Aanvraag voor het lenen van kampeermateriaal in 2016

Aanvraag voor het lenen van kampeermateriaal in 2016
ASCW-J-ULDK-150820
/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media
Afdeling Jeugd
Uitleendienst Kampeermateriaal voor de Jeugd (ULDK)
Mechelsesteenweg 418, 1930 ZAVENTEM
Contactpersoon: Nathalie Van Steenwinkel
T 02 251 69 43 – F 02 253 25 02
[email protected]
www.uldk.be
In te vullen door de
behandelende afdeling
ontvangstdatum
dossiernummer
ledenaantal
Wie kan materiaal lenen bij de ULDK?
De volgende groepen kunnen materiaal lenen bij de ULDK:
- jeugdverenigingen. Een jeugdvereniging is een privaatrechtelijke of feitelijke organisatie die onder educatieve
begeleiding sociaal-culturele initiatieven neemt met jeugd in de vrije tijd.
- andere verenigingen, onderwijsinstellingen, medisch-pedagogische instituten (mpi’s) en overheden. In de periode
van 10 juli tot en met 20 augustus wordt aan die groep geen materiaal uitgeleend.
Wanneer kunt u een aanvraag indienen?
Het tijdstip waarop u een aanvraag kunt indienen, is afhankelijk van het soort aanvraag.
- Jeugdverenigingen kunnen de aanvraag op zijn vroegst indienen vanaf 1 oktober van het jaar dat voorafgaat aan
het jaar waarin de activiteit plaatsvindt, en op zijn laatst één maand voor de startdatum van de activiteit.
- Andere verenigingen, onderwijsinstellingen, mpi’s en overheden kunnen de aanvraag op zijn vroegst indienen vanaf
1 januari van het jaar waarin de activiteit plaatsvindt, en op zijn laatst één maand voor de startdatum van de
activiteit.
- Als het gaat om de organisatie van een groot evenement, moet u de aanvraag op zijn laatst twee maanden voor de
datum van dat evenement indienen.
U kunt alleen materiaal aanvragen voor activiteiten tussen 15 maart en 15 november.
Aan wie bezorgt u deze aanvraag?
Vul deze aanvraag elektronisch in, druk ze vervolgens af, onderteken ze en stuur ze naar de Uitleendienst
Kampeermateriaal voor de Jeugd, Mechelsesteenweg 418, 1930 Zaventem. U mag het aanvraagformulier ook via e-mail
bezorgen: scan het ingevulde en ondertekende formulier in en stuur het naar [email protected].
Voor aanvragen met de post geldt de datum van ontvangst, voor aanvragen via e-mail geldt het tijdstip van verzending.
Informatie over de aanvraag
1 Kruis aan om welke soort aanvraag het gaat.
aanvraag voor een jeugdvereniging
aanvraag voor een andere vereniging, een onderwijsinstelling, mpi of een overheid
aanvraag voor de organisatie van een groot evenement door een jeugdvereniging
aanvraag voor de organisatie van een groot evenement door een andere vereniging, een onderwijsinstelling, een
mpi of een overheid
Gegevens van de aanvragende vereniging of organisatie
2 Vul hieronder de gegevens van de jeugdvereniging, andere vereniging, onderwijsinstelling, mpi of overheid in.
Het ondernemingsnummer hoeft u alleen in te vullen als het om een overheid, onderwijsinstelling, mpi of andere
vereniging gaat. Als u geen ondernemingsnummer invult, zal de factuur op naam van de aanvrager worden opgemaakt.
Bij ‘aansluitingsnummer’ vult u het aansluitingsnummer bij de landelijk georganiseerde vereniging in. U hoeft dat
nummer alleen in te vullen als het om een jeugdvereniging gaat.
naam
gemeente
ondernemingsnummer
aansluitingsnummer
.
.
3 Beschrijf kort wat uw vereniging of organisatie doet en welke doelstellingen ze heeft.
Jeugdverenigingen hoeven deze vraag niet te beantwoorden.
Gegevens van de aanvrager
4 Vul hieronder de gegevens van de aanvrager in.
Voor de ULDK is de aanvrager de persoon die dit aanvraagformulier ondertekent. De ULDK beschouwt die persoon als
het enige aanspreekpunt en de enige verantwoordelijke tijdens de volledige duur van de uitleenprocedure. De aanvrager
moet meerderjarig zijn op het ogenblik van de aanvraag.
voor- en achternaam
straat en nummer
postnummer en gemeente
telefoonnummer
gsm-nummer
e-mailadres
rijksregisternummer
Informatie over de aanvraag
5 Vul hieronder de gegevens in van de activiteit waarvoor u het materiaal aanvraagt.
periode
van
tot en met
naam van de locatie
straat en nummer
postnummer en gemeente
aantal deelnemers
aard van het initiatief
gemengd initiatief
ja
nee
Informatie over het materiaal
6 Vul hieronder de gegevens in van het materiaal dat u wilt lenen.
- Jeugdverenigingen kunnen maximaal 400 slaapplaatsen aanvragen; andere verenigingen, onderwijsinstellingen, mpi’s
en overheden maximaal 250 slaapplaatsen, tenzij het om een groot evenement gaat.
