Meer informatie uit de resultaten- rekening

Management accounting
Door Thieu Mooren, lid directieteam P2 Group (mail voor vragen: [email protected])
Meer informatie
uit de resultatenrekening
Veel bedrijven krijgen maandelijks een financiële rapportage, waarin de omzet en kosten staan vermeld van en tot en met
de betreffende maand. Dit is dan afgezet tegen de begroting en eventueel aangevuld met de afdelingskosten. Deze informatie biedt het management wel een zekere mate van comfort, maar meer verfijning is vereist. De intracomptabele verschillenanalyse biedt uitkomst. Hoewel deze de nodige voordelen biedt, bestaat er bij de administratie nogal eens de angst
dat het een rommeltje wordt in het grootboek. De administrateur moet dus goed weten waar de organisatie mee bezig is.
Intracomptabele verschillenanalyse nader uitgelegd
V
aak kan de afdeling finance de gevraagde, meer verfijnde informatie niet in een handomdraai geven. Dat komt
omdat de informatie zich gesegmenteerd, in verschillende modules van de gebruikte software bevindt, ongeacht of er gebruik wordt gemaakt van cloud- of serversoftware.
Ook mist finance vaak de nodige achtergrondkennis, omdat de
verkoop- of inkoopmanager het budget of de voorcalculatie opstelt en vastlegt en finance op basis van de werkelijke cijfers aangeeft of men wel of niet binnen dit budget blijft. Verdere analyses
blijven dan ook uit, simpelweg door onbekendheid met de materie. En dat terwijl er meer financiële input wordt verwacht in het
operationele proces. Dit heeft ertoe geleid dat veel bedrijven
overstappen op het intracomptabel uitvoeren van verschillenanalyses. Daarbij worden de verschillen geanalyseerd vanuit
het grootboek en onderbouwd met gegevens uit de verschillende subadministraties, in plaats van andersom.
Bij ondernemingen die zijn overgestapt, blijkt dat de betrokkenheid van finance bij het primaire proces van de onderneming veel meer is toegenomen en dat de verschillenanalyses
daadwerkelijk diepgaander worden uitgevoerd en gepresenteerd. De verklaring is dat er meer tijd wordt genomen om een
budget te bespreken, dit uit te werken in het grootboek, te analyseren en vervolgens af te sluiten. Aan de andere kant roept
het intracomptabel uitvoeren van verschillenanalyses ook
tijdschrift administratie – nummer 1/2 – januari/februari 2012
014-016_TA0102_VRIJ_03 14
weerstand op bij de administratie, omdat men bang is dat het
een rommeltje wordt in het grootboek. Dit risico is ook daadwerkelijk aanwezig, maar wordt geminimaliseerd als men weet
waar men mee bezig is. Zo dient er inzicht te zijn in het reilen
en zeilen van de organisatie, in de opbouw van kostprijzen en
budgetten en dient er veel geanalyseerd te worden met de betrokken afdelingen. En wel zodanig, dat budgetverschillen na
analyse worden afgesloten en separaat worden gepresenteerd
in de resultatenrekening als budget-, efficiency-, prijs- en bezettingsresultaten.
Hoe pakken we dit aan?
De vraag is hoe we dit gemakkelijk kunnen aanpakken. Veel
financials krijgen bij de gedachte aan verschillenanalyses en
Z-figuren nachtmerries, terwijl dit zo’n belangrijk onderdeel is
van de financiële functie. Toch is dit niet zo heel lastig, mits er
maar een goed inzicht is in hoe de onderneming opereert en
presteert. De basisgedachte is dat alle kosten binnenkomen in
de 4-serie en vervolgens via de 5- en 6-serie ‘doorschuiven’
naar de 7-serie: de voorraad gereed product. De 5- en 6-serie
worden gebruikt om de verschillen te analyseren.
De werkelijke kosten die gemaakt worden voor een afdeling,
worden als eerste geregistreerd in de 4-serie. Vervolgens worden deze kosten naar de 5-serie op basis van werkelijk ver-
14
W W W. t i j d s c h r i f t a d m i n i s t r a t i e . N L
18-01-2012 13:54:57
Aan de hand van het bezettingsresultaat beoordeelt het management of de organisatie optimaal wordt benut.
bruik bij directe kosten of een allocatiesleutel bij indirecte kosten. In deze serie houdt de administratie bij wat de werkelijke
kosten zijn van een afdeling, het budget en de dekking die de
afdeling genereert. Op basis hiervan kunnen de budget- en bezettingsverschillen van de afdelingen inzichtelijk worden gemaakt.
Stel een productieonderneming beschikt over een design & development-afdeling (D&D). Deze afdeling houdt zich met name
bezig met het tekenen en ontwerpen van aanvragen en offertes.
Daarnaast verbetert men bestaande producten, om de kostprijs
ervan te verlagen. Op deze afdeling werken drie mensen.
