoefte die geïdentificeerd
werd op basis van het verworven klanteninzicht.
Deze
prioritisering
zal
binnen
het
proces
‘bepalen
dienstverleningsaanpak’ verder gebruikt worden.
115
317592131
18/07/2002
4.6.3. Startschot
Proces ‘algemene interactie’
Naam startschot
Interface
Punctuele
vragen
(eventuele
dienstverleningsbehoefte)
Proces
‘strategie
en
uitwerking
van
dienstverleningsmodellen’
Proces
‘bepalen
dienstverleningsaanpak’
Proces
‘leveren
van
patrimoniale informatie’
Proces
‘bewaren
en
bijwerken
van
patrimoniumdocumentatie’
Proces ‘risicobeheer’
Proces ‘impulsbeheer’
Extern
Periodieke cyclus (continue
vragen)
4.6.4. Resultaat
Naam resultaat
Interface
Antwoord op de vraag naar
klanteninzicht
en
behoefteprofiel
met
prioritiseringsbeslissing
Proces
‘bepalen
dienstverleningsaanpak’
Antwoord op de vraag naar
klanteninzicht
Proces
‘strategie
en
uitwerking
van
dienstverleningsmodellen’
Extern
Proces ‘risicobeheer’
4.6.5. Belangrijkste inputs
Naam input
Interface
Klantendata (Enig dossier)
Proces
‘verzamelen
en
beheren
persoonlijke
gegevens’
Proces
‘verzamelen
en
beheren fiscale gegevens’
Proces
situatie’,
‘nazicht
fiscale
Proces ‘invordering’
Proces ‘mobiel toezicht’
Proces ‘administratieve en
boekhoudkundige controle’
116
317592131
18/07/2002
Proces ‘berekenen schuld,
tegoed, financiële risico’s of
recht tot terugbetaling’
Proces Risicobeheer?
Extern
(voorbeeld
aangekocht of verkregen van
andere overheidsinstanties)
Materiële
vraag
klanteninzicht
naar
Proces
‘strategie
en
uitwerking
van
dienstverleningsmodellen’
Analyses van sectoren
Proces
expertise’
Geactualiseerde lijsten van
risicogebieden
Proces ‘risicobeheer’
Beschrijvingen
risicoprofielen
Proces ‘risicobeheer’
Gegevens
‘Klantenopdrachtendatabank’
van
en
Extern
Rulingdossiers
Proces ‘algemene interactie’
Interactie historieken
Proces
‘verzamelen
en
beheren
persoonlijke
gegevens’
Proces
‘verzamelen
en
beheren fiscale gegevens’
Proces ‘algemene interactie’
Dienstverleningsstrategie
Proces
‘strategie
en
uitwerking
van
dienstverleningsmodellen’
Proces
‘leveren
patrimoniale informatie’
van
Proces
‘bewaren
en
bijwerken
van
patrimoniumdocumentatie’
Proces ‘risicobeheer’
Proces ‘impulsbeheer’
‘operationele
4.6.6. Belangrijkste outputs
Naam output
Interface
Registratie van de vraag en
van de daarbij behorende
gegevens
Aanvraag voor importeren van
gegevens
Extern
Proces
‘verzamelen
en
beheren
persoonlijke
gegevens’
Proces
‘verzamelen
en
beheren fiscale gegevens’
117
317592131
Vraag naar procedure
gegevens
beschikbaar
maken
18/07/2002
om
te
Extern
Omschrijving inhoud en scope
Procedure
aanbesteding
Opdracht klantenbevraging
Proces
Interactie’
Proces ‘risicobeheer’
openbare
Proces
‘verzamelen
en
beheren
persoonlijke
gegevens’
‘Algemene
Proces
‘verzamelen
en
beheren fiscale gegevens’
Inventaris van klantennoden
en intenties
Extern
Segmentatierapport: Listings
van
segmenten
&
subsegmenten
‘Algemene
‘operationele
Proces
‘Bepalen
dienstverleningsaanpak’
Proces
‘strategie
en
uitwerking
van
dienstverleningsmodellen’
Proces
‘strategie
en
uitwerking
van
dienstverleningsmodellen’
Proces
expertise’
Proces ‘risicobeheer’
Klanten-listings
volgens
segmenten en subsegmenten
Proces
interactie’
Trends en Marktevoluties
Extern
Proces
‘verzamelen
en
beheren
persoonlijke
gegevens’
Proces
‘Strategie
en
uitwerking
van
dienstverleningsmodellen’
Proces
‘verzamelen
en
beheren fiscale gegevens’
Proces
expertise’
Proces
expertise’
‘operationele
Proces
‘strategie
en
uitwerking
van
dienstverleningsmodellen’
Aanvraag
gegevens
verzamelen
Feedback naar vraagsteller bij
seponeren van aanvraag
‘operationele
Proces
‘verzamelen
en
beheren
persoonlijke
gegevens’
Extern
Proces
‘strategie
en
118
317592131
18/07/2002
uitwerking
van
dienstverleningsmodellen’
Proces ‘risicobeheer’
Proces ‘impulsbeheer’
Extern
119
317592131
4.7. Proces ‘bepalen dienstverleningsaanpak’
18/07/2002
De belangrijkste
betrekking op:
-
4.7.1. Bestaansreden
Het Proces ‘bepalen dienstverleningsaanpak’ laat toe een
geschikt dienstverleningsmodel te selecteren (uit de reeks
bestaande dienstverleningsmodellen of na creatie door het
proces ‘strategie en uitwerking dienstverleningsmodellen’).
Deze selectie gebeurt in functie van de situatie en de behoeften
die voor de verschillende segmenten gedetecteerd werden
binnen het proces ‘klanteninzicht’. Ook vanuit andere processen
kan een vraag naar het bepalen van een dienstverleningsaanpak
worden geformuleerd (zoals bijvoorbeeld vanuit het proces
‘risicobeheer’ (bijstandsacties)).
Voorbeeld Fiscale entiteiten: een bedrijf, behorende tot het segment
startende bedrijven, dat zijn belastingaangifte 3 weken voor de ultieme
inleveringdatum nog niet heeft teruggestuurd, zou telefonisch kunnen
gecontacteerd worden door de Fiscale entiteiten, met de vraag of het
bedrijf persoonlijke bijstand verlangt.
Voorbeeld Patrimoniumdocumentatie: een 75-jarige vrouw, die onlangs
haar man heeft verloren, zou een brochure kunnen krijgen van
Patrimoniumdocumentatie waarin haar op eenvoudige wijze wordt
uitgelegd op welke wijze zij haar verschillende verplichtingen ten
aanzien van Patrimoniumdocumentatie kan nakomen.
-
-
doelstellingen
voor
dit
proces
hebben
Het inspelen op de behoeften van de specifieke doelgroep en
subgroepen en op relevante sleutelmomenten in de
levenscyclus van deze doelgroep
De klanttevredenheid verhogen door middel van een
dienstverleningsmodel aangepast aan de noden, de situatie en
de behoeften van de klant en georganiseerd rond de intenties
van de klant
Verbeteren van het imago van de FOD Financiën
Verhogen van de compliance
Identificatie van een geschikte communicatieaanpak als
antwoord op de vraag vanuit andere processen
4.7.2. Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
-
-
Identificeren en selecteren van een dienstverleningsmodel:
Binnen dit activiteitenblok wordt op basis van de analyse van
de vraag naar het bepalen van een dienstverleningsaanpak en
de richtlijnen opgenomen in de dienstverleningsstrategie, een
dienstverleningsmodel geselecteerd. Wanneer geen van de
bestaande dienstverleningsmodellen in aanmerking komt,
wordt een aanvraag opgesteld voor het ontwikkelen van een
nieuw dienstverleningsmodel of een nieuwe externe
communicatie
Testen
van
het
dienstverleningsmodel:
Binnen
dit
activiteitenblok
wordt
enerzijds
geverifieerd
of
het
dienstverleningsmodel overeenstemt met de objectieven die
geïdentificeerd werden binnen de dienstverleningsbehoefte.
120
317592131
18/07/2002
Anderzijds worden de kosten en baten voor de organisatie en de
doelgroep geanalyseerd die resulteren uit de selectie van een
bepaald dienstverleningsmodel. Het aanwenden van een bestaand
dienstverleningsmodel, oorspronkelijk bedoeld voor doelgroep X,
voor een nieuwe doelgroep Y, kan immers grote financiële gevolgen
hebben indien de nieuwe doelgroep Y bij voorbeeld tien keer groter
is dan de oorspronkelijke doelgroep X.
Nieuwe Reglementering
Proces ‘informatie’
Nood
aan
communicatie
Extern
externe
Proces ‘klanteninzicht’
Proces ‘integratie
economische
ondernemingen’
4.7.3. Startschot
Naam startschot
Interface
Dienstverleningsbehoefte
Extern
Proces ‘algemene interactie ’
in de
keten
4.7.4. Resultaat
Proces ‘algemene interactie ’
Naam resultaat
Interface
Proces ‘klanteninzicht’
Selectie
dienstverleningsmodel
Proces ‘algemene interactie’
Proces ‘integratie
economische
ondernemingen’
in de
keten
Proces
'leveren
informatie’
van
Beslissing om een bepaald
segment
prioritair
te
benaderen
Proces ‘klanteninzicht’
Proces
‘leveren
van
patrimoniale informatie’
Nood
dienstverleningsaanpak
Extern
Proces
‘bewaren
en
bijwerken
van
patrimoniumdocumentatie’
Proces ‘informatie’
Proces ‘werkmethodes’
aan
Proces ‘werkmethodes’
Aanvraag voor bijstandsactie
Proces ‘risicobeheer’
121
317592131
18/07/2002
dienstverleningsmodellen
4.7.5. Belangrijkste inputs
Feedback
van
Dienstverleningsmodel
Naam input
Interface
Materiële
vraag
voor
bepalen
dienstverleningsaanpak
Extern
dienstverleningsmodellen’
het
Proces
‘bewaren
en
bijwerken
van
patrimoniumdocumentatie’
Proces ‘algemene interactie ’
Proces ‘klanteninzicht’
Testresultaten
Proces ‘integratie
economische
ondernemingen’
Ingeschatte kosten van o.a.
materiaal en personeel
in de
keten
Proces ‘algemene interactie’
Proces
‘leveren
van
patrimoniale informatie’
Extern
4.7.6. Belangrijkste outputs
Proces ‘informatie’
Proces ‘werkmethodes’
Proces ‘risicobeheer’
Naam output
Interface
Informatie over noden en
behoeften
van
een
doelgroep
Proces ‘klanteninzicht’
Opdracht
(aanpassing)
dienstverleningsmodel
Proces
‘strategie
en
uitwerking
van
dienstverleningsmodellen’
Klantenprofielen
Proces ‘klanteninzicht’
Opdracht uitvoeren test
Intenties
Proces ‘klanteninzicht’
Dienstverleningsstrategie
Proces
‘strategie
en
uitwerking
van
dienstverleningsmodellen’
Nieuwe
Proces
‘strategie
uitwerking
of
aangepaste
en
van
122
317592131
Materiële
vraag
voor
aanvullende informatie
18/07/2002
Extern
Proces ‘algemene interactie ’
Proces ‘klanteninzicht’
Proces ‘integratie
economische
ondernemingen’
in de
keten
Proces ‘informatie’
Proces ‘werkmethodes’
Proces ‘risicobeheer’
Getest
dienstverleningsmodel
Proces ‘Werkmethodes’
Testrapport
Extern
123
317592131
18/07/2002
5. Processen voor specifieke verwerking
Hier volgen de processen voor specifieke verwerking: deze processen
zorgen voor de specifieke verwerking ten aanzien van bepaalde selecties
van aangiftes, dossiers, belastingplichtigen,…
Functionele processen Belastingen & Invorderingen
Inning
Functionele processen Patrimonium Documentatie
1. Verzamelen
en beheren
persoonlijke
gegevens
9. Afsluiting en
verificatie
7. Ontvangsten
2. Verzamelen
en beheren
fiscale
gegevens
5. Berekenen
schuld, tegoed,
financiële
risico’s en recht
tot terugbetaling
8. Uitgaven
6. Acties op de
fiscale balans
14. Bewaren en
bijwerken van
patrimonium
documentatie
15. Leveren van
patrimoniale
informatie
11. Verwerven,
beheren en
vervreemden
van goederen
12. Waarderen
van goederen
10. Vorderen
van rechten
13. Opstellen en
verlijden van
een
authentieke akte
16. Behandelen
van
onenigheden
3. Verzamelen
en beheren prearrival gegevens
en aangiften
Beheer
Thesaurie
4. Vergunningen
Sturende processen
Beheer
deposito- en
consignatiekas
Ondersteunende processen
35. Strategie en
uitwerking
dienstverlenings
modellen
36. Beheer
contolemodellen
37. Beheer
invorderingsmodellen
38.
Operationele
expertise
39. Levering en
distributie
40. Integratie
economische
keten
ondernemingen
Reglementering en Werkmethodes
41.
Reglementering
42.
Commentaar
43.
Werkmethodes
44. Informatie
45.
Extern advies &
medewerking
46.
Impulsbeheer
47. Opvolging
Processen voor specifieke verwerking
Managementprocessen
17.
Risicobeheer
18. Bepalen
controle aanpak
19. Selectie
controle
20. Nazicht
fiscale situatie
21.
Administratieve
en boekhoudkundige controle
Budget &
Beheerscontrole
Personeel &
Organisatie
(incl. kennismanagement)
ICT
Secretariaat en
logistieke
diensten
Interne audit
Studie &
Onderzoek
22. Mobiel
toezicht
24. Zaakbehandeling
Fraude
23. Inputbeheer
Fraude
26. Inputbeheer
Invordering
32.
Klanteninzicht
27. Bepalen
Invorderingsaanpak
33. Bepalen
dienstverlenings
aanpak
28.
Voorstel voor
invorderingsactie
25. Dossierbehandeling
Fraude
29. Waarborgen
30. Bewarende
maatregelen
34. Algemene
interactie
31. Invordering
124
317592131
5.1. Proces ‘selectie controle’
18/07/2002
5.1.2. Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
5.1.1. Bestaansreden
-
‘Selectie controle’ is het proces waarbij, afhankelijk van de
situatie, op zowel centraal als op lokaal niveau het bestand van
te controleren en niet te controleren fiscale en niet fiscale
operatoren kan worden aangemaakt.
De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking
op:
-
-
-
Het identificeren van de verplicht (niet) te controleren fiscale en
niet-fiscale operatoren en goederenstromen; mits motivatie kan,
door middel van de vrije ruimte voor lokale selectie, een operator of
een goederenstroom toch gecontroleerd worden.
Het streven naar een gelijke behandeling door het objectiveren van
de selectie
De praktische toepassing van de risicoprofielen: richtlijnen
organiseren voor de selectie en ingreep van de
overheidsbeslissingen
Het optimaliseren van de basissen waarop de administratie zich
steunt voor de selectie en de verdeling van de beschikbare
middelen: Optimalisatie van de human resources, de materiële en
financiële middelen van de administratie om te komen tot een juiste
heffing van de belasting en een minimalisatie van de fiscale en nietfiscale risico’s;
Om te vermijden een verkeerd beeld te krijgen van het proces ‘selectie
controle’, wordt de lezer erop gewezen dat de bepaling van het risico en de
exactheid ervan onderhevig zijn aan de beschikbaarheid en de juistheid van
fiscale en niet-fiscale gegevens omtrent de fiscale en niet fiscale operator.
-
-
22
Confronteren en komen tot selectievoorstel -22): Op basis van
de confrontatie van de aangifte van een fiscaal object (o.a.
transactie) of subject, of pre-arrival gegevens met de
verschillende profielen die van toepassing zijn, wordt het
risiconiveau van dit fiscaal object of subject bepaald. De
vertaling hiervan leidt tot een voorstel voor een concrete
actie, zijnde verplichte selectie, indicatieve selectie of nietselectie met de motieven ervan. Dankzij de specifieke
controleaanpak beschreven in het profiel (door het proces
‘bepalen controleaanpak’), zal er per risiconiveau in functie
van de indicatoren een welbepaalde controleactie worden
voorgeschreven. De verwachte feedback is eveneens
voorgeschreven in het vorig proces, welke essentieel is om
het profiel naar de toekomst toe te verbeteren.
Op termijn zal dit eerste activiteitenblok een louter ICT
applicatie worden. Het volume confrontaties zal zodanig groot
worden dat een geïnformatiseerde confrontatie verplicht is.
Nazien voorstel: De intelligentie van het selectiesysteem zal
mettertijd groeien op basis van ervaringen met en
verwerkingen van risicoprofielen. Ondertussen zal het nazicht
van het voorstel (steekproeven, toegevoegde waarde,
coördinatie van voorstellen tussen verschillende niveaus,
validatie, …) van groot belang zijn om de kwaliteit van het
voorstel na te kijken.
Selectievoorstel lokaal: vrije ruimte voor lokale selectie
125
317592131
18/07/2002
5.1.5. Belangrijkste inputs
5.1.3. Startschot
Naam startschot
Interface
Gevalideerd
profiel
met
typologie en materiële ter
beschikking stelling
Proces
controleaanpak’
Naam input
Interface
Fiscaal object/subject
Proces
‘verzamelen
en
beheren
persoonlijke
gegevens’
‘bepalen
Proces
‘verzamelen
en
beheren fiscale gegevens’
5.1.4. Resultaat
Proces ‘berekenen schuld,
tegoed, financiële risico’s of
recht tot terugbetaling’
Naam resultaat
Interface
Selectievoorstel: lijst met
verplicht te controleren en
niet te controleren fiscale
objecten
of
subjecten
inclusief
voorgeschreven
aanpak
en
feedbackvereisten
Proces ‘mobiel toezicht’
Proces ‘administratieve en
boekhoudkundige controle’
Proces
situatie’
‘nazicht
fiscale
Proces ‘inputbeheer Fraude’
Proces
Fraude’
‘zaakbehandeling
Proces ‘dossierbehandeling
Fraude’
Extern (contra informatie, …)
Historiek
(gegevens,
selectie, nazicht)
Proces
situatie’
‘nazicht
Proces
expertise’
fiscale
‘operationele
Proces ‘inputbeheer Fraude’
Proces
invordering’
‘inputbeheer
Proces ‘invordering’
Proces ‘mobiel toezicht’
Proces ‘administratieve en
boekhoudkundige controle’
126
317592131
Lokale kennis
18/07/2002
Proces
situatie’
Proces
expertise’
‘nazicht
fiscale
‘operationele
Feedback
indien
resultaten
haalbaar/relevant zijn
de
niet
Volledige profiel
Proces
‘bepalen
aanpak’
Informatie over beschikbaar
personeel
P&O
Informatie over beschikbare
middelen
ICT
Proces ‘controleaanpak’
Richtlijnen voor de selectie
Proces
situatie’
‘nazicht
fiscale
Richtlijnen voor de motivatie
van de feedback
Proces
situatie’
‘nazicht
fiscale
Managementprocessen
Proces ‘mobiel toezicht’
Proces ‘risicobeheer’
controle
5.1.6. Belangrijkste outputs
Naam output
Interface
Lijst van indicatief/verplicht
te
controleren
belastingplichtigen
Proces
situatie’
Feedback naar risicobeheer
(motivatie
indien
nietselectie)
Proces ‘risicobeheer’
Proces
expertise’
‘nazicht
fiscale
‘operationele
127
317592131
18/07/2002
-
5.2. Proces ‘nazicht fiscale situatie’
5.2.1. Bestaansreden
Het proces ‘nazicht fiscale situatie’ dient om de geïdentificeerde
risico’s af te dekken waarbij gestreefd wordt naar een aanvaarde
en een fiscaal zo correct mogelijke taxatie.
Dit proces zet de stap van geselecteerde dossiers naar invulling van het
werkplan. Dit proces omvat ook het maken van een correcte vaststelling
van de verschuldigde belasting, evenals het opvolgen van de nietakkoorden en het oplossen van de geschillen die hiermee samenhangen.
Het proces ‘nazicht fiscale situatie’ brengt verschillende processen
samen. De geïdentificeerde risico’s uit het proces ‘risicobeheer’ worden
afgedekt volgens de aanpak uitgekozen in het proces ‘bepalen controle
aanpak’ eventueel gebruikmakend van het ondersteuningsmateriaal
voor controles ontwikkeld door het proces ‘beheer controlemodellen’.
De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking
op:
-
-
Vertrouwen creëren in de gelijkheid en transparantie van het
taxatieproces; o.m. door de gebruikte controleprocedures te
objectiveren.
Verzekeren van een correcte heffing van de belasting
Verzekeren
van
een
continue
verbetering
van
het
risicobeheersingproces door het verlenen van feedback omtrent de
selectiemotieven
en
de
behaalde
resultaten
i.v.m.
die
selectiemotieven.
Verzekeren van een vlotte en eenvoudige afhandeling van
niet-akkoorden en geschillen
Opmerking: De ruling is geen proces op zich; het zal onder het
proces Algemene Interactie-Specifieke interactie behandeld worden.
5.2.2. Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
-
-
-
Selectie en opstellen werkplan: uit de lijst met voorgestelde
risico’s wordt een lange termijnplanning opgemaakt rekening
houdend met de imperatieve (verplicht op te nemen) en
indicatieve risico’s en de lokale kennis.. Op basis van deze
lange termijnplanning wordt een korte termijnplanning
opgemaakt waarbij de lijst van weerhouden risico’s
geconfronteerd wordt met de beschikbare middelen. De
selectie uit de indicatieve lijst, voorzien door risicobeheer
wordt gemotiveerd zodat een feedback mechanisme
gerealiseerd wordt.
Voorbereiden van het nazicht: Het geïdentificeerde risico
wordt geconsolideerd met andere lokaal gekende gegevens.
Deze gegevens kunnen betrekking hebben op die specifieke
belastingplichtige of betrekking hebben op het segment
waarin de belastingplichtige zich bevindt. De relaties tussen
deze verschillende gegevens en/of de verschillende betrokken
entiteiten worden in kaart gebracht. De controleopdracht
wordt een eerste keer geanalyseerd en de aanpak verder
gedetailleerd.
Uitvoeren van het nazicht: dit is het uitvoeren van het nazicht
volgens de aanpak zoals die in de vorige activiteitenblok werd
bepaald om de op voorhand geïdentificeerde risico’s te
128
317592131
-
-
-
-
bevestigen of te ontkrachten. De activiteiten die verricht worden
tijdens het nazicht worden gedocumenteerd. Binnen het kader van
de uitvoering van het nazicht, kunnen de ambtenaren beroep doen
op ondersteuningsmateriaal ontwikkeld binnen het proces ‘beheer
controlemodellen’. Tijdens dit nazicht zal ook op geregelde
tijdstippen of wanneer nieuwe informatie aan het licht komt,
afgetoetst worden of het verantwoord is de ingezette aanpak te
wijzingen of het nazicht zelfs stop te zetten.
Uitvoeren van opsporingsactiviteiten: afhankelijk van de in te zetten
controle aanpak, kan het nodig zijn om de uiteindelijke taxatie te
ondersteunen d.m.v. opsporingstaken. Deze taken bestaan uit het
verkrijgen van materiële vaststellingen en het opsporen van
concrete feiten die dienstig zullen zijn in de onderbouwing van het
taxatiestandpunt.
Administratieve geschillen: wanneer de belastingplichtige niet
akkoord is na een formele wijzigingsprocedure, wordt de
administratieve geschilprocedure opgestart. Deze procedure heeft
tot doel dit niet-akkoord op te lossen binnen de FOD Financiën in
het kader van een administratief beroep.
Gerechtelijke geschillen: de overgang van een geschil naar de
bevoegde rechtbank start de gerechtelijke geschilprocedure. Deze
eindigt wanneer een vonnis/arrest niet betwist wordt, of de hoogste
rechtsinstantie zich heeft uitgesproken en het definitief verschuldigd
bedrag vaststaat.
Evalueren uitvoering fiscaal nazicht en feedback: om de selectie en
de aanpak naar de toekomst toe te verbeteren worden voor elk van
de geselecteerde dossiers gerapporteerd over de realisatie van het
risico en de efficiëntie en effectiviteit van de aanpak. Bij de evaluatie
van het nazicht wordt er aan de processen ‘risicobeheer’ en ‘bepalen
controle aanpak’ een uitgesplitste feedback gegeven omtrent de
geconstateerde meerwaarde verbonden aan elk van de afzonderlijke
18/07/2002
-
redenen die aanleiding hebben gegeven tot de selectie van
het dossier. Er wordt ook feedback gegeven over eventuele
andere nieuwe elementen die tijdens het nazicht aan de
oppervlakte zijn gekomen en ook behandeld werden.
Elementen i.v.m. fraude zullen gerapporteerd worden aan het
proces ‘inputbeheer fraude’.
Interactie:
Binnen het kader van dit proces zullen
verschillende types interacties plaatsvinden: aanvraag status
behandeling, aanvraag uitstel, aanvraag akkoord,, enz. Om
een optimale behandeling en correcte opvolging te
verzekeren, zullen de verschillende types interacties die
verbonden zijn aan dit proces verder worden uitgewerkt in het
proces ‘Algemene interactie-Specifieke interactie’.
5.2.3. Startschot
Naam startschot
Interface
Voorstel tot selectie (indicatieve
en imperatieve lijst)
Proces ‘selectie controle’
Vaststellingen in onderzoeken
Proces ‘nazicht fiscale situatie’
Vraag
tot
verder
nazicht
waarschijnlijkheidsfouten
Proces ‘verzamelen en beheren
fiscale gegevens’
Vraag/opdracht ombudsman
Extern
Klacht tegen derden
Extern
129
317592131
18/07/2002
5.2.4. Resultaat
5.2.6. Belangrijkste outputs
Naam resultaat
Interface
Aangepaste
gegevens
enig
dossier
a.d.h.v.
onderzoek
fiscale situatie
Proces ‘verzamelen en beheren
fiscale gegevens’
Opgelegde boetes
Naam output
Interface
Proces ‘verzamelen en beheren
persoonlijke gegevens’
Update enig dossier
Proces ‘verzamelen en beheren
fiscale gegevens’
Proces
‘berekenen
schuld,
tegoed, financiële risico’s of
recht tot terugbetaling’
Feedback naar risicobeheer
Proces ‘risicobeheer’,
5.2.5. Belangrijkste inputs
Naam input
Verschillende
inlichtingen;
dossier
Interface
soorten
gegevens
enig
Proces
aanpak’
‘bepalen
Feedback i.v.m. fraude
Proces ‘inputbeheer Fraude’
Feedback i.v.m. ondernomen
acties in het kader van de
uitvoering van het nazicht
Proces ‘operationele expertise’
Inlichtingen
entiteiten
Proces ‘verzamelen en beheren
fiscale gegevens’
voor
andere
Proces ‘werkmethodes’
Inlichtingen
Extern
Aanvraag wetaanpassing
Proces ‘impulsbeheer’
Extern
Impuls voor R&W
Proces ‘impulsbeheer’
Lokale kennis
Intern
Rapporten,
statistieken
algemene gegevens
Indicatieve en imperatieve lijst
Proces ‘Risicobeheer’
Voorgestelde controle aanpak
Proces
aanpak’
Beslissingen en informatie van
de rechtbank
‘bepalen
controle
controle
en
Proces ‘opvolging’
130
317592131
18/07/2002
-
5.3. Proces
controle’
‘administratieve
en
boekhoudkundige
-
5.3.1. Bestaansreden
Het proces ‘administratieve en boekhoudkundige controle’ dient
om het compliance gedrag te bevorderen aan de hand van
controles van de bedrijfsadministratie, al dan niet a posteriori en
om de handel te faciliteren door maximaal gebruik te maken van
systeemcontroles.
De belangrijkste doelstellingen van dit proces hebben betrekking op:
-
het controleren van de correctheid van de heffing
het a posteriori controleren van de ontvankelijkheid en juistheid van
aangiften
het nagaan van de correcte naleving van het formaliteitenstelsel
Het proces dient dus enerzijds om de bedrijfsadministratie te vergelijken
met de aangiften en anderzijds de bedrijfsadministratie te vergelijken
met de goederenstroom.
Opmerkingen
Er werd besloten om de afhandeling van geschillen te beschrijven
onder de titel ‘administratieve en boekhoudkundige controle’
alhoewel de geschillen in het verlengde liggen van zowel het proces
‘administratieve en boekhoudkundige controle’, ‘mobiel toezicht’,
‘verzamelen en beheren van pre-arrival gegevens en aangiften’ ,
‘vergunningen’ en ‘ontvangsten’.
-
Bij Douane en Accijnzen moet onderscheid gemaakt worden
tussen enerzijds de afhandeling van administratieve geschillen
en anderzijds de afhandeling van strafrechtelijke geschillen.
Administratieve geschillen zijn de geschillen die indien ze niet
in de schoot van de administratie kunnen worden opgelost,
voor de burgerlijke (fiscale) rechter zullen worden gebracht.
Zij hebben betrekking op een meningsverschil tussen de
onderneming en de FOD Financiën en hebben in generlei mate
een repressief karakter.
Strafrechtelijke geschillen zijn geschillen die indien ze niet in
de schoot van de administratie kunnen worden afgehandeld,
door middel van een minnelijke regeling (transactie) op
initiatief van de administratie voor de strafrechter
(correctionele rechtbank) zullen worden ingeleid. Zoals de
naam het aangeeft, is de doelstelling te bestraffen en te
ontraden.
5.3.2. Omschrijving
Administratieve en boekhoudkundige controle
Onregelmatigheden en tekortkomingen opsporen door controle
van de administratieve geschriften en de systemen van de klant
die de naleving van de wettelijke en administratieve voorschriften
moeten garanderen.
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
-
Opstellen werkplan

