Regeling onkosten CvB VU en RvB VUmc

Regeling onkosten CvB VU en RvB VUmc
Vastgesteld in de vergadering van de Raad van Toezicht VU-VUmc op 20 november, aangepast op
25 november 2015
Inleiding
De Remuneratiecommissie heeft op 17 december 2014 een Regeling onkosten bestuurders
vastgesteld.
Deze regeling is voor alle bestuurders van VU en VUmc gelijk en beperkt zich tot de hoofdlijnen.
Daarbij is een aandachtspunt dat de bestuurders nu verschillende afspraken in hun
arbeidsovereenkomsten hebben waardoor een volledige gelijke regeling alleen mogelijk is als ook de
AO’s worden gewijzigd.
Deze regeling vormt een addendum bij de arbeidsovereenkomsten.
De regeling is op 25 november op een beperkt aantal onderdelen herzien. De aangepaste regeling
gaat met terugwerkende kracht in per 01.01.2015.
Uitgangspunten:
•
•
•
•
Er is een regeling voor de vergoeding van zakelijk gemaakte kosten door de bestuurders. Deze
regeling is zo beknopt mogelijk en gaat uit van hoofdlijnen.
Jaarlijks vindt een audit plaats naar de gemaakte kosten, in opdracht van de Raad van Toezicht.
Iedere bestuurder heeft een onkostenvergoeding waaruit nader beschreven kosten van betaald
dienen te worden.
Functiegebonden kosten zoals inrichting werkruimtes en digitale werkmiddelen worden vanuit
de instellingen bekostigd.
Onkostenvergoeding:
Alle bestuurders ontvangen een netto onkostenvergoeding waarvan de bedoeling is dat zij niet
voorkombare uitgaven doen vanuit hun rol als bestuurder.
De hoogte ervan is:
Voor bestuurders € 250
Voor de voorzitters € 350.
Wat bestuurders geacht worden van de vergoeding zelf te betalen en hoe zij die beheren
De volgende zaken worden bestuurders geacht van hun eigen onkostenvergoeding te betalen; deze
zaken mogen niet worden gedeclareerd:
• persoonlijke, niet functionele cadeautjes voor collega’s en medewerkers ter gelegenheid van
jubilea, huwelijken, verjaardagen, ziekte, promotie, pensioen, vertrek etc;
• viering van eigen feestelijke gebeurtenissen met collega’s en medewerkers;
• ontvangst van een (beperkt aantal) collega’s en medewerkers thuis;
• ontvangst van zakenrelaties thuis;
• kosten onderweg voor binnen- en buitenlandse zakenreizen;
1
Regeling onkosten CvB VU en RvB VUmc, vastgesteld door de RvT VU-VUmc op 25 november 2015
•
•
•
•
•
•
•
•
•
aanschaf op eigen naam van vakliteratuur;
parkeerkosten, autowaskosten en tolgelden, verkeersboetes;
kleine representatieve uitgaven.
niet nader genoemde kosten waarvan het karakter meebrengt dat zij onder de vaste
onkostenvergoeding vallen, zoals portikosten van zakelijke brieven vanuit huis verzonden en
kleine kosten bij informele ontvangsten buitenshuis van zakelijke relaties;
persoonlijke diners in hotels bij overnachtingen, tenzij sprake is van zakelijke afspraken;
kosten (mini)bar bij overnachtingen in hotels;
uitgaven voor persoonlijke verzorging en kleding (huur/aanschaf/reiniging)
individuele consumpties buiten de werkplek
inrichting werkkamer thuis
De fiscus vraagt aan de bestuurder zelf een verantwoording van de besteding van de vergoeding.
Hiervoor is eerder een theoretische begroting aan de bestuurders aangereikt die zij echter zelf
moeten bijhouden met bewijsbaar materiaal.
De Raad van Toezicht houdt zich het recht voor om de hoogte van de vaste kostenvergoeding
periodiek te toetsen aan de daadwerkelijk gemaakte kosten en de hoogte bij te stellen. Een dergelijk
onderzoek richt zich na schriftelijke aankondiging over een komende periode.
Overzicht te maken afspraken over declareren onkosten bestuurders
Onderstaande kostensoorten mogen worden gedeclareerd.
Buitenlandse reizen
• Schriftelijke toestemming vooraf vereist van vz RvT waar het de bestuursvoorzitters betreft, en
de bestuursvoorzitters waar het de andere bestuurders betreft.
• Binnen Europa economy, buiten Europa businessclass.
• Een eventueel langer verblijf of deelname van de partner is voor privérekening bestuurder.
• Na afloop een (schriftelijk) verslag van de reis.
Hotelovernachtingen
• Hotel max vier sterren tenzij de volledige delegatie (in een gecombineerde reis) in een hotel
boven vier sterren verblijft.
Representatie
• Lunch- en dinerkosten indien deze een zakelijk karakter hebben. Het betreft hier zowel
individuele kosten als kosten die de besturen gezamenlijk maken.
• Gebruik creditcard met een limiet tot €10.000. Hiervan mogen geen persoonlijke uitgaven
worden gedaan, ook niet als deze later worden terugbetaald. De functionaliteit conform de
regeling moet aangetoond kunnen worden.
Opleidingen
• Zakelijke contributies en lidmaatschappen
• Bij gewenste opleidingen: schriftelijke toestemming vooraf vereist van vz RvT waar het de
bestuursvoorzitters betreft, en de bestuursvoorzitters waar het de andere bestuurders betreft.
• Een (schriftelijk) verslag van de gevolgde opleiding.
Vervoer
• Uitgangspunt voor de toekomst: iedere bestuurder heeft dezelfde regeling nl een lease-auto tot
een max bedrag. Deze is bedoeld voor woon-werkverkeer en voor werk-werk-verkeer. Indien
Regeling onkosten CvB VU en RvB VUmc, vastgesteld door de RvT VU-VUmc op 25 november 2015
2
•
•
•
gewenst kan ook een eigen auto worden gebruikt waarna de kilometers gedeclareerd kunnen
worden. In geval de bestuurder geen autorijdt wordt voorzien in OV- en taxivergoedingen.
De hoogte van het leasebedrag past binnen de totale WNT-norm.
Inzet van een student-chauffeur of een professionele chauffeur in de eigen (lease-auto) voor
werk-werkverkeer indien dit efficiencyvoordelen oplevert.
Inzet van taxi en openbaar vervoer als dit de meest efficiënte oplossing is.
Nevenfuncties
• Kosten voor buitenlandse reizen, hotelovernachtingen, representatiekosten en opleidingen te
maken voor nevenfuncties wordt geacht betaald te worden door de organisatie van de
nevenfunctie.
• Vervoer naar en van de nevenfunctie zijn onderdeel van deze onkostenregeling, met
uitzondering van de betaalde nevenfuncties waarbij de inkomsten voor de bestuurder zelf zijn.
Procesafspraken
• Van bestuurders wordt gevraagd met mate met de eigen onkosten om te gaan vanuit de
wetenschap dat het publiek geld betreft.
• Van alle gedeclareerde kosten dient bewijsmateriaal aanwezig te zijn
• Voorzitters instellingsbesturen controleren de kosten van de andere bestuurders; een andere
bestuurder controleert de kosten van de voorzitter
• Eens per jaar/half jaar vindt een audit plaats door de (interne) accountant over de gemaakte
onkosten; deze audit wordt uitgebracht aan de Raad van Toezicht/Auditcommissie, die
vervolgens decharge verleent.
Regeling onkosten CvB VU en RvB VUmc, vastgesteld door de RvT VU-VUmc op 25 november 2015
3