Het budget voor deze afdeling bedraagt 18.000 euro per
maand. Dit budget is opgebouwd uit personeelskosten (14.500
euro), huisvestingskosten (2.000 euro) en een stukje dekking
van de algemene kosten (1.500 euro). Voor de intracomptabele
kostenanalyse maakt finance in de financiële administratie de
volgende grootboekrekeningen aan: -- 499 Overboeken werkelijke kosten
-- 500 Werkelijke kosten afdeling D&D
-- 505 Dekking afdeling D&D
-- 510 Budgetkosten afdeling D&D
-- 515 Te dekken kosten afdeling D&D
-- 599 Overboeking resultaat afdeling D&D
-- 601 Gebruik uren D&D
-- 611 Standaardgebruik D&D
-- 701 Kostprijs D&D
-- 702 Kosten D&D ten behoeve van margeverbetering
-- 901 Budgetresultaat afdeling D&D
-- 902 Bezettingsresultaat afdeling D&D
In dit voorbeeld wordt in de grootboekrekeningen de naam
van de afdeling verwerkt. In de daadwerkelijke administratie
worden de afdelingen verwerkt als dimensiecode of kostenplaats. Op deze manier hoeft men niet veel grootboekrekeningen aan te maken.
Als eerste verwerkt finance de door de directie geautoriseerde
budgetten in de administratie. Afhankelijk van de frequentie
W W W. t i j d s c h r i f t a d m i n i s t r a t i e . N L
014-016_TA0102_VRIJ_03 15
van rapporteren, worden de budgetten per maand of per kwartaal inzichtelijk gemaakt. In dit geval maakt de administratie
de volgende journaalpost:
-- 515 Te dekken kosten afdeling D&D: € 18.000
-- Aan 510 Budget kosten afdeling D&D: € 18.000
De grootboekrekening 510 Budget wordt vergeleken met de
werkelijke kosten, waardoor het budgetresultaat inzichtelijk
wordt gemaakt. De grootboekrekening 515 Te dekken kosten
wordt vergeleken met de daadwerkelijke dekking op basis van
geleverde prestaties met bijbehorende standaardtarieven.
Maandelijks worden de werkelijke kosten beoordeeld en overgeboekt naar de 5-serie. De personeelskosten zijn toe te wijzen
naar de afdelingen, voor de huisvestingskosten en de algemene kosten zal men een allocatiesleutel moeten gebruiken. In
eerdergenoemd voorbeeld bedragen de werkelijke personeelskosten van de onderneming in de maand januari 120.000 euro.
De kosten voor de afdeling D&D zijn 15.000 euro. De werkelijke huisvestingskosten bedragen 12.000 euro, die op basis van
het aantal vierkante meters doorbelast worden naar de afdelingen. De afdeling D&D heeft 15 vierkante meter van de in totaal 150 vierkante meter tot haar beschikking. De algemene
kosten, die in januari 11.000 euro bedragen, worden doorbelast op basis van het aantal personeelsleden per afdeling. In
totaal heeft deze onderneming twintig personeelsleden.
Op basis van genoemde gegevens maakt de administratie de
volgende journaalpost:
-- 500 Werkelijke kosten afdeling D&D: € 15.000
-- 500 Werkelijke kosten afdeling D&D: € 1.200
-- 500 Werkelijke kosten afdeling D&D: € 1.650
-- Aan 499 Overboeken werkelijke kosten: € 17.850
Deze allocatie lijkt vrij simpel, maar het vergt voor de administratie wel gedegen kennis en overredingskracht om in de organisatie overeenstemming te krijgen over de juiste allocatiesleutels voor de niet direct aanwijsbare kosten. Daarnaast
moet het vertrouwen in de standaardtarieven, -calculaties en
-kostprijzen groot zijn, omdat deze worden gebruikt om de
15
tijdschrift administratie – nummer 1/2 – januari/februari 2012
18-01-2012 13:54:59
4. Personeelskosten
500 Werkelijke kosten D&D
510 Budget D&D
€ 15.000
€ 120.000
601 Gerbuik uren D&D
€ 15.750
€ 18.000
611 Standaard gebruik D&D
Efficiencyresultaat: € 750
€ 15.000
701 Kostprijs D&D
€ 14.250
€ 1.200
€ 1.650
€ 17.850
Budgetresultaat: € 150 Positief
€ 18.000
701 Kostprijs D&D
4. Huisvestingskosten
€ 750
505 Te dekken budget kosten D&D
€ 12.000
€ 18.000
515 Dekking kosten D&D
Bezettingsresultaat: € 2.250
€ 15.750
4. Algemene kosten
699 Overboeken fabricageresultaten
€ 11.000
€ 750
4. Overboeken werkelijke kosten
€ 15.000
€ 1.200
€ 1.650
€ 750
901 Budgetresultaat D&D
599 Overboeken afdelingsresultaten
€ 150
900 Efficiencyresultaat D&D
€ 150
€ 2.250
902 Bezettingresultaat D&D
€ 2.250
Figuur 1. Het afzetten van de werkelijke kosten tegen het budget en de dekking van de kosten door middel van standaardtarieven.
kostprijzen te bepalen. Doordat de afdeling D&D een urenregistratie bijhoudt, kunnen de gewerkte uren worden doorbelast naar zogeheten kostendragers ofwel het eindproduct: een
project of in dit geval een aanvraag of een offerte. Zo heeft in
dit voorbeeld de afdeling D&D vierhonderd uur gewerkt aan
een grote offerte en twintig uur aan het verbeteren van de marge van een bestaand product. Om deze uren door te belasten,
dient als eerste een standaard intern tarief te worden bepaald.