operationeel plannen (datum, plaats, team en
technische middelen) van :

audit opdrachten

controle opdrachten
131
317592131
18/07/2002



-
-
-
(individuele) controleprogramma’s
controles van geselecteerde aangiften
en bijstandsopdrachten in samenwerking met
andere fiscale entiteiten.
Uitvoeren

uitvoeren van administratieve en boekhoudkundige
controles en uitvoeren van audits in het kader van de
aanvraag en toepassing van de vergunning.

binnen het kader van de uitvoering van het controle,
kunnen
de
ambtenaren
beroep
doen
op
ondersteuningsmateriaal ontwikkeld binnen het proces
‘operationele expertise’.

tijdens de controle zal ook op geregelde tijdstippen of
wanneer nieuwe informatie aan het licht komt,
afgetoetst worden of het verantwoord is de ingezette
aanpak te wijzingen of de controle zelfs stop te zetten

het kan ook nodig zijn de controle te ondersteunen
d.m.v. opsporingstaken. Deze taken bestaan uit het
verkrijgen van materiële vaststellingen en het opsporen
van concrete feiten die dienstig zullen zijn in de
onderbouwing van het vaststellen van fraude

voor de controles die niet uitgevoerd kunnen worden
moeten wij verantwoording afleggen
Rapporteren

documenteren in het controle- of audit verslag

doorgeven van uitgevoerde activiteiten, vaststellingen
en aanbevelingen.
Nemen van bewarende maatregelen

heeft betrekking op de handelingen die gesteld worden
om de rechten van de FOD Financiën veilig te stellen,
zoals nemen van een wettelijke hypotheek, de
-
aanhouding, het in beslag nemen van goederen
of borgstelling
Transactionele afhandelen - onmiddellijk afhandelen

heeft betrekking op de handelingen die gesteld
worden om de begane onregelmatigheden of
overtredingen te bestraffen.

de controlerende ambtenaar heeft van de
gewestelijk administrateur delegatie gekregen
om aan de overtreder onmiddellijk bij de
vaststelling een minnelijke schikking aan te
bieden om de overtreding af te handelen.
Geschillen
De belangrijkste activiteitenblokken van de geschillen zijn :
Voor administratieve geschillen
-
-
Behandelen bezwaarschrift

wanneer
een
belastingplichtige
of
de
economische operator niet akkoord gaat met een
beschikking van de administratie kan hij in een
eerste fase zijn recht van administratief beroep
uitoefenen.

de FOD Financiën moet dan formeel standpunt
innemen over het al dan niet behouden van de
oorspronkelijke beslissing.
Gerechtelijke fase

indien de belastingplichtige of de economische
operator ook met de beslissing van de FOD
Financiën over zijn administratieve beroep niet
akkoord kan gaan, kan hij de zaak voor de
burgerlijke (fiscale) rechter brengen.
132
317592131
18/07/2002
dit activiteitenblok heeft betrekking op de handelingen
die gesteld worden om de beslissing van de FOD
Financiën te verdedigen voor de burgerlijke (fiscale)
rechter en de eventueel betekening van het vonnis.
Voor strafrechtelijke geschillen
Transactioneel afhandelen N-3

wanneer in hoofde van een belastingplichtige inzake
douane en accijnzen inbreuken worden vastgesteld die
bestraft worden met een strafrechtelijke sanctie, zal in
eerste instantie ernaar gestreefd worden om het geschil
in der minne te regelen (transactie) waardoor een
strafzaak voor de rechtbank vermeden wordt en het
geschil in de schoot van de administratie wordt
beëindigd.

het gaat om kennis nemen en beoordelen van de
vastgestelde feiten en omstandigheden en in functie
daarvan

aanbieden van een minnelijke schikking of

bevestigen van de minnelijke schikking die door
de controlerende ambtenaar reeds werd
aangeboden
Nemen van bewarende maatregelen

heeft betrekking op de handelingen die gesteld worden
om de rechten van de FOD Financiën veilig te stellen,
zoals nemen van een wettelijke hypotheek, de
aanhouding, het in beslag nemen van goederen of
borgstelling
Gerechtelijke fase

indien de minnelijke regeling niet wordt aanvaard of
indien de feiten te ernstig zijn waardoor een minnelijke
regeling uitgesloten is, zal het dossier op initiatief van


de FOD Financiën bij de strafrechter worden
ingeleid waardoor de gerechtelijke fase start.
Deze fase eindigt wanneer een definitieve
gerechtelijk uitspraak is gekregen.
dit activiteitenblok heeft betrekking op de
handelingen die gesteld worden om van de
strafrechter een veroordeling te bekomen, het
vonnis te betekenen en eventueel ten uitvoer te
leggen (inning van de boetes en verschuldigde
aanvullende belastingen) of de ten uitvoer
legging te bekomen ( gevangenisstraf).
5.3.3. Startschot
Naam startschot
Interface
Startschot
voor
‘administratieve
en
boekhoudkundige controle’
Lijst
met
verplicht
te
controleren fiscale en niet
fiscale subjecten of objecten,
inclusief
voorgeschreven
aanpak en feedbackvereisten
Proces ‘selectie controle’
Lijst met te controleren of niet
te
controleren
transacties
inclusief
voorgeschreven
aanpak en feedbackvereisten
Proces ‘selectie controle’
133
317592131
18/07/2002
Controleopdracht in verband
met
terugbetaling,
kwijtschelding of rechtzetting
van de aangifte
Proces ‘verzamelen en beheren
pre-arrival
gegevens
en
aangiften’
Bijstandsaanvraag O&O
Proces ‘inputbeheer Fraude’
Externe
bijstandsaanvragen
(buitenlandse
Douane
Administraties,
EU,
andere
FOD’s)
Extern (buitenlandse
Administraties,
EU,
FOD’s)
Bijstandsaanvragen van andere
Administraties binnen FODFIN
Extern (andere Administraties
binnen FOD Financiën)
Douane
andere
Startschot voor geschillen
‘verz.
en
beh.
pre-arrival
gegevens en aangiften’
O&O
Bericht van niet betaling of niet
aanvaarding van de minnelijke
schikking
Extern
PV
om
het
vermogensonderzoek te starten
Proces
‘adm.
en
boekh.
controle’,
‘mobiel
toezicht’
O&O
Dagvaarding of vordering
rechte door de overtreder
Processen
‘vergunningen’
in
tegen
Extern
Vragen van advocaat, beroep,
cassatie, arbitragehof, Europese
hof van justitie
Extern
Kennisgeving van vordering in
rechte of dagvaarding
Extern
Vonnis of arrest
Extern
Onmiddellijke afhandeling
Processen ‘mobiel toezicht’,
‘administratieve
en
boekhoudkundige controle’
Administratief
beschikking
beroep
‘ontvangsten’,
5.3.4. Resultaat
O&O
Vaststelling overtreding
Processen ‘mobiel
‘administratieve
boekhoudkundige
toezicht’,
en
controle’,
Naam resultaat
Interface
Resultaat
voor
‘administratieve
en
boekhoudkundige controle’
Controleverslag
actuele risico’s
= kennis van
Proces ‘risicobeheer’
134
317592131
18/07/2002
‘risicobeheer’
Bevestiging van de juistheid
van de gegevens van de
aangifte en van de naleving van
de verplichtingen die volgen uit
de aangifte en de vergunning
Auditverslag =
actuele risico’s
kennis
van
Minnelijke schikking
O&O
5.3.5. Belangrijkste inputs
Proces ‘risicobeheer’
Proces ‘vergunningen’
Naam input
Processen
‘bewarende
maatregelen’ en patrimonium
Belangrijkste inputs voor
‘administratieve
en
boekhoudkundige controle’
Resultaat voor geschillen
Beslissing
van
N-2
administratief beroep
over
Extern
Processen
‘ontvangsten’,
‘invordering’,
‘uitgaven’,
‘vergunningen’, ‘borgtochten’,
‘operationele
expertise’,
’verzamelen
en
beheren
persoonlijke gegevens’
O&O
Betekening vonnis of arrest
Minnelijke
beschikking
schikking
Extern
of
Extern
Processen
‘ontvangsten’,
‘uitgaven’,
‘vergunningen’,
‘borgtochten’,
‘operationele
expertise’,
‘verz.
en
beh.
persoonlijke
gegevens’,
Geselecteerde
Controleprogramma
Interface
standaard
Proces ‘selectie controle’
- Standaard Vergunning Geselecteerde
Individueel
controle programma
Proces ‘selectie controle’
- Vergunning Grote Klant Auditopdrachten (Individueel of
standaard)
Proces ‘selectie controle’
Geschriften en systemen van de
klant
Extern (klant)
Klantengegevens
Proces ‘verzamelen en beheren
persoonlijke gegevens’
Risicoprofiel
doelgroepen
risicoprofiel ‘grote Klant’
Proces ‘risicobeheer’
135
317592131
18/07/2002
Advies en ondersteuning
Belangrijkste
geschillen
inputs
Proces ‘operationele expertise’
voor
Dossier
5.3.6. Belangrijkste outputs
Processen
‘ontvangsten’,
‘invordering’,
‘uitgaven’,
‘vergunningen’, ‘borgtochten’,
‘operationele
expertise’,
’verzamelen
en
beheren
persoonlijke
gegevens’
O&O
Vragen dep. Advocaat
Extern
Beroep
Extern
Cassatie
Extern
Vonnis of arrest
Extern
Aanvraag voor herziening van
de minnelijke schikking
Extern
Definitief PV
Processen ‘mobiel toezicht’,
administratieve
en
boekhoudkundige controle’
O&O
Bericht van betaling of niet
betaling of afwijzing van de
transactie
Bevestiging
hypothecaire
inschrijving
Proces ‘ontvangsten’
Naam output
Interface
Belangrijkste
outputs
voor
‘administratieve
en
boekhoudkundige controle’
Klantgegevens
Proces ‘verzamelen en beheren
fiscale gegevens’
Controleverslag
actuele risico’s
= kennis van
Proces ‘risicobeheer’
Auditverslag = kennis van actuele
risico’s
Proces ‘risicobeheer’
Feedback
i.v.m.
ondernomen
acties in het kader van de
uitvoering van de controle
Proces ‘operationele expertise’
Belangrijkste
geschillen
outputs
Proces ‘vergunningen’
voor
Bericht om inning of uitbetaling te
stoppen
Proces ‘ontvangsten’
Opvraging dossier
Processen
‘invordering’,
Proces ‘invordering’
‘ontvangsten’,
‘uitgaven’,
136
317592131
18/07/2002
‘vergunningen’, ‘borgtochten’,
‘operationele
expertise’,
’verzamelen
en
beheren
persoonlijke
gegevens’
O&O
Kennisgeving
Extern
Dossiernummer
Proces ’verzamelen en beheren
persoonlijke gegevens’
Opdracht departements advocaat
Advocaat
Beslissing voor verdere actie en
antwoorden
op
vragen
departements-advocaat
Advocaat
Stopzetting geschil
Processen
‘uitgaven’,
‘borgtochten’,
expertise’
O&O
Kennisgeving vonnis
Registratie vaststelling
‘ontvangsten’,
‘vergunningen’,
‘operationele
Processen
‘ontvangsten’,
‘uitgaven’,
‘vergunningen’,
‘borgtochten’,
‘operationele
expertise’,
‘verz.
en
beh.
Persoonlijke gegevens’, ‘mobiel
toezicht’, administratieve en
boekhoudkundige
controle’
O&O
Proces
‘verz.
en
beh.
persoonlijke gegevens’
Kennisgeving
niet-verklaring
minnelijke schikking
Extern
Opdracht voor opstellen 350, PV
of verslag
Processen
‘verzamelen
en
beheren pre-arrival gegevens
en aangiften’, ‘administratieve
en boekhoudkundige controle’
‘mobiel
toezicht’
O&&O
Kennisgeving
overtreding
Extern
vastgestelde
Proces
‘borgtochten’,
persoonlijke
‘risicobeheer’
‘ontvangsten’,
‘verz. en beh.
gegevens’,
Kennisgeving beslissing
Extern
Processen ‘verz. en beh. prearrival gegevens en aangiften’,
‘adm. en boekh. controle’,
‘mobiel
toezicht’
O&O
Afstand van de goederen
Proces
documentatie’
Uitnodiging tot betalen
Extern
Aanvraag
inschrijving
‘Patrimonium
hypothecaire
137
317592131
18/07/2002
Te stellen borg
Proces ‘ontvangsten’
Dagvaarding
Extern
138
317592131
18/07/2002
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
5.4. Proces ‘mobiel toezicht’

5.4.1. Bestaansreden
Het proces ‘mobiel toezicht’ dient om het ‘compliance’ gedrag te
bevorderen en de criminele goederen te weren aan de hand van
fysieke controle, documentaire controle en ontradende bewaking.
De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op:
de samenleving inzake gezondheid, veiligheid en milieu te
beschermen
overeenstemming tussen de gegevens en de goederen te
verzekeren
de naleving van de fiscale en niet fiscale wettelijke voorschriften te
verzekeren
dit met een minimum aan hinder voor de klant en een maximale
reductie van het oponthoud van de goederen
5.4.2. Omschrijving
Deze controles worden aan de grens, of op de openbare weg of in de
instelling van de klant uitgevoerd.
Deze controles kunnen ook in samenwerking met andere Belgische
controlediensten (RVA, Federale Politie, Economische Inspectie...) of
andere Europese douanediensten uitgevoerd worden.

