Bachelorproef - Howest DSpace

Bachelorproef
Studiegebied
Bachelor
Afstudeerrichting
Academiejaar
Examenkans
Studente
Handelswetenschappen en bedrijfskunde
Office management
Management assistant
2014-2015
1
Jolien Verhaeghe
De essentie van Chinese communicatie en
bedrijfscultuur
Wat kan je, als Personal assistant, doen om de communicatie met
een Chinese zakenpartner vlotter te laten verlopen?
Interne begeleider
Externe begeleider
Ludo Schoukens
Wim Polet
Bachelorproef
Studiegebied
Bachelor
Afstudeerrichting
Academiejaar
Examenkans
Studente
Handelswetenschappen en bedrijfskunde
Office management
Management assistant
2014-2015
1
Jolien Verhaeghe
De essentie van Chinese communicatie en
bedrijfscultuur
Wat kan je, als Personal assistant, doen om de communicatie met
een Chinese zakenpartner vlotter te laten verlopen?
Interne begeleider
Externe begeleider
Ludo Schoukens
Wim Polet
1
Voorwoord
Ik ben derdejaarsstudente in de opleiding Office management. In het laatste semester
kreeg ik de opdracht een bachelorproef te schrijven over een onderwerp dat verband
heeft met de opleiding.
De vele opzoekingen, bibliotheekbezoeken, interviews en gesprekken met specialisten
resulteren in dit eindwerk. Mijn doel is om leidinggevenden, personal assistants en
anderen informatie te geven over de do’s en dont’s om zaken te doen met China.
Vooreerst mijn oprechte dank aan mevrouw Lieselot Longueville voor de uitleg, de hulp
en de motivatie voor het realiseren van deze bachelorproef. Daarnaast wil ik de heer Ludo
Schoukens, mijn interne begeleider, bedanken voor de vele hulp en kritische feedback.
Ook aan de heer Wim Polet, mijn externe promotor, een woord van dank. Hij gaf mij de
nodige feedback en hield mij op het juiste spoor tijdens het schrijven.
Een speciaal woord van dank gaat uit naar de heer Ronny Verlet. Hij geeft coaching aan
bedrijven die in China opereren. De heer Verlet stuurde mij in de juiste richting om mijn
bachelorproef te schrijven. Door zijn goede kennis en ervaringen kon hij mij heel wat
informatie bijbrengen.
Ook de verschillende bedrijven zoals Bombardier, Brouwerij De Halve maan, Case New
Holland, Deknudt Frames verdienen een woord van dank. De personen van deze firma’s
stonden klaar om hun eigen ervaringen met mij te delen.
Ik dank graag de heer Gianni Girolami, die als vertaler en marketing & sales professional
werkt bij het Confucius instituut voor de nuttige feedback en de richtlijnen.
Ten slotte nog een speciaal woord van dank aan de collega’s op mijn stageplaats, Packo
Inox nv. Ook zij hielpen mij om de nodige informatie te vinden en om contacten te
leggen met hun bedrijf in China.
Jolien Verhaeghe
Handzame, 25 mei 2015
2
Abstract
Als we gaan communiceren met iemand uit een andere cultuur, ondervinden we vaak
verschillen. Om zo goed mogelijk zaken te doen met een andere cultuur, is het van
essentieel belang om enige achtergrond en kennis te hebben van deze cultuur.
Hierna volgt eerst een hoofdstuk over communicatie. Daarna wordt het begrip ‘cultuur’
toegelicht. Aansluitend op het hoofdstuk ‘cultuur’, vind je enkele persoonlijke
getuigenissen. Om inzicht te krijgen in de Chinese gewoontes en de Chinese
communicatie heb ik enkele opmerkelijke zaken neergeschreven in het vierde hoofdstuk.
3
Inhoudsopgave
Voorwoord ............................................................................................................................. 2
Abstract
............................................................................................................................. 3
Inhoudsopgave...................................................................................................................... 6
Lijst met figuren .................................................................................................................... 8
Lijst met tabellen .................................................................................................................. 9
Lijst met afkortingen........................................................................................................... 10
Inleiding ............................................................................................................................11
1
Communicatie................................................................................................... 13
1.1
1.1.1
Definitie communicatie ............................................................................................... 13
De verschillende communicatieniveaus ........................................................................................... 13
1.1.2
Communicatiemodellen ...................................................................................................................... 13
1.1.3
Verbale communicatie......................................................................................................................... 16
1.1.4
Non-verbale communicatie ................................................................................................................ 16
1.2
1.2.1
Conflicten .................................................................................................................... 17
Thomas-Killman-model...................................................................................................................... 17
1.3
Etnocommunicatie ...................................................................................................... 18
2
Een cultuur ....................................................................................................... 19
2.1
2.1.1
Wat is een cultuur ........................................................................................................ 19
Symboliek .............................................................................................................................................. 20
2.1.2
Rituelen .................................................................................................................................................. 21
2.1.3
Helden ................................................................................................................................................... 21
2.2
Een cultuurverschil ...................................................................................................... 22
2.3
2.3.1
Cultuurmodellen .......................................................................................................... 22
Het model van Richard Lewis............................................................................................................ 23
2.3.2
Het Topoi-model ................................................................................................................................. 24
2.3.3
Het model van Hofstede .................................................................................................................... 26
2.3.4
Het model van cultuur ........................................................................................................................ 28
2.3.5
David Pinto ........................................................................................................................................... 28
2.3.6
Christopher Earley en Elaine Mosakowski: Cultural intelligence ................................................ 29
2.4
Toepassing op China ................................................................................................... 29
3
Eigen getuigenissen ......................................................................................... 32
3.1
Personal assistant vs. buitenwereld ............................................................................. 32
3.2
Hoe komt een PA in contact met China? .................................................................... 33
4
China ................................................................................................................. 34
6
4.1
De Speciale Economische zones (SEZ) ...................................................................... 34
4.2
4.2.1
Bedrijfsvormen ............................................................................................................ 34
State Owned Enterprise (SOE) ........................................................................................................ 34
4.2.2
Privately Owned Enterprise (POE) .................................................................................................. 34
4.2.3
Joint Venture (JV) ................................................................................................................................ 35
4.2.4
Wholly Foreign Owned Enterprise (WFOE).................................................................................. 35
4.3
4.3.1
Persoonlijk contact met Chinezen ............................................................................... 35
Communicatieverschillen.................................................................................................................... 35
4.3.2
De taal .................................................................................................................................................... 36
4.3.3
Stemvolume .......................................................................................................................................... 39
4.3.4
Intonatie ................................................................................................................................................ 39
4.3.5
Aansprekingen ...................................................................................................................................... 39
4.3.6
Lachen ................................................................................................................................................... 40
4.3.7
Oogcontact ........................................................................................................................................... 40
4.3.8
Handdruk .............................................................................................................................................. 41
4.4
4.4.1
Zakendoen met Chinezen ........................................................................................... 41
Hiërarchie .............................................................................................................................................. 42
4.4.2
Aanwerving ........................................................................................................................................... 42
4.4.3
Verwelkoming ...................................................................................................................................... 43
4.4.4
Chinees geld .......................................................................................................................................... 44
4.4.5
Onderhandelen ..................................................................................................................................... 44
4.4.6
Gevoelige onderwerpen ...................................................................................................................... 45
4.4.7
Zakenlunch ........................................................................................................................................... 46
4.4.8
Zakengeschenken................................................................................................................................. 47
4.4.9
Een Chinese consument ..................................................................................................................... 48
4.5
Tijd / gebeurtenissen .................................................................................................. 49
4.6
Reisdocumenten .......................................................................................................... 50
4.7
4.7.1
Filosofieën ................................................................................................................... 50
Yin en Yang .......................................................................................................................................... 50
4.8
Terugblik ..................................................................................................................... 51
5
Oplossingen ...................................................................................................... 52
5.1
Oplossing om beter te communiceren ........................................................................ 52
Conclusie ........................................................................................................................... 54
Referentielijst ...................................................................................................................... 58
Bijlage 1 - Aanvraagformulier voor een Visum ................................................................... 60
Bijlage 2 - Vragenlijst .......................................................................................................... 66
Bijlage 3 - Chinees geld ...................................................................................................... 68
7
Lijst met figuren
Figuur 1: Shannon-Weaver's Model of Communication (Shannon en Weaver, 1949) ....... 14
Figuur 2: Conflictstijlen (Kilmann, 1977) ............................................................................ 17
Figuur 3: Het Richard Lewis-model (Lewis, 1930) ............................................................ 23
Figuur 4: De roos van Leary (Leary, 1957) .......................................................................... 25
Figuur 5: Een model van cultuur (Trompenaars, 1998) ..................................................... 28
Figuur 6: Visitekaartje......................................................................................................... 48
Figuur 7: Yin en yang (Boden, 2006) .................................................................................. 51
8
Lijst met tabellen
Tabel 1: Verwachtingspatronen (Schroevers, 2010) ............................................................ 45
9
Lijst met afkortingen
JV
Joint Venture
PA
Personal assistant
POE
Privately Owned Enterprise
RO
Representative office
SEZ
Speciale economische zone
SOE
State Owned Enterprise
WFOE
Wholly Foreign Owned Enterprise
10
Inleiding
Iedereen weet wellicht dat communicatie vandaag de dag heel belangrijk is. Waar zouden
we zijn zonder communicatie? De afzetmarkten breiden uit, maar ook de
transportmogelijkheden worden alsmaar beter. Door de verkleinde wereld is het
noodzakelijk om met heel veel andere landen en culturen te communiceren.
Daar komt natuurlijk heel wat bij kijken. Vaak worden problemen ondervonden als
bedrijven communiceren met andere culturen. Uit mijn onderzoek blijkt dat heel wat
organisaties moeilijkheden ondervinden als ze communiceren met een Chinese
zakenpartner. Er ontstaat miscommunicatie, ze begrijpen elkaar niet, enzoverder. Daarom
besloot ik om de verschillen met China eens onder de loep te nemen.
Chinezen hebben moeite om Engels te spreken of te schrijven. Dit zorgt dus voor hele
grote problemen tijdens een conversatie. Conversaties worden vaak nog moeilijker omdat
er een derde persoon tussen de twee actoren zit. Dit kan ofwel een tolk ofwel een vertaler
zijn.
Het is belangrijk dat de bedrijfsleiders en Personal assistants zelf een goede achtergrond
hebben van de Chinese cultuur en niet blindelings op een tolk vertrouwen. Chinezen zijn
mensen zoals wij met basisnoden. Ze hebben andere gewoontes en deze moeten we, als
zakenpartner, proberen te begrijpen en te respecteren.
Deze bachelorproef baseert zich op enkele belangrijke bronnen. “De essentie van China”
(Boden, 2012), “Werken met andere culturen” (Garten, 2011) en “Intercultureel
communiceren” (Schroevers, 2010) zijn hier enkele voorbeelden van.
De inhoud van deze bachelorproef steunt op 4 grote pijlers. De communicatie zelf, de
cultuur, persoonlijke getuigenissen en voorbeelden van verschillen tussen China en België.
Het eerste hoofdstuk geeft algemene informatie weer over communicatie. Wat is
communicatie? Hoe moet communicatie zijn? Dit lijkt vanzelfsprekend maar dat is het
nochtans niet. Communicatie is het begin van alles. In dit hoofdstuk licht ik ook enkele
communicatiemodellen toe.
Na het algemeen hoofdstuk volgt informatie over cultuur. Wat wordt begrepen onder het
woord ‘cultuur’? Wat is het verschil tussen een Cultuur en een cultuur?
In het derde hoofdstuk ga ik specifieker in op China, het land waarover deze
bachelorproef gaat. Hier kom je de waarden en normen van de cultuur te weten.
Daarnaast komen de do’s en don’ts met betrekking tot China aan bod. In het voorlaatste
hoofdstuk leert de zakenpartner de Chinese manier van onderhandelen kennen.
11
Daarnaast vindt de PA of andere gesprekspartner enkele basiszinnen zodat hij/zij zich in
het Chinees kan uitdrukken.
Ten slotte behandel ik enkele concrete voorbeelden van communicatieproblemen tussen
Belgische en Chinese actoren. Hoe kunnen we deze problemen aanpakken en eventueel
oplossen?
12
1
Communicatie
Vooraleer we dieper ingaan op communicatie met China, is het belangrijk om eerst te
weten wat communicatie precies is. Communicatie is een verzamelwoord. Maar wat houdt
het allemaal in?
In dit hoofdstuk zien we wat communicatie is. Welke niveaus en modellen bestaan er? We
staan ook stil bij de soorten communicatie zoals verbale en non-verbale communicatie.
1.1
Definitie communicatie
Er zijn heel wat definities die het begrip communicatie verklaren. Maar wat is het nu
precies? Wat zeker is, communicatie heeft invloed op mensen. Het treft de mens
persoonlijk en het brengt een boodschap over. Op elk ogenblik communiceren we, ook al
denken we vaak van niet.
Communicatie wordt meestal voorgesteld als een lineair proces. Dit wil zeggen dat de
boodschapper en de ontvanger wisselen van rol. Hier wordt gesproken over circulaire
beïnvloeding. Er is voortdurend feedback.
Communicatie is eigenlijk een bewuste en onbewuste uitwisseling van informatie. Het is
een proces waarbij een boodschap wordt overgebracht van een of meerdere personen
naar een of meerdere ontvangers.
Hoe we onze boodschap overbrengen hangt af van het doel en de doelgroep. Wil je
gewoon iets overbrengen, of wil je iets te weten komen? We stemmen onze communicatie
af op de doelgroep. Daarnaast passen we ook onze woordenschat aan als we praten met
kinderen of volwassenen.
1.1.1
De verschillende communicatieniveaus
We kunnen een gesprek ontleden in verschillende niveaus. Ten eerste is er de inhoud.
Waarover gaat het gesprek? Het tweede niveau is het proces. Volgens welke regels gaan
we communiceren? Ten derde is er de interactie. Hoe gaan we om met onze
gesprekspartner? Het laatste niveau is de sfeer. Met welke gevoelens hebben we te
kampen tijdens het overbrengen van het bericht (Garten, 2011)?
1.1.2
Communicatiemodellen
Om efficiënt te communiceren en de manier waarop we moeten communiceren beter te
begrijpen, zijn er heel wat communicatiemodellen terug te vinden. Ieder model geeft
ongeveer hetzelfde weer want een bericht wordt altijd op dezelfde manier verstuurd en
ontvangen. Hieronder vind je een beschrijving van het model van Shannon-Weaver.
13
Daarna volgt een opsomming en korte beschrijving van enkele modellen. Vervolgens
komt de PA of een andere communicator te weten hoe hij/zij hoort te communiceren.
Met andere woorden wat is SMART? Als laatste verklaar ik een regel die overeenstemt
met de SMART-doelstellingen. De regel om te communiceren volgens de C’s gaat dieper
in op de SMART-doelstellingen.
Shannon-Weaver model
Er bestaan verschillende modellen om het communicatieproces weer te geven. Een van
de modellen is het Shannon-Weaver communicatiemodel. Dit model geeft de weg van het
bericht duidelijk weer.
De zender brengt een
bericht over. Hiervoor
gebruikt hij een bepaald
kanaal, bijvoorbeeld een
telefoon. De
bestemmeling of
ontvanger krijgt de
Figuur 1: Shannon-Weaver's Model of Communication (Shannon en Weaver, 1949)
boodschap. Dit proces
herhaalt zich telkens want daarna wisselen zender en ontvanger van rol.
