Downloaden als DOCX-bestand: "Omzendbrief Zorgregie

Omzendbrief ZR 26
20 december 2013
Gericht aan de voorzieningen
VRAGEN NAAR:
Sven Pans (voor vragen ivm subsidiëring) Eva Nouwen (voor vragen ivm indicatiestelling en regie)
TELEFOON:
02/225 85 28
02/553 32 70
E-MAIL:
[email protected]
[email protected]
BIJLAGE(N):
Geen
Administratieve richtlijnen met het oog op de subsidiëring GES+units
Geachte mevrouw, geachte heer
1 Historiek: opstart(communicatie) en registratie
Binnen de sector personen met een handicap is er een traditie van ondersteuning voor kinderen en
jongeren met ernstige gedrags- en emotionele problemen (GES+) die voor een groot deel raakvlakken
heeft met de populatie van jongerenwelzijn en de gemeenschapsinstellingen in het bijzonder. Met
zorggarantie voor de jongeren met de meeste ondersteuningsnood (Perspectief 2020) en een
gedifferentieerd modulair aanbod in functie van een Integrale JeugdHulp (IJH) voor ogen wilde de
Minister deze gewaardeerde ondersteuning versterken. Daartoe voorzag het uitbreidingsbeleid 2010
middelen om 36 bestaande plaatsen op te waarderen tot gespecialiseerde plaatsen met een betere
omkadering. De Regionale Overlegnetwerken Gehandicaptenzorg (ROG’s) waardeerden in
samenspraak met het VAPH bij het uitbreidingsbeleid 2011 eveneens 30 bestaande plaatsen op.
Bij het uitbreidingsbeleid 2010 was er geen communicatie rond de instroomvoorwaarden. Kort na de
opstart zijn deze voorwaarden met de deelnemende partners besproken, vastgelegd en duidelijk
meegedeeld. Dit leidde ertoe dat voorzieningen met verkeerde verwachtingen gestart zijn, maar we
konden vaststellen dat de meeste voorzieningen de gecommuniceerde instroomvoorwaarden
naleefden.
Een bijkomende hindernis was de laattijdige mogelijkheid tot registratie met de afzonderlijke
servicecodes voor GES+. Dit gaf aanleiding tot fouten in de registratie, die op vandaag grotendeels of
geheel weggewerkt zijn. Indien er nog verkeerde registraties zouden zijn, vragen we u met aandrang
deze zo spoedig in samenspraak met de helpdesk cliëntregistratie ([email protected] / 02 225 86
05) in orde te brengen.
De belangrijkste stakeholders rond de GES+-jongeren namen op 11 september 2013 deel aan een
afstemmingsoverleg. Deze omzendbrief informeert u over de richtlijnen en afspraken zoals
voorgesteld in het afstemmingsoverleg. Met deze richtlijnen willen we duidelijkheid brengen zodat
het administratief proces met het oog op de subsidiëring vanaf 2014 eenduidig kan verlopen.
2 Erkenningsbesluiten
De erkenningsbesluiten van de zich engagerende voorzieningen vermelden deze specifiek omkaderde
plaatsen als een afzonderlijke zorgvorm binnen de afdeling internaat of OBC. Enkel voorzieningen
erkend voor deze GES+-units kunnen bijkomend gesubsidieerd worden voor de opname van een kind
of jongere die voldoet aan de hieronder verduidelijkte opnamevoorwaarden.
1 van 4
3 Afstemming van de instroom-en doorstroomvoorwaarden GES+plaatsen 2010 en 2011
3.1 Instroomvoorwaarden
3.1.1
Gedeelde basisfilosofie

Om kinderen en jongeren met GES+ die geen, onvoldoende of geen gepaste omkadering
hebben in voldoende mate te kunnen ondersteunen, is het van cruciaal belang dat er
voldoende nieuwe en externe opnames gebeuren. Om de ontwikkelingskansen voor kinderen
en jongeren in de eigen voorziening niet te hypothekeren, is ook een zekere mate van
instroom in de GES+unit vanuit de eigen voorziening toegelaten.

Opdat ook nieuwe kinderen en jongeren deze kansen kunnen krijgen, is voldoende doorstroom
nodig. Vandaar werken we met een gemiddelde doorstroom.