Plannen
o voor
de
verplichte
tijdkritische
controleopdrachten :

ontvangen controleopdrachten

toewijzen van de nodige middelen
o voor de niet-tijd kritische fysieke controles en
documentaire controles

bepalen van de beschikbare capaciteit

opnemen in een planning

toewijzen aan een team
o voor de controles die niet uitgevoerd kunnen
worden

afleggen van verantwoording
o voor alle de controles

ter beschikking stellen van de nodige
instructies om de controles uit te voeren
o voor bepaalde controles

bijstand
vragen
van
andere
overheidsdiensten (Economische Zaken,
Landbouw,...)
Uitvoeren
o uitvoeren van fysieke en documentaire controles
o binnen het kader van de uitvoering van het
controle, kunnen de ambtenaren beroep doen op
ondersteuningsmateriaal ontwikkeld binnen het
proces ‘operationele expertise’.
o tijdens
de controle zal ook op geregelde
tijdstippen of wanneer nieuwe informatie aan het
licht komt, afgetoetst worden of het verantwoord
139
317592131



is de ingezette aanpak te wijzingen of de controle zelfs
stop te zetten
o het kan ook nodig zijn de controle te ondersteunen
d.m.v. zaak behandeling fraudetaken. Deze taken
bestaan uit het verkrijgen van materiële vaststellingen
en het opsporen van concrete feiten die dienstig zullen
zijn in de onderbouwing van het vaststellen van fraude
o voor de controles die niet uitgevoerd kunnen worden
moeten wij verantwoording afleggen
Rapporteren
o documenteren in het controleverslag
o doorgeven van uitgevoerde activiteiten, vaststellingen
en aanbevelingen
Nemen van bewarende maatregelen
o heeft betrekking op de handelingen die gesteld worden
om de rechten van de FOD Financiën veilig te stellen,
zoals nemen van een wettelijke hypotheek, de
aanhouding, het in beslag nemen van goederen of
borgstelling
Transactionele afhandelen - onmiddellijk afhandelen
o heeft betrekking op de handelingen die gesteld worden
om de begane onregelmatigheden of overtredingen te
bestraffen.
o de controlerende ambtenaar heeft van de gewestelijk
administrateur delegatie gekregen om aan de
overtreder onmiddellijk bij de vaststelling een
minnelijke schikking aan te bieden om de overtreding af
te handelen.
18/07/2002
5.4.3. Startschot
Naam startschot
Interface
Lijst
met
verplicht
te
controleren fiscale en niet
fiscale subjecten of objecten,
inclusief
voorgeschreven
aanpak en feedbackvereisten
Proces ‘selectie controle’
Lijst met de te controleren/niet
te
controleren
transacties
inclusief
voorgeschreven
aanpak
en
feedback
vereisten.electiecontrole
Proces ‘selectie controle’
Nationale
acties
internationale
Extern
(andere
overheden,
Douanediensten, RVA, Federale
Politie...)
Controleopdracht
i.v.m.
aanvraag tot rectificatie en
aanzuiveringen
Proces ‘verzamelen en beheren
van pre-arrival gegevens en
aangiften’
en
5.4.4. Resultaat
Naam resultaat
Interface
Terugwijzing
Extern
140
317592131
18/07/2002
Bevestiging van de juistheid
van de gegevens van de
aangifte
Proces ‘risicobeheer’
Bevestiging van de naleving
van
de
verplichtingen
die
volgen uit de aangifte
Proces ‘risicobeheer’
Bevestiging van de naleving
van
de
verplichtingen
die
volgen uit de vergunning
Proces ‘risicobeheer’
Minnelijke schikking
Processen
‘bewarende
maatregelen’ en patrimonium
Proces
Fraude’
Geselecteerde klant
Proces ‘selectie controle’
Proces
Fraude’
Geselecteerd
(bepaalde)
vervoermiddelen
‘dossierbehandeling
‘dossierbehandeling
Proces ‘selectie controle’
Proces
Fraude’
‘zaakbehandeling
Proces
Fraude’
‘dossierbehandeling
Extern (andere
FOD Financiën)
5.4.5. Belangrijkste inputs
Geselecteerd reiziger
FOD’s,
RVA,
Proces ‘selectie controle’
Naam input
Interface
Proces ‘zaakbehandeling fraude
Individuele controleprogramma
Proces ‘selectie controle’
Proces
Fraude’
- Standaard vergunning
Individuele controleprogramma
Proces ‘selectie controle’
- Grote Klant
Klantengegevens
Geselecteerde
aangifte
Proces ‘selectie controle’
melding,
Proces ‘selectie controle’
Proces
Fraude’
‘zaakbehandeling
Beslissing
om
bepaalde
activiteiten waar te nemen
(vernietigingen,
uitzonderlijke
prestaties, vaststellen van de
aanwezigheid van goederen
(actieve
verdeling,
verhuisboedels, bewaking van
goederen))
‘dossierbehandeling
Extern (Klant)
Proces
Fraude’
‘dossierbehandeling
Proces ‘selectie controle’
141
317592131
18/07/2002
Beslissing
van
aanwezigheid
preventieve
Proces ‘selectie controle’
Proces
Fraude’
Selectie
van
goederenstromen
bepaald
‘dossierbehandeling
Proces ‘selectie controle’
5.4.6. Belangrijkste outputs
Naam output
Controleverslag
negatieve)
Interface
(positieve
en
Monsters
Proces ‘risicobeheer’
Proces ‘risicobeheer’
Proces ‘operationele expertise’
(laboratorium van D&A en
O&O)
Extern
(laboratorium
Economische Zaken)
Rapporten,
statistieken
algemene gegevens
en
van
Proces ‘opvolging’
142
317592131
5.5. Proces ‘zaakbehandeling Fraude’
5.5.1. Bestaansreden
Het proces ‘zaakbehandeling fraude’ dient enerzijds om de zaken
die verder onderzocht moeten worden bloot te leggen naar
omvang (de ernst van de fraude) en reikwijdte (de betrokkenen
bij de zaak). Dit gebeurt door middel van onderzoeken en
operaties. Eveneens worden hieruit lessen getrokken voor de
behandeling van andere zaken. De activiteiten worden opgestart
wanneer er een vaststelling van fraude is geweest ofwel met
aanzienlijke zekerheid kan gezegd worden dat fraude voorkomt,
en waarbij deze vermoedens door specifieke acties moeten
worden bevestigd.
De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking
op:
-
-
Bevestigen van aanzienlijke vermoedens van fraude door specifieke
acties te ondernemen.
Het verzekeren van de bestrijding van het geheel van de
fraudeaspecten van een zaak, niet alleen de fiscale aspecten
Het verzekeren van de proportionele inzet van middelen in
vergelijking met de ernst van de fraude en de verwachte impact van
de acties
Het genereren van informatie ten behoeve van andere interne en
externe diensten betrokken in het geheel van de fraudebestrijding,
in het bijzonder de diensten die instaan voor het risicobeheer, de
controles en het nazicht.
18/07/2002
5.5.2. Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
-
-
Bepalen van strategie: voor de behandeling van de zaak
wordt een strategie uitgetekend die rekening houdt met de
karakteristieken, de belangrijkheid van de zaak, en de
dringendheid. Dit omvat ook het inschatten van de noodzaak
en mogelijkheden tot samenwerking met andere binnenlandse
of
buitenlandse
(gebruik
van
internationale
bijstandsmechanismen of samenwerking,…) partijen in het
geheel van de fraudebestrijding.
Op basis van info verkregen uit de behandeling van andere
zaken en dossiers, lokale kennis, buitenlandse, gerechtelijke
of
andere
externe
bronnen,
wordt
een
passend
opsporingsmodel opgesteld dat zal worden toegepast voor het
opsporen van fraude.
Uitvoeren van de strategie: de vooropgestelde activiteiten
worden uitgevoerd volgens de bepaalde strategie om op een
gerichte manier de omvang van de zaak en/of het gebruikte
fraudemechanisme in kaart te brengen. Hierbij worden
individuele dossiers (of taken binnen een opsporingsoperatie)
opgestart en toegewezen aan de gepaste diensteenheden.
Voor de betrokken dossiers wordt eventueel een standaard
aanpak uitgetekend. Gedurende de looptijd van het onderzoek
of de specifieke opsporingsoperatie wordt de realisatie van de
strategie opgevolgd en afgezet tegen de verwachte
resultaten. Indien nodig wordt de strategie aangepast of
wordt het onderzoek stopgezet (kosten/baten afweging).
143
317592131
-
-
-
Evalueren van de gevolgde strategie: van zodra het zinvol is en ook
na afloop van het onderzoek of de operatie worden de acties
geëvalueerd op de elementen die nuttig kunnen zijn voor
toekomstig onderzoek, de mate waarin de vooropgestelde resultaten
zijn behaald en de wijze waarop de middelen zijn ingezet. Hierbij
wordt omtrent de resultaten feedback gegeven aan o.m.
risicobeheer, zeker wat betreft nieuwe fraudefenomenen of
varianten van de bestaande en waar mogelijk, ook aan de partijen
die aan de basis lagen van de eerste signalen. Vaststellingen van
specifieke nieuwe fraudegevallen worden teruggekoppeld naar
inputbeheer om na beoordeling eventuele nieuwe zaken of dossiers
op te starten.
De resultaten kunnen beoordeeld worden op verschillende gebieden
die niet tot de FOD Financiën beperkt blijven (belasting in
buitenland, geïnde sociale bijdragen, strafrechtelijke vervolging,…).
Opsporing: deze activiteitblok bestaat hoofdzakelijk om de
gestructureerde en gesignaleerde wijdvertakte fraude door middel
van specifieke opsporingsacties bloot te leggen en te bestrijden.
Deze activiteiten brengen vaak een grote mate van internationale
samenwerking met zich mee.
Interactie: Binnen het kader van dit proces zullen verschillende
types interacties plaatsvinden:
aanvraag status behandeling,
aanvraag uitstel, aanvraag akkoord, enz.
Om een optimale
behandeling en correcte opvolging te verzekeren, zullen de
verschillende types interacties die verbonden zijn aan dit proces
verder worden uitgewerkt in het proces Algemene interactieSpecifieke interacties.
18/07/2002
5.5.3. Startschot
Naam startschot
Interface
Opstarten van een zaak
Proces ‘inputbeheer fraude’
Gezamenlijk
zaak
onderzoeken
Proces ‘inputbeheer fraude’
specifieke
Proces ‘inputbeheer fraude’
Beslissing tot stopzetting van
een andere zaak
Proces ‘inputbeheer fraude’
Beslissing tot consolidatie van
een andere zaak
Proces ‘inputbeheer fraude’
te
Op
te
starten
opsporingsoperatie
5.5.4. Resultaat
Naam resultaat
Interface
Het, zoveel als haalbaar is,
bereikt hebben van de
vooropgestelde kwantitatieve
en kwalitatieve resultaten
Communicatie van
informatie/feedback over
onderzoek- en
Proces ‘inputbeheer fraude’
Proces ‘risicobeheer’
144
317592131
opsporingsresultaten
18/07/2002
Extern (internationale partners,
...)
5.5.5. Belangrijkste inputs
Naam input
Interface
Signalen en risicobeoordeling
(risicoparameters, …) /
inlichtingen m.b.t. een op te
starten zaak (zaakmap)
Proces ‘inputbeheer fraude’
Feedback uit de behandelde
individuele dossiers
(Controleverslagen, informatie
van het gerecht,
bezwaren/verzet van de
belastingplichtigen, vonnissen
en arresten, werkelijk geïnde
bedragen, enz)
Proces ‘dossierbehandeling
fraude’
Data verkregen in het kader
van protocol MOU
Extern
Planning van de middelen
(resourceplanning)
Managementprocessen
Proces ‘risicobeheer’
Proces ‘nazicht fiscale situatie’
Proces ‘inputbeheer fraude’
5.5.6. Belangrijkste outputs
Naam output
Interface
Beslissing om een welbepaald
dossier volledig of gedeeltelijk
zelf te behandelen
Proces ‘dossierbehandeling
fraude’
Uitlopers om door anderen te
laten behandelen
Proces ‘risicobeheer’
Proces ‘administratieve en
boekhoudkundige controle’
Proces ‘nazicht fiscale situatie’,
Proces ‘vorderen van rechten’
‘Aanbevelingen’ voor
samenwerking of vlotte
uitwisseling van gegevens of
prioritaire behandeling van een
zaak
Proces ‘dossierbehandeling
fraude’
Proces ‘vorderen van rechten’
Proces ‘inputbeheer
invordering’
Proces ‘bewarende
maatregelen’
Extern
Standaard aanpak voor de
dossiers betrokken in een
bepaalde zaak
Proces ‘dossierbehandeling
fraude’
Proces ‘nazicht fiscale situatie’
145
317592131
18/07/2002
Proces ‘vorderen van rechten’
Spontane inlichtingen en
verslagen voor binnenlandse,
buitenlandse of internationale
partners in de strijd tegen de
fraude
Extern
Informatie aan het gerecht
Extern
Vragen om informatie aan
buitenlandse administraties
Extern
Vaststelling tijdens een
opsporingsoperatie
Proces ‘inputbeheer fraude’
Mogelijke dossiers die wijzen op
een andere zaak/
zaakoverschrijdende informatie
Proces ‘inputbeheer fraude’
Inlichtingen i.v.m. een dossier
in een zaak
Proces ‘dossierbehandeling
fraude’
Kenniselementen voor de
aanpak van soortgelijke zaken
(risicogebonden informatie)
Proces ‘bepalen controle
aanpak’
Initiatief naar media
Proces ‘strategie en uitwerking
dienstverleningsmodellen’
Bijstandsvraag
Proces ‘mobiel toezicht’, Proces
‘inputbeheer fraude’, Extern
Rapporten (interne werking,…),
Proces ‘opvolging’
statistieken en algemene
gegevens
Managementprocessen
Draaiboek van een operatie
Proces ‘zaakbehandeling
fraude’
Impuls voor R&W
Proces ‘impulsbeheer’
Proces ‘risicobeheer’
146
317592131
5.6. Proces ‘dossierbehandeling Fraude’
18/07/2002
-
5.6.1. Bestaansreden
Het proces ‘dossierbehandeling Fraude’ dient om voor een
welbepaald dossier in een zaak, bewijsmateriaal te verzamelen,
de daders van een fraude te identificeren evenals de ernst van
de fraude en deze te volgen doorheen hun volledige afhandeling,
en ook om hieruit lessen te trekken voor de behandeling van de
andere dossiers in deze zaak. Het proces wordt dus opgestart
met elementen die wijzen op bestaande fraude in binnen- of
buitenland en leidt tot gericht onderzoek.
De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking
op:
-
Het beteugelen van misdrijven of inbreuken op de fiscale wetgeving
Het nastreven van ontradingseffect door een effectieve behandeling
van de dossiers
Het verzekeren van het blootleggen van de essentiële aspecten
nodig voor het aantonen van de ernst van de fraude
-
-
-
-
5.6.2. Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
-
Bepalen van aanpak: voor de geïdentificeerde betrokkenen wordt
een aangepaste benadering uitgetekend binnen de strategie die
gedefinieerd wordt in het proces ‘zaakbehandeling fraude’. Deze
aanpak kan impliceren dat meerdere entiteiten het werk verdelen.
-
Deze dossieraanpak houdt ook de concrete operationele
planning van de onderzoeksactiviteiten in.
Uitvoeren van aanpak: de uitgetekende aanpak wordt
geïmplementeerd. Tijdens de onderzoeksactiviteiten wordt
stelselmatig alle beschikbare informatie aan het dossier
toegevoegd. Gedurende het onderzoek van een dossier wordt
het verloop regelmatig geëvalueerd. Indien nodig wordt de
aanpak gewijzigd of de dossierbehandeling stopgezet.
Evalueren gevolgde aanpak: de gevolgde aanpak wordt, van
zodra het zinvol is en na afloop, beoordeeld op de mate
waarin ze de verwachte resultaten heeft bereikt en de mate
waarin de informatie die hieruit is voorgekomen kan
hergebruikt worden voor de aanpak van andere dossiers in
deze zaak of ten dienste kan staan van andere partijen o.m.
risicobeheer. Dit omvat ook communicatie van de nodige
informatie en resultaten indien dit nodig en mogelijk is.
Behandelen van geschillen: dit activiteitenblok omvat zowel
de administratieve fase, de gerechtelijke en afhankelijk van
de materie een strafrechterlijke of andere procedure.
Bekeuringsactiviteiten voor transactionele afhandeling met
onmiddellijke beslissing: dit omvat taken die betrekking
hebben op een onmiddellijke minnelijke schikking.
Bekeuringsactivititeiten voor bewarende maatregelen Douane
& Accijnzen: dit omvat taken m.b.t. een aanhouding of een
inbeslagneming van goederen.
Interactie: Binnen het kader van dit proces zullen
verschillende types interacties plaatsvinden: aanvraag status
behandeling, aanvraag uitstel, aanvraag akkoord, enz. Om
een optimale behandeling en correcte opvolging te
verzekeren, zullen de verschillende types interacties die
147
317592131
18/07/2002
verbonden zijn aan dit proces verder worden uitgewerkt in het
proces Algemene interactie-Specifieke interacties.
5.6.3. Startschot
Naam startschot
Interface
Beslissing om een welbepaald
dossier volledig of gedeeltelijk
zelf te behandelen
Proces ‘zaakbehandeling
Fraude’
Nieuwe informatie verkregen
vanuit de zaak voor een lopend
dossier
Proces ‘zaakbehandeling
fraude’
Proces ‘inputbeheer fraude’
voor snelle coördinatie
5.6.4. Resultaat
Naam resultaat
Interface
Definitief verschuldigd bedrag
(met nadruk op hetgeen
uiteindelijk binnenkomt in de
schatkist) of vastgestelde
overtredingen
Proces ‘ontvangsten’
Stopzetting dossierbehandeling
(geen fiscale schuld noch
overtreding)
Proces ‘zaakbehandeling
fraude’
Proces ‘administratieve en
boekhoudkundige controle’
5.6.5. Belangrijkste inputs
Naam input
Interface
Ingezamelde gegevens
(opdracht, klacht, vaststellingen
afkomstig van
P/KMO/GO/Invordering/D&A/….
vragen van het gerecht, vragen
van buitenlandse fiscale
diensten, constateringen uit
risicobeheer, over frauduleuze
goederenstromen…)
Proces ‘inputbeheer fraude’
Inlichtingen die aanleiding
gaven tot behandeling
individueel dossier
Proces ‘zaakbehandeling
fraude’
Beschrijving van
fraudefenomenen
Proces ‘inputbeheer fraude’
Standaard aanpak voor
behandeling van dossier
Proces ‘zaakbehandeling
fraude’
Aansporing tot nemen van
prioritaire acties
Proces ‘zaakbehandeling
fraude’
Ontvangst bezwaarschrift
Extern
Ontvangst
(verzoekschrift/
Extern
Proces ‘operationele expertise’
inleiding
verzet) voor
148
317592131
18/07/2002
alle rechtsinstanties (fiscale en
niet-fiscale procedures)
Briefwisseling met
belastingplichtige in kader van
onderzoek
Extern
Briefwisseling met
belastingplichtige in kader van
geschil
Extern
Briefwisseling met derden
Extern
Conclusies van de tegenpartij
voor alle rechtsinstanties
Extern
Planning van de middelen
(resourceplanning)
Managementprocessen
Afleveren van informatie
Extern
Mogelijke nieuwe dossiers/zaken
Proces ‘inputbeheer fraude’
Feedback over resultaten en
vooruitgang van de
dossierbehandeling
Proces ‘zaakbehandeling
fraude’
Bijstandsverzoeken
Proces ‘mobiel toezicht’
Proces ‘inputbeheer fraude’
5.6.6. Belangrijkste outputs
Naam output
Interface
Standpunt van de administratie
i.v.m. de verschuldigde sommen
of tegoeden (bericht van wijziging,
procedure stukken, …)
Proces ‘berekenen schuld,
tegoed, fin. risico’s & recht
tot terugbet.’
Wijziging van de schulden en
tegoeden
Proces ‘ontvangsten’
Kennisgeving aan het gerecht
Extern
Proces ‘uitgaven’
Extern
Briefwisseling met
belastingplichtige in kader van
onderzoek
Extern
Briefwisseling met
belastingplichtige in kader van
geschil
Extern
Briefwisseling met derden
Extern
Conclusies van de administratie
voor alle rechtsinstanties
Extern
Mededelingen aan Invordering
i.v.m. invorderingsactiviteiten
Proces ‘inputbeer
invordering’
Proces ‘bewarende
maatregelen’
Spontane inlichtingen aan
buitenland
Extern
149
317592131
18/07/2002
Status van eventuele bezwaren
Proces ‘ontvangsten’
Kenniselementen voor de aanpak
van soortgelijke dossiers
(risicogebonden informatie)
Proces ‘zaakbehandeling
fraude’
Proces ‘operationele
expertise’
Proces ‘risicobeheer’
Rapporten (interne werking,…),
statistieken en algemene
gegevens
Proces ‘opvolging’
Impuls voor R&W
Proces ‘impulsbeheer’
Bekeuringsakten
Proces ‘administratieve en
boekhoudkundige controle’
Inventaris van in beslag genomen
goederen en ontvangstbewijs
Proces ‘administratieve en
boekhoudkundige controle’
Managementprocessen
150
317592131
5.7. Proces ‘voorstel voor invorderingsactie’
18/07/2002
5.7.2. Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
5.7.1. Bestaansreden
Het proces ‘voorstel voor invorderingsactie’ wordt uitgetekend
om een eerste voorstel te maken van de aangewezen
invorderingsprocedure die voor geïdentificeerde dossiers kan
worden ingesteld. Het betreft een voorstel tot het instellen van
een bepaalde invorderingsactie aangezien wettelijk gezien de
rekenplichtige persoonlijk verantwoordelijk is voor de belasting
waarvan de invordering hem werd toevertrouwd. De exclusieve
beslissingsbevoegdheid behoort derhalve tot de betrokken
rekenplichtige.
De organisatie van de feedback van de voorgestelde invorderingsacties
is cruciaal teneinde deze te kunnen toetsen aan de behaalde resultaten.
De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking
op:
-
-
-
De verdeling van de beschikbare middelen: de optimalisatie van de
human resources, de materiële en financiële middelen van de
administratie om te komen tot een juiste invordering van de
belasting en een minimaliseren van de fiscale en niet-fiscale risico’s
De praktische toepassing van de risicoprofielen: richtlijnen
organiseren voor de voorstellen tot instelling van een aangewezen
invorderingsactie en voor de ingreep van de overheidsbeslissingen
Streven naar een gelijke behandeling door het objectiveren van de
voorstellen tot instelling van een invorderingsactie
-
-
Confronteren
en
komen
tot
een
voorstel
voor
invorderingsactie: op basis van de confrontatie van een fiscaal
object of subject met de verschillende profielen die van
toepassing zijn, wordt het risiconiveau van dit fiscaal object of
subject bepaald. De vertaling hiervan leidt tot een concreet
voorstel voor invorderingsactie en het opslaan van de
motieven die geleid hebben tot het voorstel tot instelling van
een
invorderingsactie.
Op
termijn
zal
dit
eerste
activiteitenblok een louter ICT applicatie zijn.
Nazien voorstel: De intelligentie van het systeem voor
voorstel van een invorderingsactie zal mettertijd groeien op
basis van ervaringen met en verwerkingen van risicoprofielen.
Ondertussen zal het nazicht van het voorstel van groot belang
zijn om de kwaliteit van het voorstel na te kijken.
5.7.3. Startschot
Naam startschot
Interface
Gevalideerd profiel met typologie
en materiële ter beschikking
stelling
Proces
invorderingsaanpak’
‘bepalen
151
317592131
18/07/2002
5.7.4. Resultaat
Proces ‘invordering’
Naam resultaat
Interface
Proces
Invordering’
Voorstel voor invorderingsactie
Proces ‘invordering’
Managementprocessen
Proces ‘operationele expertise’
‘inputbeheer
5.7.6. Belangrijkste outputs
5.7.5. Belangrijkste inputs
Naam input
Interface
Lijst onbetaalde schulden en
het lastenboek (object/subject)
Proces ‘inning’
Volledige profiel
Proces
invorderingsaanpak’
Inventaris
middelen
van
beschikbare
‘bepalen
Naam output
Interface
Listings
en/of
statistieken
opgemaakt door ICT
Proces ‘invordering’
Richtlijnen voor de motivatie
van de feedback
P&O
ICT
Alle processen
Fiscale en niet-fiscale gegevens
omtrent operator
Proces ‘verzamelen en beheren
persoonlijke gegevens’
Proces ‘verzamelen en beheren
fiscale gegevens’
Lokale kennis
Proces ‘nazicht fiscale situatie’
Proces ‘operationele expertise’
152
317592131
18/07/2002
inschatten van de solvabiliteit van de onderneming en de
mate waarin er mag verwacht worden dat zij haar
verplichtingen zal nakomen. Deze inschatting gebeurt op
basis van het auditverslag en het solvabiliteitsrapport
o inschatten van de te stellen zekerheid bepaald op basis
van de twee vorige inschattingen
Aanvaarden van de borgtocht
o omvat alle activiteiten die verband houden met het
aanvaarden van de akte van borgtocht daaronder
begrepen het aanvragen van de schatting van als
onderpand aangeboden goederen, het nemen van
hypothecaire inschrijvingen, en het afgeven van bewijzen
om het stellen van de borgtocht aan te tonen in andere
Lidstaten van de E.U.
Beheren van de borgtochten
o periodieke evalueren van de borgtocht
o evalueren van de borgtocht op vraag van de
onderneming
o evalueren van de borgtocht naar aanleiding van
informatie vanuit het proces ‘risicobeheer’ of van
informatie verstrekt door de onderneming
o afgeven van certificaten van borgtocht
o bewaken termijnen van vergunningen en de implicaties
op het financieel risico
Opvolgen van de opzegging van de borgtochten
o registreren en in kennis stellen van alle betrokken van de
opzegging
o opvolgen van de verplichtingen verbonden aan de
opgezegde akte
o vrijgeven van de akte, verlenen van handlichting voor de
hypothecaire inschrijvingen of vrijgeven van de in pand
o
5.8. Proces ‘Borgtochten’
5.8.1. Bestaansreden
Het proces ‘borgtochten’ dient om met instemming van de
belastingplichtige de nodige waarborgen te nemen opdat zij hun
financiële verplichtingen zouden nakomen ten aanzien van
Douane en accijnzen. Het bewarend beslag valt niet onder dit
proces.
De belangrijkste doelstelling voor dit proces heeft betrekking op:
 met een minimum aan hinder voor de handel, een solide zekerheid
bieden voor de inning van de eventuele verschuldigde bedragen
-
-
Opmerkingen:
 het kan gaan om borg in geld, personele zekerheden, zekerheid in
roerende goederen of in effecten
 meestal gaat het proces borgtochten gepaard met het proces
vergunningen. In het proces ‘Vergunningen’ worden aan de
ondernemingen bepaalde faciliteiten toegestaan, mits het stellen
van een borg, waarmee het financiële risico van de overheid toch
binnen aanvaardbare perken worden gehouden
-
5.8.2. Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
-
Bepalen en berekenen van borgtocht
o inschatten van de schulden die kunnen voortvloeien uit de
activiteiten van de onderneming
153
317592131
-
gegevens warden, van zodra komt vast te staan dat alle
verplichtingen ten aanzien van de akte werden voldaan
Interactie
o binnen het kader van dit proces zal een type interactie
plaatsvinden: bespreken en onderhandelen borgtocht. Om een
optimale behandeling en correcte opvolging te verzekeren, zal
dit type interactie die verbonden is aan dit proces verder worden
uitgewerkt in het proces Algemene interactie-Specifieke
interacties.
18/07/2002
5.8.3. Startschot
Naam startschot
Interface
Borgvereiste uit hoofde van
een vergunning
Proces ‘vergunningen’
Schuld of financieel risico
Proces 'berekenen schuld,
tegoed, financiële risico’s of
recht tot terugbetaling’
Vraag voor herziening van
de borgstelling (type of
bedrag)
Extern (Klant)
Informatie
Proces ‘risicobeheer’
Extern (Klant)
Aanvraag
borgtocht
certificaat
van
Extern (Klant)
Opzegging
Extern (Klant)
In gebreke blijven van de
borg
Proces ‘ontvangsten’
Periodieke opvolgingsplicht
Reglementering en
werkmethodes
Proces ‘invordering’
154
317592131
18/07/2002
5.8.5. Belangrijkste inputs
5.8.4. Resultaat
Naam resultaat
Aanvaarde
borgtocht
Interface
akte
van
Afwijzing van de akte van
borgtocht
Naam input
Interface
Verbintenissen
Proces
‘verzamelen
en
beheren
pre-arrival
gegevens en aangiften’
Schuldberekening
Proces 'berekenen schuld,
tegoed, financiële risico’s of
recht tot terugbetaling’
Rapport voorafgaande audit
Proces ‘administratieve en
boekhoudkundige controle’
Controleprogramma
Proces
‘bepalen
controleaanpak’
Vergunning
Proces ‘vergunningen’
Risicoprofiel
Proces ‘risicobeheer’
Rapport
solvabiliteitsonderzoek
Proces
Invordering’'
Invorderingsgegevens
Proces
‘verz
en
beh.
Persoonlijke gegevens’
Extern (Klant)
Proces ‘ontvangsten’
Extern (Klant)
Proces ‘vergunningen’ of
Proces
‘verzamelen
en
beheren
pre-arrival
gegevens en aangiften’
Borgstelling
Proces ‘vergunningen’
Certificaat van borgtocht of
GRN (Guarantee Reference
Number)
Extern (Klant)
Voorstel
borgstelling
onroerende goederen
in
van
'inputbeheer
Extern (Klant)
Akte van borgtocht
Extern (Klant)
Schatting
Proces
‘waarderen
van
155
317592131
18/07/2002
goederen’
Depositobewijzen
Extern
Hypothecaire toestand van
de onroerende goederen
Proces
‘leveren
van
patrimoniuminformatie’
Bevestiging
inschrijving
Proces
‘leveren
van
patrimoniuminformatie’
hypothecaire
Schuldtoestand
5.8.6. Belangrijkste outputs
Naam output
Interface
Vaststelling vereiste borg
Proces ‘vergunningen’
Aanvraag schuldberekening
Proces 'berekenen schuld,
tegoed, financiële risico’s of
recht tot terugbetaling’
Verzoek
gegevens
Proces ‘administratieve en
boekhoudkundige controle’
Proces ‘ontvangsten’
Proces ‘invordering’
toelichting
Niet-aangezuiverde
verbintenissen
Proces ‘verz. en beh. Prearrival
gegevens
en
aangiften’
Controleverslag
Proces ‘administratieve en
boekhoudkundige controles’
Aanvraag schatting
Kennisgeving
verlies
of
diefstal van een certificaat
van borgtocht
Extern
Voorstel aanpassing
van borgtocht
Hernieuwde
stukken
Extern
stavende
Extern
Proces
‘waarderen
goederen’
akte
van
Extern (borg)
Proces ‘vergunningen’
Proces ‘verz. en beh. van
pre-arrival
gegevens
en
aangiften’
Vraag voor verstrekking van
ontbrekende bijlagen
Extern
Aanvraag schuldtoestand
Proces ‘ontvangsten’
Proces ‘invordering’
156
317592131
Aanvraag
aangezuiverde
verbintenissen
18/07/2002
niet-
Proces ‘verz. en beh. van
pre-arrival
gegevens
en
aangiften’
Voorstel voor aanpassing
van het certificaat van
borgtocht
Extern (Aangever)
Hypothecaire inschrijving
Proces
‘bewaren
bijwerken
documentatie’
Bevestiging
inschrijving
Proces
‘bewaren
bijwerken
documentatie’
Kennisgeving
aanvaarding
akte van borgtocht
Proces ‘vergunningen’
en
van
of
Proces ‘verz. en beh. van
pre-arrival
gegevens
en
aangiften’
hypothecaire
Aanvraag
heroverlegging
stavende stukken
Extern
Opzegging
borgtocht
Extern
(borg
belastingplichtige)
akte
van
Kennisgeving opzegging
Proces
‘verz.
en
beh.
persoonlijke gegevens’
Verzoek voor aanpassing
van
de
borgtocht
of
opzegging van de borgtocht
Extern (Aangever)
Bericht niet-uitvoering van
de gevraagde aanpassing
van de borgtocht
Proces ‘verz. en beh. van
pre-arrival
gegevens
en
aangiften’
Proces ‘verz. en beh. prearrival
gegevens
en
aangiften’
Proces ‘ontvangsten’
Bevestiging
opzegging
Of
Proces ‘vergunningen’
en
Proces ‘vergunningen’
Extern (aangever)
Evaluatierapport
en
van
van
Ontlasting
(van
verplichtingen
voortvloeiende
uit
opgezegde
akte
borgtocht)
de
Extern
de
Extern
de
van
Proces ‘vergunningen’
Proces ‘verz. en beh prearrival
gegevens
en
aangiften’
Proces ‘ontvangsten’
157
317592131
Handlichting
inschrijving
18/07/2002
hypothecaire
Proces
‘bewaren
bijwerken
documentatie’
en
van
Kennisgeving opzegging en
vrijgaven van het deposito
Deposito & Consignatiekas
Vrijgave van de akte van
borgtocht
Extern
Negatieve beslissing over de
vraag voor ontlasting
Extern
158
317592131
18/07/2002
o
5.9. Proces 'bewarende maatregelen'
5.9.1. Bestaansreden
Het proces ‘bewarende maatregelen’ bestaat uit het waarborgen
van de rechten van de schatkist voor nog vast te stellen rechten.
De belangrijkste doelstelling voor dit proces heeft betrekking op:
-
Het nemen van maatregelen met als doelstelling het waarborgen
van de invordering van nog te vestigen schulden voor dewelke de
“bewijsleverende” elementen doen vermoeden dat een belangrijke
bijdrage ten laste van een belastingsschuldige gecreëerd zal
worden, een bijdrage die niet-recupereerbaar wordt door de huidige
kredietwaardigheid van de geïnteresseerde of van de door hem
uitgevoerde manoeuvres om zijn insolvabiliteit te organiseren.
Opmerking: De bewarende maatregelen en hypotheken voor de
vastgestelde rechten (tegen belastingschuldige of derde) zijn onderdeel
van het proces 'invordering'. De omzetting van de bewarende
maatregelen in uitvoerende maatregelen wordt beschreven in het proces
'invordering'.
5.9.2. Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
-
Het opstellen van een verzoekschrift aan de beslagrechter en het
nemen van bewarende maatregelen:
-
Dit verzoekschrift wordt opgesteld na een onderzoek
van de verkregen inlichtingen van de fiscale
ambtenaren gedetacheerd naar de ad hoc-cel van het
centrale
bureau
tegen
de
georganiseerde
economische en fiscale criminaliteit (CDGEFID) of na
een onderzoek van de aanvragen van de
verantwoordelijke ambtenaren van de wijzigingen ten
gronde in het fiscale dossier en meer bepaald van de
wijzigingen met betrekking tot “carrousel-fraude” die
tevens kunnen gebruikt worden in de strijd tegen de
georganiseerde criminaliteit
Het inhouden van een belastingskrediet (BTW, KB 4, 81 §3 lid)
Indien de schuld zeker, ‘liquide’ en eisbaar is, worden de
genomen bewarende maatregelen omgezet in uitvoerende
maatregelen.
5.9.3. Startschot
Naam startschot
Interface
Vaststelling of kennisgeving van
gekarakteriseerde fraude in
hoofde van een
belastingplichtige
Proces 'dossierbehandeling
Fraude'
Proces 'nazicht fiscale situatie'
(voor andere fiscale entiteiten
dan Douane & Accijnzen)
Proces 'administratieve en
boekhoudkundige controle'
159
317592131
18/07/2002
(voor Douane & Accijnzen)
Proces 'mobiel toezicht' (voor
Douane & Accijnzen)
Elementen die het risico
aantonen van een vermindering
van de kredietwaardigheid van
een potentiële
belastingsschuldige
Proces ‘dossierbehandeling
Fraude’
Proces ‘nazicht fiscale situatie’
(voor andere fiscale entiteiten
dan Douane & Accijnzen)
5.9.5. Belangrijkste inputs
Naam input
Interface
Informatie ontvangen van de
ondersteunende cel CDGEFID
Extern
Informatie vanwege de
ambtenaren belast met
diepgaand nazicht
Proces 'nazicht fiscale situatie'
(voor andere fiscale entiteiten
dan Douane & Accijnzen)
Proces 'administratieve en
boekhoudkundige controle'
(voor Douane & Accijnzen)
'Proces dossier behandeling
Fraude'
Proces 'mobiel toezicht' (voor
Douane & Accijnzen)
Proces 'administratieve en
boekhoudkundige controle'
(voor Douane & Accijnzen)
Proces ‘Inputbeheer
invordering’
Proces 'mobiel toezicht' (voor
Douane & Accijnzen)
5.9.4. Resultaat
Naam resultaat
Interface
Bewarend beslag
Proces 'invordering'
De inhouding als bewarende
maatregel (BTW)
Proces 'verzamelen en beheren
fiscale gegevens'
Ontvangst verklaring van
derden van belastingsinhouding
Proces 'verzamelen en beheren
fiscale gegevens'
Aanvragen tot inhouding ten
bewarende titel voor de BTWkredieten
Proces ‘verzamelen en beheren
van fiscale gegevens’
Machtiging van beslagrechter
Extern
160
317592131
18/07/2002
Aangevuld enig dossier met
concrete invorderingsgegevens
Proces ‘inputbeheer invordering
5.9.6. Belangrijkste outputs
Naam output
Rapporten,
statistieken
algemene gegevens
Interface
en
Proces ‘opvolging’
Impuls voor R&W
Proces ‘impulsbeheer’
Ondertekend eenzijdig
verzoekschrift tot inbeslagname
Extern
161
317592131
18/07/2002
5.10.2. Omschrijving
5.10. Proces 'invordering'
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:

De invordering bewerkstelligen
o Analyseren van de dossiers i.v.m. openstaande schulden
o Acties nemen rekening houdend met de voorgestelde
invorderingsaanpak:

Verplichte acties: bijvoorbeeld faillissementen,
collectieve schuldenregelingen, concordaten,
onbekwaamverklaarden, stuiting van de verjaring,
e.a.

Acties op initiatief van invordering: bijvoorbeeld
rechtstreekse vervolgingen, onrechtstreekse
vervolgingen, bewarende maatregelen,,
tenuitvoerleggen van vervangende
gevangenisstraffen (voor Douane & Accijnzen en
patri.di.), e.a.
o Opvolgen van de ingestelde acties

Klachten, geschillen en verzoeken in de administratieve fase:
o Behandelen van klachten die betrekking hebben op een
specifiek dossier
o Reageren op interventies (ombudsdiensten,
parlementairen, ministers, “Paleis”,...)
o Nemen van beslissingen (Behandelen vrijstelling
nalatigheidinteresten, behandelen van betwistingen
inzake nalatigheidinteresten en vervolgingskosten)
Geschillen in gerechtelijke fase:
o Dossieranalyse
o Opstellen van conclusies
o Opvolging van de procedures
5.10.1. Bestaansreden
Het proces 'invordering' omvat het uitvoeren van een aantal
procedures met als doel:
-
de nog verschuldigde belastingen, taksen, douaneschulden,
accijnzen, voorheffingen, boeten en toebehoren, enz., voor de
federale staat en andere overheden (inclusief supranationale
overheden) te recupereren.
De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking
op:
Zo snel en zo efficiënt mogelijk recupereren van de nog
verschuldigde bedragen (o.a. ondersteund door de processen
“bepalen van invorderingsaanpak” en “voorstel voor
invorderingsactie” die gebaseerd zijn op 'risicobeheer') en dit met zo
weinig mogelijk kosten voor de burger
Het aansporen van de belastingschuldige om zijn verplichtingen na
te komen
Het nemen van administratieve beslissingen m.b.t. de ingediende
klachten
Opstarten van gerechtelijke acties door de administratie tegen
nalatige belastingschuldigen en derden
Het verdedigen van de administratie tegen gerechtelijke
betwistingen i.v.m. ingestelde invorderingsacties.

