De sturingscyclus bij alle sturende processen binnen

De positie van BiSL
Men onderscheidt in de ICT drie vormen van beheer (beheerdomeinen):

Technisch Beheer (ITIL)
Technisch beheer richt zich op het in standhouden, beheren en onderhouden van de ITinfrastructuur en heeft ITIL als standaard. De IT-infrastructuur is de basis waarop applicaties
kunnen draaien en bestaat uit het netwerk, de computers en operating systems en overige
randapparatuur.

Applicatiebeheer (ASL)
Onder dit beheer wordt verstaan het in standhouden van de bedrijfsapplicaties en
gegevensverzamelingen van de organisatie. Applicatiebeheer houdt zich bezig met de
creatie, beheer en wijzigen van applicaties naar aanleiding van geconstateerde fouten of
veranderende technische of functionele eisen. ASL is hiervoor de standaard. ASL is nieuwer
dan en deels geïnspireerd op ITIL. In 2009 is een nieuwe versie van dit model
geïntroduceerd. ASL 2.

Functioneel beheer (BISL)
Functioneel beheer houdt zich bezig met het beheren van de informatievoorziening in een
organisatie. De bedrijfsapplicaties worden gebruikt door de gebruikersorganisatie en moeten
eventueel aan veranderende eisen worden aangepast. Het beschrijven van deze wijzigingen,
het (laten) doorvoeren van de voorgestelde wijzigingen en het controleren van de wijzigingen
behoort tot het takenpakket van Functioneel Beheer. Functioneel Beheer heeft als standaard
BiSL.
Het BiSL raamwerk
Het BiSL raamwerk beschrijft de processen op uitvoerend (operationeel), sturend (tactisch)
en richtinggevend (strategisch) niveau. De processen zijn verdeeld over zeven clusters.
BiSL wordt ondersteund door een aantal "best practices", waarmee men invulling geeft aan
functioneel beheer en informatiemanagement binnen een organisatie. Het raamwerk wordt
door vele Nederlandse organisaties gebruikt en toegepast en sluit aan op de raamwerken
ASL(2) en ITIL.
Uitvoerende Processen
Deze processen richten zich op het dagelijks gebruik van de informatievoorziening (hierna IV
genoemd). Deze operationele processen worden in de praktijk vaak uitgevoerd door
medewerkers die functioneel beheerder of kerngebruiker worden genoemd.
1. Gebruiksbeheer
Het procescluster gebruiksbeheer beschrijft de processen die er voor zorgen dat er een
continue en optimale ondersteuning plaatsvindt bij het dagelijks gebruik van de IV door de
eindgebruikers.
Voor het gebruik van de IV in een organisatie zijn drie onderwerpen van belang: de
gebruikers, de technische ICT middelen en de inhoud van het informatiesysteem. Binnen het
cluster gebruiksbeheer leiden deze onderwerpen tot drie te onderscheiden processen:
 Gebruikersondersteuning
 Beheer bedrijfsinformatie
 Operationele ICT aansturing
1.1 Gebruikersondersteuning
Gebruikersondersteuning is het proces dat zich richt op het gebruik en functioneren van de
informatievoorziening in de dagelijkse praktijk. In essentie gaat het hierbij om het inrichten
van het aanspreekpunt voor de gebruikers en de communicatie met de gebruikers. De
doelstelling van dit proces is dan ook het zorgdragen dat de betreffende gebruikers optimaal
kunnen werken met de bestaande informatievoorziening.
1.2 Beheer bedrijfsinformatie
Het proces beheer bedrijfsinformatie is verantwoordelijk voor een correcte opzet en inhoud
van de gegevens in de IV. Het begrip IV is hierbij breed. IV houdt zich niet alleen bezig met
de gegevens en de gegevenskwaliteit in de informatiesystemen, maar ook met de gegevens
in de niet geautomatiseerde onderdelen.
1.3 Operationele ICT-aansturing
Het proces operationele ICT aansturing richt zich op het geven van opdrachten aan de ICTdienstverlener en op de bewaking van werking van de ICT en van de ICT dienstverlener
teneinde de informatievoorzieningsprocessen in de gebruikersorganisatie mogelijk te maken.