In dit geval kan dat door de maandelijks gebudgetteerde kosten te delen door het gemiddelde aantal uren dat deze afdeling
werkt. In dit geval komt de administrateur uit op een standaard uurtarief van 37,50 euro (18.000 euro/480 uur). Daarmee kan de administratie de volgende journaalpost in het
grootboek vast te leggen:
-- 601 Gebruik uren D&D: € 15.750
-- Aan 505 Dekking afdeling D&D: € 15.750
Deze journaalpost geeft de werkelijke waarde aan van het aantal uren dat de afdeling D&D heeft besteed aan de offerte, afgezet tegen het standaard uurtarief. Het inzetten van de afdeling D&D op deze offerte leidt tevens tot een dekking voor deze
afdeling. De 5-serie wordt dus echt gebruikt voor het meten
van de afdelingsresultaten en de 6-serie voor de projectresultaten. (Vroeger werd dit ook wel de fabricagerekening genoemd.) De huidige software stelt ons in staat om ook verschillenanalyses uit te voeren voor offertes, orders, projecten
et cetera. De administratie kan nu gemakkelijk vanuit het
grootboek aangeven of de afdeling D&D haar budget heeft
overschreden (het budgetresultaat). Ook is te zien of de kosten
conform het budget worden gedekt door de gemaakte uren
(het bezettingsresultaat). In schema zie figuur 1.
Deze resultaten worden besproken met de betrokken afdelingen en het management van de organisatie. De afdelingen zijn
verantwoordelijk voor het budgetresultaat. Aan de hand van
het bezettingsresultaat beoordeelt het management of de organisatie optimaal wordt benut. Als de bezettingsresultaten
een tijd lang achter elkaar negatief zijn, zal men ingrijpen.
Na analyse van de afdelingsresultaten worden deze overgeboekt naar een rekening in de 9-serie. -- 902 Bezettingsresultaat afdeling D&D: € 2.250
-- Aan 901 Budgetresultaat afdeling D&D: € 150
-- Aan 599 Overboeking resultaat afdeling D&D: € 2.100
De grootboekrekeningen 901 en 902 worden separaat in de retijdschrift administratie – nummer 1/2 – januari/februari 2012
014-016_TA0102_VRIJ_03 16
sultatenrekening gepresenteerd. Tevens wordt de 5-serie ‘in
evenwicht’ geboekt, zodat deze dus resultaatneutraal is. Het is
belangrijk dat de administratie deze controle maandelijks uitvoert. De grootboekrekeningen in de 6-serie worden gebruikt
als fabricagerekening, waaruit de efficiency- en bezettingsverschillen blijken. Dit kan eventueel aangevuld worden met
prijsverschillen op de directe loonkosten. Stel dat de afdeling
D&D de hele maand januari aan een offerte heeft gewerkt, die
tegen een vaste aanneemsom gefactureerd mag worden. Vooraf werd verondersteld dat de afdeling D&D deze offerte in 380
uur kon uitwerken. Op basis van de offerte en de twintig uur
die zijn besteed aan margeverbetering van bestaande producten, maakt de administratie de volgende journaalpost:
-- 701 Kostprijs D&D: € 14.250
-- 702 Kosten D&D voor verbetering marge: € 750
-- Aan 611 standaardgebruik D&D: € 15.000
Nu is het voor finance direct mogelijk om af te leiden wat het
efficiencyresultaat op deze offerte is, door het werkelijke gebruik van de uren af te zetten tegen het vooraf verwachte standaardgebruik, ofwel grootboekrekening 601 af te zetten tegen
grootboekrekening 611. Dit verschil kan men nu in één keer
uit de administratie halen. Na analyse met de betrokken afdeling en autorisatie van het management, boekt de administratie het efficiencyverschil over naar de 9-serie en maakt dit
apart inzichtelijk in de resultatenrekening.
Marge verandert
Het voordeel van het werken met een intracomptabele verschillenanalyse is, dat er veel meer informatie uit de resultatenrekening wordt gehaald. De resultatenrekening wordt analytischer, doordat de budget-, efficiency- en prijsverschillen
separaat worden gepresenteerd. Ook verandert de marge, omdat de kostprijs verkopen nu de standaardkostprijs bevat en
niet de werkelijke kosten. Door in de standaardkostprijs ook,
zoals in dit voorbeeld, de indirecte kosten op te nemen, wordt
de marge in zijn totaliteit wel lager.
Vaak kan finance niet de oorzaken van de verschillen verklaren, zij heeft dan ook de taak om inzicht te verschaffen in de
omvang van de verschillen. Voor de verklaring zal men met de
betrokken afdelingen om de tafel moeten, om zo in de
maandrapportage een goede analyse van de resultaten te kunnen geven.
16
W W W. t i j d s c h r i f t a d m i n i s t r a t i e . N L
18-01-2012 13:55:05