Ontwikkelen, actualiseren en beheren protocollen binnen

Ontwikkelen, actualiseren en beheren protocollen binnen
KICK-lidmaatschap 2010
Vilans beheert protocollen voor KICK-leden die een lidmaatschap zijn aangegaan
voor de module Voorbehouden, Risicovolle en overige handelingen. KICK-leden
hebben de beschikking over alle protocollen die binnen de module
Voorbehouden, Risicovolle en overige handelingen en binnen de
kennisgemeenschap KICK zijn ontwikkeld.
De protocollen worden samen met de KICK-leden ontwikkeld en geactualiseerd.
De ervaringen en expertise van de gebruikers van de protocollen is van essentieel
belang voor een praktisch toepasbaar protocollenbestand.
KICK is gebaseerd op "kennis delen". Dat houdt in dat in opdracht van leden
ontwikkelde informatie ook ter beschikking komt van de andere leden. Zo wordt
in collectief verband op landelijk niveau de kwaliteit bewaakt en kennis en
ervaring gedeeld.
Doel
Protocollen en geprotocolleerde werkinstructies hebben tot doel:
een bijdrage te leveren aan eenduidige transparante uitvoering van
handelingen;
praktische implementatie van landelijke richtlijnen en onderzoeksresultaten;
afspraken over de werkwijze met betrekking tot een handeling te
vereenvoudigen;
scholing en instructie van medewerkers met (schriftelijk) eenduidige
informatie te ondersteunen;
instructie van cliënt te ondersteunen.
Ontwikkelen voor KICK-leden
Voorbehouden, Risicovolle en Overige handelingen worden geprotocolleerd op
verzoek van KICK-leden.
KICK-leden geven aan Vilans door welke handelingen ze geprotocolleerd willen
hebben. Motivaties hiervoor zijn:
nieuwe behandelingen waarbinnen voorbehouden of risicovolle handelingen
nodig zijn;
gebruik van nieuwe materialen/apparatuur (wondverzorgingsproducten,
pompen, infuussystemen, insulinepennen); een uitvoerende kan met behulp
van een geprotocolleerde werkinstructie leren hoe het materiaal/apparaat
gebruikt dient te worden;
onduidelijkheden over de juiste uitvoering van een bepaalde handeling.
Ontwikkelproces bij Vilans
Vilans onderneemt de volgende acties bij een verzoek voor een nieuw protocol:
KICK-lid dat het verzoek doet wordt gevraagd aanwezige informatie over de
handeling, apparatuur, afspraken en dergelijke aan te leveren;
nagaan of er van de handeling elders protocollen bestaan;
verzamelen van informatie: informatie over materiaal bij
fabrikanten/leveranciers, medicijnen, richtlijnen die betrekking hebben op de
handeling (waar aanwezig wordt gebruik gemaakt van evidence- of practisebased informatie);
uitwerken van de informatie in een geprotocolleerde werkinstructie en
achtergrondinformatie;
praktijktoetsing van het protocol.
© Vilans januari 2010 Ontwikkelen, actualiseren en beheren protocollen binnen KICK-lidmaatschap, behorend bij het contract.
1
Actualiseren
Vilans draagt zorg voor actuele protocollen. De actualisatie vindt doorlopend
plaats op basis van:
reacties uit het veld (bijvoorbeeld door het insturen van verbeterformulieren
of telefonische, schriftelijke reacties);
signalen uit het veld of uit literatuur met betrekking tot:
– nieuwe materialen;
– nieuwe handelingen;
– materialen die uit de handel zijn genomen;
het verschijnen van nieuwe richtlijnen, onderzoeksresultaten of de invoering
van wet- en regelgeving.
Onafhankelijk van bovenstaande worden alle geprotocolleerde werkinstructies en
de achtergrondinformatie eens per drie jaar aan een nauwkeurige screening op
volledigheid, actualiteit en juistheid onderworpen.
Actualiseren voor KICK-leden
Eens per jaar vindt overleg plaats tussen Vilans en het KICK-lid. Tijdens dit
overleg wordt het volgende besproken:
Ervaringen van de gebruikers. Vilans verzamelt alle reacties uit het veld en van
het KICK-lid en koppelt deze eens per jaar aan het KICK-lid terug
(wijzigingsvoorstellen worden getoetst aan beschikbare evidence-based of
practise-based informatie, wet- en regelgeving, richtlijnen en standaarden; er
wordt een archief van wijzigingsvoorstellen en hoe daarmee is omgegaan per
protocol bijgehouden).
Nieuwe ontwikkelingen bij de organisatie die eventueel aanleiding kunnen zijn
voor ander gebruik van de protocollen.
Nieuwe materialen/apparatuur.
Nieuwe landelijke richtlijnen die aanleiding zouden kunnen zijn voor wijziging
van de protocollen.
Nieuwe aanvullingen van het protocollenbestand. Het KICK-lid krijgt eens per
jaar een overzicht van de nieuwe protocollen (en gewijzigde protocollen).
Wensen van het KICK-lid met betrekking tot nieuw te ontwikkelen protocollen
en de gewenste aanvullingen op het protocollenbestand. (Wanneer een KICKlid een nieuw protocol wenst dan worden afspraken gemaakt over het moment
van aanleveren; dit is over het algemeen van meerdere factoren afhankelijk,
waarbij de beschikbaarheid van evidence-based informatie of anderszins een
belangrijke factor is. Het KICK-lid wordt verzocht het protocol in de praktijk te
testen en van praktisch commentaar te voorzien. Een protocol dat in 3
verschillende praktijksituaties is getoetst wordt als definitieve versie in het
protocollenbestand opgenomen).