Vanuit functioneel beheer vormt dit proces het eenduidig aanstuurpunt van de ICT
leveranciers op operationeel niveau.
Onderwerpen, aspecten en activiteiten
Onderwerpen van sturing: opdrachten, producten en diensten
Aspecten van sturing:
beschikbaarheid, capaciteit en continuïteit
Activiteiten van sturing:
plannen, verstrekken en bewaken
2. Functionaliteitenbeheer
Organisaties opereren in een voortdurend veranderende omgeving. Het procescluster
functionaliteitenbeheer kent als doelstelling het initiëren van en het zorgdragen voor de
uitwerking en verandering van de gewenste wijzigingen aan de IV. Dit procescluster is
daarmee verantwoordelijk voor de aansluiting van de IV op het bedrijfsproces.
Veranderingen in de IV heeft betrekking op een tweetal onderwerpen:
 geautomatiseerde IV
 niet-geautomatiseerde IV (maakt deel uit van de totale IV en is van kritisch belang
voor de correcte werking van de IV)
2.1 Specificeren
De doelstelling van het proces specificeren is het vertalen van door wijzigingenbeheer
aangegeven gewenste veranderingen in functionaliteit naar inhoudelijke en niet inhoudelijke
oplossingsrichtingen en het vastleggen hiervan ten behoeve van de geautomatiseerde IV. Dit
maakt eenduidige acceptatie van eventuele dienstverlening door ICT leveranciers mogelijk.
2.2 Vormgeven niet-geautomatiseerde IV
Er zijn vanuit ICT perspectief aanvullende processen, procedures, werkinstructies en
handleidingen nodig voor de gebruikers en de organisatie. Daarom is binnen
functionaliteitenbeheer een proces nodig dat de organisatorische inpassing realiseert.
Het proces vormgeven niet-geautomatiseerde IV is gericht op het vervaardigen en
onderhouden van relevante documentatie voor het gebruik en het functioneel beheer van het
informatiesysteem (denk aan procedures, werkinstructies, handleidingen en dergelijke) Deze
organisatorische kant heeft een nauwe afhankelijkheid van het geautomatiseerde systeem.
2.3 Voorbereiden transitie
Het proces voorbereiden transitie draagt zorg voor een probleemloze ingebruikname van de
nieuwe of gewijzigde functionaliteit door het invullen van alle benodigde randvoorwaarden,
zodanig dat de uiteindelijk gewenste verandering hierna probleemloos geëffectueerd kan
worden.
2.4 Toetsen en testen
De doelstelling van het proces toetsen en testen is het zorgdragen dat de gewenste
verandering op een vlekkeloze wijze in de organisatie wordt doorgevoerd en dat de gebruikte
instrumenten,, hulpmiddelen en andere ondersteuningsvormen correct werken..
3. Verbindende processen uitvoerend
3.1 Wijzigingenbeheer
Het proces wijzigingenbeheer heeft als doel te komen tot de juiste besluiten over het
aanbrengen van wijzigingen of vernieuwingen in de IV. Hiertoe omvat wijzigingenbeheer een
mechanisme voor het inventariseren, evalueren, prioriteren en ten uitvoer brengen van
wijzigingen in de IV.
3.2 Transitie
Het proces transitie is gericht op daadwerkelijke effectuering voor de eindgebruikers van de
verandering die tot dan toe is voorbereid binnen de processen van functionaliteitenbeheer en
de achterliggende activiteiten van de ICT leverancier. Transitie vormt het regiemechanisme
op het in gebruik nemen van aangebrachte wijzigingen of vernieuwingen. Tijdens de
transitiefase vindt de daadwerkelijke ingebruikname plaats.
Sturende processen
Bij sturing op de informatievoorziening binnen een organisatie zijn er vier parameters waarop
deze sturing plaatsvind. De parameters van sturing:




Managen van tijd en capaciteit (wie en wanneer)
Managen van kosten (hoeveel)
Managen van inhoud en functionaliteit (wat)
Managen van de dienstverleningsafspraken (hoe en wanneer)
Anders dan bij applicatie- en technisch beheer hebben de sturende processen binnen
functioneel beheer de neiging om een middenweg te zoeken tussen de volgende vier
domeinen:
1. Bedrijfsproces; basis waaruit de veranderingsbehoefte of gewenste verbeteringen
voortkomen
2. ICT-dienstverleners; hier worden kosten gemaakt en investeringen gedaan
3. Beleid; door visie een uitgestippelde route naar de toekomst van de IV
4. Eigen functioneel-beheerorganisatie; alle onderdelen in de organisatie binnen het
domein van functioneel beheer.