162
317592131


18/07/2002
Controle
o Controle uitvoeren op de verjaringen
o Behandelen van de dossiers ivm de aansprakelijkheid van de
rekenplichtige
Interactie
o Binnen het kader van dit proces zullen verschillende interacties
plaatsvinden: aanvraag status behandeling. Aanvraag
afbetalingsplannen. Om een optimale en correcte behandeling te
verzekeren, zullen de verschillende types interacties die
verbonden zijn aan dit proces verder worden uitgewerkt in het
proces Algemene interactie-Specifieke interacties.
5.10.3. Startschot
Naam startschot
Interface
Niet spontaan betaalde
opeisbare schulden
Proces 'ontvangsten'
Dagvaarding of verzoekschrift
op initiatief van
belastingschuldigen of derden
Extern
Vonnis of arrest
Extern
Brief Belastingschuldige
(Nalatigheidinteresten,
vervolgingskosten)
Extern
Contactname door
belastingplichtige en/of
Extern
professionele intermediairen
Verzoek voor wederzijdse
bijstand
Extern
Bericht van niet-aangifte voor
een geoorloofde bestemming
(voor Douane & Accijnzen)
Proces 'verzamelen en beheren
pre-arrival gegevens en
aangiften'
5.10.4. Resultaat
Naam resultaat
Interface
Aangezuiverde schulden
Proces 'ontvangsten'
Proces 'uitgaven'
Administratieve beslissing
Proces 'uitgaven'
Proces ‘ontvangsten’
5.10.5. Belangrijkste inputs
Naam input
Interface
Teruggekeerde briefwisseling o.a.,
positieve
aanslagbiljetten/taxatievoorstellen,
aanmaningen, ...
Proces 'ontvangsten'
Voorstel invorderingsactie
Proces 'voorstel
163
317592131
18/07/2002
invorderingsactie'
Geautomatiseerd bestand over de
niet betaalde schulden
Proces 'ontvangsten'
Vragen van de belastingschuldigen
om uitstel van betaling
Extern
Informatie ontvangen van
curatoren, notarissen,
gerechtsdeurwaarders en
belastingschuldigen
Extern
Geautomatiseerd bestand over
faillissementen en concordaten
dagvaardingen (verzet tegen
vervolgingen, acties en
revindicaties)
Proces 'inputbeheer
Invordering'
Deurwaardersexploot of
verzoekschrift op tegenspraak van
belastingschuldige of derde
Extern
Vonnis of arrest in kracht van
gewijsde
Extern
Minnelijke schikking in
gerechtelijke fase
Extern
Bewarend beslag
Proces 'bewarende
maatregelen'
Kennisgeving van aanwending
(niet-geregistreerde aannemers)
(voor andere fiscale entiteiten dan
Douane & Accijnzen)
Proces 'ontvangsten'
Rechtsplegingvergoeding en
schadevergoeding
Proces 'ontvangsten'
Extern
Geautomatiseerd
bestandinformatie over collectieve
schuldenregelingen, overlijden en
vertrek naar het buitenland
Proces 'inputbeheer
Invordering'
Extern
Geautomatiseerd bestand over
bezwaarschriften en verhalen
ingediend voor de rechtbank met
betrekking tot de vestiging
Proces
situatie'
'nazicht
Proces 'dossierbehandeling
Fraude'
Klachten en interventies
Extern
Geautomatiseerd bestand over de
geboekte betalingen i.v.m.
schulden in vervolging
Proces 'ontvangsten'
Informatie vanuit andere landen,
administraties, ...
Proces 'inputbeheer
Invordering'
Vonnissen, arresten en
Extern
Aangevuld enig dossier met
concrete invorderingsgegevens
Proces 'inputbeheer
Invordering'
Proces 'uitgaven'
fiscale
Proces 'uitgaven'
164
317592131
18/07/2002
Aanrekening op schulden
Proces 'uitgaven'
Geautomatiseerd
Proces 'uitgaven'
bestand van de
aanwendingstabellen
Administratieve beslissing i.v.m.
een klacht
Proces 'uitgaven'
Bijgewerkte boekhouding (volgens
betalingen)
Proces 'ontvangsten'
Bijgewerkte boekhouding volgens
de gegevens van invordering
(bijvoorbeeld betalingstermijnen
en invorderingskosten)
Proces 'ontvangsten'
Informatie
Proces 'inputbeheer
invordering'
Volledige aanzuivering
aanslagbiljetten/taxatievoorstellen,
aanmaningen
Opdrachten aan de
gerechtsdeurwaarder
Extern
Bewarende maatregelen
Extern
Proces 'uitgaven'
Proces ‘ontvangsten’
Proces 'ontvangsten'
Afbetalingsplan
Proces 'ontvangsten'
Fiscaal derdenbeslag
Extern
Vrijstelling nalatigheidinteresten
Proces 'ontvangsten'
Notificaties aan notarissen en
gerechtsdeurwaarders
Extern
Aangiften van schuldvordering
Extern
Toepassing van artikel. 877 BW
(overlijden)
Extern
Ontheffing van vervolgingskosten
Proces 'ontvangsten'
Proces 'ontvangsten'
Proces 'uitgaven'
5.10.6. Belangrijkste outputs
Vragen om inlichtingen aan het
buitenland of andere
administraties
Extern
Naam output
Interface
Vragen om invorderingsbijstand
Extern
Opnieuw verzonden briefwisseling:
Proces 'ontvangsten'
Gestuite verjaring
Extern
165
317592131
18/07/2002
bijvoorbeeld onverschuldigde
bedragen
Neergelegde conclusies
Extern
Briefwisseling
Extern
Dagvaarding uitgaande van de
administratie
Extern
Ontbreken van adequate
invorderingstypologie
Proces ‘beheer
invorderingsmodellen’
Vonnis of arrest in kracht van
gewijsde
Extern
Rapporten, statistieken en
algemene gegevens
Proces ‘opvolging’
Minnelijke schikking in
gerechtelijke fase
Extern
Impuls voor R&W
Proces ‘impulsbeheer’
Manuele aanmaningen
Extern
Beslissing/uitgavenstuk
Proces 'ontvangsten'
Informatie aan de PdK ivm
alternatieve strafsancties (Patr.Di.)
Extern
Proces 'uitgaven'
Opdracht tot omvorming van
bewarend in uitvoerend beslag
Extern
Geautomatiseerde bestanden van
uit te betalen vervolgingskosten en
gerechtskosten aan de uitvoerder
Proces ‘uitgaven’
Opdracht dringende vaststelling
uitvoerbare titel
Proces ‘acties op de fiscale
balans’
Beknopt verslag aan de Europese
Commissie (D&A)
Extern
Opzoekingen en resultaten
(invulling van de feedbackfiche)
Proces ‘bepalen
invorderingsaanpak’
Proces ‘uitgaven’
Beslissing over klachten
Extern
Geautomatiseerd bestand van uit
te betalen rechtsplegingvergoeding
en schavergoeding
Aanneming in onwaarde of
oninbaarheid
Proces 'uitgaven'
Verslag aan Rekenhof
Extern
Informatie komende van
invordering
Proces 'ontvangsten'
Aangepaste database van de
jurisprdudentie
Proces ‘beheer
invorderingsmodellen
Klachten, briefwisseling over
Proces 'uitgaven'
Proces 'ontvangsten'
Proces ‘R en W’
166
317592131
18/07/2002
5.11. Proces ‘algemene interactie’
Het proces ‘algemene interactie’ is een type proces dat bestaat
uit algemene en specifieke interacties
Algemene interacties zijn niet dossiergebonden interacties. Volgende
interacties werden onderscheiden, naar aanleiding van het gebruikte
interactiekanaal

Vraag om gehoord te worden (KMO-GO)

Bespreken en onderhandelen van de te stellen borg (D&A)

Afleveren van een vergunning (D&A)
5.11.1. Bestaansreden
Het proces ‘algemene interactie’ heeft tot doel om op een
klantvriendelijke en professionele wijze, zowel pro-actief
als reactief met de klant te interageren.

Algemene interactie via telefoon

Algemene interactie via correspondentie
De belangrijkste
betrekking op:

Algemene interactie via face-to-face.
-
Specifieke interacties zijn dossiergebonden interacties die geen deel
uitmaken uit de kern van de in de functionele processen beschreven
processen.
-
doelstellingen
voor
dit
proces
hebben
Het klantvriendelijk en professioneel interageren met de
klant.
Het toegankelijk maken van de FOD Financiën voor de klant
Het beperken van de behoefte aan interactie tussen de klant
en de FOD Financiën

Vraag tot status behandeling (P, KMO, GO, Inv, D&A, PI)

Vraag tot inzage dossier (P, KMO, GO, Inv, PI)

Specifieke informatieaanvraag/hulp bij het invullen van een
aangifte (P, KMO, INV, O&W,RZ, Patrimoniumdiensten)

Afleveren van attesten (P, KMO, Inv)

Ontvangen van een algemene informatieaanvraag

Vaststellen van schade (KMO, GO)


Specifieke klachten (O&W, RZ, Patrimonium Diensten)
Analyse van het onderwerp en behandeling van de
informatieaanvraag.

Vraag tot akkoord /Ruling (P, KMO, GO)

Vraag tot uitstel (P, KMO, GO, O&W)
5.11.2. Omschrijving
Afhankelijk van het type interactie verschillen de te doorlopen
taken. De typisch te doorlopen stappen, zijn voorgesteld in het
proces algemene interactie via telefoon :
o
Analyse van het onderwerp van de interactie:

Evaluatie van de interactie naar:
167
317592131
18/07/2002

o

Complexiteit:
noodzaak
eventueel
doorverwijzen van de aanvraag naar de
meest competente persoon

Volledigheid van de informatie die werd
verstrekt in de aanvraag

Risico
Behandelen van het onderwerp van de interactie

0pzoeken van informatie/aanvragen van producten

Samenstellen van het antwoord

Selecteren
van
de
meest
geschikte
antwoordstrategie
Beantwoorden van de interactie/voorbereiden van de proactieve
informatieverstrekking
en
afsluiten
van
het
interactiedossier.
o
o
Finaliseren van de interactie
Registratie (updaten van enig dossier) en evaluatie van de
interactie.
5.11.3. Startschot
Naam startschot
Interface
Fysiek bezoek, brief, e-mail,
telefoon of fax van een klant
Extern
Vraag
naar
pro-actieve
interactie met klant
Proces
‘bepalen
dienstverleningsaanpak’
5.11.4. Resultaat
Naam resultaat
Interface
Levering van product/dienst of
communicatie
Extern
Antwoord op een niet-dossier
gebonden klacht of een klacht,
andere dan een bezwaarschrift
en de afhandeling van een
onregelmatigheid
Extern
Proces ‘levering en distributie’
Proces ‘levering en distributie’
Opgestelde ruling
5.11.5. Belangrijkste inputs
Naam input
Interface
Dienstverleningsmodel
Proces ‘strategie en uitwerking
van dienstverleningsmodellen’
Proces
‘bepalen
dienstverleningsaanpak’
Database, die de gegevens
bevat betreffende alle klanten
en
ondernemingen
(enig
dossier)
Proces ‘verzamelen en beheren
persoonlijke gegevens’
Proces ‘verzamelen en beheren
fiscale gegevens’
168
317592131
18/07/2002
Extern
Proces ‘ontvangsten’
Alle andere processen
Overzicht van de betalingen in
het
wachtregister
(voor
bijkomende
opzoekingen
vooraleer toe te wijzen)
Database, die de gegevens
bevat
betreffende
de
verschillende
entiteiten
(diensten, ambtenaren)
Extern
Kennisbeheer Databank
Proces ‘kennismanagement’
Database, met inhoud voor
standaardantwoorden
en
handleidingen,
voor
het
verstrekken van de correcte
antwoorden en inlichtingen via
dit interactie kanaal
Proces ‘informatie’
Documenten,
brochures
bestemd voor de klanten
Proces ‘levering en distributie’
Interactiescripts
Extern, Proces ‘strategie en
uitwerking
van
dienstverleningsmodellen’
Database
gegevens
met
workflow
5.11.6. Belangrijkste outputs
Proces
‘extern
medewerking’
advies
en
Naam output
Interface
Update enig dossier
Proces ‘verzamelen en beheren
fiscale gegevens’
Extern
Risicoprofielen
Proces ‘risicobeheer’
Notificatie aan de klant van de
wijziging in zijn schulden en
tegoeden
Proces
‘berekenen
schuld,
tegoed, financiële risico’s of
recht tot terugbetaling’
Proces ‘klanteninzicht’
Feedback
van
dienstverleningsmodel
het
Proces
‘bepalen
dienstverleningsaanpak’
Aanvulling Kennisdatabank
Extern
Vraag om info door buitenlandse
administratie
Proces ‘inputbeheer Fraude’
Antwoorden op informatievragen
Proces ‘inputbeheer Fraude’
Impuls voor R&W
Proces ‘impulsbeheer’
169
317592131
18/07/2002
6. Ondersteunende processen
Hier volgen de ondersteunende processen: deze processen leveren de
nodige support voor de functionele processen Belastingen en
Invorderingen, de functionele processen Patrimoniale Documentatie, de
sturende processen en voor de processen voor specifieke verwerking.
Functionele processen Belastingen & Invorderingen
Inning
Functionele processen Patrimonium Documentatie
1. Verzamelen
en beheren
persoonlijke
gegevens
9. Afsluiting en
verificatie
7. Ontvangsten
2. Verzamelen
en beheren
fiscale
gegevens
5. Berekenen
schuld, tegoed,
financiële
risico’s en recht
tot terugbetaling
8. Uitgaven
6. Acties op de
fiscale balans
14. Bewaren en
bijwerken van
patrimonium
documentatie
15. Leveren van
patrimoniale
informatie
11. Verwerven,
beheren en
vervreemden
van goederen
12. Waarderen
van goederen
10. Vorderen
van rechten
13. Opstellen en
verlijden van
een authentieke
akte
16. Behandelen
van
onenigheden
3. Verzamelen
en beheren prearrival gegevens
en aangiften
Sturende processen
Beheer
deposito- en
consignatiekas
Beheer
Thesaurie
4. Vergunningen
Ondersteunende processen
35. Strategie en
uitwerking
dienstverlenings
modellen
36. Beheer
contolemodellen
37. Beheer
invorderingsmodellen
38.
Operationele
expertise
39. Levering en
distributie
40. Integratie
economische
keten
ondernemingen
Reglementering en Werkmethodes
41.
Reglementering
42.
Commentaar
43.
Werkmethodes
44. Informatie
45.
Extern advies &
medewerking
46.
Impulsbeheer
47. Opvolging
Processen voor specifieke verwerking
Managementprocessen
17.
Risicobeheer
18. Bepalen
controle aanpak
19. Selectie
controle
20. Nazicht
fiscale situatie
21.
Administratieve
en boekhoudkundige controle
Budget &
Beheerscontrole
Personeel &
Organisatie
(incl. kennismanagement)
ICT
Secretariaat en
logistieke
diensten
Interne audit
Studie &
Onderzoek
22. Mobiel
toezicht
24. Zaakbehandeling
Fraude
23. Inputbeheer
Fraude
26. Inputbeheer
Invordering
32.
Klanteninzicht
27. Bepalen
Invorderingsaanpak
33. Bepalen
dienstverlenings
aanpak
28.
Voorstel voor
invorderingsactie
25. Dossierbehandeling
Fraude
29. Waarborgen
30. Bewarende
maatregelen
31. Invordering
170
34. Algemene
interactie
317592131
18/07/2002
Het aanbieden aan de klant van een keuze
aan interactiekanalen.

Het waarborgen van de consistentie van de
via
de
kanalen
aangeboden
producten/diensten.
o Opstellen van een communicatie of promotie die
volgende doelstellingen beoogt:

Communicatie die de klant helpt bij het
vervullen van zijn verplichtingen en het
waarborgen van zijn rechten (fair play)

Snel en doeltreffend kunnen communiceren,
onder
meer
naar
aanleiding
van
crisissituaties
Verhogen van de efficiëntie van bepaalde producten/diensten

6.1. Proces
‘strategie
dienstverleningsmodellen’
en
uitwerking
van
6.1.1. Bestaansreden
Het
proces
‘strategie
en
uitwerking
van
dienstverleningsmodellen’ wordt uitgetekend om de FOD
Financiën in staat te stellen professionele en consistente
dienstverleningsmodellen uit te werken die conform zijn met het
imago en de dienstverleningsstrategie.
De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking
op:
-
-
Opstellen van een klantgeoriënteerde dienstverleningsstrategie die
de basis en de leidraad moeten vormen bij de creatie van een
kwalitatieve en klantvriendelijke dienstverlening en communicatie
De klanttevredenheid en compliance verhogen door middel van de
creatie van dienstverleningsmodellen, aangepast aan de noden en
de situatie van en georganiseerd rond de intenties van de klanten
o Die kanalen (eigen of derdepartij) identificeren en
ontwikkelen die het best zijn aangepast aan de noden en
de situatie van de klanten.

