ONKOSTENVERGOEDING

ONKOSTENVERGOEDING
doel
De regeling onkostenvergoeding is opgezet met als doel:

Het inzichtelijk maken van de regelingen op het gebied van de vaste onkostenvergoeding

Het inzichtelijk maken van de regelingen op het gebied van overige kostendeclaraties

Het vermijden van geschillen met de fiscus
Uitgaven, die in het belang van het bedrijf zijn gedaan, komen na goedkeuring van de voor de werknemer
verantwoordelijke en tekenbevoegde leidinggevende voor vergoeding in aanmerking. Dit geldt niet voor uitgaven
waarvoor een vaste vergoeding is toegekend.
Vaste onkostenvergoeding
De toekenning van een vaste onkostenvergoeding wordt geregeld door middel van de arbeidsovereenkomst.
Kosten die geacht worden gedekt te zijn door een vaste onkostenvergoeding, en welke als gevolg daarvan niet
gedeclareerd kunnen worden:

Onderweg genuttigde maaltijden/ koffie/ thee (alleen of in het gezelschap van collega’s)

Extra maaltijden i.v.m. onverwacht overwerk (alleen of in het gezelschap van collega’s)

Vakliteratuur en algemene literatuur die zakelijk wordt gebruikt alsmede zakelijke lidmaatschappen die
op persoonlijke naam staan

Telefoonkosten onderweg

Alle kosten in verband met de bedrijfsauto, waaronder alle parkeerkosten, wassen alsmede veer- en
tolgelden en het lidmaatschap van de ANWB. Buiten de vaste onkostenvergoeding vallen kosten voor
brandstof, onderhoud en door het bedrijf verplicht accessoires

Kosten in verband met thuisontvangst van collega’s en/ of zakelijke relaties

Attenties ten behoeve van werknemers en zakelijke relaties, alsmede kleine geschenken

Portokosten ten behoeve van de zakelijke post, bijvoorbeeld kerst- en nieuwjaarskaarten aan
werknemers en/ of zakelijke relaties

Representatie-uitgaven met een maximale waarde van Euro…. per persoon/ gebeurtenis

Afschrijvingskosten voor een computer, mits:
o
De computer is bestemd voor zakelijk gebruik
o
De computer niet wordt verrekend binnen de Aangifte Inkomstenbelasting
o
De computer niet is verkregen door middel van een PC-Prive regeling
o
Overige uitgaven, voor zover het bedrag van dergelijke uitgaven minder dan Euro.. bedraagt
Declaratie van kosten die niet behoren tot de maandelijkse vaste onkostenvergoeding

Werknemers met een vaste onkostenvergoeding kunnen, na voorafgaande toestemming van de
leidinggevende, binnen het kader van de in deze richtlijn genoemde voorwaarden kosten declareren.

Werknemers zonder vaste onkostenvergoeding kunnen, na voorafgaande toestemming van de
leidinggevende, binnen het kader van de in deze richtlijn genoemde voorwaarden kosten declareren.
Richtlijn indienen declaraties
De richtlijn voor declaratie van kosten die niet tot de vaste onkostenvergoeding behoren, is van toepassing op
de volgende kostencategorieën:

Uitgaven via de creditcard

Telefoonkosten

Datum : februari 2005
Versie : 1
onkosten
Pagina 1 van 2
VVVH-arbeidsreglement

De kosten kunnen gedeclareerd worden bij de administratie door middel van een daarvoor bestemd
declaratieformulier, dat ondertekend dient te zijn door de leidinggevende. Het formulier moet inzicht bieden
in:

BTW-afdrachten

Uitgavensoort

Bedrijf en persoon ten behoeve waarvan de uitgave is gedaan

Reden waarom de uitgave is gedaan

Jobnummer/ ordernummer/ klusnummer/ projectnummer (indien van toepassing)

De formulieren dienen vergezeld te gaan van deugdelijke bescheiden:

Goed leesbaar

Originele bon/ factuur/ betalingsbewijs (geen kopie)

Gedateerd en met een aparte vermelding van de BTW
Alvorens de leidinggevende zijn akkoord tot uitbetaling geeft, dienen de volgende zaken gecontroleerd te
worden:

Zijn de uitgaven noodzakelijk

Is het gedeclareerde bedrag redelijk en billijk

Voldoet de declaratie aan de bovengenoemde eisen

Vallen de kosten niet onder de vaste onkostenvergoeding

Is vooraf schriftelijke toestemming verstrekt
Declaraties die niet voldoen aan de gestelde eisen worden niet in behandeling genomen c.q. niet uitbetaald.
Het gebruik van creditcards bij onkosten gemaakt voor het bedrijf
Indien uitgaven worden gedaan met de creditcard kunnen deze gedeclareerd worden conform de voorwaarden
zoals vermeld in de richtlijn voor declaraties van kosten die niet behoren tot de vaste onkostenvergoeding.
Beëindiging van de onkostenvergoeding
De onkostenvergoeding eindigt indien:

De werknemer door een functiewijziging of schorsing niet langer in aanmerking komt voor een
onkostenvergoeding

De werknemer gedurende een aaneengesloten periode van 6 weken ziek is, zonder dat er uitzicht is
op spoedig herstel; zulks ter beoordeling van de directie en na overleg met de bedrijfsarts.

De arbeidsovereenkomst met de werknemer wordt beëindigd; ongeacht de wijze van beëindiging

Overige gewichtige redenen, zulks ter beoordeling van de directie
Bij beëindiging van de onkostenvergoeding om welke reden dan ook, bestaat geen recht op compensatie
Vergoeding voor zakelijke kilometers

Voor dienstreizen/ cursusbezoek ontvangt de werknemer de wettelijk vastgestelde kilometervergoeding.

Eventuele parkeerkosten worden conform de wettelijke regeling niet vergoed, aangezien deze worden
geacht in de kilometervergoeding begrepen te zijn. De werknemer dient op het daarvoor bestemde
formulier een overzicht van de kosten te geven en in te leveren bij de administratie.
Dienstreizen met eigen auto

Er zal slechts gebruik gemaakt worden van de eigen auto indien dit voor de werkgever economisch
verantwoord is.

De berijder dient in bezit te zijn van geldig rijbewijs.

De auto van werknemer dient steeds aan redelijke eisen van representativiteit en veiligheid te voldoen.

De betreffende auto zal all-risk verzekerd zijn.
Datum : februari 2005
Versie : 1
onkosten
Pagina 2 van 2
VVVH-arbeidsreglement
Datum : februari 2005
Versie : 1
onkosten
Pagina 3 van 2
VVVH-arbeidsreglement