Projectplanning - Noordhoff Uitgevers

Auteurs: Marijke Hoftijzer en Piet Korte
www.onderneem.noordhoff.nl
isbn: 978-90-01-82345-0
© 2013 Noordhoff Uitgevers bv
Projectplanning
(extra bij paragraa f 3.1 Imagodoelstellingen)
Naast je normale dagelijkse bezigheden kun je ook te maken krijgen met
de organisatie van eenmalige zaken. Soms zijn deze heel overzichtelijk
(bijvoorbeeld het drukken van een brochure organiseren) en soms gaat het
om omvangrijke projecten. Denk daarbij aan het organiseren van een open
dag, een jubileumfeest, het opzetten van een nieuw archief of het
samenstellen van een handboek voor je afdeling. Zo’n grote opdracht kun
je aanduiden en aanpakken als een project. Wanneer je inzicht hebt in hoe
je een project aanpakt, hoe je het in ‘hapklare brokken’ verdeelt en
afwerkt, dan ga je goed voorbereid en gemotiveerd te werk.
Vanaf het begin van een project tot en met de realisatie kun je de volgende
fasen onderscheiden:
Tabel 1: Projectfasen
Fase
Doel
Activiteiten
Resultaat
Formulering
doelstelling
Beknopte
voorstellig op
schrift van wat er
bereikt moet
worden
Opschrijven
van een
SMART*geformuleerd
doel
Situatieanalyse
Inzicht krijgen in
de situatie bij het
begin en
mogelijke
invloeden op het
project
Overzicht beeld
van hanteerbare
taken in de juiste
volgorde
weergeven
Inventariseren
van analyseren
van relevante
informatie
Concrete
samenvatting van
het doel met
meetbaar
resultaat en
einddatum
Betrouwbaar zicht
op het
vertrekpunt en de
te verwachten
omstandigheden
Planning
Uitvoering
De juiste taken
goed en op tijd
uitvoeren
Afsluiting
Overeenstemming
aantonen van het
Opdelen van
het werk in
uitvoerbare
taken,
tijdsduur
inschatten en
in de juiste
volgorde
Bezig zijn met
het behalen
van gewenst
resultaat
Afhandelen,
controleren en
Uitvoerbaar plan
van uitvoering
Stap voor stap
dichter bij het
geplande resultaat
Overeenstemming
dat het gewenste
Onderneem! - Projectplanning |
1
Auteurs: Marijke Hoftijzer en Piet Korte
www.onderneem.noordhoff.nl
isbn: 978-90-01-82345-0
© 2013 Noordhoff Uitgevers bv
resultaat met het
vastleggen van resultaat bereikt is
gestelde doel
resultaten
*SMART staat voor: Specifiek, Meetbaar, Actiegericht, Realistisch en
Tijdgebonden
Idee en project beschrijven
In principe kan elk idee om iets tot stand te brengen leiden tot een project,
bijvoorbeeld een manier om prestaties te verbeteren, de ontwikkeling van
een product of dienst en de aanpassing of verbreding van het assortiment.
Het kan gaan om zaken voor jezelf, het team of de organisatie. De eerste
voorwaarde is dat het idee zich ontwikkelt tot krachtige denkbeelden.
Daarmee kun je enthousiasme en daadkracht opwekken bij de mensen die
hun energie in het project moeten steken. Groeit het idee uit tot een
realiseerbaar doel en kent iedereen er voldoende belang aan toe, dan kun
je een projectbeschrijving maken.
Een projectbeschrijving geeft inzicht voor de opdrachtgever of sponsor, de
leden van het projectteam en andere betrokkenen. Het geeft inzicht in het
doel, de belangrijkheid, de investering in mensen en middelen, in de
tijdsduur en het resultaat. Het doel geeft antwoord op de vraag ‘Waarom?’
en kan informeren en motiveren. Het resultaat geeft antwoord op de vraag
‘Wat levert het op?’.