Het oprichten van derdepartij interactiekanalen (vb.
Het gezamenlijk uitbouwen van een internetsite
met een beroepsvereniging van notarissen of met
andere
overheidsdiensten)
als
volwaardig
alternatief naast de eigen interactiekanalen.
-
6.1.2. Omschrijving
Het proces ‘strategie en uitwerking dienstverleningsmodellen”
werd opgesplitst in 3 subprocessen: ‘Uitwerking dienstverleningsen communicatiestrategie’, ‘uitwerking dienstverleningsmodellen’
en ‘uitwerking externe communicatie’.
De reden voor deze opsplitsing ligt enerzijds in het feit dat de drie
processchema’s quasi nooit in één beweging zullen doorlopen
worden. Zo zal bijvoorbeeld de aanvraag vanuit het subproces
‘bepalen dienstverleningsaanpak’ voor het uitwerken van een
nieuw dienstverleningsmodel of de uitwerking van een externe
communicatie, geen aanleiding geven tot het realiseren van een
nieuw
voorstel
van
dienstverleningsstrategie
of
communicatiestrategie. Ook omgekeerd zal de vraag voor een
herziening van de dienstverleningsstrategie niet automatisch
resulteren in het opstarten van een project voor het uitwerken
171
317592131
18/07/2002
van een nieuw interactiekanaal of de uitwerking van een nieuwe externe
communicatie.
van dienstverleningsstrategie zal ter validatie worden
voorgelegd aan het management.
Opstellen communicatiestrategie en communicatieplan :
Binnen dit activiteitenblok wordt een voorstel van
communicatiestrategie uitgewerkt op basis van de input die
verworven wordt uit de strategische studie. Dit voorstel van
communicatiestrategie zal ter validatie worden voorgelegd
aan het management. Vervolgens wordt binnen de krijtlijnen
van de dienstverlenings- en communicatiestrategie een
communicatieplan opgesteld
Anderzijds werden deze processchema’s opgesplitst op basis van
inhoudelijke motieven. Het subproces ‘uitwerking dienstverlenings- en
communicatiestrategie’ tekent immers het raamwerk waarbinnen de
twee andere ondersteunende operationele processen hun opdrachten
kunnen
vervullen.
Zo
zal
het
subproces
‘Uitwerking
dienstverleningsmodellen’ diensten/producten en interactiekanalen
uitwerken en prijzen bepalen in lijn met de richtlijnen uitgetekend
binnen de dienstverleningsstrategie en promotie uitwerken voor deze
dienstverleningsfactoren die conform is aan de bepalingen uit de
communicatiestrategie. Net zoals het subproces ‘uitwerking externe
communicatie’ communicatie zal uitwerken in het kader van de
dienstverlening die beantwoordt aan de communicatiestrategie en
kadert binnen het algemene communicatieplan.
-
Uitwerking dienstverlenings- en communicatiestrategie
Met een dienstverleningsmodel bedoelen we de unieke combinatie
van de verschillende dienstverleningsfactoren. Meer bepaald de
combinatie van een dienst of product met het interactiekanaal
waarlangs het wordt aangeboden, de promotie die voor deze
dienst wordt gerealiseerd en de prijs die voor deze dienst wordt
bepaald. (Kost voor de burger/klant)
Het subproces ‘Opstellen dienstverlenings- en communicatiestrategie’
wordt opgestart bij de creatie van een nieuwe organisatie of bij een
periodieke herziening van de strategie, bijvoorbeeld één keer per jaar.
Het doel van dit subproces bestaat er in een nieuwe dienstverleningsen communicatiestrategie uit te werken die de leidraad moet vormen bij
het creëren van nieuwe dienstverlening of nieuwe communicatie binnen
de organisatie.
De belangrijkste activiteitenblokken van dit subproces zijn:
-
Opstellen dienstverleningsstrategie: Binnen dit activiteitenblok wordt
een voorstel van dienstverleningsstrategie uitgewerkt op basis van
de input die verworven wordt uit de strategische studie. Dit voorstel
Uitwerking dienstverleningsmodellen
Het startschot van dit proces kan zowel de vraag betreffen naar
de aanpassing van een bestaand dienstverleningsmodel als de
creatie van een nieuw dienstverleningsmodel.
Deze vraag naar een dienstverleningsmodel vertrekt vanuit het
proces ‘bepalen dienstverleningsaanpak’, waar geen van de
bestaande dienstverleningsmodellen geschikt werd bevonden om
een antwoord te bieden op de dienstverleningsbehoefte die moet
beantwoord
worden.
De
vraag
naar
een
nieuw
dienstverleningsmodel betekent niet dat het volledige subproces
‘uitwerking dienstverleningsmodellen’ wordt doorlopen. De vraag
kan bijvoorbeeld alleen betrekking hebben op de creatie van een
172
317592131
18/07/2002
nieuw product of de uitwerking van bijkomende promotie, zonder dat
een nieuw interactiekanaal wordt gerealiseerd of een nieuw of
aangepast prijsbeleid wordt uitgewerkt. Het resultaat van dit proces is
een nieuw of aangepast dienstverleningsmodel dat conform is aan de
vraag
die
gesteld
werd
en
dat
kadert
binnen
de
dienstverleningsstrategie.
De conformiteit tussen het nieuwe
dienstverleningsmodel en de dienstverleningsbehoefte die aan de basis
lag voor de vraag naar een nieuw dienstverleningsmodel, wordt niet
getest binnen dit proces doch binnen het proces ‘bepalen
dienstverleningsaanpak’.
De belangrijkste activiteitenblokken van dit subproces zijn:
Analyse
van
de
dienstverleningsbehoefte:
Binnen
dit
activiteitenblok wordt de coördinatie gerealiseerd van de
verschillende aanvragen naar nieuwe dienstverleningsmodellen.
Dit betekent dat beslist wordt welke aanvragen niet zullen
beantwoord worden en welke projecten moeten opgestart
worden voor de aanvragen die wel zullen behandeld worden.
In laatstgenoemde situatie zal beslist worden om aanvragen in
de mate van het mogelijke zoveel mogelijk gemeenschappelijk
te beantwoorden.
Dit wil bij voorbeeld zeggen dat één
interactiekanaal zal worden gerealiseerd dat beantwoord aan
meerdere vragen naar een nieuw interactiekanaal.
Creatie van de dienstverleningsfactoren: Afhankelijk van de
dienstverleningsbehoeften die geïdentificeerd werden binnen de
analyse van de dienstverleningsbehoefte, zullen in dit
activiteitenblok één of meerdere dienstverleningsfactoren
uitgewerkt worden. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat er een
nieuw product dient gerealiseerd worden dat moet worden
aangeboden via een nieuw te realiseren kanaal. Aangezien dit
een nieuw product betreft, moet in de meeste gevallen ook de
-
doelgroep op de hoogte worden gebracht van het
bestaan van dit nieuwe product. Dit zal gebeuren door
middel van de realisatie van een nieuwe promotie.
Tenslotte zal voor dit product mogelijkerwijze eveneens
een prijs moeten bepaald worden. Dit impliceert in dit
geval methodologisch dat we eerst het processchema
‘product’
zullen
doorlopen,
vervolgens
hetzelfde
processchema voor de creatie van het ‘interactiekanaal’.
Tenslotte moeten de processchema’s ‘promotie’ en ‘prijs’
doorlopen worden.
De dienstverleningsbehoefte die moet beantwoord
worden kan echter meer beperkte consequenties hebben
voor dit proces. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat een
bestaand product dat gratis aangeboden wordt via een
bestaand interactiekanaal onvoldoende bekend is bij de
doelgroep waarvoor het bestemd is. In dit geval zal
binnen
het
activiteitenblok
‘Creatie
van
de
dienstverleningsfactoren’ slechts het processchema voor
de creatie van promotie doorlopen moeten worden.
Samenstellen
dienstverleningsmodel
als
unieke
combinatie van de dienstverleningsfactoren: Binnen dit
activiteitenblok wordt een selectie en combinatie
gemaakt
tussen
de
verschillende
dienstverleningsfactoren
teneinde
een
dienstverleningsmodel samen te stellen dat beantwoordt
aan de dienstverleningsbehoefte die aan de basis lag
voor de uitwerking van het model
173
317592131
18/07/2002
Uitwerking externe communicatie
Het startschot voor het subproces‘uitwerking externe communicatie’ kan
zowel een punctuele vraag betreffen naar nieuwe communicatie (vb.
aanvraag vanuit het proces ‘bepalen dienstverleningsaanpak’ als een
periodieke cyclus die doorlopen wordt en naar aanleiding waarvan een
herziening van de communicatie wordt doorgevoerd. Het resultaat van
dit proces betreft een nieuwe communicatie of het advies om niet te
communiceren naar aanleiding van de situatie die aanleiding heeft
gegeven tot de vraag naar nieuwe communicatie.
De belangrijkste activiteitenblokken van dit subproces zijn:
-
-
-
Ontvangen
van
de
communicatieaanvraag:
Binnen
dit
activiteitenblok wordt een analyse gerealiseerd van de aanvraag
voor de creatie van externe communicatie
Bepalen plan van aanpak: Binnen dit activiteitenblok wordt de
aanpak bepaald met betrekking tot de communicatie die zal
gerealiseerd worden. Dit kan zowel betekenen dat een aanpak
wordt geselecteerd die reeds werd voorgeschreven binnen het
communicatieplan, als dat een aanpak wordt uitgewerkt of dat de
beslissing wordt genomen om niet te communiceren
Implementatie: Binnen dit activiteitenblok wordt de externe
communicatie gerealiseerd volgens de aanpak die binnen het vorige
activiteitenblok werd voorzien. Vervolgens wordt geverifieerd of de
communicatie wel degelijk de objectieven bereikt die bij het begin
van het proces werden gedefinieerd
6.1.3. Startschot
Naam startschot
Interface
Vraag
naar
dienstverleningscommunicatiestrategie
nieuwe
en
Vraag
naar
dienstverleningsmodel
nieuw
Vraag
naar
communicatie
Proces
‘bepalen
dienstverleningsaanpak’
Proces ‘ werkmethodes’
nieuwe
Periodieke cyclus
Extern
6.1.4. Resultaat
Naam resultaat
Interface
Nieuw dienstverleningsmodel
Proces
‘bepalen
dienstverleningsaanpak’
Proces ‘algemene interactie’
Proces
‘leveren
patrimoniale informatie’
van
Proces ‘werkmethodes’
Nieuwe
of
aangepaste
Extern
174
317592131
18/07/2002
dienstverleningscommunicatiestrategie
of
Nieuwe communicatie
Proces
‘bepalen
dienstverleningsaanpak’
Proces
‘bepalen
dienstverleningsaanpak’
Extern
Advies
om
communiceren
niet
te
Proces
‘bepalen
dienstverleningsaanpak’
Extern
6.1.5. Belangrijkste inputs
Naam input
Interface
Input klantenbevraging
Proces ‘klanteninzicht’
Strategische documenten
Extern
Interne visie
Extern
Benchmark informatie
Extern, Proces ‘klanteninzicht’
Klanteninzicht
Proces ‘klanteninzicht’
Input eerstelijns personeel
Proces ‘klanteninzicht’
Proces ‘algemene interactie’
Materiële vraag naar nieuw
dienstverleningsmodel
of
aanpassing
bestaand
dienstverleningsmodel
Proces
‘bepalen
dienstverleningsaanpak’
Input organisatie,
van de organisatie
Extern, Proces
expertise’
Informatie
Proces ‘ werkmethodes’
‘operationele
Testresultaten
(indien
uitgevoerd door ander proces)
Proces ‘algemene interactie’
Product/interactiekanaal
aanpassingen
aan
bestaande
product/interactiekanaal
extern werd gerealiseerd
Extern
Promotie
die
gerealiseerd
extern
of
het
die
werd
Extern
Informatie over behoeften van
een klantensegment
Proces ‘klanteninzicht’
Intenties,
Behoefteprofiel
Proces ‘klanteninzicht’
Markttrends,
Extern
Risicoprofiel
Proces ‘risicobeheer’
Strategische
doelstellingen,
Bedrijfsdoelstellingen
Extern
Feedback
over
dienstverleningsmodel
Proces ‘impulsbeheer’
het
Proces ‘algemene interactie’
175
317592131
18/07/2002
patrimoniale informatie’
Gewijzigde/nieuwe
werkmethode
Proces ‘werkmethodes’
Informatie R&W (nieuwe of
gewijzigde
reglementering/commentaar)
Proces ‘informatie’
Materiële
aanvraag
communicatie
Proces
‘bepalen
dienstverleningsaanpak’
Nieuw product/dienst
voor
Proces ‘algemene interactie’
Proces ‘ werkmethodes’
Informatie R&W
Proces
‘leveren
patrimoniale informatie’
Promotie
Proces ‘informatie’
Proces ‘algemene interactie’
Proces
‘leveren
patrimoniale informatie’
Naam output
Interface
Nieuwe interactiekanalen
Proces
‘bepalen
dienstverleningsaanpak’
Proces ‘algemene interactie’
Extern
Proces
‘leveren
patrimoniale informatie’
van
Proces
‘bepalen
dienstverleningsaanpak’
Proces
Proces
van
Proces
‘bepalen
dienstverleningsaanpak’
6.1.6. Belangrijkste outputs
Prijsbeleid
Proces
‘bepalen
dienstverleningsaanpak’
‘algemene interactie’
‘leveren
van
Communicatiebeleid/-plan
Extern
Dienstverleningsstrategie
Extern
Impuls voor R&W
Proces ‘impulsbeheer’
Vraag input R&W
Proces ‘informatie’
Vraag
werkmethodes
aanpassing
van
Proces ‘werkmethodes’
Aanpak strategische studie:
eventueel
als
rapporteringinstrument aan het
management
Extern
Aanvraag klantenbevraging
Proces ‘klanteninzicht’
176
317592131
Een
voorstudie
marktstudie)
18/07/2002
(incl.
Extern
Feedback
Proces
‘bepalen
dienstverleningsaanpak’
Inhoud en scopeomschrijving
Procedure
aanbesteding
Ontwerp
van
nieuwe/aangepaste
kanaal/product
Extern
het
Opdracht tot uitvoeren test
Extern
Analyseresultaten
Extern
Testrapport
Extern
Ontwerp van de promotie
Extern
openbare
177
317592131
18/07/2002
6.2.2. Omschrijving
6.2. Proces ‘beheer controlemodellen’
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
-
6.2.1. Bestaansreden
Het proces ‘beheer controlemodellen’ staat in voor uitwerken,
onderhouden en ter beschikking stellen van controlemodellen
die kunnen ingeschakeld worden binnen het proces ‘bepalen
controle aanpak’ om risico’s of risicogebieden, geïdentificeerd
vanuit het proces ‘risicobeheer' af te dekken. Het proces ‘beheer
controlemodellen’ staat eveneens in voor het ontwikkelen van
handleidingen die kunnen gebruikt worden binnen het proces
‘Nazicht fiscale situatie’.
De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking
op:
Het
verzekeren
van
een
gelijke
behandeling
van
de
belastingplichtige.
Het verhogen van de effectiviteit van nazicht van de fiscale situatie
door het aanbieden van een aangepaste waaier controlemodellen
waaruit het meest geschikt model kan gekozen worden.
Het vergemakkelijken van het beheer van het proces ‘nazicht van de
fiscale situatie’ door het structuren van de belangrijkste stappen in
de verschillende inzetbare controlemodellen.
Het ondersteunen van de ambtenaren bij het uitvoeren van het
proces nazicht fiscale situatie zodat de nazichten eenvormig en
efficiënt uitgevoerd worden.
Opmerking: De ruling is geen proces op zich; het zal worden uitgewerkt
binnen het proces ‘Algemene interactie-Specifieke interactie’..
-
Analyseren van de problematiek: uit de resultaten van
uitgevoerde controles of reeds bij de aftoetsing op het terrein
van een voorgestelde controlemodel/handleiding, kan het
nodig blijken verfijningen aan te brengen aan bestaande
modellen of handleidingen. Daarnaast kunnen risico’s
waarvoor geen adequate controlemodel bestaat en nieuwe
evoluties op wetgevend of technologisch vlak eveneens
aanleiding geven
tot het ontwikkelen
van nieuwe
controlemodellen. In deze activiteitenblok worden de
doelstellingen bepaald die het te ontwikkelen controlemodel
dient te vervullen.Daarnaast worden best practices verzameld
zodat er intern kennisbeheer wordt opgebouwd bij het
ontwikkelen en verfijnen van controlemodellen.
Aanpassen/Ontwikkelen controlemodellen: de ontwikkeling
omvat het samenstellen van de generieke stappen waaruit het
nazicht zal bestaan. Voor elk van deze stappen wordt in grote
lijnen bepaald wat er zal plaatsvinden, door wie het wordt
uitgevoerd en met welke specifieke ondersteuning. Deze
generieke stappen van het controlemodel (het gaat hier om
bouwstenen zoals: het vragen om inlichtingen bij derden, het
verzamelen van feiten vóór de aangifte, het nemen van
steekproeven om de relatie tussen de stukken en de
boekhouding te verifiëren, enz.) zijn reeds aanwezig in andere
controletypologieën of worden hiervoor gecreëerd. Na deze
ontwikkeling wordt afgetoetst of de gestelde doelstellingen
zullen gehaald worden en de voorgestelde stappen
redelijkerwijze realistisch zijn. Eenmaal het model is
uitgewerkt, wordt de werkmethode waar nodig aangepast.
178
317592131
-
18/07/2002
Aanpassen/ontwikkelen handleidingen. Vanuit het proces Nazicht
fiscale situatie worden aanvragen gelanceerd om bestaande
handleidingen aan te passen of nieuwe handleidingen te
ontwikkelen. Hierbij houdt men rekening met best practices en
volgens principes van doeltreffendheid, gebruiksvriendelijkheid,
effectiviteit enz.
Richtlijnen dienaangaande kunnen aangereikt
worden door het proces Werkmethodes. De handleiding zal hieraan
ook getoetst worden. De handleiding wordt ter beschikking gesteld
voor gebruik door de processen Bepalen controle aanpak en Nazicht
fiscale situatie.
Naam startschot
Interface
Ontbreken van een adequate
controletypologie
Proces
aanpak’
Vraag
tot
een
nieuw
aangepast controlemodel
Proces ‘werkmethodes’
of
Wijziging van de technologische
mogelijkheden
uit
Naam resultaat
Controlemodellen
of nieuwe)
Interface
(aangepaste
Proces
aanpak’
‘bepalen
controle
Proces ‘werkmethodes’
6.2.5. Belangrijkste inputs
6.2.3. Startschot
Feedback
controles
6.2.4. Resultaat
uitgevoerde
‘bepalen
controle
Naam input
Interface
Nieuwe reglementering
Proces ‘informatie’
Advies
over
mogelijkheden
Proces ‘operationele expertise’
(wettelijke)
6.2.6. Belangrijkste outputs
Extern
Proces ‘nazicht fiscale situatie’
Naam output
Interface
Vraag tot opname van een
nieuw/aangepast controlemodel
in de werkmethode
Proces ‘werkmethodes’
179
317592131
18/07/2002
6.3. Proces 'beheer invorderingsmodellen'
6.3.1. Bestaansreden
Het proces 'beheer invorderingsmodellen' staat in voor het
uitwerken, onderhouden en ter beschikking stellen van een lijst
van invorderingsacties die kunnen gehanteerd worden binnen
het proces ‘invordering’. Het proces invorderingsaanpak
selecteert uit deze lijst de meest aangepaste acties in een
bepaalde volgorde rekening houdend met de risicoprofielen.
De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op:
Het beperken van de invorderingskosten door een grotere
standaardisering van de verschillende invorderingstypologieën
Het verhogen van de effectiviteit en de efficiëntie van de invordering
door het aanbieden van een volledige en bijgewerkte lijst van
invorderingsacties.
6.3.2. Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
-
Behandelen van de informatie
Vragen over de invorderingsmodellen en aanpassing in de wet- en
regelgeving worden onderzocht
Ontwikkelen en actualiseren van de invorderingstypologie: de
ontwikkeling omvat het samenstellen van een lijst van alle
mogelijke invorderingsacties en het opstellen van instructies. Voor
elk van deze acties wordt in grote lijnen bepaald wat deze inhoudt,
-
door wie het wordt uitgevoerd en met welke specifieke
ondersteuning (het gaat hier om acties zoals loonbeslag, het
nemen van een hypotheek, bewarende maatregelen, enz.).
Na deze ontwikkeling wordt geëvalueerd of de voorgestelde
acties redelijkerwijze realistisch en effectief zijn. Eenmaal het
model is uitgewerkt, wordt de werkmethode waar nodig
aangepast.
Aanpassen van de handleiding: Het uitwerken van de
handleiding en de instructies
6.3.3. Startschot
Naam startschot
Interface
Ontbreken van een adequate
invorderingstypologie
Proces ‘invordering’
Vraag
naar
nieuw
aangepast
invorderingsmodel
Proces ‘werkmethodes
of
Vraag naar advies mbt
mogelijke invorderingsacties
in een bestaand model
Extern
Proces ‘invordering’
180
317592131
18/07/2002
jurisprudentie
6.3.4. Resultaat
Advies
over
mogelijkheden
(wettelijke)
Naam resultaat
Interface
Lijst
van
mogelijke
invorderingsacties
(aangepaste of nieuwe)
Proces
'bepalen
invorderingsaanpak'
Proces 'werkmethodes'
Naam output
Aangepaste handleiding en
instructie
Proces ‘invordering’
Informatie over
invorderingsacties
Proces
‘bepalen
invorderingsaanpak’
Proces ‘werkmethodes’
Vraag naar advies mbt
mogelijke invorderingsacties
in een bestaand model
Proces ‘invordering’
Proces
expertise'
'operationele
6.3.6. Belangrijkste outputs
Interface
de
Advies
van
de
uitvoerende entiteiten
Proces ‘werkmethodes’
Proces ‘operationele expertise’
6.3.5. Belangrijkste inputs
Naam input
Te leggen klemtonen
functie van risicobeheer
Interface
in
Nieuwe
reglementering/evolutie van
Proces
‘bepalen
invorderingsaanpak’
Proces ‘informatie’
181
317592131
18/07/2002
de praktische toepasbaarheid van wettelijke maatregelen,
reglementen of administratieve richtlijnen af te toetsen.
6.4. Proces ‘operationele expertise’
6.4.1. Bestaansreden
Het proces ‘operationele expertise’ dient om
-
-
-
antwoorden op fiscale, sectorale, juridische en informatica
gerelateerde
(nieuw
boekhoudingpakket)
vragen
te
formuleren Het proces ‘operationele expertise’ beantwoordt
feitenkwesties en niet-principiële toepassingsvragen. De
antwoorden gegeven door ‘operationele expertise’ worden
verspreid door de processen ‘Algemene interactie’ en
‘Kennisbeheer’.
Principiële
toepassingsvragen
worden
behandeld in het proces ‘commentaar’.
functionele processen te ondersteunen door fiscale,
sectorale, juridische en informatica kennis en experten
netwerk op te bouwen en ter beschikking te stellen. De
aanvragen
tot
ondersteuning
dienen
om
kennisgroepen/netwerk van experten te creëren die hun
kennis en expertise delen door ondersteuning te bieden en te
beantwoorden op vragen van ambtenaren. De experten
blijven afhankelijk van de pijler al dan niet hun operationele
functies uitoefenen.
Studies te ontwikkelen met betrekking tot fiscale, sectorale
of ICT gerelateerde onderwerpen.
De processen ‘Commentaar’ en ‘Werkmethodes’ kunnen ook
aanvragen lanceren naar het proces ‘Operationele expertise’ om
Dit proces zal uitsluitend ter beschikking zijn van interne
gebruikers binnen de FOD Financiën teneinde deze te
ondersteunen binnen het kader van hun activiteiten.
De belangrijkste
betrekking op:
-
-
doelstellingen
voor
dit
proces
hebben
Het verzekeren van uniforme en consistente beantwoording
van technische, sectorale en juridische vragen.
Het identificeren van specifieke tendensen inzake fiscale
materies
Het leveren van juridische bijstand in individuele dossiers tot
bij de rechterlijke instanties