SMART-doelstellingen
De doelstelling of boodschap moet SMART zijn. SMART staat voor specifiek, meetbaar,
aanvaardbaar, realistisch maar ook tijdsgebonden.
Specifiek betekent dat de boodschapper duidelijk aantoont wat hij/zij wil overbrengen en
hij/zij is rechtuit. Meetbaar wil zeggen dat je een systeem of een methode moet voorzien
om de stand van zaken op te volgen. Bij de derde term, aanvaardbaar, moet de
communicator zelf de doelstellingen accepteren en ervoor zorgen dat de gesprekspartner
ook toestemt. Daarna gaat de persoon, die de boodschap overbrengt, na of de doelstelling
haalbaar is. Is het realistisch wat de gesprekspartners willen bereiken? Ten slotte houdt de
gesprekspartner rekening met de tijd. Wanneer beginnen we aan de doelstelling en
wanneer zal deze af zijn?
Communicatie volgens de verschillende C’s
Naast de SMART-doelstellingen is er nog een gelijkaardig model om efficiënt te
communiceren, namelijk de 7 c’s.
14
Completeness, conciseness, consideration, clarity, concreteness, courtesy, correctness zijn
de voorwaarden om zo efficiënt mogelijk te communiceren.
We kunnen nog drie andere termen bijvoegen, namelijk creativity, credibility en
consistency (Murphy, 2000).
Completeness. Zoals het woord zelf zegt, is het belangrijk dat de boodschap compleet en
juist is (Murphy, 2000).
Conciseness. Het is belangrijk dat de boodschap beknopt is. Een boodschap moet altijd
to the point zijn (Murphy, 2000).
Consideration. De communicator hoort zich te richten tot de doelgroep. Hij/zij houdt
dus rekening met de kennis van de groep maar ook met een mogelijk vakjargon (Murphy,
2000).
Clarity. Het is noodzakelijk dat de essentie van de boodschap duidelijk is. Dit kan je
vergelijken met conciseness. Bij clarity gaat het vooral om de taal (Murphy, 2000).
Concreteness. Ook dit onderdeeltje valt terug op clarity en conciseness. Bij deze term is
het vooral belangrijk dat je argumenteert en je boodschap ondersteunt. De communicator
kan gebruik maken van feiten, cijfers of tabellen (Murphy, 2000).
Courtesy. Het is van essentieel belang om de personen op een vriendelijke en aangename
manier aan te spreken. Dit maakt het eenvoudiger om tot het gewenste resultaat te komen
(Murphy, 2000).
Correctness. Zorg ervoor dat, wat je zegt of schrijft juist is. Vermijd hierbij spel- of
taalfouten (Murphy, 2000).
Creativity. Als de communicator zijn boodschap op een creatieve manier overbrengt,
wordt het bericht anders geïnterpreteerd dan als het op een eentonige manier wordt
overgebracht (Murphy, 2000).
Credibility. Als de spreker zelf gelooft in wat hij/zij zegt, zal het gewenste resultaat sneller
bereikt worden (Murphy, 2000).
Consistency. Zorg ervoor dat de mening en uitspraken overal doorgevoerd worden. Het is
belangrijk dat het gesprek consistent is (Murphy, 2000).
15
1.1.3
Verbale communicatie
Verbale communicatie omvat het taalregister (woordenschat) en de taalstructuur
(spraakkunst). Kortom alle woorden en geluiden die we gebruiken als we onze boodschap
overbrengen behoort tot verbale communicatie. Hier kunnen we nog onderscheid maken
tussen geschreven en gesproken taal.
1.1.4
Non-verbale communicatie
Onder non-verbale communicatie kunnen we heel wat aspecten plaatsen. Non-verbale
communicatie omvat alle niet-gesproken taal (Hoffman, 2002).
Fysiek contact en fysieke kenmerken zoals zien, ruiken en voelen behoren tot non-verbale
communicatie. Hoe personen eruit zien, heeft ook te maken met communicatie. Erg
gelovige personen dragen vaak een gebedskrans. Anderen dragen sieraden of bepaalde
kledij. Ook dat valt onder non-verbale communicatie (Hoffman, 2002).
HE LIKED TO OBSERVE EMOTIONS; THEY WERE LIKE RED LANTERNS STRUNG ALONG
THE DARK UNKNOWN OF ANOTHER’S PERSONALITY, MARKING VULNERABLE POINTS
-AYN RAND
Non-verbale communicatie zorgt vaak voor problemen tijdens conversaties. Iedere
cultuur heeft zijn eigen manier van handelen. In de ene cultuur tonen ze snel hun emoties
om hun mening te verduidelijken. In andere culturen proberen ze hun emoties weg te
steken om zo confrontaties te voorkomen (Garten, 2011).
Lichaamstaal, gebaren en gelaatsuitdrukking zijn een eerste onderdeel van non-verbale
communicatie. Ook het paralinguïstische zoals stemhoogte, ritme, intonatie behoren
hiertoe.
Laten we nu enkele Chinese-Westerse verschillen van lichaamstaal onder de loep nemen.
De lichaamstaal in China wijkt af van onze lichaamstaal. Als wij tijdens een vergadering of
conversatie geeuwen of staren, komen we onbeleefd over (China Cross Culture, 2015). Er
wordt vaak beweerd dat geeuwen of staren in China een positieve betekenis heeft.
Volgens China Cross Culture betekent het dat je nieuwsgierig of verrast bent. Dit is echter
niet het geval. Ik ging dit na bij een Chinees die uit Sichuan komt maar al jaren in Beijing
woont. Hij kent dus verschillende regionale gewoontes. Hij verklaarde dat geeuwen en
staren toch een teken van desinteresse is. Het kan natuurlijk wel zijn dat een Chinees
geïnteresseerd is en tegelijkertijd geeuwt, maar dan is deze persoon gewoon vermoeid.
Staren of geeuwen is dus net zoals bij ons ongepast.
16
Chinezen appreciëren stiltes tijdens een conversatie. Anderen, zoals Westerlingen, voelen
zich snel ongemakkelijk bij zo’n stiltes. Een van de Chinese gezegdes luidt als volgt: ‘Stilte
is luidruchtiger dan woorden’. In het Chinees Cǐ shí wúshēng shèng yǒushēng (词是无声胜有
声) (China Cross Culture, 2015).
Ook spreken terwijl de ander spreekt wordt bij ons als onbeleefd gezien. In China is dit
een teken van dank (China Cross Culture, 2015).
1.2
Conflicten
Conflicten zijn er sneller dan gedacht. Omgaan met conflicten en onderhandelen bestaat
uit twee onderdelen: opkomen voor je eigen mening en rekening houden met de wil van
de ander (Garten, 2011).
1.2.1
Thomas-Killman-model
Conflicten kunnen we oplossen met behulp van het Thomas-Killman-model:
Vermijden
Deze fase is misschien wel
de beste fase. Niemand
wint, niemand verliest. De
partners leggen zich neer
bij het feit dat ze het
oneens zijn met elkaar
(Garten, 2011).
Competitie
Hierbij gaat elk voor zijn
eigen belang. Er wordt
geen rekening gehouden
met wat de ander wil of
denkt. Elke deelnemer ‘vecht’ voor zijn eigen goed.
Figuur 2: Conflictstijlen (Kilmann, 1977)
Compromis
Bij dit kwadrant vinden we het besluit in het midden. Er wordt niets gewonnen, maar ook
niets verloren. Het kan handig zijn een compromis te sluiten om verdere en grotere
conflicten uit te sluiten.
17
Accommodatie
Accommodatie wil zeggen dat de een zich zal neerleggen bij de keuze van de ander.
Hijzelf wint niets en zal er verder geen energie aan besteden (Garten, 2011). Dit kwadrant
wordt niet in elke cultuur gebruikt.
In China, een masculiene cultuur, zullen ze niet tevreden zijn met accommodatie. Zij zijn
voornamelijk ingesteld op winnen en doorzetten (Garten, 2011).
Coöperatie
Het laatste kwadrant is de coöperatie. Hierbij gaan beide partijen winnen (Garten, 2011).
Ze halen samen voordeel binnen en staan uiteraard samen sterk (Garten, 2011).
1.3
Etnocommunicatie
Etnocommunicatie is communicatie tussen verschillende culturen. Hier wordt extra
aandacht besteed aan de verschillende waarden en normen. Ook de behoeften en wensen
worden onder de loep genomen.
18
2
Een cultuur
2.1
Wat is een cultuur
Een cultuur kan op twee manieren worden geschreven. Er bestaat een cultuur en een
Cultuur. Een Cultuur omvat kunst en wetenschap. Attitude, visie, waarden en normen
worden een cultuur genoemd. Hieronder vallen ook de eetgewoontes en taal.
Een echte beschrijving van een cultuur bestaat niet. Er worden vaak verschillende
definities gegeven aan deze term. Het begrip cultuur wordt gezien als een beschrijvende
term.
Een cultuur geeft meer informatie over levensgeschiedenis, opvoeding, socialisatie,
gewoontes, tradities maar ook over opvattingen, waarden en normen. Ook de manier van
samenleven vinden we hieronder terug.
Een andere opvatting van het begrip kunnen we omschrijven als de som van ervaringen,
symbolen, praktijken en kennis die een bepaald sociaal systeem kenmerkt.
De definitie die de Nederlander Geert Hofstede, de theoreticus die andere culturen
bestudeert, gaf, klinkt als volgt: ‘Culture is the collective programming of the mind’ (Hofstede,
2001). Dit betekent dat ons brein mensen uit een groep onderscheidt van mensen uit een
andere groep door collectieve programmering (Gartner, 2011).
CULTURE IS THE ACCUMULATED WISDOM OF A GROUP OF PEOPLE. BUT
THEN ALSO, IS THE ACCUMULATED STUPIDITY OF A GROUP OF PEOPLE
▪ STEVE ANDREAS
Een cultuur kunnen we op drie manieren ordenen:
De eerste manier gaat van macrosociale systemen tot meso- en microsociale systemen:
werelddelen, naties, staten, regio’s, organisaties, steden, dorpen, buurten, families,
enzovoort.
Daarnaast hebben we groepen en categorieën: sporters, treinreizigers, volwassenen. Als
laatste is er het interpersoonlijke of professionele aspect, bijvoorbeeld zakendoen.
19
Een cultuur omvat vier elementen:
Het eerste element is de taal die gesproken wordt binnen het sociaal systeem. Ieder
systeem kent een eigen taal, het kan ook een vakjargon zijn.
Het volgende onderdeel is de kennis die die mensen over een bepaalde cultuur hebben.
Dit wordt onderverdeeld in sociale kennis: de maatschappelijke regels, de rechten en
plichten van plaatselijke burgers.
Het volgende aspect is de wetenschappelijke kennis: geloof, relatie, gezondheid,
opvoeding, onderwijs en arbeid. Daarnaast vinden we de waarden en normen terug die
belangrijk zijn in deze cultuur. Waarden zijn zaken die het handelen van de mens
beïnvloedt.
Ten slotte zijn er nog de symbolen, rituelen en helden. Deze licht ik in de volgende
subhoofdstukken verder toe.
2.1.1
Symboliek
Symbolen zijn woorden, gebaren, afbeeldingen of voorwerpen met een bepaalde
betekenis. In China is er zowel kleurensymboliek, getallensymboliek als dierensymboliek.
Dierensymboliek
In China komen we vaak dezelfde afbeeldingen tegen. Ze refereren naar de Chinese
oudheid.
Een draak is het symbool voor de Keizer. Het betekent mannelijke kracht en vitaliteit
(Boden, 2012).
Een feniks vind je vaak terug met een draak. Het staat voor eenheid. Je kan het
vergelijken met yin en yang (Boden, 2012).
Een eenhoorn is het symbool voor een grote familie (Boden, 2012).
Een vleermuis is het symbool voor geluk (Boden, 2012).
Een vis staat voor overvloed en rijkdom.
Een kraanvogel betekent lang leven.
Getallensymboliek
Zoals bij ons het nummer 13 als ongeluksgetal wordt gezien, worden ook in China
getallen met een bepaalde betekenis geassocieerd.
De nummers 6, 8 en 9 staan voor geluk (Chinois, 2013). Het eerste getal betekent dat alles
goed gaat. Het cijfer 8 betekent dat er iets positiefs zal gebeuren. Het laatste getal staat
voor eeuwigheid, zoals een eeuwigdurende zakenrelatie (Chinois, 2013).
20
Het nummer 4 is een ongeluksgetal in China. Zo is er in vele gebouwen geen vierde
verdieping terug te vinden (Boden, 2006). De uitspraak van dat nummer is ‘sì’ wat lijkt op
de uitspraak van ‘dood’ ‘sì’.
Kleurensymboliek
Ook kleuren hebben een bepaalde betekenis. Rood gebruiken Chinezen bij feesten. Als er
rood in zakelijke communicatie wordt gebruikt, voorspelt het meestal niet veel goeds. Het
kan het einde van de relatie betekenen. Geel staat voor welvaart (Chinois, 2013). De dood
wordt, in tegenstelling tot bij ons, aangeduid met wit (Chinois, 2013).
2.1.2
Rituelen
Rituelen zijn voor buitenstaanders minder belangrijk dan voor personen die zich in een
bepaalde cultuur bevinden. Om een goede indruk te maken bij je zakenpartner is het dus
goed om kennis te hebben van hun gewoontes en rituelen.
Sta rechtover elkaar bij de eerste ontmoeting. Geef een hand en buig lichtjes voorover.
Meestal wordt er ook een klein geschenk overhandigd als de leidinggevende een Chinese
zakenpartner voor de eerste keer ontmoet. Hoewel Chinezen het niet onmiddellijk gaan
aannemen is het goed om aan te dringen.
Een ander ritueel is thee drinken. Chinezen drinken de hele dag door thee. Ze doen dit
niet alleen omdat ze dorst hebben, maar thee drinken is een teken van een belangrijke
sociale bezigheid. Als een interculturele zakenpartner op zakenreis gaat naar China, zal de
Chinees altijd een kopje thee aanbieden. Zo tonen ze aan dat ze de relatie met jou heel
belangrijk vinden.
2.1.3
Helden
Helden zijn personen die hoog aanzien worden in een cultuur. Zij worden beschouwd als
modellen aan wie ze zich moet spiegelen. Enkele voorbeelden hiervan zijn Jezus,
Mohammed en Gandhi.
China is door de eeuwen heen een keizerrijk geweest. De Keizer was de link tussen de
aarde en de hemel. De Keizer is de vader van alle Chinezen. Door de komst van het
communisme, werd de Keizer verjaagd. De partij van de Communisten verving het
keizerrijk. De sterkste partijleider in de historie is Mao Zedong. Hij was jarenlang het
gezicht van de Volksrepubliek China. Mao nam de rol en het beeld van de Keizer over.
Chinezen kunnen echter niet zonder dat beeld. Er zijn nog altijd foto’s van Mao op de
taxi’s in China terug te vinden. Mao is vergelijkbaar met onze Christus figuur. Vandaar dat
een Chinees ook in een bedrijf of in de gemeenschap een sterke leider nodig heeft.
21
2.2
Een cultuurverschil
Wie met een andere cultuur in contact komt, ondervindt altijd een contrast. Dit kan
variëren van kleine tot grote verschillen, van verontwaardiging tot appreciatie. Elke
persoon is een mens van vlees en bloed. Dat wil zeggen dat ieder van ons nood heeft aan
opvoeding, zorg, huisvestiging, voedsel, … Ieder van ons heeft dezelfde basiservaringen
zoals pijn, verdriet, geluk, gezondheid en dood (Garten, 2011).