Organisatiespecifieke informatie die gerelateerd is aan de in het
protocollenbestand opgenomen handelingen en die het KICK-lid aan het
protocollenbestand toegevoegd wenst.
Het KICK-lid ontvangt eens per jaar een nieuwe geactualiseerde CD-rom (of DVD
wanneer het bestand te groot is voor CD-rom) en desgewenst een schriftelijke
uitdraai van het protocollenbestand.
Organisatiespecifieke informatie
Om het protocollenbestand zo goed mogelijk te laten aansluiten bij de praktijk
van het KICK-lid kan er informatie van de organisatie worden toegevoegd.
Altijd wordt de organisatienaam van het KICK-lid aan de voettekst van de
geprotocolleerde werkinstructies toegevoegd. Voor derden is het duidelijk van
wie het protocol afkomstig is.
© Vilans januari 2010 Ontwikkelen, actualiseren en beheren protocollen binnen KICK-lidmaatschap, behorend bij het contract.
2
Indien gewenst kunnen deskundigheidsniveaus van de medewerker die een
handeling mag verrichten aan het protocol worden toegevoegd. De organisatie
levert daarvoor een overzicht met deskundigheidsniveaus aan.
Indien gewenst kan organisatiespecifieke informatie aan het
protocollenbestand worden toegevoegd. De informatie dient een directe
relatie te hebben met het protocollenbestand en/of de beschreven
handelingen en hygiënerichtlijnen. Hierbij kan gedacht worden aan:
– aanvullingen op de landelijke hygiënerichtlijnen (zoals bijvoorbeeld
protocol Prik- en Snijaccident);
– regionale afspraken met betrekking tot bepaalde handelingen zoals
verwisselen suprapubische katheter, MTX-behandeling ed;
– organisatiespecifieke informatie over vaardigheidstrainingen ed.
De informatie die voor een KICK-lid aan het protocollenbestand wordt
toegevoegd, dient in digitale vorm aangeleverd te worden.
Beheer
Vilans houdt voor het KICK-lid de volgende organisatiespecifieke gegevens bij:
de protocollen die aan het KICK-lid overhandigd zijn (totaaloverzicht en de
aanvullingen per jaar);
de reacties en commentaar van het KICK-lid op de protocollen;
de vragen van het KICK-lid naar aanleiding van de protocollen;
de wijzigingen die aangebracht zijn op de protocollen (er wordt ook
teruggekoppeld wanneer de reacties niet aan de criteria voor verwerking
voldeden);
nieuwe richtlijnen en ontwikkelingen die van invloed zijn op de door het KICKlid gebruikte protocollen.
Vraagafhandeling binnen het lidmaatschap en daarbuiten
Vilans wil alle leden even goed kunnen bedienen met het ontwikkelen van nieuwe
protocollen en het afhandelen van vragen aan het gebruik van de protocollen
Voorbehouden, Risicovolle en Overige handelingen gerelateerd. Dat betekent dat
leden niet onbeperkt vragen en opdrachten kunnen neerleggen bij Vilans. In
overleg wordt gekeken of de opdracht binnen KICK verband past, of dat deze
beter als zelfstandig project kan worden uitgevoerd, waartoe de klant vooraf een
offerte ontvangt. De beslissing over de vraag of een opdracht wel of niet binnen
het lidmaatschap kan worden uitgevoerd ligt bij Vilans.
Kwaliteitsbewaking en aansprakelijkheid
De methode en het proces voor de ontwikkeling van protocollen en
geprotocolleerde werkinstructies zijn erop gericht fouten uit te sluiten, onder
meer door de documenten in de praktijk te testen. Door uitwisseling van kennis
en ervaring tussen de leden van KICK ontstaat een onderling waarschuwings- en
controlesysteem. Ieder lid neemt hieraan actief deel door zelf ook veranderingen
of ontwikkelingen te melden aan Vilans.
De bruikbaarheid van kwaliteitsinstrumenten is tijdgebonden. Voor de geldigheid
wordt in het algemeen een termijn van 3 jaar gehanteerd.
Een KICK-lid heeft recht op een jaarlijkse update van het protocollenbestand. De
organisatie is zelf verantwoordelijk voor verspreiding en implementatie van de
binnen KICK ontwikkelde kwaliteitsinstrumenten.
Met het in gebruik nemen van de documenten uit het protocollenbestand zijn
deze geautoriseerd door de organisatie. Vilans is niet verantwoordelijk of
© Vilans januari 2010 Ontwikkelen, actualiseren en beheren protocollen binnen KICK-lidmaatschap, behorend bij het contract.
3
aansprakelijk voor eventuele fouten in het kwaliteitsinstrument of fouten die
voortvloeien uit het gebruik ervan.
Auteursrecht en copyright
Het auteursrecht en copyright van de geprotocolleerde werkinstructies en het
protocollenboek berust bij Vilans. In de voettekst is ©Vilans opgenomen.
Mocht de organisatie inhoudelijke voorstellen doen die niet stroken met de
kwaliteitsnormen van Vilans dan zal dit in het protocol vermeld worden of zal het
protocol niet onder auteursrecht van Vilans worden opgenomen.
Organisaties die zelf een document aanpassen dienen in de voetnoot het
copyright Vilans (©Vilans) te verwijderen.
© Vilans januari 2010 Ontwikkelen, actualiseren en beheren protocollen binnen KICK-lidmaatschap, behorend bij het contract.
4