Richt je bij het maken van een projectbeschrijving op de mensen voor wie
het bestemd is. Gebruik bij voorkeur niet meer tekst dan op een A4-tje
past. Bereid jezelf voor aan de hand van een aantal vragen die je in de
projectbeschrijving wilt beantwoorden. Je kunt je beschrijving dan met een
raamwerk in een aantal toepasselijke rubrieken indelen:
Tabel 2: Rubrieken
Rubriek
Beschrijving
Projectnaam of aanduiding
Datum
Naam opsteller
Doel van het project
Wie voert/voeren het uit
Aanleiding
Aanpak van het project
Waarom deze aanpak gekozen is
Voorwaarden voor het slagen
Mogelijke knelpunten
Tijdplan
Beslag op mensen (werkuren)
Benodigde middelen (buiten
Onderneem! - Projectplanning |
2
Auteurs: Marijke Hoftijzer en Piet Korte
www.onderneem.noordhoff.nl
isbn: 978-90-01-82345-0
© 2013 Noordhoff Uitgevers bv
financieel budget)
Begroting
De projectbeschrijving vormt ook de basis voor de planning: je kunt in één
oogopslag zien wanneer zaken moeten worden geregeld om op tijd tot het
gewenste resultaat te komen.
Aan de slag met een project
Om een project tot een succesvol einde te brengen, ga je als volgt te werk:
•
Je formuleert de doelstelling.
•
Je maakt een analyse van de huidige situatie.
•
Je maakt een tijdspad.
•
Je voert je plannen uit.
•
Je sluit het project af.
Formuleren van de doelstelling
Bij het opzetten van het project ga je uit van een idee, dat je later
ontwikkelt tot een kernachtig geformuleerde doelstelling. Deze moet
‘SMART’ zijn geformuleerd. Dat betekent dat de doelstelling zodanig is
opgeschreven, dat aan vijf kwalificaties voldaan wordt die elk beginnen
met één van de letters waaruit het woord SMART bestaat (Specifiek,
Meetbaar, Actiegericht, Realistisch, Tijdgebonden).
Niet SMART geformuleerd: ‘Ik zou willen dat er iets voor ons werd
georganiseerd.’
SMART geformuleerd: ‘Ik organiseer op 15 april een interne dag voor de
commerciële medewerkers (CM-dag).’
De laatste formulering in het voorbeeld geeft het meeste zelfvertrouwen en
de grootste daadkracht weer. Doordat je ‘specifiek’ formuleert, ontstaat er
geen twijfel over je bedoeling. ‘Iets voor ons’ is vaag, ‘dag voor
commercieel medewerkers’ is specifiek. Als het resultaat meetbaar is, weet
je of het doel gehaald is of niet. ‘Meetbaar’ betekent hier dus niet alleen of
je de hoeveelheid kunt bepalen, maar ook of het resultaat er wel of niet is.
Een actiegericht werkwoord geeft aan wat je gaat doen om het doel te
bereiken. ‘Ik organiseer’ is actiegericht. Het tegengestelde is het
opschrijven van een wens,
verwachting of hoop, dat zijn geen acties. Als de doelstelling ‘realistisch’ is,
heb je besloten dat het haalbaar is. Dat voorkomt verspilde moeite.
Doordat je een tijd aangeeft, verbind je je wil voor die periode aan wat
moet worden bereikt.
Onderneem! - Projectplanning |
3
Auteurs: Marijke Hoftijzer en Piet Korte
www.onderneem.noordhoff.nl
isbn: 978-90-01-82345-0
© 2013 Noordhoff Uitgevers bv
Situatieanalyse
De uitgangssituatie van het project moet duidelijk en bekend zijn. Alleen
dan weet je wat er moet gebeuren om het doel te bereiken. Bij de analyse
van de huidige situatie kun je een aantal rubrieken (onderwerpen)
inventariseren en evalueren.
Bijvoorbeeld het organiseren van de CM-dag waarvan je de doelstelling al
SMART onder woorden gebracht hebt, zie tabel 3. De rubrieken kun je bij
alle soorten situatieanalyse toepassen.