Het opbouwen van relevante en gestructureerde kennis op
basis van de ervaringen opgedaan in de verschillende
processen. Deze kennis zal de vertrekbasis vormen voor het
proces kennismanagement (P&O proces)
Analyseren van vragen tot advies m.b.t. onderzochte externe
reglementering, voorgestelde commentaar of werkprocedures.
Opmerking: De ruling is geen proces op zich; het wordt uitgewerkt
binnen het proces ‘Algemene interactie-Specifieke interactie’..
6.4.2. Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
-
Verzamelen, registreren en valideren van de aanvraag: Na
registratie van de aanvraag wordt nagekeken of alle
noodzakelijke inlichtingen aanwezig zijn om een antwoord te
182
317592131
-
-
-
kunnen formuleren. De aanvraag wordt vervolgens geëvalueerd op
risico, impact, complexiteit en precedenten. Om de consistentie te
verzekeren en overbodig werk aan identieke vragen te vermijden
wordt gezocht naar reeds beantwoorde gelijkaardige vragen. Voor
iedere vraag wordt een manier van aanpak bepaald. Daar waar alle
vragen zullen beantwoord worden zal bij de beslissing tot uitvoeren
van een studie gekeken worden naar het potentiële nut van een
dergelijke studie afgezet tegenover de benodigde investering
Bijeenbrengen en verwerken van de nodige informatie voor een
advies: de activiteiten om een antwoord/kennis te formuleren
hangen af van de complexiteit van de gestelde kwestie. Eenvoudige
vragen kunnen een gemeenschappelijk proces hebben. De meer
ingewikkelde kwesties vereisen het onderzoek van de antecedenten
of de tussenkomst van het proces ‘Commentaar’ of ‘Werkmethode’.
De meest ingewikkelde kwesties vereisen het opstellen van een
ontwerp dat vervolgens intern geverifieerd wordt op inhoud en
gevolgde
procedure.
Voor
stellingname
in
principiële
toepassingsvragen zal de vraag worden overgemaakt aan het proces
‘commentaar’. Wanneer er zich de noodzaak voordoet, wordt het
advies vertaald in één of meerdere talen.
Bijeenbrengen en verwerken van de nodige informatie voor een
ondersteuning. Het betreft hier een punctuele ondersteuning die een
expert in een bepaald domein kunnen bijbrengen aan de
ambtenaren van de FOD Financiën. De gestelde vragen zijn
praktisch van aard en de experten betrekken operationele
lijnfuncties. Om tot een netwerk van experten te kunnen komen,
moet er een continu beheer zijn van deze groepen
Bijeenbrengen en verwerken van de nodige informatie voor een
studie De studies kunnen betrekking hebben op fiscale, sectorale of
ICT gerelateerde onderwerpen. Het doel is het beschikbaar maken
van de nodige informatie aan de ambtenaren van de FOD Financiën
18/07/2002
-
zodat deze de doelstellingen van de dienstverleningsmodellen,
beheer en controle/invordering in de beste omstandigheden
en met de meest adequate informatie kunnen realiseren.
Verspreiden van het antwoord: het antwoord wordt enerzijds
geleverd aan het proces van oorsprong en anderzijds wordt
ze, via het proces ‘kennismanagement’ (proces P&O)
beschikbaar gesteld aan de FOD Financiën. Alle verspreide
antwoorden worden geregistreerd. Na het afronden van de
aanvraag wordt de werking van het proces geëvalueerd.
6.4.3. Startschot
Naam startschot
Interface
Technische,
sectorale
of
juridische
vraag
voor
een
concreet geval (ondersteuning)
Alle processen
Vraag voor advies
Proces ‘reglementering’
Proces ‘commentaar’
Proces ‘werkmethodes’
Proces
‘extern
medewerking’
Verzoek tot studie
advies
en
Alle processen
183
317592131
18/07/2002
Voorontwerp
6.4.4. Resultaat
Proces ‘commentaar’
Naam resultaat
Interface
Beantwoorde vraag
Initiërend proces
proces zijn)
Advies
van
uitvoeringsentiteiten
Proces ‘reglementering’
de
(kan
elk
Proces ‘reglementering’
Proces ‘commentaar’
Ondersteuningsmateriaal
(sectorale
analyses,
studies
monografieën,…)
advies
Proces
‘kennismanagement’
(proces P&O)
Antwoorden
verzoeken /
kennis
Proces
‘kennismanagement’
(proces P&O)
op
vroegere
behoefte aan
Externe gegevens
administratie
Proces ‘werkmethodes’
Proces
‘extern
medewerking’
Administratieve beslissingen en
vroegere ervaringen
binnen
Financiën
buiten
de
Extern
en
6.4.6. Belangrijkste outputs
Alle processen
Naam output
Vraag
voor
stellingname
6.4.5. Belangrijkste inputs
Naam input
Interface
Directieven,
juridische
beslissingen en rechtspraak
Proces ‘informatie’
Nieuwe reglementering
Proces ‘informatie’
Nieuwe commentaar
Proces ‘informatie’
Interface
principiële
Proces ‘commentaar’
Vraag voor opmaak of wijziging
commentaar
Proces ‘commentaar’
Advies over voorontwerp
Proces ‘reglementering’
Proces ‘commentaar’
Aanvulling advies, kennis en
studies aan kennisdatabank
Proces
‘kennismanagement’
(proces P&O)
Impuls voor R&W
Proces ‘impulsbeheer’
184
317592131
6.5. Proces ‘levering en distributie’
18/07/2002
6.5.2. Omschrijving
6.5.1. Bestaansreden
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
Het proces ‘levering en distributie’ dient om producten aan te
maken en de logistieke impact hiervan te organiseren.
-
Onder producten verstaan we alle mogelijke brochures, brieven, attesten,
documenten, enz… die vanuit de verschillende processen komen en
gemaakt en/of verdeeld dienen te worden naar de belastingplichtige of
andere belanghebbenden.
Ontvangen en evalueren productaanvraag: evalueren van de
productaanvragen en het verder verzamelen van de
documenten die moeten geïntegreerd worden in het product.
-
Naast het snel en accuraat leveren van standaard en gepersonaliseerde
producten voor de fiscale entiteiten zal het bestellen van fiscale bandjes
(tabakszegels) vanuit Douane & Accijnzen eveneens behandeld worden
binnen het proces ‘levering en distributie’. Bovendien kan dit proces de
levering en distributie van producten in de entiteit Patrimonium
Documentatie ondersteunen o.a. de activiteiten van de huidige
zegelwerkplaats. Dit alles gebruik makend van de voorhanden zijnde
technologieën voor productaanmaak en verdeling op een zo optimaal
mogelijke wijze. De activiteiten binnen het proces ‘levering en distributie’
zullen onder de stafdienst Secretariaat en Logistieke Diensten ressorteren.
Aanmaken
product:
op
basis
van
de
beschikbare
informatie/gegevens binnen het enig dossier, wordt het te
leveren product gecreëerd binnen een aangepast formaat
(papier, e-mail, poster,…) en verder gepersonaliseerd indien
nodig. Bovendien hoort het plannen van de opdrachten die
binnenkomen
rekening
houdend
met
de
gevraagde
datum/termijn eveneens bij deze activiteitenblok.
-
Leveren product: verzenden van de aangemaakte producten
naar de gedefinieerde belanghebbende (intern/extern) via het
meest geschikt kanaal. Eens een bestelling is opgemaakt,
wordt de status hiervan up-to-date gehouden binnen het
kader van het enig dossier. Bijkomende gegevens zoals
onder meer de datum van verzending, het gehanteerde
formaat kunnen eveneens aangeduid worden.
-
Opslag: analyseren of het zinvol is bepaalde producten in
stock te plaatsen (centraal/decentraal) en bestaande
producten uit opslag halen voor levering.
-
Aanbestedingen: het betreft aanbestedingen die op periodieke
wijze georganiseerd worden teneinde zowel de creatie van de
producten als hun distributie te kunnen realiseren
(aanbestedingen voor het drukken van taxatievoorstellen,
De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking op:
-
Het snel en accuraat leveren van standaard en gepersonaliseerde
producten
Zo optimaal mogelijk gebruik maken van de voorhanden zijnde
technologieën voor productaanmaak en verdeling
185
317592131
18/07/2002
voor het drukken van verschillende attesten, brochures, enz…)
6.5.3. Startschot
Bevestiging creatie product
aan aanvrager
Initiërend proces
Bijwerken enig dossier
Naam startschot
Interface
Aanvraag creatie product
Alle processen
Impuls voor R&W
Proces ‘impulsbeheer’
6.5.4. Resultaat
Naam resultaat
Interface
Verstuurd product
Extern
6.5.5. Belangrijkste inputs
Naam input
Interface
Enig dossier
6.5.6. Belangrijkste outputs
Naam output
Interface
Product
Extern
186
317592131
18/07/2002
-
6.6. Proces ‘integratie
Ondernemingen’
in
de
economische
keten
-
6.6.1. Bestaansreden
Dit proces dient enerzijds om een duurzame relatie tot stand te
brengen tussen de FOD Financiën en de verschillende
bedrijfssectoren en bedrijven die gevestigd zijn in België,
anderzijds om buitenlandse bedrijven die zich willen vestigen in
België te begeleiden.
6.6.2. Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
-
De voornaamste rol van het proces ‘integratie in de economische keten
ondernemingen’ omvat het verwerven van een diepgaande kennis van
bedrijven en hun economische cyclus. Teneinde de FOD Financiën te
laten begrijpen en, indien nodig, zich laten aanpassen aan de realiteit
van de bedrijfswereld zal dit proces gerealiseerd worden onafhankelijk
van de dagelijkse activiteiten van beheer en controle.
Deze onafhankelijkheid betekent dat de ambtenaren die frequent in
contact
zullen
komen
met
bedrijven
(bijvoorbeeld
account
manager/account management team) op regelmatige wijze moeten
geïnformeerd worden over de resultaten van het proces ‘integratie in de
economische keten ondernemingen’.
De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking
op:
-
De oprichting van een duurzame relatie tussen de verschillende
bedrijfssectoren en de FOD Financiën
Een diepgaand begrip ontwikkelen van de bedrijfswereld, wat
de FOD Financiën toe zal laten mee te evolueren met de
realiteit van ondernemingen.
Het begeleiden van in België gevestigde ondernemingen.
tijdens de belangrijkste gebeurtenissen van hun bestaan.
Het bevorderen van buitenlandse investeringen in België.
-
-
Samenstellen van ‘economische keten ondernemingen’ inzicht:
Op basis van de verschillende contacten zal een diepgaand
inzicht van de economische cyclus van ondernemingen en van
hun behoeften en beperkingen ontwikkeld worden. Deze
contacten spruiten voort uit:
sectorale en professionele
organisaties, fora en economische opdrachten, sectorale studies
uitgevoerd door het proces ‘operationele expertise’, en tenslotte
uit informatie komend vanuit het proces ‘klanteninzicht. Dit
moet leiden tot een inzicht ruimer dan de loutere fiscale situatie.
Ontwikkelen
van
ondersteuningsmateriaal:
Op basis van het verworven inzicht, zal dit proces, samen met
het proces ‘strategie en uitwerking dienstverleningsmodellen’,
het noodzakelijke ondersteuningsmateriaal ontwikkelen voor
toekomstige acties.
Bevorderen van buitenlandse investeringen: Binnen het kader
van fora en economische opdrachten of op het moment dat een
zichtbare buitenlandse onderneming interesse toont om zich in
België te vestigen, zal de FOD Financiën deze begeleiden bij het
nemen van haar beslissing (antwoorden op vragen, vergelijkende
analyses,…). Dit gebeurt op dezelfde manier met potentiële
investeerders.
187
317592131
-
-
-
Informeren van professionele en sectorale organisaties. Binnen het
kader van de sectorale en professionele organisaties en ondernemingen
gevestigd in België, zal de FOD Financiën antwoorden formuleren op de
algemene vragen die zij ontvangt en tevens, via de account
manager/account management team, de grote ondernemingen
begeleiden tijdens belangrijke gebeurtenissen binnen hun bestaan
(fusie, verandering van rechtsvorm,…). De sectorale en professionele
organisaties zullen eveneens gebruikt kunnen worden als bijkomend
communicatiekanaal teneinde bepaalde informatie te kunnen
verspreiden.
Formuleren van interne standpunten: Enerzijds zullen bij het
samenstellen van inzicht in de ‘economische keten ondernemingen’
bepaalde informaties ontvangen worden die verspreid moeten worden
binnen de FOD Financiën. Anderzijds zal op basis van het verworven
inzicht of de ondernomen acties, aanvragen voor het aanpassen of
ontwikkelen
van
reglementering,
werkmethodes
of
dienstverleningsmodellen voorgelegd worden aan de processen
‘reglementering’, ‘werkmethodes’ via het proces ‘impulsbeheer’ en het
proces ‘bepalen van dienstverleningsaanpak’. Het doel van dit
activiteitenblok is een eerste voorstel te formuleren aan het proces
‘impulsbeheer’.
Evalueren ondernomen acties naar ondernemingen: Het geheel van de
ondernomen acties wordt geëvalueerd teneinde enerzijds te kunnen
bepalen of de objectieven behaald zijn, anderzijds of er acties moeten
gewijzigd, toegevoegd of geschrapt worden..
18/07/2002
6.6.3. Startschot
Naam startschot
Interface
Fora
en
opdrachten
economische
Extern
Bijeenkomsten professionele
en/of sectorale organisaties
Extern
Belangrijke gebeurtenis van
onderneming
Extern
6.6.4. Resultaat
Naam resultaat
Bevorderen
investeringen
Interface
buitenlandse
Extern
Begeleiden
van
bedrijfssectoren/bedrijven
gevestigd in België
Extern
188
317592131
18/07/2002
gegevens’
6.6.5. Belangrijkste inputs
Proces ‘Impulsbeheer’
Naam input
Interface
Gegevens verzameld in het
kader van sectorale en
professionele organisaties
Extern
Gegevens verzameld binnen
het kader van fora en
economische opdrachten
Extern
Sectorale
informatie
beschikbaar op het niveau
van de FOD Financiën
Proces
expertise’
Beschikbaar klanteninzicht
Proces ‘klanteninzicht’
Adviezen/Antwoorden
Proces ‘Commentaar’
Proces
‘Strategie
en
uitwerking
dienstverleningsmodellen’
Nieuw
of
aangepaste
wetgeving of werkmethodes
Proces ‘Reglementering’
Proces ‘Werkmethodes’
6.6.6. Belangrijkste outputs
Proces
expertise’
Studies
Nieuwe
of
aangepast
dienstverleningsmodel
‘operationele
‘Operationele
Naam output
Interface
Voorstel tot aanpassing van
reglementering
Proces ‘impulsbeheer’
Voorstel tot aanpassing van
werkmethodes
Proces ‘impulsbeheer’
Impuls voor R&W
Proces ‘impulsbeheer’
Inlichtingen/vragen
Proces
expertise’
Extern
Proces
expertise
‘Operationele
Ondersteuningsmateriaal
Proces ‘Bepalen van
dienstverleningsaanpak’
Inlichtingen
Proces
beheren
de
‘Verzamelen
en
persoonlijke
‘Operationele
Proces ‘Commentaar
Antwoord op gestelde vraag
Proces
‘Levering
distributie’
en
Intern standpunt
Proces
‘Strategie
en
uitwerking
dienstverleningsmodellen’
189
317592131
18/07/2002
7. Reglementering en werkmethodes
Hier volgen de processen met betrekking tot reglementering: deze
processen leveren de organisatie de nodige ondersteuning op vlak van
uitwerking en uitvoering van wetgeving.
Functionele processen Belastingen & Invorderingen
Inning
Functionele processen Patrimonium Documentatie
1. Verzamelen
en beheren
persoonlijke
gegevens
9. Afsluiting en
verificatie
7. Ontvangsten
2. Verzamelen
en beheren
fiscale
gegevens
5. Berekenen
schuld, tegoed,
financiële
risico’s en recht
tot terugbetaling
8. Uitgaven
6. Acties op de
fiscale balans
14. Bewaren en
bijwerken van
patrimonium
documentatie
15. Leveren van
patrimoniale
informatie
11. Verwerven,
beheren en
vervreemden
van goederen
12. Waarderen
van goederen
10. Vorderen
van rechten
13. Opstellen en
verlijden van
een authentieke
akte
16. Behandelen
van
onenigheden
3. Verzamelen
en beheren prearrival gegevens
en aangiften
4. Vergunningen
Sturende processen
Beheer
deposito- en
consignatiekas
Beheer
Thesaurie
Ondersteunende processen
35. Strategie en
uitwerking
dienstverlenings
modellen
36. Beheer
contolemodellen
37. Beheer
invorderingsmodellen
38.
Operationele
expertise
39. Levering en
distributie
40. Integratie
economische
keten
ondernemingen
Reglementering en Werkmethodes
41.
Reglementering
42.
Commentaar
43.
Werkmethodes
44. Informatie
45.
Extern advies &
medewerking
46.
Impulsbeheer
47. Opvolging
Processen voor specifieke verwerking
Managementprocessen
17.
Risicobeheer
18. Bepalen
controle aanpak
19. Selectie
controle
20. Nazicht
fiscale situatie
21.
Administratieve
en boekhoudkundige controle
Budget &
Beheerscontrole
Personeel &
Organisatie
(incl. kennismanagement)
ICT
Secretariaat en
logistieke
diensten
Interne audit
Studie &
Onderzoek
22. Mobiel
toezicht
24. Zaakbehandeling
Fraude
23. Inputbeheer
Fraude
26. Inputbeheer
Invordering
32.
Klanteninzicht
27. Bepalen
Invorderingsaanpak
33. Bepalen
dienstverlenings
aanpak
28.
Voorstel voor
invorderingsactie
25. Dossierbehandeling
Fraude
29. Waarborgen
30. Bewarende
maatregelen
34. Algemene
interactie
31. Invordering
190
317592131
18/07/2002
7.1.2. Omschrijving
7.1. Proces ‘reglementering’
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
-
7.1.1. Bestaansreden
Het is de taak van de overheidsdienst om de beleidsbeslissingen
in een reglementering uit te werken en een ondersteunende rol
te spelen bij de voorbereiding van het beleid. Als onmiddellijk
belanghebbende partij is het vereist dat de overheidsdienst
actief en pro-actief kan deelnemen bij de totstandkoming van de
federale en regionale reglementering. De overheidsdienst
beschikt immers vanuit haar dagdagelijkse praktijk over een
belangrijke ‘know-how’ terzake.
Bij het uitwerken van deze regelgeving moet gezocht worden
naar de grootst mogelijke eenvormigheid, eenvoud en praktische
toepasbaarheid.
Daarom
is
een
gestructureerd
proces
‘reglementering’ nodig.
Reglementering omvat het geheel van wetgeving, reglementaire
bepalingen en bepalingen met reglementair karakter die geheel
of gedeeltelijk tot de bevoegdheid van de FOD Financiën
behoren.
-
-
De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking
op:
-
het tot stand brengen van reglementering die consistent is en op
een efficiënte wijze kan worden geïmplementeerd;
het leveren van een positieve bijdrage tot het verbeteren van de
kwaliteit van de reglementering, inzonderheid op het vlak van
eenvoud en doelmatigheid.
-
Uitvoeren voorstudie: deze voorstudie maakt deel uit van de
kwaliteitszorg in de voorbereidingsfase van de totstandkoming
van de reglementering. De voorstudie richt zich in de eerste
plaats op de vraag naar de opportuniteit om al dan niet
regelend op te treden. De bedoeling bestaat er in dat een
algemeen verkennend onderzoek wordt opgestart dat de
Administratie moet toelaten een eerste oordeel te vellen over
de budgettaire impact (summiere kosten/baten analyse) en
over de doelmatigheid en implementeerbaarheid van de in het
vooruitzicht gestelde reglementering. Dit wordt afgesloten
met een beleidsbeslissing.
Opmaken voorontwerp: het concreet, maar ruw, vertalen van
de positieve analyse uit de gevoerde voorstudie in een
voorontwerp. Het vormt de vertrekbasis voor verder concreet
onderzoek en overleg met de beleidsverantwoordelijken en
alle andere belanghebbende partijen. Het voorontwerp wordt
geëvalueerd en eventueel bijgestuurd rekening houdend met
de uitgebrachte adviezen en/of opmerkingen.
Het wordt
afgesloten met een interne goedkeuring.
Finaliseren ontwerp: het definitief voorontwerp wordt voor
akkoord voorgelegd aan het (de) bevoegde orga(a)n(en). In
voorkomend geval wordt het onderworpen aan het advies van
de Raad van State om het vervolgens al dan niet aan te
passen aan de gemaakte opmerkingen. Dit ontwerp wordt
gefinaliseerd door een akkoord (eventuele ondertekening) op
regeringsniveau.
Goedkeuren en (laten) bekendmaken: het doorlopen van de
formeel
verplichte
procedure
van
goedkeuring
en
191
317592131
18/07/2002
bekendmaking in functie van de aard en het voorwerp van de
reglementering met het oog op de inwerkingtreding. Indien nodig,
verleent de administratie hierbij bijstand.
7.1.3. Startschot
Naam resultaat
Naam startschot
Vraag (opdracht)
Minister
7.1.4. Resultaat
Nieuwe
of
reglementering
Interface
van
Interface
gewijzigde
de
Proces ‘commentaar’
Proces ‘werkmethodes’
Proces ‘informatie’
Proces ‘impulsbeheer’
Vraag (opdracht) van de cel
beleidsvoorbereiding
Managementprocessen
Vraag (opdracht) van een
andere overheid (bv. De
Gewesten)
Proces ‘extern
medewerking’
advies
Initiatief (beslissing) van de
FEO
Proces ‘extern
medewerking’
advies
Proces ‘impulsbeheer’
Proces ‘opvolging’
en
en
Geen nieuwe of gewijzigde
reglementering
Proces ‘informatie’
Proces ‘impulsbeheer’
7.1.5. Belangrijkste inputs
Naam input
Interface
Opdrachtdocument
(beleidsbeslissing,
beleidsnota’s)
Wetsvoorstellen
Proces ‘impulsbeheer’
Belangrijke
documentatie
(bv.
bestaande
reglementering, rechtspraak
Proces ‘informatie’
Proces
‘extern
advies
en
192
317592131
18/07/2002
& rechtsleer, parlementaire
vragen, precedenten, ...)
medewerking’
Ontwerp
besluit
Parlementaire besprekingen
(inclusief amendementen)
Proces ‘informatie’
Finaal ontwerp
Advies van de
State
Raad
Goedgekeurde
reglementering
(c.q.
parlementaire documenten)
van
(Andere) externe adviezen
Advies van de uitvoerende
entiteiten
Proces ‘commentaar’
Proces ‘werkmethodes’
Proces ‘impulsbeheer’
Proces ‘informatie’
Proces ‘informatie’
Proces ‘opvolging’
Proces
expertise’
‘operationele
Feedback aan impulsbeheer
Proces ‘impulsbeheer’
Identificatiefiche
met
vermelding
van
de
aangewezen doelgroep en
communicatiekanalen
7.1.6. Belangrijkste outputs
Naam output
administratief
(Officiële) bekendmaking
Interface
Evaluatie document
Rapport voorstudie
Krachtlijnennota
Voorontwerp
Proces
expertise’
Proces ‘extern
medewerking’
‘operationele
advies
en
193
317592131
7.2. Proces ‘commentaar’
7.2.1. Bestaansreden
Het proces ‘commentaar’ bestaat erin een eenvormige,
duidelijke en begrijpbare interpretatie te geven van de
reglementering, met inbegrip van deze die een impact heeft op
de fiscaliteit of op de werking van de FOD Financiën.
Het omvat ook de studies over algemene problemen en het
beantwoorden
van
principiële
toepassingsvragen
en
parlementaire vragen.
De belangrijkste doelstellingen van dit proces hebben betrekking op:
-
het correct informeren van de burger en de ambtenaar
het verzekeren van rechtszekerheid en rechtsgelijkheid
het beperken van geschillen en klachten
het bijdragen tot een getrouwe en uniforme beleidsuitvoering