Op de tweede plaats komt zinvol handelen. Iedere persoon kan een taal gebruiken,
communiceren en een doel of wens nastreven. Maar de manier waarop een persoon zich
gedraagt, is enkel voor deze persoon zelf logisch. Door deze gedachte te bewaren, kunnen
we een persoon van een andere cultuur beter begrijpen (Garten, 2011).
Het is belangrijk om de anderen te begrijpen in hun gedachtegang ook al is er een
meningsverschil. Het is mogelijk om een andere cultuur te begrijpen zonder daarvan een
onderdeel te zijn. Laat de gewoontes, begrippen en perspectieven zoals ze zijn en probeer
deze niet aan te passen aan het eigen stelsel (Garten, 2011).
2.3
Cultuurmodellen
Om een cultuur te leren kennen en te ontdekken zijn er heel wat cultuurmodellen. Deze
helpen ons de cultuur beter te begrijpen en te respecteren.
Het is belangrijk dat de PA of leidinggevende kennis heeft van de cultuur waarmee hij/zij
communiceert. Wat zijn hun belangen, waarden, normen, behoeften en wensen? Waar
hecht de Chinese zakenpartner belang aan? Als er zaken zijn waar de zakenpartner niet wil
over spreken, zorg dan ook dat ze niet aangehaald worden tijdens een onderhandeling.
Daarnaast is het belangrijk dat de PA of andere communicator correct, objectief, neutraal
en compleet communiceren. Ze informeren zich dus best over de culturele gevoeligheden.
Wat is de etiquette? Wat mogen ze doen? Wat mogen ze niet doen?
Hieronder volgt een overzicht van enkele belangrijke modellen. Het eerste model dat ik
toelicht is het model van Richard Lewis, daarna volgt het Topoi-model met uitgebreide
informatie over de vijf dimensies. Het derde model is het model van Hofstede gevolgd
door het model van Trompenaars. Het voorlaatste model is dat van David Pinto. Als
laatste licht ik het model toe van Christopher Earley en Elaine Mosakowksi.
In deze verschillende modellen vinden we soms overlappende dimensies terug. Dit helpt
ons des te meer een cultuur te ontcijferen.
22
2.3.1
Het model van Richard Lewis
Het Richard Lewis-model is een hulpmiddel om uw boodschap over te brengen. Hoewel
iedere persoon anders is, is het Richard Lewis model handig om de verschillende culturen
te classificeren.
Het model toont het persoonlijk
raamwerk van een persoon en hoe
deze tegenover een andere cultuur
staat. Het model geeft ook inzicht
in verschillende
communicatiestijlen en hoe deze
verbonden zijn met de culturele
achtergrond (Human dimensions,
2015).
Het model is in drie types
verdeeld. De cultuurtypen zijn:
lineair actief, multi-actief en
reactief (Human dimensions, 2015).
Figuur 3: Het Richard Lewis-model (Lewis, 1930)
Culturen van het type lineair-actief, zijn culturen die zich baseren op feiten. Ze
communiceren direct en de leidinggevende en medewerkers voelen zich gelijkwaardig.
Daarnaast zijn gevoelens ook minder belangrijk dan de theorie. Een synoniem van lineairactief is taak georiënteerd.
Multi-actief daarentegen staat voor mens georiënteerd. Hierbij zijn relaties en emoties
belangrijk. Planning is in tegenstelling tot lineair-actief wel belangrijk. Er is nood aan een
sterke hiërarchie.
Het laatste aspect is reactief. Respect georiënteerd is een synoniem van deze term. Stiltes
zijn belangrijk in deze culturen. In tegenstelling tot lineair-actieve culturen, zijn reactieve
culturen meer gericht op indirecte communicatie. Zo worden ook vaak confrontaties
vermeden (Zoutwelle, 2013). Met behulp hiervan kan je de nationale culturen vergelijken
(Human dimensions, 2015).
Het is mogelijk dat je een cultuur bij elk type kan plaatsen. Normaal is er altijd een
overheersend type (Human dimensions, 2015).
23
2.3.2
Het Topoi-model
Om cultuurverschillen op te merken en aan te pakken, gebruiken we het Topoi-model.
Taal, ordening, personen, organisatie en inzet zijn de vijf onderdelen waarmee we best
rekening houden. Aan de hand van deze onderdelen kunnen we misverstanden of
problemen oplossen (Hoffman, 2002).
Bij elke dimensie horen 3 kernvragen. We gaan telkens na wat het eigen aandeel is, wat het
aandeel van de ander is en wat de impact is op de waarden, normen, gewoontes en
opvattingen (Hoffman, 2002).
Taal
Het belangrijkste aspect van communicatie is vaak de taal. Als we communiceren met
personen die een andere taal spreken, ondervinden we geregeld moeilijkheden, problemen
of verschillen. We merken zowel bij verbale als non-verbale communicatie verschillen op.
Ook bij verschillende culturen is taal dus zeker een struikblok.
De woordenschat verduidelijkt de visie van de mens. We kunnen ten eerste de waardering
van de werkelijkheid achterhalen. Ten tweede worden de opvattingen over taal en het
taalgebruik zelf ook duidelijk. Daarnaast is het verwantschapssysteem op te merken. Ten
slotte worden ook sociale structuren logisch (Hoffman, 2002).
Hoewel we heel wat kunnen afleiden, is een cultuur toch niet volledig te achterhalen.
We kunnen de communicatie in twee delen opsplitsen. Enerzijds is er de directe
communicatiestijl, anderzijds is er de indirecte communicatiestijl. China kunnen we
plaatsen onder de indirecte communicatiestijl. Het volk dat op deze wijze communiceert,
hecht veel waarde aan groepsconformisme, empathie en groepsbelang (Hoffman, 2002).
Ordening
Ordening is het inhoudsniveau van communicatie. Het omvat vooral de visie van de
werkelijkheid. Hoe neemt de gesprekspartner de werkelijkheid op? Iedereen heeft een
andere interpretatie van de realiteit. Het gaat hier vooral om de manier waarop we kijken
naar bepaalde situaties en hoe we ze waarderen of opnemen (Hoffman, 2002). Hoe we
situaties interpreteren hangt af van de manier waarop we naar het leven kijken en welke
invalshoek we hebben (Hoffman, 2002).
CREATIVITY INVOLVES BREAKING OUT OF ESTABLISHED PATTERNS IN
ORDER TO LOOK AT THINGS IN A DIFFERENT WAY
▪ EDWARD DE BONO
24
Iedere cultuur heeft zijn eigen manier van ordenen, dus een eigen manier van waarnemen.
Het is van belang dat de Personal assistant en haar leidinggevende zich van deze
verschillen bewust zijn. Houd er natuurlijk rekening mee dat niet iedereen gelijk is. Iedere
persoon is uniek en legt dus een andere waarde op een situatie.
Personen
Personen zijn het betrekkingsaspect in de communicatie (Hoffman, 2002). Zoals eerder al
vermeld, communiceert iedere persoon op elk moment. Communicatie gebeurt vaak via
gedrag of mimiek.
Personen roepen tijdens een gesprek
bepaalde gevoelens of wendingen op.
Ook al is iemand niet betrokken bij een
gesprek en vangt hij/ zij enkel maar een
paar woorden op, toch voelt deze
persoon zich betrokken.
Het gevoel dat bij de gesprekspartner
opgeroepen wordt, hangt af van
zijn/haar status. Deze status kan worden
weergegeven door de Roos van Leary.
De Roos van Leary toont het gedrag van
Figuur 4: De roos van Leary (Leary, 1957)
een persoon. Het model geeft weer welk
gedrag de ene persoon toont en hoe de andere persoon hierop reageert. De
communicator kan dus duidelijk de gedragsreactie ontcijferen. Met behulp van de Roos
van Leary kunnen we snel achterhalen hoe de persoon zich voelt als de onderhandeling
minder vlot verloopt. Gesprekspartners kunnen door dit model nagaan wat de persoon
wil zeggen met zijn/haar gedrag.
Organisatie
Zoals het woord zelf zegt, heeft het onderdeel ‘organisatie’ betrekking op al het
organisatorische en de verschillende structuren.
Ook dit hoofdstuk kunnen we weer in verschillende niveaus indelen. Het eerste niveau is
het macroniveau. Dit niveau heeft betrekking op onderwijs, arbeid, wonen, welzijn en
gezondheid. Maar ook wet- en regelgeving en overheidsbeleid horen hierbij (Hoffman,
2002).
Daarna is er het mesoniveau. Hieronder vallen de procedures, functies en bevoegdheden.
25
Het derde niveau is het microniveau. Hieronder vinden we de organisatorische aspecten
zoals tijdsbesteding en agendabeheer (Hoffman, 2002).
Voor gesprekspartners is het interpersoonlijke niveau van de organisatie heel belangrijk.
Een gebrek aan uitleg op interpersoonlijk niveau zorgt vaak voor heel wat problemen.
Gesprekspartners moeten bijvoorbeeld weten met welk soort instelling ze te maken
hebben en wat ze mogen verwachten.
De agenda, het doel en het verloop van het gesprek spelen hierbij ook een belangrijke rol
(Hoffman, 2002).
Het is belangrijk om binnen een organisatie rekening te houden met diversiteit. Iedere
cultuur heeft bepaalde feestdagen of dagen die voor hen belangrijk zijn.
Inzet
Het laatste onderdeel ‘inzet’ steunt op het axioma van Watzlwick (Hoffman, 2002).
Het axioma van Watzlwick leert ons dat iedereen invloed heeft op hun gesprekspartner
(Hoffman, 2002). Daarnaast is een gesprek een lineair proces. Elke gesprekspartner heeft
een invloed op de andere ook al zegt hij/zij niets. Personen brengen ook boodschappen
over met hun gedrag. De gesprekspartner leidt de ander zijn gedachten af uit het gedrag
(Hoffman, 2002). Dit kan zowel positief als negatief zijn. Het is belangrijk om eigen moed
en inzet te behouden. Dit zorgt ervoor dat de zakenpartner zich sterker zal voelen
(Hoffman, 2002).
2.3.3
Het model van Hofstede
Culturen worden door Geert Hofstede in vijf dimensies ingedeeld (Hoffman, 2002).
De eerste dimensie is de machtsafstand. Dit verwijst naar de ongelijke machtsverdeling.
Zwakkere leden verwachten dat de macht ongelijk verdeeld is.
In een cultuur waar grote machtsafstand heerst, is er grote ongelijkheid. Er is behoefte
aan een sterke hiërarchie, top-down en centralisatie (Hoffman, 2002). Er is weinig respect
en gezag terug te vinden in deze cultuur. Dit geldt vooral voor Aziatische landen (Goal
trainingen, 2015).
In culturen die laag scoren bij machtsafstand, en dus te maken hebben met kleine
machtsafstand, is er gelijkheid op te merken. Hier spreken we over decentralisatie en
gelijke rechten (Hoffman, 2002). Deze machtsafstand vinden we vooral terug in Europese
landen.
26
De tweede dimensie maakt onderscheid tussen individualisme en collectivisme.
Individualisten staan alleen heel sterk. Zij hebben nood aan waardering, tijd en vrijheid.
Daarnaast is respect en beloning erg belangrijk (Goal trainingen, 2015).
Personen in een collectivistische samenleving hebben elkaar nodig. In groep staan deze
personen sterker. Ze helpen elkaar om door te groeien. Loyaliteit en respect zijn
kenmerken die bij collectivisten niet weg te denken zijn (Goal trainingen, 2015).
De volgende dimensie gaat over masculiniteit en feminiteit. Als de sociale sekserollen
opvallend gescheiden zijn, spreken we van masculiniteit. Hierbij zijn mannen assertief en
hard. Ze zijn vooral gericht op succes. Het zijn ook meestal de mannen die zakendoen.
Vrouwen horen bij een masculiene staat bescheiden en teder te zijn (Goal trainingen,
2015).
In een feministische samenleving vinden we een gelijke waardering terug. Zowel vrouwen
als mannen moeten bescheiden en teder zijn. Beide geslachten staan hier professioneel
zeer sterk.
De voorlaatste dimensie is de onzekerheidsvermijding. Hoe onzeker voelt een persoon
zich als hij in een onbekende situatie terechtkomt (Hoffman, 2002)? Hoe gaan mensen
om met risico’s en hoe proberen ze die te vermijden? Als een cultuur hierbij hoog scoort,
lossen ze hun onzekerheid op door orde en regels. Als ze laag scoren, gebruiken ze
nieuwe stappen en initiatieven.
De vijfde en laatste dimensie van het model van Hofstede is het Confuciaans dynamisme.
Deze dimensie omvat twee onderdelen. Het eerste onderdeel is de
langetermijngerichtheid. In culturen die gericht zijn op lange termijn vinden we personen
met volharding, gevoel voor status, spaarzaamheid, zuinigheid, schaamtegevoel en
doorzettingsvermogen (Hoffman, 2002).
In culturen met een kortetermijngerichtheid hebben ze oog voor creativiteit en
individualisme. Ook kalmte, evenwichtigheid en snelle resultaten vinden we terug in
dergelijke culturen (Hoffman, 2002).
27
2.3.4
Het model van cultuur
Het model van Fons Trompenaars, een cultuurspecialist,
leert ons dat we eerst in aanraking komen met het
expliciete deel van cultuur. De artefacten en
producten zijn de dingen die we kunnen zien. Enkele
voorbeelden hiervan zijn eetgewoontes, gebouwen
en klederdracht.
Daarna komen we in contact met de normen en
waarden. Vervolgens leren we de impliciete
basisaannames kennen (Boden, 2006).
Figuur 5: Een model van cultuur (Trompenaars, 1998)
Trompenaars deelt relaties op in 5 punten:
Ten eerste maakt Trompenaars onderscheid tussen universalisme en particularisme. In
een universalistische cultuur is er een regel om goed en fout te onderscheiden. Hier gaat
het dus vooral om regels (Boden, 2006).
In een cultuur waar particularisme een hoofdrol speelt, hechten ze meer belang aan
relaties. Hierbij is er oog voor persoonlijke situaties.
Het tweede punt is het individualisme en collectivisme.
Deze dimensie kunnen we vergelijken met het model van Hofstede. Individualisten
komen op voor zichzelf. Collectivisten daarentegen staan samen sterk (Boden, 2006).
Vervolgens wordt er een verschil gemaakt tussen neutraal en emotioneel.
Bij een neutrale cultuur gaan ze zich vooral richten op feiten en gebeurtenissen.
Een cultuur die gericht is op emoties, houdt rekening met gevoelens en laat zich hierdoor
vaak leiden (Boden, 2006).
Het laatste onderdeel is de prestatie en toeschrijving. Prestatieculturen zijn culturen waar
de status afhangt van wat je reeds gepresteerd hebt.
2.3.5
David Pinto
Volgens David Pinto (1994) moeten we elkaars normen en waarden in het achterhoofd
houden om correct te communiceren. Hierbij houden we rekening met elkaar. Pinto
gebruikt hiervoor een driestappenplan. De eerste vraag luidt als volgt: “Welke waarden en
normen hebben invloed op eigen denken, handelen en communiceren (Boden, 2006)”.
Ten tweede gaat Pinto na welke waarden en normen de ander heeft (Boden, 2006).
