bijgaande functie

11.
Hoofd Ondersteunende Diensten
Referentiefunctie: beleids- of stafmedewerker 2 CAO- Welzijn, schaal 9
Algemene kenmerken
Het hoofd ondersteunende diensten ondersteunt het management en de locatiecoördinatoren
(medewerkers) van VluchtelingenWerk West- en Oost-Brabant & Bommelerwaard met informatie en
diensten op het terrein van personeelszaken, vrijwilligersbeleid, communicatie, interne bedrijfsvoering, ICT,
financiën, facilitair en secretariaat. Deze manager geeft functioneel leiding aan de coördinatoren (betaald of
vrijwillig) die zijn aangesteld voor uitvoering van de deelprocessen, ook als de feitelijke uitvoering of
uitwerking plaatsheeft op locatie.
Doel van de functie
Het hoofd ondersteunende diensten is verantwoordelijk voor het coördineren van de activiteiten op het
terrein van personeelszaken, vrijwilligersbeleid, communicatie, interne bedrijfsvoering, ICT, financiën,
facilitair en secretariaat. Deze taken dienen volgens opgestelde of op te stellen procedures te worden
uitgevoerd, waarbij de kwaliteit van het resultaat en de zorgvuldigheid van de deelprocessen en de
procesbewaking van het grootste belang zijn.
Daarnaast is het hoofd ondersteunende diensten beleidsvoorbereidend door als vliegwiel te fungeren voor
procesoptimalisaties en andere vernieuwingen op zijn werkterrein.
Organisatorische positie
Het hoofd ondersteunende diensten ressorteert hiërarchisch onder de directeur-bestuurder.
Het hoofd ondersteunende diensten geeft functioneel leiding aan de aangestelde coördinatoren.
Kennis
HBO werk- en denkniveau
Kennis van en ervaring met het sturen/ontwikkelen van interne processen
Kennis en ervaring met het aansturen van vrijwilligers en beroepskrachten
Affiniteit met het werkveld van de Stichting.
Competenties
Conceptueel denken
Organisatiebewustzijn
Delegeren
Creativiteit
Samenwerken
Communiceren
Breder of dieper inzicht verschaffen in problemen of situaties
door deze in een meer omvattend kader te plaatsen of door
verbanden te leggen met andere informatie.
Laten zien te begrijpen hoe een organisatie functioneert;
bij acties rekening houden met de gevolgen voor de eigen
organisatie en/of de organisatie van de klant.
Eigen beslissingsbevoegdheden en verantwoordelijkheden op
duidelijke wijze toedelen aan de juiste medewerkers.
Met oorspronkelijke oplossingen komen voor problemen die met
de functie verband houden. Nieuwe werkwijzen bedenken.
Actief bijdragen aan samenwerking voor gemeenschappelijke
doelen, ook wanneer dat geen direct persoonlijk belang dient;
daartoe de onderlinge communicatie bevorderen.
Ideeën en informatie in heldere en correcte taal communiceren,
zodanig dat de essentie bij anderen overkomt en wordt
begrepen.
Resultaatgebieden bedrijfsvoering
Resultaatgebied 1
Resultaat
Bewaken van voortgang in de ontwikkeling en uitvoering van processen
De organisatie, beheer en controle van de deelprocessen zijn correct en op tijd
uitgevoerd.
Dit wordt gerapporteerd door managementinformatie te verstrekken aan het MT.
Resultaatgebied 2
Ondersteunen van coördinatoren deelprocessen
Resultaat
De manager voert overleg met de coördinatoren van de diverse deelprocessen.
Ondersteunt hen t.a.v. de knelpunten en zoekt actief mee naar oplossingen.
Het werkterrein richt zich hierbij vooral op de voorbereiding, implementatie en
evaluatie van personeelsbeleid, vrijwilligersbeleid, communicatie, financiën,
facilitaire zaken en ICT oplossingen o.a. op gebied van tijdsregistratie en
klantregistratie.
Resultaatgebied 3
Resultaat
Leidinggeven aan medewerkers
De manager geeft functioneel leiding aan de betaalde en vrijwillige coördinatoren
op de eerdergenoemde werkterreinen. Hij delegeert heldere taken naar deze
medewerkers en coacht, vult aan en motiveert zijn medewerkers en vrijwilligers
om het gewenste resultaat te behalen.
Resultaatgebied 4
Resultaat
Voorleggen stukken ter besluitvorming MT
De manager bereidt samen met de coördinator stukken voor t.b.v het MT, zodat
een zorgvuldige besluitvorming tot stand kan komen. Hierin is hij
verantwoordelijk voor een goede voorbereiding.
Zwaarte van de functie;
Beleids- of stafmedewerker 2 is volgens de CAO een functie die ingeschaald wordt in schaal 8. Vanwege het
feit dat het een nieuwe functie en werkwijze betreft, is er sprake van een verzwaring van de functie waardoor
deze ingeschaald wordt in schaal 9.