- In juli en augustus kunt u maar voor maximaal 15 opeenvolgende dagen materiaal aanvragen, dag van afhaling en
inlevering niet inbegrepen.
- De ULDK is gesloten op zaterdagen, zon- en feestdagen.
aantal seniortenten
aantal patrouilletenten
afhaling ten laatste op
voorkeur tijdstip afhaling
inlevering ten vroegste op
voorkeur tijdstip inlevering
dag
maand
voormiddag
dag
maand
voormiddag
jaar
namiddag
jaar
namiddag
Aanvraag voor het lenen van kampeermateriaal in 2016 - pagina 2 van 3
Ondertekening
7 Vul de onderstaande verklaring in.
Ik bevestig dat alle gegevens in dit formulier naar waarheid ingevuld zijn.
Ik verklaar dat ik ULDK op de hoogte zal brengen van elke wijziging die betrekking heeft op deze aanvraag.
Ik verklaar dat ik kennis heb genomen van het uitleenreglement van de ULDK en dat ik akkoord ga met de
bepalingen van het uitleenreglement.
datum
dag
maand
jaar
handtekening
voor- en achternaam
Hoe gaat het nu verder met uw aanvraag?
8 Als uw aanvraag wordt aanvaard, stuurt de ULDK u een toezeggingsformulier. Dat formulier – dat op zijn vroegst
verstuurd wordt begin februari van het jaar waarin de activiteit plaatsvindt – vermeldt het aantal toegezegde tenten, de
datum, het uur en de plaats van afhaling en inlevering van het materiaal, het achteraf te betalen huurgeld voor het
lenen van het materiaal en het aantal personen dat de aanvrager moet meebrengen voor het laden en lossen van het
toegezegde materiaal.
Als uw aanvraag niet wordt aanvaard, stuurt de ULDK u een weigeringsformulier. Daarin vermeldt de ULDK expliciet
waarom de aanvraag werd geweigerd.
Belangrijk! Als een bepaald type tent niet meer voorradig is, heeft de ULDK het recht om dat type te vervangen door een
ander type, rekening houdend met het aantal gevraagde slaapplaatsen.
De annulering, vermindering van het toegezegde materiaal of wijziging van de datum (afhaal- of inleveringdatum of
periode van uitlening) is kosteloos als u ze uiterlijk 45 dagen voor de datum waarop u het materiaal komt afhalen, aan
de ULDK meedeelt. U moet die wijzigingen schriftelijk (per brief of e-mail) meedelen.
Als u uw aanvraag annuleert of het toegezegde materiaal vermindert en u die wijziging minder dan 45 dagen voor de
datum van afhaling van het materiaal aan de ULDK meedeelt, moet u het verschuldigde huurbedrag toch betalen.
Als u uw aanvraag annuleert en u die wijziging minder dan 7 dagen voor de datum van afhaling aan de ULDK meedeelt,
worden bovendien 30 euro administratiekosten aangerekend. Als u zonder te verwittigen niet komt opdagen op de
vastgelegde datum van afhaling, wordt dat door de ULDK als een annulering beschouwd.
Als de afhaal- of inleveringdatum of de periode van uitlening verandert en u die wijziging minder dan 45 dagen voor de
datum van afhaling van het materiaal aan de ULDK meedeelt, worden 30 euro administratiekosten aangerekend. De
contactgegevens of de plaats waar het toegezegde materiaal zou worden opgesteld, kunt u te allen tijde kosteloos
wijzigen, ofwel per brief, ofwel via e-mail.
U moet het toegezegde materiaal afhalen op de plaats, de dag en het uur die vermeld staan op het
toezeggingsformulier. U moet bovendien het minimaal vereiste aantal personen meebrengen, dat op dat formulier
staat. Al het toegezegde materiaal moet op hetzelfde moment worden afgehaald.
U kunt het volledige uitleenreglement van de ULDK raadplegen op www.uldk.be.
Privacywaarborg
9 De gegevens die u meedeelt, worden opgeslagen in een bestand dat de ULDK gebruikt voor de behandeling van uw
dossier. Uw gegevens worden eveneens gebruikt om informatie over het jeugdbeleid te verspreiden en ze kunnen later
ook anoniem verwerkt worden voor statistische of wetenschappelijke doeleinden. U hebt het recht om uw gegevens te
raadplegen en zo nodig te laten verbeteren.
Aanvraag voor het lenen van kampeermateriaal in 2016 - pagina 3 van 3