28
De laatste vraag die hij zichzelf stelt is op welke grens we elkaar kunnen accepteren
(Boden, 2006).
Pas als we deze drie stappen volgen, kunnen we spreken van correcte interculturele
communicatie.
Communiceren is een proces van geven en nemen. De ene persoon kan zich niet
helemaal aanpassen aan de ander. Het komt van beide kanten.
2.3.6
Christopher Earley en Elaine Mosakowski: Cultural intelligence
Om vlot te communiceren met een interculturele zakenpartner, moeten we ons kunnen
aanpassen. De ene persoon kan zich beter afstemmen dan de andere. Het vraagt natuurlijk
heel wat inspanning.
Volgens Christopher Earley, professor aan de London Business School, en Elaine
Mosakowski, professor aan de universiteit van Colorado moeten we de nadruk leggen op
drie elementen. Namelijk het hoofd, het hart en het lichaam (Boden, 2006).
We moeten ons inleven in de andere cultuur (hoofd) (Boden, 2006). Daarnaast moeten we
kunnen omgaan met de lichaamstaal (lichaam) (Boden, 2006). Ten slotte moeten we ook
willen communiceren met de ander, er moet dus enige motivatie zijn (hart) (Boden, 2006).
2.4
Toepassing op China
China laat een interessant resultaat zien bij het model van Hofstede. Als we dit model
toepassen op het land, kunnen we zeggen dat China laag scoort op machtsafstand. China
kent een grote machtsafstand. Werknemers kijken op naar hun leidinggevende. Ze hebben
nood aan hiërarchie want niets wordt beslist zonder toestemming te krijgen van een
leidinggevende. Dit geldt ook voor kleinere opdrachten. Het is dus van belang dat wij, als
Westerlingen, geduld uitoefenen en begrip tonen voor dit soort gedrag.
Collectivisme scoort ook heel hoog. Als we spreken over een collectivistische staat,
kunnen we zeker China als voorbeeld aanhalen. In China staat iedereen samen sterk, ze
zijn samen één. Iedere persoon is uniek en draagt zijn eigen steentje bij. Chinezen denken
altijd terug aan het feit dat iedereen nodig is om tot het gewenste resultaat te komen.
Hoewel de rechten in China tussen man en vrouw gelijk zijn, spreken we toch nog van
masculiniteit. Niettegenstaande dat meer en meer vrouwen in de zakenwereld treden,
worden de zaken meestal nog onder mannen geregeld.
China is een van de landen waar er een grote onzekerheid heerst. Chinezen zijn erg
onzeker over zichzelf.
29
Daarnaast zijn ze ook niet altijd overtuigd van de zaken die ze doen. Dit zorgt ervoor dat
het voor Westerlingen erg moeilijk is om te onderhandelen met Chinezen. Als een
Westerse zakenman of zakenvrouw geen kennis of achtergrond heeft van de Chinese
cultuur, denkt hij dat de Chinees geen zaken wil doen omdat ze zo onzeker overkomen.
Gezien collectiviteit en masculiniteit heel hoog scoren, is China een cultuur die openstaat
voor innovatie en nieuwe ideeën.
Ten slotte is langetermijngerichtheid een van de kenmerken van het Chinese volk. Ze
vinden een relatie heel erg belangrijk. Vaak wordt gezegd dat een relatie belangrijker is dan
het product of het bedrijf met wie ze zaken doen (Chinois, 2013). Chinezen zijn zeker en
vast ook geïnteresseerd in uw product en uw bedrijf. Ze nemen geen beslissingen die goed
zijn voor een korte periode. Ze maken de onderhandelingen liever op het moment zelf
iets moeilijker om er in de toekomst voordeel uit te halen.
Westerlingen kunnen hierop inspelen door ten eerste respect te tonen voor hun cultuur.
Begrijpen en respecteren hoe zij communiceren en handelen, ligt aan het begin van een
succesvolle relatie. Het is niet noodzakelijk om ons hieraan aan te passen. Als we ons
spiegelen aan de Chinese cultuur, veranderen we onze eigen cultuur.
Als bedrijf kunnen we ons natuurlijk een beetje schikken naar de andere cultuur. Als er
bijvoorbeeld een Chinese zakenpartner op bezoek komt, zorg er dan voor dat hij
verwelkomt wordt door een mannelijke medewerker. Het zijn vooral mannen die in China
zakendoen dus op deze manier zullen ze zich al meer thuis voelen. Daarnaast is het
belangrijk dat wij hun langetermijngerichtheid respecteren. De communicator hoeft de
Chinees niet op te dringen maar moet hem/haar de tijd geven om te ontplooien en
beslissingen te nemen.
In toeschrijvingsculturen hangt je status af van je afkomst en relaties. Gezien relaties in
China heel belangrijk zijn, spreken we ook hier van een toeschrijvingscultuur.
Als we het model van Trompenaars toepassen op China, kunnen we zeggen dat Chinezen
vooral particularistisch ingesteld zijn. Ze besteden meer aandacht en tijd aan de relaties
zelf. De regels komen pas later.
Chinezen laten zich sneller leiden door hun gevoelens dan door de waarheid. Ze zijn erg
emotioneel ingesteld. Hierdoor zien ze vaak de realiteit niet onder ogen.
De dimensie ‘collectivisme’ overlapt hierbij met het model van Hofstede. In een
collectivistische staat is iedere burger een deel van een groter geheel.
30
Maar dat wil niet zeggen dat het individu niet belangrijk is. Iedereen is nodig om tot het
gewenste resultaat te komen. Als groep staan ze sterker.
Ten slotte kunnen we zeggen dat de jobfuncties/posities in China toegekend worden aan
de hand van prestatie en kennis. Hierbij speelt status geen rol. Dit geldt enkel voor
commerciële bedrijven. Voor staatsbedrijven bijvoorbeeld geldt dit niet. In China kun je,
in een staatsbedrijf, jobfuncties ‘afkopen’ door je toekomstige baas om te kopen.
31
3
Eigen getuigenissen
Om te weten met welke culturen een Personal assistant in contact komt, nam ik met
verschillende bedrijven contact op. Enkele bedrijven hiervan zijn o.a. Bombardier,
Brouwerij De Halve Maan, Case New Holland, Deknudt Frames, Barco, Sadef,
Deceuninck, beMatrix, Picanol, Agristo, Beaulieu International Group, Alpina, Dujardin,
Bayer, Packo Inox, Billiet Trading.
In eerste instantie kwam ik te weten met welke culturen de bovenvermelde bedrijven
zakendoen. Daarnaast wisten ze mij ook te vertellen dat er heel wat problemen door
bijvoorbeeld miscommunicatie ontstaan. Ik nam bij verschillende Personal assistants een
interview af zodat ik de precieze problemen kon verduidelijken. De vragen die ik stelde
vind je terug als bijlage.
3.1
Personal assistant vs. buitenwereld
Uit mijn onderzoek blijkt dat Personal assistants vooral in contact komen met alledaagse
culturen. Landen zoals Duitsland, Frankrijk en Nederland komen hierbij in aanmerking.
Maar wat opvalt is, dat PA’s ook meer en meer in contact komen met China. De markt
breidt alsmaar verder uit.
Gezien de PA optreedt als een buffer tussen de buitenwereld en de leidinggevende, wordt
zij met allerlei aspecten van een cultuur geconfronteerd. Hierdoor kan ze de
leidinggevende aanvullen, informeren en misschien ook wel corrigeren om een zo goed
mogelijke zakenrelatie op te bouwen. Ze is dus de ideale persoon om in te grijpen bij
problemen en haar leidinggevende attent maken voor bepaalde zaken zoals waarden,
normen, wensen en behoeften.
Dit geldt ook voor hiërarchische communicatie. Wat willen leidinggevenden van elkaar en
hoe is hun manier van zakendoen?
Het is de taak van de PA om attent te zijn voor de manier waarop de klanten, leveranciers
of andere partners handelen. Ze voelt aan wat belangrijk is voor de persoon met wie ze
communiceert. Willen de zakenpartners erg formeel zijn of voelen ze zich beter bij
informeel handelen? Andere belangrijke aspecten zijn zakengeschenken, zakenlunchen,
attenties. Hoe reageren andere culturen hierop?
De taak van de PA is dus om een goede basiskennis te hebben van de vreemde culturen.
Een goede zakenrelatie ligt aan de basis van de toekomstige verkopen.
32
3.2
Hoe komt een PA in contact met China?
Uit mijn interviews blijkt dat Personal assistants en leidinggevenden zowel face-to-face als
via e-mail of telefoon met een Chinese partner in contact komen. Ze gaan op zakenreis,
regelen vergaderingen, enzovoort. Hierdoor merken ze heel wat verschillen op. Zowel
verbaal als non-verbaal.
33
4
China
Iedere maatschappij functioneert anders. Iedere cultuur heeft zijn eigen waarden en
normen. Het wordt zo normaal dat we hier niet meer bij stilstaan. Ook voor anderen is
het moeilijk om zich aan te passen aan onze Belgische stijl. Toch heeft ieder van ons zijn
basisbehoeften.
China verschilt in meerdere aspecten van andere landen. Ze handelen totaal anders dan
Westerse culturen. Het is bijna onmogelijk om te communiceren of zaken te doen met
Chinezen zonder enige achtergrond te hebben van het land, de waarden, de normen, de
noden, de behoeften, enzoverder. Om hiervan een beetje kennis te hebben, heb ik
hieronder een opsomming gemaakt met enkele opvallende kenmerken van het land en de
Chinees zelf.
4.1
De Speciale Economische zones (SEZ)
Om een bedrijf op te richten in China, zijn er heel wat wetten en controles. Er zijn zelfs
aparte gebieden om Westerse bedrijven te ontvangen (Boden, 2006). Deze gebieden
worden de Speciale Economische Zones genoemd. Er is een vertegenwoordiger nodig
om daar een bedrijf te starten (Boden, 2006). Hiervoor kan er gebruik gemaakt worden
van een Representative Office (RO).
Deze RO’s staan onder toezicht van de Chinese overheid (Boden, 2006).
4.2
Bedrijfsvormen
De meest voorkomende vormen van bedrijven in China zijn: State owned Enterprise,
Privately Owned Enterprise, Joint venture en Wholly Foreign Owned Enterprise (Boden,
2012).
4.2.1
State Owned Enterprise (SOE)
Een State Owned Enterprise of staatsbedrijf is een firma die volledig eigendom is van de
Chinese regering. Zij zijn dus ook baas van het Management (Boden, 2012).
4.2.2
Privately Owned Enterprise (POE)
Een Privately Owned Enterprise wordt ook vaak een familiebedrijf genoemd. Deze
bedrijven zijn heel erg flexibel. Ze houden rekening met wat de markt wil en werken
meestal met netwerken voor zowel klanten als personeel (Boden, 2012).
34
4.2.3
Joint Venture (JV)
Joint ventures zijn bedrijven die samenwerken met elkaar. Het kan gaan om buitenlandse
bedrijven die samenwerken met een Chinees privébedrijf of een buitenlands bedrijf dat al
in China actief is. De partners geven zowel geld als machines en gebouwen (Boden, 2012).
Het is aan te raden een Joint Venture op te richten. Zo kom je als bedrijf moeiteloos in
contact met de Chinese overheid. Het bedrijf is namelijk niet volledig vreemd want er is al
een samenwerking met een Chinese onderneming (Boden, 2012).
4.2.4
Wholly Foreign Owned Enterprise (WFOE)
Een Wholly Foreign Owned Enterprise is, zoals de term zelf zegt, een onderneming die
volledig bestaat uit kapitaal van het buitenland (Boden, 2012).
4.3
Persoonlijk contact met Chinezen
We kunnen wel enkele kenmerken en gewoontes opnoemen, maar niet iedere Chinees is
gelijk. Iedere persoon is uniek en heeft andere visies. Hieronder volgen enkele punten
waarmee we best rekening houden als we gaan samenwerken met China.
IT’S LIKE PEOPLE WHO ASK EACH OTHER WHERE THEY COME FROM
EVERYONE COMES FROM SOMEWHERE, BUT SO WHAT?
▪ RICHARD P. FEYNMAN
4.3.1
Communicatieverschillen
Het is vaak moeilijk om als Westerse te begrijpen wat een Chinese zakenpartner wil. Ook
omgekeerd bestaat deze moeilijkheid. Misverstanden zijn vaak te wijten aan opvoeding of
opleiding. Chinezen leggen het accent anders dan Westersen.
In China wordt er geen grote nadruk gelegd op spreken. Daarom is communicatie vaak
een struikelblok bij zakendoen.
In een collectivistische cultuur zoals China is de communicatie indirect. De
gesprekspartner leidt de kern af uit de context (Garten, 2011). Alles wat iemand doet
wordt geïnterpreteerd. Als de zakenpartner bijvoorbeeld te laat komt bij een meeting,
zullen Chinezen daar een boodschap achter zoeken.
Om te weten met wie de PA of leidinggevende te maken heeft, stelt hij/zij beter geen
directe vragen. Chinezen vinden de persoon vaak respectloos als hij/zij ‘aanvalt’.
Chinezen maken grote omwegen om iets te achterhalen in plaats van het op de man af te
vragen.
35
Het is niet omdat ze bang zijn om hun gesprekspartner te kwetsen maar ze willen zoveel
mogelijk begrijpen. In China zijn de slagzinnen “because … so” terwijl het bij ons “if …
then” is. Dit is ook de reden waarom vergaderingen vaak lang duren in China.
Om te weten met wie de zakenpersoon te maken heeft, kan hij/zij kijken op het
visitekaartje. Zo hoeft hij/zij niet te vragen welke positie de zakenpartner heeft. Natuurlijk
is de PA of leidinggevende niet veel wijzer met enkel een titel.
Het is aangeraden om indirecte vragen te stellen en zo te weten te komen wie je
zakenpartner is (Garten, 2011). De PA of leidinggevende kan bijvoorbeeld vragen stellen
over het bedrijf en zo proberen de positie of het belang van de persoon in het bedrijf te
achterhalen.
4.3.2
De taal
Chinees is erg moeilijk om te leren en om te begrijpen. Het vraagt jaren om het Chinees
onder de knie te hebben en een gesprek op niveau te kunnen voeren. Gezien het Engels
ook niet voldoende gekend is bij Chinezen, moeten we ons zo goed mogelijk redden met
allerlei middeltjes. Gebaren en tekens kunnen hierbij helpen. Ook de applicatie van
Google is een handig hulpmiddeltje. De smartphone kunnen we gebruiken voor simpele
zinnen, bijvoorbeeld in een taxi. We kunnen deze applicatie gebruiken om te zeggen waar
we naartoe willen gaan. Natuurlijk is deze vertaalmachine niet geschikt voor lange
conversaties (Guppy, 2013).
De taal in China bestaat uit Chinees en Pin Yin. Pin Yin is de tekst die we kunnen lezen,
het Chinees zijn de karakters zelf. Zonder Pin Yin kunnen wij geen Chinees lezen of
spreken. Een van de invoermethodes die nodig zijn om te kunnen schrijven, is Pin Yin.
Er bestaan geen klavieren met meer dan 9000 karakters. Chinezen gebruiken dus Pin Yin
om e-mails en sms’en te versturen.
Het Chinees is een verzamelnaam van 10 andere Chinese talen.
Onder Chinees valt onder andere het Mandarijn, het eigenlijke standaard Chinees. We
kunnen dit vergelijken met algemeen Nederlands. Daarnaast heb je nog Wu, Min, Yue,
Xiang, Gan, Jin, Pinghue en Hui.