Tabel 3: Voorbeeld van een inventarisatie voor de analyse van de huidige
situatie
Rubriek
Voorbeelden van te stellen vragen
Historie
Is de organisatie van een CM-dag al eerder besproken of
uitgevoerd?
Welke binding hebben de commercieel medewerkers
onderling? Is er behoefte aan? Hoe staat het
management ertegenover?
Wat zijn de te verwachten ontwikkelingen binnen en
buiten de organisatie die invloed kunnen hebben op het
intern organiseren van zulke dagen?
Heeft het management er budget voor over? Is er
bereidheid de commercieel medewerkers een dag vrij te
geven? Willen de andere commercieel medewerkers zich
er ook voor inzetten?
Welke voordelen kunnen we voor het management
voorhouden? Op welke argumenten of tegenslagen
moeten we alert zijn?
Welke kwaliteiten hebben we in huis, zoals
organisatievermogen, motivatie, ervaring met
medewerkersdagen? Welke kwaliteiten moeten we
verbeteren? Hoe staat het met onze vaardigheid te
budgetteren en te presenteren?
Welke route is de meest adequate weg naar ons doel?
(Bijvoorbeeld: ik ga eerst informeel bij enkele collega’s
informeren wie van hen mij willen helpen en vorm dan
een stuurgroep. Daarna informeren we bij andere
organisaties die dit al doen. Dan polsen we de managers
en geven daarna een presentatie voor het
managementteam dat het plan moet steunen en het
budget moet verstrekken.)
Het project begon met een idee. Nu de analyse gedaan
is, beschik je over meer informatie om er een perfecte
SMART geformuleerde doelstelling van te maken: ‘Ik
realiseer een plan zodat onze commercieel medewerkers
Huidige
omstandigheden
Trends
Prognoses,
inschattingen
Kansen en
bedreigingen
Sterkten en
zwakten
Strategieën
Precisering
doelstelling
Onderneem! - Projectplanning |
4
Auteurs: Marijke Hoftijzer en Piet Korte
www.onderneem.noordhoff.nl
isbn: 978-90-01-82345-0
© 2013 Noordhoff Uitgevers bv
jaarlijks op een landelijk marketing event een interne
CM-dag organiseren waar alle medewerkers aan kunnen
meedoen.’
Planning
Een planning is een overzicht van je taken met een begin- en eindtijd.
Denk goed na over deze planning. Vaak kun je pas verder als het resultaat
van een voorgaande stap bekend is. Zo kun je bijvoorbeeld pas brieven
aan deelnemers van de CM-dag gaan verzenden als deze zich hebben
aangemeld. Streef ernaar het project op te delen in taken die je binnen een
redelijke werktijd kunt af ronden. Dit heet de salamitechniek; de techniek
om een ingewikkelde activiteit in overzichtelijke, ‘hapklare’ brokken te
verdelen. Ook hier kun je effectief aan de slag door een aantal relevante
vragen op te stellen, zie tabel 4.
Tabel 4: Voorbeeld met criteria om een taak te beschrijven, toegepast op
het voorbeeld ‘CM-dag organiseren’
Bij de planning is voor elke taak
geïnventariseerd:
Mogelijke invullingen
Aanduiding van de taak
Wat moet het resultaat zijn?
Commercieel medewerkers polsen
Mening van tien commercieel
medewerkers kennen
Ikzelf
Vijf lunchpauzes
Binnen twee weken
Op kantoor
In gesprek aan lunchtafel
Wie doet wat?
Hoeveel tijd is ervoor nodig
Wanneer moet het klaar zijn?
Waar gebeurt het?
Waarmee en hoe wordt het
uitgevoerd?
Welk resultaat wordt nagestreefd?
Wanneer en hoe wordt het resultaat
getoetst?
Hoe vindt de resultaatmelding
plaats?
Belofte mee te werken
Hun toezegging de eerste
vergadering mee te maken
Door in te vullen in de tabel die bij
het plan hoort
Onderneem! - Projectplanning |
5