De sturingscyclus bij alle sturende processen binnen BiSL
 Plannen
 Controleren
 Evalueren
4.1 Planning & Control
Het proces planning & control heeft als doel het plannen, bewaken en bijsturen van de
activiteiten van de organisatie die te maken hebben met het verzorgen van de IV. Met als
resultaat het inzetten van IV in de organisatie, op tijd en met optimale inzet van capaciteit.
4.2 Financieel management
Het proces financieel management heeft tot doel het maken, onderhouden en bewaken van
een kosteneffectieve IV en kostenefficiënte inzet van ICT middelen voor ondersteuning en
uitvoering van de bedrijfsprocessen. Bij een investeringsbeslissing wordt naast de kosten
ook naar de baten gekeken.
4.3 Behoeftemanagement
Uitgangspunt voor behoeftemanagement zijn de behoeften vanuit het bedrijfsproces aan
ondersteuning door middel van IV. Deze behoeften vertalen zich naar kwaliteit van de IV en
kwaliteit van de ICT leverancier. Het proces behoeftemanagement heeft als doel het
zorgdragen dat de bedrijfsprocessen van een organisatie ondersteund of ingevuld worden
door een goede IV. Daarnaast is behoeftemanagement ervoor verantwoordelijk dat
bestaande en nieuwe behoeften binnen het bedrijfsproces worden onderkend en dat hierover
besluitvorming plaatsvindt.
4.4 Contractmanagement
Bij contractmanagement staan de afspraken centraal die gelden voor de diensten die door
de ICT leverancier worden geleverd. Het proces contractmanagement is verantwoordelijk
voor het maken van goede afspraken over de geautomatiseerde IV en de dienstverlening
door de ICT leverancier, alsmede het bewaken en verbeteren ervan. Binnen dit proces
wordt ook de rol van formeel opdrachtgever voor de ICT leverancier ingevuld. Daarmee
vormt contractmanagement de interface op sturend niveau met de ICT leverancier
Richtinggevende processen
5. Opstellen Informatiestrategie
De bestaande IV bestaat voor 80% over vijf jaar ook nog. Dit vraagt om een benadering van
het informatiebeleid waarbij vanuit de huidige situatie naar de toekomst wordt gekeken. Het
maken van het inhoudelijke informatiebeleid vindt plaats op twee niveaus. Er is sprake van
een corporate IV en onderliggende IV binnen in formatiedomeinen. Het procescluster
opstellen informatiestrategie richt zich op de toekomst van de IV binnen de organisatie.
Regelmatig wordt onderzocht of de huidige IV nog aansluit op de bedrijfsprocessen.
Te onderzoeken onderwerpen
 De omgeving van de organisatie
 De Gebruikers en het bedrijfsproces
 Technologie
5.1 Bepalen ketenontwikkelingen
Het doel van proces bepalen ketenontwikkelingen is het in kaart brengen van de
ontwikkelingen op het terrein van informatisering over organisaties heen en het vertalen van
deze ontwikkelingen naar gevolgen voor de inhoud van de IV voor de eigen organisatie,
zodat op langere termijn de bedrijfsprocessen aansluiten op de omgeving en worden
ondersteund door een effectieve, efficiënte en met ketenpartners afgestemde IV.
Tot de partners in de keten horen alleen andere gebruikersorganisaties. De businessconsumenten relaties zijn ook van belang, maar hiervoor zijn de marketing- of
verkoopprocessen binnen de organisatie verantwoordelijk.
5.2 Bepalen bedrijfsprocesontwikkelingen
Het doel van het proces bepalen bedrijfsprocesontwikkelingen is het in kaart brengen van de
ontwikkelingen op langere termijn binnen de organisatie en de bedrijfsprocessen, zodat over
langere termijn de bedrijfsprocessen op een efficiënte, afgestemde en evenwichtige wijze
ondersteund worden door IV.