Hierna volgt een lijst met enkele basiszinnetjes in het Mandarijn.
36
Begroeten
Goeiedag.
Nín hǎo.
您好
Goeiemorgen.
Zǎo shàng hǎo.
早上好
Goeieavond.
Wǎn shàng hǎo.
晚上好
Welkom.
Huān yíng
欢迎
Leuk je te ontmoeten.
Hěn gāo xīng néng rèn shí nin.
很高兴认识您
Hoe gaat het?
Nǐ hǎo ma?
你好吗
Goed, dank u.
Hǎo , xiè xiè.
好，谢谢
Jezelf voorstellen of iemand anders zich laten voorstellen
Hoe heet je?
nǐn jiào shèn mé
Ik heet…
Wŏ jiào ...
我叫......
Ik werk bij (naam bedrijf) in (stad).
Wǒ zài ……. gōngzuò.
我在…工作
Waar komt u vandaan?
Nǐn cōng nă lǐ lāi?
您从哪里来
In welk bedrijf werkt u?
Nǐn wèi nǎ gè gǒng sī gòng
zuó ?
您为哪个公司
Nǐn dè zhī wéi shì shèn mè ?
您的职位是什
Wat is uw functie?
míng zì?
怎么称呼您
工作
么
Ik ben de Management assistant van …
Wǒ shì …… de jīnglǐ zhùlǐ.
我是……的经
理助理
Telefoongesprek voeren
Hallo, u spreekt met …
Nǐn hǎo, nǐn zài hē …… tǎn
huá.
您好，您在
Een ogenblikje a.u.b
Qǐng sháo dēng.
请稍等
Ik verbind u door met …
Wǒ qí dài nín dè …
我期待您
和……谈话
的......
Wie mag ik aanmelden?
Shuí néng hé wǒ qiān hétóng?
谁能和我签合
同
Van welk bedrijf bent u?
Nín láizì nǎge gōngsī?
您来自哪个公
司
Wat kan ik voor u doen?
Wǒ néng bāng nín shén me?
我能帮您什么
Spreekt u Engels?
Nǐ shuō yīng yǔ ma?
你说英语吗
37
Ik begrijp u niet, kunt u het nog eens
herhalen.
Wǒ bù míng bái, nǐ néng chóng 我不明白，你
fù yī biàn ma?
能重复一遍吗
Onthalen
Mag ik u iets aanbieden om te drinken?
Wǒ kē yì qǐng nì hé yī bei yǐn
liáo mā?
我可以请你喝
Wǒ xiǎng yào hě shuǐ.
我想要喝水
Ik.
Wǒ.
我
Jij.
Nǐ.
你
Alstublieft.
Qǐng.
请
Danku.
Xìe xìe nǐ.
谢谢你
Tot ziens.
zài jiàn.
再见
Goede terugreis.
Yīlù píng'ān.
旅途回来愉快
Tot ziens.
Zài jiàn.
再见
Ik begrijp je niet.
Wǒ bù mǐng bái.
我不明白
Ik spreek geen Chinees
Wǒ bù hùi shuǒ zhǒng wén.
我不会说中文
Ja.
Shǐ dè.
是的
Neen.
Bù xǐng.
不行
Het spijt me
Duì bù qǐ.
对不起
Kunt u mij helpen?
Nǐ nèng báng wǒ yì xiá mā ?
你能帮我一下
Ik zou graag een water drinken.
一杯饮料吗
Basiswoordjes
Afscheid nemen
吗
38
Nummers
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
4.3.3
Pin Yin
Ling
Yi
Er
San
Si
Wu
Liu
Qi
Ba
Jiu
Shi
Uitspraak
Ling
Ie
Ar
Saan
Se
Woe
Liejoe
Tsie
Baa
Zjio
Sje
Stemvolume
In vele landen waarderen de burgers niet dat hun gesprekspartner te luid of te stil praat.
Ook daar wordt een betekenis aan gegeven. Velen vinden het een gebrek aan respect of
interesse als de gesprekspartner heel luid of heel snel praat.
Landen zoals China vinden dat, hoe belangrijker het onderwerp, hoe stiller de persoon
moet praten (Hoffman, 2002). Andere culturen denken daar dan weer anders over.
4.3.4
Intonatie
Iedereen praat en gebruikt hun stem op een andere manier. Gesprekspartners kunnen
vaak merken aan de intonatie hoe de persoon zich voelt of wat hij/zij wil overbrengen.
Intonaties hangen af van culturen. Als Westerlingen luider gaan praten, betekent het vaak
dat ze boos zijn. Als ze op een normale manier hun stem gebruiken, praten ze neutraal. In
China daarentegen heeft de stemhoogte niet echt een invloed op het bericht dat ze willen
overbrengen. De betekenis van de woorden hangt in China af van de toonhoogte
(Hoffman, 2002).
4.3.5
Aansprekingen
Er heerst een bijzonder formele vorm van interpersoonlijke communicatie in China. Er
worden officiële titels en volledige namen gebruikt.
Shi Fu, 师傅, wordt vaak gebruikt om mensen die je niet kent aan te spreken. Enkele
voorbeeldjes hiervan zijn een buschauffeur, taxichauffeur of schoenmaker.
39
Een andere term die gebruikt wordt, is Xiao Jie, 小姐 (China Cross Culture, 2015). Dit
wordt gebruikt om jonge vrouwen aan te spreken (China Cross Culture, 2015).
Westerlingen gebruiken hiervoor mejuffrouw. Door de verwestering van Chinese steden
heeft xiaojie de betekenis van gezelschapsdame gekregen. In Chinese steden wordt een
dienster aangesproken met fuwuyuan.
Xian Sheng is een term om een onbekende man op een beleefde manier aan te spreken. In
het Chinees 先生 (China Cross Culture, 2015).
Om een leraar aan te spreken wordt Lao Shi gebruikt 老师 (China Cross Culture, 2015).
Zoals wij een lector aanspreken als de heer Devos, wordt deze persoon in China
aangesproken als Devos Lao Shi (China Cross Culture, 2015).
Zakenpartners worden aangesproken met een titel en een familienaam, bijvoorbeeld
Manager Hoefkens. ‘Vice’ en ‘assistant’ worden in China niet vernoemd. Als de
werknemer de functie niet kent, gebruikt hij/zij gewoon meneer of mevrouw.
4.3.6
Lachen
Ook de betekenis van lachen is anders in China. Wij lachen om een totaal andere reden
dan Chinezen. In China lachen ze als ze iets niet begrijpen of als ze vragen hebben
(Hoffman, 2002).
Zo is het vaak moeilijk om te weten of een Chinese zakenpartner nu wel of niet serieus is.
Iets anders wat ook opvalt is, dat Chinezen niet graag ‘neen’ zeggen of toegeven dat ze
iets niet weten. Dat maakt het soms moeilijk om informatie serieus te nemen.
Tinghua
Chinezen staan gekend als het volk met de luistergerichte communicatie, Tinghua. Ze
praten niet veel. Dit zorgt er ook voor dat het Engels onvoldoende gekend is. Chinezen
willen vooral begrijpen wat hun gesprekspartner zegt en nemen daar zeer veel tijd voor.
4.3.7
Oogcontact
Iemand in de ogen kijken staat bij ons symbool voor openheid en eerlijkheid (Hoffman,
2002). In andere culturen, zoals China, is het belangrijk om de gesprekspartner in het
gezicht te kijken maar niet onmiddellijk in de ogen. Een Chinees voelt zich onmiddellijk
aangevallen als hij door een ‘vreemde’ in de ogen wordt gekeken. Hij zal zijn
gesprekspartner onbeleefd en brutaal vinden.
40
Het is dus goed om te weten dat interculturele zakenpartners het niet verkeerd bedoelen
als ze jou niet recht in de ogen kijken. Dat is een teken van respect en het heeft dus niets
te maken met neerbuigendheid.
Ook tijdens onderhandelingen gaan Chinezen hun gesprekspartner niet recht in de ogen
kijken. Precies daarom zitten ze tijdens vergaderingen of onderhandelingen naast elkaar in
plaats van recht over elkaar (Schroevers, 2010).
4.3.8
Handdruk
Onze cultuur verschilt op dit gebied heel sterk van de Chinese cultuur. Bij ons is het de
gewoonte een hand te geven bij een ontmoeting (Boden, 2012). Persoonlijke ruimte is
voor Chinezen heel belangrijk. Het is niet gebruikelijk om collega’s aan te raken of heel
dicht bij hen te staan. Meestal wordt er in China geen hand geschud met een persoon die
niet gekend is. Als dit toch gebeurt, is het belangrijk om zacht en rustig de hand te
schudden. De andere hand houd je nooit op je rug (Boden, 2012).
4.4
Zakendoen met Chinezen
Er worden heel wat communicatieproblemen ondervonden tijdens een conversatie met
een Chinese zakenpartner. Chinezen hebben een compleet andere methode van
zakendoen en communiceren. Wat bij ons ‘ja’ is, is ‘ja’. Als ze in China ‘ja’ zeggen tijdens
een vergadering, betekent dat niet onmiddellijk dat ze akkoord gaan. Het wil eerder
zeggen dat de gesprekspartner de inhoud begrepen heeft. Chinezen hebben moeite om
‘neen’ te zeggen. Dit zorgt vaak voor miscommunicatie. De gesprekspartners weten niet
wat wel en niet gemeend is.
Daarnaast is het educatief niveau erg verschillend. De meeste Chinezen kennen
onvoldoende Engels. Dit maakt het moeilijk om te onderhandelen en elkaar te begrijpen.
Het is de gewoonte om een tussenpersoon in te schakelen als er zaken worden gedaan.
Om een goede relatie op te bouwen is het van essentieel belang dat de personen goed
geïntroduceerd zijn (Boden, 2012). Het eerste gesprek is altijd een kennismaking. Zaken
worden nooit geregeld tijdens de introductie want voor een Chinees is de manier van
zakendoen veel belangrijker dan het resultaat zelf. De methode waarop zaken worden
gedaan, bijvoorbeeld eerlijk en juist handelen, hechten ze veel belang aan (Feeney, 2013).
Chinezen zijn erg loyaal en ijverig en schamen zich niet als het resultaat niet is zoals
gewenst (Feeney, 2013).
41
Een zakenpartner is erg belangrijk in de Aziatische landen. Hoewel ze misschien meer
voordelen hebben bij een andere zakenpartner, zijn ze toch geneigd om met hun
vertrouwde zakenpartner verder te werken (Feeney, 2013).
Om een goede zakenrelatie op te bouwen, starten ze voorzichtig. Ze plaatsen
bijvoorbeeld eerst kleinere bestellingen om zo na te gaan of alles loopt zoals gewenst.
4.4.1
Hiërarchie
In Chinese bedrijven en organisaties heerst een sterke hiërarchie. De baas is de echte
leider en staat boven iedereen. Een werknemer spreekt hem niet tegen en is loyaal
(Garten, 2011). Chinezen communiceren alleen maar via tussenpersonen en
leidinggevenden. Deze persoon verspreidt dan de informatie naar de werknemer in
kwestie. Niets komt het bedrijf binnen of gaat het bedrijf buiten zonder een kopie aan de
leidinggevende te geven.
Iedere werknemer in China weet precies wat hij/zij moet doen. Chinezen zullen niet snel
een taak op zich nemen als ze daarvoor niet verantwoordelijk zijn. Ze nemen niet snel een
initiatief. Als hen iets gevraagd wordt, zullen ze altijd eerst naar de baas stappen om daar
duidelijke instructies te krijgen. Ze vinden de voorbeeldfunctie belangrijk. In de
collectivistische cultuur zijn ze zich ervan bewust dat ze amper een deel van een groter
geheel zijn (Boden, 2012). Hiervan maken werknemers geen probleem want, wat zij
bijdragen helpt om tot het gewenste resultaat te komen. Een regel in China is dat de
werknemer het bedrijf niet kan of mag verlaten vooraleer hun baas naar huis gaat. Dit is
een teken van respect (Feeney, 2013).
Chinezen hebben de neiging om snel van werk te veranderen. Dit fenomeen wordt
jobhopping genoemd. Zodra ze enig pluspunt zien bij een ander bedrijf, stappen ze over
(Boden, 2012). Vooral de tijd rond Chinees Nieuwjaar veranderen veel mensen van job.
Ze gaan het nieuwe jaar vieren bij familie kilometers verderop en keren niet meer terug.
Een van de redenen om te veranderen van bedrijf kan bijvoorbeeld het loon zijn. Ook de
bekendheid en de naam van het bedrijf spelen een grote rol bij deze keuze. Werkgevers
proberen dit te voorkomen door extra’s te geven zoals een woning, sociale zekerheid,
verzekeringen, enzovoort. Leidinggevenden zijn zelfs in staat het hele gezin te verzekeren
om toch maar hun werknemers te kunnen behouden.
4.4.2
Aanwerving
Vroeger was er geen sprake van human resources. Vandaag vinden Chinezen het toch
belangrijk om zo’n beleid te hebben. Werknemers worden op verschillende manieren
aangeworven. Een belangrijke manier is het Guanxi-systeem.
42
Hierbij worden personen aangeworven via familie of vrienden. Andere manieren om aan
te werven zijn beurzen of het internet. Ook onmiddellijk contact met het bedrijf kan
hiervan een voorbeeld zijn.
Guanxi
Een echte verklaring voor het woord ‘Guanxi’ is er niet. Guanxi gaat vooral over de
methode waarop Chinezen met elkaar omgaan. Guanxi is een relatie die wordt
opgebouwd door samen te werken. Relaties zijn heel belangrijk in deze cultuur. Onder
Guanxi verstaan we vooral de interpersoonlijke relatie met de gesprekspartner. Ook
verplichtingen vallen onder deze term (Boden, 2012).
De achtergrond van Guanxi kan het best begrepen worden vanuit de Westerse religieuze
invalshoek. Wij, Westerlingen, zijn opgegroeid in een wereld waar God het begin en einde
is. Als je braaf bent ga je naar de hemel, dat is een beloofde zekerheid. De enige zekerheid
die Chinezen hebben is dat je iets nastreeft met andere mensen en de gevolgen draagt als
het fout loopt. Chinezen zijn vaak afhankelijk van elkaar in plaats van afhankelijk te zijn
van een regering. Een echte wetgeving wordt er niet gevolgd, er is wel een wetgeving
maar dit is vooral om alles onder controle te houden (Boden, 2012).
Chinezen zijn erg gevoelig en sociaal. Zodra ze iets geven of krijgen, wordt ook hetzelfde
van de andere persoon verwacht (Boden, 2012).
De interpersoonlijke relaties zijn gebaseerd op verschillende componenten:
-
4.4.3
Trouw: zhong
Filiale piëteit: xiao
Menslievendheid: ren
Geloofwaardigheid: xin
Gerechtigheid: yi
Harmonie: he
Verwelkoming
Als de leidinggevende of zijn PA op zakenreis gaat naar China, zal hij/zij zeker en vast
goed ontvangen worden. De ideale begroetingsmethode is het hoofd heel licht buigen of
een kort knikje geven met het hoofd. De Chinees en de interculturele zakenpartner
hebben altijd dezelfde functie. Het is goed om hiermee rekening te houden als de Chinese
zakenpartner naar uw bedrijf komt. Als jij hetzelfde doet, zal dat gerespecteerd worden.