het verkorten van de termijn tussen het van kracht worden van de
reglementering en de uitvoering daarvan
Opmerking: De ruling is geen proces op zich; het zal onder andere
geconcretiseerd worden binnen de activiteiten van dit proces.
7.2.2. Omschrijving
18/07/2002
-
regelgevende dienst en het inwinnen van informatie en advies bij
externen.
Opmaken commentaar: dit impliceert, na grondige analyse van
het gehele dossier, het opstellen van een voorontwerp, het
intern overleggen binnen de FEO, het overleggen met de
uitvoeringsentiteiten, en het finaliseren van het ontwerp. Met
het oog op publicatie, definiëren van de doelgroep en het meest
aangewezen publicatiekanaal.
7.2.3. Startschot
Naam startschot
Interface
Definitief
ontwerp
van
nieuwe
of
gewijzigde
reglementering
Proces ‘reglementering’
Publicatie
van
externe
reglementering
in
de
gevallen waarin de FEO geen
kennis had van het definitief
ontwerp
Proces ‘impulsbeheer’
Vraag
tot
opmaak
of
wijziging van commentaar
Proces ‘impulsbeheer’
Vraag
tot
stellingname
Proces ‘impulsbeheer’
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
-
Uitvoeren analyse: het analyseren van de concrete opdracht bestaat
o.m. in het verzamelen en analyseren van bestaande gegevens en
reglementering, het inwinnen van informatie en advies van de
principiële
Proces
expertise’
Proces
‘operationele
‘operationele
194
317592131
18/07/2002
7.2.5. Belangrijkste inputs
expertise’
Parlementaire vragen
Proces ‘impulsbeheer’
Initiatief
van
FEO
(publicaties – vonnissen &
arresten;
bestaande
reglementering;
output
bottom-up, ... )
Proces ‘extern
medewerking’
advies
en
Proces ‘impulsbeheer’
Proces ‘opvolging’
7.2.4. Resultaat
Naam resultaat
Interface
Commentaar
Proces ‘werkmethodes’
(Circulaire,
algemene
commentaar,
dienstbrief,
antwoord
parlementaire
vraag,
gecoördineerde
commentaar)
Proces ‘informatie’
Proces ‘extern
medewerking’
advies
Proces ‘impulsbeheer’
Managementprocessen
Beslissing om commentaar
niet te wijzigen
Proces ‘informatie’
Proces ‘impulsbeheer’
Naam input
Interface
Het
dossier
van
de
reglementering
(zowel
ontwerp als goedgekeurde
tekst)
Proces ‘reglementering’
Relevante documentatie
Proces ‘informatie’
(o.a.
bestaande
reglementering,
rechtsleer
en rechtspraak, bestaande
commentaar
over
de
reglementering, bestaande
werkmethodes)
en
Advies
van
entiteiten
uitvoerings-
Proces
expertise’
‘operationele
Advies van andere diensten
binnen de FOD Financiën
Advies van regelgevende
dienst of van externen
Proces ‘extern
medewerking’
advies
en
Proces ‘impulsbeheer’
195
317592131
18/07/2002
7.2.6. Belangrijkste outputs
Naam output
Interface
Analyseverslag
Voorontwerp commentaar
Proces
expertise’
Ontwerp van commentaar
Proces ‘werkmethodes’
Proces ‘extern
medewerking’
‘operationele
advies
en
Proces ‘opvolging’
Feedback aan impulsbeheer
Proces ‘impulsbeheer’
Identificatiefiche
met
vermelding
van
de
aangewezen doelgroep en
communicatiekanalen
Commentaar
196
317592131
18/07/2002
7.3.2. Omschrijving
7.3. Proces ‘werkmethodes’
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
-
7.3.1. Bestaansreden
Het proces ‘werkmethodes’ wordt uitgetekend om de
reglementering en commentaar te vertalen in praktische
werkinstrumenten ten behoeve van de uitvoeringsentiteiten.
Het proces zal ook waken over de consistentie en de coördinatie
verzekeren van alle werkmethodes.
Methodes voor specifieke verwerkingsprocessen (modellen van controle,
invordering en dienstverlening) dienen eveneens afgetoetst te worden
op hun consistentie met de algemene werkmethodes en eventueel
opgenomen in de werkmethodes.
De belangrijkste doelstellingen van dit proces hebben betrekking
op :
-
het te gepaste tijden garanderen van een effectieve en uniforme
toepassing van de reglementering
het verzekeren van een optimaal gebruik van de beschikbare
middelen
het voorzien van controlepunten bij de toepassing van de wetgeving
Specifiek voor R&W Fiscale Entiteiten:
Prioritair zal dit proces de methodes ontwikkelen die de
uitvoeringsentiteiten zullen gebruiken voor de functionele processen
Belastingen en Invorderingen.
-
-
-
Opdracht analyseren: de elementen die aanleiding geven tot
het opstellen of het herzien van de werkmethodes worden
geïdentificeerd en geanalyseerd.
Krachtlijnennota opstellen: uitwerken van een ontwerp
(krachtlijnennota), na de nodige adviezen ingewonnen te
hebben binnen de FEO.
Werkmethode op punt stellen: een projectplan opstellen en
een team samenstellen dat de werkmethode zal opmaken.
Definitief op punt stellen van de werkmethode in optimale
samenwerking met de uitvoeringsentiteiten op basis van een
reeds opgesteld ontwerp. Dit resulteert in een definitief
ontwerp dat wordt goedgekeurd.
Implementatieplan opstellen: de nodige middelen definiëren
en waarborgen voor toepassing in de praktijk van de nieuwe
werkmethode en een timing vastleggen; coördinatie van de
verwezenlijking van de nieuwe werkmethode. Eventueel
wordt een pilootproject opgezet. Na goedkeuring wordt de
werkmethode definitief. Met het oog op publicatie, definiëren
van de doelgroep en het meest aangewezen publicatiekanaal.
7.3.3. Startschot
Naam startschot
Definitief
reglementering
voorbereiding)
Interface
ontwerp
(of
in
Proces ‘reglementering’
197
317592131
18/07/2002
Nieuwe
of
gewijzigde
commentaar of aanvulling
Proces ‘commentaar’
Reglementering,
commentaar
werkmethodes extern
de FOD Financiën
Proces ‘extern
medewerking’
of
aan
Initiatief
van
de
FEO
(verslag van een functionele
entiteit of van het netwerk
ICT in verband met de
bestaande werkmethode)
7.3.4. Resultaat
advies
en
Nieuwe
of
werkmethode
Proces ‘impulsbeheer’
Proces ‘extern
medewerking’
advies
Proces ‘extern
medewerking’
advies
Proces ‘opvolging’
Proces ‘opvolging’
Managementprocessen
Beslissing om werkmethode
niet te wijzigen
en
Proces ‘informatie’
Proces ‘impulsbeheer’
7.3.5. Belangrijkste inputs
Proces
‘strategie
en
uitwerking
dienstverleningsmodellen’
‘beheer
Proces
‘beheer
invorderingsmodellen’
of
Proces ‘informatie’
Proces ‘impulsbeheer’
Proces
controlemodellen’
aanpassing
gewijzigde
Proces ‘impulsbeheer’
Vraag van de Ombudsman
(federaal of regionaal)
Vraag tot
aanvulling
Interface
en
Vraag of opdracht van de
Minister
(federaal
of
regionaal)
Nieuw
controlemodel,
invorderingsmodel,
dienstverleningsmodel
Naam resultaat
Proces ‘impulsbeheer’
Naam input
Interface
Resultaatsanalyse
Proces ‘opvolging’
Advies
van
uitvoeringsentiteiten
de
Belangrijke documentatie
Proces
expertise’
‘operationele
Proces ‘informatie’
(o.a.
reglementering,
commentaar en bestaande
werkmethodes)
198
317592131
Nieuwe technologieën
‘beste praktijken’
18/07/2002
invorderingsmodellen’
en
Uitgewerkt
controle-,
invorderingsof
dienstverleningsmodel
Projectplan
Proces
‘strategie
en
uitwerking
dienstverleningsmodellen’
Proces
controlemodellen’
‘beheer
Proces
‘beheer
invorderingsmodellen’
7.3.6. Belangrijkste outputs
Implementatieplan,
behoeftenstudie en timing
Managementprocessen
Nota over pilootproject
Feedback aan impulsbeheer
Proces ‘impulsbeheer’
Identificatiefiche
met
vermelding
van
de
aangewezen doelgroep en
communicatiekanalen
Werkmethodes
Naam output
Interface
Analyseverslag
Krachtlijnennota
Ontwerp van werkmethode
(of aanpassing)
Proces ‘extern
medewerking’
advies
en
Vraag tot opmaak van een
controle-, invorderings- of
dienstverleningsmodel
Proces
‘strategie
en
uitwerking
dienstverleningsmodellen’
Proces
controlemodellen’
‘beheer
Proces
‘beheer
199
317592131
18/07/2002
7.4.3. Startschot
7.4. Proces ‘informatie’
7.4.1. Bestaansreden
Het proces ‘informatie’ heeft als doel om zowel de ambtenaren,
als de belastingplichtigen via de processen ‘bepalen van
dienstverleningsaanpak’ en ‘algemene interactie’, permanent
correcte en gerichte informatie te geven. Enerzijds gaat het er
om zo snel mogelijk informatie te verstrekken op vraag van de
geïnteresseerden en anderzijds om hen permanent relevante
documentatie ter beschikking te stellen.
De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking
op:
-
een betere eerstelijnszorg en het verminderen van het aantal
beslissingsniveaus
het verbeteren van het imago van de administratie
een positief werkklimaat
7.4.2. Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
-
-
Opdracht analyseren: verzamelen, selecteren en analyseren van alle
nodige en relevante gegevens om een zo volledig en adequaat
mogelijke informatie te verstrekken. De doelgroepen definiëren.
Inhoud samenstellen en informatie ter beschikking stellen:
voorbereiden en opmaken van doelgerichte informatie en het
eventueel bijvoegen van toelichting. Bepalen op welke manier de
informatie het best wordt verstrekt en de informatie verstrekken.
Naam startschot
Interface
Publicatie
reglementering
Nieuwe
of
commentaar
werkmethode
van
Proces ‘reglementering’
Proces ‘impulsbeheer’
gewijzigde
of
Vraag
terbeschikkingstelling
informatie
tot
van
(o.a.
van
ombudsman,
burger,
interne
dienst,
Minister, ...)
FEO (persartikel, antwoord
parlementaire
vragen,
ontdekken van relevante
informatie)
Proces ‘commentaar’
Proces ‘werkmethodes’
Proces ‘impulsbeheer’
Proces
‘bepalen
van
dienstverleningsaanpak’
Proces ‘algemene interactie’
Proces ‘impulsbeheer’
Proces ‘opvolging’
7.4.4. Resultaat
Naam resultaat
Interface
Strikt interne informatie van
de FOD
Managementprocessen
200
317592131
18/07/2002
Algemene informatie
Proces
‘bepalen
van
dienstverleningsaanpak’
uitvoeringsentiteiten
expertise’
Dienstverleningsaanpak
Proces
‘Bepalen
van
dienstverleningsaanpak’
Relevante documentatie
Proces ‘impulsbeheer’
Proces ‘algemene interactie’
Proces
‘strategie
en
uitwerking
dienstverleningsmodellen’
Beslissing
tot
het
verspreiden
van
informatie
niet
de
Proces ‘impulsbeheer’
7.4.6. Belangrijkste outputs
7.4.5. Belangrijkste inputs
Naam output
Interface
Reglementering,
commentaar
en
werkmethodes intern aan de
FOD
Proces ‘reglementering’
Reglementering,
commentaar
werkmethodes extern
de FOD
Proces ‘extern
medewerking’
Adviezen
van
en
aan
Proces ‘commentaar’
Gekozen
verspreidingskanalen
Proces ‘werkmethodes’
Gegevensdatabank
advies
en
Proces ‘impulsbeheer’
met
de
Proces
Interface
Geselecteerde
bestemmelingen
Naam input
Contact
beroepsorganisaties
(o.a.
persartikelen,
rechtspraak & rechtsleer,
vakliteratuur, seminaries,..)
‘operationele
Feedback aan impulsbeheer
Proces ‘impulsbeheer’
Identificatiefiche
met
vermelding
van
de
aangewezen doelgroep en
communicatiekanalen
Relevante interne en externe
informatie
201
317592131
7.5. Proces ‘extern advies en medewerking’
18/07/2002
-
7.5.1. Bestaansreden
In
dit
proces
wordt
overleg
gevoerd
met
andere
overheidsdiensten, overheden of internationale organisaties met
de bedoeling advies te verlenen en/of te komen tot een
gezamenlijk
standpunt
inzake
externe
reglementering,
commentaar en werkmethodes met een impact op de fiscaliteit
of de werking van de FOD Financiën.
De belangrijkste doelstellingen voor dit proces hebben betrekking
op:
-
actief en pro-actief meewerken aan reglementering, commentaar en
werkmethodes van andere overheden en internationale instellingen
een up-to-date en internationaal gerichte fiscaliteit ontwikkelen
onderzoek van de implicaties van externe reglementering,
commentaar en werkmethodes op de werking van de FOD Financiën
toetsen van de implementeerbaarheid van de daaruit voortvloeiende
werkmethodes
in voorkomend geval, de noodzakelijke wijzigingen voorstellen
7.5.2. Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
-
Opdracht analyseren: analyseren van de opdracht, van de
bestaande reglementering, commentaar of werkmethodes van
andere overheidsdiensten of van internationale instellingen.
Verzamelen van de noodzakelijke inlichtingen bij de
-
-
uitvoeringsentiteiten, bij andere departementen, bij andere
overheidsdiensten of bij internationale organisaties.
Opstellen ontwerp advies of standpunt bepalen: uitwerken
van het standpunt (advies) van de FOD Financiën betreffende
de voorgelegde opdracht. Opstellen van een eerste
ontwerptekst.
Overleggen: uiteenzetten van het standpunt (advies) van de
FOD Financiën bij de andere overheidsdiensten of bij de
internationale instellingen. Overleg voeren en aanpassen
standpunt of advies. Uitwerken van een gemeenschappelijk
standpunt of document.
Resultaat opstellen: formaliseren van het resultaat dat na
overleg is bereikt. Publiceren van het resultaat door de
bevoegde instelling.
7.5.3. Startschot
Naam startschot
Interface
Vraag uitgaande van :
Proces ‘impulsbeheer’
Cel
beleidsvoorbereiding/
Minister
andere overheidsdiensten
buitenlandse instellingen
Initiatief van F.E.O.
202
317592131
18/07/2002
7.5.4. Resultaat
Naam resultaat
Advies verstrekken
7.5.5. Belangrijkste inputs
Interface
Naam input
Interface
Proces ‘reglementering’
Document dat aanleiding
geeft tot de medewerking of
adviesverlening
Proces ‘impulsbeheer’
Reglementering,
commentaar
werkmethodes
Proces ‘reglementering’
Proces ‘commentaar’
Proces ‘werkmethodes’
Proces ‘informatie’
Proces ‘impulsbeheer’
Goedgekeurde en
bekendgemaakte
gemeenschappelijke tekst
Proces ‘reglementering’
Proces ‘commentaar’
Proces ‘werkmethodes’
Proces ‘informatie’
Proces ‘impulsbeheer’
Beslissing de medewerking stop
te zetten
en
Proces ‘commentaar’
Proces ‘werkmethodes’
Advies
van
uitvoeringsentiteiten
Alle
andere
informatie
de
relevante
Proces
expertise’
‘operationele
Proces ‘informatie’
7.5.6. Belangrijkste outputs
Proces ‘informatie’
Proces ‘impulsbeheer’
Naam output
Interface
Analyseverslag
Voorontwerp
met
het
standpunt van de F.O.D.Financiën
203
317592131
18/07/2002
Document met het definitief
standpunt van de F.O.D.Financiën
Gemeenschappelijk
einddocument
gemeenschappelijk
standpunt
of
Protocol
Feedback aan impulsbeheer
Proces ‘impulsbeheer’
Identificatiefiche
met
vermelding
van
de
aangewezen doelgroep en
communicatiekanalen
Processen-verbaal
vergaderingen
van
de
204
317592131
18/07/2002
-
7.6. Proces ‘impulsbeheer’
7.6.1. Bestaansreden
De maatschappelijke tendensen, verzuchtingen en noden van de
burger, van de doelgroepen alsmede van de diensten opsporen,
ze onderzoeken en tijdig de gepaste initiatieven nemen.
Het proces ‘impulsbeheer’ wordt uitgetekend om tot
een
degelijke verwerking van alle impulsen te komen. Iedere impuls
behoeft een antwoord.
Het proces heeft betrekking op de impulsen Reglementering en
Werkmethodes en op alle andere impulsen die binnen de FEO
terechtkomen.
De belangrijkste doelstellingen van het proces hebben betrekking
op:
-
-
Optimaliseren van de reglementering, commentaar en
werkmethodes
Het verhogen van de efficiëntie en van de uitvoerbaarheid van de
reglementering en van de werkmethodes
Stimuleren van de betrokkenheid van de belastingplichtige en de
motivatie van de ambtenaar door het waarborgen van een reactie
op enigerlei impuls
Verbeteren van het imago van de administratie
7.6.2. Omschrijving
-
Impulsen capteren: teneinde geen impulsen verloren te laten
gaan, dienen deze op een georganiseerde wijze te worden
opgevangen en verzameld.
Impulsen kanaliseren en afhandelen: de vloed aan impulsen
die her en der ontstaan, dienen geleid te worden naar de
bevoegde persoon of dienst, zodat er binnen de kortst
mogelijke termijn een passend gevolg aan gegeven kan
worden. Eenmaal de impuls is binnengekomen bij de
bevoegde dienst dient deze behandeld. In voorkomend geval,
wordt eventueel het respectieve REG proces aangeduid. De
afhandeling van de impuls wordt opgevolgd. Er wordt een
antwoord geformuleerd dat aan de impulsverstrekker wordt
kenbaar gemaakt.
7.6.3. Startschot
Naam startschot
Interface
Interne impulsen
Alle Processen
Externe impulsen
Alle Processen
7.6.4. Resultaat
Naam resultaat
Antwoord
impulsgever
Interface
aan
de
Alle processen
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
205
317592131
Afgehandelde impuls
18/07/2002
Alle Processen
7.6.5. Belangrijkste inputs
Voorlopig antwoord
Oorspronkelijk proces
Ontvangstmelding
Oorspronkelijk proces
Aanduiden REG proces
Proces ‘reglementering’
Proces ‘commentaar’
Naam input
Interface
Relevante informatie
Alle Processen
Feedback / resultaat uit het
aangeduide R&W proces
Proces ‘reglementering’
Proces ‘werkmethodes’
Proces ‘informatie’
Proces ‘commentaar’
Proces ‘extern
medewerking’
Proces ‘werkmethodes’
Proces ‘opvolging’
Proces ‘informatie’
Proces ‘extern
medewerking’
advies
Definitief antwoord
advies
en
Oorspronkelijk proces
en
Proces ‘opvolging’
Organogram met opgelijste
bevoegdheid
Managementprocessen
7.6.6. Belangrijkste outputs
Naam output
Interface
Doorsturen naar bevoegde
dienst
206
317592131
18/07/2002
7.7.3. Startschot
7.7. Proces ‘opvolging’
7.7.1. Bestaansreden
Met het proces ‘opvolging’ wordt, aan de hand van interne
gegevens en vaststellingen, en indien nodig op een permanente
wijze, nagegaan of de reglementering, commentaar en
werkmethodes beantwoorden aan de doelstellingen die zijn
vooropgesteld. Met dit proces wordt ook onderzocht of de
ingezette
middelen
toereikend
zijn
en
hoe
eventuele
moeilijkheden kunnen worden opgelost.
7.7.2. Omschrijving
De belangrijkste activiteitenblokken van dit proces zijn:
-
-
Gegevens inzamelen: noodzakelijke informatie inzamelen aan de
hand van de vooropgestelde controle-instrumenten om de opvolging
uit te voeren.
Gegevens evalueren: evalueren van de bekomen resultaten in het
licht van de vooropgestelde doelstellingen.
Rapportering opstellen: Opstellen van een rapport ten behoeve van
het beleid of de opdrachtgever over het al of niet bereiken van de
vooropgestelde doelstellingen. Indien nodig wordt een aanzet
gegeven om de reglementering, commentaar of werkmethodes aan
te passen.
Naam startschot
Nieuwe
of
werkmethodes
Interface
gewijzigde
Initiatief van FEO
Proces ‘werkmethodes’
Proces ‘extern
medewerking’
advies
en
Proces ‘impulsbeheer’
7.7.4. Resultaat
Naam resultaat
Interface
Rapport over het al dan niet
bereiken
van
de
doelstellingen en eventueel
voorstel tot wijziging of
aanpassing
van
de
maatregel
Proces ‘reglementering’
Proces ‘commentaar’
Proces ‘werkmethodes’
Proces ‘informatie’
Proces ‘extern
medewerking’
advies
en
207
317592131
18/07/2002
7.7.5. Belangrijkste inputs
Naam input
Interface
Controlemeetinstrumenten
en
Alle Processen
Verslagen
van
uitvoeringsentiteiten
de
Alle Processen
Gegevens
statistieken
en
Alle Processen
Criteria en indicatoren
(data)
Relevante informatie
Alle Processen
7.7.6. Belangrijkste outputs
Naam output
Interface
Verkregen informatie
Managementprocessen
Statistieken
Proces ‘informatie’
Analyseverslag
Evaluatie
Rapport
Proces ‘informatie’
208
317592131
18/07/2002
8. Managementprocessen (P.M.)
Hieronder volgen de managementprocessen: deze processen leveren de
nodige sturing aan het functioneren van de organisatie. Deze processen
worden niet uitgewerkt binnen deze BPR, maar zijn omwille van de
volledigheid in het processchema opgenomen.
Functionele processen Belastingen & Invorderingen
Inning
Functionele processen Patrimonium Documentatie
1. Verzamelen
en beheren
persoonlijke
gegevens
9. Afsluiting en
verificatie
7. Ontvangsten
2. Verzamelen
en beheren
fiscale
gegevens
5. Berekenen
schuld, tegoed,
financiële
risico’s en recht
tot terugbetaling
8. Uitgaven
6. Acties op de
fiscale balans
14. Bewaren en
bijwerken van
patrimonium
documentatie
15. Leveren van
patrimoniale
informatie
11. Verwerven,
beheren en
vervreemden
van goederen
12. Waarderen
van goederen
10. Vorderen
van rechten
13. Opstellen en
verlijden van
een authentieke
akte
16. Behandelen
van
onenigheden
3. Verzamelen
en beheren prearrival gegevens
en aangiften
Sturende processen
Beheer
deposito- en
consignatiekas
Beheer
Thesaurie
4. Vergunningen
Ondersteunende processen
35. Strategie en
uitwerking
dienstverlenings
modellen
36. Beheer
contolemodellen
37. Beheer
invorderingsmodellen
38.
Operationele
expertise
39. Levering en
distributie
40. Integratie
economische
keten
ondernemingen
Reglementering en Werkmethodes
41.
Reglementering
42.
Commentaar
43.
Werkmethodes
44. Informatie
45.
Extern advies &
medewerking
46.
Impulsbeheer
47. Opvolging
Processen voor specifieke verwerking
Managementprocessen
17.
Risicobeheer
18. Bepalen
controle aanpak
19. Selectie
controle
20. Nazicht
fiscale situatie
21.
Administratieve
en boekhoudkundige controle
Budget &
Beheerscontrole
Personeel &
Organisatie
(incl. kennismanagement)
ICT
Secretariaat en
logistieke
diensten
Interne audit
Studie &
Onderzoek
22. Mobiel
toezicht
24. Zaakbehandeling
Fraude
23. Inputbeheer
Fraude
26. Inputbeheer
Invordering
32.
Klanteninzicht
27. Bepalen
Invorderingsaanpak
33. Bepalen
dienstverlenings
aanpak
28.
Voorstel voor
invorderingsactie
25. Dossierbehandeling
Fraude
29. Waarborgen
30. Bewarende
maatregelen
31. Invordering
209
34. Algemene
interactie
317592131
18/07/2002
De verantwoordelijkheid voor dit proces bevindt zich mede op niveau
N-1 en N-2.
De managementprocessen zijn weergegeven in het processchema en
betreffen de processen rond B&B, Personeel en Organisatie, ICT,
Secretariaat & logistieke diensten, Interne Audit en Studie & Onderzoek.
Het zijn leidende processen die ervoor zorgen dat de doelstellingen,
gesteld binnen de organisatie, bereikt worden en dat de middelen het
best en efficiënt worden ingezet. Deze processen organiseren en
ondersteunen de andere functionele processen.
210
Download
Random flashcards
fff

2 Cards Rick Jimenez

mij droom land

4 Cards Lisandro Kurasaki DLuffy

hoofdstuk 2 cellen

5 Cards oauth2_google_c110ae80-d7f3-4403-b521-4d3d8bb0f63c

Test

2 Cards peterdelang

engels hfst 1

25 Cards oauth2_google_c110ae80-d7f3-4403-b521-4d3d8bb0f63c

Create flashcards