Bijlage 10 Functioneringsgesprekken

Bijlage 6 Functioneringsgesprekken
U wilt functioneringsgesprekken gaan voeren, hoe pakt u het aan?
In de organisatie
- bespreek uw voornemen met de medewerkers, direct leidinggevenden en
personeelsvertegenwoordiging en/of OR
- Verstrek op tijd informatie aan medewerkers om hiervoor voldoende acceptatie en
draagvlak te krijgen. Geef daarbij duidelijk aan wat het doel is van de gesprekken,
wat de te bespreken onderwerpen zijn en wat de gevolgen van de gesprekken
kunnen zijn.
- Zorg er voor dat al uw leidinggevenden achter het structureel invoeren van
functioneringsgesprekken staan.
- Schep duidelijkheid over taken en rollen met betrekking tot de gesprekken: wie is
waarvoor verantwoordelijk? Hoe moeten medewerkers zich op het gesprek
voorbereiden? Wat moeten de leidinggevenden kunnen en hoe regelen we dat?
- Zorg voor hulpmiddelen zoals functieomschrijvingen, functionerings- en
beoordelingsformulieren.
In het gesprek zelf
- Kom terug op afspraken die in vorige gesprekken zijn gemaakt.
- Praat over het hele afgelopen jaar en niet alleen over de laatste weken
- Leg de resultaten en afspraken kort en bondig vast in het personeelsdossier.
Hieronder leest u wat u moet doen bij het functioneringsgesprek:
- bij de organisatie van de gesprekken
- hoe u zelf het gesprek voorbereidt
- hoe uw medewerker het gesprek voorbereidt
- welke vragen u kunt stellen
De organisatie van de gesprekken
- Kondig het gesprek op tijd aan
- Voer het gesprek in een rustige ruimte waarin u niet wordt gestoord
- Reserveer voldoende tijd
- Voer de gesprekken in een vooraf vastgestelde periode. Bijvoorbeeld
functioneringsgesprekken in mei en beoordelingsgesprekken in december.
- Stel op basis van de functieomschrijving een beoordelingsformulier op. Vul dat vooraf
in en gebruik het als houvast tijdens de gesprekken.
- Leg de gemaakte afspraken vast langs de lijn van het gehanteerde
beoordelingsformulier
Hoe bereidt u een functionerings- of beoordelingsgesprek voor?
- Bedenk waarover u het wilt hebben
- Lees hieronder de vragen die u kunt stellen
- Zorg dat u en uw medewerkers voldoende zijn voorbereid op het gesprek
-
Bedenk welke informatie u van uw medewerker wilt krijgen
Wat wilt u met het gesprek bereiken?
De voorbereiding door medewerkers
- Zorg ervoor dat medewerkers weten waarover het gesprek gaat en wat u tijdens het
gesprek van ze verwacht
- Verras medewerkers niet met onverwachte vragen waarover ze niet eerder hebben
nagedacht. Zulke vragen leveren meestal nietszeggende antwoorden op.
- Geef uw medewerkers vooraf een formulier met de onderwerpen die u wilt
behandelen en vraag hen dat vooraf door te nemen of alvast in te vullen.
- Stel medewerkers in staat om vooraf ook zelf gespreksonderwerpen in te dienen.
Vragen die tijdens een functioneringsgesprek aan de orde kunnen komen:
- Zijn de afspraken uit het vorige gesprek nagekomen?
- Gaat de medewerker met plezier naar zijn werk?
- Wat vindt de medewerker van zijn eigen functioneren?
- Wat gaat in het werk minder goed? Hoe kan dat worden verbeterd?
- Wat zijn de verbeterpunten die u wilt inbrengen? denk daarbij aan:
o Kwaliteit van het werk: slordigheid, klachten, schade e.d.
o Gedrag: inzet, aantal gewerkte uren, lichamelijke verzorging
o Werktempo: halen van de target, …
- Hoe verloopt de samenwerking met collega’s?
- Hoe ervaart uw medewerker de sfeer tijdens het werk?
Feedback over de organisatie en de leiding:
- Hoer ervaart uw medewerker het contact met de leidinggevende?
- Hoe ervaart uw medewerker de planning en organisatie van zijn werk?
- Krijgt uw medewerker genoeg informatie om zijn werk goed te kunnen doen?
- Wordt uw medewerker voldoende betrokken bij belangrijke beslissingen over zijn
werk?
- Hoe ervaart uw medewerker de begeleiding vanuit het bedrijf?
- Is uw medewerker tevreden over het materiaal waarmee hij werkt?
- Zijn er verbeteringen mogelijk in de werkomstandigheden?
Het komende jaar.. wat zijn de plannen?
- Zijn er ambities die uw medewerker wil realiseren in uw bedrijf? Hoe kan het bedrijf
hem daarbij helpen?
- Heeft uw medewerker behoefte aan het volgen van een opleiding of training?