Als de zakenpersoon in China ontvangen wordt, schenken ze onmiddellijk thee uit. Dit is
een van de symbolen van gastvrijheid (Boden, 2012).
43
4.4.4
Chinees geld
In China wordt betaald met de Chinese Yuan (CNY). 1 euro is gelijk aan 6,9194 CNY
(zaterdag 23 mei 2015). De munteenheid in China is onderverdeeld in briefjes van 100,
50, 20, 10, 5, 2, 1 Yuan. Daarnaast heb je de kleinere munteenheid, de Jiao.
Hieronder vinden we briefjes van 5, 2 en 1 Jiao terug. In China gebruiken ze voornamelijk
munten van 5 Fen, 2 en 1 Fen. Als bijlage vind je afbeeldingen van de verschillende
briefjes en munten.
4.4.5
Onderhandelen
We kunnen op twee manieren onderhandelen. Ofwel kiest de gesprekspersoon voor een
competitieve aanpak ofwel voor een geïntegreerde aanpak.
Als de onderhandelaar gaat voor de competitieve aanpak, gaat hij/zij voor het beste
resultaat. We kunnen deze strategie voorstellen als een win-lose situatie (Schroevers,
2010). Dit betekent hard voor de inhoud.
Kiezen de gesprekspartners voor de tweede aanpak, dan zijn ze solidair met hun partner.
We kunnen deze stijl voorstellen als een win-win situatie (Schroevers, 2010).
De keuze van deze stijlen, hangt af van de bedoeling van de zakenpartner. Dit verschilt
van land tot land en van cultuur tot cultuur.
Volgens verschillende onderzoeken (Schroevers, 2010) blijkt dat het bij Chinezen eigenlijk
vooral gaat om de relatie zelf. Ze willen in eerste instantie een goede en langdurige
zakenrelatie opbouwen. Pas later komen de zaken aan bod. Chinezen zijn vooral gericht
op lange termijn, dit geldt ook voor de voordelen die uit beslissingen gehaald kunnen
worden. Logisch redeneren en argumenteren zijn naast spreekvaardigheid ook aspecten
die de communicatie erg moeilijk maken. Als zakenpartner moet je niet overtuigen met
logica maar met inzicht. Chinezen redeneren inductief. Inductief betekent dat de
boodschap gebaseerd is op feiten. Chinezen starten met theorie en gaan pas later over tot
de kern van de zaak (Schroevers, 2010).
44
Tabel 1: Verwachtingspatronen (Schroevers, 2010)
Land
Inhoud
Redenatie
Opening
Taalgebruik
Nederland
Feiten
Inductief
Samenvatting
Helder
Verenigd Koninkrijk
Grote lijn
Deductief
Grapje
Indirect
Frankrijk
Feiten,
ranking
Inductief
Metafoor
Indirect
Duitsland
Feiten,
tabellen
Inductief
Samenvatting
Helder
China
Feiten,
tabellen
Inductief
Dankwoord
Indirect
4.4.6
Gevoelige onderwerpen
Er zijn, zoals bij elke cultuur, onderwerpen waarover Chinezen niet graag praten.
Hieronder vind je een overzicht van dergelijke thema’s.
Politieke thema’s
Een gesprekspartner kan enkel over politiek praten als het raakt met het zakendoen.
Hierbij wordt altijd rekening gehouden met de Guanxi en er wordt niet over doctrines
gepraat. Mensenrechten kunnen hiervan een voorbeeld zijn. De Westerse zakenpartner
kan eisen dat de arbeiders van zijn leverancier volgens internationale normen worden
behandeld die de commerciële belangen niet schaden. Dit gaat dan over een
gemeenschappelijk belang.
Tijdens een conversatie met een Chinese zakenpartner is het best om de 3 T’s te
vermijden (China Cross Culture, 2015). Ze liggen heel gevoelig bij onze Chinese
zakenpartners en kunnen dus invloed hebben op de toekomstige relatie. De 3 woorden
zijn Tiananmen Square, Tibet en Taiwan.
De 3 T’s zijn amper 1 voorbeeld van de ‘verboden’ gespreksthema’s. Hiernaast heb je
uiteraard nog andere. Democratie is een van de andere onderwerpen. Dit woord is een
doctrine, maar je kunt er natuurlijk altijd omheen Dit wil niet zeggen dat Chinezen geen
persoonlijke mening hebben, maar ze nemen geen afstand van het collectieve standpunt.
Chinezen hebben een eigen systeem dat even performant is als democratie. De
gesprekspersoon kan bijvoorbeeld altijd vragen hoeveel vrienden of familie ze in het
buitenland hebben en waarom ze misschien niet terugkomen. Dit kan een mogelijke optie
zijn om het privéleven te weten te komen.
45
4.4.7
Zakenlunch
Er wordt in China een onderscheid gemaakt tussen een zakenlunch om kennis te maken
en een vervolgzakenlunch. Lunchen en samen ontspannen is belangrijk gebeuren voor de
Chinees. Het is een teken van samenwerking.
Bij een eerste keer lunchen wordt nooit over zaken gesproken. Het doel van zo’n lunch is
voornamelijk om elkaar te leren kennen. Ze leren de manier van denken en het gedrag
kennen. Daarnaast onderzoeken ze ook of hun zakenpartner al dan niet te vertrouwen is.
Chinese zakenpartners leren zo elkaars cultuur kennen en leren die later ook te
respecteren. Ze gaan vooral na of de zakenrelatie iets bijdraagt aan hun eigen opbrengst.
Bij een tweede lunch kan er over zaken gesproken worden. Toch moeten de
gesprekspartners oppassen dat het geen vergadering wordt.
De belangrijkste persoon, de gastheer, nodigt de betrokken personen uit. Dit is vaak de
directeur of de hoogste in rang in een organisatie of deelorganisatie. Deze persoon neemt
de hoofdplaats in aan een ronde tafel. Een ronde tafel staat symbool voor
samenhorigheid. De gastheer bepaalt wie waar zit. Het is gebruikelijk dat de hoofdgast
rechts naast hem zit. Iedereen wacht tot hij een plaats toegewezen krijgt en gaat pas
neerzitten op het signaal van de gastheer.
De gastheer bestelt alles en heeft de gehele regie gedurende de lunch in handen.
Bijvoorbeeld begin en einde en ook eventuele bestellingen van sterke drank.
Volgens de FengShui, een filosofie die de relatie tussen de mens en de leef- en
werkomgeving omschrijft, zal de gastheer steeds met zijn gezicht naar de deur van het
restaurant zitten. Zo kan hij overzicht houden van wie binnenkomt en weggaat. Een
zakenlunch is meestal beperkt in tijd want de meeste restaurants sluiten om 22.00 uur.
Daarna kan er uiteraard nog iets anders gepland worden, bijvoorbeeld een karaoke.
Hieraan participeert de gastheer nooit.
Het gaat er vaak losjes aan toe met de hostesses. Westerlingen moeten hier echt alert zijn
want Chinezen kunnen dit gebruiken om te testen hoe de zakenpartner omgaat met zo’n
gebeuren. Het is natuurlijk bedoeld als ontspanning en daarna is het afgelopen.
De tafelmanieren zelf verschillen enorm van de tafelmanieren in het Westen. Als het over
de manier van eten gaat, vinden wij de Chinezen vaak onbeleefd. Noedels bijvoorbeeld
worden opgeslurpt. Noedels snijden is niet aanvaardbaar in China. Het is ook niet zoals
bij ons dat we elk ons eigen bord hebben, maar in China eet iedereen uit gezamenlijke
borden (Boden, 2012). Als er iets in de mond zit, halen wij het er met onze handen uit.
46
In China raken ze geen eten aan met de handen. Chinezen spuwen het gewoon uit, ook
aan tafel.
De zakenlunch is, naast zakengeschenken, een teken van een belangrijke relatie. Chinezen
hebben de neiging om hun zakenpartners te overdonderen met lekkers. Natuurlijk wordt
dan verwacht dat hetzelfde gedaan wordt als hij/zij naar het Westerse bedrijf komt.
Als een Chinees wordt uitgenodigd op restaurant, neemt hij nooit het initiatief om zelf te
betalen. Chinezen verwachten dat degene die uitnodigt ook betaalt. Persoonlijke
gesprekken over bijvoorbeeld familie of vrienden zijn de ideale onderwerpen tijdens het
eten.
4.4.8
Zakengeschenken
Met geschenken moeten interculturele zakenpartners vooral voorzichtig en bescheiden
zijn. Het is aangeraden een cultureel geschenkje voor de gastheer mee te brengen. Als de
zakenpartner toch iets wil overhandigen zorg er dan voor dat het geschenk geen grote
waarde heeft (Boden, 2012). Een cadeau van grote waarde overhandigen vatten de
Chinezen vaak verkeerd op. Ze voelen zich omgekocht en hebben de gewoonte om het
geschenk af te wijzen.
Chinezen zijn erg tevreden met echte Belgische producten zoals chocolade of wijn. Ook
geschenken met het logo van het bedrijf krijgen ze graag.
Cadeaus worden overhandigd en aangenomen met beide handen. Het is niet gepast om
het geschenk onmiddellijk te openen in het bijzijn van iedereen. Enkel op uitdrukkelijk
aandringen en als er een boodschap aan verbonden is voor de groep zal de Chinees zijn
geschenk openen. Anders gebeurt dit pas als iedereen weg is.
Er worden heel veel cadeaus uitgewisseld in China. Als zakenpartners op zakenreis gaan,
zorg er dan voor dat ze voor iedereen iets kleins meehebben. Een voorbeeld van zo’n
geschenkje kan bijvoorbeeld een balpen of een USB-stick zijn met het logo van het
bedrijf. Het is een teken dat hij/zij de relatie belangrijk vindt. Pas natuurlijk op met wat
hij/zij geeft want ook achter een geschenk schuilt een bepaalde symboliek. Als de
zakenpartner bijvoorbeeld een horloge geeft, betekent het dat hij/zij iemand de dood
toewenst. Dit geldt enkel voor oudere mensen. De uitspraak van horloge ‘zhong’ is
hetzelfde als de uitspraak van ‘zhong’ wat het einde betekent.
47
Als de leidinggevende zijn
visitekaartje wil geven, zorg dan zeker
dat het vertaald is in het Chinees. De
achterkant van het kaartje mag in het
Engels zijn. Als hij/zij het kaartje
overhandigt, geef het dan met de
Chinese tekst naar boven zodat ze het
onmiddellijk kunnen bestuderen
(Boden, 2012). Chinezen gaan het
onmiddellijk intensief lezen, dit is een
teken van respect (Boden 2012).
Zoals eerder al vermeld, hebben
Chinezen een ander educatief niveau
(Boden, 2012).
Op zo’n visitekaartje wordt zoveel
mogelijk informatie vermeld. Alle
mogelijke titels worden erop geplaatst.
We moeten wel rekening houden dat de
functies in China vaak anders omschreven worden als in het Westen.
Figuur 6: Visitekaartje
Wat bij ons secretaresse is, betekent in China administratief manager
(Boden, 2012).
Het belangrijkste van de visitekaartjes is de juiste vertaling van de Westerse naam. In de
vertaling steken de Chinezen vaak tekens die een andere naam vormen. Omdat ze weten
dat wij het niet kunnen lezen, komt het vaak voor dat ze een bepaalde connotatie
toevoegen. Voorbeelden hiervan zijn onder andere onbetrouwbaar, eerlijke persoon,
moeilijke persoon. Het is belangrijk om de naam steeds door iemand te laten vertalen die
de leidinggevende vertrouwt en niet door een verkoper van visitekaartjes.
Als de PA of leidinggevende een visitekaartje krijgt, bestudeer het dan grondig. Ook als
hij/zij aan het converseren is mag het regelmatig bekeken worden. Dit is teken van
respect en interesse.
4.4.9
Een Chinese consument
Chinezen gaan niet onmiddellijk over tot kopen. Ze wikken en wegen vooraleer ze
toestemmen. Een Chinees kijkt grondig rond en vergelijkt alle mogelijke prijzen. Ze willen
het beste en mooiste product tegen de laagste prijs (Boden, 2012).
48
4.5
Tijd / gebeurtenissen
China is een land met 10 miljoen vierkante kilometer en vijf tijdzones.
Als we zakendoen met China, moeten we er ons van bewust zijn, dat het in China 6 uur
later is. Als we in België dus beginnen werken om 08.00 uur is het in China al 14.00 uur.
Tijdens de winterperiode is er 7 uur verschil.
Het is ook belangrijk dat we rekening houden met hun feestdagen en vakanties. Dit
betekent dat bedrijven tijdens deze periodes geen zakendoen. Het nieuwe jaar begint in
China tussen 21 januari en 20 februari. Het hangt af van de tweede nieuwe maan na de
zonnewende van 21 december.
Hierna volgt een korte samenvatting van de officiële feestdagen in het jaar 2016 in China.
Datum
Gebeurtenis
Zondag 17 januari
Verlichting van Boeddha
Donderdag 4 februari
Li Chun
Maandag 8 februari
Chinees Nieuwjaar
Zondag 14 februari
Ieders Verjaardag, Yan Yat
Dinsdag 16 februari
Verjaardag van de Jade Keizer
Maandag 22 februari
Lantaarnfestival (Deng Jie)
Dinsdag 5 april
Qing Ming (Gravenfeest)
Zondag 27 maart
Verjaardag Kwan Yin
Zondag 1 mei
Dag van de arbeid
Woensdag 4 mei
Nationale jongerendag
Zaterdag 14 mei
Geboorte van Boeddha
Woensdag 1 juni
Internationale dag van het Kind (Kinderdag)
Donderdag 9 juni
Drakenbootfestival
Zondag 19 juni
Vaderdag
Dinsdag 9 augustus
Chinese Valentijnsdag (Zeven Zusters Dag)
Woensdag 17 augustus
Chung Yuan (Hellefeest)
Donderdag 15 september
Midherfstfeest (Chinees Maanfeest)
Dinsdag 27 september
Geboortedag van Confucius
49
Zaterdag 1 oktober
Stichting van de Volksrepubliek China
Zondag 9 oktober
Chung Yeung feest
Donderdag 15 december
Verjaardag van O-me-t’o-fo
Donderdag 22 december
Winterzonnewende
4.6
Reisdocumenten
Wie op zakenreis gaat naar China moet, zoals in vele andere landen, bepaalde documenten
kunnen voorleggen. Hieronder valt onder andere een visum. Een visum kan worden
aangevraagd via www.visatravel.be. Hierop vinden de reizigers ook welke documenten ze
moeten voorleggen om een visum te verkrijgen. Als bijlage een voorbeeld van een
aanvraagformulier.
4.7
Filosofieën
Confucianisme, Boeddhisme en Daoïsme zijn heel belangrijk in China (Garten, 2011). In
het Confucianisme wordt weinig belang gehecht aan macht (Garten, 2011). Liefde,
respect, wijsheid en goedheid daarentegen zijn dé kernwoorden die bij China horen.
Chinezen moeten dus loyaal zijn tegenover hun leider. Dit geldt ook bij families. Hoewel
in China mannen en vrouwen gelijk zijn, staat de man vaak boven de vrouw en kinderen
(Garten, 2011). In vriendschap daarentegen zijn ze allemaal gelijk aan elkaar.
Collectiviteit heerst boven individualisme. Chinezen zijn personen die alles doen voor
elkaar en weinig voor zichzelf. In een groep voelen zijn ze slechts een klein onderdeel.