Tot 28 februari valideert de Regionale Instroomcommissie GES+units (RIG))de kandidaten.
Vanaf 1 maart 2014 wordt dit gedaan in het kader van de indicatiestelling door de
intersectorale toegangspoort (ITP). (uitzondering Oost-Vl, waar de ITP reeds actief is).
3.1.2
Plaatsen uitbreidingsbeleid 2010
Voor de plaatsen toegekend in 2010 gelden de volgende instroomvoorwaarden tot 28 februari 2014:
 met een actieve vraag geregistreerd staan bij de Centrale Registratie van Zorgvragen (CRZ);
 over een status prioritair te bemiddelen (PTB) zorgvraag (toegekend door de (Intersectorale)
Regionale PrioriteitenCommissie ((I)RPC) beschikken;
 over status GES+ (verleend door de bevoegde RIG) beschikken.
Vanaf 1 maart 2014 gelden volgende instroomvoorwaarden:
 beschikken over een indicatiestellingsverslag met een typemodule voor GES+;
 beschikken over een prioritaire status toegekend door een (I)RPC;
 geregistreerd staan op een instroomlijst specifiek voor GES+.
3.1.3
Plaatsen uitbreidingsbeleid 2011
Voor de plaatsen toegekend in 2011 zijn de instroomvoorwaarden tot 28 februari :
 met een actieve vraag geregistreerd staan bij de CRZ;
 over de status GES+ (verleend door de bevoegde RIG) beschikken;
 instroom realiseren vanuit de gemeenschapsinstellingen. Enkel indien er geen kandidaat is uit
de gemeenschapsinstelling, valt u terug op de instroomvoorwaarden voor plaatsen
uitbreidingsbeleid 2010. In dit geval attesteert de bevoegde RIG in zijn verslaggeving dat er
geen passende kandidaten voor uitstroom uit de gemeenschapsinstelling zijn.
Vanaf 1 maart gelden volgende instroomvoorwaarden
 beschikken voer een indicatiestellingsverslag met een typemodule voor GES+;
 beschikken over een prioritaire status toegekend door een (I)RPC;
 geregistreerd staan op een instroomlijst specifiek voor GES+;
 instroom realiseren vanuit de gemeenschapsinstellingen. Enkel indien er geen kandidaat is uit
de gemeenschapsinstelling, valt u terug op de instroomvoorwaarden voor plaatsen
uitbreidingsbeleid 2010. In dit geval attesteert de bevoegde intersectorale toegangspoort in
zijn verslaggeving dat er geen passende kandidaten voor uitstroom uit de
gemeenschapsinstelling zijn.
2 van 4
3.1.4
Provinciale eindverantwoordelijkheid voor instroom van beide groepen (uitbreidingbeleid
2010 en 2011)
Indien de verschillende partners in samenspraak met de bevoegde intersectorale toegangspoort (tot
28 februari RIG) sluitende afspraken maken om de doestellingen naar de uitstroom vanuit de
gemeenschapsinstelling te realiseren, kunnen de instroomvoorwaarden tussen voorzieningen
onderling geruild worden of op niveau van het ROG, later het IROJ, behaald worden. De bevoegde
intersectorale toegangspoort volgt deze afspraken op.
Ter herinnering signaleren we dat alle kandidaten voor plaatsen uitbreidingsbeleid 2011 steeds gelden
voor de plaatsen uitbreidingsbeleid 2010.
Ten einde een goede opvolging van de GES+-plaatsen toe te laten binnen de ITP, dienen de
voorzieningen die over GES+-plaatsen beschikken voor deze plaatsen een specifieke
instroommogelijkheid te creëren binnen INSISTO (meer informatie hierover volgt vanuit de ITP)
3.1.5
Externe instroom versus instroom vanuit de eigen voorziening
Per 6 plaatsen realiseert u minstens 4 plaatsen met nieuwe, externe opnames. Daarboven staat het u
vrij maximaal 2 doorstroomplaatsen vanuit de eigen voorziening te realiseren. Bij 3 plaatsen betekent
dit minstens 2 externe opnames en maximum 1 interne doorstroomplaats.
Onder een nieuwe, externe opname verstaan we dat een kind of jongere bij uw voorziening in de
afgelopen 6 maanden geen enkele begeleidingsovereenkomst heeft lopen.
Indien de GES+-unit van uw voorziening nog volzet is, maar u realiseert toch een nieuwe, externe
opname van een kind of jongere met een GES+-statuut, dan kan u die voorlopig inschrijven in een
gewone zorgvorm en vervolgens (administratief) laten instromen in de GES+-unit. Pas bij de
administratieve inschrijving start de berekening van de gemiddelde doorlooptijd van 3 jaar.
3.1.6