5.3 Bepalen technologieontwikkelingen
Binnen het proces bepalen technologieontwikkelingen wordt gekeken welke technische
ontwikkelingen zich voordoen die interessant kunnen zijn voor de organisatie. Het gaat om
de toepasbaarheid van technologische mogelijkheden binnen de IV in relatie tot het
bedrijfsproces. (vanuit bedrijfsperspectief, het meer over de toepasbaarheid)
5.4 Informatie lifecycle management
Bedrijfsprocessen zijn in hoge mate stabiel en als gevolg daarvan ook de behoefte aan IV
binnen het bedrijfsproces.. Dit heeft tot gevolg dat IV in de basis redelijk stabiel is.
(onderzoek toont aan dat 80% van de huidige IV over 5 jaar nog steeds bestaat)
De doelstelling van het proces Informatie lifecycle management is het maken van een
strategie voor de iIV, het vertalen naar acties en investeringen en zorgdragen voor de
effectuering. De hoofdlijnen van de toekomstige functionaliteit van de IV worden vastgesteld.
(met focus op informatiedomeinen)
5.5 Informatie portfolio management
Het tweede proces waaruit informatiebeleid voortkomt is Informatie portfolio management.
Dit proces draagt zorg voor een vanuit bedrijfsbrede optiek optimale inzet van middelen en
opzet van de IV en het afstemmen van de verschillende plannen ten aanzien van de
toekomstige ontwikkelingen van de IV. Op basis hiervan worden de bedrijfsbrede en
bedrijfsbreed gedragen beslissingen genomen over uit te voeren veranderingen
6. Opstellen IV-organisatiestrategie
6.1 Leveranciersmanagement
Leveranciersmanagement heeft als doel te bepalen welke partijen (leveranciers) het meest
geschikt zijn om de voor de IV benodigde kennis en middelen in te brengen en te bepalen
welke rol en verantwoordelijkheden deze ICT-leveranciers moeten hebben.
6.2 Relatiemanagement gebruikersorganisatie
Doelstelling van het proces relatiemanagement gebruikersorganisatie is het vormgeven en
bewaken van de consistentie, samenhang, en communicatie tussen de IV en de
gebruikersfunctie. De relatie tussen IV-organisatie (functioneel beheer) en
gebruikersorganisatie staat daarmee centraal.
6.3 Ketenpartners-management
Ketenpartners-management maakt het mogelijk dat tussen verschillende organisaties
informatie uitwisseling plaatsvindt.
6.4 Strategie inrichting IV-functie
Het centrale proces binnen het cluster Opstellen IV-organisatiestrategie is het proces
Strategie inrichting IV-functie. Het doel van dit proces is het definiëren van de gewenste
inrichting van de IV-functie: organisatievormen, verantwoordelijkheden, uitvoering en
samenwerking tussen de verschillende betrokken organisatieonderdelen. Dit proces geeft
handvatten voor de inrichting, samenwerking en consistentie voor het functioneel
beheerdomein.
Resultaten
Beleid voor de IV-organisatie
 Een beschrijving op hoofdlijnen van de structuur
 Vastlegging van generieke afspraken en vertaling naar richtlijnen voor de
verschillende doelgroepen
7. Verbindende processen – richtinggevend niveau
Dit procescluster houdt zich bezig met integrale afstemming tussen inhoud en inrichting.
Onderwerpen bij de afstemming
 Wie is verantwoordelijk voor welke domeinen
 Wie maakt welk beleid en wie is daarbij betrokken
 Hoe zorgen we ervoor dat al deze beleidsaspecten worden uitgewisseld en
afgestemd
7.1 Informatiecoördinatie
Het proces informatie coördinatie bewaakt en begeleidt de samenhang tussen al de
verschillende plannen voor de IV:
 Portfolioplannen op corporate niveau
 De verschillende plannen van functioneel beheerders voor hun informatiesystemen
 Plannen voor de inrichting van de IV-organisatie
Informatie coördinatie draagt zorg voor een optimale afstemming van beleid conform de
afgesproken organisatorische kaders. Informatie coördinatie zorgt ervoor dat de rollen, de
onderlinge processen en de resultaten daarvan afgestemd en gecoördineerd worden.