Hier hebben ze geen probleem mee want ze dragen elk hun eigen kennis bij (Garten,
2011). Enkel het hoofd van de groep of organisatie kan beslissingen nemen. Ze moeten
wel bijdragen tot het welzijn van het individu (Garten, 2011). Als de werknemers iets
willen bekomen is het dus wel essentieel om zich te richten tot de leider (Garten, 2011).
Het Daoïsme (oude transcriptie: Taoïsme) steunt op ‘dao’ wat de weg betekent (Boden,
2006). Het legt de nadruk op de weg van alles.
4.7.1
Yin en Yang
Yin en yang is in China overal terug te vinden. Het feit dat alles is samengesteld uit twee
complementaire krachten yin en yang ligt aan de basis van de Chinese filosofie (Boden,
2006).
Elk aspect van de natuur bestaat uit tegengestelde krachten om de wereld goed te laten
verlopen (Boden, 2006).
50
Vrouwelijk kan niet zonder mannelijk, negatief en positief horen
samen. Koud kan niet zonder warm. Het tegengestelde van de
maan is zon. Zonder licht is er geen schaduw. Passief vult
actief aan (Boden, 2006).
Dit concept vind je overal in de Chinese cultuur terug (Boden,
2006). Zowel in tuinen, gebouwen, maaltijden herken je yin en
yang.
4.8
Figuur 7: Yin en yang (Boden, 2006)
Terugblik
Samenvattend kunnen we dus zeggen dat, wat wij denken, niet is wat Chinezen denken.
Als er bijvoorbeeld een stilte is, zal onze Chinese zakenpartner zich, in tegenstelling tot
Westersen, rustiger gaan voelen.
Het is beter om af te spreken in plaats van zaken te doen op afstand. Chinezen hechten
heel veel belang aan persoonlijke communicatie. Let dus heel goed op het gedrag van de
zakenpartner.
Wees geen leek tijdens een onderhandeling. Informeer je, als zakenpartner, over de zaken
in China.
Wees niet te positief. Een Chinees zal verbloemd zeggen dat hij/zij niet akkoord is in
plaats van onmiddellijk af te wijzen. Wees dus op je hoede voor de Chinese uitvluchten.
51
5
Oplossingen
5.1
Oplossing om beter te communiceren
Volgens mijn onderzoek leiden de verschillende culturen vaak tot problemen. Vooral
miscommunicatie of andere achtergronden liggen aan de basis van dergelijke problemen.
De Chinese cultuur speelt hierbij een grote rol. Meer en meer bedrijven gaan zakendoen
met China. In China hebben ze een volledig andere manier van handelen en zakendoen.
Als een PA of leidinggevende niet weet hoe personen uit een andere cultuur reageren,
kunnen ze hierop ook niet anticiperen.
Om zo efficiënt mogelijk zaken te doen, is het belangrijk dat de Westerse werknemer weet
heeft van de cultuur waarmee hij/zij communiceert. Zo kan hij/zij weten wat een bepaald
gedrag betekent en hoe hij/zij hiermee moet omgaan.
Uit de interviews die ik afnam, blijkt dat ondernemingen zeker bereid zijn om dit
probleem aan te pakken. Ze ondervinden zelf heel wat moeilijkheden en willen hier graag
een oplossing voor hebben. Zo kunnen ze hun productiecijfer en winstmarge laten
toenemen.
Momenteel hebben de bedrijven geen opleiding. Dat zijn ze ook niet van plan want een
echte opleiding lijkt nutteloos. Natuurlijk is het altijd positief als er een werknemer echt
thuis is in een bepaalde cultuur. Om iedere werknemer een opleiding te laten volgen, is er
geen tijd en onvoldoende budget. Mocht een werknemer naar China gaan om daar te
werken of als externe het Westerse bedrijf te vertegenwoordigen, lijkt een opleiding toch
de meest geschikte oplossing als hij/zij niet beschikt over een dergelijk diploma.
Als het enkel gaat om communiceren of zakendoen, lijkt een interne scholing of
handleiding de meest geschikte oplossing. Zodra de PA of leidinggevende een beetje
achtergrond heeft van de cultuur waarmee hij/zij communiceert, kan miscommunicatie
voor een groot stuk vermeden worden.
Er bestaan heel wat boeken om een cultuur te leren kennen, maar ook deze bachelorproef
is een handig hulpmiddel voor personen die niets of weinig afweten van de Chinese
cultuur. In dit eindwerk kwam je beknopt de achtergrond van China te weten. Deze do’s
en don’ts dragen bij tot het opstarten van een goede zakenrelatie.
Toen ik het doel van mijn bachelorproef uitlegde aan de personen met wie in contact
kwam, waren ze heel enthousiast. Ze vonden het de ideale kans om werknemers klaar te
maken om de Chinese zakenmarkt te betreden.
52
Er zijn natuurlijk ook, voor bedrijven die dit wensen, heel wat opleidingen om het
personeel klaar te stomen om zo efficiënt en zo effectief mogelijk te communiceren met
de Chinese zakenpartner. Enkele belangrijke voorbeelden hiervan zijn: China Cross
Culture in Den Haag, China Inkling in Leuven, China conduct in Gent en het Conficius
instituut in Brugge.
53
Conclusie
Als we communiceren met andere landen, communiceren we met andere culturen en
andere personen. Deze verschillen kunnen soms heel groot zijn. Hier staan zakenpartners
spijtig genoeg niet altijd bij stil.
Als we in contact komen met een andere cultuur is het dus van essentieel belang enige
kennis te hebben van deze cultuur. Zo kunnen de zaken vlotter verlopen en zal ook de
communicatie duidelijker worden.
Communicatie ligt aan de basis van alles. De communicator omschrijft duidelijk de
boodschap die hij/zij wil overbrengen. Het is belangrijk om de boodschap aan te passen
aan de doelgroep en het doel. Als de zakenpartner bijvoorbeeld iets wil te weten komen
zal hij/zij het bericht anders moeten formuleren dan als hij/zij iets wil laten doen door
iemand. Zorg daarbij altijd dat uw boodschap SMART is, specifiek, meetbaar,
aanvaardbaar, realistisch en tijdsgebonden.
Tijdens een gesprek is zowel het verbale als het non-verbale aspect heel belangrijk. We
ondervinden vaak dat de gezichtsuitdrukking meer zegt dan de gesproken woorden. Toch
moeten we hiermee opletten want in andere culturen, bijvoorbeeld in China, gaan ze vaak
anders reageren dan hoe ze bedoelen. Bijvoorbeeld als ze beginnen lachen, is dat niet
omdat ze iets leuk of grappig vinden. Vaak staat lachen symbool voor onzekerheid. Dit
soort verwarringen liggen vaak aan de basis van miscommunicatie of conflicten.
Gelukkig kunnen we conflicten aanpakken met behulp van het Thomas-Killman-model.
Dit model leert ons dat we een conflict kunnen vermijden. De gesprekspartner kan in
competitie gaan, een compromis sluiten of de accommodatie fase toepassen. Dit wil
zeggen dat een van beiden zich zal neerleggen. Ten slotte is er nog de coöperatie. Dit
betekent dat beide partijen winnen.
In het tweede hoofdstuk ‘Cultuur’ leerden we dat de term ‘cultuur’ op twee manieren
geschreven kan worden. Cultuur omvat de kunst en wetenschap. Een cultuur omvat alle
waarden en normen maar ook visie en attitude vallen hieronder.
Wat opvalt is, dat de symboliek in China heel belangrijk is. Dieren-, getallen- en
kleurensymboliek spelen een grote rol in de samenleving. De nummers 6, 8 en 9 zijn
geluksgetallen. Het nummer 4 is een ongeluksgetal. Rood in correspondenties staat voor
iets negatiefs terwijl wit de dood betekent. Als we op zakenreis gaan, moeten we zeker
ook rekening houden met de rituelen. Ga bij een eerste ontmoeting recht over elkaar
staan, buig lichtjes voorover en schud de hand. Ook thee drinken is een belangrijk ritueel
voor Chinezen. Dit betekent dat ze met een belangrijke sociale activiteit bezig zijn.
54
Om de culturen zo goed mogelijk te begrijpen en te kunnen indelen, bestaan er heel wat
modellen. Het model van Richard Lewis is hiervan een voorbeeld. Dit model helpt ons de
culturen te classificeren. Om de verschillen op te merken daarentegen, gebruiken we het
Topoi-model.
Het model van Topoi helpt ons om beter inzicht te krijgen in een cultuur. Zo kunnen we
de cultuur beter begrijpen en respecteren. Om de culturen in te delen volgens het Topoimodel, houden we rekening met op de eerste plaats, de taal. China is een land met een
indirecte communicatiestijl. Ze leggen heel veel waarde op groepsgevoel en groepsbelang.
Daarnaast hebben we de ordening. Hoe ziet de gesprekspartner de realiteit. Dit hangt af
van persoon tot persoon.
Ten derde zijn er de personen. Dit aspect kunnen we verwoorden met de roos van Leary.
Deze roos toont de betekenis van het gedrag. Als de gesprekspartner zich onderdanig
voordoet, is het beter om hem/haar met rust te laten.
Het volgende aspect is organisatie. Dit omvat al het organisatorische en alle structuren.
Onderwijs, arbeid, wonen, gezondheid, wet- en regelgeving, tijdsbesteding, … vallen
hieronder.
Ten slotte is er de inzet. Dit aspect steunt op het axioma van Watzlwick. Elke persoon
communiceert op ieder moment, ook al zegt hij/zij niets. Personen kunnen elkaars
gedachten afleiden door de mimiek. De communicator roept op deze manier ook
gevoelens op.
Naast het Topoi-model, kunnen we ook het model van Hofstede gebruiken. Hierbij
onderzoeken we vooral de samenleving. De machtsafstand in China is heel groot.
Chinezen hebben nood aan hiërarchie. Chinezen zijn ook echte collectivisten, ze hebben
elkaar nodig en staan samen sterk. Hoewel man en vrouw in China gelijk zijn, spreken we
toch nog van een masculiene samenleving. Het zijn vooral de heren die zakendoen. Ze
zijn gefocust op succes. Onzekerheid is een van de woorden die we bij China kunnen
plaatsen. Chinezen voelen zich snel aangevallen of bedreigd. Daarnaast zijn ze gericht op
succes op lange termijn.
Het derde model dat we bij China kunnen plaatsen, is het model van Trompenaars. Dat
kunnen we vergelijken met het Topoi-model.
Het model van Trompenaars toont hoe we in contact komen met een cultuur. Ten eerste
komen we in aanraking met de dingen die we gewoon met onze ogen kunnen waarnemen,
bijvoorbeeld gebouwen en kledij. Pas later komen we in contact met de normen en
waarden. Ten slotte leren we de impliciete basisaannames kennen.
55
Een zakenrelatie kan volgens Trompenaars in 5 delen ingedeeld worden. Als we deze
toepassen op China, kunnen we besluiten dat Chinezen particularistisch zijn. Relaties
komen op de eerste plaats. Zoals eerder al gezegd, zijn Chinezen collectivisten. Chinezen
zijn erg gevoelig en laten zich dus ook vaak leiden door emoties. Ten laatste zijn Chinezen
ook beoordeeld op prestatie. Een status speelt weinig rol.
Het voorlaatste model is het model van David Pinto. Pinto leert ons dat we best rekening
houden met de normen en waarden van verschillende culturen.
Pas als we elkaars waarden en normen respecteren kunnen we spreken over correcte
interculturele communicatie, wat natuurlijk normaal is.
Als laatste bekeken we de studie van Christopher Earley en Elaine Mosakowski. Daaruit
kunnen we besluiten dat het hoofd, hart en lichaam belangrijk is. We moeten omgaan met
de lichaamstaal, we moeten de wil hebben om te communiceren en we moeten ons
kunnen inleven in de andere cultuur.
In het hoofdstuk ‘eigen getuigenissen’ zagen we dat Personal assistants meer en meer in
communicatie komen met andere culturen. Wat opvalt is, dat China heel vaak een van
deze culturen is. Het is dus van essentieel belang dat we, als Personal assistant en
leidinggevende, weten met wie we zakendoen. Daarom gingen we in het voorlaatste
hoofdstuk dieper in op China zelf. Het belangrijkste dat we moeten onthouden is het
uurverschil. In China is het 6 uur later dan bij ons.
Om verder te gaan op gewoontes, attitudes, waarden en normen moeten we in ons
achterhoofd houden dat niet iedere Chinees gelijk is. Iedereen is uniek.
Bij de meeste Chinezen is het Engels onvoldoende gekend. Er zijn natuurlijk wel
uitzonderingen. Voor ons is het bijna onmogelijk om Chinees te leren. Toch kunnen
enkele woordjes Chinees wonderen doen tijdens een samenwerking. Daarom vermelde ik
enkele basiszinnen in deze bachelorproef. Het is altijd handig om je, als Personal assistant,
toch een beetje te kunnen uitdrukken.
We kunnen heel wat afleiden uit intonatie en stemvolume. We moeten natuurlijk wel
onthouden dat, hoe belangrijker het onderwerp, hoe stiller een Chinees praat. Ook de
intonatie speelt in vele culturen een rol in de communicatie. In China is dat niet het geval.
Zij gebruiken enkel hun intonatie om de betekenis van het woord te bepalen.
Als we onze Chinese zakenpartner ontmoeten, mogen we hem/haar niet onmiddellijk in
de ogen kijken. Ze voelen zich aangevallen en vinden ons respectloos.
56
Ook een handdruk is een onderwerp om over te discussiëren. Meestal wordt geen hand
geschud. Als de gesprekspartner dit toch doet, schud zacht de hand en houd de andere
nooit op de rug.
Zorg ervoor dat de zakenpersoon altijd een klein geschenkje kan aanbieden. Chinezen
waarderen dat. Cadeaus van grote waarde, respecteren ze dan weer niet.
Vergaderingen duren in China meestal lang. Ze nemen voldoende tijd om hun
zakenpartner goed te begrijpen. Tijdens een eerste onderhandeling, wordt nooit over
zaken gesproken. Het kennismakingsgesprek dient vooral om te weten te komen met
welke persoon de Chinees te doen heeft. Hij/zij gaat na of de persoon al dan niet te
vertrouwen is.
Een ander belangrijk onderdeel is de zakenlunch. De Chinese tafelmanieren zijn compleet
anders dan in het Westen. Ga dus niet schrikken wanneer uw Chinese zakenpartner gaat
boeren aan tafel. Ze doen dit om te tonen dat ze waarderen wat hun zakenpartner doet en
dat de maaltijd gesmaakt heeft.
Ook de positie aan tafel speelt een belangrijke rol. Aan de ronde tafel, symbool voor
samenhorigheid, neemt de gastheer het woord. Naast hem zit de hoofdgast.
De zakenlunch is vaak ook het moment waarop ze terugkomen op het visitekaartje. Dit
kaartje wordt bovengehaald als teken van interesse. Het visitekaartje moet altijd door een
betrouwbare persoon in het Chinees vertaald worden.
Als we al deze zaken in het achterhoofd houden, zijn we zeker en vast klaar om met een
Chinese partner zaken te doen.
57
Referentielijst
Formuler des objectifs SMART pour votre marketing & communication. Geraadpleegd
op 2 februari 2015 via
http://www.assistantplus.com/formuler_des_objectifs_de_communication_smart
Comment communiquer avec un Chinois. (2013). Geraadpleegd op 1 december 2014 via
http://www.marketing-chine.com/conseils-business-en-chine/faire-des-affaires-avec-leschinois
Boden, J. (2012, tweede druk). De essentie van China: communicatie, zakendoen, marketing.