Acties bij onvoldoende nieuwe opnames
Het VAPH contacteert u omtrent het niet behalen van deze nieuwe instroom;
In het afrekeningsdossier wordt pro rata (per plaats en per maand) ofwel de extra
personeelsnorm (1,75 VTE per 6) verminderd ofwel de subsidie, indien de voorziening
opteerde voor de subsidie van 15.300 euro;
U realiseert een nieuwe opname. Indien het een plaats uitbreidingsbeleid 2011 betreft én er
geen kandidaat vanuit de gemeenschapsinstelling met de GES+-status meer is, kan u (zoals in
3.1.3. beschreven) een externe kandidaat met de instroomvoorwaarden 2010 opnemen. Voor
alle GES+-units geldt dat indien u geen externe kandidaat meer vindt die aan de status GES+
voldoet, u mits attestering van de bevoegde intersectorale toegangspoort, een cliënt langer
kan opvangen dan de gemiddelde verblijfduur toelaat. Van zodra er wel een kind of jongere is
met een GES+-statuut worden binnen de bevoegde intersectorale toegangspoort de nodige
afspraken gemaakt om een zo vlot mogelijke instroom te realiseren.
Structurele leegstand wordt niet getolereerd. Vanaf 3 maanden na de melding zal het VAPH
de bijkomende middelen inhouden. Als er geen kandidaten met een status GES+ voor een
bepaalde aanbod te vinden zijn, zal het VAPH, in de cyclus van jaarlijkse
erkenningsaanpassingen, de bijkomende erkenning en de bijhorende middelen intrekken.
Indien mogelijk zullen de middelen na zorgafstemming binnen het ROG (later het
intersectoraal regionaal overleg jeugdhulp of IROJ) opnieuw ingezet worden.
3.2 Gemiddelde verblijfsduur
De gemiddelde verblijfsduur voor alle plaatsen bedraagt 3 jaar vanaf 1 januari 2014.
3 van 4
3.2.1




Acties bij overschrijding van het gemiddelde van 3 jaar
Elke 3 maanden, op de eerste dag van elk kwartaal (1/1, 1/4, 1/7 en 1/10) onderzoekt het
VAPH het gemiddelde per cliënt per plaats. Als indicator kan u de bijgaande
berekeningsmodule in excel hanteren. Voor begeleidingen die starten in de loop van een
maand hanteren we dezelfde rekenregels als bij andere ondersteuningsvormen. Bij een
opstart na de 14de kalenderdag (dus ten vroegste vanaf de 15de kalenderdag) wordt deze
maand niet meegerekend voor het berekenen van de gemiddelde ondersteuningsduur;
Het VAPH contacteert u omtrent het overschrijden van deze gemiddelde verblijfsduur. U
krijgt 3 maanden de tijd om een nieuwe opname te realiseren;
In het afrekeningsdossier wordt pro rata (per plaats en per maand) ofwel de extra
personeelsnorm (1,75 VTE per 6) verminderd ofwel de subsidie, indien de voorziening
opteerde voor de subsidie van 15.300 euro
U realiseert een nieuwe opname. Indien het een plaats uitbreidingsbeleid 2011 betreft én er
geen kandidaat vanuit de gemeenschapsinstelling met de GES+status meer is, kan u (zoals in
3.1.3. beschreven) een nieuwe kandidaat met de instroomvoorwaarden 2010 opnemen. Voor
alle GES+-units geldt dat indien u geen nieuwe kandidaat meer vindt die aan de status GES+
voldoet, u mits attestering van de bevoegde intersectorale toegangspoort, een cliënt langer
kan opvangen dan de gemiddelde verblijfduur toelaat. Van zodra er wel een kind of jongere is
met een GES+-statuut worden in samenspraak met de bevoegde intersectorale toegangspoort
de nodige afspraken gemaakt om een zo vlot mogelijke instroom te realiseren.
4 Afrekeningen
Voor de afrekeningsjaren 2011, 2012 en 2013 zal in het kader van de bijkomende personele middelen
rekening gehouden worden met het aantal bijkomende plaatsen GES+ conform de erkenning. Vanaf
afrekeningsjaar 2014 wordt rekening gehouden met de instroomvoorwaarden en gemiddelde
verblijfsduur. De personele middelen worden toegekend pro rata de effectieve bezetting van deze
unit. Het is van groot belang dat u de begeleidingsovereenkomsten onder de correcte service inbrengt
binnen cliëntenregistratie.
5 Enkele verduidelijkingen naar GES+ in transitietrajecten



Uiteraard blijven deze regels identiek voor die voorzieningen die al overgestapt zijn naar het
model van het multifunctioneel centrum (MFC);
Bij de opstart van de intersectorale toegangspoort gaat de bevoegdheid van de RIG over naar
de Jeugdhulpregie. Voor de organisatie van de indicatiestelling en toewijzing voor GES+jongeren verwijzen we u naar de informatiesessies over de opstart van de intersectorale
toegangspoort;
Alle eerdere statussen (PTB, GES+) blijven ook na die datum geldig, net zoals de lopende
begeleidingsovereenkomsten in de GES+-units.
Enkel dankzij goede samenwerking kunnen we samen met de verschillende partners, onder meer in
de RIG, maar ook daarbuiten, een goede ondersteuning opzetten voor deze kinderen en jongeren.
Daarom blijf ik rekenen op uw gewaardeerd engagement.
Met vriendelijke groeten
Dany Dewulf
Algemeen Directeur
4 van 4