Bussum: Coutinho.
Boden, J. (2003). De essentie van China: communicatie, cultuur, commitment. Bussum: Coutinho.
Garten, F. (2011). Werken met andere culturen: vloeiend communiceren en onderhandelen door
bestaande patronen te doorbreken. Culemborg: Van Duuren Management.
Hoffman, E. (2002). Interculturele gespreksvoering: theorie en praktijk van het Topoi-model.
Houten/Diegem: Bohn Stafleu van Loghum.
Schroevers, S. (2010). Intercultureel communiceren. Alphen aan den Rijn: Kluwer.
Feeney, D. (2013). Bridging the business Culture Gap with Asia.
Guppy, D. (2013). China Business Bites. Major Street Publishing Pty Ltd.
Clissold, T. (2005, tweede druk). Mister China. Alphen aan den Rijn: Constable &
Robinson.
Murphy, H.A. et al., (2000). Effective Business Communication (7th Edition). McGraw-Hill, NY.
Verbal Vision vzw. (2005). Etnocommunicatie: communiceren met een multicultureel publiek.
Departement Diensten voor het Algemeen Regeringsbeleid. Afdeling Stafdienst van de
Vlaamse Regering. Gelijke Kansen in Vlaanderen.
Volksrepubliek China. Geraadpleegd op 2 maart via
http://chinawebsite.jimdo.com/cultuur/tradities-en-waarden/
China Cross Culture. Geraadpleegd op 14 maart 2015 via
http://www.chinacrossculture.com/
Cross-Culture. Geraadpleegd op 14 maart 2015 via
http://www.crossculture.com/services/cross-culture/
Goal trainingen. Geraadpleegd op 21 april 2015 via http://www.goaltrainingen.nl
58
Human dimensions. Geraadpleegd op 21 april 2015 via
http://www.humandimensions.nl/nl/tools/interculturele_communicatie_lewis_model
Tools hero. Geraadpleegd op 21 april 2015 via http://www.toolshero.com
59
Bijlage 1 - Aanvraagformulier voor een Visum
中华人民共和国签证申请表
VisaApplicationFormofthePeople’sRepublicofChina
(For the Mainland of China only)
申请人必须如实、完整、清楚地填写本表格。请逐项在空白处用中文或英文大写字母打印填写，或在□内打√
选择。如有关项目不适用，请写“无”。The applicant should fill in this form truthfully ，completely and clearly.
Please type the answer in capital English letters in the space provided or tick ( √) the relevant box to select. If some of
the items do not apply, please type N/A or None.
一、个人信息 Part 1: Personal Information
粘贴一张
近期正面
免冠、浅
色背景的
彩色护照
照片。
姓 Last name
1.1 英文姓名
Full English name as
in passport
中间名 Middle name
名 First name
1.2 中文姓名
Name in Chinese
1.3 别名或曾用名
Other name(s)
1.5 出生日期
DOB(yyyy-mm-dd)
1.4 性别 Sex
□ 男 M
□ 女 F
1.6 现有国籍
Current nationality(ies)
照片
/Photo
Affix one
recent
color
passport
photo
(full face,
front
view,
barehea
dedand
againsta
plain
light
colored
backgro
und).
1.7 曾有国籍 Former nationality(ies)
1.8 出生地点(市、省/州、国)
Place of birth(city, province/state,country)
1.9 身份证/公民证号码
Local ID/ Citizenship number
□ 外交 Diplomatic □ 公务、官员 Service or Official
1.10 护照 /旅行证件种类 Passport/Travel document
□ 普通 Ordinary □ 其他证件(请说明) Other (Please
type
specify):
1.11 护照号码
Passport number
1.12 签发日期
Date of issue(yyyy-mm-dd)
1.13 签发地点
Place of issue
1.14 失效日期
Date of expiry(yyyy-mm-dd)
60
□ 商人 Businessperson
□ 前/现任议员
Former/incumbent
□ 公司职员 Company employee
member
□ 演艺人员 Entertainer
Position________________________
of
parliament
职 位
□ 工人/农民 Industrial/Agricultural worker
□ 前/现任政府官员 Former/incumbent
□ 学生 Student
government official
□ 乘务人员 Crew member
职位
Position________________________
□军人 Military personnel
1.15 当前职业
□ 自雇 Self-employed
（可选多项）
Current occupation(s) □ 无业 Unemployed
□ 退休 Retired
职位
□ 其他(请说明) Other (Please specify):
Position_____________
___________
□ 非政府组织人员 NGO staff
□ 宗教人士 Religious personnel
□ 新闻从业人员 Staff of media
1.16 受教育程度
Education
1.17 工作单位/学校
Employer/School
□ 研究生 Postgraduate
□ 其他(请说明) Other (Please specify):
□ 大学 College
名称
Name
联系电话
Phone number
地址 Address
邮政编码
Zip Code
1.18 家庭住址
Home address
1.19 邮政编码
Zip Code
1.20 电话/手机
Home/mobile phone number
1.21 电子邮箱
E-mail address
1.22 婚姻状况 Marital status
□ 已婚 Married □ 单身 Single □ 其他 Other(Please specify):
姓名 Name
国籍 Nationality
职业 Occupation
1.23 主要家庭成员
(配偶、子女、父母
等,可另纸)
Major
family
members（spouse,
children,parents,et
c.,may type on
separate paper）
1.24
紧急联络人信息
Emergency
Contact
姓名
Name
关系
Relati
onship
手机
Mobile phone number
与申请人的关系
Relationship with the applicant
1.25 申请人申请签证时所在的国家或地区 Country or territory where the
applicant is located when applying for this visa
二、旅行信息 Part 2: Travel Information
61
□ 官方访问 Official Visit
□ 旅游 Tourism
□ 常驻外交、领事、国际组织人员
As resident diplomat，consul
or
□ 交流、考察、访问 Non-business visit
staff of international organization
□ 永久居留 As permanent resident
□ 商业贸易 Business & Trade
□ 工作 Work
□ 人才引进 As introduced talent
□ 寄养 As child in foster care
□ 执行乘务 As crew member
□ 过境 Transit
2.1 申请入境事
由
Major
purpose of your
visit
□ 短期探望中国公民或者具有中国永久居留资格
的外 国 人 Short-term visit to Chinese citizen or
foreigner with Chinese permanent residence
status
□ 短期探望因工作、学习等事由在中国停留居留
的外国人 Short-term visit to foreigner residing in
China due to work, study or other reasons
□ 短期学习 Short-term study for less than 180
days
□ 短期采访报道 As journalist for temporary
news coverage
□ 与中国公民或者具有中国永久居留资
格的外国人家庭团聚居留超过 180 日
Family reunion for over
180 days with Chinese
citizen or
foreigner
with
Chinese permanent residence status
□ 长期探望因工作、学习等事由在中国
居留的外国人
As accompanying family member of
foreigner residing in China due to work,
study or other reasons
□ 长期学习 Long-term study for over
180 days
□外国常驻中国新闻机构记者 As
resident journalist
□ 其他(请说明)Other (Please specify)：
□ 一次(自签发之日起 3 个月有效) One entry valid for 3 months from the date of issue
2.2 计划入境次数
Intended number
of entries
□ 二次(自签发之日起 3-6 个月有效) Two entries valid for 3 to 6 months from the date of
issue
□ 半年多次（自签发之日起 6 个月有效) Multiple entries valid for 6 months
from the date of issue □ 一年多次（自签发之日起 1 年有效) Multiple entries
valid for 1 year from the date of issue □ 其他（请说明）Other (Please specify):
2.3 是否申请加急服务 Are you applying for express service?
注 ： 加 急 服 务 须 经 领 事 官 员 批 准 ， 将 加 收 费 用 。 Note: Express service needs
approval of consular officials, and extra fees may apply.
□ 是 Yes
□ 否 No
2.4 本次行程预计首次抵达中国的日期
Expected date of your first entry into China on this trip (yyyy-mm-dd)
2.5 预计行程中单次在华停留的最长天数
Longest intended stay in China among all entries
日期 Date
Days
详细地址
Detailed
address
2.6 在中国境内行
程（按时间顺序,
可附另纸填写）
Itinerary
in
China (in time
sequence ， may
type
on
separate paper)
62
2.7 谁将承担在中国期间的费用？ Who will pay for your travel and
expenses during your stay in China?
姓名或名称
Name
2.8 中国境内邀请
单位或个人信息
Information of
inviter in China
地址
Address
联系电话
Phone number
与申请人关系
Relationship with the applicant
2.9 是否曾经获得过中国签证？如有，请说明最近一次获得中国签证
的 时 间 和 地 点 。 Have you ever been granted a Chinese visa? If
applicable, please specify the date and place of the last time you were
granted the visa.
2.10 过 去 12 个 月 中 访 问 的 其 他 国 家 或 地 区 Other countries or
territories you visited in the last 12 months
三、其他事项 Part 3: Other Information
3.1 是否曾在中国超过签证或居留许可允许的期限停留？ Have you
ever overstayed your visa or residence permit in China?
□是 Yes
□否 No
3.2 是否曾经被拒绝签发中国签证,或被拒绝进入中国？Have you
ever been refused a visa for China, or been refused entry into China?
□是 Yes
□否 No
3.3 是否在中国或其他国家有犯罪记录？Do you have any criminal
□是 Yes
record in China or any other country?
3.4 是否具有以下任一种情形 Are you experiencing any of the
following conditions?
①严重精神障碍 Serious mental disorder
□是 Yes
②传染性肺结核病 Infectious pulmonary tuberculosis
③可能危害公共卫生的其他传染病 Other infectious disease of public
health hazards
3.5 近 30 日内是否前往过流行性疾病传染的国家或地区？Did you
□是 Yes
visit countries or territories affected by infectious diseases in the last
30 days?
3.6 如果对 3.1 到 3.5 的任何一个问题选择“是”，请在下面详细说明。
If you select Yes to any questions from 3.1 to 3.5, please give details below.
□否 No
□否 No
□否 No
63
3.7 如果有本表未涉及而需专门陈述的其他与签证申请相关的事项，请在此或另纸说明。
If you have more information about your visa application other than the above to declare,please give details below
or type on a separate paper.
3.8 如申请人护照中的偕行人与申请人一同旅行，请将偕行人照片粘贴在下面并填写偕行人信息。If someone else
travels and shares the same passport with the applicant , please affix their photos and give their information below.
偕行人 1
Person 1
偕行人 2
Person 2
偕行人 3
粘贴照片于此
AffixPhoto here
粘贴照片于此
AffixPhoto here
粘贴照片于此
A
f
f
i
x
P
h
o
t
o
偕行人信息
Information
Person 3
h
e
r
e
姓名
Full name
性别
Sex
生日
DOB(yyyy-mm-dd)
四、声明及签名 Part 4: Declaration & Signature
5.1 姓名 Name
5.2 与 申 请 人 关 系 Relationship
with the applicant
5.3 地址 Address
5.4 电话 Phone number
5.5 声明 Declaration
我声明本人是根据申请人要求而协助填表，证明申请人理解并确认表中所填写内容准确无误。
I declare that I have assisted in the completion of this form at the request of the applicant and that the applicant
understands and agrees that the information provided is true and correct.
代填人签名/Signature：
日期/Date (yyyy-mm-dd):
64
4.1 我声明，我已阅读并理解此表所有内容要求，并愿就所填报信息和申请材料的真实性承担一切法律后果。
I hereby declare that I have read and understood all the questions in this application and shall bear all the legal
consequences for the authenticity of the information and materials I provided.
4.2 我理解，能否获得签证、获得何种签证、入境次数以及有效期、停留期等将由领事官员决定，任何不实、误
导或填写不完整均可能导致签证申请被拒绝或被拒绝进入中国。
I understand that whether to issue a visa, type of visa, number of entries, validity and duration of each stay will be
determined by consular official, and that any false, misleading or incomplete statement may result in the refusal of a
visa for or denial of entry into China.
4.3 我理解，根据中国法律，申请人即使持有中国签证仍有可能被拒绝入境。
I understand that, according to Chinese law, applicant may be refused entry into China even if a visa is granted.
申请人签名
Applicant’s signature:
日期
Date (yyyy-mm-dd):
注：未满 18 周岁的未成年人须由父母或监护人代签。Note: The parent or guardian shall sign on behalf of a minor under 18
years of age.
五、他人代填申请表时填写以下内容 Part 5：If the application form is completed by another
person on the applicant's behalf, please fill out the information of the one who completes the
form
65
Bijlage 2 - Vragenlijst
Business met China
1
2
3
4
5
Hoe lang doet u al zaken met China? Bent u actief in China?
Welk soort activiteiten worden gedaan in China?
Hoeveel procent van het zakencijfer wordt in China gerealiseerd?. Wat is de profitability?
(winst/verlies)
Welk soort operatie wordt gedaan? (Joint venture, Wholly owned, …)
Hebt u westerse personeelsleden in China opereren? Zoja, hoeveel op welk aantal
werknemers?
Communicatie: algemeen.
1
2
3
4
Hoe vaak reist uw management naar China? (hoeveel keer per jaar)
Hoe vaak komt het Chinese management naar de Belgische vestiging?
Wordt uw personeel voorbereid op China? Zoja, hoe gebeurt het en welk budget wordt
hiervoor gebruikt? Heeft het management opleiding gekregen in China Cultuur en zaken doen?
Hoe gebeurt de formele communicatie tussen China operatie en de Belgische vestiging?
Problemen en hindernissen.
1
Wat zijn de drie grootste problemen bij het opereren met China?
Hoe evalueert u de kennis en vaardigheden van de Chinese partners/collega's?
1
2
Wat is de capabiliteit van de Chinese manager als % van zijn Westerse collega
 de admistratieve manager
 de ingenieurs
 de bedienden
 de werklui.
Hoeveel procent van dit verschil is te wijten aan communicatie?
66
Perceptie van de communicatie kanalen.
1
2
3
4
5
6
7
8
Hoe wordt er bij u gecommuniceerd met interculturele zakenpartners?
Middel: elektronisch, persoonlijk, ….
Taal:
Komt u nog op een andere manier in contact met elkaar?
Welke verschillen ondervonden?
Gedachtengang, omgangsvormen,… ?
Welke problemen ondervindt u tijdens het communiceren met uw zakenpartner?
Mondeling:
Schriftelijk:
Welke non-verbale verschillen merkt u op?
Hoe speelt u in op die verschillen of andere verschillen?
Past u zichzelf aan om te communiceren met deze partner? Zoja, hoe?
Vindt u dat er een opleiding moet worden voorzien om om te gaan met een Chinese
zakenpartner?
Nascholing?
In-company training?
Handleiding
Kent u organisaties die ondersteuning kunnen geven om te problemen op te lossen?
1
2
3
Bent u bereid training te geven aan uw personeel om de communicatie te verbeteren? (als
leidinggevende)
Hoeveel wilt u besteden aan training als u het bedrijfsresultaat in China met 10% kunt
verhogen?
Bent u bereid training te volgen om de communicatie te verbeteren? Ja + reden.
Heeft u nog andere opmerkingen/bijsturingen?
67
Bijlage 3 - Chinees geld
1 Fen
2 Fen
5 Fen
1 Jiao
2 Jiao
5 Jiao
1 Yuann
68
2 Yuan
5 Yuan
10 Yuan
20 Yuan
50 Yuan
100 Yuan
69